Если на балансе государственной организации находятся транспортные средства, то каждый день (месяц) возникает вопрос о корректном списании ГСМ. Сложность заключается в том, что списывать ГСМ необходимо по определенным нормам:
- Период (летний/зимний)
- Километраж/моточасы
Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что для списания ГСМ документом «Списание ТМЗ» будет не корректным, поскольку это затруднит контроль расхода ГСМ по установленным нормам.
По этой причине в программе 1С:Предприятие 8 «Бухгалтерия для государственных учреждений» есть документ «Путевой лист». Открыть этот документ можно с помощью меню Номенклатура и склад – Склад – Путевой лист. В зависимости от вида ГСМ, списываемых по путевому листу, можно рассчитать норму списания по километражу или по моточасам. В случае списания по километражу указываются показания спидометра при выезде и при возвращении, а в случае списания по моточасам – время начала и окончания эксплуатации транспортного средства. В зависимости от вида ГСМ, периода эксплуатации и норм расходования ГСМ для конкретного автомобиля табличную часть ГСМ можно заполнить горюче-смазочными материалами, соответствующими параметрам, выбранным в шапке документа (в том числе на основной закладке).
Документ позволяет:
- проверить соответствие расходования горюче-смазочных материалов нормам списания;
- списать ГСМ по норме или фактическому расходу;
- сформировать бухгалтерские проводки по списанию ГСМ;
- сформировать печатную форму Путевой лист на казахском и русском языках.
Рассмотрим механизм заполнения документа более подробно:
- Номер – номер документа;
- Дата – дата списания горюче-смазочных материалов;
- № путевого листа – номер путевого листа;
- Организация – учреждение, в котором числятся ГСМ;
- Период – зимний или летний период. Заполнение этого реквизита непосредственно влияет на нормы расхода ГСМ, которые могут быть различны в зависимости от времени года;
- Водитель – водитель автомобиля, израсходовавший ГСМ;
- Автомобиль – автомобиль, по которому составлен путевой лист;
- Источник финансирования – источник средств, за счет которых делается списание ГСМ;
- Программа – бюджетная программа (статья функциональной классификации расходов бюджета);
- Код платных услуг – код товаров, работ, услуг;
- Специфика – бюджетная специфика (статья экономической классификации расходов бюджета);
- Счет ГСМ – счет учета горюче-смазочных материалов (счет 1315);
- Вид ГСМ – дополнительный реквизит, определяющий механизм расчета нормы расхода ГСМ;
- Счет расхода – счет бюджетного плана счетов, на этот счет должны быть отнесены затраты по списанию ГСМ;
- Статья затрат – вид расходов, детализирующий статьи экономической классификации расходов;
- Движение запасов – вспомогательный реквизит, необходимый для корректного формирования пояснительной записки к балансу, а также отчета Отчет о движении запасов (форма №6).
На закладке Основная заполняются основные реквизиты для расчета нормы расхода ГСМ в соответствии с километражем или моточасами:
- Показания спидометра при выезде – показания спидометра до начала маршрута;
- Показания спидометра при возвращении – показания спидометра после поездки;
- Километраж – пробег автомобиля за время поездки. Километраж рассчитывается автоматически, если введены показания спидометра при выезде и возвращении;
- Норма расхода на 100 км – норма расхода ГСМ, которая заполняется автоматически в зависимости от периода, если в справочнике Долгосрочные активы для данного автомобиля указаны летняя и зимняя норма расхода ГСМ на 100 км, если данный справочник не заполнен, то норму проставляем вручную;
- Расход по норме – расход ГСМ в соответствии с нормой, рассчитывается автоматически при заполнении километража и нормы расхода;
- Выезд, часов, минут – время выезда. Реквизиты, касающиеся времени выезда и возвращения целесообразно заполнять, если необходимо рассчитать норму расхода ГСМ по моточасам;
- Возвращение, часов, минут – время возвращения;
- Норма расхода по моточасам – заполняется автоматически, если в документе выбран вид ГСМ, списываемый по моточасам и в справочнике Долгосрочные активы для данного автомобиля указаны летняя и зимняя норма расхода ГСМ по моточасам;
- Моточасы – количество отработанных моточасов;
- Расход по норме – расход ГСМ в соответствии с нормой, рассчитывается автоматически при заполнении километража и нормы расхода по моточасам.
Период оформления путевого листа:
- Начало периода – начало периода, за который формируется путевой лист;
- Конец периода – конец периода, за который формируется путевой лист.
Рассмотрим заполнение табличной части, расположенной на закладке ГСМ:
- ГСМ – списываемые горюче-смазочные материалы;
- Единица измерения – единица измерения списываемых ГСМ;
- Цена – цена списываемых ГСМ;
- Фактически – количество фактически списываемых ГСМ. Если бухгалтеру необходимо списать ГСМ больше или меньше нормы, то он может вручную указать количество в колонке «Фактически»;
- По норме – количество списываемых ГСМ в соответствии с нормой расхода, километражем или мотто-часами;
- Сумма – сумма списания;
- Движение запасов – вспомогательный реквизит, необходимый для корректного формирования пояснительной записки к балансу, а также отчета Отчет о движении запасов (форма №6).
Заполнение табличной части возможно не только вручную. Если нажать кнопку «Заполнить», то в табличной части, появятся все ГСМ соответствующего вида, имеющиеся у водителя по выбранной классификации расходов, причем общее их количество будет соответствовать норме расхода ГСМ, рассчитанной на закладке «Основная». Заполнение также возможно с помощью кнопки «Подбор».
Если в документе установить флаг «Списывать по указанной стоимости», то списание ГСМ будет произведено по стоимости, указанной в табличной части, а не по средней.
Программа «1C-КАМИН:Учет ГСМ и запчастей. Версия 2.0» предназначена для автоматизации учёта транспортных средств, горюче-смазочных материалов (ГСМ), шин, запчастей и аккумуляторных батарей (АКБ) в государственных, муниципальных и хозрасчётных организациях.
Программа работает на платформе «1С:Предприятие 8.3» в режиме управляемого приложения. Вы можете установить «1C-КАМИН:Учет ГСМ и запчастей. Версия 2.0» на компьютер или сервер локальной сети, при необходимости организовав доступ пользователей через Интернет. Возможен учёт по нескольким организациям в одной базе данных.
Возможности программы
Для удобства все документы, справочники и отчёты сгруппированы в разделы по объектам учёта: ГСМ и запчасти, шины, АКБ.
Вы можете скачать и установить программу и использовать ее в ознакомительном режиме 30 дней бесплатно. После покупки программы вы сможете продолжать в ней работу без потери внесенных данных.
Программа позволяет:
· вести учёт работы водителей и транспортных средств;
· задавать нормативы потребления ГСМ транспортными средствами в зависимости от сезона и типов трасс;
· вести учёт пробега автотранспортных средств;
· осуществлять ввод, выписку и обработку путевых листов;
· автоматически рассчитывать нормативный и фиксировать фактический расход топлива;
· вести учёт движения и контроль остатков ГСМ:
o приобретение топлива за наличный и безналичный расчёт;
o перемещение ГСМ между транспортными средствами;
o списание ГСМ;
· вести учёт шин, запчастей, аккумуляторных батарей:
o контролировать срок эксплуатации и износ;
o фиксировать установку и снятие;
· вести учёт работы оборудования специальных автомобилей;
· формировать декларацию по транспортному налогу.
Обмен данными
Данные по учёту ГСМ из конфигурации «1C-КАМИН:Учет ГСМ и запчастей. Версия 2.0» переносятся в программу «1С:Бухгалтерия 8» ред. 3.0. В ближайшее время будет реализован перенос данных в программу «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» ред. 2.0.