Куперс

ПРИМЕНЕНИЕ ИКТ В ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ БУХГАЛТЕРА

Проблемы повышения прибыльности предприятия, эффективности работы персонала, создание оптимальной структуры управления волнуют любого руководителя. Ему приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово — хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

Внедрение бухгалтерских пакетов и программ позволяет автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и навести порядок в складском учете, в снабжении и реализации продукции, товаров, отслеживать договоры, быстрее рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность.

Компьютер не может заменить опытного и грамотного бухгалтера, но позволит упорядочить бухучет, увеличить количество получаемой информации, повысить оперативность бухучета, уменьшить число арифметических ошибок, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.

Механизация бухгалтерского учета способствует уменьшению трудоёмкости учета, но не позволяет в полной мере сделать его оперативным, сократить сроки на остальные отчетности. Наиболее полно эти вопросы решаются в условиях автоматизации всего комплекса учетных работ. Особое значение придается разработке пакетов прикладных программ, реализующих автоматизированное решение всех типовых задач бухгалтерского учета.

Разработаны типовые проекты комплексной автоматизации бухгалтерского учета с применением различных типов ЭВМ для промышленности, сельского хозяйства, централизованных бухгалтерий, учреждений, находящихся на государственном бюджете, и других организаций.

В настоящее время автоматизация бухгалтерского учета с помощью персонального компьютера не является сложной задачей ни для разработчика, ни для пользователя бухгалтерских программ. Сегодняшняя простота решения компьютеризации бухгалтерского учета достигнута сложным путем: от компьютеризации отдельных участков учетной работы до установления связанных баз данных для сведения баланса предприятия. Освоение бухгалтерами компьютеров на уровне не только пользователя, но и программирования (а сегодня это уже квалификационное требование) позволило кардинально пересмотреть стратегию бухгалтерских программ. Как оказалось, эффективнее иметь единую структуру базы данных для всех участков бухгалтерского учета. Таким образом, в реальном масштабе времени попутно решается проблема составления баланса предприятия на каждый момент оформления первичных документов – внесения содержания и суммы хозяйственной операции в единую базу данных предприятия. Сетевые версии бухгалтерского учета решили проблему зависимости работы участков от времени доступа к единой базе.

Гипотеза: применяя ИКТ, профессиональная деятельность бухгалтера будет эффективней.

Целью данной работы является изучение особенностей использования информационных технологий в бухгалтерском учете.

Задачи работы:

— изучить и проанализировать особенности компьютерной обработки данных;

— указать проблемы автоматизации бухгалтерского учета;

— рассмотреть классификацию бухгалтерских программ и систем;

— охарактеризовать следующие программы бухгалтерского учета;

— выделить принципы выбора программ.

Информационные технологии в бухгалтерском учете

В настоящее время информационные технологии играют важную роль в жизни общества, в значительной мере определяя уровень его развития. Они применяются во многих сферах деятельности человека, облегчая при этом выполнение различных задач и операций. Широкое распространение информационные технологии получили и в сфере экономики, в частности в системе бухгалтерского учета.

Согласно Федеральному закону РФ от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» под информационными технологиями следует понимать процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов .

Информационные технологии необходимы для ускорения и улучшения процесса использования информации при осуществлении многих видов деятельности, поэтому на сегодняшний день практически невозможно представить ведение бухгалтерского учета без их применения. Система бухгалтерского учета активно развивается и постоянно совершенствуется, и этому способствуют следующие факторы:

• развитие вычислительной техники и средств связи;
• возможность автоматизации логических операций бухгалтерского учета с использованием информационных технологий;
• новая система контроля и исправления ошибок;
• новые возможности документирования фактов хозяйственной жизни;
• появление новых технологий ведения бухгалтерского учета.

Разработка и создание информационной системы бухгалтерского учета является главной задачей автоматизации управления любого предприятия. Система бухгалтерского учета должна соответствовать ряду следующих требований :

• правильная методическая основа построения планируемых и учетных показателей;
• охват учетом всех хозяйственных процессов и операций;
• достоверность, полнота, точность учетных данных;
• оперативность выполнения учетных операций;
• эффективность организации бухгалтерского учета.

Применение информационных технологий в бухгалтерском учете в значительной мере повышает его оперативность. Бухгалтер может быстро получить нужные результаты за любой период времени, не прибегая к ручным выборкам. Процесс группировки данных также отличается от ручных методов тем, что одна и та же информация используется много раз для составления таблиц, и это способствует облегчению и ускорению процесса учета.

В настоящее время в бухгалтерском учете основным средством работы с информацией является персональный компьютер, активно применяются бухгалтерские автоматизированные системы. Бухгалтерские автоматизированные системы – это функциональное программное обеспечение, которое предназначено для выполнения компьютерной обработки комплексов бухгалтерских задач.

В неавтоматизированной системе бухгалтерского учета обработка данных обычно происходит на бумажных носителях информации в виде всевозможных счетов, отчетов, учетных регистров. Аналогичные документы используются и в автоматизированной системе, но они представлены в электронной форме. Помимо этого, существует ряд других отличий автоматизированной обработки данных в бухгалтерском учете от неавтоматизированной.

Во-первых, можно выделить то, что применение информационных технологий предполагает единообразие выполнения операций. Это означает использование одних и тех же команд, необходимых для осуществления одинаковых операций бухгалтерского учета, что почти исключает появление случайных ошибок, которые обычно присущи ручной обработке. Во-вторых, происходит разделение функций, предполагающее, что компьютерная система может сама осуществлять процедуры внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняли бы различные специалисты. Но в то же время, возникают потенциальные возможности появления ошибок и неточностей, потому что автоматизированные системы бухгалтерского учета более открыты для несанкционированного доступа. Еще одним отличием является то, что компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем они не обязательно документируются, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета.

Важным моментом автоматизации бухгалтерского учета является правильный выбор программного продукта. Информационные технологии постоянно развиваются, и вместе с ними идет процесс развития бухгалтерских программ, за счет этого на рынке существует достаточно большое их количество .

В настоящее время нет общепринятой классификации бухгалтерских программ. В большинстве случаев они отличаются по составу выполняемых ими функций. Они могут выполнять как минимальный, так и расширенный набор операций, что зависит от размера предприятий, на которые они ориентируются. Исходя из этого, можно выделить четыре группы бухгалтерских программ.

1. Пакеты «мини-бухгалтерия». К данной группе относятся программы бухгалтерского учета, предназначенные для предприятий малого бизнеса, где небольшая численность сотрудников и небольшой объем информации.
2. Пакеты «интегрированная бухгалтерская система». Данные программы предназначены для малого и среднего бизнеса и разработаны на основе пакетов «мини-бухгалтерия». В настоящее время эта группа является одной из самых распространенных.
3. Пакеты «комплексная система бухгалтерского учета». Данные программы были разработаны для того, чтобы осуществлять обработку комплексов задач бухгалтерского учета.
4. Пакеты «корпоративные системы управления финансами и бизнесом». Данные системы используются для автоматизации функций управления предприятием и представлены сложной структурой компонентов, включая подсистему бухгалтерского учета.

Автоматизация бухгалтерского учета является одной из главных задач для предприятия, поскольку это обеспечит лучшее выполнение необходимых операций и облегчит весь процесс ведения учета. Для осуществления автоматизации следует выбирать необходимые программные продукты, исходя из задач и имеющихся ресурсов. Однако без квалифицированного специалиста, невозможно использование информационных технологий. Они окажутся бесполезными для предприятия, если не найти опытного и грамотного бухгалтера. Таким образом, можно сделать вывод, что на сегодняшний день информационные технологии играют важную роль в бухгалтерской деятельности. Они охватывают различные стороны бухгалтерского учета и обладают значительными преимуществами по сравнению с ручными методами. Современные информационные технологии позволяют быть бухгалтеру востребованным и мобильным специалистом.

ВНИМАНИЕ! САЙТ ЛЕКЦИИ.ОРГ проводит недельный опрос. ПРИМИТЕ УЧАСТИЕ. ВСЕГО 1 МИНУТА!!!

12

ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В ОБЛАСТИ

БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Особенности автоматизации бухгалтерского учета

Едва ли не первыми объектами автоматизации в управлении предприятиями стали задачи бухгалтерского учета. В подразделениях бухгалтерского учета документооборот более формализован и унифицирован по процедурам и методикам обработки и составления документов по сравнению с другими службами аппарата управления. Поэтому ведение бухгалтерского учета с применением компьютера в настоящее время стало нормой работы на многих предприятиях. Использование в работе бухгалтерской программы дает широкие возможности для автоматического отражения любых документов и хозяйственных операций в бухгалтерском учете посредством бухгалтерских проводок, а также исключения арифметических ошибок. На компьютере легко формируются все первичные и отчетные документы.

Вместе с тем построение автоматизированных информационных систем (АИС) по бухгалтерскому учету все же представляет собой довольно сложную исследовательскую и проектную работу. Бухгалтерский сектор имеет определенную специфику. В содержательном плане бухгалтерская информация отображает большую часть процессов материального и финансового учета любого предприятия. Она фактически отражает хозяйственное состояние предприятия. Бухгалтерская информация характеризуется широкой номенклатурой документов и показателей. Эти документы и показатели имеют довольно сложный уровень логической и арифметической взаимосвязи, как по вертикали, так и по горизонтали. Поскольку к бухгалтерской информации предъявляются повышенные требования по достоверности, то при проектировании и эксплуатации АИС необходимо учитывать многочисленные схемы логико-арифметической увязки показателей. Это необходимо для того, чтобы обеспечить целостность баз данных (БД), а также необходимый уровень достоверности и полноты показателей в выходных документах.

Сравнительно большой объем документов обусловливает необходимость привлечения технических средств обработки и передачи данных с расширенным объемом памяти и хорошей пропускной способностью. Каждому бухгалтеру приходится делать выбор при поиске наиболее подходящей именно для его предприятия программы автоматизации бухгалтерского учета. Кажущаяся простота выбора часто оборачивается долгими поисками наиболее оптимальной и недорогой программы. Вместе с тем, с учетом технологической нагрузки на сотрудников бухгалтерии информационные технологии в бухгалтерском учете должны быть просты в освоении, эксплуатации, иметь интерфейс с высоким уровнем адаптивности. Информационная технология должна существенно облегчить работу бухгалтера, не создавать ему дополнительных трудностей, а, наоборот, снижать их.

Информационные технологии в бухгалтерском учете

Построение АИС бухгалтерского класса базируется на сравнительно широком наборе бухгалтерских программ. В настоящее время на российском рынке программных продуктов сегмент бухгалтерских программ наиболее объемный и составляет около 500 различных программ. Этот рынок непрерывно расширяется. Например, на проходившей в 2004 г. ХI выставке-конференции «Бухгалтерский учет и аудит-2004» было представлено 135 участников, 27 из которых — это фирмы, впервые представившие свои программные продукты на выставке. На рынке бухгалтерских программ работает значительный состав фирм-разработчиков, предлагающих услуги по разработке, внедрению и сопровождению пакета прикладных программ (ППП). Эти пакеты ориентированы на различные классы предприятий. Пакеты бухгалтерских программ в разной мере охватывают комплекс задач бухгалтерского учета. Вместе с тем, наибольшим спросом пользуются такие программы, которые могут быть базой для создания информационных технологий для сравнительно широкого класса предприятий и состава решаемых функциональных задач бухгалтерии. Один из таких программных пакетов — «1С: Бухгалтерия», который разработан фирмой «1C».

ППП «1С:Бухгалтерия» предназначен для учета наличия и движения средств предприятия. Он может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами системы «1С:Предприятие». ППП «1С:Бухгалтерия» позволяет автоматизировать выполнение практически полного состава задач бухгалтерского учета:

•операции по банку и кассе;

•основные средства и нематериальные активы;

•материалы;

•товары и услуги, выполнение работ;

•учет производства продукции;

•учет валютных операций;

•взаиморасчеты с организациями;

•расчеты с подотчетными лицами;

•расчеты по зарплате;

•расчеты с бюджетом;

•другие разделы учета.

Охват полного состава задач сочетается с возможностями гибкого учета:

•использование нескольких планов счетов одновременно;

•многоуровневые планы счетов;

•многомерный аналитический учет;

•многоуровневый аналитический учет;

•количественный учет;

•многовалютный учет по неограниченному числу валют;

•ведение на одном компьютере учета для нескольких предприятий;

•ведение консолидированного учета.

ППП способен выполнять ввод, обработку, хранение и печать любых первичных документов:

•платежных поручений;

•счетов на оплату и счетов-фактур;

•приходных и расходных кассовых ордеров;

•актов, накладных, требований, доверенностей.

На технологическом уровне средства работы с документами позволяют организовать ввод документов, их произвольное распределение по журналам и поиск любого документа по различным критериям: номеру, дате, сумме, контрагенту.

«1С:Бухгалтерия» включает набор стандартных отчетов, позволяющих получить информацию за произвольный период, в различных разрезах и с необходимой степенью детализации:

•отчеты по синтетическому учету:

— оборотно-сальдовая ведомость;

— шахматная ведомость;

-главная книга;

— журнал-ордер и ведомость по счету;

— анализ счета — за период и по датам;

— карточка счета;

•отчеты по аналитическому учету:

— оборотно-сальдовая ведомость по счету в разрезе объектов аналитического учета;

— журнал-ордер в разрезе объектов аналитики;

— анализ счета в разрезе объектов аналитики;

— отчет «Диаграмма», позволяющий представить бухгалтерскую

информацию в графическом виде;

•отчеты по разделам учета:

— анализ объекта аналитики по счетам;

— карточка операций по объекту аналитики;

— кассовая книга;

— книги продаж и покупок;

— отчеты по заработной плате.

При составлении отчетности программа выполняет следующие функции:

•ввод, заполнение и печать бухгалтерской, налоговой и статистической

отчетности;

•в «Ручном режиме» заполнения отчетов бухгалтер вводит основные показатели, а программа рассчитывает все итоговые и производные показатели;

•в «Автоматическом режиме» программа заполняет отчеты на основании

введенных за период хозяйственных операций;

•перед формированием отчетов специальный режим позволяет проверить

состояние учета и выявить ошибки бухгалтера, не дающие правильно составить отчетность;

•режим расшифровки позволяет получить обоснование заполненных

автоматически показателей вплоть до каждого первичного документа и хозяйственной операции;

•формы отчетности ежеквартально обновляются фирмой «1С» и бесплатно

предоставляются зарегистрированным пользователям.

В комплект поставки программы кроме основной «Типовой конфигурации» входит также «Упрощенная конфигурация». Ее применение целесообразно, если:

•на предприятии ведется достаточно простой учет и не требуется высокий уровень автоматизации ведения учета;

•предполагается существенно перестраивать структуру учета по отношению к методологии, заложенной в «Типовой конфигурации»;

•программа используется в целях освоения, а также для организации учебного процесса по обучению бухгалтерскому учету и работе с пакетом «1С:Бухгалтерия».

Гибкость и настраиваемость «1С:Бухгалтерия» проявляется в том, что это готовое решение, позволяющее вести учет без дополнительных доработок и настроек. Кроме того, пакет может быть адаптирован к любым особенностям учета на конкретном предприятии. В состав системы входит инструментальное средство разработки и модификации программ «Конфигуратор».

Средние и крупные предприятия очень часто имеют территориально распределенную структуру — филиалы, склады, магазины, пункты приема заказов и иные подобные подразделения, не связанные локальной сетью. В подобных условиях очень важно иметь средства работы с распределенными информационными базами, построенных с учетом принципа организации единой системы автоматизированного учета на предприятии. В этом плане ППП обеспечивает:

•ведение неограниченного количества автономно работающих информационных баз;

•полную или выборочную синхронизацию данных;

•настройку состава синхронизируемых данных;

•произвольный порядок и способ передачи изменений.

Использование средств управления распределенными информационными базами не ограничивает действия пользователей системы. Все изменения данных система отслеживает автоматически и передает их в соответствии с описанными правилами синхронизации.

С целью улучшения качества, адаптивности и технологичности «1С:Бухгалтерия» предусматривает набор сервисных возможностей:

•контроль корректности вводимых проводок;

•табло счетов (оперативный просмотр итогов по счетам);

•проверка возможности удаления неиспользуемых бухгалтерских счетов, объектов аналитики, документов;

•вызов компьютерного обучающего видеокурса;

•вызов правовой системы с диска информационно-технологического

сопровождения (ИТС) или «1С:Гарант. Правовая поддержка».

Следует отметить пользовательский интерфейс ППП, обеспечивающий системе хорошие эксплуатационные характеристики. Строка меню рабочего окна содержит следующие блоки команд: «Операции», «Отчетность», «Сервис», «Окна» и «Помощь». При работе в некоторых режимах имеется еще группа команд «Действия». Она перечисляет возможные действия пользователя относительно текущего режима. Под строкой меню располагается строка пиктограмм. Посредством этих пиктограмм можно активизировать наиболее часто применяемые программы, например печать, вставку, копирование и др.

Существенный комфорт пользователя обеспечивает сервисные средства. Так, например, «Путеводитель по конфигурации» предназначен для быстрого освоения программы бухгалтером. Режим «Советы дня» подсказывают пользователю эффективные приемы работы и функциональные возможности системы. Настраиваемые панели инструментов позволят быстро получать доступ к часто используемым функциям программы. Подробная контекстная помощь позволяет бухгалтеру использовать все допустимые и возможные действия во всех режимах работы программы.

В решении задач комплексной автоматизации предприятия очень важно обеспечить взаимосвязь и взаимодействие различных программ, реализующих решение тех или иных задач в системе управления. ППП «1С:Бухгалтерия» включает готовые режимы для обмена бухгалтерской информацией с другими программами системы. Кроме того «1С:Бухгалтерия» поддерживает современные средства интеграции приложений OLE, OLE Automation и DDE. Использование этих средств позволяет:

•управлять работой других программ, используя встроенный язык, например

формировать отчеты и графики в Microsoft Excel;

•получать доступ к данным «1С:Бухгалтерия» из других программ;

•вставлять в документы и отчеты «1С:Бухгалтерия» объекты, созданные другими

программами, например помещать в первичные документы логотип фирмы;

•размещать в документах и отчетах рисунки и графики.

Развитые средства администрирования «1С:Бухгалтерия» позволяют администратору системы:

•вести список пользователей системы;

•назначать пользователям пароли на вход в систему;

•назначать пользователям права на доступ к информации, обрабатываемой

системой;

•формировать индивидуальные пользовательские интерфейсы, включающие меню и панели инструментов;

•просматривать список работающих пользователей;

•получать историю работы пользователей.

Для предприятий с различным составом задач и объемом совершаемых хозяйственных операций фирма «1С» предлагает разные версии программы «1С:Бухгалтерия»: однопользовательская версия; сетевая версия; версия для SQL («клиент — сервер»).

Технологический процесс создания АИС на базе ППП «1С:Бухгалтерия» состоит из подготовительного, начального и основного этапов.

На подготовительном этапе в режиме «Константы» осуществляется ввод реквизитов предприятия, данных оруководстве, главном бухгалтере и др. Проводится заполнение и корректировка БД. Ведется просмотр плана счетов, просматриваются типовые проводки, самостоятельно формируются дополнительные проводки. Режим «Типовые проводки» предназначен для упрощения ввода стандартных и часто используемых операций. При вводе и создании проводок суммы этих проводок вычисляются автоматически. Корректировка плана счетов может выполняться периодически. Функция «Валюты» обеспечивает хранение курса валют. В режиме «Виды субконто» отмечаются те счета, по которым будет проводиться аналитический учет, например «Материалы», «Основные средства». Для каждого вида субконто в специальной таблице составляется список субконто с указанием цены по каждой позиции.

Далее осуществляется ввод начальных остатков по каждому счету. Для этого необходимо войти в режим «Сервис» (функция «Параметры») и установить рабочий период и дату, предшествующие текущим, а затем войти в режим «Операции» (функция «Интервал операций»). Предварительно в верхней части экрана проверяется правильность рабочего периода и даты. Проводки состоят из номера счета, его корреспонденции «00» и суммы. При этом если счет активный, в дебете записывается номер счета, а в кредите — «00», и наоборот. Контроль правильности ввода остатков осуществляется функциями «Расчет итогов» и «Оборотно-сальдовая ведомость». Если остатки введены верно, то остатки по «00» счету должны быть нулевыми, а суммы дебетовых и кредитовых оборотов равны. После ввода и проверки ввода остатков необходимо выполнить режим «Закрытие периода». При этом машина автоматически установит новый расчетный период, что необходимо проверить режимами «Установка параметров» и «Интервалы операции».

Начальный этап выполняется периодически, по мере ведения отчетного периода и заключается во вводе в машину различных бухгалтерских первичных документов. Он реализуется функцией «Журнал хозяйственных операций». В журнал последовательно вводятся следующие реквизиты: дата, дебет, кредит, сумма, краткое содержание операции. При вводе номера счета, по которому ведется субконто, вводится «Количество», а «Сумма» исчисляется автоматически на основе цены, введенной в список субконто «Цены». Функция «Документы и расчеты» предоставляет еще более универсальные и гибкие средства для ввода документов и проведения бухгалтерских расчетов. С помощью этого режима в журнал операций можно сразу ввести данные о некотором документе или расчете и связанные с ним проводки, которые автоматически рассчитываются по заданным формулам.

Основной этап базируется на режиме «Отчетность», который реализует следующие расчетно-технологические функции:

•»Расчет итогов» — выполняется перед формированием всех выходных документов, перечисленных ниже, на основании данных журнала операций, расчет итогов производится по всему кварталу установленного периода или за конкретный месяц;

•»Сводные проводки» — ведет переброску свободных сумм с дебета одного счета

в кредит другого;

•»Шахматка» — табличное представление оборотов сумм с одного счета на другой

(сводных проводок) и оборотов по счетам;

•»Оборотно-сальдовая ведомость» — формирует по каждому счету (субсчету)

остаток на начало периода, обороты и остаток на конец периода, остатки на начало

квартала формируются при закрытии предыдущего периода; в нижней строке

оборотно-сальдовой ведомости выводятся итоги по оборотам и остаткам;

•»Оборотно-сальдовая ведомость по счету» — создает оборотно-сальдовую

ведомость по каждому счету;

•»Обороты счета» (Главная книга) — формирует сальдо и обороты по дебету и кредиту счета и обороты в корреспонденции с другими счетами за указанные месяцы или квартал;

•»Журнал-ордер и ведомость по счету» — выводит те же данные, что и «Обороты счета», но в детализации по датам и по отдельным проводкам;

•»Карточка счета» — содержит все проводки с указанием конкретного счета, позволяет получить Кассовую книгу, выписки из банка и т.д.;

•»Анализ счета по субконто» — для каждого субконто выводится остаток на начало периода, обороты и остаток на конец периода, список корреспондирующих счетов с указанием дебетового и кредитового оборота по каждому счету в отдельности;

•»Анализ счета по датам» — по каждой дате рабочего периода выводится остаток на начало, обороты и остаток на конец периода с указанием корреспондирующих счетов;

•»Анализ субконто» — предоставляет бухгалтеру оборотно-сальдовую ведомость по субконто;

•»Карточка субконто» — содержит все проводки по выбранному объекту аналитического учета за указанный период, включает остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой операции, данные выводятся в натуральном и стоимостном выражении; документ получается из списка субконто; •»Обороты между субконто» — формируются обороты между субконто одного вида и одним или несколькими субконто другого вида;

•»Отчеты по Журналу операций» — производится выборка проводок из Журнала

операций по определенным счетам, корреспонденциям и другим признакам;

•»Произвольные отчеты» предоставляет широкие возможности по созданию отчетов нужной формы, при необходимости бухгалтер сам может изменить форму любого отчета, а также формулы расчета, создать формат нового отчета (в комплект поставки входит набор отчетов для налоговой инспекции);

•»Закрытие периода» — обеспечивает автоматический переход к новому расчетному периоду.

Информационные технологии в бухгалтерском (финансовом) учете

Бухгалтерский учет использует большие объемы данных, обрабатываемые в целях формирования обобщенной в финансовой отчетности экономической информации (рис. 1.5).

Качество информации бухгалтерского учета существенно повышается при автоматизации процесса сбора, обработки и хранения данных.

Основные преимущества автоматизации бухгалтерского учета проявляются:

• — в росте объемов и скорости формирования баз, массивов первичных данных;
• — повышении качества обработки массивов данных;
• — ускорении оперативности предоставления информации;
• — расширении возможностей сохранности и хранения данных;
• — избирательном управлении доступом к данным и информации, обеспечении конфиденциальности и информационной безопасности.

Рис. 1.5. Преобразование массива первичных данных в систематизированную бухгалтерскую информацию

Рост объема и скорости формирования баз, массивов первичных данных обусловлен расширением возможностей получения данных различных типов и форматов из условно неограниченного числа распределенных внешних и внутренних источников.

Например, получение данных, не связанных с внутренними информационными базами, при работе с веб-приложениями с различных типов устройств, в том числе мобильных; извлечение данных из структурированных и неструктурированных документов для сохранения в электронном виде. Структурированные документы — документы со стандартным местом расположения определенной информации: счета-фактуры, товарные накладные. Неструктурированные документы — документы, для которых не определены правила размещения информации: договоры, бухгалтерские справки, иные документы, содержащие значимую информацию.

Для сбора и обработки информации в информационных системах используются технологии визуального и невизуального кодирования. Визуальное кодирование — штрих-кодирование, (^-кодирование информации о стране происхождения, весе и цене поступающих и отпускаемых со склада запасов, количестве выпускаемой готовой продукции и т.д. Невизуальное кодирование — радиочастотная идентификация RFID.

Рост объемов и скорость формирования баз данных достигается в том числе за счет сетевых технологий — возможности одновременного ввода данных неограниченным числом пользователей.

На рост объемов также влияют новые возможности накопления и сохранения данных в течение неограниченного периода времени, например в так называемых специально оборудованных дата-центрах.

Повышение качества обработки массивов данных обеспечивается развитием по следующим направлениям повышения качества первичной информации:

• — структурирование;
• — поддержка целостности структур, контроль непротиворечивости данных, контроль процедур обработки;
• — снижение влияния человеческого фактора.

Ускорение оперативности обмена и предоставления информации реализуется за счет:

• — увеличения скорости доступа к данным, высокой скорости и гибкости выполнения аналитических запросов;
• — технологий предоставления информации в режиме реального времени;
• — организации удаленной работы в сетевых решениях;
• — использования мобильных устройств и приложений.

Сохранность данных обеспечивается возможностями проведения процедур автоматического сохранения и обновления, неограниченным копированием, включая создание копий в автоматическом режиме; применения технологий сжатия данных и информации.

Основным направлением развития технологии обеспечения сохранности данных и информации является минимизация времени сохранения данных, предоставления возможности восстанавливать данные и информацию вплоть до времени между копиями в случае операционных ошибок и физических сбоев. Например, технологическая разработка EMC Corporation.

Основные направления развития технологий хранения включают в себя:

• — разработку виртуальных (облачных) технологий хранения;
• — унификацию хранилищ информации корпоративного класса для всех видов информации с использованием отказоустойчивых технологий (например, совершенствование глобальной ИТ-платформы ОАО «Газпром нефть»);
• — создание дата-центров для неограниченного количества пользователей и индивидуальных корпоративных дата-центров с учетом всех особенностей имеющихся серверов, сетей и программного обеспечения;
• — расширение типов хранения данных: на жестких дисках с различным интерфейсом, на ленточных накопителях;
• — неограниченное масштабирование.

Современные технологии управления правами доступа к данным и информации решают две основные задачи: персонификация ответственности за обработку данных и защита от неавторизованного доступа.

Персонификация ответственности за обработку реализуется путем: идентификации пользователей; разрешения тематических запросов на получение информации из внешних и внутренних источников; предоставления прав на проведение регламентных и индивидуальных процедур обработки, копирования и передачи данных и информации.

Защита от иеавторизованного доступа направлена на снижение внешних и внутренних угроз для электронной информации. Снижение риска внешних угроз направлено прежде всего на защиту от вредоносных программ, хакерских атак различного тина. Снижение риска внутренних угроз обеспечивается: контролем файловой активности, регистрацией действий пользователя при обращении к конфиденциальным данным, мониторингом USB-портов и внешних устройств.

Обеспечение конфиденциальности данных необходимо как для данных системы бухгалтерского учета в целом, так и его составных частей, связанных с персональными данными (табл. 1.9).

Таблица 1.9

Требования к информационной безопасности на основе Международных стандартов ISO/IEC 27001—2013 и ISO/IEC 27002-2013

П редоставлснис данных	Отчеты в реальном режиме времени		Стандартные, периодические отчеты		Официальные, публичные отчеты		Веб-отчетность
Бизнес-прило- женил	Финансы
	Логистика		Производство		Продажи		Инвестиции
Доступ и обработка	Онлайн-обработка		Отбор данных		Обработка специальных запросов		Отчетность
Интеграция и стандартизация данных	Метаданные				База данных
Обобщение данных	ETL (англ, extract, transform, load — «извлечение, преобразование, загрузка») — основной процесс управления хранилищами данных
Прикладное программное обеспечение	системы	системы		системы		ЕСМ- системы; EDI- системы		Внешние данные
Сбор первичных данных	ГГ-инфраструктура

Краткая характеристика систем управления:

• — CRM {customer relationship management) — система управления взаимоотношениями с клиентами;
• — ERP {enterprise resource planning) — система планирования и управления ресурсами: материальными, трудовыми, финансовыми — ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов;
• — SCM {supply chain management) — организационная стратегия управления ресурсами от снабжения до сбыта продукции;
• — ЕСМ {enterprise content management) — система управления различными типами контента: данными документов, веб-данными, мультимедиа- контентом, обеспечение документо-ориентированного взаимодействия;
• — EDI {electronic data interchange) — системы автоматизированного обмена электронными данными.

Для автоматизации бухгалтерского учета на практике используются три класса программных продуктов, отличающихся функциональными возможностями:

• — ERP-системы;
• — модульное решение бухгалтерского учета в специализированных бухгалтерских программных продуктах;
• — использование MS Excel для автоматизации упрощенного бухгалтерского учета.

ERP-системы используются крупными по масштабам бизнеса организациями. В этой группе существуют признанные лидеры числа и объема внедрений. Организациями SAP, «1C», Oracle, Microsoft и «Галактика» контролируется 95% рынка внедрения информационных систем.

Модули бухгалтерского учета специализированных бухгалтерских программ в большинстве случаев используются средними и мелкими организациями и создаются национальными производителями программных продуктов. В числе наиболее известных: «1C Управление» и «Галактика» (табл. 1.11).

Таблица 1.11

Основные преимущества и недостатки информационных решений

Группа решений	Основные преимущества	Основные недостатки
системы	Многофункциональность: максимально полный функционал планирования; развитый документооборот от бюджета до фактического исполнения; ввод данных через веб-формы; быстродействие при загрузке/выгрузке данных, выполнении расчетов, в том числе аллокаций, внутригруппового элиминирования, многовалютных расчетов при одновременной работе большого количества пользователей; синхронизация справочников; возможность интеграции и обновлений; создание управленческих комментариев; сбор информации в режиме реального времени	Высокая стоимость, отсутствие полного перевода документации на русский язык, что создает сложность в случае необходимости внесения оперативных уточнений в формулы расчета, например при ис пользован и и гибкого бюджетирования
1C предприятие	Про [рам ма использует современный интерфейс. Предоставляет возможность работать в программе через веб-браузер. Предоставляется полная поддержка клиентской части на ОС Windows, Linux, Android	Ограничения масштабируемости

Все программы содержат в себе ограничения, характерные для каждого уровня программ.

В общем случае:

• — более сложные обеспечивают многофункциональные сервисы, требовательны к оборудованию и технологиям, поэтому дорогостоящи;
• — простые нс обладают рядом качественных характеристик, поэтому относительно просты во внедрении, не требовательны к оборудованию, не используют последние технологические достижения, поэтому недороги.

При выборе программного обеспечения целесообразно руководствоваться следующим:

• — наличие отраслевого кластера пользователей, что увеличивает качество типовых решений;
• — возможности платформы обрабатывать возрастающие объемы информации;
• — соотношение затраты на приобретение и внедрение и выгоды от использования.

Вне зависимости от выбора системы на практике возникает потребность в ее доработках. Успешность их осуществления зависит от компетентности конкретных исполнителей проекта автоматизации бухгалтерского учета.

Автоматизация бухгалтерского учета включает четыре стадии:

• — диагностика действующей системы: бизнес-процессы;
• — моделирование автоматизированной системы: бизнес-процессы, центры ответственности, схема документооборота, график обработки информации;
• — реализация индивидуальной методики учета на основе принятой учетной политики;
• — разработка шаблонов отчетных форм, ориентированных на потребности организации, в дополнение к стандартным формам отчетности.

Организация бухгалтерского учета требует учета и технических возможностей оборудования, обеспечивающего как минимум:

• — бесперебойную работу серверов (электроснабжение, 3—4С-модемы, бензиновые генераторы, военные аккумуляторы, спутниковый Интернет);
• — хорошее соединение между передающим и принимающим устройствами (например, при проведении чека ККМ — связь между кассовым аппаратом и терминалом для банковских карт; сервером, собирающим информацию и передающим данные для дальнейшего использования прикладными программами).

КОМПЬЮТЕРНЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ  
Рассматриваются общие вопросы информатизации, даются понятия автоматизированных информационных технологий, систем, приводится их классификация. Особое внимание уделяется описанию необходимых видов обеспечения систем и технологий с учетом потребностей пользователей-экономистов в условиях работы в компьютерных сетях, применения средств телекоммуникаций. Рассматривается использование информационных технологий в бухгалтерском учете, налоговой, банковской, страховой деятельности, казначействе.  

Он должен иметь представление об основах построения и функционирования автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета, анализа и аудита понимать роль бухгалтера на всех стадиях жизненного цикла автоматизированной информационной системы бухгалтерского учета (АИС-БУ). Чтобы эффективно использовать информационные технологии в практической деятельности, ему необходимо ориентироваться в обширном рынке программных продуктов, предназначенных для решения задач бухгалтерского учета, анализа и аудита, владеть технологией решения своих профессиональных задач в компьютерной среде.  
Оперативность получения информации, а также ее качества и эффективность использования в управлении хозяйственными процессами организации значительно повышается в условиях автоматизации бухгалтерского учета. Использование ЭВМ предполагает применение различных приемов и способов систем компьютерной обработки данных (КОД). Поэтому уровень подготовки бухгалтера должен быть достаточно высоким в области информационных технологий для выполнения работ по обработке учетной информации. Отсюда следует, что бухгалтерский учет связан также с информатикой, компьютеризацией учетно-аналитических вопросов и информационными системами в экономике.  
Следует помнить, что использование компьютеров в системе управления предприятием не самоцель, компьютеры и связанные с ним программные средства и электронное представление информации вторичны по отношению к функциям управления, алгоритмам и механизмам достижения целей управления. Освоение компьютерных систем бухгалтерского учета требует целостного представления об информационной системе предприятия, оценки ее состояния, перспектив и тенденций развития. Большое внимание должно уделяться изучению объекта управления — предприятия (организации) с позиций компьютеризации системы управления, соответствию информационных технологий требованиям решаемых задач, выбору средств разработки компьютерных систем. Важно понимать специфику компьютерных систем бухгалтерского учета, основу которых составляет методология бухгалтерского учета и информация, организованная в виде системы электронных документов и баз данных.  
Рассмотрены принципы создания, структура и особенности функционирования современных автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета (АИС-БУ), анализа и аудита. Раскрыты различия в концепциях построения программных средств АИС-БУ, приведена их классификация. Большое внимание уделено вопросам организации и технологии ведения учета в компьютерной среде моделям системы счетов в АИС-БУ, схемам документооборота и обработки документов, способам формирования бухгалтерских записей о хозяйственных операциях и обобщению учетных данных, специфике формирования выходной информации, процедурам закрытия отчетного периода и составления отчетности. Изложен порядок создания и функционирования многопользовательских систем. Показаны различия российских и зарубежных систем автоматизации бухгалтерского учета. Материал основан на анализе обширного рынка программных продуктов автоматизации бухгалтерского учета, анализа, аудита.  
Учебное пособие Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета, анализа, аудита дает знания об основных проблемах и подходах к их решению, возникающих при компьютеризации бухгалтерского учета знакомит с классификацией бухгалтерских программ, принципами их построения и особенностями технической реализации дает рекомендации по выбору программных средств АИС-БУ и порядку их внедрения поясняет некоторые важные особенности современных информационных технологий и возможности их применения при создании АИС-БУ раскрывает технологию ведения учета в компьютерной программной среде и разъясняет роль бухгалтера-пользователя на всех стадиях жизненного цикла АИС бухгалтерского учета. Учебное пособие также знакомит будущих бухгалтеров с особенностями зарубежных автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета и спецификой их внедрения в российских условиях. Оно позволяет составить представления и о системах автоматизации анализа и аудита, подходах к их построению и использованию в современных условиях.  

Необходимость комплексной автоматизации управленческих функций, в том числе бухгалтерского учета, осознается руководителями многих предприятий. Создание комплексной информационной системы управления предприятием требует больших затрат. Внедрение такой системы осуществляется поэтапно. В первую очередь подлежат автоматизации работы наиболее перегруженных подразделений, которые тормозят работу предприятия. Так, кризис неплатежей на многих предприятиях показал, что одним из узких мест является учет и анализ дебиторской задолженности. Поэтому учет и анализ дебиторской задолженности включаются в состав первоочередных задач, подлежащих автоматизации. Аудитор должен дать оценку правильности выбора задач автоматизации и высказать мнение о задачах, участках учета, работе подразделений, где применение компьютерной технологии обработки данных даст наибольший эффект. Он должен оценить функциональную полноту системы, ориентируясь на классификацию, приведенную в главе 2.  
Компетентность аудитора в вопросах компьютерной обработки данных. Для проведения аудита в компьютерной среде аудитор должен обладать дополнительными знаниями в области систем обработки экономической информации иметь представление о техническом, программном, математическом и других видах обеспечения АИС-БУ владеть терминологией в области компьютеризации четко представлять особенности технологии и последовательность процедур компьютерной обработки учетной информации организацию работы бухгалтерии в условиях АИС. Он обязан уметь работать на компьютере с основными офисными программами, иметь практический опыт работы с разными системами бухгалтерского учета, анализа, правовыми и справочными системами, специальными информационными системами аудита. Все эти знания ему необходимы, чтобы правильно определить, какое влияние на организацию, планирование, проведение аудита оказывают условия использования АИС на проверяемом экономическом объекте.  
Современные информационные технологии значительно повышают эффективность системы контроля за счет полноты охвата информации, оперативности ее предоставления и обработки. Компьютеризация учета и контроля позволяет сразу же включать проведение каждой хозяйственной операции (от поступления до реализации продукции) в единый цикл автоматического формирования всей бухгалтерской отчетности. Локальные компьютерные сети обеспечивают коллективную работу большого количества пользователей. При этом каждый менеджер контролирует свой  
Знаний аудиторов о системах КОД должно быть достаточно для того, чтобы определить, какое влияние на организацию, планирование и проведение аудита оказывают условия КОД у проверяемого экономического субъекта, как они воздействуют на изучение систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля, оценку рисков, связанных с проведением аудита. Однако, учитывая разнообразие и сложность компьютерных технологий, от аудитора не требуется быть первоклассным специалистом по компьютерному бухгалтерскому учету. Поэтому, если у аудитора нет необходимых знаний, он обязан использовать работу эксперта в области информационных технологий.  

Качественное и всестороннее решение этой комплексной задачи требует специальных исследований и значительных ресурсов. Это связано не только с отсутствием сведений о тенденциях развития формирующегося рынка потребительских товаров, но и со значительностью дистанции между начальным (исходным) и конечным (желаемым) состоянием проекта в области его внутренней среды. Изучение организационно-управленческих аспектов маркетинговой деятельности предприятий, как элементов этой среды, свидетельствует о нерешенности задачи оперативного учета товародвижения в розничной торговле, что, в свою очередь, является основным сдерживающим фактором внедрения в практику методов оперативного анализа и управления. Как известно, важнейшим условием организации оперативного анализа (как ретроспективного, так и прогнозного) является прочная информационная база, основанная на компьютерной технологии. Существующие машинные системы бухгалтерского учета, которые сегодня получили широкое распространение, обладают целым рядом недостатков, основным из которых является невозможность организации работ по анализу товарооборота — запасов товаров реализованного спроса и прогнозированию будущих объемов продаж — в номенклатурном разрезе товаров. С другой стороны, стоимость аналитических систем зарубежного производства (десятки тысяч долларов США) делают их недоступными даже для крупных торговых объединений. Нельзя обойти вниманием и весьма актуальную для российских торговых организаций проблему персонала . Для преодоления традиционного сопротивления инновациям необходимо рассматривать обучение имеющегося персонала и (или) привлечение новых квалифицированных специалистов по маркетингу, сбыту и менеджменту в качестве одной из важных задач проекта.  
В конце отчетного периода выполняется окончательный расчет итогов по всем счетам рассчитываются итоговые обороты и конечное сальдо. Затем реализуются процедуры закрытия месяца и отчетного периода, которые регламентируются действующей нормативной базой, отраслевыми инструкциями и во многом зависят от учетной политики предприятия. Степень автоматизации данных процедур в компьютерных системах очень различается. Однако любая технология при выполнении процедур завершения месяца и отчетного периода предусматривает создание необходимых бухгалтерских записей, регистрируемых в информационной базе учета. Только после этих процедур выполняется окончательный расчет итогов оборотов и сальдо по счетам, а затем формируется заключительный баланс, другие формы бухгалтерской отчетности, регламентированные отчеты для налоговых и статистических органов, а также отчеты во внебюджетные фонды. В контрольных целях до и после составления баланса компьютерная система обеспечивает получение оборотной ведомости, а некото-  
Компьютерные системы бухгалтерского учета (КСБУ) прошли большой исторический путь становления и развития. Они изменялись параллельно с изменениями информационных технологий, программных и технических средств обработки информации, методов и средств разработки, концепцией построения ИС. Рынок КС13У начал формироваться с конца 80-х годов. Сегодня существует большое число разнообразных программных средств автоматизации бухгалтерского учета от средсти автоматизации локальной задачи бухгалтерского учета до полнофункциональных КСБУ в составе ИС предприятия.  
Программу 1С Предприятие без преувеличения можно назвать бестселлером российских бухгалтерских программ. История ее создания и развития служит яркой иллюстрацией смены информационных технологий компьютерного бухгалтерского учета от простейшего АРМ, функционирующего в операционной системе MS-DOS, до создания развитой КСБУ масштаба среднего предприятия, соответствующей требованиям российских стандартов в области бухгалтерского учета и аудита1.  
Развитие информационных технологий бухгалтерского учета за последние годы идет все возрастающими темпами. Любой практикующий бухгалтер работает на компьютере и не мыслит без последнего своей профессиональной деятельности. Модернизация ( upgrade ) и смена поколений вычислительной техники, переход на новые операционные системы, обновление версий прикладных программ и т. п. является характерной особенностью современной компьютеризации. В настоящее время повсеместно внедряются компьютерные сети (локальные, региональные, глобальные), благодаря которым обеспечен удаленный доступ к общесетевым ресурсам (базам данных, компьютерам, принтерам, факс-модемам и др.). Широкое распространение Интернета и его базовых технологий по праву считаются выдающимся достижением мирового уровня. Применяемые информационные технологии являются показателем вооруженности управленческого труда, характеристикой потенциальных возможностей системы управления предприятием (организацией) в целом. В последнее время существенно возросли требования к компьютерной квалификации пользователей.  
Отдельным подпунктом в текст Закона включено положение об автоматизации бухгалтерского учета и внедрении информационных технологий. Таким образом, аудиторы теперь могут с полным правом заниматься торговлей бухгалтерским программным обеспечением с его привязкой к конкретному клиенту, торговлей информационными правовыми системами (типа КонсультантПлюс , Гарант , Дело и право ) с их постоянным сопровождением, а также оказывать достаточно широкий и неопределенный круг компьютерных услуг ( внедрение технологий может подразумевать и просто торговлю компьютерами и комплек тующими).