Содержание
Выбор вида учета рабочего времени работодатель осуществляет самостоятельно в зависимости от установленных у него условий труда. Как же понять, какой вид учета рабочего времени подходит работодателю (его отдельным участкам, подразделениям, цехам)? Может, и не нужен вовсе суммированный учет?
Учет рабочего времени. Положениями КЗоТ установлены 3 вида учета рабочего времени: (1) поденный, (2) понедельный и (3) суммированный.
Поденный учет рабочего времени, как правило, вводят для работников с равной продолжительностью рабочего дня в каждом из дней рабочей недели (например, для тех, кто работает пять дней в неделю по 8 часов).
Понедельный — для работников, продолжительность рабочего времени которых на протяжении рабочей недели может изменяться, однако в общем за неделю ими должна быть соблюдена недельная норма продолжительности рабочего времени, установленная у работодателя с учетом требований ст. 50 и 51 КЗоТ.
Нормальная продолжительность рабочего времени работников не может превышать 40 часов в неделю.
Поденный и понедельный учет — это не ваш случай? Тогда знакомимся с суммированным учетом рабочего времени. Как правило, его вводят, когда работодатель в связи со спецификой работы не может организовать процесс труда работников так, чтобы была соблюдена дневная или недельная продолжительность рабочего времени (ст. 61 КЗоТ). Примеры:
— непрерывно действующие предприятия, где большая часть работников трудится посменно;
— отдельные производства, цеха, участки, отделы предприятий, работники которых выходят на работу согласно индивидуальным графикам выхода на работу (графикам сменности), к примеру, сторожа, охранники, водители и т. д.
В результате работы по индивидуальным графикам выхода на работу (графикам сменности) продолжительность рабочего времени в отдельные недели может превышать нормальную (40 часов), установленную в ст. 50 КЗоТ, а в другие — недотягивать до нее.
Для того, чтобы выровнять ситуацию и защитить интересы работников и работодателей, предусмотрен суммированный учет рабочего времени.
Учетный период. Начнем с того, что условия и порядок применения суммированного учета рабочего времени подробно изложены в Методрекомендациях № 138*. При суммированном учете рабочего времени установленная в соответствии с законодательством ежедневная или еженедельная норма рабочего времени может не соблюдаться, однако общая продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать нормального количества рабочих часов. То есть учетный период — это временной отрезок (период времени), за который работник должен отработать нормальное количество рабочих часов.
Он охватывает рабочее время и часы работы в выходные и праздничные дни, часы отдыха.
В течение учетного периода ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, установленная графиком, может колебаться, но общая сумма часов работы за учетный период должна равняться норме рабочего времени в учетном периоде.
Важно! Учетный период может равняться, например, месяцу, кварталу, полугодию, году и т. п. Однако, на наш взгляд, работодателю выгоднее «растягивать» учетный период до полугодия/года. Почему? В этом случае появляется большая свобода действий, и «пики» по часам в одних месяцах сгладятся «ямами» в других. В результате в конце учетного периода вы выйдете на установленную норму рабочего времени. 
Как же оформить введение суммированного учета рабочего времени?
Документальное оформление. Решение об установлении суммированного учета рабочего времени принимает администрация предприятия (предприниматель). Но учтите: такое решение нужно обязательно согласовать с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем). А если работники предприятия с профсоюзом «не дружат» (отсутствует профком (профсоюзный представитель))? Тогда вопрос введения суммированного учета должен быть согласован с представителем трудового коллектива либо рассмотрен на общем собрании трудового коллектива. В общем, посамовольничать здесь у работодателя не получится.
Еще один важный момент. Введение для отдельных категорий работников суммированного учета рабочего времени приведет к изменению режима их работы. В свою очередь, режим работы отнесен ст. 32 КЗоТ к существенным условиям труда. Следовательно, в случае его изменения по инициативе работодателя необходимо соблюсти процедуру изменения существенных условий труда, предусмотренную ст. 32 КЗоТ. Так, о предстоящих изменениях работника нужно уведомить не позднее чем за 2 месяца. А если работник не согласен продолжать работу в новых условиях? В таком случае с ним прекращают трудовой договор на основании п. 6 ч. 1 ст. 36 КЗоТ с выплатой выходного пособия в размере не менее среднего месячного заработка (ст. 44 КЗоТ).
Факт введения суммированного учета на предприятии должен быть отражен в колдоговоре (другом нормативном акте работодателя, согласованном с профкомом/трудколлективом), а также в правилах внутреннего трудового распорядка.
Но! Независимо от того, каким документом оформлено введение суммированного учета рабочего времени, в нем следует:
— привести перечень должностей, для которых установлен суммированный учет рабочего времени;
— указать учетный период для данной категории работников.
Суммированный учет рабочего времени вводится, если в организации в целом или при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена постоянная ежедневная (еженедельная) продолжительность рабочего времени (ст. 104 ТК РФ).
При введении суммированного учета рабочего времени устанавливается учетный период, продолжительность которого работодатель определяет самостоятельно. За учетный период можно взять месяц, квартал и другие периоды, но не более года.
Порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка.
В ст. 104 Трудового кодекса РФ под формулировкой «учетный период (месяц, квартал и другие периоды)» имеется в виду календарный период времени, то есть календарный месяц, квартал, полугодие или год.
Учетный период при суммированном учете рабочего времени устанавливается в календарных величинах в пределах календарного года. Следовательно, если учетный период составляет 12 месяцев, имеется в виду календарный год с 1 января по 31 декабря. Это общий период для всех работников, которым установлен суммированный учет рабочего времени и годовой учетный период (вне зависимости от даты приема на работу).
Таким образом, если у работника учетный период равен одному году, то он обязательно должен начинаться с начала года и заканчиваться окончанием года. В связи с этим при введении суммированного учета рабочего времени учетный период устанавливается именно как календарный год. Например, с 1 января по 31 декабря 2019 года, с 1 января по 31 декабря 2020 года.
Если работодатель решил ввести суммированный учет с учетным периодом 1 год с апреля 2019 года, то в целях подсчета количества часов, которые должен отработать каждый сотрудник, необходимо использовать норму часов, установленную на год (при 40-часовой рабочей неделе 1970 часов). Для составления графика работы до конца года и учета переработок необходимо вычесть из этой нормы время, отработанное сотрудниками до 1 апреля (в том числе периоды отсутствия – больничные, отпуска, отгулы и т.п.).
Для каких категорий сотрудников применима система Bitcop?
- Для офисных сотрудников, переведенных на удаленную работу, факт выполнения служебных обязанностей которых необходимо контролировать.
- Для фрилансеров, которым поставлен план в часах на отчетный период, но контроль затруднен из-за местонахождения сотрудника.
- Для IT-команды, работающей над проектом по заключенному договору о почасовой оплате.
- Для персонала, трудящегося за ПК посменно, качество работы которого физически проверить затруднительно.
- Для любых офисных служащих, работающих за ПК, если руководство интересует их продуктивность и время, реально затрачиваемое на выполнение служебных обязанностей.
Во всех этих случаях у работодателя нет необходимости «стоять над душой» сотрудника, внося нервозность в рабочий процесс, чтобы установить, что он действительно работает, а не проводит время в интернете или бездействует.
Достаточно поставить задачу по выработке запланированного времени за согласованный период и установить агент Bitcop, который соберет все данные о продолжительности использования различных программ, посещения веб-сайтов, обращению к электронной почте и мессенджерам.
Факт выполнения работы можно проверить, просмотрев скриншоты экранов, которые снимаются с заданной периодичностью и хранятся «до востребования”. Для определения количества отработанного времени отлично подойдут разнообразные детализированные отчеты системы, которые можно построить за любой интересующий период по нужной группе сотрудников.
Достаточно попробовать Bitcop, чтобы убедиться, что вести точный учет рабочего времени, в том числе по суммированному принципу, легко и просто даже при большой численности штата в крупных предприятиях.
Примеры ручного учета суммированного рабочего времени
Если суммированный учет рабочего времени не автоматизирован, то для ведения в ручном режиме не обойтись без составления табеля. В нем для каждого дня отчетного периода указывается, является ли он выходным или рабочим для конкретного сотрудника. По завершению отчетного периода подсчитывается реальное количество отработанных часов, которое может привести либо к недоработке, либо к переработке относительно нормы. В связи с этим нужно будет провести расчет оплаты данного времени, исходя из оклада или почасового тарифа оплаты труда.
Рассмотрим примеры учета переработанного времени в условиях, когда отсутствий сотрудника не было, а также в условиях, когда они имели место по уважительным причинам.
Пример 1. Суммированный учет рабочего времени в условиях, когда отсутствий сотрудника не было.
Пусть индивидуальная норма работы за месяц составляет 160 часов, реально сотрудник отработал 176 часов.
Часы, отработанные сверх нормы, рассчитываются как разница между фактом и нормой. В данном случае это будет 16 часов, подлежащих оплате по повышенному часовому тарифу (с коэффициентом 1.5 за каждые первые 2 часа и с коэффициентом 2 за последующие относительно каждой рабочей смены). Важно следить, чтобы суммарная переработка за две подряд следующие смены не превышала 4 часов.
Пример 2. Суммированный учет рабочего времени в условиях, когда имело место отсутствие сотрудника по уважительной причине.
Уважительными причинами для отсутствия являются: отпуск, командировка, временная нетрудоспособность, донорские дни, простой или отстранение от работы не по вине сотрудника. Все они уменьшают индивидуальную норму, подлежащую выработке.
Пусть индивидуальная норма работы за месяц составляет 160 часов, реально сотрудник отработал 150 часов, но 18 часов попали на период больничного.
Это ни в коем случае не значит, что сотрудник норму не выполнил: перед проверкой наличия отклонения от нормы ее необходимо уменьшить на эти 18 часов, и сравнивать с фактически отработанным временем уже не 160 часов, а 142 часа. И в этом случае снова получается переработка в размере 8 часов, которая должна быть компенсирована во избежание претензий со стороны Трудовой инспекции. При систематических переработках стоит пересмотреть выбор учетного периода для суммированного учета рабочего времени или же задуматься о расширении штата.
Если же выявился факт недоработки, то необходимо выяснить его причину. Простои по вине работодателя оплачиваются в размере не ниже средней зарплаты сотрудника в пропорции к реально отработанному времени (ТК РФ, часть 1 статьи 155). При отсутствии вины работника и работодателя оплата производится в размере ⅔ от оклада сотрудника или его тарифной ставки.
Необходимо помнить, что в норму включаются только те часы, которые посвящены непосредственно работе (исключая обед, прогулки и простои по вине сотрудника). Поэтому так важно задуматься об автоматизированном учете рабочего времени персонала, работающего на компьютере, чтобы избежать ситуации, когда часы фактического уклонения от выполнения служебных обязанностей будут расцениваться как выполнение норматива.