Содержание
1С:Предприятие 8.2 /
Бухгалтерия для Украины /
Ведение учета
Выбытие
Списание
Документ » Перемещение ОС » применяется для смены материально ответственного лица и подразделения, в котором расположен объект ОС. В шапке документа в атрибуте «Подразделение» указываем отдел, в котором будет числиться основное средство в бухгалтерском учете.
Совет! Ежели ОС эксплуатируется в немногих подразделениях и вы хотите, чтобы амортизация по нему зачислялась на затраты данных подразделений, тогда подразделения, на которые будут считаться расходы по амортизации, нужно уточнять при описании методов отражения расходов по амортизации в справочнике «Способы отражения расходов по амортизации», а так же составить документом «Изменение способа отражения расходов по амортизации ОС «.
В атрибуте «МОЛ» выбираем материально ответственное лицо из перечня работников учреждения. При этом показывается форма для выбора работников, которые во время составления документа приняты на работу в организацию. Если атрибут «Подразделение» заполнен, то в графе выбора работника всплывает список работников избранном подразделения учреждения. При проведении документ проводки по бухгалтерскому учету не составляет, а новая информация записывается в регистр данных «Местонахождение ОС ( бухгалтерский учет )».
Выбытие
Предлогами, по которым невозможна следующая эксплуатация ОС, могут быть разнообразными → это и серьезная поломка, исключение которой слишком дорогое, и полный износ, и простая кража. К тому же в условиях кризиса кое-какие организации сталкиваются с тем, что участие некоторых объектов ОС в производстве становится бессмысленным, и в этом случае руководитель учреждения становится перед выбором: то ли продать ненужное ОС, то ли оставить до лучших времен. Какой именно сделать выбор → решать руководителю исходя из условий в каждой определенной ситуации. Мы же изучим, как оформить все указанные операции бухгалтеру в «1С: Бухгалтерии 8 для Украины».
Списание
Если под каким-то предлогом объект основных средств не отвечает признакам актива, то утверждается решение о его списании. Что означает различие критерию актива? Активы в согласии с П. (С) Б У 1 → это резервы, которые контролируются организацией в результате былых событий, эксплуатация их, как ожидается, приведет к обретению экономических выгод в будущем. Таким образом, объект основных средств перестает отвечать критериям расценивания актива, если он полностью теряет свои исходные качества в итоге случившихся событий или морального износа и восстановление характеристик не возможно или рационально.
В налоговом учете при списании ОС необходимо руководствоваться ст. 189 НКУ. В тех происшествиях, когда списание ОС выполняется по решению плательщика налога, то согласно п. 189.9 ст. 189 НКУ:
· «Если основные производственные или непроизводственные средства списываются по решению самого плательщика налога, такая ликвидация для целей налогообложения оценивается как покупка таких основных производственных или непроизводственных средств по стандартным ценам, но не ниже балансовой стоимости на момент списания.
Норма действующего пункта не включает те случаи, когда основные производственные или непроизводственные средства списываются по причине их уничтожением или разрушением через действия условий непреодолимой силы, других случаях, когда такое списание происходит без разрешения плательщика налога, в том числе в случае кражи основных производственных или непроизводственных средств, что утверждается законодательством, или когда плательщик налога подает органу государственной налоговой службы нужный документ о ликвидации, разборке или преобразовании основных производственных или непроизводственных средств иным методом, в результате чего они не могут эксплуатироваться по первоначальному назначению».
В то же время при списании по решению плательщика НДС основных производственных или непроизводственных средств основа налогообложения устанавливается по обычным ценам, но не ниже балансовой стоимости на момент ликвидации (п. 189.9 НК)
Если списание происходит по желанию налогоплательщика, а не по причине разрушения, то для корректировки НДС можно ввести на базе данного документа налоговую накладную. В «1С: Бухгалтерии 8 для Украины» предусмотрена вероятность ввода налоговой накладной на базе документа «Списание ОС».
Списание ОС по упомянутым выше причинам в «1С: Бухгалтерии 8 для Украины» составляют документом (меню «ОС»). Заполняя его, кроме причины ликвидации, в табличной части на закладке » Основные средства » для каждого объекта задается текущая балансовая стоимость, итог по накопленной на начало месяца амортизации, расчетная сумма амортизации, которая должна быть начислена за поточный месяц. Заполняя табличную часть, не забывайте о кнопках «Подбор» и «Заполнить» → они очень облегчат внесение списка списываемых ОС и учетных данных в табличную форму.
На вкладке «Дополнительно» в качестве счета учета расходов при ликвидации основных средств в бухгалтерском учете по умолчанию выбран субсчет 976 «Списание необоротных активов» и субконто к нему «Статьи не операционных расходов». Зайдя на вкладку, вы можете поменять их на другие. При проведении документа по каждому из указанных в табличной части ОС составляются такие проводки:
· доначислению амортизации, если это необходимо. Суммы до начисленной амортизации разделяются по счетам затрат, точно так как в документе » Закрытие месяца «
· списанию амортизационных начислений;
· списанию итоговой стоимости объекта на заданный в форме счет учета расходов.
Также в регистрах сведений снимается флажок начисления амортизации по указанным в документе объектам учета. При ликвидации основного средства нужно составить акт о ликвидации объекта основных средств. Для этого нужно нажать на кнопку «03-3».
Документ «Списание ОС» имеет печатную форму №– 03-3 «Акт на списание основных средств».
Другие материалы по теме:
материально ответственное лицо, списание ос, 1с: бухгалтерии, 1с: бухгалтерии 8, выбытие, учреждения, 1с: бухгалтерии 8 для украины, способы отражения расходов по амортизации, амортизация, актив., основные средства, подразделения, средства, перемещение, подразделение, основные, налог, списание, объект, действия, документа, учет, документ
Когда на складе беспорядок, становится сложно искать товары, контролировать остатки и следить за движением нужных единиц. Непонятно, где находится заказ клиента и как найти маленькую запчасть, которая нужна прямо сейчас. В итоге сотрудники долго собирают доставки, делают пересортицы и продают позиции, которых по факту нет. А когда дело доходит до инвентаризации, материалов хватает на написание маленького детективного романа, в конце которого герой наконец понимает, куда делись чехлы и защитные стекла и когда все это кончится.
Исправить ситуацию поможет организация складского учета. После его внедрения вы в любой момент времени сможете быстро узнать остаток того или иного товара. И эти данные будут точными:) О том, как организовать и вести складской учет, расскажем в этой статье.
А также подписывайтесь на наш Telegram-канал и будьте в курсе всех последних новостей. Теперь следить за нашими обновлениями стало еще проще.
Принципы и задачи складского учета
Складской учет поможет вам оптимизировать бизнес-процессы и эффективность работы сотрудников. Он выполняет ряд важных задач, в числе которых:
Контроль остатков и запасов
Главная цель складского учета – сделать так, чтоб учетное количество товаров совпадало с фактическим. Тогда не нужно будет по сто раз проверять все перед каждой продажей.
Объективное планирование закупок
С помощью анализа остатков и движения товаров можно прогнозировать среднее количество продаж и планировать закупки так, чтоб всего хватало и при этом товары не лежали на складе мертвым грузом.
Облегчение процесса инвентаризации и поиска нужных единиц
Когда на складе порядок, проводить пересчет и искать товары для выдачи клиентам становится гораздо легче.
Систематизация справочника товаров
Если у вас на складе много позиций, можно их упорядочить, например, разделив на категории и группы. Каждая категория может храниться в отдельном месте, чтобы вам было проще комплектовать заказы и доставки.
Сокращение количества ошибок и краж
После внедрения складского учета все оприходования, списания и перемещения будут зафиксированы документально и отображены в системе, которой вы пользуетесь. В итоге у вас станет меньше недостач, излишков, пересортиц и краж, а также ошибок во время продаж и оформления заказов.
Оптимизация и зонирование территории склада
Ведение складского учета поможет вам найти залежавшиеся единицы, которые нужно списать или продать по акционной цене. А также обнаружить бракованные товары, для хранения которых стоит организовать отдельное место. В итоге станет понятно, что и где находится.
Повышение эффективности работы сотрудников
Им больше не придется тратить много времени на поиск товаров и комплектацию заказов.
Среди принципов и правил складского учета можно выделить:
- Планирование – работы нужно проводить по графику и кладовщик, например, должен понимать, в какие дни ждать приход товара и когда будет следующая инвентаризация.
- Честность – товары и запчасти должны учитываться по фактическому наличию, а не со слов коллег.
- Ответственность – все складские операции нужно отражать и проводить в режиме реального времени, чтобы не было так, что оприходование в программе провели до фактического приезда товара и уже успели продать кому-то несколько единиц, а они в итоге оказались с дефектом.
- Отчетность – желательно вести архив с документами оприходований, списаний, перемещений, возвратов, инвентаризаций и т. д. Так вы всегда сможете восстановить в памяти необходимые события.
Теперь вы знаете, для чего нужен складской учет, значит можно поговорить о методах и особенностях его ведения.
Как организовать складской учет
От правильности ведения складского учета зависит успех деятельности компании. С порядком на складе легче избежать конфликтов, предотвратить кражи и масштабировать бизнес, когда появится такая возможность. Вот чек-лист по его внедрению.
Выберите программу для ведения складского учета
Конечно, лучше всего использовать не блокнот или excel, а специальную программу, например, РемОнлайн. Она поможет минимизировать вероятность ошибок, ускорить выполнение рутинных задач, быстрее проводить инвентаризацию, а также контролировать остатки и движение товаров.
Позаботьтесь об оборудовании
Купите удобные стеллажи для коробок разных размеров, сканер штрих-кодов, принтер этикеток, складские весы, передвижные лестницы, тележки для перевозки товаров и т. д. Количество оборудования зависит от специфики вашего бизнеса. Смысл в том, чтобы создать подходящие условия для хранения товаров и работы сотрудников. Потому что никакой учет не поможет, если на складе все валяется одной большой бесформенной кучей.
Назначьте материально ответственных лиц
Определите подчиненных, которые будут отвечать за сохранность товаров, вести учет и подготавливать отчеты. Это может быть, например, кладовщик.
Опишите процессы
Сотрудники должны знать, как проводить оприходования, списания и перемещения, по каким документам выдавать товары, что делать в случае недовозов, как поступать с бракованными позициями и т.д. Для каждого процесса нужно прописать пошаговую инструкцию, чтобы уменьшить количество непонятных ситуаций.
Подготовьте шаблоны документов
Очень важно тщательно фиксировать движение товаров, когда они проходят путь по цепочке: поставщик – склад – клиент. Для этого у вас должны быть подготовлены шаблоны всех необходимых документов: ТТН, счетов-фактур, кассовых ордеров, приходных накладных, актов приемки и т.д. Кладовщик не должен выдумывать, по каким документам проводить ту или иную операцию либо каждый раз создавать их с нуля.
Обеспечьте информативное зонирование
Наведите на складе порядок и храните товары так, чтобы сотрудники сразу понимали, где их найти. Можно включить адресное хранение или просто отдельно разместить товары разных категорий. Для хранения мелких товаров удобно использовать этикетки и добавлять фотографии в CRM-систему. Так вы точно ничего не перепутаете.
Определитесь с видом складского учета, который будете применять
Существует 4 основных метода ведения складского учета: номенклатурный, сортовой, партионный и партионно-сортовой. Подробнее о каждом из них расскажем в следующем пункте.
После этого останется периодически контролировать правильность заполнения документов, проводить инвентаризации и изучать отчеты по остаткам, списаниям, движению товаров и возвратам. Со временем склад начнет работать как часы.
Способы ведения складского учета
Выделить один универсальный метод практически невозможно. Все зависит от вашего ассортимента и объема номенклатуры. Просто выберите из списка вариант, который подходит вам больше всего:
- Номенклатурный – не предусматривает деления по категориям и группам. У каждой позиции своя карточка. Такой способ подойдет компаниям с небольшим товарооборотом.
- Сортовой – товары хранятся по сортам (группам или подгруппам) и наименованиям, без учета партий и закупочных цен. То есть новые единицы добавляются к остаточным позициям и смешиваются с ними вне зависимости от поставщика, стоимости и времени поступления.
При продаже, перемещении или списании товары будут выбираться произвольно. Для оценки их стоимости можно пользоваться методом ФИФО (первым прибыл – первым выбыл), расчетом средней цены или оценкой товаров по последней закупке.
Сортовой метод помогает экономно использовать площадь склада, оперативно управлять остатками и предусматривает возможность адресного хранения. Среди минусов можно выделить сложность разделения товаров одного сорта/вида по цене поступления.
3. Партионный – каждая поступившая партия хранится отдельно от предыдущих. Для новой партии нужно открыть специальную карточку, чтобы затем вносить туда информацию о движении товаров, которые в нее входят. После продажи всех позиций из партии карту нужно закрыть и затем составить акт израсходования материально-производственных запасов.
Этот метод удобен для компаний, которые торгуют однотипными товарами с ограниченным сроком годности. С его помощью можно усилить контроль за сохранностью остатков и минимизировать вероятность пересортиц. Но при этом площадь склада будет использоваться менее рационально и могут возникнуть сложности с оперативным управлением запасами, потому что учет ведется в разных партионных бланках.
4. Партионно-сортовой – принятые товары учитываются и хранятся партиями. При этом внутри партий позиции разделяются по сортам. Этот способ часто выбирают при большом ассортименте товаров.
Если после внедрения складского учета информация о движении товаров полностью отображается в документах, а вы легко можете найти и выдать нужную позицию, значит все прошло успешно. Но нет предела совершенству! Поэтому в одной их следующих статей расскажем о том, как автоматизировать складской учет с помощью CRM-системы. Будет интересно:)
Соглашение о конфиденциальности
и обработке персональных данных
1.Общие положения
1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.
1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.
1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:
«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП 771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее — «Инсейлс»), с одной стороны, и
«Пользователь» –
либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;
либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;
либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;
которое приняло условия настоящего Соглашения.
1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.
1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).
2.Обязанности Сторон
2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.
2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.
2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.
2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:
(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон;
(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;
(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон;
(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа, или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;
(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.
2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.
2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».
2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.
2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.
Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс — contact@ekam.ru.
2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.
2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.
Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.
2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.
2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.
3.Ответственность Сторон
3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.
4.Иные положения
4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.
4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).
4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.
4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».
Дата публикации: 01.12.2016г.
Полное наименование на русском языке:
Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»
Сокращенное наименование на русском языке:
ООО «Инсейлс Рус»
Наименование на английском языке:
InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)
Юридический адрес:
125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11
Для этого нужно сделать несколько простых действий.
1) Определить места хранения. Ну, основной склад, магазин, шоурум и т.д.
2) По каждому из мест хранения нужно определить материально-ответственное лицо. Нет, не получится никого не выделять на эту позицию. Возможно, пока товарооборот небольшой, будет расточительством брать специального отдельного человека на склад, обязанности завсклада может кто-то совмещать, но это обязательно должен быть кто-то определенный. И лучше, если он по роду своей работы никуда не выезжает. Есть такой нюанс – маленький и вроде бы очевидный – за эту работу надо доплачивать. Просто если за работу не платить, то спрашивать за нее очень сложно. Пусть это будет доплата в 20 тысяч тенге, если у вас там 10 отгрузок в месяц, но пусть она будет.
Определить материально-ответственное лицо, это не то, что вы просто вызвали специалиста Василия и сказали ему: «Василий! Поздравляю тебя, с сегодняшнего дня ты у нас будешь отвечать за склад” и ключи всучили. Это приказ и договор, и акт приемки-передачи. С обязательным пересчетом каждой позиции.
А иначе, если потом выявится недостача, то что же скажет нам Василий? Его здесь не лежало, скажет он вам и будет неуязвим, как же вы докажете ему, что оно там лежало, если нет докУмента?
3) Кроме того, если мест хранения более одного, то его, возможно перевозят с одного места в другое и наоборот. Следовательно, те люди, которые его перевозят, тоже должны быть материально-ответственными. То есть с ними тоже нужен договор. С водителями, с экспедиторами, с курьерами и т.д. – со всеми, кто имеет дело с материальными ценностями.
4) По каждому из мест хранения нужно определить способ учета и регистры учета. Ну, книгу заведите, если денег на компьютер и «1С: Склад” нет. Но, по-хорошему, конечно, это решение должно бы интегрироваться с основной программой для ведения учета и должно предусматривать возможность дальнейшей автоматизации. Чтобы в дальнейшем поставить сканер штрих-кодов, к примеру. Но в целом задача звучит так: продумать куда ваш МОЛ (материально-ответственное лицо) по складу будет фиксировать операции и какой вид отчета с какой периодичностью он будет сдавать в бухгалтерию.
5) Понять как ваши ТМЦ (товарно-материальные ценности) будут двигаться по складам, приниматься, отпускаться, продаваться и по каждому движению понять и назначить форму документа, которая должна заполняться. Кем, в какие сроки заполняется документ и кем акцептуется, если это необходимо.
Например: в момент продажи товара бухгалтером по реализации выписывается расходная накладная в трех экземплярах, при отпуске подписывается МОЛ склада, один экземпляр остается на складе, один возвращается в бухгалтерию, один отдается покупателю.
6) Контролировать. Не нужно изобретать велосипед, достаточно провести две инвентаризации. Плановую одну и внезапную одну. Если будет недостача – удержать. Этот момент научит вашего МОЛ оформлять каждое движение документом – раз, и даст ему понять, что его участок контролируется – два.