Куперс

Бухучет и анализ

Учет движения кадров

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2009, N 11

Информационно-справочная документация по кадрам

Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению. В статье рассмотрены образцы оформления информационно-справочной документации по кадрам.

Информационно-справочные документы предоставляют основания для издания приказов по личному составу.

Этот комплекс кадровой документации имеет много разновидностей, классификаций, поэтому у каждого конкретного работодателя состав и порядок оформления информационно-справочной документации определяются самостоятельно в локальных нормативных актах по делопроизводству. В состав информационно-справочных документов, как правило, включают докладные, служебные и объяснительные записки, представления, предложения, заявления, акты, справки, заключения, отзывы, перечни, списки, переписку. Рассмотрим некоторые информационно-справочные документы, имеющие наиболее важное значение для кадровых вопросов.

Докладная записка

Докладная записка — это документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, выполненной работе, требующих принятия решения (примерный образец 1).

Примерный образец 1

Управление сбыта Генеральному директору

информационных систем А.Г. Цицину

Докладная записка

05.08.2004 N 12

О командировании Чепрасовой М.М.

в компанию «Электронные офисные

системы»

В связи с расширением ассортимента информационных систем, реализуемых нашей фирмой, и формированием плана рекламной кампании на I полугодие 2005 г. прошу Вас командировать специалиста Чепрасову Марину Михайловну в компанию «Электронные офисные системы» для ознакомления с новыми программными продуктами по автоматизации делопроизводства.

Начальник подпись Е.Н. Ярославцева

Пример. Так, например, докладные записки (фиксирующие или предупреждающие о наступлении событий, перечисленных в ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ) являются основанием документального оформления временного перевода работника в связи с производственной необходимостью.

Текст докладной записки состоит из трех смысловых разделов:

— в первом разделе излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

— во втором — анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;

— в третьем — содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

При этом второй раздел в докладной записке может отсутствовать.

Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней — наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Служебная записка

Близка к докладной записке по своему назначению служебная записка, но в отличие от нее имеет внутренний, служебный характер.

Служебная записка — это документ, содержащий информацию о выполнении какой-либо работы, направляемый должностным лицом другому должностному лицу. Она составляется работником или руководителем структурного подразделения на имя руководителя или специалиста другого структурного подразделения (примерный образец 2).

Примерный образец 2

Управление сбыта Специалисту Управления

информационных систем производства и внедрения

информационных систем

П.В. Тризнюку

Служебная записка

11.08.2004 N 35

О записи тематического комплекта

«ИССАО» и программного

комплекса «Кодекс»

В связи с продажей тематического комплекта «Информационно-справочная система архивной отрасли» «ИССАО» отделу по делам архивов администрации Корякского автономного округа прошу Вас записать диск с данным тематическим комплектом и программным продуктом «Кодекс для Windows» (локальный вариант).

Специалист подпись М.М. Чепрасова

Служебные записки могут информировать руководство по вопросам материально-технического, хозяйственного и организационного обеспечения. Текст служебной записки, как правило, состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п. Служебную записку подписывает составитель (специалист или руководитель подразделения). Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Объяснительная записка

Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта), а также сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка в трудовых отношениях, согласно ст. 193 ТК РФ, является обязательным документом, сопровождающим документирование дисциплинарных взысканий. В такой объяснительной записке работник объясняет причины нарушения трудовой дисциплины. Объяснительная записка является основанием для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

Текст объяснительной записки, как правило, состоит из двух разделов (примерный образец 3):

— первый содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;

— второй — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Примерный образец 3

Управления сбыта Начальнику Управления

информационных систем Е.Н. Ярославцевой

Объяснительная записка

05.07.2004 N 3

О причинах задержки обновления

тематических комплектов

«ИССАО» и «ИСАР»

Обновление тематических комплектов «Информационно-справочная система архивной отрасли» «ИССАО» и «Информационная система архивистов России» «ИСАР» у пользователей не было произведено в установленный срок в связи с переносом выхода добавки N 7 к тематическим комплектам на 8 июля 2004 г.

Обновление данных тематических комплектов у пользователей будет произведено в период с 12 по 16 июля 2004 г.

Специалист подпись А.А. Салахов

Объяснительную записку подписывает ее составитель. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.

Представление

Представление — это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения (примерный образец 4). Текст представления, как правило, содержит следующую информацию <1>:

— фамилия, имя, отчество (представляемого);

— дата рождения;

— образование;

— занимаемая должность;

— наименование структурного подразделения;

— стаж работы (общий, в данном подразделении, в данной должности);

— оценка трудовой деятельности;

— оценка служебной деятельности;

— оценка политических, деловых и моральных качеств;

— повышение профессионального уровня;

— информация об участии в общественной работе;

— мотив назначения, перемещения или поощрения;

— наименование должности, на которую предлагается назначить или переместить представляемого;

— структурное подразделение, в которое предлагается назначить или переместить представляемого.

<1> Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). М.: ВНИИДАД, Мэрия Москвы, 1995.

Примерный образец 4

Управление производства и Генеральному директору

внедрения А.Г. Цицину

информационных систем

Представление

20.09.2004 N 4

О премировании Гришиной С.Е.

В связи с созданием информационного ресурса и выпуском специализированного CD «Курская область» для Комитета по экономике и развитию Курской области предлагаю премировать дизайнера Управления производства и внедрения информационных систем Гришину Светлану Евгеньевну (стаж работы на занимаемой должности — 3 года 10 месяцев).

Начальник подпись К.В. Воробьев

Обязательными реквизитами представления являются: наименование подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Заявление

Заявление — это документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению либо должностному лицу. Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения).

В трудовых отношениях заявление выступает в качестве документа, фиксирующего инициативу работника по совершению какого-либо действия, имеющего для него определенные правовые последствия, или согласие работника с какими-либо действиями работодателя. ТК РФ содержит многочисленные упоминания об этом документе, например в ст. ст. 80, 89, 122, 124, 126, 127, 128, 131, 229.1 ТК РФ и др.

Личное заявление работника по кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении и т.д.) пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации или работодателя), текст, дата документа, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении может проставляться резолюция руководителя и отметка об исполнении документа.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Примерный образец 5

Управление производства и Генеральному директору

внедрения А.Г. Цицину

информационных систем

Заявление

23.08.2004 N 12

О предоставлении отпуска

Прошу предоставить мне очередной оплачиваемый отпуск в период с 20.09.2004 по 15.10.2004.

Ведущий специалист подпись И.Н. Мелещеня

Заявление подписывается автором и передается руководству для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа по личному составу или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и т.п.).

Обязательными реквизитами заявления (в трудовых отношениях) являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает (иногда указывается адрес заявителя: индекс, адрес места жительства, телефон), текст, подпись.

Справка

Справка — это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий, а также документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера (примерный образец 6).

Примерный образец 6

Закрытое акционерное общество Московский государственный

«Термика» технический университет

им. Н.Э. Баумана

Справка

30.08.2004 26 Кафедра системы обработки

———- N — информации и управления

Москва

Гришина Светлана Евгеньевна работает в Управлении производства и внедрения информационных систем ЗАО «Термика» в должности дизайнера.

Генеральный директор подпись А.Г. Цицин

Главный бухгалтер подпись Е.О. Сенина

Печать

Пример. Работники, как правило, обращаются к работодателю или в кадровую службу организации с просьбой выдать справки, подтверждающие факты биографического или служебного характера. Их основная цель — подтвердить наличие или отсутствие определенного факта, например: место работы; должность, профессию, специальность; стаж работы в определенной должности (по профессии, специальности); размер заработной платы; размер начисленных и фактически уплаченных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.

Обязательными реквизитами справки являются: наименование организации (для внутренней — наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней справки), адресат, подпись, оттиск печати. Учет выданных справок с места работы ведется с помощью специального журнала (книги). В данном журнале (книге) фиксируют: номер выданной справки (ему соответствует порядковый номер записи в журнале (книге)), краткое содержание справки («о заработной плате», «о стаже» и т.д.), адресат.

Акт

Акт — это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Все акты можно разделить на три подгруппы: по производственным, хозяйственно-финансовым вопросам и вопросам, связанным с документированием трудовых отношений. По содержанию различают следующие виды актов:

— приема-сдачи (материальных ценностей, документов);

— обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда);

— испытаний (образцов, систем, технологий);

— выделения к уничтожению документов;

— о списании материальных ценностей;

— о нарушении установленных правил;

— ревизии, инвентаризации;

— расследования аварий, несчастных случаев;

— о нарушении дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка;

— об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом;

— об отказе от дачи объяснений по факту нарушения трудовой дисциплины.

Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей). Ведущим принципом для составителей акта является установление фактического состояния дел и достоверное их отражение в акте (примерный образец 7). Во время работы комиссии ведутся черновые записи, которые содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения, они являются основой составления актов.

Примерный образец 7

Закрытое акционерное общество Утверждаю

«Термика»

Генеральный директор

ЗАО «Термика»

Акт подпись А.Г. Цицин

23.08.2004 5 23.08.2004

———- N —

Москва

проверки сохранности документов

Основание: приказ генерального директора от 18 августа 2004 г. N 35 «О проведении проверки сохранности документов».

Составлен комиссией:

Председатель — зам. генерального директора Ярославцева Т.П.

Члены комиссии: зам. главного бухгалтера Дегтярь В.Ю., зам. начальника Управления производства и внедрения информационных систем Лобанов Д.В., зам. начальника Управления сбыта информационных систем Горшкова С.И.

Комиссия 23 августа 2004 г. провела проверку организации и условия хранения документов в ЗАО «Термика».

Документы хранятся в структурных подразделениях, сформированные в дела, в соответствии с номенклатурой.

Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.

Комиссия рекомендует предоставить специальное помещение для архива, оборудовав его стеллажами.

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр — бухгалтерия;

2-й экземпляр — Управление производства и внедрения информационных систем;

3-й экземпляр — Управление сбыта информационных систем.

Председатель комиссии подпись Т.П. Ярославцева

Члены комиссии подпись С.И. Горшкова

подпись В.Ю. Дегтярь

подпись Д.В. Лобанов

На оформление актов распространяются требования Государственного стандарта «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003». В соответствии с этим ГОСТом обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, подписи, в необходимых случаях — гриф утверждения (обычно он присутствует на законодательно установленных формах актов).

Образцы документов предоставлены консалтинговой компанией «Термика» — www.termika.ru.

Литература

2. Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации. Комплекс нормативно-методических документов по документированию кадровой работы в управленческих структурах различных форм собственности, обеспечению сохранности кадровой документации и порядку передачи документов правопреемникам и на государственное хранение. М.: Федеральная архивная служба России, ВНИИДАД, 2003.

М.Ловчева

К. э. н.,

доцент,

зам. заведующего кафедрой

управления персоналом

Государственного университета управления

Е.Галкина

К. э. н.,

Информационно-справочная документация в кадровом делопроизводстве

Антонина Борисовна Харитонова, руководитель Департамента организации и развития бизнеса Консалтинговой группы «Партнер»
Опубликовано: журнал «Налоговый лоцман», №10 (96), октябрь 2008 г.

Неотъемлемой частью кадровой документации являются информационно-справочные документы, в состав которых входят:

  • заявление;
  • служебная записка;
  • докладная записка;
  • объяснительная записка;
  • уведомление;
  • предложение;
  • заключение;
  • акт;
  • протокол;
  • справка;
  • и другие.

Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. Таким образом, информационно-справочные документы являются основанием для издания приказов по личному составу.
Следует отметить, что при оформлении любой информационно-справочной документации, будь то записка, протокол, акт или справка, нужно руководствоваться требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Общими правилами для оформления информационно-справочной документации являются:

  • указание на автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит документ);
  • наименование адресата, которому направляется документ;
  • ФИО работника, написавшего документ;
  • дата составления, регистрационный номер;
  • наименование вида документа (например: «Заявление», «Докладная записка»);
  • текст;
  • подпись составителя с указанием должности.

Рассмотрим способы и особенности оформления информационно-справочных материалов.
Заявления.
Заявление – это документ, содержащий просьбу или предложение лица должностному лицу.
Как правило, в кадровом делопроизводстве используются определенные наработанные формы и образцы заявлений. Они касаются всех возможных направлений относящихся к кадровой деятельности организации.
Приказы, издаваемые на основании поданных работниками заявлений не должны иметь противоречия с содержанием данных заявлений.
Рассмотрим пример написания заявления о приеме на работу:
Заявление от будущего работника, как правило, содержит просьбу о его зачислении в конкретную организацию, а также основные и дополнительные данные о работнике.
Обычными требованиями к заявлению о приеме на работу, впрочем, как и для ряда других заявлений, являются требование написания заявления от руки и наличие необходимых реквизитов. В тексте заявления о приеме на работу указывается должность, наименование структурного подразделения и организации, особые условия работы: по совместительству, на определенный срок, на неполный рабочий день и т.д.

Следует отметить, что допускается составление заявления на трафаретном бланке, разработанном у конкретного работодателя, однако собственноручное оформление подписи работника и даты написания заявления являются обязательным требованием к заявлению.
Примером заявления о приеме на работу может служить следующий образец.
Директору ЗАО «Актив»
В.С.Генералову
от Сергеевой Аллы Петровны,
проживающей по адресу:
454000, г.Челябинск,
ул.Строителей, д.6, кв.11
Отдел кадров:
Оформить прием на работу
Генералов. 20.08.2008
Заявление
Прошу принять меня на работу с 21.08.2008 года в бухгалтерию на должность старшего бухгалтера.
С трудовыми обязанностями и режимом предстоящей работы ознакомлена.
Сергеева А.П.Сергеева
20.08.2008
В настоящее время заявление о приеме на работу не является обязательным документом при оформлении трудовых отношений. Тем не менее, многие кадровые специалисты предлагают вновь поступающим на работу собственноручно написать заявление о приеме, так как в наличии такого заявления нет ничего плохого. Тем более что в нем можно отразить целый ряд обстоятельств, например, факт и причину отсутствия трудовой книжки или иного документа (подлинника или дубликата); на заявлении работником может быть сделана запись о том, что он ознакомлен с Правилами внутреннего трудового распорядка, другими, как это предписано статьей 68 Трудового кодекса РФ, локальными актами, которые в той или иной степени имеют отношение к его будущей трудовой функции и тем самым предопределяют его дальнейшую трудовую деятельность, а также его трудовые права и обязанности. В частности — это должностная инструкция (если в трудовом договоре имеется на нее ссылка), перечень сведений, составляющих коммерческую тайну (если данное лицо по характеру выполняемой работы будет иметь дело с такими сведениями), коллективный договор (если он имеется в организации) и др.
Следует добавить, что при рассмотрении вопроса о приеме на работу могут рассматриваться и такие дополнительные документы, как резюме и анкета.
Резюме представляет собой сжатую краткого вида информацию, которую работник хочет предложить для внимания принимающей на работу стороне. Резюме также можно назвать правдивой саморекламой.
Анкета составляется лично работником и содержит данные о себе, которые могут быть подтверждены какими-либо документами. Данные сведения проверяются специалистом кадровой службы. Как правило, каждый конкретный работодатель разрабатывает свою форму анкеты. В состав анкеты помимо общих вопросов о работнике могут входить вопросы, имеющие непосредственное отношение к выполнению будущей работы.
Рассмотрим оформление заявления о предоставлении отпуска:
Необходимо отметить, что очередность предоставления трудовых отпусков согласно статье 123 Трудового кодекса РФ устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утвержденным нанимателем по согласованию с профсоюзом, либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза. Утвержденный в установленном порядке график трудовых отпусков является достаточным основанием для издания распорядительного документа о предоставлении отпуска. Заявление работника в этом случае не требуется, хотя и может быть написано в зависимости от установленной в организации процедуры оформления отпусков.
Вместе с тем в ряде случаев согласно законодательству заявление работника является необходимым. Например, при продлении или переносе трудового отпуска, когда в соответствии со статьей 124 работник обязан уведомить нанимателя о причинах, препятствующих использованию трудового отпуска в запланированный срок, и времени продления отпуска. Аналогичным образом статьей 256 ТК РФ установлено, что отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет предоставляется по письменному заявлению матери ребенка. Без написания заявлений трудно обойтись при оформлении различных видов социальных отпусков, продолжительность и сроки которых в графике трудовых отпусков, естественно, не отражаются.
Форма заявления, на основании которого работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, выглядит обычно следующим образом:
Директору ЗАО «Актив»
В.С.Генералову
от старшего бухгалтера
Сергеевой Аллы Петровны
Отдел кадров:
Подготовить приказ
о предоставлении отпуска
Генералов. 12.08.2008
Заявление
Прошу предоставить мне ежегодный отпуск с 15.08.2008 года.
Сергеева А.П.Сергеева
12.08.2008
Если же это заявление на отпуск другого вида (учебный отпуск, отпуск по уходу за ребенком и др.), то в тексте заявления должны присутствовать ссылки на наличие у работника оснований для такого вида отпуска в виде конкретного документа, типа больничного листа, справки образовательного учреждения и т.д. Без подобного приложения к заявлению на отпуск, такие виды отпусков работнику не могут быть предоставлены.
С резолюцией руководителя заявление направляется специалисту кадровой службы для подготовки приказа о предоставлении отпуска, а также для отражения данной информации в личной карточке работника.
Приведем другие формулировки текста заявления о предоставлении отпуска:

  • прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы с 15.08.2008 г. на 10 календарных дней в связи с необходимостью ухода за больным отцом;
  • прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы с 15.08.2008 г. на 15 календарных дней для сдачи вступительных экзаменов в Челябинский государственный университет;
  • прошу перенести начало моего ежегодного отпуска с 15.08.2008 г. на 01.08.2008 г. в связи с приобретением путевки в санаторий на указанный срок и т.д.

Следует отметить, что в данных случаях работодатель вправе предоставить работнику отпуск меньшей продолжительности, конкретизировав эту продолжительность в своей резолюции.
Следующий вид заявлений – это заявления о переводе.
Перевод может быть постоянный и временный. Инициатором перевода может являться как работник (в этом случае пишется соответствующее заявление), так и работодатель (составляется представление о переводе, предложение о переводе, уведомление о переводе, докладная записка о временном переводе и др.).
Рассмотрим оформление заявления о переводе:
Директору ЗАО «Актив»
В.С.Генералову
от старшего бухгалтера
Сергеевой Аллы Петровны
Отдел кадров:
Подготовить доп.соглашение
к трудовому договору
А.П.Сергеевой и приказ о переводе.
Генералов. 12.08.2008
Заявление
о переводе на другую работу
Прошу перевести меня на должность главного экономиста с 15.08.2008 года.
Сергеева А.П.Сергеева
12.08.2008
Не возражаю
Начальник экономического отдела
Романова Е.А.Романова
12.08.2008
Согласен
Главный бухгалтер
Данилов И.В.Данилов
В случае если осуществляется перевод специалиста из одного отдела в другой, то на заявлении необходимо получить визы руководителей обоих отделов. После рассмотрения заявления о переводе и принятии по нему положительного решения оно передается специалисту по кадрам, который оформляет приказ о переводе, дополнительное соглашение к трудовому договору, а заявление подшивает в личное дело.
Текст заявления о переводе может содержать ссылку на медицинское заключение, в соответствии с которым работник просит перевести его на постоянную или временную работу, не противопоказанную по состоянию здоровья. В данном случае к заявлению также необходимо приложить соответствующее медицинское заключение.
При переводе работника по инициативе работодателя возможно составление следующих видов документов в зависимости от ситуации:

  • представление о переводе: пишется руководителем отдела (службы) на имя руководителя организации в связи с наличием вакантной должности в данном отделе с обоснованием выбора того или иного сотрудника на данный перевод;
  • предложение о переводе (в том числе по состоянию здоровья): пишется руководителем организации на имя работника;
  • уведомление о переводе на работу в другую местность: пишется руководителем организации на имя работника с указанием причины перевода;
  • докладная записка о необходимости временного перевода: пишется руководителем отдела на имя руководителя организации с указанием причины перевода и ФИО работника, подлежащего переводу;
  • уведомление о временном переводе на работу, требующую более низкой квалификации: пишется руководителем организации на имя работника с указанием причины и условий перевода;
  • уведомление об отсутствии подходящей работы (в соответствии с медицинским заключением).

Обратите внимание, что в случаях перевода по инициативе работодателя необходимо получить от работника согласие на перевод. Это может быть собственноручная подпись на предложении о переводе, другом документе. Исключение составляет случай необходимости замещения временно отсутствующего работника, если такая необходимость вызвана чрезвычайными обстоятельствами.
Заявление об увольнении.
Большой блок вопросов возникает при решении кадровой задачи по увольнению работника.
Если это увольнение по собственной инициативе работника, то оно выполняется на основании заявления данного работника. Заявление рассматривается, и на основании этого заявления издается приказ об увольнении. Как правило, заявление об увольнении работник пишет за две недели до срока увольнения. Например:
Директору ЗАО «Актив»
В.С.Генералову
от старшего бухгалтера
Сергеевой Аллы Петровны
Отдел кадров:
Оформить увольнение А.П.Сергеевой
Генералов.01.08.2008
Заявление об увольнении
Прошу уволить меня 15.08.2008 года по собственному желанию.
Сергеева А.П.Сергеева
01.08.2008
Обратите внимание, что ход этому заявлению дает подпись непосредственного руководителя. Затем следует приказ об увольнении, запись в трудовой книжке и личной карточке. Копия приказа подшивается в личное дело работника, которое сдается в архив.
Акты
Акт – это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.
При увольнении за прогул, появление в нетрезвом виде, за хищение имущества и других нарушениях заявление не пишется. В таких случаях необходимо составление других документов, предшествующих оформлению приказа об увольнении. Например:

  • акт о нахождении на работе в состоянии алкогольного опьянения;
  • акт об отсутствии на работе в течение 6-ти часов без уважительных причин;
  • докладная записка о систематическом невыполнении обязанностей, предусмотренных трудовым договором.

Разберем правила составления актов о нарушении трудовой дисциплины. Данные документы сопровождают процедуру наложения любого дисциплинарного взыскания.. Установленной формы для таких актов также не существует. Главное условие – точные формулировки для правильного отражения события в акте.
В акте о нарушении дисциплины труда обязательно указывается:
1. Дата, место и время составления.
Если акт составляется по случаю опоздания или прогула, то время в нем нужно указать с точностью до минуты.
2. Кто составил акт.
Эту обязанность выполняет или непосредственный начальник провинившегося работника, или специалист отдела кадров. Необходимо указать должность, фамилию и инициалы составителя акта. Например: «Мною, специалистом отдела кадров Семеновой О.А., в присутствии начальника отдела продаж Быстровой Е.Н., старшего юрисконсульта Иванова О.И. составлен настоящий акт о нижеследующем».
3. В присутствии кого составлен акт. Здесь указываются фамилии, инициалы и должности свидетелей (желательно пригласить не менее двух человек и лучше не из того отдела, где работает нарушитель).
4. Какое именно нарушение допустил работник. Например: «15 августа в 14 ч 00 мин. менеджер Сергеев Б.А. находился на работе в состоянии алкогольного опьянения».
5. Предварительные объяснения нарушителя. Объяснения необходимо записать дословно, разумеется, исключая нецензурные выражения (если работник употреблял их в своих объяснениях, об этом делается отметка).
6. Подписи свидетелей, присутствовавших при составлении акта.
7. Подпись составителя акта.
8. Подпись работника о том, что он ознакомлен с актом.
Работника необходимо ознакомить с актом под расписку. Если он отказывается расписаться в акте, об этом нужно сделать соответствующую отметку, под которой составитель и свидетели еще раз ставят свои подписи.
Акт о появлении сотрудника на работе в нетрезвом состоянии, составляется в тот же день, а предъявляется для ознакомления на следующий день. В этом акте нужно подробно описать внешние признаки, свидетельствующие об алкогольном, наркотическом или ином токсическом опьянении.
В акте об отказе от дачи объяснений необходимо описать, какое нарушение дисциплины работник отказался объяснить и чем он свой отказ мотивировал.
Акт о появлении работника на рабочем месте в состоянии опьянения может выглядеть следующим образом:
ООО «Актив»
АКТ
12.08.2008 № 18
г.Челябинск
О появлении работника на рабочем месте в состоянии опьянения
Мною, специалистом по кадрам Семеновой О.А., в присутствии: юрисконсульта Иванова О.И., начальника охраны Коваленко С.С. составлен настоящий акт о нижеследующем:
12.08.2008 г. в 10 ч 00 мин работник грузчик Петров Иван Сергеевич появился на работе в состоянии алкогольного опьянения.
Имеются следующие признаки, свидетельствующие, что Петров И.С. находился в состоянии алкогольного опьянения: запах алкоголя в выдыхаемом воздухе, нарушение координации движений, неустойчивость, шатающаяся походка, применение нецензурных выражений в отношении окружающих.
Свое состояние Петров И.С. объяснить отказался.
Петров И.С. направлен на медицинское освидетельствование для установления факта употребления алкоголя, состояния алкогольного опьянения.
Результаты медицинского освидетельствования подтвердили наличие алкоголя в крови и острую алкогольную интоксикацию тяжелой степени (заполняется после проведения медицинского освидетельствования)
Свой отказ от письменных объяснений и медицинского освидетельствования Петров И.С. мотивировал тем, что происходящее — его личное дело.
На основании ст. 76 Трудового кодекса РФ Петров И.С. был отстранен от работы до13.08.2008 г.
Содержание данного акта подтверждаем личными подписями:
Юрисконсульт Иванов О.И.Иванов
Начальник охраны Коваленко С.С.Коваленко
Настоящий акт составил:
Специалист по кадрам Семенова О.А.Семенова
В случае применения к работнику дисциплинарного взыскания работодателем издается соответствующий приказ, который должен быть объявлен работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом под роспись, то об этом также составляется акт (статья 193 ТК РФ).
Акты:

  • об отказе от дачи объяснений по факту нарушения дисциплины;
  • приема-сдачи (работ, материальных ценностей, документов);
  • передачи-приема (дел, документов);
  • расследования аварий, несчастных случаев и т.д.

Важно помнить, что акт – это документ, который составляется коллегиально. Если будет установлено, что акт не отвечает требованиям, предъявляемым к документам такого рода (например, составлен не по форме или без свидетелей), суд не примет его во внимание, а факт, который в нем зафиксирован, при отсутствии других доказательств может быть признан неустановленным.
Докладные, служебные, объяснительные записки
На первый взгляд нет особых различий между докладной, служебной и объяснительной записками. Однако хотя эти бумаги близки по своему назначению – все они носят информационный характер, но все же они различны.
Докладная записка – это документ, адресованный вышестоящему руководителю с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса, и содержащий выводы и предложения.
В зависимости от содержания докладные записки бывают информационные и отчетные. С их помощью обеспечивается связь между нижестоящими и вышестоящими должностными лицами. В зависимости от адресата докладные записки могут быть внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения и внешними – адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, выполненной работе, требующих принятия решения. Так, например, докладные записки (фиксирующие или предупреждающие о наступлении событий, перечисленных в частях 2 и 3 статьи 72.2 ТК РФ) являются основанием для документального оформления временного перевода работника в связи с производственной необходимостью.
Пример оформления докладной записки может выглядеть следующим образом:
Цех №1 Директору ЗАО «Актив»
С.Н.Семенову
Отдел кадров:
Подготовить приказ
о временном переводе Петрова Н.И.
С.Н.Семенов, 20.08.2008
Докладная записка
20.08.2008 №5
О необходимости
временного перевода
В связи с производственной аварией в цехе №1 (акт от 19.08.2008 №3), прошу перевести электромонтера Петрова Николая Ивановича в цех №1 для проведения ремонтных работ на срок с 21.08.2008 по 10.09.2008.
Начальник цеха №1 Хохлов А.Г.Хохлов
20.08.2008
Объяснительная записка – это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия. Ее может составить любой работник организации в адрес вышестоящего должностного лица. Объяснительные пишутся по факту совершения дисциплинарного проступка, а наличие такой записки является непременным требованием для наложения сотрудника дисциплинарного взыскания (статья 193 ТК РФ), а также для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен. Текст записи должен быть объективным, убедительным, давать четкие разъяснения. Текст объяснительной записки подписывается ее составителем.
Объяснительная записка может быть оформлена следующим образом:
Отдел продаж Генеральному директору
ЗАО «Актив»
С.Н.Семенову
Объяснительная записка
25.08.2008 №4
Об отсутствии на рабочем месте
20.08.2008 я отсутствовал на рабочем месте с 14.00 до 16.00 в связи с необходимостью навестить жену в больнице, а также попасть на прием к ее лечащему врачу.
Поскольку начальника отдела продаж Иванова С.П. в 14.00 не было на месте, я не мог уведомить его о причине своего отсутствия и попросил об этом секретаря Фролову Е.А. Считаю, что правил внутреннего трудового распорядка я не нарушал, так как отсутствовал на работе по уважительной причине и в течение непродолжительного времени.
Менеджер по продажам Чернышев Е.Г.Чернышев
25.08.2008
Что касается служебных записок, то в общероссийском классификаторе управленческих документов отсутствует такой вид документа. Однако на практике служебные записки широко используются.
Служебные записки, в отличие от докладных записок, направляются между сотрудниками равнозначного должностного статуса.
Пример оформления служебной записки может выглядеть следующим образом:
Отдел маркетинга Начальнику административно-
хозяйственного отдела
И.А.Семенову
Служебная записка
19.08.2008 №5
О проведении ремонтных работ в отделе маркетинга
В связи с начавшимся ремонтом помещений прошу Вас определить порядок и сроки проведения работ по ремонту в кабинетах отдела маркетинга.
Начальник отдела маркетинга Михеева О.И.Михеева
Справки
Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя.
Их основная цель – подтвердить наличие или отсутствие определенного факта, например:

  • место работы;
  • должность, профессия, специальность;
  • стаж работы в определенной должности (по профессии, специальности);
  • размер заработной платы;
  • размер начисленных и фактически уплаченных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.

Справки с места работы могут быть затребованы заинтересованными органами государственной власти (например, суд, орган внутренних дел), органами местного самоуправления (например, орган опеки и попечительства), сторонними организациями (например, банковская организация) для подтверждения разнообразных фактов.
В соответствии со статьей 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. При этом справка должна быть заверена надлежащим образом и предоставлена работнику безвозмездно. Объем сведений, содержащихся в справке с места работы, зависит от адресата ее представления. Поэтому работодателю или специалисту по кадрам при выдаче справок следует предупредить работника, что в заявлении о выдаче справки должен быть определен состав сведений, а также указан адрес ее представления.
Трудовой кодекс наделяет правом обращаться к работодателю за указанными справками только работника. В отношении иных лиц, обращающихся с просьбами о выдаче справок, действуют правила о защите персональных данных работника, установленные главой 14 ТК РФ.
Сведения в справку с места работы вносятся на основании данных личной карточки, приказов по личному составу, других кадровых документов. По общему правилу справка с места работы подписывается руководителем организации и заверяется печатью предприятия.
Пример оформления справки служебного характера:
ЗАО «Актив»
Справка

Регламентированный кадровый учет и делопроизводство

  • Штатное расписание
  • Учет движения кадров
  • Учет персональных данных
  • Учет рабочего времени
  • Учет отпуска и расчет остатков неиспользованных отпусков
  • Медицинское страхование
  • Воинский учет
  • Персонифицированный учет

Учет движения кадров

1С:Зарплата и управление персоналом 8 предоставляет кадровой службе широкий спектр возможностей для ведения регламентированного кадрового учета:

  • регистрация работников, с которыми заключаются трудовые договоры, и оформление трудовых договоров в типовой форме;
  • регистрация приема работника на работу и оформление приказов о приеме на работу по унифицированной форме № Т-1 или № Т-1а;
  • регистрация перевода работника на другое место работы и оформление приказов о переводе по унифицированной форме № Т-5 или № Т-5а;
  • регистрация увольнений работников и оформление приказов об увольнении по унифицированной форме № Т-8 или № Т-8а.

По данным учета движения кадров руководитель кадровой или HR-службы может получать следующую информацию:

  • актуальный список работников на конкретную дату;
  • данные о движениях работников за выбранный период;
  • статистическую информацию о количестве работников различных категорий (количество работающих по основному месту, по внутреннему и/или внешнему совместительству);
  • среднюю численность работников;
  • коэффициент текучести кадров.

Эта информация позволяет руководителю анализировать кадровую динамику компании и отдельных подразделений (количество перемещений, увольнений), отслеживать изменения кадрового состава, своевременно выявлять проблемы в управлении персоналом.

Помимо трудовых отношений, которые регулируются ТК РФ, в программе поддерживается возможность оформлять договоры гражданско-правового характера (договоры подряда, договоры возмездного оказания услуг, авторские договоры) с внештатными сотрудниками организации.

Предыдущий Следующий

Упрощаем жизнь: как автоматизировать кадровое делопроизводство, избежать ошибок и штрафов

Прогресс не стоит на месте, и не пользоваться современными возможностями автоматизации тех или иных процессов в компании может оказаться крайне недальновидным. В сегодняшней статье мы хотим рассказать вам о том, как можно упростить кадровое делопроизводство организации с помощью новых технологий и грамотного подхода к менеджменту бизнес-процессов.

3 столпа, на которых стоит автоматизация кадров

Мы выделяем 3 основных шага, которые должна пройти организация, чтобы привести свое кадровое делопроизводство в оптимальный вид:

  1. Избавление от лишнего. Здесь применимо правило «необходимости и достаточности», о котором мы расскажем далее;
  2. Усовершенствование процессов. На данном этапе главная задача — упросить и улучшить все те процессы, которые остались после отсечения лишнего. Например, можно (и нужно) усовершенствовать процесс учета рабочего времени;
  3. Автоматизированная обработка данных. На этом этапе обычно применяется специальное программное обеспечение, которое, например, формирует табели рабочего времени, отслеживает сроки документации и т.д.

Рассмотрим каждый из шагов подробнее.

Избавление от лишнего. Правило «необходимости и достаточности»

Прежде, чем начать что-либо оптимизировать, а уж тем более — автоматизировать, необходимо наладить всю систему таким образом, чтобы в ней не было ничего лишнего. Здесь мы советуем использовать правило «необходимости и достаточности»:

Проверьте, все ли факторы (процессы, сотрудники, отчетности и т.д.) в вашей кадровой системе действительно жизненно необходимы для функционирования? Но не отсекайте лишнее безосновательно — определите, достаточно ли минимального набора этих факторов для полноценной и качественной работы?

Начать следует с кадрового аудита, а если в вашей компании трудятся иностранцы, то необходим будет и миграционный аудит. О данных видах аудита мы рассказывали в этой статье.

Аудит поможет выявить «тонкие места», определить риски. Также в результате кадрового и миграционного аудита вы получите четкие инструкции по оптимизации кадровых процессов и документации. Таким образом, у вас на руках будут прямые указания, что нужно делать, чтобы наладить кадровое делопроизводство.

Усовершенствование процессов

Как только вы привели кадровое делопроизводство в «необходимый и достаточный» вид, можно переходить к следующему шагу — отладке каждого процесса. Главная идея этого этапа состоит в том, чтобы найти для каждого процесса максимально эффективный подход и выполнять то или иное действие наиболее результативно при меньших затратах (как денежных, так и времени и ресурсов).

В одном из наших кейсов мы рассказывали о том, как внедрили систему отпечатков пальцев на стройке, что помогло усовершенствовать процесс учета рабочего времени. Более того, применение специальных сканеров и соответствующего ПО позволило не только упростить и ускорить учет рабочего времени, входа и выхода с объектов, но и сделать его более качественным и точным.

Сканеры объединили в себе решение сразу несколько задач: допуск лиц на объект, учет рабочего времени, учет перемещений между объектами, соблюдение дисциплины.

Автоматизированная обработка данных

Заключительным этапом является автоматизация процессов. Зачастую она заключается в автоматизации именно обработки данных, но в зависимости от специфики вашего бизнеса, может быть интерпретирована и иным образом.

Для автоматизации того или иного кадрового процесса целесообразно внедрять специализированное программное обеспечение. Вероятно, вы уже знакомы с некоторыми вариантами: это могут быть Excel, 1С, решения SAP и другие.

Например, в том же кейсе про внедрение сканеров отпечатков пальцев на стройке мы описывали, как применили инструменты 1С для автоматизированного формирования табелей рабочего времени. Данные о рабочем времени каждого сотрудника ПО получало с датчиков-сканеров отпечатков пальцев, установленных на строй-объектах, а затем табели создавались по нажатию одной кнопки в программе.

Какие кадровые процессы точно стоит автоматизировать? Вот наши примеры:

  • Сбор информации о присутствии/отсутствии на рабочем месте;
  • Учет режимов отдыха и работы (актуально, например, для водителей на грузовых и пассажирских перевозках);
  • Составление табелей, расписания, графика отпусков, графиков сменности и т.п.;
  • Отслеживание сроков действия документов (это очень важно при наличии иностранных работников в штате. Санкции за нарушение сроков, например, разрешения на работу или визы могут достигать 1 000 000 рублей для работодателя);
  • Учет проверок государственными органами;
  • Охрана труда: например, отслеживание периодичности и правильности проведения инструктажей и медосмотров (для разных должностей и категорий квалификации существуют различные условия проведения инструктажей и медосмотров, отслеживать которые вручную может быть накладно при больших количествах сотрудников).

Подводим итоги

Автоматизация кадрового делопроизводства — серьезный и важный шаг навстречу эффективной работе вашей компании.

Налаженные процессы позволяют не только значительно экономить деньги и время, но и грамотно использовать ресурсы, а также избежать ошибок в документообороте компании. Это, в свою очередь, гарантирует вам работу без штрафов и санкций.

Надеемся, что данный материал был полезен! Начните с первого шага — кадрового аудита. Наши специалисты проводят аудит совершенно бесплатно для всех клиентов Lexintel. Звоните +7 (495) 252-10-09, чтобы договориться о дате и времени консультации.

Виды кадровых отчетов

В задачи специалиста отдела кадров входит не только работа с персоналом и оформление кадровой документации, но и своевременная отчетность – как внутренняя, так и внешняя. Какие виды кадровых отчетов необходимо сдавать?

Виды кадровых отчетов – классификация

Работа специалиста по кадрам лишь на первый взгляд кажется простой и интересной работой с людьми. В реальности специалисты сталкиваются с большими объемами данных, с которыми приходится работать – собирать в отчеты, делать анализ, сдавать отчеты.

Виды кадровых отчетов могут быть внутренними и внешними, то есть могут предоставляться непосредственно руководителю или для государственных организаций.

Руководителю обычно нужна статистическая отчетность – сколько сотрудников приняли на работу, сколько ушло, какая текучка кадров за период, возраст сотрудников и т.п.

Внешняя отчетность государственным организациям строго регламентирована и может сдаваться раз в год, раз в квартал.

Виды кадровых отчетов – как и куда сдаем

По необходимости специалист по кадрам должен подать государственным органам следующую информацию:

  • МВД – если компания принимала или увольняла иностранного работника
  • Военкомат – если в компании есть военнообязанные граждане
  • Служба занятости – если планируются сокращения или ликвидация компании

Раз в месяц менеджер отдела кадров должен предоставлять следующие виды отчетов:

  • Служба занятости – о наличии свободных мест
  • Росстат – статистические данные по работникам
  • ПФР – о застрахованных лицах

Ежеквартально нужно предоставлять отчет в Росстат, а ежегодно – в военкомат, ПФР и Росстат.

И кроме того, руководство тоже требует свои отчеты – и тоже вовремя и регулярно!

Виды кадровых отчетов – проблемы

Отчеты для внешних и контролирующих органов выполняются по установленной форме. Проблемы возникают в момент выгрузки и сбора нужной информации.

Какие именно проблемы существуют у специалистов по кадрам на пути составления отчетности?

  • Данные содержатся в разных источниках (которые могут быть в разных форматах)
  • Данные заполняются и вносятся в отчет вручную (!)
  • Сотрудников много, значит, данных еще больше

Основная проблема, это, конечно, ручное внесение данных. Сотрудник собирает отчетность по другим подразделениям, просит, например заполнить Excel-файл. Затем получает заполненные файлы, выгружает необходимые данные из других систем отчетности и начинает вручную эти данные обрабатывать и сводить в единый отчет. А что, если сотрудников много – от 100? А данных – еще больше?

Создание отчетов затягивается и в итоге на собственно анализ ни сил, ни времени не остается. Получается, что сотрудники делают отчет ради отчета. И не видят в нем никакого практического смысла! Но данные должны работать. Сегодня пришло время управления на основе данных – их нужно анализировать, делать выводы, строить гипотезы.

Виды кадровых отчетов – примеры

Дашборд специалиста по кадрам

  • это общий отчет, на котором четко видна общая картина по компании – социально-демографическая картина, возраст сотрудников, их количество по подразделениям и все это – в разрезе отфильтрованного временного периода. Правда, удобно?

Карточка сотрудника

  • Удобная для просмотра форма с информацией по каждому сотруднику. Не нужно искать в папках личное дело или копаться в Excel-таблицах – вся подробная информация в одном клике мыши.

Обучение сотрудников:

  • Такой интерактивный отчет будет удобен для специалистов производственных компаний. В таких компаниях остро стоит вопрос сертификации и дополнительного обучения сотрудников. Чтобы не искать в таблицах информацию и не высчитывать информацию о дате следующего обучения, используйте вот такой дашборд. Красным цветом показываются сотрудники, у которых срок обучения уже практически подошел или уже прошел.

Виды кадровых отчетов – автоматизация

В своей работе для отчетов по сотрудникам мы используем так называемые «коробочные» аналитические программы, типа Tableau. Их «взрослые» собратья – крупные и известные аналитические системы – стоят дорого и требуют для внедрения много времени и команду специалистов.

В отличие от таких тяжеловесных продуктов «коробочные» аналитические продукты:

  • Легко устанавливать (за 2 минут скачиваете и устанавливаете)
  • Быстро осваивать (не нужны специальные знания IT или статистики – такие программы специально разрабатывались как «аналитика для неаналитика»)
  • Не содержат скрытых платежей: есть 14 дневная бесплатная версия с полным доступом. Затем оплата по прозрачной схеме –фиксированная сумма (от 2 тыс. рублей в месяц – на март 2018)

Интересно? Анализируйте! Не тратьте свое время на создание отчетов.

Мы уже внедрили продукт Tableau во многих крупных компаниях. Мы работаем по всей России – обучаем, помогаем с внедрением, консультируем.

Если есть вопросы, готовы провести презентацию по Skype или приехать лично в офис. Мы знаем все про Tableau!

Задайте вопрос

Наша необычная коллекция обоев для рабочего стола!
Выбирай картинку и скачивай абсолютно бесплатно>>

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Наверх