Куперс

Вопрос:

Работник был направлен в служебную командировку в праздничные дни (новогодние каникулы). После возвращения он представил командировочное удостоверение без отметок о прибытии и выбытии из места командирования. Нужно ли в таком случае удерживать страховые взносы при возмещении командировочных расходов?
Ответ:

При отсутствии отметок на командировочном удостоверении страховые взносы с расходов на командировку платить не надо, если факт командировки подтвержден документально другими документами. Такими документами могут быть: приказы руководителя, служебное задание, объяснительные, отчет о его выполнении, авансовые отчеты, проездные билеты, документы о проживании в гостинице, путевые листы. При этом такой порядок документального подтверждения факта нахождения в местах командирования следует закрепить локальным нормативным актом работодателя.
Обоснование:

В соответствии с ч. 2 ст. 166 Трудового кодекса РФ особенности направления работников в служебные командировки установлены Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, утвердившим Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее — Положение). Также Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н утвержден Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы.
Согласно ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» не облагаются страховыми взносами суточные и командировочные расходы, подтвержденные документально. В силу п. 7 Положения фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии из места командировки.
В п. 26 Положения содержится требование о необходимости представления работодателю в течение трех рабочих дней авансового отчета об израсходованных в связи с командировкой суммах, к которому прилагается командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, с приложением документов о найме жилого помещения, расходах на проезд и об иных расходах, связанных с командировкой.
В Письме Минтруда России от 07.10.2013 N 17-4/1647 разъяснено, что авансовый отчет, оформленный с нарушением требований, установленных законодательством, а также отсутствие необходимых к нему приложений или их ненадлежащее оформление влекут несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ. В этом случае выплаты, произведенные работнику, подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.
Вместе с тем в Письме от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7 Минфин России допускает подтверждение факта пребывания в командировке иными документами при невозможности проставления отметок о прибытии и выбытии по объективным причинам. Данную позицию подтверждает и Минтруд России в Письме от 14.02.2013 N 14-2-291 (п. 4). Кроме того, недавно Арбитражный суд Центрального округа в Постановлении от 09.10.2014 N А64-234/2014 указал, что страховые взносы с расходов на командировку платить не надо, если в командировочном удостоверении нет отметок о прибытии и выбытии. Суд отменил решение фонда и поддержал налогоплательщика, указав, что факт командировки был подтвержден другими документами — приказами, авансовыми отчетами, проездными билетами, документами о проживании в гостинице и др. Таким образом, при отсутствии отметок на командировочном удостоверении страховые взносы с расходов на командировку платить не надо, если факт командировки подтвержден документально другими документами. Такими документами могут быть: приказы руководителя, служебное задание, объяснительные, отчет о его выполнении, авансовые отчеты, проездные билеты, документы о проживании в гостинице, путевые листы. При этом такой порядок документального подтверждения факта нахождения в местах командирования следует закрепить локальным нормативным актом работодателя.

Добавить в «Нужное»

Обновление: 15 ноября 2016 г.

Строго говоря, положение о командировках не является локальным нормативным актом, наличие которого в организации обязательно требует законодательство. Но для удобства и самого работодателя, и работников иметь такой внутренний документ целесообразно.

Нормы трудового законодательства о командировках

Трудовой кодекс РФ, регулируя вопросы служебных командировок, в статье 168 устанавливает обязанность работодателя возмещать работнику расходы, связанные с командировками.

При этом особенности возмещения командировочных расходов в организациях, не являющихся федеральными госорганами, государственными внебюджетными фондами Российской Федерации, федеральными госучреждениями, а также госорганами и госучреждениями субъектов РФ, органами местного самоуправления и муниципальными учреждениями, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (если иное не установлено законом).

Это означает, что работодатель вправе установить в таком акте свои правила возмещения, отражающие специфику организации и не противоречащие требованиям трудового законодательства, в частности Положению об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 (посл. редакция от 29.07.2015).

Если при этом в коллективном договоре или локальном нормативном акте (обычно его называют «Положение о служебных командировках», хотя это может быть и приказ руководителя) будут содержаться и другие правила, к примеру, конкретизирующие порядок направления в командировки, оформления документов, полномочия служб и специалистов и т.п., то противоречий с законом не будет.

В 2015 году в законодательство о командировках внесены существенные изменения. Так, теперь необязательными являются командировочные удостоверения, служебные задания и отчет о командировках. Но в новом локальном положении о командировках при необходимости работодатель может предусмотреть их наличие в организации, что не будет нарушением закона.

Напомним, что при принятии этого локального нормативного акта должны быть соблюдены требования ст. 8 ТК РФ о недопустимости ухудшения положения работников по сравнению с установленным законодательно, а также об учете мнения представительного органа работников (при его наличии).

Структура положения о командировках образец 2016 года

При составлении документа можно включать в его состав моменты, уточняющие и дополняющие установленные названным выше Постановлением Правительства требования:

• в общих положениях: круг работников организации, на которых распространяет свое действие Положение; что является служебной командировкой и какие поездки не признаются таковой;
• в разделе о сроках командировки и ее режиме: минимальная и максимальная продолжительность, определение фактического срока пребывания, режим рабочего времени в командировке, действия работника в непредвиденных обстоятельствах (в т.ч. при временной нетрудоспособности) и т.п.;
• в разделе о документальном оформлении командировки можно предусмотреть также порядок взаимодействия служб при этой процедуре, формы составляемых в организации документов (в том числе командировочное удостоверение и служебное задание, если работодатель посчитает необходимым сохранить их в организации), сроки их прохождения; отчетность работника после завершения командировки с конкретизацией порядка и сроков ее представления можно предусмотреть здесь;
• в разделе о гарантиях работникам при направлении их в командировки, помимо установленных ст. 167 ТК РФ, можно предусмотреть и иные (например, повышенная оплата работы в выходной или праздничный день и т.п.);
• раздел о командировочных расходах – очень важный. В нем конкретизируются перечисленные в ст. 168 ТК РФ расходы, возмещаемые работнику в связи со служебной командировкой. Правильное составление этого раздела позволит избежать многих вопросов и упростит работу.

Образец Положения о командировках

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО «Вираж»

Костров В.В. Костров

Общество с ограниченной ответственностью «Вираж»

(ООО «Вираж»)

«01» июля 2016 г.

ПОЛОЖЕНИЕ

о служебных командировках

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Положение о служебных командировках (далее — Положение) является локальным нормативным актом Общества с ограниченной ответственностью «Вираж» (далее — Общество или Работодатель), разработанным и принятым в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации (ст. ст. 8, 164 — 168 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» и др.

2. ПОРЯДОК НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ

3. СРОК СЛУЖЕБНОЙ КОМАНДИРОВКИ

4. ПРОДЛЕНИЕ СРОКА СЛУЖЕБНОЙ КОМАНДИРОВКИ

5. ОТЗЫВ РАБОТНИКА ИЗ СЛУЖЕБНОЙ КОМАНДИРОВКИ

6. ГАРАНТИИ РАБОТНИКУ ПРИ НАПРАВЛЕНИИ В СЛУЖЕБНУЮ КОМАНДИРОВКУ

7. РАЗМЕРЫ И ПОРЯДОК ВОЗМЕЩЕНИЯ РАБОТНИКУ РАСХОДОВ, СВЯЗАННЫХ СО СЛУЖЕБНЫМИ КОМАНДИРОВКАМИ

Если в этом возникает необходимость, то подписывается приказ об утверждении положения о командировках. Именно этот документ придает локальному нормативному акту организации юридическую силу, хотя существуют и альтернативные методы утверждения.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа об утверждении положения о командировках .docСкачать образец приказа об утверждении положения о командировках .doc

Стоит отметить, что положение о командировках не является обязательной бумагой для всех компаний. В ряде организаций, особенно небольших и осуществляющих свою деятельность в пределах одного населенного пункта, такая документация будет излишней.

Но если сотрудники организации посещают другие города в рабочих целях, а тем более проводят в командировках значительное количество времени, то положение и его продолжение в виде приказа будут жизненно важны для соблюдения норм документооборота и нормальной работы бухгалтерии.

Главный функционал Положения – документально оформить расходы, естественно возникающие при командировочных процессах, а также предупредить возможные спорные ситуации.

Элементы приказа

Документ формируется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (который уже заменил ГОСТ Р 6.30-2003). В верхней части указываются:

• При наличии – товарный знак или эмблема организации. Обычно они имеются на фирменных бланках компании.
• Название организации, сотрудники которой составляют документ.
• Наименование приказа полностью.
• Номер документа.
• Дата.
• Место, где был составлен приказ.
• Регистрационный номер бумаги.

После вводной части обычно следует основной текст приказа. Он начинается с констатирующих слов о цели издания. Сослаться можно на желание сформировать определенный порядок направления в командировки, оптимизировать (документально оформить) возникающие в поездках работников расходы и пр. Во второй части основного текста распоряжения располагается список, который в большинстве случаев содержит указания относительно:

• Ссылки на Положение о командировках, обязательно прилагающееся к приказу. В первом пункте указываются его регистрационный номер и дата составления.
• Отмены предыдущего приказа об утверждении положения о служебных командировках. Второй пункт содержится в документе, только если ранее в организации уже существовало Положение и сейчас на утверждении находится свежий, более поздний вариант.
• Того, кому из работников поручается ввести в курс дела других сотрудников. Это могут быть главы отделов, начальники структурных подразделений, а также весь коллектив (при необходимости и реальности выполнения предъявляемых требований). Указываются ФИО и должность.
• Того, кто назначается ответственным за выполнением приказа.
• За кем остается контроль над выполнением всех пунктов официальной бумаги.

Заканчивается приказ визой руководителя организации. Если есть такая возможность, то ставится печать. Приказ будет выглядеть более внушительно, если будет напечатан на фирменном бланке компании. Если такой возможности нет, то не стоит забывать об указании реквизитов организации составителя.

Срок хранения приказа

Приказ об утверждении положений о командировках относится к документации по основной деятельности. Он вводит в действие Положение. Логично, что он имеет постоянный срок хранения.

Не стоит путать этот документ с бумагами, которые хранятся 75 и 5 лет. К последним относятся, например, приказы о краткосрочных командировках. Способ и систему документооборота каждая организация определяет для себя самостоятельно.

Главное – соблюдение норм, описанных в Перечне типовых управленческих документов. Последний утвержден Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года и регулирует сроки хранения большинства типов документации. А приказам, хранящимся постоянно, посвящен его 19-ый пункт.

Альтернативный способ

Законным и юридически грамотным способом утвердить уже сформированное положение о служебных командировках, согласно третьему пункту ГОСТ 6.30 от 2003 года, является наложение грифа на его первую страницу. Однако этот способ может подойти не всем организациям. В первую очередь, тем, у которых в учетной политике не предусмотрен такой способ утверждения.

Да и при наложении грифа утверждения на обложку Положения необходимо придерживаться ряда правил и указывать положенную информацию. К ней относятся подпись руководителя компании, расшифровка, должность, дата.

Если нужны изменения

Положение о служебных командировках изначально составляется для того, чтобы избежать спорных и конфликтных ситуаций руководства с работниками, контрагентами, прежде всего, в финансово-хозяйственных вопросах. В нем рассматриваются принципиально важные моменты, позволяющие регулировать и оптимизировать алгоритм отправки в командировку. Это особенно важно, если компания отправляет своих сотрудников туда часто.

В случае если Положение перестало удовлетворять требованиям с течением времени либо случилась ситуация, которую необходимо там отразить, то в документ необходимо внести изменения. Причем начинается это изменение с должностной записки одного из сотрудников, принимающего участие в командировочном процессе (его финансировании).

Потом на основании записки издается приказ руководителя о необходимости внесения изменений. На основании этого приказа разрабатывается новое, более соответствующее условиям Положение. Потом оно утверждается уже новым приказом об утверждении положения о командировках.

Таким образом, в одной организации одновременно может находиться несколько приказов об утверждении, датированные разными числами и имеющие разные регистрационные номера. Для того чтобы не запутаться в подписываемой документации и для соблюдения норм документооборота, все приказы вносят в журнал приказов по основной деятельности в хронологическом порядке. В практической деятельности руководствуются самой свежей версией приказа об утверждении положения о командировках.

Роль служебного задания

Служебное задание с незапамятных времен выступало обязательным звеном цепочки оформления командировочных бумаг: на его основе издавался приказ, вслед за которым появлялось командировочное удостоверение – с ним сотрудник фирмы отправлялся в служебную поездку.

Основная информация, отражаемая в служебном задании, – цель командировки. Ее заполняют перед отправкой сотрудника в поездку. После выполнения служебного поручения оформляется вторая часть документа с названием «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», из содержания которой делается вывод об эффективности служебного путешествия сотрудника фирмы и обоснованности командировочных расходов.

Такой механизм до 2015 года позволял документально отследить каждый шаг командированного работника и подтвердить расходы, что соответствовало требованиям закона о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Для целей налогового учета это было не менее важно – контролеры тоже не обходили вниманием степень полноты «командировочного» пакета документов.

ВАЖНО! Обязанность оформлять служебное задание была закреплена в п. 6 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Эту налаженную и проверенную годами систему оформления и сбора «командировочного» комплекта бумаг нарушило постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595, внесшее корректировки в Положение о командировках.

В результате с января 2015 года из вышеуказанного «командировочного» комплекта исчезли все звенья (кроме приказа), включая служебное задание.

Альтернативный вариант

Исчезновение служебного задания из текста Положения о командировках совсем не означает, что бумагу с таким названием необходимо исключить из внутрифирменного документооборота.

Для оформления командировки по-прежнему можно использовать всю вышеописанную документальную цепочку. Единственное ограничение: статус «командировочного» пакета документов изменился – он больше не может служить официальным подтверждением ни факта служебной поездки, ни понесенных в связи с этим расходов.

Выйти из положения в этой ситуации поможет простой прием – можно модифицировать приказ о направлении сотрудника в командировку (унифицированной ф. Т-9), включив в него строку «Цель командировки».

С формой основного документа, отправляющего работника в командировку, знакомьтесь на нашем сайте: см. материал «Унифицированная форма № Т-9 — приказ на командировку».

Но следует соблюсти условие: разработанная собственными силами форма приказа должна быть закреплена локальным актом, например внутрифирменным Положением о командировках (ч. 1 ст. 8 ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Для оформления командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о его выполнении можно применять унифицированные формы № Т-10 и №Т-10а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1) или формы, самостоятельно разработанные работодателем.

Скачать бланк Т-10 можно в начале начей статьи или в материале «Унифицированная форма №Т-10 — бланк и образец».

Для принятия решения о том, нужно ли вам оформлять служебное задание на командировку, советуем изучить несколько мнений. Авторитетное мнение экспертов К+ смотрите в Путеводителе по кадровым вопросам, получив бесплатный пробный доступ.

Как заполнить служебное задание

Если фирма решила не отказываться от привычного набора командировочных документов и предусмотрела их форму во внутреннем локальном акте, порядок оформления служебного задания будет содержать следующие этапы:

• получить решение руководителя о направлении сотрудника в командировку;
• заполнить гр. 1–11 табличной части служебного задания;
• ознакомить сотрудника, отправляющегося в служебную поездку, с его заданием и целью командировки.

Обычно для оформления служебного поручения применяется унифицированная форма Т-10а, основная часть которой представлена таблицей из 12 граф.

Венчает форму общая информация: наименование фирмы, номер и дата служебного задания. На центральном месте этого одностраничного документа расположена информация о сотруднике, отправляющемся в служебную поездку (Ф. И. О., табельный №, место работы и должность). Графы 3–8 посвящены непосредственно командировке: они включают наименование пункта назначения и срок командировки (даты начала, окончания и ее длительность).

Графа 9 предназначена для указания организации-плательщика. В большинстве случаев таковой является сама фирма, чей сотрудник направляется в командировку. В отдельных ситуациях специалисты фирмы могут выезжать в командировки по просьбе (заявке) сторонних контрагентов (заказчиков), тогда возмещение командировочных расходов может возлагаться на заказчиков (это условие оговаривается в договоре).

Графа 10 «Основание» заполняется реквизитами приказа (распоряжения) руководства о командировке или в ней может присутствовать формулировка «План командировок» (если поездка осуществляется по плану).

Заполненная графа 11 описывает задание (цель) служебной поездки, и на этом оформление служебного задания останавливается до момента возвращения командированного сотрудника к месту постоянной работы.

Впоследствии служебное задание заполняется уже самим сотрудником – в графе 12 ему необходимо кратко отчитаться о проделанной в командировке работе.

Завершает процесс заполнения служебного задания подписание этого документа работником и руководителем, а также заполнение строки «Заключение о выполнении задания». В указанной строке руководитель дает оценку проделанной сотрудником в командировке работе.

Образец служебного задания смотрите на нашем сайте.

Скачать образец служебного задания на командировку

Считается ли прогулом невыход на работу после возврата из командировки раньше установленного срока, узнайте в консультации эксперта Роструда, получив бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс.

Итоги

Служебное задание на командировку состоит из двух частей – поручения руководства и отчета сотрудника о его выполнении. Документ стал носить необязательный характер с 2015 года, но может применяться для внутренней внутрифирменной отчетности.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

В результате хозяйственной деятельности предприятия может возникнуть необходимость командирования сотрудников организации как в пределах страны, так и за ее пределы.

В конфигурации «Бухгалтерия 8 для Казахстана» для отражения командировок сотрудников предназначен документ Командировки организации, который можно открыть в разделе Кадровый учет — Кадровые документы — Командировки организации.

В «шапке» документа заполняются данные о стране/городе, куда командируется сотрудник, об организации, в которую направляется сотрудник и основание командировки, значения заполняются произвольно в открывающемся диалоговом окне.

В табличной части по кнопке Добавить добавляется сотрудник или несколько сотрудников, направляемые в командировку. Также указывается период командировки, цель и источник финансирования. После оформления документа и заполнения всех данных доступны следующие печатные формы документа: Приказ о направлении сотрудника в командировку и Командировочное удостоверение, которые можно получить по кнопке Печать.

Для выдачи сотруднику командировочных расходов, предусмотренных в организации, используются документы Расходный кассовый ордер и/или Платежное поручение (исходящее), которые можно создать в разделе Банк и касса.

При создании документа Платежное поручение (исходящее) в «шапке» документа выбирается вид операции Перечисление средств подотчетнику, в поле Получатель выбирается командируемый сотрудник, в поле Банковский счет указывается карт-счет сотрудника, а также указывается перечисляемая сумма.

В табличной части документа необходимо указать вид задолженности подотчетника, сумму, статью движения денежных средств.

При создании документа Расходный кассовый ордер в «шапке» документа выбирается операция Выдача денежных средств подотчетнику, указывается касса из которой производится выдача средств и выдаваемая сумма. В табличной части документа заполняются данные о подотчетном лице, вид задолженности подотчетника, статья движения денежных средств.

По возвращении из командировки сотрудник предоставляет подтверждающие документы, на основании которых составляется документ Авансовый отчет. Документ доступен в разделе Банк и касса — Касса — Авансовые отчеты.

При заполнении документа Авансовый отчет в «шапке» документа указывается подотчетное лицо, в табличной части документа во вкладке Авансы указывается документ (либо несколько документов), которым осуществлялась выдача денежных средств в подотчет.

Табличные части документа Авансовый отчет заполняются сведениями о расходах подотчетного лица. В нижней части документа выводятся данные о количестве прилагаемых документах, количестве листов в них.

Также в нижней части документа выводятся суммы о величине выданного аванса и подтвержденной отчетом сумме.

В печатной форме документа Авансовый отчет, отражаются данные об остатке и перерасходе аванса. В случае перерасхода подотчетному лицу выдается сумма перерасхода, в случае остатка денежных средств, подотчетным лицом осуществляется возврат средств.

В авансовом отчете производятся соответствующие записи о внесенном остатке или выданном перерасходе.

При проведении документа происходит списание задолженности подотчетного лица по указанным счетам учета.