Куперс

3 (311). Организация должна на конец каждого месяца проводить инвентаризацию остатков топлива в баках автомобилей.

Возникли следующие вопросы:

3.1. Как правильно замерить остаток топлива в баке грузового автомобиля?

Данные о наличии остатка горюче-смазочных материалов в баках транспортных средств, машин и механизмов на конец отчетного месяца, учтенные на субсчете «Топливо в баках транспортных средств», ежемесячно подтверждаются актом снятия остатков (п. 82 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133).

Справочно: на субсчете «Топливо в баках транспортных средств» счета 10 «Материалы» учитываются горюче-смазочные материалы, полученные на заправку автомобиля водителями. На основании ведомостей учета выдачи горюче-смазочных материалов, сверенных с данными путевых листов, и документов о заправке транспортных средств, машин и механизмов на заправочных пунктах стоимость горюче-смазочных материалов отражается по дебету счета 10, субсчет «Топливо в баках транспортных средств», и кредиту счета 10, субсчет «Топливо на складах». Бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов на субсчете «Топливо в баках транспортных средств» ведется по организации в целом или с подразделением по автоколоннам, бригадам и т.п.

Законодательство не регламентирует порядок снятия (инвентаризации) остатков топлива |*| в баках транспортных средств. Поэтому организация самостоятельно разрабатывает порядок его проведения, выбирая для себя наиболее удобный способ, например:

– замер остатка топлива в баках специальным мерным щупом, который прошел поверку в органах Госстандарта;

– долив до полного бака. В этом случае остаток топлива определяется как разница между технической емкостью бака (согласно технической документации) и количеством залитого топлива;

– слив топлива из бака. Этот способ может осуществляться в специально оборудованных местах при соблюдении особых правил безопасности.

* Информация о ведении учета на счете 10, субсчет 10-3 «Топливо»

Выбранный способ (способы), а также порядок его применения целесообразно утвердить внутренним локальным нормативным актом организации.

По результатам проведенной инвентаризации составляется акт снятия остатков, который либо подтверждает данные о наличии остатка горюче-смазочных материалов в баках транспортных средств, отраженные в бухгалтерском учете, либо устанавливает их иное количество. На основании акта снятия остатков топлива определяются пережег или экономия топлива за межинвентаризационный период (период, прошедший с даты предыдущего снятия остатков).

Целесообразно установить периодичность проведения процедуры снятия остатков. Это можно делать ежедневно, еженедельно и т.д. Как указывалось выше, эта процедура должна проводиться как минимум 1 раз в месяц – на конец отчетного месяца.

3.2. По какой форме нужно составлять акт по результатам замера топлива в баке?

Форма акта снятия остатков топлива в баках автомобилей |**| законодательством не установлена, поэтому организации утверждают ее самостоятельно.

** Информация о нововведениях в Правилах автомобильных перевозок пассажиров

Можно взять за основу форму, утвержденную приказом Минсельхозпрода Республики Беларусь от 01.07.2011 № 269 «Об установлении примерных форм учетных документов, регистров бухгалтерского учета для организаций по агрохимическому обслуживанию сельского хозяйства, рыболовства, рыбоводства и утверждении Инструкции о порядке их заполнения и представления»:

Чтобы провести инвентаризацую в программе «1С:Розница» необходимо проводить ее в несколько этапов:

1. создание приказа на пересчет товара;
2. проведение пересчета;
3. оприходование товара;
4. списание товара.

До того, как осуществлять инвентаризацию, нужно настроить «Аналитику хозяйственных операций». Создаем новый объект, называющийся «Оприходование по инвентаризации». Далее создадим еще один – «Списание по инвентаризации».

Алгоритм действий в программе

• На следующем этапе нам потребуется создать «Приказ на пересчет товаров» (для этого нужно зайти в меню «Склад»). Формируем приказ, вносим в документ реквизиты, в качестве примера выберем «Полную инвентаризацию».
• Когда произойдет заполнение «Приказа на пересчет товаров», на его основе создадим документ с названием «Пересчет товаров». Реквизиты в документ будут внесены автоматически.
• Можно сразу переходить на закладку товаров. В таблице документа обращаем внимание на «Количество», а именно: «Факт и Цена». Результаты можно заполнять сразу: вносим значение фактического количества по учетному, заполняем документ и при необходимости корректируем строки, в которых есть расхождения.
• Здесь можно вносить цены: в таблице выделим все записи и нажмем «Заполнить цены» — пункт «По виду цен». Далее выберем из перечня «Вид цен».
• На следующем этапе проверяем расхождения. Часто в результате пересчета можно обнаружить излишки или недостачу.

Теперь вернемся к «Приказам на пересчеты товаров (инвентаризацию)». В списке выберем нужный документ и нажмем кнопку «Ввести на основании». Далее потребуется создать два документа — оприходования товаров и списания товаров.

Теперь нам нужно внести данные в «Оприходование» — вводим в этот документ лишь цену. Таким же образом заполним и документ с названием «Списание товаров». На этом этапе уже можно проверить и результат проведенной операции. «Итоги инвентаризации» позволят нам увидеть, что списание и оприходование товара прошли успешно.

Возможные проблемы и их решение

Бывает, что в процессе заполнения цен при пересчете товаров внести их не получается. Причина – цены просто не были назначены. Нужно проверить установку цен номенклатуры.

Также при заполнении цен в таблице «Пересчета товаров» выделение всех позиций нужно производить с помощью комбинации клавиш CTRL+A. Если этого не сделать, окажется заполнена только первая позиция, где будет стоять курсор.

Составление приказа о проведении в магазине ревизии является одним из обязательных этапов по организации контрольных мероприятий, направленных на проверку работы торгового заведения.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о проведении ревизии в магазине .docСкачать образец приказа о проведении ревизии в магазине .doc

Зачем проводятся ревизии

Ревизии – важнейшие события в деятельности магазина. Они позволяют:

• провести учет продукции;
• проанализировать наличие продукции и процесс ее реализации;
• проконтролировать правильность оформления отчетной документации;
• своевременно выявить всевозможные злоупотребления, хищения, несанкционированные списания и тому подобные незаконные действия, направленные на обогащение недобросовестных сотрудников.

Благодаря таким мероприятиям в магазине выстраивается финансовая дисциплина, правильно проводятся бухгалтерские операции, учитываются доходы и расходы, вовремя происходят налоговые выплаты, расчеты с работниками и т.д.

Ревизии бывают:

• запланированными, но чаще они внезапны;
• имеют разную длительность и периодичность;
• частичные, когда проверяется какой-то один отдел;
• полные, когда оценивается вся работа торгового заведения.

Кто проводит ревизию

Для проведения ревизии приказом директора предприятия назначается специальная комиссия в количестве не менее трех человек. В ее состав входят представители со стороны руководства компании, в том числе бухгалтер, а также работники магазина, как материально-ответственные лица.

Регламент проверки

Как любое другое контрольное мероприятие, ревизия имеет свой определенный регламент. В каждой организации он индивидуальный, но имеет и некоторые сходные черты.

В период ревизии всегда первым делом проверяется фактическое наличие продукции, ее остатки, затем исследуются чеки, квитанции, журналы и прочие бумаги, имеющие значение для учета проданных товарно-материальных ценностей.

При выявлении каких-либо неясностей у персонала берутся письменные пояснения, после чего делаются выводы и составляется акт о ревизии.

Если по результатам ревизии обнаруживается недостача (что не является редкостью), об этом также составляется акт и устанавливаются виновные в ней лица.

Дальнейшие действия – на усмотрение руководства, но довольно часто происходит взыскание недостающей суммы с продавцов, а также дисциплинарное взыскание, вплоть до увольнения.

Формат и оформление документа

Приказ о проведении ревизии в магазине можно писать в произвольном виде – стандартной формы его на сегодняшний день нет. Однако, это относится не ко всем организациям, в частности, в государственных учреждениях есть свои разработанные и обязательные к применению образцы распорядительных актов, то же относится и к некоторым коммерческим предприятиям.

Если в фирме есть шаблон документа, утвержденный в ее учетной политике, то при написании приказа нужно руководствоваться именно им.

Если говорить об оформлении, то тут также все отдается на откуп составителю: приказ можно сделать печатным или рукописным – при определении законности документа это роли не играет. Правда, в первом случае электронный бланк надо распечатать для того, чтобы все работники организации могли ознакомиться с ним под роспись.

Что касается печати, то штамповать бланк надо только тогда, когда такое требование есть со стороны руководства фирмы.

Кто должен подписать

Под приказом в первую очередь должен расписаться руководитель организации, связано это с тем, что все приказы всегда пишутся от его имени. Также в нем должны «отметиться» сотрудники, в отношении которых он издан и те, кто назначены ответственными за его выполнение.

Что брать за основу

Приказ обязательно должен на чем-то базироваться. Служебные и докладные записки, статьи и пункты закона – это основание, которое дается в виде ссылки на дату и номер того или иного документа.

А вот в роли обоснования, которое также должно присутствовать в бланке, выступают события, которые стали поводом для его создания.

Правила регистрации и хранения приказа

Регистрация и последующее хранение приказа должны быть регламентированы либо локальными нормативными актами предприятия, либо нормами, прописанными в законе.

Если говорить в общих чертах, то сведения о приказе, после издания и ознакомления с ним всех заинтересованных сотрудников, надо внести в специальный журнал учета. Такой обычно находится у сотрудника, близкого к директорату компании. Журнал необходим для того, чтобы при срочной надобности можно было без проблем отыскать нужное распоряжение.

После регистрации приказ следует подшить в отдельную папку, где он должен находиться период, указанный в законодательстве или прописанный в учетной политике предприятия (но не меньше трех лет), а после этого его можно отправить в архив или уничтожить (также по определенному регламенту).

Образец приказа о проведении ревизии в магазине

Если перед вами поставлена задача по составлению приказа о проведении ревизии в магазине, который вы никогда прежде не делали, прочтите внимательно приведенные выше рекомендации и посмотрите пример – на его основе вы без труда составите нужный вам документ.

Вначале все стандартно. Указываются:

• наименование организации;
• название бланка, его номер, место, дату выпуска;
• документ, который послужил основанием для издания приказа (если он есть), а также обоснование.

После этого идет основная часть, куда вносится:

• собственно указание о проведении ревизии, ее дата;
• действия, которые должны быть произведены участниками ревизионной комиссии, их цели и задачи;
• состав комиссии (должности, ФИО работников);
• ответственные за исполнение данного распоряжения сотрудники.

В конце приказ подписывается всеми лицами, которые в него внесены.