Куперс

10. Составьте докладную записку секретаря-референта руково­дителю предприятия об утере работником Степановым Г.И. пись­ма-запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад.

11. Составьте и оформите телеграмму фирмы «Юнисиб» Кеме­ровскому предприятию «Кристалл» о полном отказе от оплаты за поступившую продукцию в связи с тем, что эта продукция не была заказана. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

12. Составьте докладную записку начальника отдела руководи­телю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монта­же оборудования на участке по причине слабого контроля со сто­роны главного механика.

13. Составьте докладную записку главного бухгалтера руково­дителю предприятия о необходимости централизации расчетов с работниками предприятия. В обязанности учетных работников це­хов должно входить лишь оформление первичных документов по учету выработки. В докладной записке необходимо подать предло­жение о пересмотре штатов отчетных работников в цехах и глав­ной бухгалтерии из расчета общего сокращения штатов не менее чем на 20%.

14. Составьте докладную записку о причинах несвоевременно­сти представления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

15. Составьте докладную записку начальника планово-экономи­ческого отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите самосто­ятельно.

16. Составьте протокол заседания инвентаризационной комис­сии завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу № 2 вспомогательных ма­териалов. На заседании было принято постановление об утверж­дении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведую­щего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 365 млн руб., а также зачитаны сличительная ведомость по складу № 2 и объяснительная записка заведующего складом. Остальные дан­ные определите по своему усмотрению.

17. Составьте полный протокол общего собрания рабочих про­изводственного кооператива «Запуск», на котором обсуждался воп­рос о создании производства строительных материалов для строи­тельства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение ,6 ме­сяцев развернуть работу и выделить для этих целей 315 млн руб.

18. Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела завода медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромфинплана на 1998 г. После обсуждения производственное со­вещание приняло решение разработать техпромфинплан на три дня раньше установленного срока. Остальные данные укажите само­стоятельно.

Приложения

Приложение 6.1

Образец оформления устава

(угловое расположение реквизитов)

______________________________ УТВЕРЖДАЮ

Место регистрации

Должность

____Инициалы, фамилия

Подпись

Дата

УСТАВ

Наименование предприятия

Юридический адрес:_______________________________________

1. Общие положения

2. Предмет и цели деятельности, права

3. Органы управления и контроля, их компетенция

4. Порядок распределения прибыли и формирования фондов

5. Гарантии работникам предприятия

6. Условия реорганизации и ликвидации

Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия

Примечание: разделы устава могут быть дополнены.

Приложение 6.2

Образец оформления положения

(угловое расположение реквизитов)

Герб РФ

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

Наименование структурного Должность

подразделения

_______Инициалы, фамилия

Подпись

Дата

ПОЛОЖЕНИЕ

________№ ________

Дата

1. Общие положения

2. Цели и задачи

3. Функции

4. Права и ответственность

5. Взаимоотношения с другими структурными подразделениями

Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия

Приложение 6.3

Образец оформления постановления

(с продольным расположением реквизитов)

Герб РФ

Наименование организации

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

__________________ ___________________________________

Дата Регистрационный номер документа

_________________________________________

Место издания документа

заголовок к тексту постановления

Текст

Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия

Визы согласования должностных лиц

(включая исполнителя, юридические службы,

финансовые органы и т.д.) — на оборотной стороне листа.

Приложение 6.4

Образец выписки из постановления

(с продольным расположением реквизитов)

_________________________________________________________

Наименование организации

ВЫПИСКА ИЗ ПОСТАНОВЛЕНИЯ

от ___________№________

___________________________________

Место издания

Заголовок постановления

Текст

Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия

Верно:

Должность работника,

подготовившего выписку

из постановления Подпись Инициалы, фамилия

Дата

Печать

Приложение 6.5

Образец оформления распоряжения

(с продольным расположением реквизитов)

Герб РФ

Наименование организации

РАСПОРЯЖЕНИЕ

____________________ _______________________________

Дата Регистрационный номер документа

________________________________________

Место издания документа

Заголовок к тексту распоряжения

Текст

Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия

Визы согласования должностных лиц

(на оборотной стороне листа)

Приложение 6.6

Образец выписки из распоряжения

(с продольным расположением реквизитов)

____________________________________________________

Наименование организации

ВЫПИСКА ИЗ РАСПОРЯЖЕНИЯ

От ______________№__________

____________________________________

Место издания

Заголовок распоряжения

Текст

Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия

Верно:

Должность работника,

подготовившего выписку

из распоряжения Подпись Инициалы, фамилия

Дата

Печать

Приложение 6.7

Образец оформления приказа

(с продольным расположением реквизитов)

Герб РФ, герб республики

(если государственное предприятие)

Наименование министерства

(если государственное предприятие)

Наименование организации

ПРИКАЗ

От_______________ № _________________

Дата

_______________________________________

Место издания документа

Заголовок к тексту приказа

Текст

Должность руководителя Подпись Инициалы, фамилия

Визы согласования должностных лиц

(на оборотной стороне листа)

Приложение 6.8

Образец оформления приказа

(с угловым расположением реквизитов)

Герб РФ

Наименование организации

ПРИКАЗ

от ________№ ___________

Дата

Место издания документа

О внесении изменений

в должностную инструкцию

Наименование категории

работников отдела

В связи с _________________________________________________

Основание

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении следует придерживаться определенных правил.

Для чего составляют

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

• были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
• необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
• кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
• появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
• необходимо отправить кого-то в командировку;
• требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
• любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:

• запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
• сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
• сообщение о направлении в командировку;
• предложение о дополнительном премировании;
• информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как оформить (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:

• наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
• название документа;
• текст — что необходимо сообщить руководству;
• дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Правила оформления

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Образцы для разных случаев

Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Записка о выплате премии

Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

Директору ООО «Домострой» Семину И.Г. от начальника отдела продаж ООО «Домострой» Настиной И.А. Служебная записка 05.04.2019 № 4 г. Санкт-Петербург Об увеличении премиального вознаграждения Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение. Начальник отдела продаж Настина И.А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Записка о списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и представленный ниже документ.

Письмо о необходимости ремонта оборудования

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Письмо об отзыве из отпуска

Докладная о самоизоляции

Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.

Письмо о переводе на удаленную работу

В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Составляют ли в электронном виде

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде. Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

Предлагаю обсудить вопрос возможности автоматизации процессов работы со служебными записками и как следствие понять можно ли отказаться от их оформления в бумажном виде.

Начнем с того, что служебная записка, как документ, в Общероссийском классификаторе управленческой документации (далее – ОКУД) не фигурирует. Таким образом служебная записка не относится к унифицированным формам документов и в какой-то степени можно сказать, что она не имеет официального статуса.

С другой стороны, Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации, разработанный ВНИИДАД в 2014 году (далее – Словарь), приводит термин «Служебная записка» в следующей формулировке: «Служебная записка – информационно-справочный документ («внутренняя переписка»), используемый для обмена информацией между структурными подразделениями организации и работниками».

В этом же Словаре видов и разновидностей современной управленческой документации есть еще два термина:

• Докладная записка – служебная записка, адресованная руководителю организации и содержащая информацию о событиях, фактах и др., в связи с которыми требуется принятие решения.
• Объяснительная записка – служебная записка, объясняющая причины какого-либо события, факта, поступка, имеющего негативный характер, составленная лицом, причастным к указанному событию.

Получается, что докладная и объяснительная записки – это подвиды служебных записок.

Что же нам «говорит» ОКУД по терминам «Докладная записка» и «Объяснительная записка»? А там мы находим всего две формы документов:

• Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286041).
• Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091).

Теперь посмотрим, что говорится про сроки хранения таких документов.

Сроки хранения установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень). В соответствии с указанным Перечнем для служебных и докладных записок сроки хранения составляют 1 год, 3 года, 5 лет, 75 лет, постоянно, в зависимости от вида служебной или докладной записки. Объяснительные записки следует хранить постоянно. Данный перечень активно используется при составлении номенклатуры дел, но тут следует помнить, что данный Перечень официально не действует, т.к. приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 признан не вступившим в силу (подробнее можно почитать ).

Складывается следующая картина.

Тут выявляется некоторая нестыковка в документах, которые предназначены для наведения порядка в управленческой документации. Будем считать эти пробелы не такими серьезными и что они не приведут к каким-либо серьезным разногласиям при использовании этих терминов и будем надеяться, что в дальнейшем эти нестыковки будут устранены.

Для себя подытожим

1. Служебная записка – информационно-справочный документ («внутренняя переписка»), используемый для обмена информацией между структурными подразделениями организации и работниками.
2. Под термином «Служебная записки» иногда могут пониматься и докладные и объяснительные записки.
3. Со стороны законодательной базы нет жестких требований к написанию служебных записок.
4. Требования о необходимости согласования служебной записки и порядке согласования не определены. Организация, государственный орган или орган местного самоуправления для себя сами в праве определять и регулировать процесс работы со служебными записками.
5. Для служебных записок определены сроки хранения, в т.ч. и для хранения на электронных носителях.

Из всего выше сказанного можно сделать вывод, что каких-либо ограничений для перевода служебных записок полностью в электронный вид нет.

Сложности при автоматизации процесса работы со служебными записками

Ограничения, вызванные внутренними регламентами

На одном из проектов столкнулись с ситуацией, что некоторые виды служебных записок, после согласования, нужно с подписями передавать в бухгалтерию. Чаще бывает, что это еще и зафиксировано во внутренних регламентах. Такая ситуация может помешать автоматизации процесса, т.е. будут автоматизированы не все виды служебных записок. Еще хуже будет, если такие служебные записки будут выявлены при проведении опытной эксплуатации. Это может привести к негативу у пользователей системы, когда они начнут согласовывать документы в системе и на завершающей стадии всплывает вопрос о живых подписях. В данном случае, если при проведении исследования появляются такие служебные записки, то нужно сразу решать вопрос по необходимости их автоматизации. Вариантов может быть несколько:

1. Не автоматизировать. Плохой для внедренца вариант.
2. Автоматизируем согласование, но в конце собираем живые подписи. Не очень хороший вариант, т.к. увеличится нагрузка на пользователей.
3. Автоматизируем полностью (без перевода в бумагу). Хороший вариант автоматизации процесса. Требуется решить вопрос, что бы бухгалтерия принимала служебные записки в электронном виде (в случае использования ЭП в тексте служебной записки подписей вообще может не быть).
4. Автоматизируем полностью (без перевода в бумагу), готовится редакция с простановкой штампа о согласовании в электронном виде. Тоже хороший вариант автоматизации процесса. Требуется решить вопрос, что бы бухгалтерия принимала служебные записки в электронном виде с таким штампом.

При выборе 3-го или 4-го варианта в большинстве случаев при автоматизации процессов потребуется корректировка внутренних регламентов, ну или в крайнем случае, в приказе на проведение опытной эксплуатации нужно будет четко обозначить автоматизацию таких служебных записок. Заказчик должен понимать, что в дальнейшем нужно утвердить в нормативных документах изменения в процессе согласования таких служебных записок.

Некорректный выбор основного документа для согласования

Бывает, что на проектах сталкиваемся со следующей ситуацией. Готовится служебная записка с просьбой рассмотреть проектную документацию для строительства сооружения. При этом специалисты заказчика считают, что они согласовывают служебную записку с приложениями (проектными документами), тогда как на самом деле нужно согласовывать проектную документацию, а служебная записка должна быть просто сопроводительным документом. Список и порядок согласования в этом случае должен определяться от проектной документации. При автоматизации процессов такие ситуации нужно выявлять и четко разделять, какой документ отправляется на согласование, а кокой является сопроводительным при согласовании. От этого будет зависеть весь процесс (от создания документа и до передачи его на хранение).

Вы не указали

1) гражданином какой страны будет «физическое лицо»

2) как планируется производится оплата в Германии и

3) каким путём планируется доставка покупки в Россию.

Для устранения рисков, связанных с

— покупкой на своё имя «физическим лицом» в Германии,

— оформления документов авто «физического лица» на себя,

— несение ответственности за повреждения, поломки, утери и т.д.

— возможных «исчезновений» физического лица вместе с покупкой и т.д.

— возникновение претензий или подозрений согласно норм немецкого права напр. Закона об отмывании денег (GwG) или вопросов налогов и таможни (Zollabwicklung) рекомендуется заключение договора согласно немецкому праву и на 2 языках немецком и русском, т.к. российский договор при возникновении проблем в Германии Вам ничем не поможет.

Примеры формулярных договоров из инструментария немецкого юриста см. здесь:

Договоры об оказании услуг (Dienstleistungsvertrag) регулируются отдельным разделом Гражданского Права Германии (§§ 611-630 BGB). Для успешного заключения договора Вам настоятельно рекомендуется хотя бы ознакомиться с общими принципами заложенными в этих нормах, с правами и обязанностями сторон согласно немецкого права оказания и получения услуг. Российские коллеги Вам в этом вряд ли помогут, даже переведённое содержание указанных параграфов не принесёт Вам понимания, т.к. немецкое право прецедентное и основано на практике применения того, что было написано 100 лет назад в параграфе.

Составление договоров согласно немецкого права (на двух языках, немецком и русском) является платной услугой. Обращайтесь.

Буду рад оказать Вам поддержку.