Куперс

Бухучет и анализ

Сроки хранения архивных документов в государственных учреждениях

Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, кадровых документов

Любая организация независимо от видов своей деятельности, объемов производства, численности штата неизбежно сталкивается с требованием законодательства о документальном оформлении финансово-хозяйственных операций, трудовых отношений. Данное требование обусловлено не только необходимостью упорядочить производственный процесс, но и необходимостью осуществления государственного контроля за деятельностью хозяйствующих субъектов. Законодательство устанавливает определенные требования к составу, форме документов, которыми оформляется производственный процесс, а также требования к срокам и порядку хранения, уничтожения данных документов.

Требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета

📌 Реклама

Законодательство о бухгалтерском и налоговом учете, об архивном деле устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.

Так, в НК РФ установлен предельный четырехлетний срок хранения документов бухгалтерского и налогового учета, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов. Данный срок в соответствии с п.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ распространяется и на документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Законодательством о бухгалтерском учете установлен минимальный пятилетний срок хранения данных бухгалтерского учета и отчетности. Иные сроки хранения в зависимости от вида документа устанавливаются законодательством об архивном деле. Так, согласно ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129-ФЗ) организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

📌 Реклама

Ранее требования государственного архивного дела к хранению документов содержались в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием срока их хранения, утвержденном Федеральной архивной службой России 6.10.2000 г. В соответствии с приказом Росархива от 26.08.10 г. № 63 указанный Перечень утратил силу. В настоящее время действует Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.10 г. № 558 (далее – Перечень). Данным Перечнем установлены конкретные виды документов бухгалтерского учета и отчетности с указанием сроков их хранения.

В целом документы по сроку хранения делятся на следующие группы: документы с ограниченным периодом хранения (1 год, 3 года, 5 лет и т.д.), документы постоянного хранения; хранения до минования надобности; хранения до замены новыми документами. Например, аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности должны храниться 5 лет; лицевые карточки, счета работников – 75 лет. Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет должны храниться постоянно. Исполнительные листы работников – до минования надобности. Бланки форм статистической отчетности в организациях, не являющихся их разработчиками, – до замены новыми и т.д.

📌 Реклама

Документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов во внебюджетные фонды, должны храниться в течение 6 лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.09 г. № 212-ФЗ).

Сроки хранения кадровой документации

Сроки хранения кадровой документации определены в Перечне для:

  • документов, которыми оформляются трудовые отношения, в частности:
  • организация труда и служебная деятельность;
  • нормирование труда, тарификация, оплата труда;
  • охрана труда;
  • документов, которыми оформляется кадровое обеспечение, в частности:
  • прием, перемещение, перевод, увольнение работников;
  • установление квалификации работников;
  • повышение квалификации работников;
  • награждение.

В целом документы по сроку хранения также делятся на следующие группы: документы с ограниченным периодом хранения, документы постоянного хранения; хранения до минования надобности; хранения до замены новыми документами. Применительно к кадровым документам добавлена группа хранения – до востребования. 📌 Реклама

Кадровой документации в Перечне отведены разделы 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение». Например, трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел, хранятся 75 лет; личные карточки работников, в том числе временных работников, хранятся 75 лет; характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел, хранятся 5 лет и так далее по перечню; подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) хранятся до востребования, а невостребованные 75 лет.

Порядок хранения бухгалтерских документов

С целью хранения документов организация создает архивы (ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.04 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР от 29.07.83 г. № 105, первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. При этом работа организуется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6.02.02 г.).

📌 Реклама

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

📌 Реклама

Минфин России в письме от 24.07.08 г. № 03-02-07/1-314 отмечает, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.02 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

📌 Реклама

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

📌 Реклама

Порядок хранения кадровой документации

Кадровые документы могут храниться в кадровой службе или архиве организации. Порядок хранения кадровой документации регулируется отдельными положениями трудового законодательства применительно к различным видам документации.

Так, например, в ст. 87 ТК РФ установлена обязанность работодателя обеспечить сохранность персональных данных работника. Персональные данные работника – это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст. 85 ТК РФ). К персональным данным относится информация, содержащаяся в личном деле.

Порядок хранения персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов (ст. 87 ТК РФ). Следовательно, работодатель должен издать соответствующий локальный нормативный акт, регулирующий вопросы хранения и использования персональных данных, а также обеспечивающий их защиту от неправомерного использования или утраты.

📌 Реклама

Законодательство не устанавливает конкретные требования к оборудованию помещения, где должны храниться персональные данные. Между тем во избежание несанкционированного доступа к персональным данным работников рекомендуется оборудовать помещение, где хранятся такие данные, запирающимися шкафами для хранения информации на бумажных носителях. Работодатель должен установить в локальном нормативном акте требования к помещению, где хранятся персональные данные работников, и условия их хранения. Следует также учитывать, что персональные данные работника хранятся в документированной форме, характер которой также определяется работодателем.

Отдельные требования предъявляются к хранению бланков трудовых книжек. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее как бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.83 г. № 105).

📌 Реклама

Виды документов и сроки их хранения

В соответствии с п. 4 ст. 89 НК РФ в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки. Данный срок соотносится со сроком хранения документов, который установлен п.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, – четыре года.

Важным является то обстоятельство, что отсутствие у налогоплательщика документов по причине нарушения требований о сохранности дает налоговой инспекции право определить сумму налога к уплате в бюджет расчетным путем. Данное право обусловлено положениями п.п. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ. В соответствии с правовой позицией Конституционного Суда РФ, изложенной в Определении от 5.07.05 г. № 301-О, расчетный путь исчисления налогов при обоснованном его применении не может рассматриваться как ущемление прав налогоплательщиков. Правильность такого подхода подтвердил и ВАС РФ в Определении от 31.03.10 г. № ВАС-5/10.

📌 Реклама

Что касается периода проверок государственной инспекции по труду, то следует учесть, что нормативные акты, регулирующие вопросы проведения таких проверок не устанавливают срок, за который может быть проверена деятельность организации на предмет соблюдения законодательства о труде. В связи с этим можно сделать вывод о том, что период проверки должен соотноситься со сроками хранения документации.

Утрата документов

Утрата документов в организации может произойти по разным причинам: в случае пожара, хищения, утери и пр.

В случае гибели или пропажи первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели, в которую по мере необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора (п. 68 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденные Минфином СССР 29.07.83 г. № 105).

📌 Реклама

В соответствии с п. 2 ст. 12 Закона № 129-ФЗ в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, обязательно проведение инвентаризации. Результаты проведенной инвентаризации являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете.

Порядок проведения инвентаризации и способ отражения результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.95 г. № 49. Кроме того, руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно запросить у банков, в которых открыты счета организации; договоры, акты, накладные можно запросить у контрагентов и т.д. (письмо УМНС РФ по г. Москве от 13.09.02 г. № 26-12/43411).

📌 Реклама

Уничтожение документов

Уничтожение документов в организации производится в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов в организации (одобрены Решением Коллегии Росархива 6 февраля 2002 г.). Уничтожаются, как правило, документы с истекшим сроком хранения.

Документы для уничтожения отбирает экспертная комиссия. При этом экспертной комиссией составляется акт о выделении документов к уничтожению. К акту прилагается опись дел с временными сроками хранения за определенный период времени. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем организации. Дела, включенные в утвержденный акт о выделении документов для уничтожения, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Отобранные для уничтожения и включенные в акты документы передаются на уничтожение.

📌 Реклама

Предусмотрен следующий порядок уничтожения документов организации. Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Перед сдачей папки с документами упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг (передачи на переработку) и составить еще один акт об уничтожении документов. К акту прилагается накладная, согласно которой документы были переданы в переработку. Этот акт также утверждается руководителем организации. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел, акт об уничтожении документов хранятся в архиве общества в формируемом деле.

📌 Реклама

Ответственность за сохранность документов

Применительно к документам бухгалтерского учета и отчетности законодательством установлена административная ответственность за нарушение сроков хранения документов на основании ст. 15.11 КоАП РФ. Согласно данной норме грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух до трех тысяч рублей.

При этом ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в организации будет нести руководитель организации (ч. 3 ст. 17 Закона № 129-ФЗ).

Кроме того, нарушение порядка хранения документов, повлекшее их утрату, может повлечь налоговую ответственность организации по ст. 120 или 126 НК РФ.

📌 Реклама

Норма ст. 120 НК РФ устанавливает налоговую ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается отсутствие первичных документов или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета. Штраф за данное нарушение составляет от 5000 до 15 000 руб. в зависимости от длительности совершения нарушения. Если же нарушение повлекло за собой неуплату налога, то сумма штрафа составит 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Применение штрафных санкций по ст. 120 НК РФ обоснованно, если нарушение порядка хранения документов повлекло их утрату, что подтверждено и арбитражными судами.

Например, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 4.08.04 г. по делу № А13-4401/03-11 указывает на правомерность применения штрафа по ст. 120 НК РФ по причине того, что общество не обеспечило сохранность и восстановление первичных бухгалтерских документов, уничтоженных пожаром. Аналогичной позиции придерживается ФАС Московского округа в постановлении от 23.09.08 г. № КА-А40/8513-08-2 по делу № А40-52908/07-115-325.

📌 Реклама

Норма ст. 126 НК РФ устанавливает ответственность за непредставление налоговому органу необходимых документов для осуществления налогового контроля. Штраф за данное нарушение установлен в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.

Однако следует учесть, что применение ответственности по ст. 120 и 126 НК РФ зависит от вины нарушителя. Поэтому в ситуации, когда утрата документов произошла не по вине налогоплательщика, применение мер ответственности будет необоснованным.

Что касается нарушения правил хранения кадровой документации, то в отношении должностных лиц организации может быть применена ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ. Согласно данной норме нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц – от 300 до 500 рублей.

Нормативно-правовые акты РФ, определяющие порядок хранения и использования документов в организациях (в том числе кадровых):

Архивная деятельность и все вопросы, прямо или косвенно связанные с ней, регулируются законодательными и нормативными актами, разработчиком которых является Росархив и его подведомственные учреждения.

Ниже приведены основные нормативные акты и обозначена их роль и значение при организации процесса формирования, хранения и использования документов негосударственных организаций.

1.1. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

1.1.1. Что регулирует закон?

ФЗ регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства (гл. 1, ст.1)

Закон вводит термин «Документ Архивного фонда Российской Федерации» – архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению (гл.1, ст.3, п.4 ФЗ).

1.1.2. Когда документы негосударственных организаций включаются в состав Архивного фонда РФ:

Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации (гл. 2, ст.6, п.7).

Закон вводит термин «Архивный фонд Российской Федерации» – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению (гл.1, ст.3, п.8.).

1.1.3. Должна ли организация создавать свой архив?

Организации вправе создавать архивы в целях хранения, образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (гл.3, ст.13, п.2).

Архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (гл.1, ст.3, п.9).

Термин «архивный документ» – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства (гл.1, ст.3, п.2).

1.1.4. Требование к обеспечению сохранности документов по личному составу:

Организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона (гл.4, ст.17, п.1).

Термин «документы по личному составу» – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (гл.1, ст.3, п.3)

1.1.5. Когда документы организации передаются на государственное хранение?

Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в эти архивы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора (гл.5, ст.20, п.2).

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе, в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также, архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе, организации, ликвидируемой в результате банкротства (гл.5, ст.23, п.10)

1.1.6. Чем должна руководствоваться организация в рамках организации архивного дела на своей территории?

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане в целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов руководствуются в работе с архивными документами законодательством Российской Федерации (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти) (пояснения: Росархив), законодательством субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами (гл.3, ст.14, п.5).

К таким правилам относятся:

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждены приказом Минкультуры от 31.03.2015 г. за № 526, зарегистрированных в Минюсте РФ 07.09.2015 г. за № 38830.

Правила определяют установленные законодательством требования к организации процесса хранения, комплектования, учета, использования документов и иные сопутствующие вопросы, связанные с хранением и обслуживанием документов, составляющих негосударственную часть архивного фонда РФ. Правила распространяют свое действие на все юридические лица вне зависимости от формы организационной собственности, зарегистрированные на территории РФ.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения. Утвержден приказом Минкультуры РФ от 25.08. 2010 г. № 558, зарегистрирован в Минюсте РФ 08.09.2010 г. за № 18380.

Перечень на государственном уровне устанавливает сроки хранения типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства организаций) управленческих функций независимо от формы организаций собственности юридического лица с указанием сроков хранения.

Перечень типовых архивных документов, образующийся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения, утвержден приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007г. № 1182, зарегистрирован в Миниюсте РФ 27.09.2007 г. за № 10194.

Перечень устанавливает сроки хранения типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с учетом положений нормативных правовых актов, регламентирующих создание, состав и обращение документов на различных носителях информации о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности.

Установленные сроки хранения основных кадровых документов:

Наименование документа/дела Срок хранения и статья по перечню

Приказы по личному составу:

  • о приеме на работу;
  • о переводе на другую работу;
  • об увольнении или прекращении действия трудового договора (контракта, соглашения);
  • об изменении фамилии (в связи с вступлением в брак, расторжением брака);
  • о поощрении, объявлении благодарности, награждении почетной грамотой;
  • об установлении окладов;
  • об установлении надбавок к окладам (за совмещение, стаж работы, особый характер работы;
  • об установлении доплат;
  • о временном замещении должности (с выплатой разницы в окладах);
  • о премировании;
  • о присвоении классных чинов и разрядов государственным (муниципальным) служащим,
  • о присвоении квалификации;
  • о повышении классности (разряда) работников;
  • о длительных загранкомандировках;
  • о длительных командировках;
  • о декретных отпусках;
  • об отпусках по уходу за ребенком;
  • о предоставлении отпуска без сохранения содержания;
  • о взысканиях (с удержанием заработной платы);
  • о прохождении практики студентами, в тех случаях когда практикантам выплачивается заработная плата, и ими уплачиваются страховые взносы в ПФР;
  • обо всех видах отпусков (включая очередные, и учебные) работников с вредными условиями труда;
  • о дежурствах по основному профилю деятельности;
  • о командировках для работников с вредными условиями труда

75 лет * ст. 19 «б»

Приказы по личному составу

  • о предоставлении очередных отпусков;
  • об отпусках в связи с обучением
  • о дежурствах;
  • о дисциплинарных взысканиях (без удержания заработной платы);
  • о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках;
  • о предоставлении отгулов;
  • о привлечении к работе в выходные и праздничные дни

5 лет ст. 19 б (2)

Журнал регистрации приказов по личному составу

75 лет * ст. 258 «б»

Журнал регистрации приказов о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах и др.

5 лет

ст. 258 «б» (2)

Личные карточки (форма № Т-2)

75 лет * ст. 658

Личные дела работников

75 лет* ст. 656

Трудовые договоры, контракты и трудовые соглашения

75 лет * ст. 657

Лицевые счета по заработной плате

75 лет* ст. 413

Налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по ЕСН

при отсутствии лицевых счетов 75 лет*ст. 393

Налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц

при отсутствии лицевых счетов 75 лет* ст. 394

Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование

при отсутствии лицевых счетов 75 лет* ст. 395

Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о несчастных случаях на производстве

75 лет* связанных с человеческими

жертвами – постоянно ст.632

Табели и наряды работников вредных профессий

75 лет* ст.615

Трудовые книжки (невостребованные работниками при увольнении)

75 лет ст. 664

Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах

75 лет* ст. 905

Реестр сведений о доходах физических лиц (форма № 2-НДФЛ)

75 лет* ст. 397

Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских и муниципальных служащих, не вошедшие в состав личных дел

75 лет* ст. 660

Документы о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами (представления, ходатайства, выписки из решений, протоколов и др.)

75 лет* ст. 735

Документы о присвоении классных чинов и специальных званий, не вошедшие в состав личных дел

75 лет* ст. 698

Тарификационные ведомости

75 лет* ст. 593

Документы (анкеты, автобиографии, заявления, рекомендательные письма) лиц, не принятых на работу

3 года ст. 663

Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел

5 лет ст. 665

Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников

5 лет ст. 669

Графики предоставления отпусков

1 год ст. 693

Журнал лиц, подлежащих воинскому учету

3 года после увольнения ст.695 «е»

Договоры страхования работников от несчастных случаев

5 лет после истечения срока действия договора. При наступлении несчастного случая – 75 лет* ст. 623

*В связи с принятием Федерального закона от 02.03.2016 г. № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», документы по личному составу (за исключением документов, образовавшихся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой), созданные до 2003г., хранятся 75 лет, с 2003г. — 50 лет.

Остались вопросы? Мы вам поможем!

Если у вас остались вопросы по срокам хранения кадровых документов, порядке разработки и внедрения номенклатуры дел, организации процесса упорядочения и хранения документов, обращайтесь по адресу HH-expert@archiv.ru и мы вам поможем.

В письме просим указать ваше имя, корпоративный адрес электронной почты, контактный номер телефона и название организации.

Просим отнестись с пониманием к тому, что запросы без обозначенных выше данных останутся без ответа экспертов «Делис Архив».

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Принципы ведения архивного дела в судах: необходимость разработки и варианты возможных нормативных правовых формулировок
(Латышева Н.А.)
(«Администратор суда», 2019, N 3)Между тем суды Российской Федерации, являясь источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации, испытывают потребность в регулировании отношений с уполномоченными органами исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, в том числе в установлении нормативных правовых основ такой деятельности. Только за истекший 2018 г. судами Российской Федерации по первой инстанции было рассмотрено около 35 млн судебных дел, некоторая часть из которых получила статус дел постоянного хранения и получила статус единиц хранения Архивного фонда Российской Федерации. В этой связи следует уточнить, что по истечении 15-летнего срока хранения в суде дела постоянного срока хранения передаются в установленном порядке в государственные и муниципальные архивы . Кроме этого, итоговые решения по всем без исключения судебным делам временного хранения, с последующими постановлениями вышестоящих судебных инстанций, по истечении установленных для них сроков хранения, в ходе процесса выделения к уничтожению также будут сформированы в наряды постоянного срока хранения. К тому же часть организационно-распорядительной и управленческой документации суда, традиционно относимая к общему документообороту, также имеет постоянные сроки хранения (приказы, распоряжения председателей судов по основной деятельности, штатные расписания судов, годовые планы, годовые статистические отчеты и т.д.). Представляется, что для государства, в котором проживают более 146 млн граждан, миллионы единиц хранения, ежегодно образующихся в деятельности судов, являются существенной предпосылкой для конкретизации порядка работы с ними в тексте закона и в первую очередь для выработки принципов архивного дела в судах.

Для каждого типа документа предусмотрены свои сроки

06.08.2018Российский налоговый портал

Многие бухгалтеры и руководители организаций задаются таким вопросом – а как долго хранить документы. Например, договор с поставщиком, накладные для покупателя, счета-фактуры, приказы по личному составу и другие.

В настоящей статье мы рассмотрим, сколько можно и нужно хранить документы, как срок хранения документации зависит от ее «ценности».

Сразу обратим внимание на то, что носитель информации (дискета, флеш носитель или «на бумаге») не влияет на срок хранения.

Что делать, если истек срок хранения документа?

Если в компании истек срок хранения документов, то такие документы следует уничтожить. Для уничтожения составляется акт, который обязательно утверждает и подписывает комиссия, подписывает акт и сам руководитель предприятия.

В акте необходимо отметить: дату уничтожения, количество документов и наименование дела с документами.

Какой штраф ожидает компанию, если она не сохранила документ?

Если в ходе проверки будет обнаружен факт отсутствия первичного документа, то сотрудники налоговой инспекции могут наложить штраф в размере от 10 000 до 30 000 рублей. Основание: статья 120 НК РФ.

Срок хранения для кадровых документов

1) Трудовая книжка – до востребования самим работником (но не более 50 лет, а если работник был оформлен на работу до 2003 года, то не более 75 лет),

2) Личная карточка, копии документов работника, трудовой договор и приложения к нему, приказы по личному составу, табеля учета рабочего времени – не более 50 лет, а если работник был оформлен на работу до 2003 года, то не более 75 лет,

3) Больничные листы работника (которые он сдавал в бухгалтерию) и расчеты по нему пособия – 5 лет,

4) Штатное расписание компании – хранить до закрытия компании,

5) График отпусков сотрудников – 1 год после использования.

Срок хранения документов по страховым взносам

1) Сведения СЗВ-М – 6 лет,

2) Расчет 4-ФСС – годовой отчет – до закрытия компании, квартальные отчеты – 5 лет с даты принятия отчета в ФСС,

3) СЗВ-СТАЖ – до закрытия компании.

Срок хранения налоговых документов

1) Счета-фактуры, книги покупок и книги продаж – 4 года,

2) Налоговая отчетность, регистры налогового учета, квитанции об отправке отчетности в налоговый орган, описи почтовых писем при отправке отчетов по Почте России – 5 лет,

3) Документы об убытке – в течение срока уменьшении налоговой базы на сумму ранее полученного убытка,

4) Акт сверки с налоговой инспекцией, книга учета доходов и расходов по УСН – до закрытия компании.

Срок хранения бухгалтерских документов

1) Кассовые документы, авансовые отчеты, документы по закупкам и реализации (договоры, накладные, акты), путевые листы, бухгалтерские справки и учетная политика – 5 лет,

2) Инвентарные карточки ОС – 5 лет после выбытия ОС,

3) Приказы по основной деятельности компании – до закрытия компании,

4) Бухгалтерская отчетность – до закрытия компании,

5) Главная книга и оборотные ведомости – 5 лет,

6) Аудиторские заключения – до закрытия компании.

Подписка Разместить:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Наверх