Куперс

Бухучет и анализ

Правила нотариального делопроизводства

Зарегистрирован

Министерством юстиции

Российской Федерации

23 апреля 2014 года №32095

ПРИКАЗ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

от 16 апреля 2014 года №78

Об утверждении Правил нотариального делопроизводства

(В редакции Приказов Министерства юстиции Российской Федерации от 21.12.2016 г. №297, 17.04.2018 г. №69, 05.07.2019 г. №133)

1. Утвердить прилагаемые Правила нотариального делопроизводства.

2. Признать утратившими силу:

приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 года №403 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (зарегистрирован Минюстом России 17.12.2009, регистрационный №15675);

приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 8 апреля 2010 года №81 «О внесении изменений в приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19.11.2009 №403» (зарегистрирован Минюстом России 22.04.2010, регистрационный №16977);

приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 23 ноября 2010 года №360 «О внесении изменений в приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 года №403» (зарегистрирован Минюстом России 01.12.2010, регистрационный №19090).

Министр

А.Коновалов

Утверждены Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 16 апреля 2014 года №78

Правила нотариального делопроизводства

I. Общие положения

1. Правила нотариального делопроизводства (далее — Правила), разработанные во исполнение статей 9, 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 №4462-1 (далее — Основы), устанавливают единый порядок работы с документами нотариусов в Российской Федерации, передачи документов, хранящихся у нотариуса, полномочия которого прекращаются, другому нотариусу, применения и замены печатей нотариусов, а также порядок осуществления контроля за исполнением правил нотариального делопроизводства, включая контроль за своевременностью внесения сведений в электронные реестры единой информационной системы нотариата в соответствии с Основами, Требованиями к содержанию реестров единой информационной системы нотариата, утвержденными приказом Минюста России от 17.06.2014 №128 (зарегистрирован Минюстом России 18.06.2014, регистрационный №32711), с изменениями, внесенными приказами Минюста России от 29.06.2015 №153 (зарегистрирован Минюстом России 30.06.2015, регистрационный №37826) и от 21.12.2017 №266 (зарегистрирован Минюстом России 26.12.2017, регистрационный №49456), и Порядком ведения реестров единой информационной системы нотариата, утвержденным приказом Минюста России от 17.06.2014 №129 (зарегистрирован Минюстом России 18.06.2014, регистрационный №32716), с изменениями, внесенными приказами Минюста России от 29.06.2015 №159 (зарегистрирован Минюстом России 30.06.2015, регистрационный №37821), от 28.12.2016 №323 (зарегистрирован Минюстом России 30.12.2016, регистрационный №45075), от 28.04.2017 №69 (зарегистрирован Минюстом России 15.05.2017, регистрационный №46736) и от 21.12.2017 №267 (зарегистрирован Минюстом России 26.12.2017, регистрационный №49457).

Правила регулируют документирование и документооборот с момента создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.

Правила не устанавливают порядок совершения нотариальных действий, формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей нотариуса на сделках и свидетельствуемых документах.

2. Делопроизводство ведется нотариусами на русском языке, являющемся в соответствии со статьей 68 Конституции Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, №4, ст. 445) государственным языком Российской Федерации на всей ее территории.

В случае установления республикой, находящейся в составе Российской Федерации, государственного языка республики делопроизводство наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись также на государственном языке республики.

Оформление всех видов документов (документирование) в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях, а также в электронном виде в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Правилами.

3. Организацию и правильное ведение делопроизводства, хранения, учета и использования нотариальных архивных документов, а также сдачу нотариальных архивных документов в соответствующий архив на постоянное хранение обеспечивают:

нотариус, занимающийся частной практикой;

в государственной нотариальной конторе — один из нотариусов, определенный приказом территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации (далее — территориальный орган).

4. Нотариус, занимающийся частной практикой, вправе приказом возложить ведение делопроизводства или поручить выполнение отдельных видов работ, предусмотренных Правилами, одному или нескольким работникам нотариальной конторы в рамках их трудовых функций. В государственной нотариальной конторе ведение делопроизводства также может быть возложено приказом территориального органа на одного из работников, не являющихся нотариусом. При возложении ведения нотариального делопроизводства на лицо, не являющееся нотариусом, правильность организации и ведения нотариального делопроизводства обеспечивают нотариусы, указанные в пункте 3 Правил.

5. Контроль за исполнением Правил нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляют территориальные органы.

Контроль за исполнением Правил нотариусами, занимающимися частной практикой, осуществляют территориальные органы совместно с нотариальными палатами субъектов Российской Федерации (далее — нотариальные палаты) в порядке, установленном главой XIII Правил.

Плановая проверка исполнения Правил проводится один раз в четыре года.

Проверка исполнения Правил нотариусом, впервые приступившим к осуществлению нотариальной деятельности, проводится через год после наделения его полномочиями нотариуса.

Проверка исполнения Правил может проводиться в иные сроки, если законодательством субъекта Российской Федерации для проведения проверок организации работы нотариуса установлены специальные сроки.

II. Оформление документов (документирование нотариальной деятельности)

Организационно-распорядительные документы

6. Нотариус оформляет следующие организационно-распорядительные документы, не касающиеся документального оформления нотариального действия:

абзац второй исключен в соответствии с Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 21.12.2016 г. №297;

приказы;

распоряжения.

7. Организационно-распорядительные документы нотариуса имеют следующие реквизиты:

наименование нотариальной палаты (на документах нотариусов, занимающихся частной практикой);

наименование нотариального округа или государственной нотариальной конторы;

должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса;

дата и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса;

вид документа (приказ, распоряжение);

наименование документа;

дата;

регистрационный номер;

место составления;

текст документа;

подпись нотариуса;

оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

8. Текст организационно-распорядительного документа может подразделяться на констатирующую (преамбулу) и распорядительную части. Преамбула составляется, если предписываемые действия нуждаются в обосновании и разъяснении.

9. Организационно-распорядительные документы регистрируются в журнале регистрации организационно-распорядительных документов (приложение №1), за исключением организационно-распорядительных документов, подлежащих специальному учету (например, приказы по личному составу, распоряжения о замещении временно отсутствующего нотариуса).

10. Подлинники организационно-распорядительных документов помещаются в соответствующие номенклатурные дела нотариуса.

Оформление реквизитов документов

11. Документы, исходящие от нотариуса, не связанные с документальным оформлением нотариального действия (запросы, ответы на запросы, поступившие нотариусу; извещения, письма нотариуса; информационные сообщения в нотариальные палаты; сопроводительные записки к статистическим отчетам; уведомления; справки и другие аналогичные документы), оформляются в соответствии с настоящей главой.

12. Запросы о правовой помощи по вопросам, связанным с нотариальной деятельностью, оформляются в соответствии с требованиями международных договоров и законодательства Российской Федерации, подписываются нотариусом, подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

13. Документы, исходящие от нотариуса, кроме документов, подлежащих регистрации в реестре для регистрации нотариальных действий, содержат следующие реквизиты:

а) наименование нотариальной палаты (на документах нотариусов, занимающихся частной практикой);

б) должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса с указанием наименования нотариального округа или государственной нотариальной конторы;

в) место нахождения нотариальной конторы;

г) дата;

д) исходящий регистрационный номер;

е) заголовок к тексту (при наличии);

ж) текст;

з) отметка о наличии приложения (при наличии);

и) подпись нотариуса;

к) сведения об адресате (при наличии).

Реквизиты, указанные в подпунктах «а» — «д» настоящего пункта, могут располагаться как в левом верхнем углу документа, так и продольно в произвольной последовательности.

Если документ оформляется с использованием личного бланка нотариуса или бланка государственной нотариальной конторы, то реквизиты повторно не указываются.

Справки о совершенных нотариальных действиях, выдаваемые нотариусом в соответствии со статьей 5 Основ, кроме вышеуказанных реквизитов содержат наименование, ссылку на документ, на основании которого они выдаются. В справках могут указываться дата и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса.

14. Адресат письма указывается следующим образом.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже. При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации и фамилию, инициалы должностного лица.

При адресовании письма физическому лицу указываются его фамилия и инициалы, почтовый адрес (название улицы, номер дома, квартиры; название населенного пункта (город, поселок и другое); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс).

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан адрес электронной почты (номер телефона/факса).

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

15. Дата письма, как правило, оформляется в день подписания при его регистрации.

Дата письма может оформляться как словесно-цифровым способом, например:

7 июля 2009 года,

так и арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, например:

Нотариус (личная подпись) И.О. Фамилия

Временно исполняющий

обязанности нотариуса (личная подпись) И.О. Фамилия

Если в тексте документа должность временно исполняющего обязанности нотариуса указана полностью, в реквизите может использоваться сокращенное наименование должности «ВРИО».

17. Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и экземпляров приложений, например:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Справка о… на 3 л. в 2 экз.

2. Запрос о… на 1 л. в 1 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, наличие приложения оговаривается, например:

Приложение: письмо Федеральной нотариальной палаты от 05.06.2004 №113/06-07 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то об этом делается отметка, например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

18. При ответе на запрос указывается ссылка на дату и номер документа-запроса.

III. Обработка входящих документов

19. Входящие документы, поступающие к нотариусу, занимающемуся частной практикой, или в государственную нотариальную контору, проходят следующую обработку.

Нотариусом определяется правильность доставки документов: ошибочно доставленные документы без вскрытия конвертов возвращаются в отделение связи для пересылки по принадлежности. Конверты вскрываются, проверяется наличие документов и приложений к ним. При отсутствии в конверте документа или приложения к документу составляется акт об отсутствии документов или иных вложений в почтовых отправлениях (приложение №2), один экземпляр которого направляется адресату, а второй — приобщается к полученным документам.

20. Конверты, в которых поступили документы, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к поступившим документам.

21. Документы, в том числе заявления, могут быть приняты нотариусом на личном приеме.

Если нотариусу на личном приеме переданы подлинные документы, необходимые для нотариального производства, но при этом нотариальное действие не совершается в день принятия документов или совершается без заявителя (например: документы, необходимые для выдачи свидетельства о праве на наследство, переданные нотариусу до истечения шести месяцев со дня открытия наследства, документы для совершения протеста векселя), заявителю выдается расписка в получении документов нотариусом (далее — расписка), заверенная подписью нотариуса и оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Исключение составляют принятые на личном приеме заявления, подлежащие регистрации и (или) специальному учету.

Расписка составляется в двух экземплярах, один из которых помещается в дело нотариуса, второй — вручается заявителю. Расписка также может быть оформлена в виде записи на копии соответствующего документа.

Возврат нотариусом указанных документов заявителю производится под расписку, которая оформляется в виде соответствующей записи на остающейся в делах нотариуса копии возвращаемого подлинного документа или на имеющемся в деле нотариуса экземпляре расписки.

22. Регистрации подлежат все документы, получаемые нотариусом и связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки. Исключение составляют документы, необходимые для совершения конкретного нотариального действия, подтверждающие определенные факты или события (например, правоустанавливающие документы, документы, подтверждающие факт рождения, смерти), а также образы электронных документов на бумажном носителе, отображения на бумажных носителях информации, полученной из государственных реестров, федеральных информационных ресурсов, государственных регистров, находящейся в открытом доступе, в случаях, предусмотренных Регламентом совершения нотариусами нотариальных действий, устанавливающим объем информации, необходимой нотариусу для совершения нотариальных действий, и способ ее фиксирования, утвержденным приказом Минюста России от 30.08.2017 №156 (зарегистрирован Минюстом России 06.09.2017, регистрационный №48092).

23. Документы, подлежащие регистрации, должны быть учтены в журнале регистрации входящей корреспонденции (приложение №2.1) в день их поступления, за исключением документов, указанных в пункте 25 Правил.

Журнал регистрации входящей корреспонденции ведется в электронной форме.

24. На документе в правом нижнем углу первой страницы ставятся регистрационный номер по журналу регистрации входящей корреспонденции и дата регистрации.

25. Документы, подлежащие специальному учету, поступившие по почте, сначала регистрируются в журнале регистрации входящей корреспонденции, а затем — в книге специального учета.

Документы, принятые на личном приеме и подлежащие специальному учету, в журнале регистрации входящей корреспонденции не регистрируются.

26. Зарегистрированный документ, исходя из оценки его содержания, подлежит предварительному рассмотрению нотариусом в течение пяти рабочих дней с момента регистрации для решения вопроса о необходимости, сроках и порядке исполнения документа (подлежит ли документ принятию к нотариальному производству, требуется ли ответ автору обращения и т.д.).

Ответ по существу дается заявителю не позднее 30 дней с момента регистрации документа, если законодательством Российской Федерации не установлены иные сроки исполнения.

27. Не подлежат рассмотрению обращения, не содержащие данных о фамилии (наименовании организации) и почтовом адресе заявителя, по которому должен быть направлен ответ.

Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается его автору, если его фамилия (наименование организации) и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае если в письменном обращении содержится вопрос, на который автору обращения многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, нотариус вправе принять решение о прекращении переписки по данному вопросу. О данном решении уведомляется автор обращения.

В случае если текст письменного обращения не позволяет определить его суть, ответ на него не дается, о чем письменно сообщается автору в течение 7 дней со дня регистрации обращения.

28. Документ, относящийся к компетенции другого нотариуса (заявление о принятии наследства направлено нотариусу, в чью компетенцию не входит оформление наследственных прав и т.д.), не позднее семи дней со дня регистрации направляется ему с сопроводительным письмом.

Если нотариусу, получившему документ, неизвестно, к компетенции какого нотариуса относится разрешение поставленных в нем вопросов, документ направляется в соответствующий территориальный орган для дальнейшей передачи по принадлежности.

О направлении документа другому нотариусу или в территориальный орган в письменной форме сообщается лицу, от которого поступил документ.

29. Обращение, не относящееся к компетенции нотариуса, не позднее семи дней со дня регистрации возвращается отправителю с соответствующим разъяснением.

30. Поступившее обращение (документ) считается исполненным, если решены все поставленные в нем вопросы и в случае необходимости дан ответ заявителю.

Обращение (документ), экземпляр ответа на него, другие связанные с ним документы помещаются в дело. На экземпляре обращения (документа), не требующего ответа, проставляется соответствующая отметка, содержащая дату и подпись нотариуса.

30.1. Ответ на обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем к нотариусу в форме электронного документа, или в письменной форме — по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем к нотариусу в письменной форме. Образ обращения, поступившего в электронной форме, и образ ответа в электронной форме на такое обращение на бумажном носителе помещаются в соответствующее номенклатурное дело.

IV. Обработка исходящих документов

31. Документы, исходящие от нотариуса (кроме нотариальных актов, организационно-распорядительных документов, расписок, запросов в государственные реестры, федеральные информационные ресурсы, государственные регистры), регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции (приложение №2.2).

Журнал регистрации исходящей корреспонденции ведется в электронной форме.

На исходящем документе проставляются регистрационный номер по журналу регистрации исходящей корреспонденции и дата регистрации.

платный документ

Полный текст доступен после регистрации и оплаты доступа.

не действует Редакция от 11.02.1993 Подробная информация

Наименование документ «ОСНОВЫ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ О НОТАРИАТЕ» от 11.02.93 N 4462-I
Вид документа основы законодательства
Принявший орган вс рф
Номер документа 4462-I
Дата принятия 01.01.1970
Дата редакции 11.02.1993
Дата регистрации в Минюсте 01.01.1970
Статус не действует
Публикация
  • «Российская газета», N 49, 13.03.93;
  • «Ведомости СНД и ВС РФ», 1993, N 10, ст. 357
Навигатор Примечания

«ОСНОВЫ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ О НОТАРИАТЕ» от 11.02.93 N 4462-I

Глава I. Общие положения

СТАТЬЯ 1. Нотариат в Российской Федерации

Нотариат в Российской Федерации призван обеспечивать в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Конституциями республик в составе Российской Федерации, настоящими Основами защиту прав и законных интересов граждан и юридических лиц путем совершения нотариусами предусмотренных законодательными актами нотариальных действий от имени Российской Федерации.

Нотариальные действия в Российской Федерации совершают в соответствии с настоящими Основами нотариусы, работающие в государственной нотариальной конторе или занимающиеся частной практикой.

Реестр государственных нотариальных контор и контор нотариусов, занимающихся частной практикой, ведет Министерство юстиции Российской Федерации.

В случае отсутствия в населенном пункте нотариуса нотариальные действия совершают должностные лица органов исполнительной власти, уполномоченные на совершение этих действий.

Нотариальные действия от имени Российской Федерации на территории других государств совершают должностные лица консульских учреждений Российской Федерации, уполномоченные на совершение этих действий.

Нотариальная деятельность не является предпринимательством и не преследует цели извлечения прибыли.

СТАТЬЯ 2. Нотариус в Российской Федерации

На должность нотариуса в Российской Федерации назначается в порядке, установленном настоящими Основами, гражданин Российской Федерации, имеющий высшее юридическое образование, прошедший стажировку сроком не менее одного года в государственной нотариальной конторе или у нотариуса, занимающегося частной практикой, сдавший квалификационный экзамен, имеющий лицензию на право нотариальной деятельности.

Срок стажировки для лиц, имеющих стаж работы по юридической специальности не менее трех лет, может быть сокращен совместным решением органа юстиции и нотариальной палаты. Продолжительность стажировки не может быть менее шести месяцев. Порядок прохождения стажировки определяется Министерством юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой.

При совершении нотариальных действий нотариусы обладают равными правами и несут одинаковые обязанности независимо от того, работают ли они в государственной нотариальной конторе или занимаются частной практикой. Оформленные нотариусами документы имеют одинаковую юридическую силу.

Нотариус, занимающийся частной практикой, должен быть членом нотариальной палаты.

СТАТЬЯ 3. Лицензия на право нотариальной деятельности

Нотариальной деятельностью в соответствии с настоящими Основами вправе заниматься гражданин Российской Федерации, получивший лицензию на право этой деятельности. Данное требование не распространяется на должностных лиц, указанных в частях четвертой и пятой статьи 1 настоящих Основ.

Лицензия на право нотариальной деятельности (далее — лицензия) выдается уполномоченными на то органами юстиции республик в составе Российской Федерации, автономной области, автономных округов, краев, областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга в течение месяца после сдачи квалификационного экзамена на основании решения квалификационной комиссии.

Порядок выдачи лицензии устанавливается Министерством юстиции Российской Федерации. Отказ в выдаче лицензии может быть обжалован в суд в течение месяца со дня получения решения органа юстиции.

Гражданин, получивший лицензию, но не приступивший к работе в должности нотариуса в течение трех лет, допускается к должности нотариуса только после повторной сдачи квалификационного экзамена. Помощник нотариуса повторного экзамена не сдает.

СТАТЬЯ 4. Квалификационная и апелляционная комиссии

Квалификационная комиссия принимает экзамен у лиц, прошедших стажировку и желающих заниматься нотариальной деятельностью.

Квалификационная комиссия образуется при органах юстиции республик в составе Российской Федерации, автономной области, автономных округов, краев, областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга с участием представителей нотариальной палаты. Представители Министерства юстиции Российской Федерации могут принимать участие в работе любой квалификационной комиссии.

Решение квалификационной комиссии может быть обжаловано в месячный срок со дня вручения его копии заинтересованному лицу в апелляционную комиссию.

Апелляционная комиссия образуется при Министерстве юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой на паритетных началах.

Апелляционная комиссия при рассмотрении жалоб истребует из квалификационной комиссии все необходимые материалы. Решение апелляционной комиссии может быть обжаловано в суд в месячный срок со дня его вынесения.

Положения о квалификационной и апелляционной комиссиях утверждаются Министерством юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой.

Лица, не выдержавшие квалификационного экзамена, допускаются к повторной его сдаче не ранее чем через год после принятия решения квалификационной комиссией.

Законодательством республик в составе Российской Федерации могут устанавливаться иные сроки повторной сдачи квалификационного экзамена.

СТАТЬЯ 5. Гарантии нотариальной деятельности

Нотариус беспристрастен и независим в своей деятельности и руководствуется Конституцией Российской Федерации, Конституциями республик в составе Российской Федерации, настоящими Основами, законодательными актами Российской Федерации и республик в составе Российской Федерации, а также правовыми актами органов государственной власти автономной области, автономных округов, краев, областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга, принятыми в пределах их компетенции, а также международными договорами.

Нотариусу при исполнении служебных обязанностей, а также лицам, работающим в нотариальной конторе, запрещается разглашать сведения, оглашать документы, которые стали им известны в связи с совершением нотариальных действий, в том числе и после сложения полномочий или увольнения, за исключением случаев, предусмотренных настоящими Основами.

Сведения (документы) о совершенных нотариальных действиях могут выдаваться только лицам, от имени или по поручению которых совершены эти действия.

Справки о совершенных нотариальных действиях выдаются по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами, а также по требованию арбитражного суда в связи с находящимися в его разрешении спорами. Справки о стоимости имущества, переходящего в собственность граждан, представляются в налоговый орган в случаях, предусмотренных статьей 16 настоящих Основ. Справки о завещании выдаются только после смерти завещателя.

СТАТЬЯ 6. Ограничения в деятельности нотариуса

Нотариус не вправе:

заниматься самостоятельной предпринимательской и никакой иной деятельностью, кроме нотариальной, научной и преподавательской;

оказывать посреднические услуги при заключении договоров.

СТАТЬЯ 7. Государственные нотариальные конторы

В республиках в составе Российской Федерации, автономной области, автономных округах, краях, областях, городах Москве и Санкт-Петербурге государственные нотариальные конторы открываются и упраздняются Министерством юстиции Российской Федерации или по его поручению министерствами юстиции республик в составе Российской Федерации, органами юстиции автономной области, автономных округов, краев, областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга.

СТАТЬЯ 8. Нотариус, занимающийся частной практикой

Нотариус, занимающийся частной практикой, вправе иметь контору, открывать в любом банке расчетный и другие счета, в том числе валютный, иметь имущественные и личные неимущественные права и обязанности, нанимать и увольнять работников, распоряжаться поступившим доходом, выступать в суде, арбитражном суде от своего имени и совершать другие действия в соответствии с законодательством Российской Федерации и республик в составе Российской Федерации.

Нотариус пользуется услугами системы государственного социального обеспечения, медицинского и социального страхования в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

СТАТЬЯ 9. Нотариальное делопроизводство

Нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утверждаемыми Министерством юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой.

Контроль за исполнением правил нотариального делопроизводства нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляют органы юстиции республик в составе Российской Федерации, автономной области, автономных округов, краев, областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга, а в отношении нотариусов, занимающихся частной практикой, — органы юстиции совместно с нотариальными палатами.

СТАТЬЯ 10. Язык нотариального делопроизводства

Нотариальное делопроизводство ведется на языке, предусмотренном законодательством Российской Федерации, республик в составе Российской Федерации, автономной области и автономных округов. Если обратившееся за совершением нотариального действия лицо не владеет языком, на котором ведется нотариальное делопроизводство, тексты оформленных документов должны быть переведены ему нотариусом или переводчиком.

Нотариус имеет личную печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, указанием фамилии, инициалов, должности нотариуса и места его нахождения или наименования государственной нотариальной конторы, штампы удостоверительных надписей, личные бланки или бланки государственной нотариальной конторы.

Легко найти: нотариальные архивы помогут в восстановлении документов

07.09.2020

Бывают ситуации, когда человеку требуется документ, о существовании которого он мог даже не подозревать, но который понадобился ему сейчас. Например — подтвердить свое право на владение имуществом и, соответственно, на сделку с этим имуществом. Документ мог быть создан десятилетия назад и утерян владельцем по разным причинам. А значит, необходимо найти второй экземпляр и получить его или его копию. Если человек удостоверяет сделку у нотариуса, либо удостоверяет у него брачный договор или получает свидетельство о праве на наследство, он может быть уверен, что в любой момент сможет получить копию документа, сколько бы лет не прошло с момента обращения в нотариальную контору. Востребованность документов из нотариальных архивов традиционно велика. Так, в 2019 году дубликаты архивных документов граждане и юридические лица запросили 65 385 раз, а за восемь месяцев 2020 года их было выдано 34 323. Иногда возможность обратиться к нотариусу за архивным документом буквально спасает сделку, которая была под угрозой срыва.

Порой в государственных реестрах документы отсутствуют, либо быстро архивируются. Найти нужный документ в государственных архивах не всегда легко — потребуется сделать не один запрос, иногда — прождать довольно значительный срок. Получить же документ из нотариального архива не составит труда. Так, обращение к архиву нотариуса, который работал в 50-е годы прошлого века, помогло семье Н. подтвердить свои права на дом и землю. Семья владела домом с 1955 года, но в 90-е годы бумаги были утеряны. Никто об этом не беспокоился, пока в 2020 году дом не было решено продать. Оказалось, что для заключения сделки купли-продажи исходных документов и не хватает. Обратились в Росреестр, но там помочь не смогли и отправили в городской архив, но в какой именно, уточнить не смогли. Писать запросы во все возможные архивы у Н. просто не было времени. Сделка оказалась под угрозой.

К счастью, бабушка Н. вспомнила фамилию нотариуса, у которого в 1955 году были удостоверены документы. Н. обратились в нотариальную палату, где им подсказали, у какого именно нотариуса сейчас хранится архив той самой нотариальной конторы, где когда-то оформлялись документы на дом и землю. Н. обратились к нотариусу и получили копию архивного документа. Ведь все бумаги по сделкам с недвижимостью и ряду других сделок, так же, как и, например, брачные договоры и наследственные дела, не имеют срока давности хранения — они должны оставаться в нотариальных архивах бессрочно.

Для поиска документа достаточно знать фамилию нотариуса, у которого удостоверялась сделка. В случае с документами по наследственному делу, розыск можно также вести по фамилии наследодателя и адресу его регистрации на момент смерти.

Нотариальные архивные документы не потеряются даже в том случае, если нотариус, хранящий архив, сложил свои полномочия. Его архив, так же, как и архивы бывших нотариальных госконтор, передаются территориальными органами Минюста России по согласованию с нотариальной палатой на ответственное хранение нотариусам, которые могут обеспечить возможности содержания архива, соответствующие нормативным требованиям. Приказы Минюста находятся в общем доступе, то есть всегда можно увидеть, у кого хранится архив того или иного нотариуса.

Также очень важно отметить, что хранение архивов обеспечивается нотариусами за собственный счет. Получение копий документов или архивных справок из нотариального архива — отдельное нотариальное действие. Следует учитывать, что если архив одного нотариуса находится на ответственном хранении у другого, тот нотариус, который выдает документ из архива, не несет ответственности за его содержание, так как не он его удостоверял.

С началом работы созданной Федеральной нотариальной палатой Единой информационной системы (ЕИС) нотариата в 2014 году началось формирование общего цифрового архива нотариальных документов — все нотариальные действия вносятся в Единую информационную систему. Таким образом, даже если бумажная версия документа будет подделана мошенниками, благодаря ЕИС нотариата это будет выявлено. Одного запроса от государственного органа или регистратора будет достаточно, чтобы быстро установить факт подделки. Такая оперативность стала возможна благодаря тому, что ЕИС нотариата подключена к Системе межведомственного электронного взаимодействия. Если фальшивка попадает к нотариусу, она также сразу выявляется. Каждый нотариус имеет возможность проверить предоставленный ему нотариально удостоверенный документ с помощью Единой информационной системы нотариата и установить его подлинность.

Чаще всего граждане обращаются к архивным нотариальным документам, если речь идет о сделках с недвижимостью, либо о наследственных делах для того, чтобы подтвердить свои права на владение тем или иным имуществом (дом, земля, в частных случаях — предметы искусства или фамильные ювелирные украшения). Если же сделка заключалась без нотариуса или имело место фактическое вступление в наследство (без открытия наследственного дела в нотариальной конторе), то с поиском документов в других архивах могут возникнуть сложности.

Ирина О. фактически приняла наследство после смерти бабушки в 1988 году. Она была прописана в ее квартире, других наследников не было, поэтому девушка к нотариусу не обращалась. Вступила в кооператив, в котором состояла до этого ее бабушка, и начала владеть недвижимостью. Позже, уже после замужества, она продала квартиру, и они с мужем купили другую — побольше.

Сейчас у Ирины идет суд по разделу имущества супругов. Ее попросили предоставить документы о том, что она владела недвижимостью до замужества, то есть новая квартира была куплена на средства от продажи недвижимости, полученной до брака. Но оказалось, что найти такие документы очень непросто. В БТИ хранится архив только с 1994 года. Ирину отправили в городской архив. Но в какой именно — подсказать не смогли, потому что не владеют такой информацией. Ирина вынуждена рассылать запросы по всем известным архивам, чтобы доказать, что бабушкина квартира в конце восьмидесятых перешла к ней. Ирина очень жалеет, что в свое время не открыла наследственное дело и не получила свидетельство о наследстве. Ведь в нотариальном архиве найти эти документы не составило бы труда.

Скоро получение архивных нотариальных документов может стать для граждан еще проще и удобнее. Правительством Российской Федерации в Государственную Думу внесен законопроект о формировании архивов нотариальных документов. Положениями законопроекта предполагается, что нотариальные палаты каждого субъекта РФ создадут централизованные архивы, куда по истечении установленных сроков хранения будут поступать документы от всех нотариусов данного региона. Если законопроект будет одобрен, формирование и содержание нотариальных архивов также будет финансироваться за счет самого нотариата, только уже нотариальными палатами вместо отдельных нотариусов. На данный момент нотариусам приходится затрачивать значительные средства на содержание архивов. Также законопроектом регламентирован порядок выдачи копий нотариальных документов из нотариального архива и архивных справок. Чтобы получить какой-либо документ или архивную справку, граждане и юридические лица должны будут обратиться в нотариальную палату региона, а не к отдельному нотариусу.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Наверх