- от автора admin
Содержание
Из-за отмены действовавшего с советских времен постановления, прямо запрещавшего исполнение обязанностей кассира бухгалтером и, тем более, главбухом, все чаще именно эти работники вынуждены вести кассу. Однако прежде чем возложить дополнительные обязанности, руководителю необходимо хорошенько подумать, а правильно ли это и есть ли разумная альтернатива?
Может ли главный бухгалтер быть кассиром?
В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативно-правовые запреты, препятствующие главбуху исполнять обязанности кассира в порядке совмещения или совместительства. Другой вопрос, а стоит ли это делать, даже заключив с главбухом договор о полной материальной ответственности.
На кассовых ордерах не зря предусмотрены подписи различных работников компании. О последствиях пренебрежения этим очевидным правилом коллегиальности ради безопасности свидетельствуют многочисленные приговоры, где фигурируют главбухи-кассиры. Например, как в приговоре № 16 от 18 сентября 2017 года по делу № 01-0222-2017:
Если же вы полностью доверяете своему главбуху и уверены, что он сможет вести кассу, то необходимо все как следует оформить, а не отдать «устное распоряжение», как в приведенном нами отрывке из приговора. Однако прежде необходимо подсчитать, действительно ли экономически выгоднее поручить кассу главбуху, а не отдать ее на аутсорсинг.
Полагается ли доплата?
Как показывает практика, устное возложение на главбуха обязанностей кассира или же выполнение им таких обязанностей «по умолчанию» связано с желанием руководства сократить фонд оплаты труда. Ведь при официальном оформлении необходимо указывать размер доплаты.
Для того чтобы избежать многочисленных проблем (начиная с создаваемых банками и заканчивая уголовным преследованием) необходимо оформить все правильно. Есть только два варианта оформления:
- совмещение должностей через допсоглашение к трудовому договору с главбухом;
- внутреннее совместительство, оформляемое вторым трудовым договором уже не как с главбухом, а как с кассиром, работающим по совместительству. В этом случае издается приказ о приеме на работу по совместительству (Письмо Минтруда России от 26.04.2017 № 14-2/В-357).
Отметим еще раз, что и в том и в другом случае предусмотрена доплата (ст. 151 ТК РФ).
Возложение обязанностей кассира на бухгалтера: образец приказа
Если в целях экономии выбирается вариант совмещения, целесообразно воспользоваться еще одной подстраховкой и на основании дополнения к трудовому договору оформить кадровый приказ. При этом важно учесть, что, в отличие от оформления совместительства:
- унифицированной формы приказа по оформлению работника в порядке совмещения нет;
- разработчики бухгалтерских программ не предлагают в стандартных версиях своих программ специальных форм кадровых приказов для оформления совмещения.
Если ваша программа для кадрового учета не доработана под такой случай, вы можете использовать наш образец.
Скачать образец приказа о совмещении должностей
Скачать образец допсоглашения о совмещении
Отметим, что выбор фиксированного оклада или процентной ставки и в дополнительном соглашении к трудовому договору, и, соответственно, в кадровом приказе – полностью по усмотрению сторон. Как правило, главбухи и кадровики предпочитают процентную ставку, чтобы позднее не вносить изменения в дополнительное соглашение и не оформлять еще один кадровый приказ при повышении зарплаты в целом по компании.
Условия совмещения
Большинство компаний выбирают совмещение не только ради экономии фонда оплаты труда, но и из-за более мягких условий его применения по сравнению с совместительством. Так, например, компании не нужно будет:
- вводить дополнительные строки в табель учета рабочего времени;
- соблюдать ограничения для совместителя по продолжительности рабочего времени.
Согласно письму Минтруда России от 16.06.2015 № 14-2/ООГ-4111 для совместителей введены следующие ограничения продолжительности рабочего времени:
- 20 часов в неделю;
- 4 часа в день.
При этом для совмещающих должности учет рабочего времени вести не нужно, ведь главбух, например, работает кассиром в свое основное рабочее время. Еще одно послабление – никаких минимальных и максимальных размеров доплаты за совмещение трудовое законодательство не предусматривает (ч. 1–3 ст. 60.2, ст. 151 ТК РФ, письмо Роструда от 31.08.2012 № 1180-6-1).
Главбух порой согласен на совершенно кабальные условия совмещения. Однако такое вынужденное согласие порождает у него внутренний протест, усугубляемый заключенным договором о материальной ответственности. При слабых моральных устоях такое состояние подталкивает к весьма нелицеприятным поступкам и даже преступлениям.
Как правильно оформить совмещение?
Решение оформить совмещение должностей главбуха и кассира будет правильным при условиях, когда:
- в документообороте компании небольшой объем кассовых документов;
- главбух по сути только подписывает кассовые документы, например, при передаче участка «Касса» на аутсорсинг.
Вот как, например, выглядит трудовое участие ответственных за кассу работников наших клиентов на аутсорсинге:
- использование автомодуля подписи при получении на электронную почту (по расписанию) кассовых документов;
- подписание электронной подписью ответственного сотрудника.
При этом даже сохранение кассовых документов в заданном каталоге с их последующей архивацией выполняем мы.
Также мы возьмем на себя отнимающую у главбухов много времени рутину:
- ежедневный контроль полноты отражения выручки;
- сверку данных в операционной базе, учетной базе и данными ОФД и формирование сводного отчета;
- коммуникацию с магазинами по выявленным расхождениям;
- выгрузку документов из операционной или учетной базы в pdf.
Согласитесь, что при наличии хотя бы небольшого количества перечисленных учетных моментов оформлять совмещение в корне неверно. Главбуху попросту не хватит времени на исполнение своих основных обязанностей.
Задержки в офисе по окончании рабочего дня тоже ни к чему хорошему не приведут, так как наверняка увеличится количество бухгалтерских ошибок, что при работе с деньгами совершенно недопустимо.
Заказать услугу
Кассир ушел на больничный 16.11.2012 и в этот же день написал заявление об увольнении. Руководитель предприятия подписал его 19.11.2012 (вследствие того, что в тот день находился в рабочей поездке) с отработкой в 2 недели. Кассир, уходя на больничный, акт передачи кассы не составил. Вышел с больничного 29.11.2012. Акт ревизии кассы опять не был составлен из-за того, что главный бухгалтер был на больничном по уходу за ребенком. Кассиру выдали трудовую книжку. 03.12.2012 главный бухгалтер вышел с больничного, но кассир передать кассу отказался, ссылаясь на то, что уволен.
Комиссии из трех человек пришлось кассу вскрывать. Как правильно выйти из этой ситуации и как правильно составить акт передачи кассы новому материально ответственному лицу, если кассира уже нет?
На вопрос отвечает Н.Г. Чагина, консультант-эксперт отдела по взаимодействию с клиентами компании «ТелекомПлюс»:
Специального правового документа, регламентирующего процедуру передачи дел увольняющимся бухгалтером, нет. Поэтому работодатель своим приказом (распоряжением, инструкцией), т.е. локальным нормативным актом, может установить порядок приема-передачи дел при увольнении бухгалтера. В этом документе необходимо предусмотреть составление акта приема-передачи дел, в котором отражается состояние бухучета в организации.
Перед увольнением бухгалтера целесообразно предусмотреть инвентаризацию имущества и обязательств, включая дебиторскую и кредиторскую задолженность.
Но необходимо помнить, что в тех случаях, когда бухгалтер увольняется по собственному желанию, следует иметь в виду, что задерживать работника после истечения установленного срока увольнения, предусмотренного ст. 80 ТК РФ (т.е. двух недель), нельзя, даже если процедура приема-передачи дел не завершена.
В Вашем случае, по нашему мнению, сложилась именно та ситуация, когда задерживать и принуждать к передаче дел уволившегося кассира нельзя. Поэтому Вы поступили совершенно правильно и создали комиссию для вскрытия кассы. Далее в обязательном порядке в трех экземплярах составляются:
- акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15);
- инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма № ИНВ-16).
Инвентаризация иных активов и обязательств организации оформляется в аналогичном порядке. Оформленные по результатам инвентаризации имущества и обязательств документы прикладываются к акту приема-передачи дел. Дополнительно актом оформляется передача печати организации, ключей от сейфа и бухгалтерии, ценных бумаг, бланков строгой отчетности и т.д. Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел (как минимум лицами, передающими и принимающими дела, а если для выполнения этой процедуры создавалась комиссия, то членами этой комиссии), и утверждается руководителем организации.
Примечание:
Материальную ответственность могут нести только штатные работники фирмы. И даже если работник уволится, например, после причинения ущерба или при обнаружении во время инвентаризации недостачи, это не избавит его от ответственности (ст. 232 ТК РФ). Если трудового договора нет, действует гражданское законодательство.
Ваши вопросы аудитору можно задать на сайте www. telecom.perm.ru
Интересные материалы:
- Приказ о создании аттестационной комиссии, образец
В процессе хозяйственной и экономической деятельности руководитель организации может решать различные вопросы опираясь на более…
- Приказ о сокращенной рабочей недели, образец
Добавить в "Нужное" Обновление: 4 апреля 2017 г.Сокращение рабочего дня или времени возможно по инициативе…
- Приказ на отмену отпуска, образец
Иногда случаются ситуации, когда в силу сложившихся обстоятельств, руководство предприятия вынуждено бывает издавать приказ об…
- Приказ на продление командировки, образец
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Подборка судебных решений за 2018 год: Статья 117 "Восстановление процессуальных…
- Приказ о материальной ответственности кассира, образец
Любой сотрудник может оказаться в ситуации, где он будет виновником повреждения имущества фирмы, в которой…