Куперс

Бухучет и анализ

Средства составления и изготовления текстовых документов

⇐ ПредыдущаяСтр 82 из 139

  1. II. Классификация документов
  2. Автоматизированный перевод документов с помощью программы Promt
  3. Автороведческое исследование документов
  4. Альбом форм документов организации
  5. Анализ всех документов позволил нам установить судьбу пропавшего без вести солдата и место его захоронения.
  6. Анализ дипломатических документов
  7. Анализ документов
  8. Анализ документов
  9. Архивное хранение документов
  10. Аудит учредительных документов и формирования уставного капитала

К средствам составления и изготовления документов относятся ручные пишущие средства, пишущие машины, специализированные программные продукты для персональных компьютеров (ПК), печа­тающие устройства для ПК, графопостроители, диктофоны и неко­торая другая техника.

По распространенности среди средств составления текстовых документов приоритет принадлежит ручным пишущим средствам/ автоматическим ручкам, шариковым и перьевым. Как технические средства они характеризуются простотой конструкции и невысокой производительностью труда. Достаточно много текстовой И таблич­ной документации изготавливается на пишущих машинах.

Общие требования к пишущим машинам сводятся к следующе­му: обеспечение высокой производительности труда при минималь­ных его затратах, высокое качество изготавливаемых документов, надежность в работе. Долгое время в критерии оценки пишущих машин входил такой показатель, как количество одновременно из­готовляемых копий. Однако существующая в настоящее время прак­тика показала его несостоятельность, поскольку тиражирование до­кументов пишущими машинами в условиях наличия малогабарит­ных и высокопроизводительных копировальных аппаратов различ­ных систем является нерентабельным и малооперативным.

Для сокращения процесса изготовления подлинников докумен­тов применяется стенография как способ, сокращающий разрыв между скоростью речи и возможностью ее фиксирования ручными способами (рукописно) или печатанием на пишущей машине. Сте­нография за счет условного изображения символов, которое успева­ет за скоростью произнесения речи, помогает сократить этот про­цесс. Однако помимо двух человек — диктующего и стенографистки, автор-составитель затрачивает как в процессе диктования стеногра­фистке, так и в процессе расшифровки зафиксированного текста очень много дополнительного времени.

В связи с этим представляется оптимальным использование та­кого средства составления и изготовления документов, как дикто­фон.

Диктофонами называют устройства для записи и воспроизведе­ния устной речи. Они применяются для подготовки писем, прика­зов, докладных записок, докладов, справок и других документов (при этом сокращаются затраты труда диктующего и машинистки, не нуж­но составлять черновики), для записи резолюций, указаний, запро­сов, заметок в процессе оперативной деятельности руководителей и специалистов (сокращается время доведения указаний до исполни­телей, отпадает необходимость рукописного их фиксирования), хода совещаний, собраний, заседаний, выступлений, докладов, лекций (отпадает необходимость в их стенографировании) и т.д. Воспроизведение записи может быть осуществлено с замедлением, что позво­ляет проводить ее расшифровку более качественно.

Принтер — самое распространенное периферийное устройство ПК, позволяющее получать твердую копию выходных данных вашей работы. Существует широкое многообразие принтеров, отличающих­ся по типам, цене, скорости и возможностям. Принтеры бывают трех типов: матричные, струйные, лазерные.

Все принтеры выполняют одну и ту же задачу — обеспечива­ют вывод твердой копии документа из памяти компьютера. Прин­теры воспроизводят на бумаге знаки определенным образом так, чтобы можно было видеть или читать информацию. Несмотря на это принтеры очень отличаются друг от друга по многим показа­телям. Выбирать принтер следует исходя из своих потребностей и возможностей.

Используемые в настоящее время в офисах и частными лицами принтеры существенно отличаются не только по принципу дейст­вия, но и по выходным параметрам. Тем не менее они имеют также ряд общих характеристик. Прежде всего, это наличие обновляемой памяти (буфера), постоянной памяти и для большинства современ­ных моделей поточечный способ переноса букв и других графичес­ких элементов из памяти компьютера на бумагу, пленку или проме­жуточный твердый носитель изображения.

Матричные принтеры самые дешевые, с самой низкой стоимо­стью печати. Символы формируются из точек. В процессе печати маленькие иглы печатающей головки прижимаются к красящей лен­те, оставляя след на, бумаге. Матричные принтеры более хорошего качества (24 иглы) печатают быстрее, имеют больше игл на печата­ющей головке (по сравнению с 9-игольчатыми) и смещаются на меньшие промежутки за шаг, оставляя на бумаге таким образом бо­лее четко оформленные символы. Они могут печатать сложные фор­мы на широкой бумаге (формата A3) и часто используются в домаш­них условиях или в небольших офисах (особенно если используется хорошая бумага и новые ленты). Крупные фирмы стараются не ис­пользовать матричные принтеры, потому что по качеству печати они хуже всех известных на сегодня принтеров, да и скорость вывода у них небольшая. Матричные принтеры очень шумные, у большинст­ва отсутствует возможность цветной печати, кроме того, качество печати падает по мере износа ленты.

Некоторые принтеры струйного типа обеспечивают печать того же качества, что и матричные принтеры, но есть и такие, которые сравни­мы по качеству даже с лазерными. Дорогие струйные принтеры могут выдавать очень четкий текст и графику. Символы составляются из точек, как и в матричных принтерах, но точки являются не следами кра­сящей ленты, а капельками чернил, которые разбрызгиваются на стра­ницу. Разные производители применяют различные методы вывода то­чек на бумагу, но все используют поток чернильных капель.

Лазерные принтеры, обычно более дорогие по сравнению со струйными или матричными принтерами, выдают печать самого высокого качества. Их работа подобна работе фотокопировальных аппаратов. Изображение «записывается» на светочувствительный барабан с помощью лазера. Затем лист бумаги пропускается через красящую смесь (тонер), представляющую собой мелкий порошок. «Засвеченные» участки выбирают красящую смесь, которая затем вплавляется в бумагу под воздействием тепла.

Хотелось бы отметить, что у каждой категории принтеров есть свои достоинства и недостатки.

Матричные принтеры очень дешевые, могут печатать сложные формы на широкой бумаге. Струйные принтеры работают тихо, ком­пактные, с хорошим качеством печати. Большинство из них печатает в цвете. Персональные лазерные принтеры имеют высокое качество печати. Они работают тихо, компактно, потребляют небольшую мощ­ность.

Качество печати на матричных принтерах приемлемое при на­личии 24 игл, но не сравнимо с качеством струйных принтеров, а тем более лазерных. Качество печати у струйных принтеров почти такое, как у лазерных, качество изображений с высоким разрешением по­вышается при печати на специальной бумаге. У лазерных принте­ров качество печати отличается, особенно у моделей с разрешени­ем 600 точек на дюйм и выше.

Стоимость печати страницы на струйных и лазерных принтерах выше, чем на матричных.

К достоинствам лазерных принтеров следует отнести превосход­ное качество и скорость работы. В качестве недостатка следует отме­тить, что вывод на печать дороже, чем в других принтерах, из-за высокой стоимости принтерных картриджей. Из-за хрупкости печа­тающего механизма следует использовать бумагу хорошего качества, чтобы бумажная пыль не попала в принтер и не испортила его. Хотя качество вывода оправдывает дополнительную стоимость бумаги, но новейшие струйные принтеры являются более чем достаточными для печати в небольших объемах. Лазерные принтеры слишком дороги для начинающих пользователей и используют ограниченные разме­ры бумаги.

Появление устройств для вывода графической информации — плоттеров (графопостроителей) — было естественным следствием развития и широкого внедрения в различные сферы деятельности (в т.ч. офисной) систем автоматизированного проектирования. Ре­зультат работы практически любого такого пакета — это комплект конструкторской и (или) технологической документации, в котором различные графические материалы (чертежи, схемы, графики, диа­граммы и т.д.). Выполнение же подобных документов ручным спосо­бом сводит на нет многие преимущества, предоставляемые пользо­вателям этими системами.

У печатных носителей, в отличие от электронных, есть большая гибкость в верстке и отображении содержимого. Из-за способа структурирования электронного содержимого довольно сложно поместить текст в рамки необычных форм, как в журналах.

Источник изображения: верстка журнала Ronel van Heerden

Тем не менее, команда CSS3 работает над тем, чтобы сделать такое возможным для электронного содержимого с помощью свойства shape-inside (форма текста).

Это свойство все еще новое, и сейчас работает только в браузере Chrome и с приставкой производителя в браузерах на движке Webkit, таких как Opera и Safari, включая и мобильные версии этих браузеров, но некоторые функции еще не поддерживаются.

Рекомендованное чтение: Создание круговых и эллиптических градиентов с использованием CSS3

Давайте рассмотрим, как это работает.

Как использовать свойство формы текста

Свойство формы текста позволяет задать четыре формы: прямоугольник, круг, полигон и эллипс, хотя вроде бы сейчас работает только полигон. В примере ниже попробуем создать треугольник:

.basic-shape { font-size: 12px; width: 300px; height: 300px; overflow: hidden; text-align: justify; -webkit-hyphens: manual; -webkit-shape-inside: polygon(0px 0px, 0 300px, 300px 300px); }

Этот код создаст такую форму:

Если Вам нужно создать текст сложной формы, но Вы не знаете, как задать координаты, это можно сделать следующим образом.

Для начала нужно создать форму в редакторе векторной графики, таком как Adobe Illustrator или Inkscape. Затем сохранить ее в формат SVG и открыть в текстовом редакторе.

После этого найдите координаты, задайте каждой из них значение в единицах измерения px или %. Скопируйте их и вставьте как значения полигона. В этом примере создан простой шестиугольник:

.svg-shape { -webkit-shape-inside: polygon(75.778px 272.829px, 1.555px 144.271px, 75.778px 15.713px, 224.222px 15.713px, 298.444px 144.271px, 224.222px 272.829px); }

Результат будет выглядеть так:

Теоретически возможно использовать непосредственно файл SVG для создания формы текста. К сожалению, пока что это не работает, и браузерам еще нужно это внедрить.

Не каждому веб-сайту пригодится это свойство. Но с такими улучшениями верстка электронного содержимого в будущем станет более утонченной.

За дополнительной информацией можно обратиться к следующим источникам:

  • Формы CSS3 – W3C
  • Области и исключения CSS на мобильных устройствах – Adobe

Унификация текстов управленческих документов — это организованная деятельность, направленная на повышение эффективности функционирования документов в управленческой деятельности.

Унификация текстов документов позволяет решать следующие задачи:

· упорядочить состав документов организации, фиксирующих однотипные управленческие ситуации;

· сократить временные и интеллектуальные затраты на составление документов;

· использовать унифицированные шаблоны текстов документов для компьютерных и автоматизированных систем делопроизводства (9).

Унификация текстов документов заключается в построении единой модели документов для групп однородных задач с использованием формуляра-образца; в установлении единой композиционной структуры; в определении состава форм стандартных языковых формулировок.

Текст унифицированных документов оформляют в виде:

· связного текста;

· трафарета;

· анкет;

· таблиц;

· соединения форм (композиция в виде связного текста, анкет, таблиц) (10).

Связный текст- это логически и грамматически связанная совокупность предложений, в которых слова используются с учетом их смысловой сочетаемости. Содержание связного текста не предполагает его деления на постоянную и переменную информацию. По форме изложения информации и выбору языковых средств связные тексты делятся на типовые и индивидуальные.

Существует несколько пониманий термина типовой текст. Одно из них связано с так называемой «болванкой» — неким универсальным текстом, минимальные изменения в котором, обусловленные частными, конкретными обстоятельствами. Текст-«болванка» дает возможность получить документ, соответствующий по своему внешнему виду, фактическому и языковому составу определенной коммуникативной ситуации. Часто универсальные болванки используются при написании рецензий, отзывов, рекомендаций.

Второе понимание термина «типовой текст» основано на наличии определенного текста-ориентира, текста-эталона, служащего образцом при составлении документов данного типа. Наиболее четко этот принцип понимания проявился в создании сравнительно большого количества пособий, содержащих тексты-образцы.

Типовой текст — проверенный практикой образец документа. Необходимо только изменить адресные и именные данные, содержание реквизитов в соответствии с конкретными обстоятельствами, по поводу которых составлялся документ. Остальной текст образца воспроизводится практически дословно.

Трафарет- заранее отпечатанный текст с постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной, которая необходима в данном документе. Трафареты («шаблоны») используются в компьютерных программах, предназначенных для набора текстов (текстовых редакторов).

Степень трафаретизации текста может быть различной. Она определяется соотношением между долями предварительно внесенных фрагментов и заполняемых по ходу составления индивидуального документа.

Формализация документа, обеспечиваемая его построением по типу трафарета, решает различные вопросы, относящиеся к разным аспектам:

1) трафаретный принцип построения конкретизирует композиционно-смысловую структуру документа;

2) трафарет существенно упрощает работу с документом, в особенности для людей, которые недостаточно компетентны в вопросах делопроизводства;

3) трафаретный текст предупреждает возможность пропуска важных частей информации;

4) от степени формализации зависит приспособленность к алгоритмической обработке документов вплоть до автоматизации этого процесса;

5) применение трафаретных текстов позволяет увеличить производительность труда исполнителей, повысить оперативность работ в сфере управления;

6) трафаретный текст, обеспечивая точность и четкость изложения, требует минимальных затрат времени специалистов на составление и оформление документов. При использовании трафаретного текста заполняются только пропуски и адреса. Время на написание текста и, его редактирование сокращается более чем в 3 раза. Если на написание обычного письма затрачивается 15-20 минут, то на заполнение трафарета не более 3-8 минут.

Трафаретные тексты особенно удобны в том случае, когда однотипные документы предназначены для рассылки многим адресатам. Например: письмо-приглашение на конференцию, письмо-напоминание о задержке оплаты и т.п. Трафареты используются и в приказах при оформлении на работу, увольнении и пр.

Разработанные проекты трафаретных документов представляются в структурные подразделения для согласования. При этом они корректируются с участием сотрудников подразделения, так как могут содержать специфические профессиональные термины и обороты. Согласованные трафаретные документы группируются по вопросам, на них составляется классификатор, и каждый трафаретный текст получает свой номер. Затем тексты комплектуются в сборник, который утверждается руководством предприятия или учреждения. Каждый текст, как правило, в сборниках представлен в двух экземплярах: первый — трафаретный бланк, второй — заполненный образец. Сборник снабжается рекомендациями по организации и внедрению трафаретных текстов.

Сборники рассылаются во все структурные подразделения, где определяется необходимый тираж каждого документа, исходя из месячной потребности. После определения тиража, каждый трафаретный текст печатается в соответствующем количестве экземпляров и передается в структурные подразделения и в машинописное бюро. Трафаретные тексты вводятся в действие приказом руководителя предприятия или учреждения.

Анкеты- опросные листы для получения определенных сведений. Постоянная информация в анкете строго определена, сформулирована. Анкетные документы строятся по принципу диалога, а сам диалог имеет формат «вопрос-ответ». При этом вопрос не всегда может быть построен как традиционное вопросительное предложение, а ответ может быть подготовлен «подсказками» (предложен в списке возможных с точки зрения составителя анкеты вариантов ответов) или словами «да – нет».

Таблица — понятийная матрица, устанавливающая смысловые отношения между двумя или более системами данных. В связи с организацией таблиц и способами размещения в них материала вводятся понятия столбцыи строки. Столбцы (иногда их же называют колонками) — элементы таблицы, ограничиваемые вертикальными линиями или создаваемые вертикально расположенными фрагментами материала документа; строки — элементы таблицы, образуемые горизонтальными линиями или горизонтально расположенным материалом документа. В таблицах отсутствует повтор материала, элементы текста в них имеют назывной характер, рубрикация в виде подзаголовков вынесена в боковик (левая часть таблицы) и головку(верхняя часть таблицы).

В настоящее время большая часть документов, создаваемых в учреждениях, имеет индивидуальное содержание. Индивидуальные документы составляются каждый раз заново, и их содержание не повторяется в других документах. Однако, несмотря на многообразие документов, создающихся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, диапазон производственных ситуаций, дающий повод для их составления, сравнительно ограничен. Большое количество документов, создающихся при однотипности производственных ситуаций, ставит вопрос о необходимости унификации и типизации документов со стороны их содержания, разработки сборников трафаретных документов.

Стандартизация текстадокументов обусловлена тем, что практически все они составляются по готовым образцам — шаблону, то есть по определенным законам. Поэтому выбор языковых средств, используемых в текстах официальных документов, также ограничен. Стандартизация языковых средств заключается в использование языковых формул (11).

Языковые формулы – устойчивые обороты, словосочетания, модели предложений, отобранные в результате многолетней практики; термины, принятые сокращения, условные обозначения единиц измерения, предусмотренные государственными стандартами.

Кроме выражения типового содержания, языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность. Например:

· в гapaнтийнoм пиcьмe — Гарантируем возврат кредита в сумме …. до …; Оплату гарантируем. Наш расчетный счет… ;

· в письме-претензии или в письме-напоминании — … в противном случае будем вынуждены обратиться в арбитражный суд; …в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции;

· в распорядительном документе — Контроль за исполнением приказа возложить на … .

Стандартизированные обороты требуют минимального умственного напряжения и ускоряют не только процесс составления документов, но и его восприятие. По данным инженерной психологии, стандартизированные обороты воспринимаются в 8-10 раз быстрее. Процесс прочтения документа можно уподобить поиску информации. Этот поиск осуществляется посредством ключевых слов, определяющих вид документа (приказ, решение), и типизированных оборотов. Внимание адресата акцентируется на актуальной информации:

· без уважительной причины (+ действие, субъект);

· вступает в законную силу (+ что, когда);

· единовременное пособие (+ кому, сколько, какое);

· обжалованию не подлежит (+ что).

Широко используются в деловой речи устойчивые формулы, представляющие словосочетания и предложения:

· Сообщаем, что в период с… по …

· Сообщаем, что по состоянию на …

· Направляем (представляем, высылаем) Вам …

· Просим Вас рассмотреть вопрос о …

· Просим изыскать возможность …

· Принимая во внимание, что …, просим …

Стандартные выражения используются при передаче информации различного характера. Например:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Наверх