Куперс

Приказ по личному составу

Все приказы по личному составу относятся к кадровому делопроизводству. Эти распорядительные документы позволяют руководству организации оперативно и своевременно управлять подчиненными.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа по личному составу .docСкачать образец приказа по личному составу .doc

По каким причинам создаются приказы по личному составу

Данные приказы могут касаться любых действий и обстоятельств, связанных с сотрудниками предприятия. Составляются они по самым разным поводам:

• при приеме на работу и увольнении сотрудников;
• при наложении дисциплинарных взысканий;
• при награждениях и поощрениях;
• при переводе на другую должность и т.д.

Срок действия документа

Каждый приказ по личному составу имеет строго определенный период действия, который начинается либо с даты официального выпуска документа, либо с того дня, который указан в его тексте.

Окончание приказа может быть связано с одним из нескольких основных факторов: его исполнением, истечением срока действия, отменой, а также вступлением в силу локальных нормативных актов, разделов трудовых или коллективных договоров, норм закона, которые существенно изменяют условия того или иного распоряжения директора фирмы.

Кто пишет приказ

Обычно функция по составлению кадровых приказов ложится на плечи специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или секретаря организации (в зависимости от того в чьи должностные обязанности она вписана). В любом случае, это должен быть человек, хорошо знакомый с Трудовым и Гражданским законодательством РФ.

После составления приказ по личному составу должен быть в обязательном порядке передан по подпись руководителю предприятия, поскольку он формируется всегда от его лица.

Если на предприятии действует профсоюзная ячейка, ее представитель должен также ознакомиться с документом до его выпуска (во избежание вольного или невольного нарушения прав трудящихся).

Основание для приказа

Обоснование и основание для приказа – необходимая часть написания данного вида распорядительной документации. Без оных, приказ не может быть признан документом, имеющим юридическую силу.

К основанию относятся любые документы (личные заявления сотрудников, служебные и докладные записки руководителей структурных подразделений и т.д.), пункты из трудовых и коллективных договоров, а также нормы законодательства РФ.
В качестве обоснования можно привести доводы, являющиеся объективным объяснением создания того или иного распоряжения (обоснование всегда пишется после слов «В связи с…»).

Правила составления документа

С 2013 года унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов отменены, так что любые приказы теперь могут составляться в произвольной форме или по шаблону, разработанному и утвержденному в компании.

Некоторые представители предприятий предпочитают по старинке пользоваться ранее обязательными к применению образцами приказов, что, в общем, понятно – они удобны, включают в себя всю нужную информацию и не нужно думать над формой и содержанием документа.

При этом, вне зависимости от того, какой способ формирования приказа выбирается, необходимо, чтобы приказ по своей структуре соответствовал определенным параметрам делопроизводства, а по тексту – правилам русского языка.

Кроме того, приказ должен содержать перечень обязательных сведений. К ним относятся:

• название документа;
• его номер и дата составления;
• наименование организации, в которой он издается.

Далее идет основная часть:

• суть распоряжения, с указанием конкретных работников, которых оно касается;
• дата, с которой данный приказ вступает в законную силу;
• обоснование для его формирования, т.е. словами описать конкретную причину или обстоятельства;
• основание (здесь указывается ссылка на статью закона или на внутренний документ – акт, служебную или докладную записку).

В завершение в приказе при необходимости следует обозначить ответственных за его исполнение сотрудников (это может быть любой работник предприятия или сам директор).

Как оформить бланк

Оформление приказа по личному составу, также, как и его содержание, целиком и полностью отдается на откуп представителям предприятий и организаций. Документ можно писать на чистом листе любого удобного формата или на фирменном бланке компании, причем как от руки (но только шариковой ручкой), так и на компьютере.

После того, как текст будет сформулирован, распоряжение нужно отдать на подпись директору или уполномоченному действовать от его имени сотруднику (при этом подпись должны быть только «живой» — использование факсимильных, т.е. отпечатанных каким-либо методом, автографов недопустимо).

Также с приказом под роспись должны быть ознакомлены ответственные за его исполнение лица и те работники организации, которых он касается напрямую.

Удостоверять бланк при помощи различного рода клише (т.е. печатей и штампов) на сегодняшний день не обязательно – эту норму нужно выполнять, только если она прописана во внутренних нормативно-правовых бумагах фирмы.

Приказ всегда делается в одном экземпляре, но если надо, можно сделать его дополнительные копии (которые также следует заверить определенным образом).
Сформированный приказ должен быть зарегистрирован во внутреннем журнале учета документов.

Внесение изменений в приказ

После того, как приказ, касающийся работников предприятия, официально издается, вносить в него какие-то правки и коррективы нельзя.

При необходимости изменить условия того или иного действующего распоряжения, следует для начала его отметить, а затем издать новый приказ.

В каком порядке хранятся приказы по личному составу

Данные виды приказов всегда должны содержаться в строго определенном порядке, в отдельном, закрытом для доступа посторонних лиц месте, недалеко от личных дел работников. Приказы по личному составу также связываются в отдельные дела, в зависимости от их назначения и сроков хранения, при этом период хранения определяется либо нормами законодательства, либо локальными нормативно-правовыми актами компании (но не менее пяти лет).

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Обновление: 19 октября 2017 г.

Кадровая документация представляет собой обширный комплекс приказов, форм, заявлений и иных документов. Для того, чтобы свободно ориентироваться в этом изобилии, нужна унифицированная система классификации и нумерации. В данной статье рассмотрим, по каким принципам производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве.

Для чего нужна нумерация

Если в маленьких фирмах приказы выносятся не так часто и кадровой документации не так много, то на крупных предприятиях с численностью персонала более 100 человек такие документы могут оформляться по несколько штук в день. Нумерация в данном случае решает проблемы:

• поиска необходимого приказа;
• установления взаимосвязей между несколькими приказами (например, о сокращении штата и увольнении конкретного сотрудника);
• организации хранения документации;
• систематизации приказов по содержанию.

Приказы имеют разные сроки хранения, которые зависят от категории документа. Так, документы по личному составу, отражающие важные факты трудовой жизни работника, хранятся:

• 75 лет – вынесенные до 2003 года;
• 50 лет – с начала 2003 года.

Приказы, связанные с отпусками, командировками и иными подобными фактами, хранятся 5 лет.

Так, нумерация может служить для обозначения срока хранения документа.

Основные принципы нумерации

Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве нигде не закреплены. Организация вправе сама определить, по каким принципам производить нумерацию. Однако существует общепринятый порядок, которым руководствуется большинство предприятий.

Номер приказа, как правило, состоит из цифр – порядкового номера приказа и буквенного кода – индекса, означающего разновидность документа и(или) срок его хранения. Индекс добавляется к цифрам через слеш, дефис или иной символ.

Примерами индексов могут служить:

• «лс» — приказы по личному составу;
• «п» — о приеме на работу;
• «у» — о расторжении трудового договора;
• «к» — о назначении командировки и т.д.

Приказы, касающиеся основной деятельности предприятия, обычно нумеруются при помощи только цифр, индексы не используются, однако организация может использовать и буквенный код, и никто не может ей это запретить.

Присвоение приказам номеров осуществляется в хронологическом порядке начиная с цифры 1. Каждый год нумерация начинается с начала. Исключение составляют образовательные учреждения и учреждения культуры – в них началом года в целях делопроизводства является 1 сентября. Такая нумерация упрощает решение вопросов, связанных с поиском и хранением приказов.

Принятый в организации порядок нумерации приказов должен быть закреплен в положении о кадровом делопроизводстве или в приказе руководителя о введении соответствующего порядка.

Регистрация приказов

Еще один способ систематизации приказов – их регистрация. И хотя такая обязанность также не предусмотрена законодателем, ведение журналов регистрации приказов приносит ощутимую пользу в этом деле.

Как правило, регистрация приказов по личному составу и касающихся основной деятельности осуществляется в разных журналах. Это связано и с разными сроками хранения документов, и с их назначением. Нумерация их также ведется отдельно.

Журнал (или книга) регистрации приказов с индексом «лс» представляет собой таблицу, в которую заносятся следующие данные:

• номер приказа (с индексом);
• дата его издания;
• Ф.И.О. работника, в отношении которого издан приказ;
• структурное подразделение, в котором он числится;
• должность;
• табельный номер;
• реквизиты трудового договора;
• суть приказа – кратко;
• расписка в ознакомлении с приказом или получении его копии.

В журнале приказов, касающихся основной деятельности, следует указать:

• дату исполнения приказа;
• ответственных лиц и их подписи.

Если стало известно, что отдельные положения приказа являются неточными, неисполнимыми или неактуальными, появляется необходимость внести в документ соответствующие изменения.

Внесение исправлений непосредственно в приказ недопустимо. Для того, чтобы исправить ошибку, дополнить документ или признать определенный пункт недействительным, издается еще один приказ, в котором указываются:

• реквизиты изменяемого приказа;
• суть и основания изменений;
• действия, которые необходимо совершить в связи с изменением приказа;
• лица, ответственные за исполнение нового приказа.

Изменяющий документ нумеруется и регистрируется в соответствии с установленным порядком.

Оформление приказа

Чем руководствуемся

Приказы содержат реквизиты, состав и порядок оформления которых определен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Обращаю ваше внимание, что с 1 июля 2017 г. начнет действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который заменит прежний ГОСТ Р 6.30-2003.

В соответствии с Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» стандартизация в России основывается на принципе добровольности применения документов по стандартизации (если это не касается оборонной продукции). Поэтому при разработке Инструкции по делопроизводству за основу оформления реквизитов мы имеем право (но не обязаны) взять госстандарт, и нам не запрещается уточнять и дополнять его требования.

В настоящей статье далее будем рассматривать правила оформления реквизитов уже с учетом нового ГОСТ, а также рекомендаций «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утв. Росархивом).

Внимание, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 изменились номера реквизитов, используемых в приказах, но принципиальных изменений в их оформлении не произошло, а на имеющиеся детали мы обратим ваше внимание.

Далее в примерах настоящей статьи для обозначения реквизитов документов мы будем использовать нумерацию, введенную новым ГОСТ Р 7.0.97-2016. Правила оформления приказов и распоряжений едины (далее в тексте для упрощения будем упоминать только приказ).

Бланк приказа

Бланк конкретного вида документа включает реквизиты:

• 01 «герб», либо 02 «эмблему», либо 03 «товарный знак (знак обслуживания)», если организация имеет право использовать что-то из этого списка;
• 05 «наименование организации – автора документа». Под полным наименованием организации ниже в скобках может указываться сокращенное наименование (строго в соответствии с учредительными документами). См. Пример 2.
  Если автор документа имеет вышестоящую организацию, то она указывается (полно или сокращенно) над ним (Пример 2).
  Если приказ издается руководителем подразделения (например, филиала), то его наименование указывается ниже наименования организации-автора – реквизит 06 (Пример 1);
• 09 «наименование вида документа» – в нашем случае «ПРИКАЗ»;
• 13 «место составления (издания) документа» и
• при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10 «дата» и 11 «регистрационный номер», а также 17 «заголовок к тексту».

Пример 1

Бланк приказа с угловым расположением реквизитов

СвернутьПоказатьПример 2

Бланк приказа с продольным расположением реквизитов (образец из ГОСТ Р 7.0.97-2016)

СвернутьПоказать

Правила оформления бланков установлены разделом 6 нового ГОСТ. Он допускает их изготовление на листах формата А4 (210×297 мм) и менее. Но для приказов нужно использовать А4 формат. По поводу полей ГОСТ говорит следующее:

Фрагмент документа СвернутьПоказать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Раздел 6 «Бланки документов»

…Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм…

Реквизиты приказа, оформляемые на бланке

Реквизит 10 «дата документа» содержит дату подписания приказа. Она записывается в последовательности день месяца + месяц + год одним из двух способов: цифровым или буквенно-цифровым. Например, «05.05.2017» или «051 мая 2017 г.». В Инструкции по делопроизводству организации стоит выбрать один из них.

Реквизит 11 «регистрационный номер документа» оформляется на той же строке, что и дата. Лучше, чтобы он содержал индекс принадлежности приказа к определенному документопотоку (как минимум с привязкой к сроку хранения) и порядковый номер внутри него в течение года.

Правила классификации и нумерации приказов см. в статьях «Организация издания приказов» и «Опыт маршрутизации движения приказов»

Реквизит 14 «гриф ограничения доступа к документу» указывается, если приказ содержит сведения ограниченного распространения. На первом листе в правом верхнем углу проставляется соответствующий гриф и номер экземпляра (например: «секретно», «конфиденциально», «для служебного пользования» или «ДСП»). См. Пример 3.

Пример 3

Оформление приказа с приложениями

СвернутьПоказать

Реквизит 17 «заголовок к тексту» – это краткое содержание документа. Он формулируется с предлогом «о» («об») и отвечает на вопрос «о чем?»:

• приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
• приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания и т.д.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева сразу от границы левого поля2.

Он пишется обычным шрифтом (не «жирным») без точки в конце.

В заголовки приказов по личному составу часто включаются:

• наименование действия и
• инициалы с фамилией работника (работников), в отношении которых это действие осуществляется, например:
  • «О переводе И.О. Бесфамильного»,
  • «О дисциплинарной ответственности П.Е. Петрушина»,
  • «Об увольнении К.С. Косачева и Р.П. Писарева».
    Более четырех работников принято указывать в заголовке обобщенно, например, «О поощрении работников дирекции по управлению персоналом».

Реквизит 18 «текст документа» отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля. Раньше существовала рекомендация печатать его с использованием 1,5 межстрочного интервала для облегчения прочтения, но в новый ГОСТ она не вошла. На своем предприятии мы сложившуюся практику менять не будем.

При этом иные реквизиты, состоящие из нескольких строк (заголовок к тексту, должность в подписи и иные), всегда печатались через 1 межстрочный интервал.

Процитируем ту часть ГОСТ Р 7.0.97-2016, которая регулирует оформление текста в приказах:

Фрагмент документа СвернутьПоказать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

5.18. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

• наименование документа, наименование организации – автора… дата… регистрационный номер… заголовок к тексту или наименование вида документа;
• наименование организации или должность лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»)…

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»)…

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии…

А мы еще добавим, что в тексте приказа перед Фамилией И.О. следует указывать должность работника, т.к. на работе (особенно в крупных организациях) люди прежде всего идентифицируются по должности и профессии, а уже во вторую очередь по персоналиям.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный вашей организацией, то в констатирующей части дается ссылка на него. При этом могут быть использованы такие формулировки, как «На основании…», «Во исполнение…», «В соответствии с…» (как в Примере 3).

Если приказ издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа. В данном случае могут быть использованы такие формулировки, как «С целью…», «В ­связи…» (см. Пример 4).

Пример 4

Оформление распоряжения с приложением

СвернутьПоказать

Если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

Завершается она словом: «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое оформляется на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами (раньше еще существовала практика печатать его вразрядку и жирным шрифтом, сейчас она встречается реже).

Констатирующая часть распоряжения завершается словом: «ПОРУЧАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:», которое оформляется аналогично.

Распорядительная часть текста приказа делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Грамотно сформулированное поручение должно содержать:

• указание конкретного действия, которое нужно выполнить, выраженное глаголом в неопределенной форме;
• один или несколько исполнителей (если их несколько, то отмечается, кто из них является ответственным). Обычно в качестве исполнителя указывается конкретное должностное лицо (или лица), реже – структурное подразделение (тогда за надлежащее выполнение поручения отвечает его руководитель);
• срок исполнения.

Как правило, исполнитель поручения и срок исполнения вписываются в тот же абзац, где дается само распоряжение3 (Пример 5). Но мы стали их переносить на отдельные строки, чтобы данная информация лучше выделялась и легче подгружалась в СЭД (Пример 6).

Пример 5 СвернутьПоказать

7.2. Старшему специалисту отдела кадров Федорову К.М. внести дополнения в Правила внутреннего трудового распорядка о запрете курения на территории Общества кроме как в специально отведенных для этого местах. Срок – 31.10.2017.

Пример 6 СвернутьПоказать

7.2. Внести дополнения в Правила внутреннего трудового распорядка о запрете курения на территории Общества кроме как в специально отведенных для этого местах.

Ответственный: старший специалист отдела кадров Федоров К.М.

Срок: 31.10.2017.

Срок исполнения лучше указывать просто датой без предлогов, смысл которых (как показала практика) разные люди могут толковать по-разному. Т.е. не надо писать «Старшему специалисту… внести… до 31.05.2017» или «к 31.05.2017». С точки зрения русского языка такая формулировка означает, что поручение должно быть выполнено до 31 мая, т.е. по 30 мая включительно. Но большинство думает иначе. Поэтому формулировать надо четко, да еще желательно объяснить смысл используемых текстовых конструкций в Инструкции по делопроизводству, чтобы, встретив удивленный взгляд, вам было чем парировать.

Формулировки, показанные в Примерах 5 и 6, однозначно требуют, чтобы поручение было выполнено до конца рабочего дня 31 мая 2017 года.

Срок исполнения в пунктах распорядительной части приказов не указывается в случаях, если предписываемые действия носят регулярный или нормативный характер (т.е. их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа).

В случае необходимости отдельным пунктом в конце приказа перечисляются ранее изданные документы (приказы, распоряжения) или их части, которые данным приказом отменяются, изменяются или дополняются (см. пункт 3 приказа из Примера 3).

Специальный пункт о контроле исполнения оформляется в распорядительной части текста последним. Архаичные обороты типа «Контроль исполнения приказа оставляю за собой» мы не применяем. Только если руководитель, подписавший приказ, делегирует свое право контроля его исполнения другому должностному лицу, оно указывается (см. пункт 4 приказа из Примера 3).

Реквизитом 19 «отметка о приложении» считается (см. две отметки «19» в Примере 3):

• и упоминание о существовании приложения в тексте приказа,
• и отметка на самом приложении в верхнем правом углу со ссылкой на «материнский» документ.

Посмотрим, что еще говорит новый ГОСТ об оформлении этой отметки в приказах:

Фрагмент документа СвернутьПоказать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

5.19. …В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

• в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: …(приложение) или… (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: …(приложение № 2);
• на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утвержденный данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Таким образом, разработчики нового ГОСТ урегулировали давнее недоразумение, согласно которому на приложении, утвержденном распорядительным документом (если дословно читать ГОСТ Р 6.30-2003), надо было оформлять и отметку о приложении, и гриф утверждения, дублируя в них сведения о «материнском» документе. Поэтому на практике обычно оформляли какой-то один из этих реквизитов. Теперь будем оформлять их симбиоз (см. «19» в Примере 3), в нем есть смысл, когда надо указать номер приложения (сравните отметки «19» в Примерах 3 и 4).

Новый ГОСТ допускает как присутствие, так и отсутствие знака «№» при указании приложения в тексте приказа и «в шапке» приложения. Потому организации лучше выбрать для себя какой-то один вариант, чтобы документы выглядели аккуратнее.

Реквизитом 21 «виза» оформляется внутреннее согласование документа. Обратите внимание: наличие визы не обязательно означает согласие этого лица с проектом документа (см. «!» в Примерах 8, 9 и ;10).

Пример 7

Виза согласования проекта в случае его одобрения

СвернутьПоказать Пример 8

Виза согласования проекта при наличии замечаний к нему

СвернутьПоказать

Визы оформляют:

• ниже реквизита «подпись» на последнем листе приказа либо на его обороте;
• на отдельном листе согласования, оформляемом на бумаге (Пример 9). Если же процедура согласования проекта документа проходит в СЭД, то его результаты распечатываются потом в виде отчета (Пример 10).

Пример 9

Лист согласования проекта приказа на бумажном носителе

СвернутьПоказать Пример 10

Отчет о результатах согласования проекта приказа в СЭД

СвернутьПоказать

Реквизит 22 «подпись» включает наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (сначала инициалы, потом фамилия) – см. Примеры 3 и 4.

Чем больше сведений об авторе документа содержится в бланке (так называемой «шапке»), тем меньше их остается в реквизите «подпись». В приказах вверху как минимум приводится наименование организации, тогда его дублировать в должности подписи не надо (мы не напишем там «Генеральный директор ПАО «Медведица»»). Если же приказ оформляется на бланке должностного лица, то его должность в реквизите «подпись» испаряется совсем, остается только росчерк и его расшифровка.

Печатью подпись на приказе / распоряжении не заверяется.

См. статью «Оформление реквизита «подпись»», учитывающую требования нового ГОСТ Р 7.0.97-2016

Реквизит 25 «отметка об исполнителе» включает фамилию, имя и отчество исполнителя полностью, номер его телефона (внутренний или полный). Она может дополняться наименованием должности, структурным подразделением и электронным адресом исполнителя.

Оформляется обычно на последнем листе документа от границы левого поля ближе к нижнему полю документа, чтобы выше поместились подпись и визы согласования (см. Примеры 3 и 4). Если на лицевой стороне последнего листа для этого не осталось места, то исполнителя можно указать и на его обороте внизу слева.

Наличие такой отметки избавляет подписанта от лишнего общения, большая часть вопросов по документу при их возникновении будет задана исполнителю, подготовившему проект. Новый ГОСТ правильно рекомендует указывать его имя и отчество полностью (в отличие от предыдущего ГОСТ Р 6.30-2003) – так сразу становится ясно, как обращаться к человеку.

См. статью «Организация издания приказов» См. статью «Опыт маршрутизации движения приказов» См. новость «Новый ГОСТ на организационно-распорядительную документацию» с адресом в Интернет, по которому можно ознакомиться с текстом нового ГОСТ

Сноски

СвернутьПоказать

1. Новый ГОСТ рекомендует писать «5 мая 2017 г.», но добавление нуля перед однозначным числом дня дополнительно защищает дату от вероятности быть исправленной потом на 15 или 25 число. Вернуться назад

2. Новый ГОСТ делает оговорку, что в приказах органов власти заголовок к тексту может оформляться посередине листа и центрироваться относительно самой длинной строки. Вернуться назад

3. В Примере 4 ответственный и срок исполнения указаны для всех поручений пункта 2 текста. Вернуться назад

Бесплатно 1 номер журнала

Образец приказа:

Приказ по основной деятельности. Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы.

Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом фирмы).

К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.

Подготовка приказа включает:

• Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений
• Подготовка проекта приказа
• Согласование проекта со специалистами
• Подписание приказа руководителем

Подготовку приказа осуществляет специалист фирмы по поручению руководства.

Приказ оформляется на общем бланке или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее).

📌 Реклама Отключить

Приказ включает такие реквизиты, как:

• Наименование вида документа – ПРИКАЗ
• Дата (датой приказа является дата его подписания)
• Номер (порядковый номер, например № 1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года)
• Заголовок (отвечает на вопрос «О чем?» , например «О реорганизации фирмы»)
• Текст

Текст приказа состоит из двух частей. В первой, констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием являются нормативные документы государственных органов, решения Совета директоров и общих собраний акционеров либо производственная необходимость. Если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают.

Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут :

• «кому» (наименование должности, фамилия, инициалы)
• «что сделать» (указывают конкретную работу)
• «в какие сроки»

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа. 📌 Реклама Отключить

Приказ может отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.

• Визы (приказ согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами)
• Подпись (приказ подписывается директором или его заместителями, которым предоставлено такое право)
• Отметка об исполнителе

Приказ вступает в силу с момента подписания. Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников с приказом. При необходимости подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для работы. Первый экземпляр приказа подшивается в дело с приказами по основной деятельности.
Открытое акционерное общество
«АБСОЛЮТ» П Р И К А З
20.05.2001 № 23 __

Об образовании юридической

службы

В целях улучшения организационно-правового обеспечения деятельности фирмы, защиты ее интересов и оказания специалистам фирмы соответствующей консультационной помощи по юридическим вопросам, возникающим в процессе их основной работы

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Помощнику генерального директора фирмы по коммерческим вопросам Борисову Е.И. образовать юридическую службу к 01.06.2001 в составе:

• Главного юрисконсульта – 1 штатная единица
• Юрисконсульта по финансово-хозяйственным вопросам –1 штатная единица
• Юрисконсульта по работе с персоналом – 0,5 штатной единицы

2. Главному юрисконсульту Степанову А.К. разработать и представить на утверждение директору фирмы проект Положения о юридической службе к 10.07.2001.

Генеральный директор В.С.Семенов

Визы:

Главный бухгалтер

Помощник генерального директора

по коммерческим вопросам

Главный юрисконсульт

Антонова 265 76 88

Указание – распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений и т.п. 📌 Реклама Отключить

Указание оформляется на общем бланке или бланке указания (если он был спроектирован ранее). Указание подписывает руководитель фирмы или его заместители в пределах компетенции.

Указания оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.

• Наименование вида документа – УКАЗАНИЕ
• Распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ»

Образец указания:

Открытое акционерное общество
«АБСОЛЮТ» УКАЗАНИЕ
_______________№______________

О введении в эксплуатацию

автоматизированной системы

документационного обеспечения

управления

На основании акта приема-сдачи работ от 15.05.2001 № 15 «О завершении экспериментальной проверки комплексов задач автоматизированной системы документационного обеспечения (АСДО)»

ПРЕДЛАГАЮ:

1. Руководителю службы документационного обеспечения фирмы Сергеевой О.Л. обеспечить ввод в эксплуатацию системы в функциональных службах фирмы к 01.06.2001.

2. Руководителям и специалистам служб ознакомиться с Инструкцией пользователям системы.

3. Руководителям отдела информации Фокину И.Н. провести обучение пользователей не позднее 10.06.2001.

Генеральный директор В.С.Семенов

Визы:

Руководитель службы ДОУ

В.Н.Кораблева

Смирнова 233 45 80

Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности фирмы 📌 Реклама Отключить

Распоряжение оформляется на общем бланке или бланке распоряжения (если он был спроектирован ранее). Подписывается распоряжением директором или его заместителями.

Распоряжение оформляются аналогично приказу. Отличия заключаются в следующем.

• Наименование вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ
• Распорядительная часть начинается со слова «ОБЯЗЫВАЮ»

Образец распоряжения:

Приказы

Очистить

Приказ представляет собой акт, составляемый руководителем компании или подразделения. Составляется для быстрого решения основных и текущих задач. Является документом, наделенным юридической силой. На его основании функционирует организация.

Разновидности приказов

Всего существует 3 вида актов, подразделяемых на группы в зависимости от предмета и целей составления:

• Решение организационных вопросов. К примеру, приказ может касаться ликвидации/реорганизации компании, создания коллегиальных органов, формирования расписания, управления компанией на всех уровнях.
• Вопросы, касающиеся производственной деятельности. К примеру, приказ может касаться порядка финансирования компании, обеспечения материалами. Документ нужен для создания научно-технической политики, подведения результата работы компании.
• Вопросы, касающиеся личного состава. Приказ может касаться приема сотрудников на работу, обучения работников, перевода на другую должность. На основании документа происходит поощрение специалистов, увольнение трудящихся. Он нужен для реализации социальных гарантий: выплаты беременным, материальная помощь.

Практически все важные решения в компании принимаются на основании приказов.

Важные особенности

Сначала обычно составляется проект приказа, который согласуется с подразделениями. Также документ нужно показать юристу. Последний проверяет приказ на предмет соответствия всем законам и актам. Правильность оформления подтверждается отделом, занимающимся делопроизводством.

ВАЖНО! Акт вступает в силу с даты проставления в нем подписи.

Содержание приказов, касающихся сотрудников

Приказы являются инструментом для регулирования отношений между сотрудниками и работодателем. Они формируются при наличии этих обстоятельств:

• Устройство сотрудника на работу или расторжение трудового соглашения.
• Уход в отпуск.
• Отправка в командировку.

Приказы, касающиеся сотрудников, заполняются по утвержденной форме. Их содержание подразделяется на 2 части: вводная и распорядительная.

Вводная часть

В вводной части фиксируются цели и задачи новых предписаний. То есть, предоставляется пояснение к принимаемым решениям. Если это приказ, принимаемый во исполнение правительственных распоряжений, в вводной части указывается номер этого распоряжения, дата и название.

Распорядительная часть

Начало этой части – фраза «приказываю». После этого нужно зафиксировать свои распоряжения. Можно создать нумерованный список для удобства изложения. Срок выполнения распоряжений или устанавливается для каждого пункта отдельно, или выносится в отдельный пункт. В отдельный пункт также выносится перечень сотрудников, ответственных за выполнение положений приказа.

Отличие приказа от распоряжения

Приказ и распоряжение – бумаги, которые очень похожи. Их часто путают между собой. Приказ – это акт с длительным действием. Действие документа не прекращается при наступлении указанного обстоятельства. Пример приказа – документ о приеме специалиста на работу. Издается этот документ директором/руководителем компании, замом директора.

Распоряжение – это оперативный акт, актуальный до момента наступления некого обстоятельства. Пример такого документа – распоряжение о формировании комиссии. Действовать оно будет до момента решения этой комиссией нужного вопроса. Подписывать распоряжения может относительно широкий круг сотрудников.

Приказ – это основание для появления или изменения правоотношений. Распоряжение же оформляется для решения проблем, касающихся уже действующих правоотношений. В приказ могут вноситься изменения, если это требуется. Если нужно внести корректировки в распоряжение, оно обычно переиздается.

Оба документа могут регулировать только деятельность компании, к которой они относятся. Однако акты часто затрагивают правоотношения с контрагентами фирмы.

Регистрация

Приказ – документ, который регистрируется в обязательном порядке. Под регистрацией понимается присвоение определенного индекса. Как правило, это порядковый номер, в который входят буквенные обозначения. Этот номер отражается в специальном журнале.

• Приказ о внесении изменений в коллективный договор1025
• Приказ о выводе из эксплуатации котла608
• Приказ на право второй подписи1089
• Приказ о запрете употребления пищи на рабочем месте1099
• Приказ о внесении изменений в график отпусков1099
• Приказ о продлении срока расследования несчастного случая1549
• Приказ об устранении нарушений, выявленных в ходе проверки2047
• Приказ о выдаче моющих средств1721
• Приказ о продлении срока действия инструкций по охране труда1852
• Приказ о продлении отпуска в связи с больничным листом1445
• Приказ о создании уголка по охране труда1088
• Приказ о предоставлении учебного отпуска2049
• Приказ о распределении обязанностей между руководством2447
• Приказ о создании комиссии по трудовым спорам1903
• Приказ об оказании материальной помощи2997
• Приказ о предоставлении дня отдыха для сдачи крови1450
• Приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы2088
• Приказ о стирке спецодежды на предприятии1578
• Приказ об осуществлении закупки у единственного поставщика1356
• Приказ о закреплении топливных карт за водителями1603
• Приказ о трехступенчатом контроле по охране труда на предприятии1644
• Приказ об организации дежурства в выходные и праздничные дни3104
• Приказ об утверждении плана мероприятий по охране труда2324
• Приказ об утверждении норм расхода топлива4415
• Приказ о благотворительной помощи2162
• Приказ о снятии с учета транспортного средства2492
• Приказ об утверждении графика документооборота2455
• Приказ о соблюдении скоростного режима водителей1621
• Приказ о возложении обязанностей диспетчера по выдаче путевых листов2156
• Приказ о снятии квалификационной категории в связи с ее окончанием1902
• Приказ об уборке помещений3388
• Приказ о награждении благодарственным письмом сотрудников1975
• Приказ о премировании генерального директора1080
• Приказ о создании тарификационной комиссии1584
• Приказ о недопущении составления неофициальной отчетности и использования поддельных документов1538
• Приказ об утверждении структуры организации3047
• Приказ о соблюдении чистоты на рабочем месте2550
• Приказ о проведении тренировки по эвакуации людей при пожаре2590
• Приказ о назначении директора ООО4901
• Приказ о возложении дополнительных обязанностей на работника4018
• Приказ о задержке выплаты заработной платы1897
• Приказ об обеспечении экологической безопасности на предприятии1459
• Приказ о формировании кадрового резерва1245
• Приказ о выплате пособия на погребение работника1943
• Приказ о назначении ответственного за размещение информации на сайте1928
• Приказ о переносе отпуска по инициативе работника2249
• Приказ о переносе выходного дня на другой день2445
• Приказ о занесении на доску почета1970
• Приказ о награждении почетной грамотой2713
• Приказ о закреплении телефона за сотрудником1660
• Приказ о запрете видеосъемки на предприятии1280
• Приказ о запрете распития спиртных напитков на рабочем месте2432
• Приказ о диспансеризации работников2302
• Приказ о размещении плана закупок и плана-графика по 44-ФЗ1601
• Приказ о режиме работы организации4948
• Приказ о выводе продукта из ассортимента668
• Приказ о проверке вентиляционных систем1345
• Приказ об отказе от применения локальных нормативных актов827
• Приказ об освобождении от стажировки на рабочем месте1420
• Приказ об освобождении от инструктажа на рабочем месте1741
• Приказ о действиях работников при обнаружении пожара1961
• Приказ об отказе от оформления кассовых документов541
• Приказ об отмене надбавки2906
• Приказ о стажировке водителя2757
• Приказ о стажировке электротехнического персонала1791
• Приказ о запрете въезда на территорию предприятия2244
• Приказ об утверждении вводного инструктажа1668
• Приказ о закреплении оружия в ЧОП1772
• Приказ о взыскании материального ущерба с работника1717
• Приказ о порядке заключения договоров с контрагентами2034
• Приказ об окончании временного перевода1552
• Приказ о проведении замеров расхода топлива2390
• Приказ о назначении самого себя главным бухгалтером1685
• Приказ о закреплении наставника за молодым специалистом3623
• Приказ о выплатах стимулирующего характера2220
• Приказ о введении зимних норм расхода топлива2137
• Приказ об изменении юридического адреса организации2675
• Приказ о штрафах на предприятии3335
• Приказ о выводе лифта из эксплуатации1590
• Приказ о переводе на дистанционную работу2545
• Приказ о списании автотранспортных средств2672
• Приказ о закреплении печати за ответственным лицом3572
• Приказ о запрете использования служебного транспорта в личных целях1954
• Приказ о списании кредиторской задолженности1849
• Приказ о введении видеонаблюдения в организации3944
• Приказ о консервации и расконсервации основных средств3483
• Приказ о списании бланков строгой отчетности2691
• Приказ о разработке инструкций по охране труда1808
• Приказ о разработке должностной инструкции1822
• Приказ о размещении информации на сайте1269
• Приказ о размене в кассе2856
• Приказ о назначении ответственного за производство работ на объекте6564
• Приказ о премировании сотрудников2627
• Приказ о продлении полномочий генерального директора5303
• Приказ о порядке хранения технической документации электрохозяйства2196
• Приказ о порядке осмотра и закрытия помещений3296
• Приказ о порядке обесточивания электрооборудования в случае пожара3209
• Приказ о порядке хранения и выдачи ключей от электроустановок3295
• Приказ о выводе здания из эксплуатации2414
• Приказ о выводе из эксплуатации генерирующего оборудования843
• Приказ о формировании комиссии по уничтожению документов4084
• Приказ о назначении комиссии по вводу в эксплуатацию ОС4131
• Приказ о назначении комиссии СОУТ3486
• Приказ на утверждение расчетного листка5501
• Форма Т-116. Приказ о соблюдении трудовой дисциплины5474
• Приказ о постановке на баланс основных средств6639
• Приказ о представительских расходах3437
• Приказ о присвоении разряда рабочему3823
• Приказ о проведении рекламной акции4952
• Приказ о создании бригады4227
• Приказ об изменении тарифной ставки4326
• Приказ об утверждении положения о персональных данных5875
• Приказ об отмене совмещения должностей5881
• Приказ о введении новой должности в штатное расписание6110
• Приказ о выдаче спецодежды на предприятии7294
• Приказ об утверждении бланка организации4634
• Приказ о ненормированном рабочем дне2652
• Приказ о расширении зоны обслуживания5596
• Приказ о возмещении расходов сотруднику6052
• Приказ о нумерации приказов5321
• Приказ о перерасчете заработной платы3408
• Приказ об утверждении прейскуранта цен на услуги6760
• Приказ об удержании денежных средств из заработной платы6041
• Приказ о пропускном режиме в организации5959
• Приказ о направлении на курсы повышения квалификации5322
• Приказ о проведении мероприятия7472
• Приказ о работе в выходной день11147
• Приказ об утверждении положения о командировках4439
• Приказ о приостановлении деятельности ООО4618
• Приказ о надбавке к заработной плате8499
• Приказ о назначении заместителя директора ООО7305
• Приказ об отгуле за ранее отработанное время5677
• Приказ на списание дебиторской задолженности3672
• Приказ о продлении срочного трудового договора4698
• Приказ об установлении неполного рабочего времени9943
• Приказ о прохождении производственной практики9436
• Приказ о надбавке за выслугу лет7227
• Приказ о назначении ответственного за производственный контроль8373
• Приказ о производственном контроле8079
• Приказ о квотировании рабочих мест для инвалидов8348
• Приказ о назначении ответственного за электрохозяйство8708
• Приказ о назначении коммерческого директора5892
• Приказ о назначении ответственного за делопроизводство6587
• Приказ о назначении ответственного за газовое хозяйство9052
• Приказ на отпуск с последующим увольнением4260
• Приказ о выплате компенсации за неиспользованный отпуск8362
• Приказ о доплате за вредные условия труда8074
• Приказ о допуске к самостоятельной работе после стажировки8509
• Приказ о простое по вине работодателя4867
• Приказ о закреплении оборудования за работниками8514
• Приказ об изменении сроков командировки5016
• Приказ о внесении изменений в положение об оплате труда9303
• Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак10156
• Приказ о совмещении должностей7995
• Приказ об изменении условий трудового договора6382
• Приказ о выходе из отпуска по уходу за ребенком до 3 лет. Образец9359
• Приказ о вступлении в должность генерального директора ООО. Образец8466
• Приказ о сверхурочной работе4234
• Приказ о назначении ответственного за ведение табеля рабочего времени8293
• Форма Т-5. Приказ о переводе работника на другую работу2620
• Приказ о неразглашении коммерческой тайны6039
• Приказ о переименовании должностей6712
• Приказ об отмене лимита кассы8667
• Приказ об установлении лимита кассы9033
• Приказ о возложении обязанностей кассира на бухгалтера10346
• Приказ о назначении ответственного за эксплуатацию теплоустановок9940
• Приказ о завершении специальной оценки условий труда8868
• Приказ о внесении изменений в должностную инструкцию7834
• Приказ о выдаче молока за вредные условия труда5943
• Приказ о внесении изменений в план-график по 44-ФЗ8595
• Приказ о замене отпуска денежной компенсацией3318
• Приказ о запрете пользования мобильными телефонами на рабочем месте12866
• Приказ о защите персональных данных работников4173
• Приказ о назначении ответственного за архив8058
• Приказ о назначении ответственного по охране труда10114
• Приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных10422
• Приказ по результатам инвентаризации9776
• Приказ о выдаче дубликата трудовой книжки3091
• Приказ о выплате дивидендов учредителям6331
• Приказ о введении в действие должностных инструкций5983
• Приказ о смене печати организации10675
• Приказ о внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка9275
• Приказ о назначении водителя-наставника5315
• Приказ о проведении ревизии в магазине7079
• Приказ о внесении изменений в учетную политику9198
• Приказ о выдаче подотчетных сумм8554
• Приказ об утверждении путевого листа4739
• Приказ о внесении изменений в состав комиссии13050
• Приказ о смене материально-ответственного лица10898
• Приказ об отмене командировки6592
• Приказ об увеличении объема работ9921
• Приказ о замещении временно отсутствующего работника10332
• Приказ о доплате до МРОТ10264
• Приказ о лишении премии работника6880
• Приказ о проведении инструктажей по пожарной безопасности8142
• Приказ о выводе из эксплуатации крана7286
• Приказ о модернизации основного средства7618
• Приказ о замене молока денежной компенсацией8305
• График сменности и приказ его утверждения18935
• Приказ о стажировке вновь принятого работника10946
• Приказ об утверждении проектной документации заказчиком9882
• Приказ о внутреннем совместительстве7410
• Приказ о прохождении медосмотра на предприятии10702
• Приказ о запрете курения на территории предприятия8791
• Приказ о проведении субботника в организации9843
• Приказ о полной материальной ответственности11500
• Приказ о закреплении транспортного средства за водителем17564
• Приказ о закрытии обособленного подразделения8732
• Приказ о назначении комиссии по проверке знаний по электробезопасности9204
• Приказ о назначении пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет17014
• Приказ о назначении временно исполняющего обязанности директора17972
• Приказ о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек8621
• Приказ о создании рабочей группы12705
• Приказ об утверждении учетной политики13031
• Приказ о внесении изменений в приказ19337
• Приказ об отзыве из отпуска8512
• Приказ по личному составу9008
• Приказ об отстранении работника от работы10300
• Как правильно создать приказ о создании комиссии20455
• Приказ о повышении заработной платы работникам12504
• Приказ об утверждении положения об оплате труда8695
• Приказ о возложении обязанностей директора на время отпуска21890
• Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора12663
• Приказ об утверждении правил внутреннего трудового распорядка19207
• Составляем приказ о суммированном учете рабочего времени6356
• Приказ о сроках выплаты заработной платы16145
• Приказ об изменении режима рабочего времени11513
• Приказ о назначении контрактного управляющего5470
• Приказ о внедрении профстандартов в организации10439
• Приказ об увеличении оклада15393
• Приказ об утверждении номенклатуры дел13507
• Приказ о создании обособленного подразделения13429
• Приказ о подотчетных лицах15653
• Приказ об утверждении должностных инструкций13976
• Приказ на право подписи первичных документов17948
• Приказ на утверждение штатного расписания21567
• Приказ о внесении изменений в штатное расписание8562
• Приказ о замечании сотруднику15595
• Приказ об индексации заработной платы13268
• Приказ по охране труда19523
• Приказ о проведении аттестации работников15283
• Образец приказа о служебном расследовании в отношении работника18425
• Приказ о снятии дисциплинарного взыскания5074
• Приказ об изменении оклада11879
• Приказ об утверждении графика отпусков8789
• Приказ о списании основных средств14995
• Приказ об объявлении выговора18751
• Приказ о поощрении работника. Формы Т-11 и Т11а17219
• Приказ о сокращении численности работников10026
• Образец приказа о переводе на другую должность20336
• Приказ о проведении инвентаризации по форме ИНВ-2212847
• Приказ о дисциплинарном взыскании12993
• Приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность25387
• Приказ о назначении ответственного лица47255
• Приказ о назначении главного бухгалтера13146
• Приказ о назначении генерального директора15574
• Приказ об отмене приказа на отпуск16142
• Приказ об отмене приказа. Бланк формы и образец заполнения20302
• Форма Т-8. Приказ об увольнении сотрудника. Образец и бланк25149
• Приказ о направлении работника в командировку по форме Т-97746
• Приказ о приёме на работу. Бланк и образец заполнения по форме Т-117617
• Приказ на отпуск. Бланк и образец заполнения по форме Т-623165