Куперс

Опись дел по личному составу – документ, содержащий перечень документов по личному составу, находящихся в архиве организации, с обязательным указанием индексов, названий документов и иной информации.

Содержание данной описи:

• наименование организации и ее структурного подразделения;
• номер фонда, а так же индекса дела;
• заголовок дела и дата его составления;
• количество листов в деле;
• какие-либо примечания (если таковые имеются).

Опись дел может быть составлена в хронологическом или же структурном порядке. В каждой хронологической группе документы распределяются в соответствии с правилами, принятыми в конкретном структурном подразделении. Следует иметь в виду, что согласно правилам работы архивов разрешается вносить изменения в опись заголовков дел, которые были обнаружены дополнительно. Нумерация таких документов будет отображаться посредством литерных номеров или же в конце годового раздела.

В конце описи необходимо отобразить итоговую запись, в которой цифрами, а так же прописью указывается общее количество дел, первый и последний номера документов согласно описи. Документ подписывается начальником службы кадров организации, а так же руководителем архива (или иным уполномоченным лицом) с обязательной расшифровкой их подписей.

7.4. Порядок составления описей дел постоянного, временного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу

286. Опись дел представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

287. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел учреждения и органа УИС, которую готовит архив учреждения или органа УИС.

288. Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 32).

В описях дел указывается полное наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

289. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

делопроизводственный индекс дела (тома, части);

заголовок (наименование) дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

Перед внесением заголовков (наименований) дел в опись проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

290. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки (наименования) дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером;

порядок нумерации дел в описи — валовый;

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом учреждения или органа УИС;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками (наименованиями) пишется полностью заголовок (наименование) первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок (наименование) воспроизводится полностью);

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется заголовок (наименование) только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же». Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то его необходимо повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний».

291. В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

292. Графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

293. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения.

Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив учреждения или органа УИС, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк внутренней описи документов личного дела .docСкачать образец заполнения внутренней описи документов личного дела .doc

Для чего нужна опись

Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.

Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

К каким личным делам должна составляться опись

Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся

• те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
• а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Кто должен составлять документ

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

Как составлять внутреннюю опись документов личного дела

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

1. каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
2. использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Документ должен содержать в себе ряд сведений:

• наименование предприятия,
• должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
• список описываемых документов,
• полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).

К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.

Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.

Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).

Как оформить опись документов личного дела

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.

Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.

При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.

Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).

Образец составления описи документов личного дела

В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.

Далее оформляют в таблицу список документов описи:

• номер документа по порядку,
• затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
• дата составления и подписания,
• заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
• номера листов,
• примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.

Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.

В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).

Что делать с описью после увольнения сотрудника

После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию. Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.

III. Оформление судебного дела 33. Судебные дела, находящиеся в производстве должностного лица таможенного органа и на контроле в вышестоящем таможенном органе, передаваемые для производства в другой таможенный орган, подлежат оформлению должностным лицом, в производстве которого они находятся. 34. Все документы, имеющие отношение к соответствующему судебному делу, следует помещать в скоросшиватель. 35. Порядок формирования материалов судебного дела следующий: а) внутренняя опись документов дела; б) письменное поручение начальника правового подразделения таможенного органа (начальника таможни); в) определение о принятии заявления к производству; г) копии заявления и документов, подтверждающих их направление лицам, участвующим в судебном деле; д) копия платежного поручения (квитанции) об уплате государственной пошлины (при наличии); е) копия претензии и ответ на претензию (когда это предусмотрено федеральным законом для споров данной категории или договором); ж) копии документов, подтверждающих обстоятельства, на которых основаны исковые требования; з) отзыв ответчика с прилагаемыми документами; и) копии доверенностей; к) дополнительные документы, представляемые сторонами; л) копии ходатайств и принимаемые по ним определения (при наличии); м) решение, определение суда первой инстанции; н) копия протокола судебного заседания (при наличии); о) определение о назначении к слушанию апелляционной жалобы; п) копия апелляционной жалобы; р) копии отзыва и других документов, представленных в апелляционную инстанцию; с) копии определений, постановления суда апелляционной инстанции; т) копии кассационной жалобы и отзыва, определений, постановления суда кассационной инстанции и другие документы; у) копии заявления (представления) о пересмотре в порядке надзора судебного акта (надзорной жалобы), определений, постановления суда надзорной инстанции и другие документы; ф) другие необходимые документы. Документ-ответ следует помещать за документом-запросом. 36. Заключения экспертов подшивают к судебному делу не в хронологическом порядке, а непосредственно за документом, послужившим основанием для их получения таможенным органом. 37. В правом верхнем углу лицевой стороны каждого листа каждого документа, начиная с документа, следующего за внутренней описью судебного дела, карандашом указывают номер листа. Лист внутренней описи нумеруется отдельно. 38. Если общее число листов документов судебного дела превышает 150, оформляют новый том судебного дела. На титульном листе указывают номер тома, количество томов судебного дела и листов тома. Один документ между двумя разными томами судебного дела не разделяют. 39. К каждому тому судебного дела оформляют титульный лист в соответствии с Приложением 5. 40. На титульном листе указывают: а) наименование судебного органа; б) обозначение подведомственности судебного дела; в) регистрационный номер судебного дела, присвоенный таможенным органом; г) номер судебного дела в суде первой инстанции; д) номер дела в суде апелляционной инстанции; е) номер дела в суде кассационной инстанции; ж) номер дела в надзорной инстанции; з) наименования истца (заявителя), соистца, ответчика, соответчика (заинтересованного лица), 3-их лиц; и) категория спора; к) цена иска; л) количество листов судебного дела; м) номер тома судебного дела и количество томов; н) срок хранения судебного дела. 41. Внутренняя опись документов составляется к каждому тому судебного дела (Приложение 6). В листе внутренней описи документов судебного дела указывают дату и номер документов, их наименование (вид, при необходимости, краткое содержание), номера листов, на которых они расположены. Опись документов судебного дела составляют при окончании тома судебного дела, перед сдачей судебного дела на хранение в таможенном органе, при передаче в производство судебного дела одним должностным лицом другому, а также перед его передачей в другой таможенный орган. Опись документов судебного дела составляет и подписывает должностное лицо, в производстве которого оно находилось. 42. К каждому судебному делу оформляют карточку судебного дела (Приложение 7), которая приклеивается на внутренней стороне обложки скоросшивателя соответствующего судебного дела. В карточке судебного дела указывают номер дела, присвоенный соответствующим таможенным органом, номер судебного дела в суде первой инстанции, сведения о лицах, участвующих в деле, результатах рассмотрения судебного дела судом каждой инстанции, уточненный предмет заявленных требований (категория (подкатегории) судебного спора). В карточке судебного дела также должны быть отражены сведения о должностном лице, в производстве которого находится данное судебное дело, с указанием даты принятия дела к производству, подписанные указанным должностным лицом.