Куперс

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в государственных органах субъектов Российской Федерации, работникам государственных учреждений субъектов Российской Федерации, лицам, работающим в органах местного самоуправления, работникам муниципальных учреждений определяются соответственно нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Комментарий к статье 168 ТК РФ

1. К числу расходов, которые работодатель обязан возместить направляемому в командировку работнику, относятся расходы по проезду, по найму жилого помещения, расходы, возникающие в связи с проживанием вне места постоянного жительства, а также иные расходы, которые работник понес в связи с командировкой с разрешения или ведома работодателя.

Этот перечень следует рассматривать в качестве обязательного для всех категорий работников и для всех категорий работодателей. Порядок их возмещения устанавливается в зависимости от того, из каких источников финансируется деятельность организации:

— для работников федеральных государственных органов, государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений — нормативными правовыми актами Правительства РФ;

— для работников государственных органов субъектов РФ, государственных учреждений субъектов РФ — нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ;

— для работников органов местного самоуправления, муниципальных учреждений — нормативными правовыми актами органов местного самоуправления;

— для работников других работодателей — коллективным договором или локальным нормативным актом.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений определяются:

— Постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729 — в отношении расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ;

— Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. N 812 — в отношении размеров и порядка выплаты суточных в иностранной валюте при служебных командировках на территорию иностранных государств;

— Приказом Министерства финансов РФ от 2 августа 2004 г. N 64н — в отношении норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территорию иностранных государств.

2. Расходы по проезду к месту командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования между населенными пунктами, а также по проезду к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта.

Выбор вида транспорта, которым работник намеревается добираться до места командировки и обратно, как правило, осуществляет он сам. Однако в коллективном договоре или локальных нормативных актах организации могут быть установлены ограничения при выборе вида транспорта.

Расходы по проезду возмещаются работнику при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Порядок возмещения расходов по проезду, не подтвержденных проездными и иными документами, а также расходов по проезду в том случае, если работник по окончании командировки выехал не к месту постоянной работы, а в иное место, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом.

3. Если работник выезжает в командировку на личном автомобиле, возмещению подлежат расходы на топливо. Возмещение подобных расходов должно быть предусмотрено приказом о направлении работника в командировку. Указанные расходы возмещаются на основании чеков и квитанций на приобретение топлива. Расход топлива определяется исходя из расстояния до места командировки и обратно по путевому листу.

4. Расходы по бронированию и найму жилого помещения возмещаются в порядке и размерах, которые определены коллективным договором или локальным нормативным актом.

Если работник имел возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, но по согласованию с руководителем организации оставался в месте командировки, расходы по найму жилого помещения также могут быть ему компенсированы в порядке, определенном коллективным договором или локальным нормативным актом.

В качестве жилого помещения, оплата по найму которого подлежит возмещению, могут выступать гостиницы, отели, пансионаты, общежития, а также жилые помещения, арендованные у юридических или физических лиц.

5. За период пребывания в командировке, включая время в пути, время вынужденной остановки в пути, нерабочие праздничные дни, период наступившей во время командировки временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, работнику выплачиваются суточные в размере, определенном коллективным договором или локальным нормативным актом.

Суточные не выплачиваются, если работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

6. Направленный в командировку работник может понести и иные расходы. Та часть расходов, которые производятся им с разрешения или с ведома работодателя, подлежит возмещению.

Разрешение работодателя на осуществление дополнительных расходов в командировке, которые затем будут возмещены, должно быть получено работником при направлении его в командировку. Наиболее целесообразной формой такого разрешения является указание на это в приказе о командировании, однако возможны и иные варианты.

К числу подобных расходов могут быть отнесены как те, которые вызваны интересами направившей работника организации (например, для выполнения задания, послужившего целью командировки), так и те, которые вызваны интересами самого работника, но связаны с целью командирования (например, расходы, связанные с возвратом или переоформлением проездных документов).

Расходами, произведенными с ведома работодателя, следует считать те, которые произведены работником самостоятельно, без разрешения работодателя, но в его интересах, при этом возможность несения работником таких расходов была известна работодателю или должна была быть ему известна.

7. Особый порядок установлен для возмещения расходов работника, командированного за пределы Российской Федерации (п. п. 15 — 23 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749). Эти особенности касаются:

а) порядка оформления командировки (в частности, не требуется оформление командировочного удостоверения);

б) порядка возмещения расходов работника в иностранной валюте (в соответствии со ст. 14 Федерального закона от 10 декабря 2003 г. N 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»);

в) размеров суточных за период пребывания за пределами Российской Федерации;

г) возмещения дополнительных расходов на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов; на обязательные консульские и аэродромные сборы; на сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта; на оформление обязательной медицинской страховки; иных обязательных платежей и сборов.

8. Порядок возмещения расходов, определяемый коллективным договором или локальными нормативными актами, может включать правила о сроках и размерах выдаваемого работнику аванса перед командировкой, об отчете о расходовании аванса и о порядке возвращения неизрасходованного аванса, о сроках возмещения понесенных работником расходов и проч.

Другой комментарий к статье 168 Трудового Кодекса РФ

ТК устанавливает открытый перечень расходов, возмещаемых работнику работодателем, при направлении его в командировку.

Помимо расходов на проезд к месту командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения, суточных, с разрешения или ведома работодателя работнику могут возмещаться иные произведенные им расходы. Это означает, что работник перед отбытием в командировку может согласовать с работодателем вопрос о дополнительных расходах в период командировки, которые необходимо произвести либо для выполнения возложенных на работника обязанностей, либо в интересах направившей его организации. Хотя форма разрешения работодателя настоящей статьей не установлена, лучше заручиться письменным разрешением работодателя, которое может быть, в частности, отражено в приказе (распоряжении) о направлении работника в командировку. Можно полагать, что расходы осуществляются с ведома работодателя при отсутствии письменного разрешения, если они осуществлены в интересах производства и работодатель знал о необходимости таких расходов и допускал их осуществление.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, в том числе и у работодателей — индивидуальных предпринимателей (ст. ст. 8, 22 ТК).

Часть 2 настоящей статьи в редакции, которая действовала до 1 января 2005 г., устанавливала, что размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета. Соответственно, теперь работодатели, финансирование которых осуществляется не за счет средств бюджета, имеют право самостоятельно установить практически любой размер возмещения указанных в рассматриваемой статье командировочных расходов.

Однако работодателю следует учитывать положения налогового законодательства, которые устанавливают порядок и размер расходов на служебные командировки. В целях налогообложения расходы по служебным командировкам принимаются в порядке, установленном подп. 12 п. 1 ст. 264 части второй НК. При этом в состав расходов включаются следующие виды расходов на служебные командировки:

— на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

— по найму жилого помещения, включая расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах, за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами;

— суточные или полевое довольствие.

Указанные расходы принимаются в качестве расходов, связанных с производством, в целях налогообложения прибыли в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ.

Кроме того, в состав таких расходов включаются расходы:

— на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

— консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

С 1 января 2003 г. применяются нормы командировочных расходов, установленные Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» <1>. При этом нормы расходов составляют:

———————————
<1> СЗ РФ. 2002. N 40. Ст. 3939.

— при оплате найма жилого помещения — по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки (при отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 12 руб. в сутки);

— оплата суточных — 100 руб. за каждый день нахождения в командировке. Суточные возмещаются с учетом дней убытия и прибытия из командировки. Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия — день прибытия транспортного средства в место постоянной работы командированного;

— при оплате проезда к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) — в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

воздушным транспортом — в салоне экономического класса; автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);

при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, — в размере минимальной стоимости проезда:

железнодорожным транспортом — в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

водным транспортом — в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения.

Организациями, финансируемыми из федерального бюджета, возмещение данных расходов в указанных размерах производится в пределах ассигнований, выделенных им из федерального бюджета на служебные командировки либо (в случае использования указанных ассигнований в полном объеме) за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание. Расходы, превышающие указанные размеры, а также иные расходы, связанные со служебными командировками (при условии, что они произведены работником с разрешения или ведома работодателя), возмещаются организациями, финансируемыми из федерального бюджета, за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных организациями от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.

При командировках в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются работнику в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

Расходы по проезду к месту командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

В случае вынужденной остановки в пути работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории РФ возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом.

Возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом «О валютном регулировании и валютном контроле».

Размеры суточных в иностранной валюте, выплачиваемых работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, при служебных командировках на территории иностранных государств установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 (в ред. от 24.12.2008) <1>. Предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств для работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, установлены Приказом Минфина России от 02.08.2004 N 64н (в ред. от 09.12.2008) <2>.

———————————
<1> СЗ РФ. 2006. N 2. Ст. 187; 2008. N 14. Ст. 1413; 2009. N 1. Ст. 147.
<2> БНА. 2004. N 35; 2006. N 31; 2009. N 7.

Размеры суточных установлены в долларах США и дифференцированы в зависимости от страны, в которую направляется работник, а также в зависимости от того, является ли командировка командировкой за пределы Российской Федерации и других стран или командировкой в пределах страны, где находится загранучреждение. Также установлены размеры надбавок к суточным в иностранной валюте, выплачиваемых отдельным категориям работников в период пребывания в служебных командировках на территориях иностранных государств. Минфину России по согласованию с МИД России предоставлено право устанавливать размеры суточных в иностранной валюте при служебных командировках работников на территории иностранных государств в случае, если они не были установлены.

Направление работника в служебную командировку на территорию иностранного государства производится на основании приказа (распоряжения) работодателя, представителя нанимателя (руководителя государственного органа или его аппарата либо лица, замещающего государственную должность РФ) или уполномоченного им лица без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства — участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы.

За время нахождения в пути работника, направляемого в служебную командировку на территорию иностранного государства, суточные выплачиваются:

при проезде по территории РФ — в порядке и размерах, установленных для служебных командировок в пределах территории РФ;

при проезде по территории иностранного государства — в порядке и размерах, определяемых для командировок на территории иностранных государств.

При следовании работника с территории РФ день пересечения Государственной границы России включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ день пересечения государственной границы России включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения Государственной границы РФ при следовании с территории РФ и при следовании на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте, служебном паспорте или дипломатическом паспорте работника.

При направлении работника в служебную командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между иностранными государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

При направлении работника в служебную командировку на территории государств — участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении Государственной границы, даты пересечения Государственной границы РФ при следовании с территории РФ и при следовании на территорию РФ определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформляемом так же, как командировочное удостоверение при служебной командировке в пределах территории РФ.

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению работодателя, представителя нанимателя или уполномоченного им лица при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

При направлении работника в командировку на территорию иностранного государства ему дополнительно возмещаются:

а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

б) обязательные консульские и аэродромные сборы;

в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

д) иные обязательные платежи и сборы.

Работнику, выехавшему в служебную командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% установленного для соответствующего государства размера суточных.

Выплата суточных в иностранной валюте и надбавок производится организациями, финансируемыми из бюджета, в пределах средств, выделенных из федерального бюджета на соответствующий год на их содержание.

Предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения для работников, находящихся в служебных командировках на территориях иностранных государств, установлены Минфином России исходя из стоимости однокомнатного (одноместного) номера в гостинице среднего разряда.

При направлении в командировку работнику выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

В случае временной нетрудоспособности работника, находящегося в командировке, удостоверенной в установленном порядке, ему возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

07 июля. Сегодня поговорим о том, в каких документах в 2017 году следует предусмотреть размер суточных, сколько суточных выдавать работникам и платить ли с этих сумм НДФЛ и страховые взносы, отражать ли эти выплаты в налоговом учёте.

Размер суточных в 2017 году

Какой размер суточных будет в 2017 году? Компания по-прежнему вправе самостоятельно определить в коллективном (трудовом) договоре либо приказе руководителя размер суточных. Такой порядок распространяется как на командировки по России, так и на командировки за рубеж.

Нормирование суточных в 2017 году

При расчёте налога на прибыль в 2017 году суточные нормировать не нужно. Их можно будет списывать в размере, который предусмотрен внутренними документами, положением о командировках, коллективным договором и т.п.

В 2017 году суточные не облагаются НДФЛ:

• 700 рублей в день при командировках по России;
• 2 500 рублей в день при командировках за рубеж.

Если предусмотрена выплата суточных свыше указанных сумм, то нужно будет удерживать НДФЛ. Но не со всей суммы, а только с разницы между фактическим размером и установленным пределом.

Например, организация выплачивает суточные в размере 1000 рублей в день при командировках по России. НДФЛ нужно будет удержать с 300 рублей (1000 – 700).

Страховые взносы в 2017 году начислять не придётся, если суточные по российским командировкам не превысят 700 рублей, по заграничным командировкам – 2 500 рублей. Такие правила будут установлены в статье 422 Налогового кодекса РФ.

До 2017 года начисление страховых взносов на суточные не предусмотрено, так как данные выплаты являются гарантией, предусмотренной действующим законодательством. Поэтому суточные, которые предусмотрены внутренними документами организации, освобождаются от страховых взносов. С суточных, превышающих установленный компанией размер, взносы начислять нужно.

Когда можно учесть суточные в расходах

Суточные можно учесть в составе расходов на дату утверждения авансового отчёта. Это правило действует как при методе начисления, так и при кассовом методе. Всё дело в том, что на момент фактической выдаче сотруднику аванса на командировку (с учётом примерной суммы суточных) расхода не возникает. Определить сумму суточных за все дни командировки можно только после того, как сотрудник представит в бухгалтерию авансовый отчёт.

Списание суточных при однодневной командировке по России

Суточные можно учесть не только в составе командировочных, но и в составе других расходов, связанных с производством и реализацией продукции. Дело в том, что выплата суточных не предусмотрена, если сотрудник командирован в местность, откуда он может ежедневно возвращаться домой. Раз суточные не предусмотрены при однодневной командировке, то квалифицировать выплаченные сотруднику средства в качестве командировочных расходов при расчёте налога на прибыль нельзя.

Однако выплаченные средства можно учесть как возмещение иных затрат сотрудника, произведённых с ведома и разрешения работодателя. Отсюда следует, что их можно учесть в качестве других расходов на производство и реализацию продукции (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но это при условии, что во внутренних документах организации они предусмотрены и имеются оправдательные документы (например, чеки из магазинов).

Работник в установленные сроки составил авансовый отчет о командировке, но остаток неиспользованного аванса вернул почти спустя две недели после возвращения из командировки (аванс выдавали через кассу).
Считать ли несвоевременно возвращенный остаток излишне израсходованными средствами? Необходимо ли облагать НДФЛ указанную сумму (с учетом неденежного коэффициента) и удерживать ее с доходов работника? Как отразить данную операцию в бухучете?

Излишне израсходованными средствами согласно п. 170.9 НКУ считаются средства, полученные работником на командировку и не возвращенные в установленные сроки. Предельный срок для составления авансового отчета и возврата средств определен пп. «а» пп. 170.9.2 НКУ — до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершил данную командировку. Из-за нарушения указанного срока представления отчетности автоматически сумме денежного аванса, за который работник вовремя не отчитался, присваивается статус «излишне израсходованных средств». Тот факт, что работник, хотя и с опозданием, но все же вернул неиспользованный остаток аванса, ничего не меняет в налогообложении.

Зачастую бухгалтеров вводит в заблуждение п. 3 Порядка составления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденного приказом Минфина Украины от 28.09.2015 г. № 841 (далее — Порядок № 841), в котором речь идет об обложении излишне израсходованных средств НДФЛ, если работник не вернул их до конца месяца, на который приходится предельный срок возврата. Поскольку эта норма не отвечает требованиям НКУ, похоже, все-таки имели в виду, что облагать излишне израсходованные средства нужно до конца месяца, в котором работник должен был вернуть деньги.

Ведь п. 170.9 НКУ не допускает разночтений, указывая, что обложению налогом на доходы подлежат суммы, не возвращенные в установленный пп. 170.9.2 НКУ срок.

При налогообложении излишне израсходованных средств базу обложения НДФЛ определяют с применением неденежного коэффициента, определенного п. 164.5 НКУ. Базу обложения военным сбором определяют без учета неденежного коэффициента.

Не забывайте, что абз. 3 пп. 170.9.1 НКУ приписывает удержать НДФЛ за счет какого-либо налогооблагаемого дохода работника. Так же за счет налогооблагаемого дохода работника должен удерживаться и военный сбор.

Покажем на примере порядок налогообложения излишне израсходованных средств и отражение их в учете.

Пример

Работник (админперсонал) с 13 по 15 мая 2019 года находился в командировке (с оплатой по условиям трудового договора), все остальные рабочие дни мая отработаны. За май 2019 года ему начислена зарплата в размере 8000 грн.

На расходы в командировке был выдан из кассы аванс в сумме 2800 грн. По авансовому отчету утверждены 2520 грн, остаток аванса (280 грн) работник вернул только 27 мая (по истечении предельного срока представления авансового отчета).

Поскольку остаток аванса работник вернул по истечении 5 банковских дней, то согласно п. 170.9 НКУ данная сумма считается излишне израсходованными средствами и облагается НДФЛ с применением неденежного коэффициента (для ставки 18% — 1,219521).

Базу обложения НДФЛ для излишне израсходованных средств определяют следующим образом: 280,00 грн х 1,219521 = 341,46 грн, сумма НДФЛ составляет 61,46 грн (341,46 грн х 18%).

База обложения военным сбором излишне израсходованных средств — 280,00 грн, сума НДФЛ составляет 4,20 грн (280,00 грн х 1,5%).

Отразим в таблице начисление зарплаты за май 2019 года и налогообложение излишне израсходованных средств.

Таблица

Налогообложение и учет излишне израсходованных средств

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Бухгалтерский учет
		Дт	Кт	Сумма, грн
	Работнику выдан аванс на командировку			2800,00
	Списано на расходы на основании утвержденного отчета			2340,00
	Отнесен НДС (сумма — условная) на налоговый кредит	641/НДС		180,00
	Возвращен работником остаток аванса по истечении предельного срока отчетности и возврата денежных средств			280,00
	Начислена зарплата за май 2019 года, в т.ч. оплата за дни командировки			8000,00
	Начислен ЕСВ на зарплату (8000 грн х 22%)			1760,00
	Удержан НДФЛ из:	─	─	─
	— зарплаты (8000,00 грн х 18%)			1440,00
	— излишне израсходованных средств (за счет прочего налогооблагаемого дохода — заработной платы) (341,46 грн х 18%)			61,46
	Удержан военный сбор из:
	— зарплаты (8000,00 грн х 1,5%)			120,00
	— излишне израсходованных средств (за счет прочего налогооблагаемого дохода — заработной платы) (280 грн х 1,5%)			4,20
	Перечислены в бюджет:
	— ЕСВ			1760,00
	— НДФЛ (1440 грн + 61,46 грн)			1501,46
	— военный сбор (1440 грн + 61,46 грн)			124,20
	Перечислено на зарплатный карточный счет работника (8000– 1501,46 – 124,20 грн)			6374,34

В форме № 1ДФ за ІІ квартал 2019 года средства, полученные налогоплательщиком на командировку или под отчет, излишне израсходованные и не возвращенные в установленные законодательством сроки, отражаются с признаком дохода «118». Налоговики настаивают, что в графах 3а и 3 раздела І формы № 1ДФ за ІІ квартал 2019 года необходимо показывать сумму дохода с учетом неденежного коэффициента.

Например, в течение II квартала работнику была начислена зарплата 25000 грн, из которой удержан НДФЛ в сумме 4500 грн, а также из суммы излишне израсходованных средств (280 грн) удержан НДФЛ в сумме 61,46 грн (база налогообложения — 341,46 грн).

Приведем фрагмент заполнения раздела I формы № 1ДФ за ІІ квартал 2019 года.

Фрагмент

<…>

3а

4а

—

—

—

—

—

—

—

—

<…>

Суммы из граф 3а, 3, 4а, 4 раздела І будут включены также в общую сумму таких граф в разделе ІІ формы № 1ДФ.

Когда делать и заполнять расчет налога на доходы по невозвращенным подотчетным суммам и в какие сроки перечислять в бюджет?

Буквально читая п. 170.9 НКУ, излишне израсходованными невозвращенные средства становятся сразу по истечении установленного НКУ срока отчетности и возврата средств. Однако в п. 3 Порядка № 841 речь идет об обложении НДФЛ сумм излишне израсходованных средств в случае, если работник не вернул их в течение отчетного месяца, на который приходится предельный срок. При этом суммы излишне израсходованных средств включаются в общий месячный налогооблагаемый доход работника на основании пп. 164.2.11 НКУ.

Следовательно, расчет НДФЛ по излишне израсходованным подотчетным средствам следует проводить при налогообложении месячного дохода, а суммы удержанного из указанных сумм налога на доходы и военного сбора согласно пп. 168.1.5 НКУ, перечисляют в сроки, установленные для месячного налогового периода. Данный ответ на запрос нашего издания был предоставлен письмом ГУ Миндоходов в г. Киеве от 22.05.2013 г. № 335/10/06-4-06.

Кстати, ГФС считает, что превышение суммы суточных расходов над их необлагаемым размером тоже является излишне израсходованными средствами. Поэтому базу обложения НДФЛ для них определяют с применением неденежного коэффициента, и в форме № 1ДФ показывают с признаком доходов «118» (см. письма ГФС от 16.02.2017 г. № 3874/7/99-99-13-01-01-17, от 13.03.2017 г. № 5002/6/99-99-13-02-03-15, разъяснение из категории 103.02 раздела «Запитання – відповіді з бази знань» ЗІР).

Редакция газеты

«Интерактивная бухгалтерия»

Сотрудник остался в месте командировки для проведения отпуска. Можно ли в такой ситуации расходы на его обратный билет отнести к «командировочным» в целях налогообложения прибыли? Представители Минфина в письме от 20 ноября 2014 г. № 03-03-06/1/58868 посчитали, что никаких оснований для этого у организации нет.

Чиновники напомнили, что в соответствии со статьей 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. В свою очередь, согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на командировки, включая, в том числе, затраты на проезд работника к месту командировки и обратно – к месту постоянной работы. Между тем в случае, когда сотрудник остается в месте командирования проводить отпуск, то днем окончания командировки следует считать последний день перед отпуском. Соответственно, в рассматриваемом случае организация-работодатель не должна оплачивать обратный билет сотрудника от места проведения отпуска. А потому и соответствующим расходам в составе командировочных не место.