Куперс

Бухучет и анализ

Учет картриджей

Государственное казенное учреждение приобретает картриджи и учитывает их на счете 105 36. По регламенту картриджи устанавливают сотрудники другого учреждения. После установки государственному казенному учреждению представляется акт установки (замены) картриджа. Какими документами правильно оформить списание картриджей в государственном казенном учреждении?

31 августа 2018

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Списание использованных исполнителем материалов оформляется Актом о списании материальных запасов (ф. 0504230). Основанием для его составления является указание в акте, представленном исполнителем после установки картриджа, на то, что работы проведены с использованием материалов заказчика, и наличие перечня данных материалов.

Обоснование вывода:
В силу п. 1 ст. 220 ГК РФ при передаче материалов заказчиком исполнителю право собственности на них остается у заказчика. Согласно п. 116 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н), передача (возврат) материальных запасов подрядчикам, исполнителям работ или пользователям отражается в учете путем внутреннего перемещения материального запаса без списания передаваемых объектов с балансового учета с одновременным их отражением на соответствующих забалансовых счетах. Такая передача оформляется первичным (сводным) учетным документом (накладной, актом приемки-передачи и т.п.).
Таким образом, при передаче картриджей учреждению-исполнителю для их установки они не могут сразу быть списаны. В этом случае выбытие картриджей со счета 105 36 «Прочие материальные запасы — иное движимое имущество учреждения» может быть отражено после подписания сторонами акта, подтверждающего факт установки картриджей.
Списание использованных исполнителем материалов оформляется Актом о списании материальных запасов (ф. 0504230). Основанием для его составления является указание в акте, представленном исполнителем, на то, что работы проведены с использованием материалов заказчика, и наличие перечня данных материалов (смотрите, например, ответ на вопрос 6.2 в информации Федерального казначейства от 13.09.2016).
Положения Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н, также предусматривают, что в случае расходования материальных запасов на основании документов, утвержденных руководителем учреждения, указанные документы прилагаются к Акту о списании (ф. 0504230).
Согласно п. 6 Инструкции N 157н в учетной политике учреждения утверждаются, в том числе, правила документооборота. Поэтому порядок документооборота в рассматриваемой ситуации может быть закреплен в учетной политике учреждения.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Киреева Анна

Ответ прошел контроль качества

Ни одна организация не может обойтись без ведения бухгалтерского или складского учета. Любой вид учета важен для предприятия, так как без этого невозможно контролировать бесперебойную и продуктивную работу, а также следить за целостностью и сохранностью материальных ценностей. И трудно представить себе подобную компанию, пусть, то даже малый бизнес, который не будет вести никакого вида учета. Все, начиная с листа бумаги, заканчивая рабочим инвентарем, должно подвергаться учету в организации. Иначе крах неизбежен. Чтобы убедиться в том, что даже учет мелочей упрощает рабочий процесс давайте разберемся, на примере. Материально ответственному системному администратору небольшой компании по производству картонных упаковок, нужно вести учет картриджей. Для того, чтобы он мог всегда знать, где был установлен тот или иной картридж и мог отслеживать заправку или ремонт. Так как предприятие маленькое использовать для этих целей будем программный продукт MS Excel. Первым делом определимся со схемой учета и выделим главные показатели, которые хотим отслеживать, а после перейдем к созданию таблицы. Это важный этап и ему стоит уделить достаточно внимания. Показатели, примера, будут следующие:

  • название — маркировка картриджа;
  • место установки — в какой принтер установлен;
  • статус — состояние картриджа (заправлен, пустой, на заправке, в ремонте);
  • пробег — количество напечатанных страниц;
  • количество заправок — сколько раз заправлялся картридж;
  • дата покупки — когда был приобретен картридж;
  • цена покупки — стоимость картриджа.

Эти показатели помогут определить местонахождение каждого картриджа, отслеживать его состояние, учитывать количество, имеющееся на складе, а также знать цену и срок эксплуатации. После того, как определились с показателями давайте перейдем непосредственно к созданию. Книга Excel будет содержать три листа, на первом будем вести учет, второй использовать для отображения количества задействованных картриджей, а третий для хранения информации списков. На первом листе создаем таблицу из семи столбцов, в которые внесем показатели, описанные выше.

Рисунок 1 — «Столбцы таблицы учета».

Далее нужно настроить форматы ячеек под каждые значения, а также оформить цветовую гамму для восприятия таблицы (на Ваше усмотрение). Столбцы: название, место установки, статус и пробег будут содержать формат списка для большей удобности использования. Настроим списки, для этого выберите нужную ячейку в таблице, в верхнем меню перейдите в раздел «Данные» — «Проверка данных» и в появившемся окне, выставите параметры: тип данных — список, а также уберите галочку «Игнорировать пустые ячейки». Диапазон источника значений выбирается на третьем листе, где хранятся названия: картриджей, принтеров и значения статусов, пробега.

Рисунок 2 — «Настройка списков».

Рисунок 3 — «Выбор типа данных списка».

Рисунок 4 — «Информация списков».

Такие настройки ячейки позволят не вводить постоянно большую информацию, а просто выбирать нужные значения из выпадающего списка. При этом можно добавлять дополнительные позиции для каждого значения. Остальные показатели будут использовать ручной ввод.

Рисунок 5 — «Результат настройки списков».

На втором листе создадим таблицу из двух столбцов: картриджи, количество в эксплуатации. В столбце «Количество в эксплуатации» будем вести автоматический подсчет картриджей, которые были задействованы. Для этого используйте формулу: =СЧЁТЕСЛИ(‘Учет картриджей’!C:C;Количество!RC)
Это заметно облегчит выборку из основной таблицы и сэкономит время.

Рисунок 6 — «Второй лист с информацией о количестве».

Результатом будет таблица, в которой хранится необходимая информация по каждому картриджу предприятия.

Рисунок 7 — «Результат готовой таблицы».

В итоге, ведя учет картриджей, подобным способом у системного администратора пропадает нужда держать в голове мысли о том, заправил ли картридж, где установил, сколько осталось на складе и т.д. А освободив себя, от подобных мыслей можно приступить к выполнению работы над другой задачей. Более того рабочий процесс становится автоматизированным, что положительно влияет на продуктивность выполнения работы. Да, использование Excel в маленькой организации показывает хорошие результаты. Однако если вопрос стоит об использовании подобного учета в холдинге или в компании, гораздо превышающей объемы объектов учета, нежели в данном примере. Одним экселем тогда не обойтись, ведь значения и виды показателей в разы увеличатся и на создание подобной таблицы если создание вообще возможно, уйдет уйма времени. Для решения подобного вопроса идеально подойдет программный продукт, разработанный на платформе 1С, конфигурация «Управление IT-отделом 8». Программа позволит вести учет всей номенклатуры организации одним кликом. Будет полезна как для малого бизнеса, так и для крупной компании. Старайтесь автоматизировать свою работу и тогда Вас обязательно ждет успех! Удачи!

Файлы

Наименование Дата Размер
Учет картриджей в Exсel.xlsx 08.09.20 173.73 КБ Скачать

Организация работы офиса, ее оптимизация — важная составляющая часть работы любой компании. И в эффективности этой работы не последнюю роль играет качество печати документов и затратность ведения документооборота. А если речь идет о бюджетном учреждении, то за каждый потраченный рубль необходимо строго отчитаться. Поэтому даже покупка, учет и списание картриджа для принтера нуждаются в тщательном контроле.

Покупка и учет картриджей

Напомним, что приобретение расходных материалов для печатно-копировальной техники должно отражаться по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов». Однозначность операции диктуется Методическими рекомендациями по применению классификации операций сектора государственного управления, прописанными в письме Минфина России от 5 февраля 2010 г. № 02-05-10/383.
Для бюджетного учета товарно-материальных ценностей в составе материальных запасов используется счет 105 06 000 «Прочие материальные запасы».
Схема отражения покупки картриджа в бюджетном учете выглядит следующим образом:
В учете списание картриджа проводится таким образом:

  1. Содержание операции — приобретены картриджи.
  2. Дебет — 105 06 340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов».
  3. Кредит — 302 22 730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов».

После того, как картридж учтен, его передают к установке. Манипуляция сопровождается списанием на основании акта о списании материальных запасов. Документ оформляется в соответствующей форме по ОКУД 0504230. Эту и другие формы первичных документов можно посмотреть в приложении к приказу Минфина России от 30 декабря 2008 г. № 148н.

Учет заправки и восстановленных картриджей

Если в работе используются не оригинальные картриджи, а элементы с возможностью неоднократной заправки или восстановления, стоит учитывать некоторые важные нюансы.
Чем больше заправок пережил ваш картридж, тем хуже качество печати он демонстрирует. В среднем один элемент можно перезаправлять не больше пяти раз. После чего качество печати становится неприемлемым, а расход тонера превышает экономию от использования старого картриджа. После того, как картридж выработал свой ресурс, его можно попытаться восстановить, то есть поменять внутренние механизмы, сохранив оригинальный корпус. Такая операция проводится в специализированных фирмах и отражается по подстатье 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ.

В бухгалтерском учете восстановление картриджей отражается следующим образом:

  1. Содержание операции — выдача картриджа.
  2. Дебет — 401 01 272 «Расходование материальных запасов»
  3. Кредит — 105 06 440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов».

Списание активов

Для бюджетных организаций списание активов — более сложный и затратный по времени процесс, нежели в коммерческих компаниях. Здесь в обязательном порядке, согласно пункту 15 Инструкции № 148н нужно создать комиссию по выбытию нефинансовых активов. Данная комиссия должна определить пригоден ли картридж к дальнейшему использованию, перезаправке и восстановлению или же элемент нужно списать и утилизировать.

При невозможности создать комиссию. Обязанности по определению пригодности картриджей возлагаются на специалистов отдела, отслеживающего техническое состояние основных средств. При этом этот пункт об определении состояния материальных запасов должен быть прописан в должностных инструкциях работников ответственного отдела.

Стоит отметить, что никаких лимитов на списание картриджей действующими нормативными не установлено. Следовательно, организация вправе самостоятельно решать эти вопросы и прописывать потребности в локальных актах.

В качестве варианта списания не использованных активов в неповрежденной заводской упаковке, без следов эксплуатации может быть рассмотрена их продажа специализированным компаниям. Например, компании «Неотонер».

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Наверх