Куперс

Образец делового письма

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк делового письма .docСкачать образец делового письма .doc

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

• письмо-запрос;
• письмо-просьба;
• письмо-напоминание;
• письмо о смене реквизитов;
• письмо-коммерческое предложение;
• гарантийное письмо;
• рекламное письмо;
• поздравительное письмо;
• благодарственное письмо;
• информационное письмо;
• письмо-претензия и т.п.

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

• дата написания,
• реквизиты отправителя и получателя,
• вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,

просьбы и объяснения

заключение.

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

На что обращать внимание при составлении письма

При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

Чего нельзя допускать в деловом письме

В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

Как отправить письмо

Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

1. Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

   Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

2. Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

   Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

3. Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.

Деловая email-переписка: правила этикета

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 ноября 2013 г.

Содержание журнала № 23 за 2013 г.Т.Л. Воротынцева, практикующий бизнес-тренер, директор по развитию тренинговой компании «Бизнес Партнер»

Общение по электронной почте — неотъемлемая часть работы любого современного офисного работника. И бухгалтеры не исключение. Как вести переписку таким образом, чтобы деловое общение было продуктивным, эмоционально комфортным и предельно этичным? Предлагаю читателям несколько практических советов.

СОВЕТ 1. Не пренебрегайте в своих письмах персональным обращением к адресату

Тем самым вы продемонстрируете свое внимание к личности человека. Если письмо написано конкретному получателю, то отсутствие в нем персонального обращения выглядит некорректно и невежливо.

Когда вы пишете адресату одно из первых писем, часто возникает вопрос: как лучше к нему обращаться — просто по имени или по имени и отчеству? В этом случае нужно посмотреть, что написано в подписи, которой заканчивается письмо этого человека к вам. Если там указано имя (без отчества), например «Светлана Котова», то смело обращайтесь по имени. А если в подписи значится «Светлана Васильевна Котова, главный бухгалтер ООО “Трензор”», то и вам надо обращаться к адресату соответственно. В любом случае второй вариант — предельно корректный, а потому беспроигрышный.

Ориентироваться на информацию в поле «От кого» я не рекомендую. Ведь зачастую оно изначально заполняется не самим владельцем email-адреса, а IT-специалистом компании при настройке электронной почты.

Кстати, настоятельно советую при обращении к деловому партнеру или клиенту не употреблять короткую форму имени («Саш» вместо «Саша», «Ань» вместо «Аня»), каким бы демократичным ни был стиль письма и сколь давней ни была бы ваша переписка. То, что привычно звучит в устной речи, в письменной выглядит слишком уж незамысловато.

СОВЕТ 2. Уделяйте особое внимание форме приветствия

Не стоит употреблять фразу «Доброго времени суток!». Даже если вы руководствуетесь благим намерением соответствовать часовому поясу адресата, эта фраза звучит безвкусно, я бы даже сказала, вульгарно. Лучше использовать нейтральные варианты: «Здравствуйте…», «Добрый день…». И конечно, добавляйте к приветствию имя адресата, если оно вам известно. Лично мне, например, гораздо приятнее вместо безликого «Здравствуйте!» получить персональное «Здравствуйте, Тамара!».

СОВЕТ 3. Не забывайте заполнять поле «Тема»

Помните, что таким образом вы сильно экономите время адресата. Ведь он сможет сразу оценить содержание полученного письма и оперативно принять решение о его приоритетности и важности.

Формулировка темы должна быть краткой, но при этом точно отражать предмет переписки. Например, «Договор, счет, акт от ООО “Альфа”» вместо «Документы». По мере изменения аспектов обсуждаемого вопроса вносите уточнение в тему. Например, «Сотрудничество с Пермью» → «Сотрудничество с Пермью. Дата переговоров» → «Сотрудничество с Пермью. Проект договора».

Если в процессе переписки вы видите, что поле «Тема» заполняется вашим адресатом произвольно либо не заполняется вовсе, берите инициативу в свои руки и пробуйте один из двух сценариев.

СЦЕНАРИЙ 1. При ответе сами заполняйте поле «Тема». Если адресат внимателен, возможно, уже этого будет достаточно, чтобы привести вашу переписку в адекватный вид.

СЦЕНАРИЙ 2. Если же адресат продолжает игнорировать заполнение поля «Тема», напишите ему письмо примерно следующего содержания: «Алла, предлагаю в поле “Тема” сразу указывать предмет письма. Думаю, так мы существенно повысим эффективность нашего общения».

СОВЕТ 4. Обращайте внимание на поля «Кому» и «Копия»

Нужно четко понимать общепринятое в деловой среде назначение этих полей:

• <если>в поле «Кому» значитесь только вы — это означает, что отправитель письма именно от вас ждет реакции на свой вопрос или просьбу;
• <если>в поле несколько адресатов — отправитель ждет ответа от каждого или от любого из получателей. В этом случае при ответе сохраняйте список адресатов, установленный отправителем, используя функцию «Ответить всем» (конечно, при условии что вы намеренно не хотите ответить только автору письма, скрыв суть вашего ответа от остальных участников переписки);
• <если>ваше имя значится в поле «Копия» — отправитель хочет, чтобы вы были в курсе вопроса, при этом ответа от вас он не ждет. А значит, вступать в переписку по данному вопросу не следует. Если вы все-таки решите это сделать, то признаком хорошего тона будет начать письмо одной из фраз: «Если можно, мне хотелось бы присоединиться к обсуждению данного вопроса…», «Позвольте высказать свое мнение…».

Что касается поля «Скрытая копия», то с точки зрения деловой этики это наиболее неоднозначный инструмент электронного письма. Порой оно воспринимается как инструмент чуть ли не тайного наблюдения и информирования. Ведь адресаты, помещенные в «Скрытую копию», не видны другим получателям. В некоторых, как правило, больших компаниях, особо щепетильных в вопросах этики, категорически запрещено использовать это поле в корпоративной переписке, кроме массовых рассылок. Но в большинстве фирм им пользуются, соблюдая следующие правила:

• отправка письма с заполненным полем «Скрытая копия» предполагает, что автор письма уведомил скрытых адресатов (либо собирается это сделать) о причине и целях такой формы послания;
• скрытому адресату не надо вступать в переписку.

СОВЕТ 5. Не затягивайте с ответом

На тренингах мне часто задают вопрос: есть ли какие-то общепринятые стандарты относительно времени, в течение которого надо ответить на письмо клиента или коллеги? Но универсального ответа на него не дашь.

Если говорить о внутренней переписке, здесь все определяется скоростью и ритмом жизни самой компании. Есть фирмы, в которых задержка с ответом более полутора часов считается моветоном. А где-то ответ в течение дня — это в порядке вещей.

По общему правилу наиболее приемлемым считается время реакции на письмо в пределах 2—3 часов. Это так называемое время комфортного ожидания, когда отправитель ждет ответа и не испытывает внутреннего дискомфорта от молчания своего адресата.

А как быть, если, получив и прочтя письмо, вы понимаете, что не можете дать на него полноценный ответ в течение суток? Тогда по правилам хорошего тона уведомьте отправителя о получении вами письма и примерных сроках ответа на него. Например: «Здравствуйте, Сергей Васильевич! Ваше письмо получила. Отвечу в ближайшие пару дней» или «Андрей, письмо получила. Спасибо! Для ответа мне нужна дополнительная информация. Постараюсь ответить не позднее…».

СОВЕТ 6. Соблюдайте основные правила подачи информации в письме

Их не так много:

• при прочтении письма наиболее комфортен объем, укладывающийся «в один экран», максимум — в страницу формата А4;
• объем пересылаемых вложений не должен превышать 3 Мб. Более объемные файлы могут привести к «зависанию» почты у адресата;
• при «упаковке» вложений используйте универсальные кодировки zip или rar. Другие расширения могут блокироваться или отрезаться при пересылке и создавать проблемы для адресата;
• никогда не начинайте ответ как новое письмо (без сохранения истории переписки). Иначе получатель будет вынужден тратить время на поиски первоначального сообщения;
• пишите языком, максимально понятным адресату. Многие задаются вопросом, уместно ли использовать профессиональную или внутрикорпоративную лексику, сленг, сокращения и англицизмы.

В каждом конкретном случае это нужно решать отдельно.

Так, внутрикорпоративная переписка в компании почти всегда изобилует сленгом и сокращениями: они привычны и понятны всем участникам и позволяют экономить время. А вот использовать их в переписке с контрагентами нужно осторожно.

В моей практике был такой случай. Коллега готовила материалы для издательства и в последнем письме ей написали: «Маша, пришлите, пожалуйста, все ваши материалы asap». Маша решила, что это обозначение неизвестного ей формата, в который необходимо перевести текст. Она убила кучу времени, правдами и неправдами выясняя, как удовлетворить просьбу издательства. Представьте себе Машину досаду, когда через 2 дня она узнает, что загадочное «asap» — сокращение широко применимого в англоговорящей среде «as soon as possible» («как можно скорее»). А ведь Маша могла отправить материалы в течение получаса с момента получения просьбы!

СОВЕТ 7. Завершайте каждое письмо блоком из подписи и ваших контактов

Независимо от того, насколько вы с адресатом близко знакомы и как долго ведется ваша переписка, в каждом вашем письме должен быть блок, состоящий из подписи и контактной информации. Это неотъемлемый элемент культуры делового общения.

В блок необходимо помещать:

• ваши имя и фамилию. При этом не нужно использовать сокращения. Вместо «Т.Л. Воротынцева» в своей подписи я указываю «Тамара Леонидовна Воротынцева» либо «Тамара Воротынцева», чтобы адресату было понятно, как обратиться ко мне в ответном письме;
• вашу должность. Это дает адресату возможность понять границы ваших полномочий и профессиональной компетентности при решении вопросов;
• контактные данные (телефон, email, название компании, ее сайт). Так вы обеспечите адресату возможность дополнительной оперативной связи в случае необходимости.

***

Ко всему сказанному хочу добавить: ваши электронные письма — та самая одежка, по которой встречают. Иными словами, соблюдая этикет деловой переписки, вы заочно произведете на вашего адресата самое приятное впечатление.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Бухгалтерия без стресса»:

Информационное письмо образец составления

Информационное письмо практически всегда составляется по единой схеме. Сначала необходимо уточнить адресата, который должен в первую очередь ознакомиться с этим документом, затем составить название и собственно текст обращения. На практике существует довольно много разновидностей информационного письма. Готовые примеры этого документа и правила его составления можно найти в статье.

Скачать образец и пример информационного письма можно в конце статьи.

Мнение эксперта Чадова Светлана Ведущий специалист по кадрам, юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта Ранее мы приводили 5 примеров составления деловых писем, в дополнении к этой информации рекомендуем ознакомиться с ними, .

Структура информационного письма: 5 обязательных разделов

Информационное письмо относится к одному из наиболее распространенных видов деловых писем. Его основная задача – передать конкретную информацию конкретному лицу:

• подчиненным;
• коллегам;
• партнерам;
• клиентам;
• потенциальным клиентам.

На практике принято соблюдать определенные требования к структуре и тексту документа. Он составляется только в официально-деловом стиле, отличается небольшим объемом (чаще всего 1 страница), отсутствием эмоционально окрашенных фраз и просторечных выражений. Обычно текст составляют по такому плану:

1. В верхнем правом углу прописывают должность и ФИО лица, которому адресовано сообщение. Обычно это главный директор предприятия, который в дальнейшем должен ознакомить с текстом письма всех работников либо часть коллег.
2. В левом верхнем углу указывают номер и дату, которая прописывается в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
3. Затем следует собственно текст – это и есть основное содержание документа. Обычно он начинается с фразы: «Настоящим уведомляем Вас о том, что…». Далее в одно или несколько предложений прописывают суть уведомления (нередко используют нумерованный список).
4. При необходимости после текста прописывают приложения – список документов, которые прилагаются к сообщению.
5. Далее автор-отправитель указывает свою должность, название компании, ставит печать и подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы).

Мнение эксперта Чадова Светлана Ведущий специалист по кадрам, юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта В дополнении к этому материалу рекомендуем ознакомиться с образцом составления сопроводительных писем к документам, .

Виды информационных писем: 5 готовых образцов

Можно выделить довольно много видов информационных писем. Основным их назначением является информирование собеседника, что может предусматривать выполнение самых разных задач – уведомление, заявление, подтверждение намерений, сообщение рекламного характера (коммерческое предложение) и многое другое.

Извещение (уведомление)

Основная задача – уведомить клиента, партнера, коллег, сотрудников филиалов, других подразделений о важнейших событиях компании, ожидающихся в ближайшее время:

• смена директора, главного бухгалтера и др. сотрудников;
• смена реквизитов;
• смена юридического или фактического адреса;
• подготовка к проведению инвентаризации;
• изменение рабочей недели, сокращение часов и т.п.

Также отправитель может сообщать и о каких-либо неформальных событиях – подготовка к корпоративу, празднованию юбилея компании, выставке и т.п.

Подтверждение намерений

Это письмо может служить в качестве информационного повода «напомнить» о себе либо просто подтвердить намерения в ответ на запрос. Например, компания ведет переговоры о заключении сделки, но в разное время по каким-то причинам периодически прерывала их. В дальнейшем руководство пришло к выводу, что сделка действительно окажется выгодной, поэтому в адрес партнера можно направить письмо о подтверждении намерений.

Разъяснение

Такое письмо обычно поступает от государственных органов и ведомств – ФНС, ФАС, МЧС, Роструд и многие другие. По образцу этих документов собственное письмо может составить и компания. Основное назначение текста – детально разъяснить свою позицию при возникновении разногласий (либо для их предупреждения).

Напоминание

В таком письме партнер стремится предупредить другого партнера о завершении сроков перечисления аванса или окончательной оплаты по договору поставки, оказания услуг и т.п. Нередко составление этого документа становится последней мерой, после чего компания вынуждена обращаться в суд – соответствующее предупреждение также можно включить в состав текста.

Рекламное письмо (коммерческое предложение)

При составлении коммерческих предложений разрешается и даже приветствуется более неформальный стиль текста и оформления сообщения. Основная задача документа – привлечь внимание собеседника и вызывать у него желание узнать о товаре или услуге больше, т.е. заинтересовать и побудить к контакту. Ошибочно думать, что коммерческое предложение сразу способно «продать» товар. На самом деле его главная задача – «продать» встречу или телефонный звонок.

Правила этикета при написании писем

Дата обновления: 01.06.2018

Правила написания писем остались незыблемыми, не смотря на то, что жизнь изменилась. Уже никто не пишет писем на бумаге руками. Их заменили смс, электронная почта и мессенджеры. Поэтому письма стали короче и лаконичней. При этом эпистолярный жанр никуда не исчез. Каждому из нас надо помнить и соблюдать нормы этики, чтобы доносить свои мысли и чувства до адресата.

Задача еще больше осложняется тем, что текстом надо суметь передать суть своей просьбы при взаимодействии с партнером по бизнесу, при устройстве на работу, при попытках убедить клиента купить дорогой продукт – словом, в бизнес-среде.

Сохраните эту статью у себя в закладках и используйте как шпаргалку перед написанием каждого письма – не пожалеете!

А теперь по порядку.

Правила написания писем:

• Необходимо отвечать на все полученные письма.
• Ответ на письмо не следует писать сразу же: надо всё хорошенько обдумать, но нельзя слишком затягивать с письмом: рискуете испортить отношения с адресатом.
• Если вам нечего написать адресату в ответ, следует послать ему почтовую открытку, чтобы он знал, что его письмо успешно доставлено.
• Личную переписку необходимо хранить в недоступном для посторонних месте.
• Даже личное письмо обязательно должно быть композиционно выстроенным.
• Прежде чем упаковывать письмо в конверт, его необходимо тщательно проверить.
• Писать письмо надо тогда, когда вы пребываете в хорошем расположении духа. Недопустимо отправлять письма, содержащие гневные высказывания или ироничные намёки.
• Писать анонимные письма неприлично.
• Если требуется сделать какое-то отвлечённое замечание или дополнение к письму, следует поставить перед ним обозначение PS (post skriptum). В конце этого дополнения необходимо указать свои инициалы.
• Рукописное письмо следует писать разборчивым почерком, чтобы не огорчать и не злить адресата.
• Личные письма следует писать тогда, когда вы находитесь в одиночестве.
• Читать чужие письма без разрешения неприемлемо.
• Недопустимо вскрывать конверт с письмом, которое не вам адресовано.

Виды писем

I. Открытка

Если вы хотите написать что-то личное на открытке, следует упаковать её в конверт. Когда отправляете открытки сразу на несколько адресов, надо следить за тем, чтобы текст на всех был разным.

II. Благодарственное письмо

Благодарственное письмо существует для того, чтобы вы могли в письменной форме отблагодарить человека за оказанную им помощь, выразить свою признательность. По объёму благодарственное письмо довольно невелико.

III. Письмо-напоминание

Письмо-напоминание служит для того, чтобы напомнить человеку о невыполненном обязательстве, о забытом долге и т.п. Пишется оно в максимально вежливой манере. Письмо-напоминание непременно должно быть запечатано, чтобы ненароком не поставить получателя в неприятное положение перед другими людьми.

IV. Письмо-извинение

Письмо-извинение пишут в том случае, если действительно осознают свою вину и раскаиваются в содеянном. Оно должно быть написано от сердца, вежливо и тактично.

V. Письмо-соболезнование.

Письмо-соболезнование пишется немедленно по получении скорбных вестей. Если вы не успели его отправить вовремя, не посылайте вовсе: не следует лишний раз напоминать людям об их горе. По объёму письмо-соболезнование должно быть небольшим. Писать его следует от души, без использования красивых цитат, без разного рода вычурностей. Письмо-соболезнование составляется от руки на обычной бумаге. Не стоит прилагать к такого рода письму открытку.

Правила написания личных писем

1. Начинать письмо следует с обращения к адресату.
2. Если это ответное письмо, необходимо поблагодарить за ранее полученную весточку.
3. Если вы задержались с ответом, следует извиниться за то, что не могли написать раньше. Упомянуть о причинах.
4. Затем надо ответить на все вопросы, заданные адресантом в его письме. Можно начать с фразы: «В своём письме ты спрашиваешь меня о …».
5. Потом можно перейти к интересующей вас теме, рассказать о том, что волнует, поделиться своими радостями, проблемами и т.д.
6. После этого закономерным будет задать вопросы по теме переписки, чтобы дать возможность продолжить общение. Если вы рассказывали о своей жизни, неплохо было бы поинтересоваться, как у него обстоят дела.
7. Затем следует написать фразу типа: «С нетерпением буду ждать твоего ответа», «Надеюсь вскоре получить от тебя весточку», «Пиши скорее!» и т.д.
8. В конце письма хорошо бы поставить клише («С любовью, Ольга», «Искренне Ваш, Олег Евгеньевич», «С наилучшими пожеланиями, Маша» и т.д.) и свою личную подпись.

Правила этикета для написания делового письма

Существуют деловые письма разных жанров: резюме, письмо-жалоба, письмо-запрос информации и т.д.

Схема написания письма о приёме на работу:

• Официальное обращение.
• Объяснение причины, по которой вы пишите письмо.
• Указание источника информации о вакансии.
• Можете пояснить, почему вас заинтересовала предложенная работа.
• Затем необходимо дать краткое описание имеющегося у вас образования и опыта работы.
• Можете описать свои индивидуальные качества, которые более всего соответствуют требованиям к претенденту на предложенную должность.
• Далее следует указать, что прилагаете своё резюме и выразить готовность в случае необходимости предоставить дополнительную информацию.
• В конце необходимо указать ФИО и дату написания официального письма. Поставить личную подпись.

Валентина
Перепечатка материалов статьи без ссылки на сайт запрещена!

методическая разработка учебного занятия по теме: «Деловое письмо» методическая разработка на тему

Г.В. Лелаус

преподаватель высшей

квалификационной категории

п. Березовка

Тема урока: «ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ»

ЦЕЛЬ: образовательная — сформировать у учащихся (отработать) профессиональ-

ные навыки оформления деловых писем: бланк письма, состав реквизитов делового письма и особенности их оформления; способы удостоверения деловых писем (подпись, печать), визирование деловых писем, оформление дат, регистрационного номера и др;

развивающая – формировать умения анализировать, расчленять изучаемый объект на составные части, выделять отдельные существенные его стороны, переходить от конкретного к абстрактному, устанавливать связи причины и следствия;

воспитательная – формировать профессионально важные качества личности (нравственные, поведенческие и другие), интереса к профессии, стремления добиваться высоких результатов в работе.

МЕТОДЫ ОБУЧЕНИЯ:

— словесный метод;

— наглядно-демонстрационный метод;

— практический метод.

МЕТОДИЧЕСКИЕ ПРИЕМЫ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ПРИ СЛОВЕСНОМ МЕТОДЕ ОБУЧЕНИЯ: беседа (фронтальная, информационная, инструкционная, объяснительная), подсказки, размышления, рассуждения.

МЕТОДИЧЕСКИЕ ПРИЕМЫ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ПРИ НАГЛЯДНО-ДЕМОНСТРАЦИОННОМ МЕТОДЕ: получение информации через ТСО, упражнений, использование наглядных средств, образцов.

МЕТОДИЧЕСКИЕ ПРИЕМЫ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ПРИ ПРАКТИЧЕСКОМ МЕТОДЕ: карточки-задания, упражнения по образцам, выполнение практических заданий.

ТИП УРОКА: урок – семинар (семинар базируется на материале предыдущего урока – вводной лекции – и посвящается отработке знаний).

ФОРМА УРОКА: индивидуальная, групповая

УЧЕБНО-НАГЛЯДНЫЕ ПОСОБИЯ: рабочая тетрадь, карточки-задания, образцы деловых писем, запись на доске темы, целей урока.

ОБОРУДОВАНИЕ: ноутбук, медиапроектор, экран

СТРУКТУРА УРОКА:

Этап занятия	ориентировкавремени	Методы обучения	Форма организации работы
Организационный момент. Приветствие Проверка готовности группы к уроку	1-2 мин	словесный
Сообщение темы урока, постановка цели	1-2 мин	словесный
Повторение материала предыдущего урока Определение «деловое (служебное письмо) Письма по характеру информации Бланк письма Форматы писем Способы оформления письма Реквизиты письма	8 мин	словесный, наглядно-демонстра-ционный	индивидуальная, групповая
Выполнение тестового задания на компьютерах, на выявление уровней знаний	4-7 мин		индивидуальная
Закрепление знаний (самост. выполнение уч-ся заданий по вариантам) Задания по уровням дифференциации 3-х вариантов: 1-й — на понимание (оценка «3») 2-й – на усвоение (оценка «4») 3-й – на применение (оценка «5»)	15-20 мин	словесный наглядно-демонстра-ционный, практичес-кий	индивидуальная
6. Итог урока (кроссворд), оценивание	5мин	словесный	групповая
7. Обобщение и систематизация результатов работы учащихся	5 мин	словесный, наглядно-демонстра-ционный

ХОД УРОКА.

1. Организационный момент

Приветствие группы.

Проверка готовности группы к уроку.

2. Сообщение темы урока и цели (Звучит музыкальное сопровождение)

Преподаватель: Сегодня на уроке мы вспомним материал предыдущих занятий и на основании этого закрепим его практически.

Тема урока «Оформление деловых писем» (слайд), следовательно, мы сегодня должны закрепить знания, умения и навыки, полученные на предыдущих уроках и получить практические навыки подготовки и оформления деловых писем в текстовом редакторе Word.

У каждого на парте лежит рабочая тетрадь, в которой Вы сегодня будите работать.

Откройте ее, просмотрите, полистайте.

3. Актуализация опорных знаний и практического опыта учащихся.

Преподаватель: Давайте вспомним материал прошлого урока по теме: «Оформление деловых писем» и ответим на поставленные мною вопросы, а затем зафиксируете ответ в своих рабочих тетрадях.

• Дайте определение «Деловое (служебное) письмо. (слайд)

Деловое (служебное) письмо – вид документа, служащий средством общения между различными учреждениями по разным поводам.

Деловое (служебное) письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте или посредством электронной, факсимальной связей.

Деловое (служебное) письмо – вид документа, служащий средством общения с другими учреждениями, частными лицами, позволяющий сообщать различные сведения, выяснять отношения между учреждениями, излагать претензии и и.п.

Деловое (служебное) письмо – это обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности.

(слайд)

• Все деловые (служебные) письма составляются на бланках.

Что такое бланк письма? (слайд)

Бланк письма – это стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.(слайд)

• А какие обязательные реквизиты должны быть в бланке письма. (слайд)

1. Наименование организации – автора;
2. Справочные данные об организации;
3. Код организации;
4. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
5. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
6. Дата;
7. Регистрационный номер;
8. Ссылка на дату и номер поступившего документа;
9. Адресат;
10. Заголовок к тексту;
11. Подпись;
12. Отметка об исполнителе (в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – оттиск печати);

• Какие бланки писем двух форматов используются в организациях? (слайд)

В организациях используются бланки писем двух форматов – А4 и А5. (слайд)

• Какие способы оформления письма Вам известны? (слайд)

Письма могут оформляться угловым и продольным способом. (слайд)

• Какие письма бывают по характеру информации? (слайд)

По характеру информации письма бывают: сопроводительные, письмо – просьба, письмо – запрос, письмо – ответ, письмо – сообщение, письмо – подтверждение, информационное письмо, гарантийное письмо, письмо – извещение, письмо – приглашение, письмо – предложение, письмо – напоминание, письмо – требование, письмо – благодарность, письмо – поздравление. (слайд)

Преподаватель: Хорошо, вспомнили материал предыдущих уроков.

4. Выполнение тестового задания на компьютерах, на выявление уровней

знаний

Преподаватель: Сейчас Вы сядете за компьютер и выполните тестовое задание на проверку знаний, полученных на прошлом уроке. После его выполнения программа выдаст оценку, полученную Вами за него. Тестовое задание рассчитано на 5 минут. После истечения времен, я пройду и посмотрю результаты Ваших знаний (выполнение учащимися тестового задания под контролем преподавателя, оценивание).

5. Самостоятельное выполнение учащимися заданий по вариантам

(под контролем преподавателя)

Преподаватель:

— А сейчас Вам предстоит выполнить следующую работу:

-В рабочих тетрадях Вам дано 4 варианта заданий, откройте и посмотрите.

Первый вариант задания на понимание и оценивается оно оценкой «удовлетворительно». (слайд)

Второй вариант задания на усвоение, оценка за него «хорошо». (слайд)

Третье задание на применение, за него оценка «отлично» и выполнять его следует на ПК. (слайд)

-Четвертое — дополнительное задание, для учащихся, которые быстро и успешно справятся со всеми тремя вариантами заданий и которые хотят лучше натренировать себя с помощью развивающего и углубляющего материал — кроссворда. (слайд)

Выполнять задание следует с первого варианта, после его выполнения приступайте к выполнению второго варианта, третий вариант должен выполниться на компьютере, значит, когда Вы дойдете до его выполнения, Вам следует сесть самостоятельно за компьютер и выполнить его.

-На выполнение заданий, Вам дано 20 минут. Приступайте работать.

6. Итог урока, оценивание

Сегодня на уроке мы вспомнили материал, изученный на предыдущем уроке и сейчас, чтобы основательно его закрепить, подвести итог сегодняшней темы, мы все вместе отгадаем кроссворд. (слайд)

Объявляются оценки (количество учащихся, выполнявшие задание на оценку «удовлетворительно», «хорошо», «отлично»).

Учащиеся, которые сегодня выполняли задание на оценку «удовлетворительно» готовятся к уроку – консультации, который будет проходить в пятницу после всех занятий и, следовательно, повторяют тему: оформление делового письма, готовят вопросы для обсуждения.

7. Обобщение и систематизация результатов работы учащихся

Преподаватель: Итак, сегодняшний урок помог Вам закрепить знания, полученные на предыдущем уроке? Появилось ли желание углубиться в эту тему? Мы с Вами прошли теоретический и практический путь в построении знаний, было ли трудно? Уютно? Комфортно? Поделитесь своими мыслями, поблагодарите друг друга за работу. Скажите, как Вам было приятно работать вместе. Помните призыв Б. Окуджавы «Давайте говорить друг другу комплименты!»

Вариант 1

Задание на тему: «Служебное письмо»

1. Укажите реквизиты, относящиеся к бланку письма:

1.1. Номер документа

1.2. ИНН/КПП

1.3. Код организации по ОКПО

1.4. Дата документа

1.5. Справочные данные об организации

1.6. Наименование организации

2. Найдите ошибки, допущенные при оформлении бланков писем:

2.1. Отсутствуют реквизиты: идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), ссылка на регистрационный номер и дату документа.

2.2. Не указано сокращенное наименование организации, не соблюдена последовательность элементов почтового адреса организации.

2.3. Сокращенное наименование организации указывается в скобках; неправильно расположены реквизиты: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа.

2.4. Не указано полное наименование организации; сокращенное наименование организации указывается в скобках; допущена ошибка в расположении элементов почтового адреса (правильно: Южная ул.); отсутствуют реквизиты: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.

3. Найдите ошибки в приведенных утверждениях:

3.1. Реквизиты бланка письма могут иметь как угловое, так и продольное расположение.

3.2. Реквизиты бланка письма могут располагаться только в верхней части рабочего поля документа.

3.3. Расположение реквизитов бланка письма не влияет на юридическую силу документа.

4. Укажите верные варианты ответов:

Автором служебного письма является…

4.1. Организация, фирма, от имени которой посылается письмо

4.2. Должностное лицо, которое посылает письмо

4.3. Исполнитель, который готовит письмо

4.4. Лицо, отправившее письмо.

5. Какого реквизита нет в формуляре служебного письма?

5.1. Наименования учреждения – автора

5.2. Наименования вида документа

5.3. Заголовка к тексту документа

5.4. Адресата.

6. Реквизит служебного письма – это…

6.1. Часть текста письма

6.2. Фирменный бланк

6.3. Его отдельный элемент

6.4.Штамп организации, написавшей письмо.

7. Резолюцию на служебном письме можно писать…

7.1. По тексту письма

7.2. На отдельном листе бумаги

7.3. В отдельном специальном журнале

7.4. На свободном от текста месте.

8. Какая оргтехника используется для оперативной пересылки служебных писем?

8.1. Компьютер

8.2. Факс

8.3. Ксерокс

8.4. Телефон

9. Служебное письмо подписывается…

9.1. руководителем предприятия, организации

9.2. Составителем

9.3. Председателем и членами комиссии

9.4. Секретарем руководителя

10. Текст служебного письма должен заканчиваться…

10.1. Рассылкой по экземплярам

10.2. Подписями

10.3. Отметкой о приложении к документу

10.4. Печатью

Вариант 2

Задание на тему: «Служебное письмо»

Вариант 3

Задание на тему: «Служебное письмо»

Напишите служебное письмо, продольным способом, на листе бумаги формата А4, по следующим данным: СЛУЖБА по контролю в области образования администрации Красноярского края, ул. Малиновского д. 20, г. Красноярск, 660133, телефон: (3912) 24-60-54, ОКОГУ 23280, ОГРН 1052466187883, ИНН/КПП 2466133458/246601001, 05.10.06 №820, на №________, руководителям образовательных учреждений начального и среднего профессионального образования Красноярского края. Текст: В соответствии с пунктами 4.1-4.3 Положение о службе по контролю в области образования администрации Красноярского края, утвержденного постановлением Совета администрации края от 20.10.05 № 277-п «Об утверждении Положения о службе по контролю в области образования администрации Красноярского края», служба осуществляет: надзор и контроль за исполнением государственных образовательных стандартов образовательными учреждениями независимо от форм собственности, расположенными на территории края; осуществление лицензирования, аттестации и государственной аккредитации образовательных учреждений. В этой связи просим направить одного специалиста для участия в обучающем семинаре «работа с компьютерной программой», которой состоится 13.10.06 в10 часов в актовом зале Красноярского кадетского корпуса по адресу: г. Красноярск, ул. Малиновского, 20 Г. Руководитель службы А. В. Храмцов, Т. Л. Назарова 20-60-54.

Кроссворд

По горизонтали:

2. Коллегиальный совещательный орган, создаваемый для выполнения определенной задачи. 4. Деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества. 6. Символическое обозначение организации посредством условного знака или изображения. 8. Идентификация журналиста как представителя средств массовой информации на пресс-мероприятии. 10. Документ, состоящий из краткого описания трудового пути работника, его деловых и нравственных качеств, трудовой и общественной активности. 12. Свод правил поведения, принятых в обществе. 14. Комплекс приобретенных путем специальной подготовки и опыта работы знаний, умений и навыков, необходимых для определенного вида деятельности. 16. Учетный документ архива, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно справочного аппарата и динамике.

По вертикали:

1. Документ, официально подтверждающий какой-либо факт, имеющий юридическое значение (о рождении, о браке). 3. План чьей-либо деятельности, содержания какой-либо работы. 5. Индивидуальные особенности человека, определяющие динамику его психической деятельности и поведения. 7. Деление текста на части, разделы, главы, параграфы и т. п., выполненное по определенной системе. 9. Процесс приспособления, освоения личностью или группой новых для нее социальных условий или социальной среды. 11. Описание жизни и деятельности какого-либо лица, им составленное. 13. Документ, свидетельствующий об окончании высшего или среднего специального учебного заведения, а также о получении знания, учебной степени и т.п.. 15. Укажите на содержание письма, которое выражается формой предложного падежа с предлогом «о».