Куперс

Как вычесть из зарплаты выданные ранее подотчет средства?

Как вычесть из зарплаты выданные ранее подотчет средства — этот вопрос рано или поздно задает каждый бухгалтер. Ответ на него не так однозначен, как может показаться. Рассмотрим все варианты.

О чем нужно помнить бухгалтеру при выдаче денег под отчет

Как обязано отчитаться подотчетное лицо

Способы удержания из заработной платы средств и типовые проводки по погашению подотчета

Итоги

О чем нужно помнить бухгалтеру при выдаче денег под отчет

Выдача денег под отчет регламентируется указанием Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У, устанавливающим порядок ведения кассовых операций (далее — порядок № 3210-У). Исходя из его положений, есть 3 основных момента, о которых необходимо помнить каждому бухгалтеру при выдаче денег под отчет:

1. Деньги в подотчет выдаются на основании письменного заявления лица, получающего средства. К обязательным реквизитам такого заявления относятся (кроме Ф. И. О., должности и подписи заявителя): сумма подотчетных средств, срок, на который деньги выдаются, дата и подпись руководителя, разрешившего выдать средства в подотчет (п. 6.3 порядка № 3210-У).
2. Сроки выдачи денег в подотчет могут быть установлены учетной политикой или отдельным приказом. Так проще будет подотчетным лицам писать заявления, а бухгалтеру — проверять сроки возврата средств. Законодательно границы сроков, на которые выдаются деньги в подотчет, не установлены. Этот вопрос решает каждое предприятие самостоятельно.

ВАЖНО! На предприятии должен быть приказ о том, кто имеет право получать деньги в подотчет.

1. Прежде чем выдать деньги подотчетному лицу, бухгалтер обязан проверить, нет ли у заявителя задолженности по предыдущим подотчетам. Если такая задолженность имеется, деньги в подотчет выдавать нельзя (абз. 3 п. 6.3 порядка № 3210-У).
2. Подотчетное лицо обязано отчитаться о подотчетной сумме или вернуть в кассу предприятия неиспользованные средства не позднее чем через 3 дня после окончания срока, на который ему выдавались деньги. Если деньги выдавались на командировку, подотчетник обязан отчитаться в 3-дневный срок после возвращения.

ВАЖНО! Если в указанный в заявлении период, на который выданы деньги в подотчет, работник заболел или ушел в отпуск, он должен отчитаться в течение 3 дней по выходе на работу.

О том, как регламентируется выдача и возврат подотчетных средств, можно прочитать в статье «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

Еще один важный нюанс — максимально возможная сумма, которую можно выдать в подотчет. Здесь есть свои ограничения.

Рекомендуем посмотреть материал «Какую сумму можно выдавать под отчет в 2016 году?».

Как обязано отчитаться подотчетное лицо

Для списания с работника денег, полученных в подотчет, существует установленная форма, называемая «Авансовый отчет». Бланк авансового отчета (АО) в графах о расходовании сумм заполняет подотчетное лицо самостоятельно. К АО прилагаются первичные документы, подтверждающие факт расхода.

Скачать бланк авансового отчета

В соответствующих столбцах таблицы обратной стороны бланка АО подотчетное лицо указывает:

• порядковый номер записи;
• дату расходования средств (выдачи первичного документа);
• номер первичного документа;
• наименование первичного документа;
• сумму расхода.

Если списываются суточные расходы, не имеющие первичных документов, указывается дата расхода, ставится размер суточных, утвержденный на предприятии. Следует также указать номер приказа, на основании которого выдавались суточные командированному лицу.

В итоговой строке бланка подотчетное лицо ставит сумму израсходованных средств. Бухгалтер проверяет соответствие суммы по отчету сумме полученных подотчетным лицом средств.

Если сумма по авансовому отчету больше, чем была выдана подотчетнику, то производится доплата подотчетному лицу из кассы предприятия или (по его заявлению) на банковскую карту.

Как это сделать правильно, смотрите здесь «Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета».

Если сумма списываемых по авансовому отчету средств меньше, чем была выдана подотчетнику, он обязан вернуть остаток денег предприятию. Если подотчетное лицо не вернуло остаток неизрасходованных (не списанных по авансовому отчету) средств либо не отчиталось в указанные сроки, у него появляется задолженность перед предприятием по суммам, полученным в подотчет.

Способы удержания из заработной платы средств и типовые проводки по погашению подотчета

Существует 3 возможных варианта развития событий:

1. Подотчетное лицо признает долг и пишет заявление на удержание полученных под отчет средств, по которым оно осталось должно, из его заработной платы.
2. Работодатель удерживает долг подотчетника по своей инициативе. Эта ситуация, в свою очередь, предполагает 2 возможных варианта развития событий:

• когда подотчетное лицо не оспаривает долга, предприятие в течение месяца с окончания срока, к которому сотрудник должен был отчитаться, может принять решение об удержании денег;
• когда подотчетное лицо не согласно с фактом задолженности, решение об удержании денег может принять только суд.

1. Руководитель решил простить долг подотчетному лицу.

В первом случае, когда подотчетник признает долг и пишет заявление с просьбой удержать у него подотчетные деньги из зарплаты, можно удержать единовременно всю сумму долга, если иное не указано в заявлении на удержание (письмо Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1).

Во втором случае, когда подотчетник не оспаривает факт задолженности, бухгалтер имеет право удержать с работника долг. Для этого необходимо принять решение (издать приказ) об удержании долга в течение месяца от даты, установленной для сдачи авансового отчета в бухгалтерию или возврата подотчетных сумм. В приказе обязательно должна быть проставлена подпись сотрудника, свидетельствующая о том, что возражений у него не имеется. Эта норма установлена ст. 137 ТК РФ.

Ст. 138 ТК РФ устанавливает ограничения на общий размер всех сумм, удерживаемых из заработной платы, — 20% (в некоторых случаях — 50 или 70%).

Приведем типовые проводки по рассмотренным выше операциям:

Дт	Кт	Описание операции
		Выдача в подотчет наличных денег из кассы предприятия
		Отражена задолженность по невозвращенным подотчетным средствам
20–44		Начислена заработная плата сотруднику
		Удержан НДФЛ из зарплаты
		Погашена задолженность сотрудника

В случае же, когда подотчетное лицо оспаривает долг, решить вопрос может только суд. При этом по истечении месячного срока от крайней отчетной даты бухгалтер обязан доначислить на сумму невозвращенных подотчетных средств страховые взносы (ст. 7, 8 закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Что касается НДФЛ, он начисляется по факту списания задолженности в связи с решением суда (если суд принял решение в пользу работника) либо на дату прощения задолженности.

Прощение задолженности — это последний вариант возможного развития событий при невозврате подотчетных сумм. Если принято решение простить долг подотчетному лицу, необходимо издать соответствующий приказ (можно также ограничиться получением соответствующей резолюции руководителя на заявлении подотчетного лица о прощении ему долга).

Дата резолюции (или приказа) считается датой списания долга с должника (п. 2 ст. 415 ГК РФ). В этот день необходимо начислить НДФЛ на сумму списываемой с должника задолженности. В соответствии с п. 6 ст. 226 НК РФ необходимо удержать с налогоплательщика (подотчетного лица) сумму НДФЛ и в этот же день (или на следующий) перечислить налог в бюджет. Удержать НДФЛ можно при выплате подотчетному лицу заработной платы.

Проводки при прощении долга по невозвращенному подотчету выглядят так:

Дт	Кт	Описание операции
		Списан долг на основании приказа
		Удержан НДФЛ с суммы списанного долга
		Начислены взносы по списанной задолженности

Итоги

При выдаче подотчетных сумм бухгалтер предприятия обязан вести учет сроков их возврата. Если подотчетник своевременно не отчитался за выданные суммы (или не вернул их), возможно удержание их из зарплаты. Процедуру такого удержания может инициировать как сотрудник, так и работодатель.

Подробнее о том, как взыскать подотчет с директора предприятия, можно узнать из статьи «Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в соответствии с Планом счетов, утвержденным Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года №94н.

На данном счете собирается вся информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем, эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

📌 Реклама Отключить

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Пример.

Рассмотрим при помощи каких проводок отражаются хозяйственные операции по выдаче и списанию подотчетных сумм в бухгалтерском учете.

Выдавая работнику наличные деньги из кассы организации, например, на хозяйственные расходы, бухгалтер сделает в учете запись:

Корреспонденция счетов
Дебет	Кредит
71 «Расчеты с подотчетными лицами»	50 «Касса»	Выданы в подотчет денежные средства.

Не забудьте, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» является аналитическим счетом, следовательно, дебетуется данный счет по конкретной сумме. 📌 Реклама Отключить

При утверждении авансового отчета по данной подотчетной сумме, производится списание израсходованных подотчетных сумм:

Корреспонденция счетов
Дебет	Кредит
20 (23, 25, 26, 29, 10, 08)	71	Списаны расходы подотчетного лица

В том случае, если организация является плательщиком налога на добавленную стоимость, то суммы налога, уплаченного поставщикам товаров (работ, услуг) собираются на счете 19 «Налог на добавленную стоимость». Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается проводкой: 📌 Реклама Отключить

Корреспонденция счетов
Дебет	Кредит
19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Учтена сумма НДС по расходам подотчетного лица

Если подотчетное лицо не использовало всю сумму выданного аванса, то оно должно вернуть неиспользованный остаток в кассу. Данная операция отражается проводкой:

Корреспонденция счетов
Дебет	Кредит
50 «Касса»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Остаток неиспользованной суммы возращен в кассу организации

Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, то остаток невозвращенного аванса должен быть отнесен на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». 📌 Реклама Отключить

Корреспонденция счетов
Дебет	Кредит
94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	Отражена сумма невозвращенного аванса

В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы работника. При этом в учете делается проводка:

Корреспонденция счетов
Дебет	Кредит
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»	Удержана задолженность по подотчету из заработной платы работника

При погашении работником суммы долга по подотчету можно также использовать счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Например, если подотчетное лицо внесло деньги в кассу после просрочки: Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»; Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 50 «Касса». 📌 Реклама Отключить

Так как в последнее время достаточно широкое применение получают расчеты с применением пластиковых карт, то нередко подотчетные лица оплачивают командировочные или представительские расходы с помощью такого платежного средства.

Для того, чтобы иметь возможность рассчитаться карточкой, организация должна предварительно зачислить денежные средства на специальный счет в банке. При этом в учете делается запись:

Корреспонденция счетов
Дебет	Кредит
55 «Специальные счета в банках»	51 (52) «Расчетный счет» («Валютный счет»)	Переведены денежные средства на специальный карточный счет
71 «Расчеты с подотчетными лицами»	55 «Специальные счета в банках»	Учтена сумма средств на карточке (аванса), выданной работнику для оплаты командировочных (представительских) расходов

РАБОТНИК НЕ ВОЗВРАТИЛ СУММУ НЕИСПОЛЬЗОВАННОГО АВАНСА

📌 Реклама Отключить

В вышеприведенном материале, были перечислены все основные требования, предъявляемые к подотчетным суммам и правила их списания. Несмотря на то, что любая организация стремиться организовать свои расчеты с подотчетными лицами таким образом, чтобы подотчетное лицо вовремя отчитывалось по выданным суммам, закрепляя порядок отчетности и правила списания подотчетных сумм специальным приказом, нередко возникает ситуация, когда работник не своевременно предоставил отчет по подотчетным суммам, и не вернул в кассу неиспользованный остаток. Как поступить бухгалтеру в данном случае?

В такой ситуации вопрос может быть решен двумя способами:

· работодатель принимает решение об удержании суммы задолженности из заработной платы работника;

· работодатель принимает решение не удерживать с работника сумму задолженности. Тогда данная сумма целиком учитывается в составе доходов физического лица.

📌 Реклама Отключить

В зависимости от принимаемого варианта осуществляется и отражение данных операций в бухгалтерском учете.

Рассмотрим каждый из вариантов в отдельности.

Во-первых, необходимо отметить, что принять решение об удержании суммы невозвращенного аванса из заработной платы работника работодатель имеет право на основании статьи 137 ТК РФ*

*Удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:

для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;

для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;

📌 Реклама Отключить

для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155) или простое (часть третья статьи 157);*

В соответствии с данной статьей для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на работу в другую местность, а также в иных случаях (в том числе при выдаче подотчетных средств на хозяйственные нужды) работодатель имеет право произвести удержания из зарплаты работника. При этом решение об удержании принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. В случае нарушения указанных сроков или при несогласии работника с удержанием вопрос, о порядке возмещения ущерба решается в суде.

📌 Реклама Отключить

Пример.

Работнику организации, ответственному за проведение официального приема в феврале 2004 года были выданы денежные средства в подотчет в сумме 15 000 рублей.

После проведения официальных переговоров работник предоставил в бухгалтерскую службу организации авансовый отчет, к которому были приложены документы, подтверждающие представительские расходы, а именно:

счет-фактура ресторана, в котором был организован заключительный обед на сумму 13 570 рублей с учетом НДС и документы об оплате данного счета;

счет-фактура от транспортной организации, за услуги доставки участников переговоров к месту встречи на сумму 1062 рублей, в том числе НДС и платежные документы.

Таким образом, принятые на основании авансового отчета представительские расходы составили 14 632 рубля.

Так как подотчетное лицо получило аванс в сумме 15 000 рублей, а израсходовало только 14 632 рублей, у работника осталась неиспользованная сумма в размере 368 рублей. Данная сумма не была возвращена работником в кассу.

📌 Реклама Отключить

Руководитель организации принял решение об удержании неизрасходованной суммы из заработной платы работника. Работник согласен с решением руководителя.

Обратите внимание!

Удержания из заработной платы работника нужно производить с учетом требований статьи 138 ТК РФ, согласно которой общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику.

Пример.

Предположим, что сумма начисленной заработной платы данному работнику с начала года составила:

В январе 2004 года – 5 000 рублей;

В феврале 2004г – 5 000 рублей;

Данный работник имеет право на личный стандартный налоговый вычет в размере 400 рублей. Сначала бухгалтер организации определяет сумму налога на доходы физических лиц за февраль 2004 года.

📌 Реклама Отключить

С начала года:

НДФЛ = (5000 +5000 – 400 х 2 мес.) х 13% =1196 рублей.

Так как за январь 2004 года сумма удержанного налога с данного физического лица составила 598 рублей, следовательно, НДФЛ к удержанию за февраль составит 598 рублей.

Учитывая, что общая сумма удержаний при каждой выплате заработной платы не должна превышать 20%, определяется максимальная сумма удержания (сверх удержанного налога на доходы физических лиц)

(5 000 рублей – 598 рублей) х 20% = 880,40 рублей.

Таким образом, при выплате заработной платы за февраль с работника будут удержаны:

налог на доходы физических лиц — 598 рублей;

сумма неизрасходованного и невозвращенного аванса, выданного на представительские расходы — 368 рублей.

На руки работнику будут выданы 4034 рублей (5000 рублей — 598 рублей — 368 рублей).

В бухгалтерском учете операции по удержанию с работника невозвращенной суммы будут отражены следующим образом:

📌 Реклама Отключить

Корреспонденция счетов		Сумма, рублей
Дебет	Кредит
71 » Расчеты с подотчетными лицами»	50 «Касса»	15 000	Выданы денежные средства на представительские расходы
26 «Общехозяйственные расходы» субсчет «Представительские расходы»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	12 400	Учтены представительские расходы
19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	2232	Учтена сумма НДС по представительским расходам, оплаченным подотчетным лицом
94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	368	Невозвращенная сумма аванса отнесена на недостачи
73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»	94 «Недостачи и потери от порчи ценностей	368	Отражена задолженность работника перед организацией
26 «Общехозяйственные расходы»	70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	5000	Начислена заработная плата работнику за февраль 2004 года
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	Кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «НДФЛ»	598	Удержан налог на доходы физических лиц за февраль 2004 года
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»	368	Удержана не возвращенная сумма аванса
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	50 «Касса»	4034	Выдана работнику заработная плата за февраль 2004 года

В данном примере сумма неизрасходованного и невозвращенного аванса (368 рублей) меньше максимально возможной суммы удержания (880,40 рублей), поэтому вся сумма удержана в одном месяце. В том случае если задолженность работника превышает максимально допустимую сумму удержания, то погашение производится частично. Сначала погашается задолженность в сумме равной предельно допустимой, оставшаяся сумма удерживается при последующих выплатах заработной платы. 📌 Реклама Отключить

Пример.

Воспользуемся исходными данными вышерассмотренного примера. Однако в данном варианте руководитель организации принял решение не удерживать с подотчетного лица сумму задолженности в размере 368 рублей.

В этом случае сумма невозвращенного аванса признается суммой дохода физического лица.

Согласно пункту 1 статьи 210 НК РФ*

*1. При определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей 212 настоящего Кодекса.

Если из дохода налогоплательщика по его распоряжению, по решению суда или иных органов производятся какие-либо удержания, такие удержания не уменьшают налоговую базу.*

Исходя из этого, организация, принимая решение не удерживать с работника сумму невозвращенного аванса, обязана исчислить, удержать у физического лица и уплатить сумму налога. Налогообложение производится по ставке 13%.

📌 Реклама Отключить

Таким образом, с данной суммы необходимо произвести удержание налога на доходы физических лиц.

Сумма дохода у физического лица с начала года составит:

В январе 2004 года – 5 000 рублей;

В феврале 2004 года – 5 000 рублей + 368 рублей;

Определим сумму налога на доходы физических лиц.

С начала года:

НДФЛ = (5 000 рублей + 5 368 рублей — 400 х 2 мес.) х 13% = 1244 рублей.

Так как за январь 2004 года сумма НДФЛ, удержанного с данного работника, составила 598 рублей, то к удержанию за февраль 2004 года следует 646 рублей.

Следовательно, на руки работник получит сумму в размере 4354 рубля (5 000 рублей – 646 рублей).

В бухгалтерском учете это отразится следующим образом:

Корреспонденция счетов		Сумма, рублей
Дебет	Кредит
71 «Расчеты с подотчетными лицами»	50 «Касса»	15 000	Выданы денежные средства на представительские расходы
26 «Общехозяйственные расходы» субсчет «Представительские расходы»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	12 400	Учтены представительские расходы
19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	2232	Учтена сумма НДС по представительским расходам, оплаченных подотчетным лицом
94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	368	Невозвращенная сумма аванса отнесена на недостачи
73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»	94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»	368	Отражена задолженность работника перед организацией
91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие расходы»	73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»	368	Списана задолженность работника по подотчету (на основании решения руководителя организации)
26 «Общехозяйственные расходы»	70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	5000	Начислена заработная плата работнику за февраль 2004 года
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «НДФЛ»	646	Удержан налог на доходы физических лиц за февраль 2004 года
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	50 «Касса»	4354	Выдана работнику заработная плата за февраль 2004 года

Используя этот вариант, бухгалтер неизменно столкнется с вопросом нужно ли начислять сумму ЕСН и взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на сумму невозвращенного аванса, если данная сумма учитывается в составе доходов физического лица. 📌 Реклама Отключить

В рассматриваемом примере сумма невозвращенного аванса отражается в бухгалтерском учете в составе внереализационных расходов:

Дебет 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие расходы» Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Данные расходы не учитываются для целей налогообложения прибыли на основании пункта 49 статьи 270 Налогового кодекса РФ.

Следовательно, на основании пункта 3 статьи 236 НК РФ стоимость невозвращенного аванса не признается объектом налогообложения по ЕСН, так как данные расходы не снижают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Данная точка зрения верна только для плательщиков налога на прибыль

Пункт 3 статьи 236 НК РФ*

* Указанные в пункте 1 настоящей статьи выплаты и вознаграждения (вне зависимости от формы, в которой они производятся) не признаются объектом налогообложения, если:

📌 Реклама Отключить

у налогоплательщиков — организаций такие выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде;

у налогоплательщиков — индивидуальных предпринимателей или физических лиц такие выплаты не уменьшают налоговую базу по налогу на доходы физических лиц в текущем отчетном (налоговом) периоде.*

Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование так же не начисляются. Основанием для не начисления служит пункт 2 статьи 10 Федерального закона от 15.12.2001 года №167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»*

* Объектом обложения страховыми взносами и базой для начисления страховых взносов являются объект налогообложения и налоговая база по единому социальному налогу (взносу), установленные главой 24 «Единый социальный налог (взнос)» Налогового кодекса Российской Федерации.*

📌 Реклама Отключить

А вот страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на сумму невозвращенного аванса начислить придется. Этого требует Федеральный закон от 24.07.1998 года №125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Обратите внимание!

Бухгалтеру организации следует обратить внимание и на требования Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина РФ от 19.11.2002 года №114н. Так как сумма невозвращенного аванса, исключается из расчета налоговой базы по налогу на прибыль как отчетного, так последующих отчетных периодов, то у налогоплательщика возникнет постоянная разница в соответствии с пунктом 4 вышеуказанного документа*

📌 Реклама Отключить

*Для целей Положения под постоянными разницами понимаются доходы и расходы, формирующие бухгалтерскую прибыль (убыток) отчетного периода и исключаемые из расчета налоговой базы по налогу на прибыль как отчетного, так и последующих отчетных периодов.*

В соответствии с пунктом 6 ПБУ 18/02 постоянные разницы отчетного периода отражаются в бухгалтерском учете обособленно (в аналитическом учете соответствующего счета учета активов и обязательств, в оценке которых возникла постоянная разница). В рассматриваемом примере постоянная разница может быть отражена в аналитическом учете по счету 91, субсчет 91-2.

С возникновением постоянной разницы в бухгалтерском учете организации признается постоянное налоговое обязательство (368 рублей х 24% = 88,32 рубля) — сумма налога, которая приводит к увеличению налоговых платежей по налогу на прибыль в отчетном периоде.

📌 Реклама Отключить

На сумму постоянного налогового обязательства организация корректирует величину условного расхода по налогу на прибыль, которым является сумма налога на прибыль, определяемая исходя из бухгалтерской прибыли (убытка), и тем самым определяет налог на прибыль для целей налогообложения, который признается текущим налогом на прибыль.

В учете это отражается следующим образом:

Корреспонденция счетов

Сумма, рублей

Работник, получивший от организации деньги в подотчет, должен за них отчитаться. То есть составить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные суммы придется вернуть в кассу организации. А деньги, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, бухгалтерия работнику должна возместить.

Средства в подотчет можно выдать сотруднику или на основании его заявления, или на основании распоряжения руководителя компании (Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У).

Срок, на который можно выдать наличные деньги на хозяйственные нужды, должен установить руководитель компании.

Не вернули вовремя подотчет — платите НДФЛ

Подотчетные суммы, не возвращенные работником своевременно, отражают как его задолженность перед компанией. Эта задолженность может числиться за работником до истечения срока исковой давности в соответствии со статьей 196 ГК РФ. Они не являются доходом работника и не облагаются НДФЛ, который фирма может удержать только в двух случаях:

• если простит долг работнику по невозвращенным суммам;
• если истечет срок исковой давности по взысканию долга.

Но если подчиненный долгое время не возвращает неизрасходованный подотчет, не предоставляет бухгалтерии документы, подтверждающие расходы, а фирма не предпринимает никаких действий к взысканию долга, то с большой долей вероятности налоговики признают этот долг доходом работника и начислят НДФЛ.

Примером этому служит свежее определение Верховного Суда, в котором было заявлено: если нет документов, чтобы подтвердить расходы по выданному подотчету, то с безотчетных сумм нужно удержать НДФЛ (определение от 3 февраля 2020 г. № № 310-ЭС19-28047).

С невозвращенного подотчета нужно удержать НДФЛ даже у директора

Читать далее…

Добавим что начислить налог с невозвращенного подотчета можно не раньше, чем истечет срок исковой давности, равный трем годам (письмо УФНС Московской области от 14 сентября 2018 г. № 16-10/099623@).

Подотчет удержат из зарплаты

Однако в судебной практике есть и другая позиция: выдаваемые в подотчет деньги являются не собственностью работника, а его задолженностью. Поэтому он должен их вернуть (постановление АС Центрального округа от 2 ноября 2016 г. по делу № А64-6405/2015, от 19 июля 2016 г. по делу № А36-5689/2015).

Чтобы удержать невозвращенный подотчет из зарплаты работника, у организации есть один месяц. Такой порядок прописан в статье 137 ТК РФ.

Руководитель компании должен издать распорядительный документ (приказ). Сотрудника нужно ознакомить с приказом и получить его согласие на удержание в письменной форме.

Сумма, которую можно удержать из зарплаты работника единовременно, не может превышать 20% его заработка, причитающегося к выдаче.

Невозвращенные средства, согласно плану счетов бухучета, учитывают на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Если наступил срок, в течение которого работник должен отчитаться или вернуть полученный подотчет, сделайте запись:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71

– учтена сумма , выданная работнику в подотчет и не возвращенная в срок.

Удержание денег из зарплаты работника отразите записью:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 94

– невозвращенная подотчетная сумма удержана из зарплаты работника.

Решение удержать невозвращенный подотчет фирма может принять не позднее одного месяца после окончания установленного срока возврата денег, и только с согласия подотчетника.

В судебном порядке подотчетную сумму можно взыскать в течение срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ).

Подотчетные деньги могут выдаваться работникам на различные производственные нужды, командировки и т.п. Основанием для признания подотчетных средств израсходованными выступает авансовый отчет сотрудника с документальными подтверждениями затрат (подается в трехдневный срок после окончания срока, на который выданы деньги). Неиспользованные ресурсы подлежат внесению в кассу или на расчетный счет работодателя. Удержание из зарплаты подотчетных сумм допускается в ситуациях, когда сотрудник не отчитался о подотчетных деньгах в установленный срок или не возвратил остаток работодателю.

Порядок удержания подотчетных сумм из заработной платы

Сроки, в которые работники должны представить нанимателю отчетность по расходованию выданных авансом подотчетных денег, фиксируются в приказе работодателя о выдаче денег, либо в заявлении подотчетника. Авансовый отчет в бухгалтерию нужно предоставить не позже 3-х дней по истечении этого срока, либо после выхода на работу по окончании командировки (Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, п. 6.3). На основании авансового отчета может быть произведена доплата сотруднику (если выданных авансовых средств оказалось недостаточно, и он потратил часть своих денег) или возврат денег работодателю (если подотчетные деньги потрачены не полностью, либо использованы не по назначению и сотрудник не предоставил по ним авансовый отчет).

Возмещение неизрасходованных подотчетных сумм работодателю может осуществляться несколькими способами:

• работник добровольно погашает сформировавшийся долг путем внесения денег в кассу или переводом средств на банковский счет нанимателя;

• сотрудник дает письменное согласие на удержание неизрасходованных подотчетных сумм из заработной платы;

• если подотчетное лицо не дает согласия на возврат денег, или прошло более месяца после установленного для возврата срока, работодатель обращается в суд для взыскания долга в принудительном порядке на основании исполнительного листа.

Документально оформить приказ на удержание средств работодатель должен в течение месяца после истечения срока возврата полученных денег (предварительно получив согласие работника). Возможность осуществления удержаний и их максимальный размер зафиксированы в ст. 137, 138 ТК РФ. Нельзя взыскать из месячного заработка за один раз сумму, превышающую 20% от его размера (после вычета НДФЛ). Это ограничение касается всех удержаний с работника в сумме.

Альтернативный вариант – работодатель прощает подотчетнику весь долг или его часть. Для этого руководитель издает внутренний приказ, а бухгалтерия относит сумму списываемых средств в доходы работника и начисляет на них НДФЛ и страховые взносы (письмо УФНС по Московской области от 14.09.2018 № 16-10/099623@).

Удержание из заработной платы подотчетных сумм – проводки

Информация по выданным в подотчет средствам аккумулируется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в аналитике расчеты привязаны к конкретным сотрудникам. При образовании задолженности за сотрудниками они должны ее погашать, если этого не происходит, долг переводится в недостачи на счет 94. Списание прощеной задолженности осуществляется путем переноса ее суммы в прочие расходы с одновременным отражением на забалансовом счете 007.

Пример 1

Работнику в подотчет было выдано 14 500 руб. По авансовому отчету объем подтвержденных расходов составил 7300 руб., возврату подлежит 7200 руб. Сотрудник согласился на вариант возмещения долга по подотчетным средствам через удержание их из заработной платы. В учете будут сделаны следующие записи:

• Д71 – К50 – 14 500 руб., выданы денежные средства в подотчет;

• Д20 – К71 – 7300 руб., часть подотчетных средств признана подтвержденным расходом;

• Д94 – К71 – 7200 руб., остаток подотчетных денег преобразован в долг работника и считается недостачей;

• Д20 – К70 – 33 800 руб., работнику, не возместившему подотчетные средства, начислена зарплата;

• Д70 – К68/НДФЛ – 4394 руб. (33 800 х 13%), из заработной платы удержан подоходный налог;

• определяется максимальный размер долга, который бухгалтер может удержать из начислений по зарплате за истекший месяц – 5881,20 руб. ((33 800 – 4394) х 20%);

• Д70 – К94 – 5881,20 руб., из зарплаты подотчетного лица с его согласия частично удержана задолженность по подотчетным средствам;

• Д70 – К50 – 23 524,80 руб. (33 800 – 4394 – 5881,20), выплачена через кассу зарплата.

Так как удержание неиспользованных подотчетных сумм из заработной платы было произведено не в полном объеме, работник решил добровольно вернуть остаток долга в кассу. Как это отразить в учете:

• Д73 – К94 – 1318,80 руб., оставшаяся часть долга, которую не удалось удержать из зарплаты;

• Д50 – К73 – 1318,80 руб., сотрудник добровольно внес остаток подотчетных средств в кассу.

Пример 2

Уволившийся работник не вернул подотчетные средства в размере 550 руб. Приказом руководителя этот долг решено простить. В учете будут составлены следующие корреспонденции:

• Д91 – К73 – 550 руб., на прочие расходы списана задолженность;

• Д007 – 550 руб., в забалансовом учете отражен прощеный долг, который должен учитываться за балансом на протяжении 5 лет с момента списания;

• Д73 – К68/НДФЛ – 72 руб. (550 х 13%), с суммы прощеного долга удержан подоходный налог;

• Д91 – К69 – 165 руб., начислены страхвзносы.

Задолженность подотчетных лиц в бухгалтерском балансе — актив или пассив

Счет учета расчетов с подотчетными лицами

Отражение задолженности подотчетных лиц в балансе

Итоги

Счет учета расчетов с подотчетными лицами

Для учета расчетов с подотчетными лицами используется активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету этого счета проходят суммы, выданные работнику:

• авансом на основании его заявления на определенные цели;
• вследствие перерасхода, когда сотрудник потратил больше, чем взял под отчет.

ВАЖНО! Если сотрудник не брал деньги под отчет, а потратил свои собственные, то он уже не является подотчетным лицом и взаиморасчет с ним по счету 71 не проводится. О том, как компенсируются деньги, потраченные работником в такой ситуации, читайте в материале «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».

По кредиту счета отражаются суммы, которые были:

• израсходованы работником согласно авансовым отчетам;
• возвращены работником в организацию.

Соответственно, дебетовое сальдо по 71-му счету отражает общую сумму долга подотчетных лиц перед предприятием (дебиторскую задолженность), а кредитовое сальдо, наоборот, показывает долг организации перед работниками (кредиторскую задолженность).

В настоящее время все большую популярность набирают корпоративные карты. Чаще всего первые лица фирмы, а иногда и ушлые подотчетники, тратят средства компании на личные нужды. Как поступить бухгалтеру в этом случае? Удерживать ли НДФЛ и платить ли взносы? Как простить такой долг? Как отразить операции в бухгалтерском и налоговом учете? Получите бесплатный пробный доступ к системе КонсультантПлюс и читайте ответы на вопросы по «болевым точкам» корпоративных карт.

Отражение задолженности подотчетных лиц в балансе

В бухгалтерском балансе (форма 1) задолженность по подотчетным суммам, как и всякая иная задолженность, отражается либо в активе баланса (если она дебиторская), либо в его пассиве (если она кредиторская). Сворачивать такое сальдо нельзя.

Подробнее о технике составления бухгалтерского баланса читайте в статье «Порядок составления бухгалтерского баланса (пример)».

ВНИМАНИЕ! С 01.06.2019 года форма баланса действует в редакции приказа Минфина от 19.04.2019 № 61н. О ключевых изменениях в формуляре читайте .

Срок погашения задолженности по подотчетным суммам, как правило, не превышает года, поэтому обычно она учитывается как краткосрочная, попадающая в балансе в строки:

• 1230 «Дебиторская задолженность» — в активе;
• 1520 «Кредиторская задолженность» — в пассиве.

В упрощенной форме баланса дебетовое сальдо по счету 71 попадет в строку «Финансовые и другие оборотные активы», а кредитовое – в строку «Кредиторская задолженность».

О том, кому доступно применение бухотчетности упрощенной формы, читайте в материале «Упрощенная бухгалтерская отчетность для малых предприятий за 2019 год».

По расчетам с каждым из подотчетных лиц на отчетную дату может иметь место как дебиторская, так и кредиторская задолженность. Как правило, она является краткосрочной и в балансе показывается в составе долгов, подлежащих погашению в ближайшие 12 месяцев, – как в активе, так и в пассиве. Аналогичное правило действует и для организаций, имеющих право на составление упрощенной отчетности.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.