Содержание
Виды и разновидности информационно-справочных документов
Понятие, цели и назначение информационно-справочной документации
Информационно-справочные документы — это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений.
Информационно-справочные документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.
В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.
Такие информационно-справочные документы, как докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты являются основным средством внутренних коммуникативных связей организации. Они могут быть подготовлены на компьютере или составлены от руки и подписаны их составителем.
Письма, телеграммы, телефонограммы, факсы являются главной формой осуществления внешних коммуникативных связей, поэтому они должны быть подписаны одним из руководителей организации.
Так же информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации.
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
В состав информационно-справочных документов входят:
• докладная записка,
• служебная записка,
• объяснительная записка,
• предложение,
• представление,
• заявление,
• все разновидности переписки,
• протокол,
• акт,
• справка,
• заключение,
• отзыв,
• сводка,
• список,
• перечень,
• телеграммы и телефонограммы.
Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению.
Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.
Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов.
В составе информационно-справочной документации выделяют:
1. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).
2. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики).
3. Справочно-аналитическая (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).
Рассмотрим некоторые информационно-справочные документы, имеющие наиболее важное значение для кадровых вопросов.
Итак, рассмотрим некоторую информационно-справочную докуметацию подробнее:
Справка — документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т. п.
Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя.
Докладная записка может готовиться как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение.
Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.
Служебная записка — форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении, письменное сообщение для использования внутри организации.
Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.
Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.
Предложение — это документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства. Текст предложения содержит две части: обоснование и заключение — перечень предложений. Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем.
Представление — это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения. Представления составляются руководителями подразделений, их заместителями или заместителями руководителя организации.
Представление оформляется на стандартном листе бумаги, являются наименование подразделения, название вида документа, дата, регистрацией номер, адресат, заголовок к тексту, подпись.
Заявление — это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.
Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др.
Телефонограмма — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.
Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т. п.).
Протокол заседания — это документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.
Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).
Информационно-справочные документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.
В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.
Виды
Составление и оформление
Виды
Выделяют следующие виды информационно-справочных документов:
письма;
докладные (служебные) и объяснительные записки;
сводки;
справки;
акты;
телеграммы и телефонограммы.
Какие существует виды исполнительных документов.
Реквизиты документа .
Виды организационных документов http://doc-up.ru/org/organizatsionnye-dokumenty.html#t3.
Составление и оформление
Служебные письма должны быть правильно составлены и оформлены в соответствии с формуляром-образцом, принятым для данной разновидности документа, кроме этого, они должны отвечать всем требованиям этики деловой переписки.
Служебные письма в большинстве случаев оформляются на бланках с угловым расположением реквизитов. Реквизиты оформляются в соответствии с правилами ГОСТ Р 6.30-2003.
Различаются письма по своему содержанию. Текст письма должен быть кратким (обычно размер письма не превышает одной страницы), полным (вопрос освещается полностью), точным и объективным. Существуют различные классификации деловых писем. Чаще всего их подразделяют на две группы:
— письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-напоминание, претензионное письмо, письмо-просьба и др.);
— письма, не требующие ответа (письмо-извещение, письмо-подтверждение, циркулярное письмо и др.).
Поэтому каждому виду служебного письма присущи определенные стандартизированные языковые обороты.
Чтобы письмо имело юридическую силу, оно должно иметь дату, регистрационный номер, подпись (подписи), на некоторых видах служебных писем ставится печать организации.
Телеграммы передают в том случае, если необходимо срочно доставить информацию адресату. Документ визируют, подписывают и регистрируют по правилам оформления служебных писем, но все телеграммы обязательно заверяются печатью организации. Оформляют телеграммы на одной стороне листа через два межстрочных интервала. Текст печатают заглавными буквами сокращенно, без абзацев, переноса слов и исправлений.
Телефонограмму передают по телефону. Обычно в них излагается просьба о передаче необходимой информации или приглашение на совещание. Оформляются телефонограммы в одном экземпляре, подписываются руководителем организации или ответственным исполнителем. При передаче (приеме) телефонограммы обязательно фиксируют информацию о передающем и принимающем (фамилию, должность, номер телефона).
Справки содержат описание производственной деятельности организации и подтверждение каких-либо фактов, событий. Основное значение уделяется тексту справки, т.к. часто на основании документа принимаются различные решения. Если справку готовят в вышестоящую организацию, то она оформляется на бланке и подписывается руководителем организации.
Докладная записка — документ, информирующий руководство о фактах с выводами и предложениями. Докладные записки могут быть составлены сотрудниками организации после выполнения ими поручений руководства, как отчет о проделанной работе, как просьба или предложение по результатам сложившейся ситуации. Внешние докладные записки оформляются на бланках и подписываются руководителем организации.
Объяснительные записки в некоторых случаях объясняют содержание отдельных пунктов основных документов или пишутся как объяснения каких-либо фактов, поступков. В этом случае текст документа должен быть очень убедительным. Подписывают объяснительные записки авторы документа.
К информационно-справочным документам относятся акты, которые составляются должностными лицами или комиссиями, как постоянно действующими, так и назначенными приказом руководителя организации. Существует большое количество разновидностей акта: акты списания материальных ценностей, акты приема-передачи дел, акты ликвидации, инвентаризации и т.д. (Приложение 1). Факты, включенные в документ, должны быть точно установлены членами комиссии. Предположения и мнения членов комиссий в акты не включаются.
Акты подписывают все члены комиссии. Некоторые виды актов утверждаются руководителем и заверяются печатью организации. Существуют унифицированные формы актов, например, акт списания основных средств, акт приема-передачи.
Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол, как правило, ведется во время заседания секретарем или специально назначенным лицом. На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, выверяется и оформляется. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.
Сводка — это документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу. В сводке содержится информация из различных источников по заранее установленным показателям (параметрам), связанным одной темой. Сводка не имеет унифицированной формы, но при ее оформлении придерживаются требований ГОСТ Р 6.30-2003. Текст сводки обычно приводится в табличной форме. Сводка подписывается составителем, а при ее направлении в другую организацию — руководителем или заместителями руководителя.
Оглавление
Введение 3
1. Понятие информационно-справочных документов и их виды 4
2. Назначение информационно-справочных документов 6
Заключение 12
Библиографический список 14
Введение
В процессе трудовой и общественной деятельности человека возникают документы, которые фиксируют, отражают и закрепляют сложные информационные связи между людьми и их различными формированиями. «Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве» – так определяется документ государственным стандартом.
Исторически сложилось так, что информация в документе закрепляется различными способами, сложившимися в процессе развития цивилизации: символически, письменно, графически, фотографически, с помощью средств аудио- и видео записи. Сам документ при этом выполнял, прежде всего, информационную функцию, но ему присущи и другие, не менее важные: коммуникационные, аккумулирующие, доказательные, учетные и распорядительные. Существует множество видов документов.
Цель выполнения данной работы – изучение информационно-справочных документов, их видов и назначения.
Для достижения поставленной цели выделим ряд задач.
Во-первых, рассмотрим информационно-справочные документы и их виды.
Во-вторых, изучим назначение информационно-справочных документов
1. Понятие информационно-справочных документов и их виды
Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения .
Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.
Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения
Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.
В состав информационно-справочных документов входят :
докладная записка,
служебная записка,
объяснительная записка,
предложение,
представление,
заявление,
все разновидности переписки,
протокол,
акт,
справка,
заключение,
отзыв,
сводка,
список,
перечень.
Нормативно-правовые документы и локальные акты дошкольной образовательной организации в условиях реализации ФГОС до
Курмакаева Анна Алаксандровна
Нормативно-правовые документы и локальные акты дошкольной образовательной организации в условиях реализации ФГОС до
«Нормативно-правовые документы и локальные акты дошкольной образовательной организации в условиях реализации ФГОС ДО»
Нормативно-правовая база ДОУ — это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения,разработанных в соответствии:
1. Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»
2. Конвенция о правах ребенка
3. СанПин 2.4.1.3049-13
4. «Порядок проведения аттестации педагогических работников государственных и муниципальных образовательных учреждений» (утв. приказом Министерства образования и науки РФ от 7 апреля 2014 г. N 276)
5. Федеральный государственный образовательный стандарт дошкольного образования
6. Устав ДОУ.
7. «Порядок организации и осуществления образовательной деятельности по основным общеобразовательным программам – образовательным программам дошкольного образования» (утв. приказом Министерства образования и науки РФ от 30.08.2013 г. № 1014)
8. «Порядок и условия осуществления перевода обучающихся из одной организации, осуществляющей образовательную деятельность по образовательным программам дошкольного образования, в другие организации, осуществляющие образовательную деятельность по образовательным программам соответствующих уровня и направленности» утвержденный приказом Министерства и науки Российской Федерации от 28 декабря 2015г. №1527.
9. Приказ Министерства образования и науки РФ от 13 января 2014г. №8 «Об утверждении примерной формы договора об образовании по образовательным программам дошкольного образования»
10. ФЗ «Об основных гарантиях прав ребенка в Российской Федерации» № 124-ФЗ от 24.07.1998г (с последующими изменениями и дополнениями)
11. Федеральным законом № 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных»
12. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 N 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации».
И это только часть перечисленных Федеральных законов, на которые нужно опираться в своей работе.
Дошкольное образовательное учреждение в своей деятельности руководствуется нормативно-правовыми документами разного уровня: федерального, регионального, муниципального, регламентирующими деятельность, а также внутренними локальными актами, регулирующими деятельность учреждения.
Локальный нормативный акт образовательной организации – это надлежащим образом утвержденный документ, который содержит нормы права, т. е. обязательные для исполнения требования (правила, адресованные определенному кругу лиц и рассчитанные на неоднократное применение. К локальным нормативным актам в образовательной организации могут относиться приказы, положения, инструкции, правила, программы, графики и др. Основное назначение локального нормативного акта – детализация, конкретизация, дополнение общей правовой нормы применительно к условиям дошкольной образовательной организации с учетом специфики трудовых отношений, образовательного процесса и иных условий.
В учреждении локальные акты, как нормативные, так и индивидуальные, являются средствам правового обеспечения деятельности МДОУ. При этом значение локальных нормативных актов особенно велико, поскольку нормотворческая деятельность МДОУ осуществляется в пределах ее компетенции, определенной Федеральным законом от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации».
В соответствии с компетенцией учреждения можно выделить следующие направления локальногоправового обеспечения его основной деятельности:
• правовое обеспечение конституирования учреждения в качестве общеобразовательного (лицензирование, аттестация образовательного учреждения, формирование структуры учреждения и органов управления);
• правовое обеспечение образовательного процесса (процесса обучения и воспитания) и его методического сопровождения;
• правовое обеспечение финансово-экономической деятельности;
• правовое обеспечение материально-технического снабжения;
• правовое обеспечение безопасных условий нахождения воспитанников в общеобразовательном учреждении;
• правовое обеспечение трудовых отношений (работа с кадрами);
• правовое обеспечение делопроизводства (документального сопровождения) всех сторон деятельности общеобразовательного учреждения
По укрупненным направлениям деятельности МДОУ правовое обеспечение управления учреждением требует, как правило, принятия следующих локальных актов:
Локальные акты, регламентирующие деятельность органов самоуправления
Устав общеобразовательного учреждения;
Положение об общем родительском собрании
Положение о совете родителей
Положение о Педагогическом совете
Положение о собрании трудового коллектива
Локальные акты, регламентирующие отношения МДОУ с участниками образовательного процесса
Договор об образовании с родителями (законными представителями)
Положение о приеме детей и комплектовании групп
Положение об АИС комплектовании ДОУ
Правила внутреннего распорядка воспитанников
Положение о защите персональных данных воспитанников, их родителей (законных представителей, представление льгот по оплате за содержание ребенка в детском саду
Положение о порядке формирования, ведения, хранения и проверке личных дел воспитанников
Положение о защите персональных данных работников
Положение о порядке ведения, хранения личных дел сотрудников
Положение о режиме функционирования
Положение о порядке создания, организации работы и принятия решений комиссией по урегулированию споров между участниками образовательных отношений
Положение об уполномоченном по защите прав участников образовательного процесса
Положение о тарификационной комиссии
Положение «О порядке и условиях осуществления перевода воспитанников»
Положение об охране здоровья воспитанников ДОУ
Локальные акты, регламентирующие административную и хозяйственную деятельность.
Положение О порядке разработке и структуре программы развития
Положение о делопроизводстве
Положение по организации питания
Положение о бракеражной комиссии
Локальные акты, регламентирующие методическую работу
Положение о рабочей группе по созданию ООП в соответствии с ФГОС ДО
Положение об основной образовательной программе в соответствии с ФГОС ДО
Положение о рабочей программе педагога ДОУ
Положение «О рабочей группе по подготовке введения и реализации ФГОС ДО»
Положение об официальном сайте в сети Интернет
Положение о внутренней системе оценки качества образования
Данный перечень не является исчерпывающим. Более того, многие из перечисленных актов не являются обязательными.
Приведенные акты отличаются не только по содержанию, но и по процедуре их принятия. Так, как любая организация или должностное лицо, разрабатывающее нормативные акты, обязаны соблюдать при их подготовке действующие нормы законодательства, издавать документы только в пределах своей компетенции, придерживаться общегосударственных правил составления и оформления документов.
Документы, регламентирующие деятельность дошкольной образовательной организации и воспитателя ДОУ
Документы, регламентирующие деятельность дошкольной образовательной организации и воспитателя ДОУ
К регламентирующей документации, которая регулирует деятельность воспитателя в детском саду, относятся:
-
Конституция страны;
-
Конвенция, принятая в ООН по правам детей;
-
нормы принятого закона «Об образовании»;
-
все федеральные законы, которые гарантируют права ребенка в стране;
-
все региональные или федеральные программы, направленные на улучшение дошкольного образования;
-
перечень санитарно-эпидемиологических требований к содержанию, созданию и организации режима деятельности детсада;
-
типовые положения. Каждый детский сад разрабатывает свои положения, определяемые его видом;
-
локальные виды актов: уставы, основные правила внутреннего распорядка, заключенный коллективный или трудовой договор, а также установленные должностные инструкции.
Нормативно-правовые документы, регламентирующие деятельность дошкольной образовательной организации
1. Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 26 августа 2010 г. № 761н «Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих», раздел «Квалификационные характеристики должностей работников образования» (Зарегистрирован в Минюсте РФ 06.10.2010 г. № 18638, с изменениями, внесёнными приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 31 мая 2011 г. № 448Н.
2. Федеральный закон «Об образовании в РФ» от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ.
3. Постановление Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 15 мая 2013 г. № 26 г. Москва «Об утверждении СанПиН 2.4.1.3049-13 «Санитарно- эпидемиологические требования к устройству, содержанию и организации режима работы дошкольных образовательных организаций» (Зарегистрировано в Минюсте России 29 мая 2013 г. № 28564).
4. Приказ Министерства образования и науки РФ от 14 июня 2013 г. № 462 «Об утверждении Порядка проведения самообследования образовательной организацией» (Зарегистрирован в Минюсте РФ 27 июня 2013 г. № 28908).
5. Постановление Правительства Российской Федерации от 5 августа 2013 г. № 662 «Об осуществлении мониторинга системы образования».
6. Приказ Министерства образования и науки РФ от 30 августа 2013 г. № 1014 «Об утверждении Порядка организации и осуществления образовательной деятельности по основным общеобразовательным программам – образовательным программам дошкольного образования» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 26 сентября 2013 г. № 30038).
7. Письмо Министерства образования и науки РФ от 01 октября 2013 г. № 08-1408 «Методические рекомендации по реализации полномочий органов государственной власти субъектов Российской Федерации по финансовому обеспечению оказания государственных и муниципальных услуг в сфере дошкольного образования».
8. Приказ Министерства образования и науки РФ от 17 октября 2013 г. № 1155 «Об утверждении федерального государственного образовательного стандарта дошкольного образования» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 14 ноября 2013 г. № 30384).
9. Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 18 октября 2013 г. № 544н «Об утверждении профессионального стандарта «Педагог (педагогическая деятельность в сфере дошкольного, начального общего, основного общего, среднего общего образования) (воспитатель, учитель)» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 6 декабря 2013 г. № 30550).
10. Письмо Министерства образования и науки РФ и Департамента государственной политики в сфере общего образования от 13 января 2014 г. № 08-10.