Здравствуйте, Наталья Владимировна! Трудовая книжка входит в перечень необходимых документов, которые работник обязан предоставить в кадровую службу предприятия (ст. 65 Трудового кодекса РФ). Если сотрудник не предоставил трудовую книжку, то у работодателя есть три варианта действий:
1. Отказаться заключать трудовой договор без предоставления трудовой книжки, если у работника уже есть опыт работы на других предприятиях.
2. Оформить работнику новую трудовую книжку по заявлению работника — этот вариант используется в тех случаях, когда трудовая книжка была по каким-либо причинам утеряна или повреждена.
3. Составить акт о том, что трудовая книжка при устройстве на работу предоставлена не была, и письменно уведомить работника о необходимости предоставления трудовой книжки.
Вы получили с сотрудника объяснительную о причине непредоставления трудовой книжки. Рекомендую получить ещё и письменный отказ от оформления новой трудовой книжки, чтобы снять с себя ответственность за то, что оформили сотрудника без её предоставления.
Если работодатель не сможет доказать, что предпринял все меры, чтобы получить трудовую книжку с работника, то у него может возникнуть административная ответственность за нарушение трудового законодательства в соответствии со ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (административный штраф на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1000 до 5000 рублей; на юридических лиц — от 30000 до 50000 рублей).