Куперс

Чтобы понять, какие именно расходы можно отнести к представительским, обратимся к п. 2 ст. 264 НК РФ. В нем дано определение и приведен исчерпывающий (закрытый) перечень представительских расходов.

Итак, к представительским относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. Это расходы на:

• проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также для официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
• транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Внимание!

Понятие представительских расходов используется только для целей налогообложения. В бухгалтерском учете представительские расходы учитываются как расходы по обычным видам деятельности по дебету затратных счетов 20, 26, 44 в корреспонденции со счетами раздела «Расчеты» (60, 71, 76). Они не нормируются и включаются в расходы в сумме фактически произведенных затрат.

Несмотря на развернутое определение представительских расходов в НК РФ, на практике возникают вопросы при квалификации некоторых расходов в качестве представительских.

Рассмотрим более детально факторы, влияющие на признание расходов представительскими.

📌 Реклама

Официальный прием и обслуживание

Прежде всего, следует определить, что именно можно считать официальным приемом и обслуживанием, НК данные понятия не раскрывает. Поэтому только в соответствии с приказом руководителя, планом встречи или другими документами можно обосновать, что встреча носила официальный и деловой характер.

Например, случайная встреча двух руководителей и их совместный ужин не будут носить официальный характер. А вот если эта встреча планировалась, и на ее проведение по приказу руководителя были выделены определенные денежные средства, а после проведения руководитель представил отчет о проведенных переговорах и потраченных суммах, можно говорить об официальной встрече.

Место и время проведения переговоров

Часто налоговики пытаются отказать в признании представительских расходов из-за места проведения переговоров. Разногласия здесь вызваны вот чем: с одной стороны, в НК РФ прямо закреплено, что место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Но, в то же время, предусмотрено ограничение, согласно которому расходы на организацию развлечений и отдыха не являются представительскими (абз.2 п.2 ст.264 НК РФ). Поэтому очень часто, по мнению проверяющих, встречи в барах, кафе или ресторанах носят личный, неофициальный характер.

Однако арбитражные суды в спорах подобного рода нередко встают на сторону налогоплательщиков, и признают правомерным учет затрат на аренду помещений для проведения деловой встречи. Если организация представила документы об отсутствии у нее помещений, пригодных для приема делегаций потенциальных клиентов, ведения переговоров и заключения сделок.

Время проведения приема и переговоров НК РФ не ограничено. Значит, при соблюдении прочих условий понятию официального приема будет соответствовать и ужин, организованный для представителей других организаций во внерабочее время.

Если переговоры оказались безрезультатными

При проверках налоговые органы требуют для обоснования представительских расходов представить какой-либо документ, указывающий на положительный результат переговоров: договор, протокол о намерениях и т.п. А если таких документов нет, то налоговики считают, что представительские расходы необоснованны.

Между тем, Налоговый кодекс РФ подобных условий не выдвигает и никак не увязывает признание представительских расходов с положительным результатом встречи.

Если деловая встреча не принесла ожидаемых результатов, к примеру, не подписан долгожданный для организации контракт, то признать расходы для целей налогообложения прибыли, по нашему мнению, также можно. Ведь целью переговоров может быть просто установление хороших отношений с партнерами. К тому же, НК не содержит прямого требования о положительных результатах встречи.

Во избежание разногласий с налоговыми органами целесообразно составить отчет или протокол, в котором будет указано, что вопросы обсуждались, но соглашение не достигнуто.

Для чего осуществляется оформление представительских расходов

Представительские расходы (ПР) выделяются в обособленную категорию издержек предприятия в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ. Это могут быть затраты:

• на реализацию бизнес-мероприятия представительского характера;
• оплату транспортных, буфетных услуг, заказанных фирмой у сторонних организаций или ИП в рамках проведения бизнес-мероприятия;
• оплату оказанных сторонней фирмой или ИП услуг по переводу, если он потребовался при проведении бизнес-мероприятия.

ПР могут быть применены в целях снижения налогооблагаемой базы предприятия, работающего на ОСН. Но не полностью, а только в пределах 4% от величины затрат на оплату труда в соответствующем отчетном периоде.

Для того чтобы воспользоваться такой возможностью, предприятию потребуется подтвердить, что:

• расходы являются именно представительскими (по ст. 264 НК РФ);
• соответствующие расходы документально зафиксированы и обоснованны (данное требование установлено в п. 1 ст. 252 НК РФ).

Удостоверение обоих фактов может быть осуществлено посредством ряда документов. Изучим их специфику.

Как оформить представительские расходы в 2020 году

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ любые затраты, которые планируется использовать в целях снижения налоговой базы, должны быть подтверждены документально. В положениях ст. 264 НК РФ, в которой ПР определяются как отдельная категория затрат, равно как и в иных федеральных нормативных актах, не установлены перечни документов, посредством которых можно утверждать соответствующие расходы.

Данные источники вместе с тем были рекомендованы Минфином и ФНС России — в нескольких ведомственных правовых актах, которые были изданы данными органами с разным интервалом в последние несколько лет.

Так, в письме от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807 Минфин рекомендовал налогоплательщикам подтверждать ПР посредством таких источников, как:

• приказ о проведении представительского мероприятия;
• смета фирмы по ПР;
• отчет по ПР;
• первичка, дополняющая отчет.

В одном из последних писем, разъясняющих данный вопрос (от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288), Минфин высказал мнение о том, что ПР достаточно подтверждать только с помощью:

• отчета;
• первичных источников, подтверждающих корректность данных, приведенных в отчете.

В свою очередь, ФНС России также считает допустимым применять весьма узкий спектр источников при оформлении ПР (к такому выводу можно прийти, ознакомившись с письмом от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852), а именно:

• первичные учетные документы (счета, договоры, акты);
• любые другие виды первички, соответствующие критериям, зафиксированным в п. 2 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (одним из таких документов может быть тот же отчет).

Если деньги на оплату представительских получал сотрудник, то от него потребуется также авансовый отчет. Оформить его правильно вам помогут рекомендации экспертов КонсультантПлюс:

Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.

Перечень подтверждающих документов

Как оформить представительские расходы с учетом вышеприведенных указаний финансового и налогового ведомств? Резюмируя изложенные в их письмах рекомендации, составим перечень источников, которыми наряду с первичной документацией, полученной от поставщиков, можно обосновать сумму ПР. Это:

• приказ директора фирмы о проведении бизнес-мероприятия;
• смета ПР;
• отчет о расходах;
• акт о списании ПР.

Узнать больше о перечисленных документах вы можете из статей:

• «Cмета на представительские расходы — образец»;
• «Составляем договор на представительские расходы — образец».

Кроме того, если фирма проводит деловые мероприятия регулярно, то основным документом для оформления ПР может быть внутрикорпоративное положение о представительских расходах. Оно будет локальным нормативным актом, регулирующим порядок учета соответствующих расходов и отражения сведений о них в различных документах.

Узнать больше об особенностях использования положения о ПР вы можете, ознакомившись со статьей «Составляем положение о представительских расходах — образец».

Многие фирмы, осуществляя учет ПР в рамках внутрикорпоративного управленческого учета, предпочитают использовать при оформлении данных расходов все типы перечисленных нами выше документов. Это может быть обусловлено установленными нормами управленческого учета, предполагающими как можно более детальное раскрытие сведений о ПР, осуществляемых ответственными сотрудниками предприятия.

Однако, исходя из последних рекомендаций Минфина России, такие расходы разрешено оформлять в учете, используя только:

• отчет о бизнес-мероприятии;
• первичку.

Рассмотрим особенности составления данных документов подробнее.

Оформляем представительские расходы: отчет

Отчет о ПР может включать информацию:

• о цели проведения бизнес-мероприятия;
• фактическом количестве посетителей;
• фактических затратах фирмы в рамках мероприятия;
• первичке, подтверждающей затраты, отраженные в отчете.

Многие фирмы дополняют отчет еще одним документом — программой представительского мероприятия. При этом в письме ФНС России от 12.04.2007 № 20-12/034115 выражено мнение, согласно которому данную программу следует включать непосредственно в отчет. Но эта рекомендация не всегда применяется на практике, поскольку соответствующая программа может быть, во-первых, слишком объемной для объединения в один документ с отчетом, а во-вторых, по смыслу не вполне оптимально сочетаться с ним.

Рассмотрим, какой может быть структура программы делового мероприятия.

Программа мероприятия и образец ее заполнения в 2020 году

В документе могут отражаться:

• сведения о цели проведения бизнес-мероприятия;
• дата, место его проведения;
• сведения о количестве организаторов и гостей;
• перечни контрагентов фирмы, с которыми заключены (или планируется заключить) договоры на оказание услуг в рамках проведения мероприятий, в том числе тех, оплата по которым формирует ПР;
• сведения о лицах, ответственных за проведение официального мероприятия;
• сведения о конкретных этапах представительского мероприятия.

Ознакомиться с образцом программы представительского мероприятия вы можете на нашем сайте.

Скачать образец

Требования к первичке

Кроме отчета о ПР, а также дополняющей его во многих случаях программы, подтверждение соответствующих расходов осуществляется посредством различных первичных источников.

Их можно классифицировать на 2 основные категории:

• контрактные первичные документы (договоры, акты, счета — с контрагентами, оказывающими услуги в рамках проведения представительских мероприятий);
• внутренние учетные документы (такие как отчет о проведении делового мероприятия).

Все типы первички должны соответствовать общим требованиям, отраженным в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ, и содержать:

• наименование;
• дату составления документа;
• название фирмы;
• сведения об учитываемом хозяйственном факте;
• сведения о величине измерения соответствующего факта, единицах данного измерения;
• сведения о лицах, имеющих отношение к возникновению соответствующего факта, подписи данных лиц.

Первичка составляется в момент возникновения учитываемого хозяйственного факта либо в крайнем случае непосредственно после его возникновения (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Руководитель фирмы должен утвердить формы первички, используемой в организации, в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Итоги

Для того чтобы использовать представительские расходы в уменьшение налоговой базы, предприятие должно корректно их оформить. В этих целях финансовое ведомство РФ предписывает задействовать такие документы, как отчет о представительском мероприятии, а также первичную документацию, дополняющую его. Важнейшей частью данного отчета может быть программа проводимого мероприятия (однако она может быть оформлена и как отдельный документ).

Изучить иные полезные сведения о представительских расходах вы можете в статье «Составляем обоснование представительских расходов — образец».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Представительские расходы в целях налогообложения прибыли

В соответствии с пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ представительские расходы учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. В п. 2 ст. 264 НК РФ установлено, что к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание:

— представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;

— участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

По мнению Минфина России, к представительским расходам также могут быть отнесены расходы на проведение переговоров с физическими лицами, являющимися как фактическими, так и потенциальными клиентами организации (см. письмо Минфина России от 03.06.2013 N 03-03-06/2/20149).

Место проведения представительских мероприятий не имеет значения.

Кроме того, в п. 2 ст. 264 НК РФ приведен конкретный перечень представительских расходов, учитываемых при налогообложении прибыли. Это:

1) расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.

По мнению контролирующих органов, расходы на организацию встреч, проводимых в барах, кафе или ресторанах, не уменьшают базу по налогу на прибыль, поскольку носят неофициальный характер (см. письма УФНС России по г. Москве от 16.05.2006 N 20-12/41851, УФНС России по г. Москве от 23.12.2005 N 20-12/97007, Минфина России от 05.04.2005 N 03-03-01-04/1/157, от 01.12.2011 N 03-03-06/1/796). Минфин России разъяснил, что расходы на завтраки, обеды и ужины, если они не носят официального характера, должны оплачиваться представителями делегаций, прибывших на переговоры, за счет суточных, выплачиваемых при командировании сотрудников, либо за счет собственных средств. Вместе с тем, расходы по проведению встречи в баре (ресторане) признать при налогообложении прибыли можно, если она носит официальный характер, то есть расходы экономически оправданы (см. письма Минфина РФ от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675, от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26, УФНС России по г. Москве от 23.12.2005 N 20-12/95338). Существуют судебные решения с аналогичными выводами (см. постановления ФАС Московского округа от 12.09.2005 N КА-А40/8426-05, ФАС Северо-Кавказского округа от 11.02.2011 по делу N А32-8834/2010);

2) транспортное обеспечение доставки участников к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.

Расходы на проживание участников в гостинице, железнодорожные и авиационные билеты и визовое оформление не признаются представительскими и не уменьшают налогооблагаемую базу по прибыли. Такого мнения придерживаются контролирующие органы. К представительским расходам относится лишь оплата проезда прибывших приглашенных лиц к месту проведения официального мероприятия, например, от места нахождения принимающей организации или от гостиницы. См. письма Минфина России от 16.04.2007 N 03-03-06/1/235, от 05.04.2005 N 03-03-01-04/1/157, УФНС России по г. Москве от 12.04.2007 N 20-12/034115, от 14.07.2006 N 28-11/62271,от 11.11.2004 N 26-12/73173, от 06.12.2007 N 21-11/116748. При этом судебная практика складывается противоположным образом: расходы на гостиничное обслуживание и проезд членов официальных делегаций учитываются при налогообложении прибыли. Главное, чтобы из подтверждающих документов четко усматривалось, что приглашающая сторона берет эти расходы на себя, и они не могут быть учтены приглашенной стороной в качестве командировочных. См. постановления ФАС Поволжского округа от 31.08.2006 N А65-18519/2005-СА2-22, ФАС Северо-Западного округа от 23.09.2008 N А56-33426/2007, ФАС Западно-Сибирского округа от 01.03.2007 N Ф04-9370/2006(30552-А81-27), ФАС Московского округа от 26.04.2010 N КА-А40/3669-10 и от 09.06.2011 N Ф05-4758/11;

3) буфетное обслуживание во время переговоров.

Контролирующие органы и суды в большинстве случаев не возражают против включения затрат на покупку спиртных напитков (алкоголя) и табачных изделий для организации официального приема, проводимого в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, в состав представительских расходов. Но только в пределах, обусловленных обычаями делового оборота при проведении подобных мероприятий. Под обычаем понимается сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской или иной деятельности, не предусмотренное законодательством правило поведения, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе (ст. 5 ГК РФ). См. письма Минфина России от 16.08.2006 N 03-03-04/4/136, от 19.11.2004 N 03-03-01-04/2/30, от 09.06.2004 N 03-02-05/1/49, УМНС России по г. Москве от 27.09.2004 N 26-12/62972, постановления ФАС Поволжского округа от 15.01.2013 N Ф06-10003/12, ФАС Уральского округа от 10.11.2010 N Ф09-7088/10-С2, ФАС Центрального округа от 27.08.2009 N А48-2871/08-18 и др. В письме Минфина России от 21.10.2014 N 03-03-06/1/53004 по этому поводу сказано, что конкретный состав расходов на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) положениями НК РФ не регламентирован;

4) оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Таким образом, в ст. 264 НК РФ содержится закрытый перечень затрат, которые относятся к представительским. Иные виды расходов (на организацию развлечений и отдыха участников, оплату виз, профилактику или лечение заболеваний и др.) представительскими не считаются и налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшают.

Внимание

Для целей налогообложения прибыли представительские расходы являются нормируемыми.

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов при налогообложении в размере, не превышающем 4% от расходов организации на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. Затраты сверх указанного лимита в целях налогообложения не учитываются (п. 42 ст. 270 НК РФ).

См. также письмо Минфина России от 09.10.2012 N 03-03-06/1/535.

Если организация применяет метод начисления, то для расчета предельного размера представительских расходов надо учитывать начисленную сумму расходов на оплату труда (п. 4 ст. 272 НК РФ). Если организация определяет доходы и расходы кассовым методом, то расходы на оплату труда учитываются в размере погашения задолженности перед работниками по выплате заработной платы (пп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).

При расчете налоговой базы по налогу на прибыль доходы и расходы определяются нарастающим итогом с начала налогового периода (п. 7 ст. 274, ст. 315 НК РФ). Следовательно, в течение налогового периода сумма расходов на оплату труда, которая признается в целях налогообложения, будет увеличиваться. А значит, будет изменяться и лимит, в пределах которого представительские расходы могут быть учтены в целях налогообложения. Поэтому сверхнормативные представительские расходы, которые не были признаны организацией при исчислении налога на прибыль в одном отчетном периоде, могут быть учтены ею в последующих отчетных периодах текущего календарного года.

Поскольку главой 25 НК РФ не предусмотрено конкретного перечня и форм первичных документов, подтверждающих представительские расходы, любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере произведенных расходов, могут служить для их подтверждения в целях налогообложении прибыли. В частности, документом, подтверждающим обоснованность представительских расходов, может быть отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем организации. При этом все расходы, перечисленные в отчете о представительских расходах, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами (см. письмо Минфина России от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288). Аналогичное мнение приведено в письме ФНС России от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852: помимо первичных учетных документов, подтверждающих факт приобретения товаров, работ, услуг (в том числе прилагаемых к авансовому отчету), достаточно любого первичного документа, отвечающего критериям ст. 9 Закона N 402-ФЗ, из содержания которого следует, что данные приобретения использованы при проведении мероприятий, предусмотренных п. 2 ст. 264 НК РФ.

соответствующие услуги оказываются российскими образовательными учреждениями, получившими государстственную аккредитацию (имеющими соответствующую ли­цензию), либо иностранными образовательными учреждениями, имеющими соответствующий статус; подготовку (переподготовку) проходят работники на­-
логоплательщика, состоящие в штате, а для эксплуатирую-­
щих организаций, в соответствии с законодательством Рос­-
сийской Федерации отвечающих за поддержание квалифи­-
кации работников ядерных установок, работники этих уста­-
новок; программа подготовки (переподготовки) способствует по­вышению квалификации и более эффективному использованию подготавливаемого или нереподготавливаемого специалиста в этой организации В рамках деятельности налогоплательщика.

10) расходы на канцелярские товары, на почтовые, теле­фонные, телеграфные и другие подобные услуги;

11) расходы на рекламу производимых и реализуемых то­варов:

расходы на рекламные мероприятия через средства массовой информации и телекоммуникационные сети; расходы на световую и иную наружную рекламу, вклю­чая изготовление рекламных стендов и рекламных щитов; расходы на участие в выставках, ярмарках, экспозици­ях, на оформление витрин, выставок-продаж, комнат образ­цов и демонстрационных залов, изготовление рекламных бро­шюр и каталогов, содержащих информацию о работах и ус­лугах, выполняемых и оказываемых организацией, и (или) о самой организации, на уценку товаров, полностью или час­тично потерявших свои первоначальные качества при экспо­нировании.

Расходы на иные виды рекламы, осуществляемые в тече­ние отчетного (налогового) периода, для целей налогообложе­ния признаются в размере, не превышающем 1% выручки от реализации;

12) представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организа­ций, участвующих в переговорах в целях установления и под­держания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания советов директоров (правления) или иного ру­ководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприя­тия) для указанных лиц, а также официальных лиц организа­ции-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транс­портное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и(или) заседания руководя­щего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время про­ведения представительских мероприятий.

Не относятся к представительским расходам расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лече­ния заболеваний.

Представительские расходы в течение отчетного (налого­вого) периода включаются в состав прочих расходов в разме­ре, не превышающем 4% расходов налогоплательщика на оп­лату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Кроме перечисленных к прочим расходам, связаннымс производством и (или) реализацией, относятся и другие затраты, перечисленные в ст. 264 НК РФ.

Согласно ст. 318 НК РФ расходы организации подразделя­ются на прямые и косвенные. С учётом изменений, внесен­ных в ст. 318 НК РФ Законом № 57, к прямым расходам отно­сятся: материальные затраты, расходы на оплату труда персо­нала, участвовавшего в процессе производства товаров, вы­полнения работ, оказания услуг, а также суммы единого со­циального налога, начисленного на указанные суммы расхо­дов на оплату труда; суммы начисленной амортизации по ос­новным средствам, используемым при производстве товаров, работ, услуг. К косвенным расходам относятся все иные сум­мы расходов, за исключением внереализационных расходов, осуществляемых налогоплательщиком в течение отчетного (на­логового) периода.

До внесения изменений Законом № 57-ФЗ в главу 25 НК РФ п. 2 ст. 318 устанавливал, что сумма косвенных расходов на производство и реализацию, осуществленных в отчетном (налоговом) периоде, в полном объеме относится на умень­шение доходов от производства и реализации данного отчет­ного (налогового) периода.

Сумма прямых расходов, осуществленных в отчетном (на­логовом) периоде, также уменьшала доходы от реализации от­четного (налогового) периода, за исключением сумм прямых расходов, распределяемых на остатки незавершенного произ­водства, готовой продукции на складе и отгруженной, но не реализованной в отчетном (налоговом) периоде, продукции.

Таким образом, если у организации, применяющей метод начисления, в отчетном периоде не было реализации, то кос­венные расходы вообще могут быть не признаны для целей обложения налогом на прибыль. Для признания таких расхо­дов необходимо было дожидаться периода, в котором появят­ся доходы от реализации.

После внесения в главу 25 НК РФ изменений, распростра­няющихся на правоотношения, возникшие с 1 января 2002 г., такой проблемы у налогоплательщиков нет. Теперь как пря­мые, так и косвенные расходы относятся к расходам текуще­го отчетного (налогового) периода, следовательно, налогопла­тельщику не нужно исключать прямые или косвенные расхо­ды из расчета налоговой базы при отсутствии в отчетном (на­логовом) периоде доходов от реализации.

В состав внереализационных расходов, не связанных с производством и реализацией, включаются обоснованные затраты на осуществление деятельности, непосредственно не связанной с производством и(или) реализацией.

Перечень таких расходов приведен в ст. 265 НК РФ. Этот перечень открытый. Кодекс предоставляет налогоплательщи­ку включить в состав внереализационных и другие обосно­ванные расходы.

К внереализационным расходам, в частности, относятся:

1) расходы на содержание переданного по договору арен­ды (лизинга) имущества (включая амортизацию по этому иму­ществу);

2) расходы в виде процентов по долговым обязательствам любого вида, в том числе процентов, начисленных по ценным бумагам и иным обязательствам, выпущенным (эмитирован­ным) налогоплательщиком. Под долговыми обязательствами понимаются кредиты, товарные и коммерческие кредиты, займы, банковские вклады, банковские счета или иные заим­ствования независимо от формы их оформления. При этом проценты, начисленные по долговым обязательствам любого вида признаются в целях налогообложения в размерах, суще­ственно не отклоняющихся от среднего уровня процентов по обязательствам, выданным в том же квартале (месяце) на со­поставимых условиях. К сопоставимым условиям относятся валюта, сроки, обеспечение. Существенным отклонением счи­тается отклонение более чем на 20% в сторону повышения или понижения от среднего уровня процентов, начисленных по аналогичным долговым обязательствам, выданным в том же квартале на сопоставимых условиях. Если долговые обя­зательства отсутствовали в течение квартала, предельная ве­личина процентов, признаваемых расходами, принимается равной ставке рефинансирования ЦБ РФ, увеличенной в 1,1 раза — по рублевым обязательствам, и равной 15% — по дол­говым обязательствам в валюте. Российская организация-на­логоплательщик может иметь непогашенную задолженность перед иностранной организацией, прямо или косвенно вла­деющей более 20% уставного (складочного) капитала. Такая задолженность называется контролируемой. Если размер не­погашенной контролируемой задолженности у российского налогоплательщика более чем в три раза превышает разницу между его активами и величиной обязательств на последний день отчетного (налогового) периода, предельный размер про­центов, подлежащий включению в расходы, определяется по алгоритму: налогоплательщик исчисляет коэффициент капи­тализации на последнюю отчетную дату соответствующего отчетного (налогового) периода путем деления контролируемой задолженности на величинукапитала и делением результата на три. А затем исчисляет предельную величину процентов по контролируемой задол­женности, признаваемых расходами, путем деления суммы процентов, начисленных в каждом отчетном (налоговом) пе­риоде на коэффициент капитализации;

3) расходы на организацию выпуска собственных ценных бумаг, в частности на организацию проспекта эмиссии цен­ных бумаг, изготовление или приобретение бланков, регист­рацию ценных бумаг, расходы, связанные с обслуживанием собственных ценных бумаг, в том числе расходы на услуги реестродержателя, депозитария, платежного агента по про­центным (дивидендным) платежам, расходы, связанные с ве­дением реестра, предоставлением информации акционерам в соответствии с законодательством Российской Федерации;

4) расходы, связанные с обслуживанием приобретенных
налогоплательщиком ценных бумаг, в том числе оплата услуг
реестродержателя, депозитария, расходы, связанные с полу­-
чением информации в соответствии с законодательством
Российской Федерации;

5) расходы в виде суммовой и отрицательной курсовой разниц. Отрицательной курсовой разницей признается кур­совая разница, возникающая при уценке имущества в виде валютных ценностей и требований, выраженных в иностран­ной валюте, или при дооценке выраженных в иностранной валюте обязательств. Суммовая разница возникает, если сум­ма обязательств и требований, исчисленная по установленно­му соглашением сторон курсу условных денежных единиц на дату реализации (оприходования) товаров (работ, услуг), иму­щественных прав, не соответствует фактически поступившей (уплаченной) сумме в рублях;

Документальное оформление представительских мероприятий

Правильному документальному оформлению расходов на представительские мероприятия следует уделять особое внимание, так как от этого напрямую зависит признание либо непризнание контролирующими органами понесенных организацией затрат в налоговом учете.

С точки зрения бухгалтерского и налогового учета при проведении представительского мероприятия организация должна иметь следующие документы:

– положение по приему представителей делегаций и (или) отдельных лиц и учету расходов на представительские мероприятия (см. образец 1 на с. 69). Данный документ может составляться, если прием делегаций носит систематический характер;

– приказ руководителя организации о приеме представителей делегации и (или) отдельных лиц (см. образец 2 на с. 70);

– программу пребывания представителей делегации и (или) отдельных лиц (см. образец 3 на с. 71);

– смету расходов на прием и обслуживание представителей делегации и (или) отдельных лиц (см. образец 4 на с. 72);

– отчет об использованных денежных средствах на прием представителей иностранной делегации и (или) отдельных лиц (см. образец 5 на с. 73).

Справочно: действующим законодательством не утверждены формы документов, которые должны быть составлены в отношении представительских расходов, поэтому они могут иметь произвольный вид, но содержать обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности», к таковым относят:

– наименование документа, дату его составления;

– наименование организации;

– содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;

– должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

Помимо обязательных сведений форма документа может содержать иные сведения;

– прочие документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции.

Рассмотрим на практических примерах алгоритм формирования документов, подтверждающих обоснованность отражения представительских расходов |*|).

* Дополнительный материал о представительских расходах на прием иностранных и белорусских партнеров доступен для подписчиков электронного «ГБ»

Шаг 1. Формирование положения по приему представителей делегаций и (или) отдельных лиц и учету расходов на представительские мероприятия.

Шаг 2. Подготовка приказа руководителя по организации приема делегации.

Решение о целесообразности проведения приема представителей делегации и (или) отдельных лиц оформляется приказом руководителя организации.

Шаг 3. Составление программы и сметы расходов по приему делегации.

В программе приема представителей делегации и (или) отдельных лиц приводится расписание по датам и часам графика их пребывания в стране прибытия, с указанием проводимых мероприятий. Подготовленная программа представляется руководителю организации на рассмотрение и утверждение. После утверждения руководителем организации программа распечатывается на русском (белорусском) языке и на языке принимаемой стороны и вручается всем членам делегации в начале их визита.

Шаг 4. Подготовка отчета по приему делегации.

После окончания приема и обслуживания делегации ответственные лица, на которых были возложены обязанности по составлению отчета о проведенных мероприятиях, обязаны не позднее сроков, определенных в приказе, составить отчет об использовании средств на прием делегации. Предлагаемый вариант отчета может иметь следующий вид:

Рассмотрим на практическом примере отражение расходов на официальный прием и обслуживание представительского мероприятия.

Пример. Использование корпоративной карточки для приема делегации

С целью расчета за услуги гостиницы по бронированию и проживанию представителей иностранной делегации, приглашенных производственной организацией в представительских целях, работнику организации (лицу, ответственному за прием иностранной делегаций) выдана корпоративная дебетовая карта, на которую предварительно было зачислено с расчетного счета 13 000 000 руб.

Данным лицом произведена оплата услуг гостиницы на общую сумму с НДС 10 560 000, в т.ч. НДС (20 %) – 1 760 000 руб.

В учете должно быть отражено (см. табл. 1):