Куперс

по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница |

Оформление и заверение

копий документов

Подготовка и оформление копий документов занимает значительное место в работе кадровой службы организации. Подготовка и выдача работникам копий официальных документов в ряде случаев предусмотрена нормативными правовыми актами. Например, ст. 51 Трудового кодекса Республики Беларусь установлено, что наниматель обязан выдать работнику справку с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы, а также другие документы о работе. Очевидно, что многие из этих документов будут выданы работникам в копиях. Согласно п. 51 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. ? 30 (в редакции постановления Министерства труда от 11 мая 2000 г. ? 72), в случае утери трудовой книжки работнику выдается дубликат, записи в котором делаются на основании подтверждающих надлежаще оформленных документов. Нормативными актами предусмотрено включение в состав личных дел работников копий (выписок) приказов (распоряжений) о приеме, переводе, увольнении, а также копий некоторых других документов.

Современные средства подготовки и размножения документов позволяют с легкостью и достаточно оперативно воспроизводить требуемое количество экземпляров документа. Однако в разных ситуациях к оформлению копии, ее юридической силе предъявляются различные требования. В связи с этим вопрос правильного оформления и заверения копий приобретает важное практическое значение.

Термин «копия» происходит от латинского «copia» — множество и связан с размножением документов, повторением документа любого вида.

Копия документа — это документ, воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их1.

Копия, снятая с документа, должна воспроизводить все его реквизиты (за исключением виз). Ее следует оформлять на бланке или стандартном листе бумаги с воспроизведением полного текста подлинника. Дата, регистрационный индекс, место составления (издания), указанные в копии, должны соответствовать подлиннику независимо от того, где, когда и кем готовилась копия.

Особенностью копии является то, что она не содержит личную подпись лица, подписавшего подлинник (наименование его должности и расшифровка подписи при этом воспроизводятся полностью). Поэтому копия документа в большинстве случаев подлежит заверению.

Соответствие копии документа подлиннику оформляется с помощью реквизита «Отметка о заверении копии» ниже реквизита «Подпись» и состоит из следующих элементов: слова «Верно», которое пишется с прописной буквы, наименования должности и личной подписи лица, заверившего копию, расшифровки подписи и даты. Например:

Верно
Начальник отдела кадров Подпись В.И.Петреня
16.02.2004

Указывать слово «копия» («Копия верна») в заверительной отметке не следует, т.к. само слово «Верно» заключает в себе смысловую нагрузку, указывающую на копийность документа. Наличие отметки о заверении копии делает также излишним указание на первом листе копии (в правом верхнем углу) слова «Копия» или «Выписка».

При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки частному лицу заверительную подпись удостоверяют гербовой печатью (в негосударственных организациях — печатью организации). Оттиск печати проставляют таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его личной подписи.

Организация может заверять копии только тех документов, которые создаются в самой этой организации. Снятие копий с документов сторонних организаций допускается с разрешения этих организаций. Как исключение разрешается изготавливать копии (выписки) документов, выданных другими организациями, при решении вопросов приема граждан на работу, удостоверения их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел работников (копии дипломов, свидетельств об образовании, трудовых книжек и др.) (пункт 2.3.16 Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. ? 13).

Один из наиболее распространенных видов копий — это копии, которые автоматически получают при печатании документа на пишущей машинке (2­й, 3­й и т.д. машинописные экземпляры) или при распечатке с помощью принтера. Полученные таким образом экземпляры документа называются умноженными. Первый экземпляр (обычно отпечатанный на бланке) после его удостоверения (подписания, регистрации, при необходимости — утверждения и проставления печати) становится подлинником, а остальные экземпляры оригинала — копиями. Эти копии могут заверяться либо с помощью реквизита «Отметка о заверении копии», либо простой печатью, на которой воспроизводится название делопроизводственной службы («Общий отдел», «Канцелярия» и др.). Эта печать проставляется на копии документа на месте, отведенном для личной подписи.

Развитие документации привело к широкой дифференциации понятия «копия», в связи с чем оформление разных видов копий имеет свои особенности.

Прежде всего копии можно разделить на выписки и отпуски.

Выписка — это копия части документа, например выписка из приказа, выписка из протокола (приложения 1, 2, 3) и т.п. Широко распространена практика подготовки выписок из приказов по личному составу для включения в личные дела работников.

Выписки оформляются на общем бланке, что позволяет сэкономить время на воспроизведение реквизитов бланка документа. В выписках из протоколов, приказов, распоряжений и других распорядительных документов, оформляемых на общем бланке, слово «выписка» включается в название вида документа, например: «ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА», «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА».

Выписка отличается от других видов копий тем, что в ней воспроизводится не весь текст документа, а его часть. Например, если текст подлинника приказа состоит из четырех пунктов, то в текст выписки могут быть включены один, два или три пункта. Нумерация этих пунктов будет такой же, как и в подлиннике. При этом констатирующая часть в выписке, как правило, воспроизводится полностью (приложения 1, 2).

Заверяется выписка согласно общим правилам заверения копий.

Отпуск — это копия отосланного документа, остающаяся в деле организации­автора. На копиях исходящих документов текст бланка не воспроизводится, проставляется дата подписания, регистрационный индекс и заверительная отметка.

В заверительной отметке, проставляемой на отпусках, дату заверения и должность лица, заверившего копию, допускается не указывать. Например:

Верно
Подпись В.И.Петреня

Новая техника размножения документов привела к появлению копий, получаемых автоматически вместе с подлинником и вполне идентичных с ним.

Автоматические (факсимильные) копии определяют как факсимильные подлинники в том случае, когда при размножении документа механическим путем воспроизводят его целиком, включая изображение подписи (факсимиле). К ним относятся документы, получаемые с использованием ксерокса и факса.

Как правило, факсимильные подлинники не нуждаются ни в каком дополнительном удостоверении. Вместе с тем в некоторых случаях факсимильные копии требуют специального заверения, включая приложение печати (например, представляемые в регистрирующие органы копии уставов, в ряде случаев копии личных документов — свидетельств о рождении, дипломов и т.п.). Следует помнить также, что согласно п. 9 Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. ? 1172, при тиражировании для рассылки средствами оперативной полиграфии документов, изготовленных на гербовом бланке, каждая копия должна заверяться печатью.

Кроме копий, снятых непосредственно с подлинника или полученных автоматически, могут быть кратные копии: «копия с копии», «копия копии с копии» и т.п.

Копии различаются также в зависимости от того, каким образом они удостоверены.

Нотариальные копии — соответствие подлиннику подтверждено официальным должностным лицом — нотариусом.

Официально заверенные копии — их соответствие оригиналу подтверждается другими должностными лицами и сопровождается формальностями (ставится печать и подпись должностного лица).

Простые заверенные копии — удостоверенные без соблюдения необходимых формальностей (нет печати), в том числе заверенные частными лицами.

Незаверенные копии — не имеющие подтверждения в том или ином виде о своем соответствии подлиннику.

Таким образом, в зависимости от предъявляемых требований копия приобретает юридическую силу при соответствующем заверении (в одном случае для придания копии юридической силы достаточно официального заверения, в другом — нотариального и т.д.).

Особый вид копий — дубликат. Это копия, имеющая юридическую силу подлинника. Дубликат не характеризуют как второй экземпляр подлинника, т.к. это повторение документа, т.е. он обладает наиболее характерными признаками копии. Расценивать дубликат как умноженный оригинал неверно, поскольку дубликат иногда имеет отклонения от оригинала (например, дубликат паспорта может быть выдан другим отделением милиции и подписан другим лицом).

Принятие 10 января 2000 г. Закона Республики Беларусь «Об электронном документе» утвердило появление нового вида копий — копии электронного документа.

Копии электронного документа (ЭД) создаются путем удостоверения в установленном порядке формы внешнего представления ЭД на бумажном носителе. Формой внешнего представления ЭД является его воспроизведение на экране дисплея, на бумажном либо ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде и форме, понятной для восприятия человеком. Копии электронного документа на бумажном носителе должны содержать соответствующее указание на то, что они являются копиями соответствующего ЭД.

Удостоверение формы внешнего представления ЭД на бумажном носителе может осуществляться: нотариусом или иным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия; индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом, имеющим лицензию на осуществление такой деятельности.

Кроме рассмотренных выше видов копий существуют также дипломатические копии и архивные копии.

Название первого из указанных видов копий происходит от слова «дипломатика», обозначающего специальную историческую дисциплину, изучающую древние акты. Такие копии воспроизводят документ со всеми особенностями (старое правописание, ошибки, особенности пунктуации и т.д.).

Архивная копия — это документ, дословно воспроизводящий машинописным или иным способом текст архивного документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, и официально заверенный архивом.

Приложение 1

Образец выписки из приказа по основной деятельности

(о проведении аттестации)

Государственный герб
Республики Беларусь
Кам³тэт па арх³вах ³ справаводству
пры Савеце М³н³стра¢ Рэспубл³к³ Беларусь
Беларуск³
навукова­даследчы цэнтр
дакументазна¢ства ³ арх³¢най справы
ВЫП²СКА З ЗАГАДУ
19.03.2004 ? 15
г. М³нск
Комитет по архивам и делопроизводству
при Совете Министров Республики Беларусь
Белорусский
научно­исследовательский центр
документоведения и архивного дела
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
г. Минск
О проведении аттестации
руководителей и специалистов
В целях улучшения подбора, расстановки и подготовки кадров, повышения их деловой квалификации, качества и эффективности работы, обеспечения более тесной связи материальных и моральных стимулов с результатами труда
ПРИКАЗЫВАЮ:
6. Начальнику отдела кадров Е.И.Чучко обеспечить методическую подготовку аттестации, инструктирование руководителей структурных подразделений о подходах к оценке и составлению аттестационных характеристик работников.
Директор центра Подпись В.Н.Корнев
Верно
Секретарь Подпись Н.К.Блестящая
22.03.2004

Приложение 2

Образец выписки из приказа по личному составу

Государственный герб
Республики Беларусь
Кам³тэт па арх³вах ³ справаводству
пры Савеце М³н³стра¢ Рэспубл³к³ Беларусь
Беларуск³
навукова­даследчы цэнтр
дакументазна¢ства ³ арх³¢най справы
ВЫП²СКА З ЗАГАДУ
04.02.2004 ? 39­К
г. М³нск
Комитет по архивам и делопроизводству
при Совете Министров Республики Беларусь
Белорусский
научно­исследовательский центр
документоведения и архивного дела
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
г. Минск
По личному составу
2. ПЕРЕВЕСТИ:
ДЕМЬЯНЕНКО Николая Порфирьевича, научного сотрудника отдела архивоведения, на должность старшего научного сотрудника этого же отдела с 01.03.2004 по трудовому договору на 2 года с окладом согласно штатному расписанию.
Основание: 1. Заявление Демьяненко Н.П.
2. Трудовой договор от 02.02.2004.
Директор центра Подпись В.Н.Корнев
Верно
Начальник отдела кадров Подпись А.Е.Кольская
06.04.2004

Приложение 3

Образец выписки из протокола

Государственный герб
Республики Беларусь
Кам³тэт па арх³вах ³ справаводству
пры Савеце М³н³стра¢ Рэспубл³к³ Беларусь
Беларуск³
навукова­даследчы цэнтр
дакументазна¢ства ³ арх³¢най справы
ВЫП²СКА З ПРАТАКОЛУ
18.03.2004 ?6
г. М³нск
Комитет по архивам и делопроизводству
при Совете Министров Республики Беларусь
Белорусский
научно­исследовательский центр
документоведения и архивного дела
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
г. Минск
заседания Ученого совета
Председатель — В.Н.Корнев
Секретарь — В.С.Мацкевич
Присутствовали — 22 чел. (список прилагается)
Повестка дня:
2. О соответствии автоматизированной системы контроля за состоянием делопроизводства и учета документов в ведомственных архивах рабочей документации и техническому заданию.
Сообщение главного научного сотрудника отдела информационных технологий С.М.Лившица.
2. СЛУШАЛИ:
Лившица С.М. — Текст сообщения прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Корнев В.Н. — Предложенный проект представляет важное значение для нужд архивной отрасли и Республики Беларусь в целом. Реализация проекта позволит вывести на качественно новый уровень учет документов Национального архивного фонда и позволит сэкономить значительные временные и материальные ресурсы.
РЕШИЛИ:
2.1. Предложенная система соответствует рабочей документации и техническому заданию.
2.2. Рекомендовать «АСУ — Учет документов» для сдачи в промышленную эксплуатацию и использования в государственных архивах Республики Беларусь.
Председатель Подпись В.Н.Корнев
Секретарь Подпись В.С.Мацкевич
Верно
Секретарь Подпись Н.К.Блестящая
22.03.2004

В процессе работы кадровой службы часто требуется создать копию того или иного документа. С 3 февраля 2013 г. порядок создания копий документов изменен. Предлагаем ознакомиться с нововведениями, чтобы знать, как по новым правилам заверять копии и выписки из документов, чтобы при этом не возникало сомнений в юридической силе документа.

Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы определены Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция). Она устанавливает комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Уточнен порядок оформления и заверения копий документов

Постановлением Минюста РБ от 15.01.2013 № 9 «О внесении изменения в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4» (далее – постановление № 9) уточнен порядок оформления и заверения копий документов (далее – копия).

ЭТО ВАЖНО! Постановление № 9 вступило в силу 3 февраля 2013 г.

Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов (п. 18 Инструкции):

– наименование организации и (или) структурного подразделения – автора;

– дата;

– регистрационный индекс;

– подпись.

Кроме того, в редакции Инструкции до внесенных постановлением № 9 изменений говорилось, что для придания копии документа юридической силы копия должна быть заверена. Однако сам порядок заверения уточнен не был.

По новым правилам копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в т.ч. реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы ее необходимо заверить (засвидетельствовать) подписью уполномоченного должностного лица организации (п. 64 Инструкции). Например, таким должностным лицом может быть начальник отдела кадров или иной работник, которому законодательством или нанимателем предоставлены полномочия по оформлению и заверению копий документов.

Справочно: уполномоченное должностное лицо нанимателя – руководитель (его заместители) организации (обособленного подразделения), руководитель структурного подразделения (его заместители), мастер, специалист или иной работник, которому законодательством или нанимателем предоставлено право принимать все или отдельные решения, вытекающие из трудовых и связанных с ними отношений (ст. 1 Трудового кодекса РБ).

Копия документа, воспроизводящая часть его реквизитов, заверенная в установленном порядке, является выпиской из документа. Выписки из документов следует оформлять на общем бланке. В выписках из документов слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа (п. 64 Инструкции).

Отметку о заверении копии оформляют ниже реквизита «Подпись». Она включает в себя слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Пример оформления реквизита

Верно
Инспектор отдела кадров Подпись А.Г. Леонов
25.01.2008

Копии документов, предоставляемые гражданам, в т.ч. индивидуальным предпринимателям, и юридическим лицам (далее – обратившееся лицо) или их представителям, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписки из них следует оформлять в порядке, определенном частями второй и шестой п. 64 Инструкции.

При пересылке копий документов, включая копии документов, необходимых для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписок из них в другие организации или выдаче их на руки отметку о заверении копии надо удостоверять печатью организации.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка воспроизводить не нужно. Необходимо проставить дату подписания документа, его регистрационный индекс и отметку о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

Пример

Верно
Подпись А.Г. Леонов

Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства РБ.

Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки или внутреннего пользования и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, можно удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.

ЭТО ВАЖНО! Организация может заверять копии документов, которые созданы в самой организации, а также документов, полученных ею в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.), документов, предусмотренных постановлением Совета Министров РБ от 30.12.2012 № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц» (далее – постановление № 1256) и иными актами законодательства.

Юридические лица всех форм собственности, если иное не предусмотрено актами законодательства, выдают копии исходящих от них документов обратившимся лицам или их представителям, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, за исключением копий исходящих документов, относящихся к переписке государственных органов при выполнении ими функций, возложенных на них нормативными правовыми актами.

В заявлении обратившегося лица (его представителя) о выдаче копии документа должны быть указаны сведения, подтверждающие наличие в этом документе информации, непосредственно касающейся конкретных прав и (или) законных интересов обратившегося лица (требование постановления № 1256).

В целом же требования к оформлению отметки «О заверении копии» остались прежними.

Постановлением № 9 определено, что организация вправе заверять копии документов, созданных в ней самой, документов, подтверждающих ее права, полномочия, обязанности (например, копии лицензий, сертификатов и т.д.), а также имеющиеся в ее распоряжении копии документов других организаций, от которых заявителям невозможно получить такие копии (например, по причине ликвидации организаций, утери ими документов), и т.д.

В.М. Зарипов,
руководитель
аналитической службы
юридической компании
«Пепеляев, Гольцблат и партнеры»

Необходимость получить или выдать копии документов у налогоплательщиков возникает достаточно часто. В каких случаях и каким образом заверяются копии документов? Ответ на эти и многие другие вопросы можно найти в одном малоизвестном, но действующем до сих пор законодательном акте времен СССР.

Действующий Указ СССР — это закон!

Распространено мнение, что никакого закона о порядке заверения копий не существует. Это мнение ошибочно: в настоящее время действует Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ) . Действие Указа подтверждается фактом внесения в него с 1 января 2004 года изменений, согласно которым снят запрет на заверение копий паспорта, служебного удостоверения и тому подобных документов. Изменения внесены Федеральным законом от 08.12.2003 № 169-ФЗ «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации, а также о признании утратившими силу законодательных актов РСФСР», что свидетельствует еще и о том, что Указ имеет силу закона .

Указ применяется в отношении организаций

Из названия Указа можно сделать вывод, что он распространяется только на граждан. Однако в настоящее время действие Указа распространяется и на организации, что подтверждают следующие аргументы.

Во-первых, в Постановлении от 24.10.96 № 17-П Конституционный Суд РФ отметил, что организации — это объединения граждан, создаваемые для совместной реализации таких конституционных прав, как право свободно использовать свои способности и имущество для предпринимательской и иной не запрещенной законом экономической деятельности и право иметь в собственности, владеть, пользоваться и распоряжаться имуществом как единолично, так и совместно с другими лицами. Коммерческие организации следует рассматривать как граждан, занятых предпринимательской деятельностью с образованием юридического лица (Постановление КС РФ от 17.12.96 № 20-П).

Поскольку организации — это объединения граждан, на них в соответствующей их правовой природе и статусу мере распространяются положения законодательства о правах и обязанностях граждан.

В Постановлении Федерального арбитражного суда Центрального округа от 20.06.2004 № А68-АП-122/Я-04 отмечается, что «поскольку в соответствии со статьей 49 Гражданского кодекса Российской Федерации юридическое лицо может иметь гражданские права, соответствующие целям деятельности, предусмотренным в его учредительных документах, и нести связанные с этой деятельностью обязанности, нормы приведенного Указа распространяются и на юридических лиц». Нормы Указа в отношении организаций применяются в решениях и других арбитражных судов .

Во-вторых, Указ был принят в 1983 году. За прошедшие годы изменились социально-экономические условия реализации его норм: в хозяйственном обороте участвуют не сотни государственных предприятий, а миллионы организаций и индивидуальных предпринимателей, владеющих имуществом на праве частной собственности. Технический прогресс и смена политического режима привели к небывалому распространению ксерокопирования и сканирования; изготовление копий документов на печатных машинках и компьютерах или путем переписывания от руки ушло в прошлое. Налогоплательщики в соответствии со статьями 93, 100, 165 и другими статьями НК РФ ежегодно изготавливают для налоговых органов миллионы копий первичных документов, нуждающихся в заверении «надлежащим образом». Только нотариусы заверили в 2000 году более 17 млн. копий .

Правильное заверение копий имеет важное значение в судопроизводстве по экономическим спорам. В соответствии с пунктом 8 статьи 75 АПК РФ «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии». Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства . Иногда суды первой и апелляционной инстанций не обращают внимания на то, что представляемые сторонами ксерокопии документов не заверены. Однако отсутствие в деле надлежащим образом заверенных копий может повлечь отмену решения суда .

В этих условиях очевиден законодательный пробел в порядке заверения копий в интересах организаций.

В соответствии со статьей 6 ГК РФ в случаях, когда гражданско-правовые отношения прямо не урегулированы гражданским законодательством, к таким отношениям (если это не противоречит их существу) применяется гражданское законодательство, регулирующее сходные отношения (аналогия закона). Следовательно, в связи с законодательным пробелом положения Указа применяются к организациям по аналогии.

Кто вправе заверять копии документов?

В Письме ФНС России от 02.08.2005 № 01-2-04/1087 «О свидетельствовании верности копий документов, представляемых налогоплательщиками в соответствии со статьей 93 НК РФ» утверждается, что заверение копий должно проводиться «исполнительным органом налогоплательщика». При этом налоговой службой не был принят во внимание абзац 4 пункта 1 Указа, в соответствии с которым «верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью». Следовательно, совсем не обязательно беспокоить руководителя организации — достаточно издать соответствующий приказ по организации или включить соответствующий раздел в положение о документообороте организации или должностную инструкцию определенного сотрудника. В приказе или инструкции может быть установлено, например, что заверение копий проводится секретарем или канцелярской службой. Также может быть установлено, что копии документов, изготавливаемые в подразделениях, заверяются руководителями или другими сотрудниками данных подразделений. При необходимости документ, подтверждающий полномочия лица, заверившего копии, может быть истребован судом, государственным органом, другими лицами.

Указание на «должностное лицо» свидетельствует о том, что лицо, заверяющее копии, должно быть штатным сотрудником организации. В одном из решений арбитражный суд не принял в качестве надлежащих доказательств копии, заверенные адвокатом одной из сторон .

Следует подчеркнуть, что заверение копий, то есть свидетельствование конкретным лицом соответствия копии подлиннику, требует ответственного подхода и разумной осторожности.

Правомерно ли заверение копий «чужих» документов?

Нередки случаи утраты документов в судах, налоговых и других государственных органах, в том числе по причине пожара или затопления. Поэтому желательно подлинники документов держать при себе, а другим лицам передавать копии. В связи с этим закономерно возникает вопрос: вправе ли организация заверить копию имеющегося у нее документа, исходящего от другого лица, например справку банка для представления в налоговый орган или справку налогового органа для представления в суд или в банк?

В абзаце 2 пункта 1 Указа установлено, что «в таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно». Таким образом, принципиальная возможность заверять копии «чужих» документов имеется. Когда идет речь о представлении комплекта документов, подтверждающих экспорт товаров, получить заверенные копии от таможенных органов, перевозчиков, банков и других лиц, имеющих отношение к экспортным операциям, по объективным причинам затруднительно, поэтому на практике в этих и других подобных случаях налоговые органы и суды принимают заверенные копии «чужих» документов.

В одном из судебных дел заявитель приложил к ходатайству об отсрочке уплаты госпошлины заверенные им самим ксерокопии справки налогового органа и банка. Арбитражный суд не принял такие документы в качестве надлежаще заверенных копий, поскольку они не заверены выдавшими их учреждениями и организациями либо иным лицом, не заинтересованным в исходе дела, и не являются достоверным подтверждением сведений, содержащихся в подлинниках справок об имущественном положении заявителя. Суд отказал в удовлетворении ходатайства об отсрочке госпошлины и возвратил кассационную жалобу заявителю . Стремление предотвратить использование подделанных копий документов оправданно. В то же время в данной ситуации у суда осталось нереализованным право истребовать подлинник документа, который у заявителя имелся в законном распоряжении. По нашему мнению, заверенные копии «чужих» документов должны приниматься, тем более что при наличии сомнений для сверки может истребоваться подлинник.

Как заверяется копия документа?

В соответствии с пунктом 2.1.30 ГОСТ Р 51141—98 заверенной копией документа является копия, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

В абзаце 4 пункта 1 Указа установлено, что «на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации». В этом же абзаце указывается, что верность копии свидетельствуется подписью и печатью.

В соответствии с пунктом 3.26 ГОСТ Р 6.30—2003 при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

ПРИМЕР:

Копия верна, подлинник находится в организации

Секретарь Васильева Т.Н. Васильева

10 января 2006 года

На практике указанные реквизиты (за исключением личной подписи) проставляются «самонаборным» штампом.

По всей видимости, незнанием Указа № 9779-Х вызвано мнение о том, что заверение копии документа печатью необязательно . Предусмотренное в пункте 3.26 ГОСТ Р 6.30—2003 положение о том, что «допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации», не означает, что заверение копии печатью проводится или не проводится по усмотрению организации. В данном случае имеется в виду, что организация по своему усмотрению определяет вид печати, используемой для заверения (печать организации, используемая для скрепления подписей руководителя организации, печать канцелярии, печать филиала и т. д.). К тому же указанный ГОСТ для организаций носит рекомендательный характер, в регистрации Минюстом России не нуждается , и его требования следует применять с учетом Указа . Вид печати, используемой для заверения, желательно указать в приказе по организации или в разделе о печатях положения о документообороте организации.

Требования к копии документа

В соответствии с пунктом 3 Указа «не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления». В судебной и нотариальной практике не допускаются нечитаемые ксерокопии документов .

Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

В каких случаях необходимо нотариальное заверение копий?

Ответ на этот вопрос также можно найти в Указе: в соответствии с пунктом 2 рассмотренный выше порядок самостоятельного заверения применяется, «если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке». Таким образом, нотариальное заверение копий необходимо в случаях, прямо предусмотренных законом, в остальных случаях заверение документов нотариусом возможно, но необязательно.

Например, в соответствии с подпунктом 19 пункта 2 статьи 149 НК РФ для освобождения от НДС товаров (работ, услуг), реализуемых в рамках оказания безвозмездной помощи (содействия) Российской Федерации, в налоговые органы необходимо представить нотариально заверенную копию удостоверения, выданного в установленном порядке и подтверждающего принадлежность поставляемых товаров (выполняемых работ, оказываемых услуг) к гуманитарной или технической помощи (содействию). В соответствии с подпунктом 1 пункта 2 статьи 310 НК РФ исчисление и удержание суммы налога с доходов, выплачиваемых иностранным организациям, производятся налоговым агентом по всем видам доходов, указанных в пункте 1 статьи 309 НК РФ, во всех случаях выплаты таких доходов, за исключением случаев, когда налоговый агент уведомлен получателем дохода, что выплачиваемый доход относится к постоянному представительству получателя дохода в Российской Федерации, и в распоряжении налогового агента находится нотариально заверенная копия свидетельства о постановке получателя дохода на учет в налоговых органах, оформленная не ранее чем в предшествующем налоговом периоде.

В случаях, установленных законом, заверение копий документов возможно судом или иным государственным органом (п. 8 ст. 94 НК РФ, п. 10 ст. 75 АПК РФ). В этих случаях копии также будут считаться заверенными надлежащим образом.

Возможные изменения

Проектом Федерального закона № 181057-4 «О внесении изменений в часть первую Налогового кодекса Российской Федерации в связи с осуществлением мер по совершенствованию налогового администрирования», внесенным в Госдуму Правительством РФ, предлагается дополнить статью 93 НК РФ (Истребование документов) правилами о порядке выдачи и заверения копий: «Налоговому органу (должностному лицу) представляются подлинные документы, если законодательством о налогах и сборах не предусмотрено представление копий документов. По требованию налогового органа (должностного лица) проверяемое лицо обязано представить указанные в этом требовании документы в виде надлежаще заверенных копий либо предоставить налоговому органу (должностному лицу) возможность изготовить копии представленных подлинных документов, заверив их надлежащим образом. Копии документов организации заверяются подписью ее руководителя (заместителя руководителя) и (или) иного уполномоченного им лица и печатью этой организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. Не допускается истребование нотариального удостоверения копий документов, представляемых налоговому органу (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации».

Эти положения во многом дублируют нормы действующего Указа. Рациональнее было бы принять единый законодательный акт, например Закон о документах и документообороте, в котором комплексно решить наряду с другими вопросы выдачи и заверения копий документов и выписок из них, использования факсимиле и печатей. При этом желательно противопоставляемые термину «копия документа» термины «подлинник» или «подлинный документ» заменить на термин «оригинал документа». Подлинный документ — это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения, а подлинник — это первый или единичный экземпляр документа. Часто копия делается не с подлинника, а с дубликата (повторного экземпляра подлинника документа, имеющего юридическую силу) . Желательно также закрепить как общее правило право сотрудников государственных органов, принимающих копии документов у граждан и организаций, свидетельствовать верность копий.

В порядке, установленном данным Указом для заверения копий, делаются и выписки из документов (п. 5 Указа). Указы Президиума Верховного Совета СССР имели силу законодательного акта. Постановления ФАС УО от 17.12.99 № Ф09-1654/99ГК, от 18.11.99 № Ф09-1513/99ГК; Постановления ФАС СКО от 13.05.2002 № Ф08-1525/02, от 23.04.2002 № Ф08-1199/02-438А, от 26.02.2002 № Ф08-114/02, от 05.08.2003 № Ф08-2773/03-1034А, от 19.06.2003 № Ф08-1991/0749А3, от 03.03.2003 № Ф08-475/03-186А. В советское время использование копиров как вида «идеологического оружия» строго контролировалось, их оборот был ограничен. См.: Работа нотариальных палат субъектов Российской Федерации // Российская юстиция, 2002, № 2. — С. 67. См.: Постановление ФАС ВСО от 24.11.2005 № А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2, Постановление ФАС СКО от 31.10.2005 № Ф08-4851/05-2011А, Определение ФАС СЗО от 27.10.2005 № А56-45216/04, Постановление ФАС МО от 06.10.2005 № КА-А41/9743-05 и др. Постановлением Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 № 6163/02 решения арбитражных судов, подтвердивших право экспортера на возмещение НДС, были отменены лишь в связи с тем, что имеющиеся в деле ксерокопии грузовых таможенных деклараций в установленном порядке не заверены. Постановление ФАС УО от 24.02.2005 № Ф09-288/05ГК. Определение ФАС УО от 03.11.2005 № Ф09-3315/05-С5. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден Постановлением Госстандарта России от 27.02.98 № 28). Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30—2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст). Что такое «заверенная должным образом» копия документа? // Налоговые споры, № 11, 2005. — С. 6. Письмо Минюста России от 04.04.2003 № 07/3276-ЮД. Согласно Федеральному закону от 27.12.2002 «О техническом регулировании» все государственные стандарты стали носить рекомендательный, а не обязательный характер. Постановление ФАС СЗО от 18.06.2002 № А56-35103/01, Постановление ФАС СКО от 31.10.2005 № Ф08-4851/05-2011А. Определения терминов «подлинный документ», «подлинник» и «дубликат» см. в пунктах 2.1.26—2.1.28 ГОСТ Р 51141—98.

Ключевые слова: представление документов, заверенная копия, notarised copy, submission of documents