Куперс

1. Понятие и виды кадровых документов.

2. Приказы по личному составу.

3. Личная карточка.

4. Личное дело.

5. Прием на работу.

6. Трудовой договор (контракт).

7. Перемещение.

8. Увольнение.

9. Трудовая книжка.

10. Образцы документов.

11. Список используемой литературы.

1. Понятие и виды кадровых документов.

Со­вокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой дея­тельности сотрудников, называется документацией по кадрам (личному составу, персоналу). К таким документам относятся:

— трудовые контракты, заключённые предприятием с работником;

— приказы по личному составу (увольнение, принятие на работу, перевод сотрудников);

— трудовые книжки;

— личные карточки ф. Т-2;

— личные дела;

— лицевые счета по заработной плате (хранятся в бухгалтерии предприятия).

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока, они относятся к категории конфиденциальной информации.

1. Приказы по личному составу.

Они являются важнейшими документами, составляемыми в процессе документирования функций кадровой службы предприятия. Приказами оформляются: прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложение взысканий.

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать:

— личное заявление работника;

— контракт;

— докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку);

— акт (например, о нарушении дисциплины);

— служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника;

— свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго от приказов по основной деятельности. Тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ», как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия: «ПРИНЯТЬ», «НАЗНАЧИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», «ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ», «ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК», «КОМАНДИРОВАТЬ».

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных- содержится информация только об одном сотруднике, в сводных – о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают.

При составлении сводных приказов следует учитывать, что в едином документе не должно содержаться информации с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения, в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляют, как правило, и приказы о поощрениях и наказаниях, учитывая их специфическую воспитательную роль.

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями КЗОТ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа, является указание распорядительного действия (уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалы работника (имени и отчества полностью – при приеме на работу), должности и структурного подразделения (если предприятие имеет структурные подразделения), даты вступления в силу данного пункта приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа).

Состав других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.

При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, условия приема: временно (с … по …), с испытательным сроком (его продолжительностью).

При переводе на другую работу – новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов – с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗОТ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

При увольнении – причина увольнения, согласно статьям КЗОТа.

При предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, даты начала и окончания.

При командировании – дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.

При поощрениях и наказаниях– причина и вид поощрения или высказывания.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Приказы по личному составу доводятся до сведения работников под расписку. Виды ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия.

Проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается со следующими заинтересованными должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы (в небольших организациях – работником, ответственным за ведение кадровой документации).

Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течении календарного года) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы). В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется индексировать (нумеровать) их по следующему правилу: к порядковому номеру приказу добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности). Целесообразно ввести разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: № 28/к – приказ о движении кадров, (прием, перевод, увольнение, изменение кадровой информации) № 45/лс – об отпуске.

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках.

1. Личная карточка.

На всех сотрудников предприятия, принятых на постоянную или временную работу, заводится личная карточка (форма Т-2), являющаяся основным учетным документом. Личная карточка используется для анализа состава и учета движения кадров.

Личная карточка заполняется в одном экземпляре. Все последующие изменения в учетных данных, предусмотренных формой, должны своевременно отражаться в личной карточке.

Карточка ставится в алфавитную картотеку работающих. При автоматизированной системе данные о сотруднике могут вводиться в ПЭВМ, и затем на их основе при необходимости может распечатываться форма Т-2, позволяют создавать и любые отчетно-справочные документы по личному составу организации.

Личные карточки формируются отдельно на работающих и уволенных сотрудников. Личные карточки работающих хранятся у лица, ответственного за кадровую документацию, до увольнения работника. Они систематизируются по структурным подразделениям, а внутри – по алфавиту фамилий.

Личные карточки уволенных выделяются из общего массива и хранятся у ответственного за кадровую документацию в течение года. Внутри дела они располагаются строго по алфавиту фамилий, и после окончания текущего года должны быть подготовлены к передаче на архивное хранение.

Все записи в личной карточке делаются на основании документов предоставляемых работником:

I раздел — делаются записи на основании паспорта, трудовой книжки и документов об образовании, ИНН, пенсионное.

II раздел — данные берутся из военного билета работника.

В обязательном порядке ставится дата заполнения и подпись работника.

На оборотной стороне содержатся разделы:

III раздел — «Назначения и перемещения»

IV раздел — «Отпуска»

V раздел — «Дополнительные сведения» и «Дата и причина увольнения».

Записи в этих разделах должны содержать даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении. В разделе III , должна стоять подпись работника, в разделе V записывают данные о повышении квалификации и т.д.

Все записи в ф. Т-2 заполняются с особой аккуратностью, без сокращений.

Хранятся карточки формы Т-2 — 75 лет.

1. Личное дело.

Особого внимания требует ведение личных дел.

Личное дело– совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Первоначально, в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может дополнятся другими документами, свидетельствующими об изменении его образования, семейного положения и др.

Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: № дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу.

За правильное оформление личных дел несут ответственность работники, ведущие кадровую документацию. Личное дело сотрудников хранятся в сейфе отдела кадров и выдается во временное пользование только определенным должностным лицам.

Для удобства ведения личного дела и справочной работы можно рекомендовать документы включать в дело в следующей последовательности:

— внутренняя опись документов дела;

— дополнение к анкете;

— заявление о приеме на работу;

— анкета с фотокарточкой;

— трудовой договор;

— приказ о приеме на работу (копия);

— документы об образовании (копия);

— характеристики или рекомендательные письма.

В процессе трудовой деятельности работника в его дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС, аттестатные листы, копии актов ревизий и т.п.).

Т.к. изменения в служебном положении фиксируются в дополнении к анкете, где делается ссылка на соответствующий номер и дату приказа, копии приказов о переводе по службе в личное дело не включаются.

Не подлежат приобщению справки учебных заведений о предоставлении учебного отпуска, справки с места жительства, о состоянии здоровья.

На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно. Опись составляется и подписывается работником, ведущим кадровую документацию, с указанием даты формирования личного дела. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, а конечной – дата увольнения.

Личное дело ведется в одном экземпляре. Работник, ответственный за ведение кадровой документации, обязан своевременно:

— вносить записи в личное дело об изменениях в служебном положении работника, биографических данных, семейном положении, месте жительства и т.п.;

— приобщать к делу полученные документы.

Основанием для внесения изменений и дополнений в личное дело является:

— о служебном положении – приказ руководителя организации о переводе;

Список использованной литературы

Приложения

Введение

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранению.

Документ — это информационный объект, используемый в бизнес-процессе, их количество на предприятии огромно, а состав разнообразен (например, проектные материалы, стандарты предприятия и технологические инструкции, чертежи и электронные таблицы, контракты и маркетинговые исследования и т.п.). При этом объем текстовой информации в офисах удваивается каждые три года.5, с.7

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Актуальность. Самостоятельную (локальную) систему документов составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений.

Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и работниками. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.д.

Обязательное ведение кадровой документации на предприятиях предусмотрено КЗОТом, Инструкцией по ведению трудовых книжек и т.д.

Цель данной работы: Изучение правил оформления и составления документации по личному составу. Исходя из поставленной цели ставлю перед собой следующие задачи:

1. Охарактеризовать структуру документов по личному составу;

2. Изучить правила оформления трудового договора, определить особенности составления трудового договора;

3. Изучить и охарактеризовать особенности оформление приема на работу;

4. Изучить и охарактеризовать особенности оформления следующих документов по личному составу:

• Заявления;

• Трудовой книжки;

• Личной карточки;

• Личного дела.

1. Изучить требования подготовки документов по личному составу к архивному хранению

1. Делопроизводство по личному составу

Распорядительная деятельность органов управления включает также решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнение. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это – приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.

К сожалению, в последнее время сохранности документов по личному составу уделяется недостаточное внимание. Анализ, проведенный Комитетом государственной архивной службы, показал, что из 1458 проверенных предприятий только 20% имеют специальное помещение для хранения таких документов. Как правило, документы рассредоточены по столам, шкафам, подсобным помещениям, находятся в бесхозном состоянии. При этом ответственные за данную работу лица часто меняются. Только в 30 организациях есть штатные единицы, отвечающие за сохранность документов по личному составу, а в 300 – не назначены даже ответственные. В результате в каждой четвертой из проверенных организаций обнаружена частичная или полная утрата документов. Проверка 20 уже приватизированных предприятий Новосибирска показала, что они практически остались без архива.

Распоряжением Правительства Российской Федерации от 23.04.92 № 381-р было рекомендовано рассмотреть вопросы о создании архивов для хранения и использования документов по личному составу и выделении для этих целей соответствующих помещений, штатных единиц и фонда оплаты труда работников. 9, с.111

Работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, обязательно должны знать Трудовой кодекс РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников .

К документам по личному составу относятся:

• заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры;

• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);

• трудовые книжки;

• личные дела;

• личные карточки формы Т-2;

• лицевые счета по заработной плате и др.

На основании ст. 65 нового Трудового кодекса РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю: 1.

1. паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

2. трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

3. страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

4. документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

5. документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации. 1

1.1 Трудовой договор

«Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя» (статья 56 ТК РФ).2

Трудовой договор — это двустороннее соглашение. Сторонами трудового договора являются работник и работодатель.

Работник — физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем. Работодатель — физическое либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником.

Ответственность за надлежащее выполнение порядка заключения трудового договора во всех случаях несет работодатель. При нарушении установленных ТК РФ и иными федеральными законами обязательных правил при заключении трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы, трудовой договор подлежит прекращению по пункту 11 статьи 77 ТК РФ. 2

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. 1

Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников законами и иными нормативными правовыми актами может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров.

В трудовом договоре указываются:

• фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя – физического лица), заключивших трудовой договор.

Существенными условиями трудового договора являются:

• место работы (с указанием структурного подразделения);

• дата начала работы;

• наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации;

• права и обязанности работника;

• права и обязанности работодателя;

• характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

• режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

• условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

• виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

В случае заключения срочного трудового договора в нем указываются срок его действия и обстоятельство (причина), послужившее основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Трудовые договоры могут заключаться:

1) на неопределенный срок;

2) на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

В случае если ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением его срока, а работник продолжает работу после истечения трудового договора, трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.

Трудовой договор, заключенный на определенный срок при отсутствии достаточных к тому оснований, установленных органом, осуществляющим государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства.

1.2 Оформление приема на работу (ст. 68 ТК РФ)

Документы по личному составу

Распорядительная деятельность органов управления заключается в том, что они занимаются подбором и расстановкой кадров, принимают на работу, переводят и увольняют граждан, издают ряд документов, необходимых гражданам при отсутствии ими права на труд. Как правило, эти вопросы решаются в отделах кадров этих учреждений, организаций и предприятий.

Документы, создаваемые при оформлении приёма, увольнения, перевода сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, создают группу документов по личному составу. К этим документам относятся: документы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, все документы, входящие в состав личного дела.

Приём на работу оформляется приказом по личному составу. Приказ должен быть объявлен работнику под расписку. Трудовой договор заключается с гражданами, которым исполнилось 16 лет. Лишь в исключительных случаях могут приниматься на работу лица, достигшие 15 лет, но обязательно по соглашению с администрацией предприятия, которая выясняет причины оставления школы (училища) и решает, на каком производственном участке могут быть созданы наилучшие условия для труда и профессионального обучения этих лиц.

При поступлении на работу необходимо предъявить администрации паспорт и трудовую книжку.

При приёме на работу, требующую специальных знаний (например, в качестве врача, шофёра и т. п.), администрация вправе потребовать от работника предъявление диплома или иного документа о соответствующем образовании и профессиональной подготовке. Лица, моложе 18 лет, при поступлении на работу, должны предъявить медицинское заключение о возможности выполнения ими избранной работы.

В трудовом договоре молодых рабочих, окончивших ПТУ, в соответствии с полученным направлением должна быть определена профессия, специальность, квалификация, присвоенные после сдачи выпускных квалификационных экзаменов и указанные в аттестате, выданном окончившему соответствующее учебное заведение.

Закон запрещает требовать от лиц, принимаемых на работу, документы, представление которых не предусмотрено законодательством.

Документация по личному составу ведётся с начала поступления трудящихся на предприятии. Она выделена в самостоятельную группу, что обусловлено её исключительной важностью и рядом особенностей документирования.

В настоящее время разработана и применяется подсистема унифицированных форм документов по обеспечению кадрами органов государственного управления. Эта подсистема входит составной частью в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации. Целью её разработки явилось создание унифицированных документационных комплексов, в условиях традиционных методов обработки документов. Эта подсистема документов рекомендована для использования на всех уровнях управления.

В состав подсистемы входят унифицированные формы документов, обеспечивающие реализацию задач по приёму, переводу, увольнению, поощрению, предоставлению отпусков и т.п.

Секретарь руководителя может и должен оказать руководителю помощь в подготовке, составлении, оформлении документов по личному составу.

В учреждениях 4-й категории, как правило, отдела кадров нет. Поэтому все операции, связанные с приёмом, перемещением, расстановкой и увольнением сотрудников, выполняет руководитель. В этих случаях особенно велико значение квалифицированной работы секретаря по работе с докум5ентами по личному составу.

При приёме на работу граждан секретарь должен проверить все сведения, внесённые в анкету и автобиографию, по подлинникам документов (паспорт, диплом). После издания приказа о приёме на работу секретарь заполняет на сотрудника личную карточку, формирует личное дело.

Основным документом по учёту личного состава в учреждении является личная карточка рабочих и служащих. Форма карточки – типовая (форма Т2).

Все записи в карточки должны быть документально обоснованы. На основании паспорта указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, национальность, серия и срок действия паспорта, кем и когда он выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке.

В обязательно порядке проставляется дата заполнения карточки и подпись лица, на которое она была заведена. При увольнения работника в карточке проставляется дата и номер приказа и причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа. Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом. Графы, в которых возможно частое внесение изменений, заполняются карандашом. По краям личной карточки предусмотрены зоны для кодирования содержащейся в ней информации о работнике, что даёт возможность оперативного поиска нужной карточки с помощью соответствующих технологических средств.

Виды заявлений, правила составления и оформления их

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.

Заявление о приёме на работу составляется в произвольной форме рукописным способом. Для заявления характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление); автор; место проживания автора; наименование вида документа (заявление); текст; подпись составителя; Дата составления.

В заявлении не принято писать предлог «от» (кого), а также употреблять архаизмы и канцеляризмы (весьма убедительно, заранее вам признателен, прошу не отказать и т.п.).

Заявление о приёме на работу принято составлять на бумаге формата А4(это обеспечивает одноформатность листов документов личного дела, в которое заявление о приёме на работу помещается).

Заявление о приёме на работу, как правило, адресуются на имя руководителя учреждения. Заявление о приёме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа о приёме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщается о нём устно или письменно (по указанному в заявлении адреса).

Заявление о переводе на другую должность оформляется иначе.

Оформление личных дел

Личное дело- это совокупность документов содержащих наиболее полные сведения о работнике и трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приёме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, в связи, с чем предприятия по-разному решают вопросы их формирования и ведения.

Как правило, личные дела ведутся на руководящих постах работников, специалистов, материально-ответственных лиц т и.д.

Первоначально в личные дела группируются дела оформляющие процесс приёма на работу, а в последствии все остальные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии. Состав документов помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в какой конкретной службе он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т.д. Наиболее рациональным представляется следующий состав и порядок расположения документов при заведении личного дела.

Внутренняя опись документов дела

• Дополнение к личному листку по учёту кадров (дополнение к анкете).

• Личный листок по учёту кадров (анкета).

• Автобиография.

• Копия документов об образовании.

• Копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях представленных законодательством).

• Характеристики или рекомендательные письма.

• Заявление о приёме на работу или трудовой контракт.

• Копия приказа о приёме на работу.

Наряду с перечисленными документами в личное дело включаются и некоторые специфические требования, сопровождающих приём на работу определяющих категорий специалистов, например:

• Список научных трудов и изобретений, выписка из протокола заседания совета (для научных сотрудников и преподавателей вузов, участвующих в конкурсном замещении вакантных должностей);

• Выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и т.д.

В дальнейшем в личное дело включают:

• Подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника, например: копия сведений о браке.

• Характеризующие деловые, политические и личные сведения работника: характеристики, отзывы, представления о назначении аттестационные листы, копии актов ревизии, справки-объективки (биографические справки, содержащие анкетные данные работника и краткое описание его трудовой деятельности), листок учёта краткосрочных зарубежных командировок (для лиц, характер работы которых связан с частыми служебными командировками за границу) и т.д.

В практике работы многих предприятий принято включать в состав личного дела копии приказов (или выписки из них) о переводе на другую работу, освобождение от должности, поощрениях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, изменении фамилии и т.д.

Однако вся эта информация содержится в «Дополнении к личному листку по учёту кадров». В связи с тем не рекомендуется включать названные документы в личное дело.

Личные дела имеют длительный срок хранения. В связи с этим в личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К этим документам относятся, например: справка с места жительства и о жилищных условиях, черновики документов и т.д.

Все допустимые в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.

При работе с личными делами следует обратить внимание на правильности составления и оформления, входящих в него документов.

«Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле», содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их дате заголовку.

При нумерации страниц дела листы внутренней описи нумеруются отдельно. При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включённых в неё документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается её составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи. Опись составляется на отдельном листке по установленной форме. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Основу личного дела составляют «Личный листок по учёту кадров» и «Дополнение к личному листку». Личный листок по учёту кадров представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, пребывании за границей, семейное положение и другое. Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. На все вопросы работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок. Ответы на вопросы личного листка даются в строгом соответствии с теми записями, которые содержатся в личных документах работника.

При заполнении личного листка используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании (диплом, удостоверение, свидетельство, аттестат), Документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК). О присуждении ученой степени и присвоения учёного звания (диплом, аттестат), документы об имеющихся изобретениях.

Необходимо обратить внимание на некоторые графы личного листка по учёту кадров, при заполнении которых часто допускаются ошибки и неправильные формулировке: «высшее», «незаконченное высшее», «среднее специальное», «среднее», «неполное среднее», «начальное» в зависимости от того, какой документ имеется у работника об образовании.

В графе 13 «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности». Сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке. Если трудовая деятельность работника началась с обучения в высшем или среднем специальном учебном заведении, в профессионально-техническом училище и т.п., то этот период также отмечается в данной графе. Сюда вносятся и сведения о перерывах в работе в связи с болезнью, учёбой, нахождении на иждивении и т.д. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды разные должности, то следует указывать с какого и по какое время он работал в каждой должности.

В графе 19 «Семейное положение в момент заполнения личного листка» сначала указывается: женат (замужем), разведён (разведена), вдовец (вдова), а затем перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (отец, мать, жена, муж, сын, дочь и т.д.) проживающие совместно с работником. При этом указывается фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи.

Отрицательные ответы в графах личного листка записываются без повторения вопроса, например: учёная степень, учёное звание – не имею; пребывание за границей – не был и т.п.

Работник кадровой службы, принимая от поступающего личный листок по учёту кадров, должен проверить полноту его заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными сведениями.

Наряду с личным листком по учёту кадров в практике исполняется другая аналогичная учётная форма – анкета, которая в основном содержит те же графы, что и личный листок. В состав анкеты входят некоторые дополнительные вопросы, отсутствующие в личном листке, например: вопрос об изменении фамилии, имени, отчества и т.д. Ответы на вопросы анкеты формулируются аналогично ответам в личном листке. Однако анкета подписывается не только самим поступающим, но и принимающим его работником кадровой службы после соответствующей сверки внесённых в анкету сведений.