Куперс

Об утверждении Положения о порядке учёта, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в Управлении ветеринарии Ленинградской области

УПРАВЛЕНИЕ ВЕТЕРИНАРИИ ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

от 26 августа 2019 года N 8

Об утверждении Положения о порядке учёта, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в Управлении ветеринарии Ленинградской области

В соответствии с пунктом 1.4 Положения об Управлении ветеринарии Ленинградской области, утвержденного постановлением Правительства Ленинградской области от 13 сентября 2012 года N 284 «Об утверждении Положения об Управлении ветеринарии Ленинградской области и внесении изменений в Положение о комитете по агропромышленному и рыбохозяйственному комплексу Ленинградской области, утвержденное постановлением Правительства Ленинградской области от 15 июля 2009 года N 208», а также в целях установления единого порядка изготовления, учёта, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в Управлении ветеринарии Ленинградской области:

1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке учёта, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в Управлении ветеринарии Ленинградской области согласно приложению 1 к настоящему приказу.

2. Назначить ответственными за получение, хранение, использование и уничтожение печатей и штампов Управления ветеринарии Ленинградской области следующих работников Управления ветеринарии Ленинградской области:

— начальника сектора бюджетного планирования, финансирования и бухгалтерского учёта Управления ветеринарии Ленинградской области — главного бухгалтера Кузнецову Н.С.;

— начальника сектора правового сопровождения, информатизации и делопроизводства Управления ветеринарии Ленинградской области — Ступину Я.К.;

— главного специалиста сектора бюджетного планирования, финансирования и бухгалтерского учёта Управления ветеринарии Ленинградской области Галактионову М.И.;

— администратора документационного комплекса сектора правового сопровождения, информатизации и делопроизводства Управления ветеринарии Ленинградской области — Моисееву А.А.;

— специалиста первой категории отдела государственного ветеринарного надзора Управления ветеринарии Ленинградской области — Суханову А.В.

7. Признать утратившим силу распоряжение Управления ветеринарии Ленинградской области от 18 марта 2019 года N 23 «Об утверждении Положения о порядке учёта, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в Управлении ветеринарии Ленинградской области».

8. Начальнику сектора правового сопровождения, информатизации и делопроизводства Управления ветеринарии Ленинградской области Ступиной Я.К. обеспечить ознакомление государственных гражданских служащих и работников Управления ветеринарии Ленинградской области с настоящим приказом.

9. Контроль исполнения настоящего распоряжения оставляю за собой.

Начальник Управления
ветеринарии Ленинградской области —
главный государственный ветеринарный
инспектор Ленинградской области
Л.Н.Кротов

Приложение 1. Положение о порядке учёта, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в Управлении ветеринарии Ленинградской области

Приложение 1
к приказу Управления ветеринарии
Ленинградской области
от 26 августа 2019 года N 8

Общие положения

1.1. Положение о порядке учёта, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в Управлении ветеринарии Ленинградской области (далее — Положение) разработано в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 года N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», ГОСТ Р 51511-2001. Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования, утверждённым Государственным комитетом Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 25 декабря 2001 года N 573-ст (далее — ГОСТ Р 51511-2001), постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 года N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

1.2. Положение устанавливает общие требования по учёту, использованию, хранению и уничтожению гербовых печатей, иных печатей и штампов, используемых в делопроизводстве Управления ветеринарии Ленинградской области (далее — Управление).

1.3. Управление имеет печати с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее — гербовая печать Управления).

1.4. Гербовая печать Управления должна соответствовать требованиям ГОСТ Р 51511-2001.

1.5. Штампы, используемые в Управлении, печатями не являются.

1.6. Требования, предусмотренные Положением, являются обязательными для всех работников Управления.

Виды печатей и штампов, порядок их изготовления

2.1. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей Управления и их количестве принимает начальник Управления.

2.2. Гербовые печати Управления применяются для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам.

2.3. Изготовление гербовой печати Управления осуществляется специальными штемпельно-граверными мастерскими, имеющими лицензию на изготовление печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления данного вида продукции на должном качественном уровне.

2.4. Организация изготовления печатей и штампов осуществляется по заявкам руководителей структурных подразделений Управления, по согласованию с начальником Управления.

Изготовление дубликата печати допускается только в случае её утраты или износа по решению начальника Управления.

Порядок учёта, выдачи (сдачи) печатей и штампов и обеспечения их сохранности

3.1. Изготовленные печати и штампы передаются под роспись, ответственному работнику Управления за выдачу печатей и штампов и ведение книги учёта и выдачи печатей и штампов (далее — Журнал) — администратору документационного комплекса сектора правового сопровождения, информатизации и делопроизводства Управления.

3.2. До передачи ответственным работником Управления изготовленные печати и штампы хранятся в сейфе либо запирающемся шкафу сектора правового сопровождения, информатизации и делопроизводства Управления.

Доступ к печатям и штампам должен быть ограничен.

Ответственным работником Управления за хранение изготовленных печатей и штампов является администратор документационного комплекса сектора правового сопровождения, информатизации и делопроизводства Управления.

3.3. Учёт всех изготовленных печатей и штампов ведётся в Журнале с проставлением в нём их оттисков. Листы Журнала нумеруются, прошиваются и опечатываются.

3.4. Выдача гербовых печатей Управления работникам Управления производится под расписку в Журнале.

При возврате печати или штампа в Журнале ставится дата сдачи, подпись сдавшего печать или штамп и подпись работника Управления, ответственного за ведение Журнала.

3.5. Временная передача печатей и штампов от одного ответственного работника Управления другому ответственному работнику Управления (в связи с убытием в командировку, уходом в отпуск, временной нетрудоспособностью) осуществляется по акту.

Данный акт утверждается начальником Управления.

3.6. При увольнении ответственного работника Управления или переводе на его на иную должность числящиеся за ним печати и штампы передаются другому работнику Управления под роспись в Журнале.

3.7. Печати и штампы хранятся в сейфах или металлических запирающихся шкафах в структурных подразделениях Управления, использующих печати и штампы, исключающий их утрату и нарушения в их использовании в соответствии с Положением.

3.8. Работник Управления, обнаруживший утрату печати и штампа, немедленно сообщает об этом начальнику сектора правового сопровождения, информатизации и делопроизводства Управления, который информирует начальника Управления.

3.9. Проверка наличия всех печатей и штампов проводится не реже одного раза в год Комиссией по порядку учёта, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в Управлении ветеринарии Ленинградской области (далее — Комиссия).

Комиссия назначается распоряжением начальника Управления.

В составе Комиссии должно быть не менее трех человек, один из которых работник Управления, ответственный за учёт печатей и штампов.

Результаты проверки отражаются в акте.

Работники Управления, ответственные за хранение и использование печатей и штампов

4.1. В целях обеспечения надлежащего хранения и использования печатей и штампов в подразделениях Управления назначаются работники, ответственные за их хранение и использование.

4.2. Лицом, ответственным за хранение и использование первого экземпляра гербовой печати Управления, является начальник Управления.

4.3. Работником, ответственным за хранение и использование второго экземпляра гербовой печати Управления, является начальник сектора бюджетного планирования, финансирования и бухгалтерского учёта Управления — главный бухгалтер, в её отсутствие главный специалист сектора бюджетного планирования, финансирования и бухгалтерского учёта Управления.

4.4. Работником, ответственным за хранение и использование третьего экземпляра гербовой печати Управления, является начальник сектора правового сопровождения, информатизации и делопроизводства Управления.

4.5. Работником Управления, ответственным за ведение Журнала, является администратор документационного комплекса сектора правового сопровождения, информатизации и делопроизводства Управления.

4.6. Работник Управления, ответственный за ведение Журнала, разъясняет работникам Управления, ответственным за хранение и использование печатей и штампов в Управлении, порядок хранения и использования соответствующих печатей.

При этом ответственному за хранение печатей и штампов лицу разъясняются статьи 325, 327 Уголовного кодекса Российской Федерации, статьи 19.11, 19.23 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, статьи 57, 58 Федерального закона от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

4.7. Временная передача печатей и штампов от одного ответственного работника Управления другому ответственному работнику Управления (в связи с убытием в командировку, уходом в отпуск, временной нетрудоспособностью) осуществляется по акту.

Данный акт утверждается начальником Управления.

В случае если печать или штамп не была временно передана другому работнику Управления, временная передача другому работнику Управления осуществляется по письменному разрешению начальника Управления.

4.8. При увольнении работника Управления, ответственного за хранение и использование печатей и штампов в структурном подразделении Управления, переводе его на иную должность печать и штамп передается другому работнику Управления под роспись в Журнале.

Порядок использования печатей и штампов

5.1. В Управлении используются три гербовые выжимные металлические печати.

5.1.1. Первый экземпляр гербовой печати закрепляется за начальником Управления и используется для проставления оттиска гербовой печати на следующих документах:

— доверенности, выдаваемой от имени Управления за подписью начальника Управления;

— договоры, соглашения, заключаемые Управлением;

— акты (приёмки законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, описания, экспертизы);

— представления (о награждении государственными наградами);

— гарантийные письма (на выполнение работ, оказание услуг);

— командировочные удостоверения;

документы, требующие наличия оттиска гербовой печати в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

5.1.2. Второй экземпляр гербовой печати закрепляется за начальником сектора бюджетного планирования, финансирования и бухгалтерского учёта Управления — главным бухгалтером и используется для проставления оттиска гербовой печати на следующих документах:

— доверенности на получение товарно-материальных ценностей;

— поручения (бюджетные, банковские, платежные, на получение денежных средств в банке);

— реестры (чеков, бюджетных поручений, перечисления денежных средств, представляемых в банк и учреждение Федерального казначейства);

— бухгалтерские и статистические отчёты;

— сметы расходов;

— справки (о выплатах из заработной платы, использовании бюджетных ассигнований, начисленной и причитающейся заработной плате);

— извещения по выплатам, осуществляемым в централизованном порядке;

— уведомления о бюджетных ассигнованиях, лимитах бюджетных обязательств;

— иные документы, относящиеся к финансово-хозяйственной деятельности, в случаях, предусмотренных действующими нормативными правовыми актами законодательства Российской Федерации.

5.1.3. Третий экземпляр гербовой печати закрепляется за начальником сектора правового сопровождения, информатизации и делопроизводства Управления.

Порядок уничтожения печатей и штампов

6.1. Пришедшие в негодность в ходе эксплуатации или выведенные из действия и утратившие практическое значение печати и штампы подлежат сдаче администратору документационного комплекса сектора правового сопровождения, информатизации и делопроизводства Управления для уничтожения и списания с учёта.

6.2. Отбор и уничтожение печатей и штампов производится Комиссией.

6.3. На все отобранные к уничтожению печати и штампы администратором документационного комплекса сектора правового сопровождения, информатизации и делопроизводства Управления составляется акт с проставлением оттисков уничтожаемых печатей и штампов.

6.4. Комиссия проверяет наличие всех печатей и штампов, включённых в акт. По окончании сверки все члены комиссии подписывают акт, а председатель комиссии заверяет своей подписью листы акта. Акт утверждается начальником Управления.

6.5. Печати и штампы, отобранные для уничтожения и включённые в акт, после проверки их Комиссией, складываются в коробку и опечатываются председателем комиссии. Коробка хранится до уничтожения в сейфе.

6.6. Уничтожение печатей и штампов производится после утверждения акта в присутствии всех членов комиссии, которые несут персональную ответственность за правильность и полноту уничтожения перечисленных в акте печатей и штампов.

6.7. Уничтожение мастичных печатей производится путем сожжения, металлических печатей и штампов — путём спиливания. В акте об уничтожении печатей и штампов проставляются подписи всех членов Комиссии. Акт регистрируется в журнале учёта входящих документов.

6.8. Администратором документационного комплекса сектора правового сопровождения, информатизации и делопроизводства Управления на основании акта делает отметки об уничтожении в Журнале.

6.9. Акты об уничтожении печатей и штампов хранятся в течение 3 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

Ответственность работника Управления за неправомерное использование печатей и штампов Управления, нарушение правил хранения печатей и штампов Управления или их утрату

7.1. За неправомерное использование печатей и штампов Управления, нарушение правил хранения печатей и штампов Управления или их утрату работник Управления несёт ответственность, предусмотренную действующим законодательством, должностным регламентом или должностной инструкцией.

7.2. К Положению прикладываются оттиски печатей и штампов Управления, применяемых в делопроизводстве.

Официальный
электронный текст
ИПС «Кодекс»

Электронный текст документа
подготовлен АО «Кодекс» и сверен по:
официальный сайт Администрации
Ленинградской области
www.lenobl.ru, 26.08.2019

Вопросы делопроизводства: как купить печать, , хранить и уничтожать печати?

Штампы и печати основного и вспомогательного характера нужно хранить, уничтожать и учитывать в документах по определённым правилам, предписанным законодательством. Эти процедуры стоит соблюдать, чтобы не утерять важную вещь и не допустить её несанкционированного применения. Если же происходит спор, его решение также облегчается, если владелец правильно пользовался печатью.

Правила хранения штампов и печатей

Чтобы корректно учитывать все имеющиеся печати, нужно создать и вести специализированный журнал. Туда вписываются данные о производстве, применении и уничтожении подобных изделий. Журнал ведёт специальный сотрудник. Листы обязательно нумеруют, а руководитель заверяет их собственной подписью и печатью организации. Данный журнал кладётся в сейфе, защищённом от сгорания.

Обратите внимание! При увольнении, переводе работника, который ведёт журнал или приходе нового сотрудника нужно соформировать специальную комиссию. Она удостоверит, что указанные данные корректны, а в наборе присутствуют все штампы и печати.

Хранение печатей ответственными сотрудниками регулируется приказами начальства и служебным положением работников.

Главная круглая печать предприятия должна находиться у его владельца или определённого им лица. В последнем случае нужно написать соответствующий приказ. Также допускается временная выдача другим людям, но под расписку. Это возможно в следующих ситуациях:

• Руководство отсутствует на рабочем месте по причине болезни, отпуска или длительной командировки.
• Документы приходится заверять в праздничные или выходные дни.

Обратите вниманине! Сейф, выделенный для печатей, обязательно следует опечатать.

У работников, обязанных хранить и использовать печати, обязательно должны быть вспомогательные экземпляры.

Потеря штампов

Когда печать теряется, её невозможно ликвидировать. Поэтому нужно отнести заявление о случившемся в полицию. В документе нужно рассказать обо всех обстоятельствах утери и приложить необходимые документы, подтверждающие, что печать была изготовлена и зарегистрирована в журнале.

Тогда полиция выдаёт справку, дающую право изготовить дубликат потерянного экземпляра.

Почему и каким образом ликвидируют изделия?

Печати уничтожаются, если:

Основная информация владельца штампа — название, место регистрации изделия или фирмы, форма ведения предпринимательской деятельности — меняется.

Неудовлетворительное состояние печати не позволит поставить качественный оттиск.

В данных случаях нужно уничтожить печать и заказать новую.

Этапы процесса ликвидации:

• печать физически уничтожают;
• подтверждают проведённую ликвидацию соответствующими бумагами.

При этом способ уничтожения печати и день процедуры определяет собственник компании.

Собственноручная ликвидация

Если организация решила уничтожить печать самостоятельно, следует создать комиссию. Она уничтожит изделие и напишет акт, где укажет:

• Место и дату процедуры.
• Участников организованной комиссии.
• Причины принятого решения.
• Полное описание ликвидированного объекта.
• Метод уничтожения. Изделия из каучука или полимера нужно разрезать на кусочки или сжечь, а металлические — опиливают крест-накрест.

При этом нужно приложить акт, подтверждающих: использовать дальше или восстановить данную печать невозможно. Акт подтверждает правомерность действий коллектива предприятия и заносится в журнал.

Ликвидация при помощи другой организации

Изношенные штампы и печати могут уничтожать специализированные фирмы. Обычно это штепмпельные мастерские, которые делают новые штампы. Однако ликвидировать придётся и печать, и правовые документы, связанные с ней:

• Заявление на ликвидацию с подписью руководства.
• Ксерокопия паспорта руководителя или трудовой книжки.
• Нотариально заверенная выписка из конторы под названием ЕГРЮЛ.

Когда нужные бумаки предоставлены, а печать изрезана или сожжена и фирма оплатила данную работу, сотрудники получают акт с оттисками старой печати.

Материал подготовлен по данным https://mystampready.com/ru/blog/hraneniye_i_unichtozheniye_pechatey/

NikLena , давнишняя статья, но все же.
Журнал «Главбух» №24, декабрь 2006
О смене печати надо проинформировать всех заинтересованных лиц
Мы решили переделать печать нашего ООО, поскольку на старом оттиске обнаружена ошибка. Какие структуры нам нужно поставить в известность?
М. Ю. Фролова, гл. бухгалтер ООО «Надежда» (п. Коноша, Архангельская обл.)
Действующее законодательство не обязывает организацию информировать кого-либо о смене своей печати. Но, безусловно, сообщать об этом надо, чтобы у организации не возникло проблем при ведении своей хозяйственной деятельности.
Например, вы будете вынуждены поменять все свои банковские карточки, так как на них обязательно проставляется оттиск печати. В противном случае банком не будет принят к оплате платежный документ с новой печатью.
Кроме того, обязательное извещение о смене печати может быть предусмотрено договорными отношениями с контрагентами.
Также во избежание недоразумений стоит сообщать о смене своей печати всех постоянных контрагентов.
И, разумеется, имеет смысл проинформировать о смене печати налоговых инспекторов. Для этого вместе с очередной отчетностью принесите в инспекцию копию приказа руководителя о том, что с определенного числа фирма использует новую печать. На том же приказе сделайте оттиск новой печати.
В. В. КОРОТКОВ, ведущий специалист по договорному праву ООО «ЮФ АРДАШЕВЪ и ПАРТНЕРЫ»

Списание печатей — вопрос, волнующий многие компании, поскольку, если прежнюю печать в дальнейшем нельзя применять, рекомендуется ее списать и уничтожить. О том, что при этом важно помнить, пойдет речь в нашей статье.

В каких случаях фирме следует списать печать с последующим уничтожением?

На практике существует не так много ситуаций, в которых перед фирмой может возникнуть необходимость уничтожить использовавшуюся прежде печать (если она обязана ее применять или применяет печать по своему желанию). К таким ситуациям относятся следующие:

• Изменились какие-либо ключевые реквизиты организации, которые отражаются в печати.
• Фирма намерена в ближайшем будущем прекратить бизнес-активность, в связи с чем проходит процедуру ликвидации.
• Прежняя печать компании по каким-либо причинам вышла из строя (конструктивные элементы сломались либо оттиск перестал быть пригодным к использованию).

Если любое из указанных выше обстоятельств имело место, компании следует списать вышедшую из строя печать и уничтожить ее. Только после этого можно оформлять соответствующими документами введение новой печати.

О том, все ли документы сегодня следует оформлять печатью, см. в статье «Печать не является обязательным атрибутом первички».

Вместе с тем в настоящее время отсутствует единый нормативный документ (закон), предписывающий всем субъектам хозяйствования уничтожать печати при наступлении указанных выше обстоятельств. Поэтому уничтожение печатей отвечает интересам, в первую очередь, самой организации.

ВАЖНО! Факт уничтожения прежней печати следует задокументировать соответствующим актом.

Как именно уничтожить ранее находившуюся в эксплуатации печать, должен решить руководитель компании.

О том, имеются ли налоговые последствия использования документов без печати, см. в материале «Налоговиков обязали принимать документы без печати».

Что важно помнить, чтобы корректно уничтожить старую печать?

Руководство компании вправе выбрать из 2 базовых вариантов уничтожения печати:

• осуществить уничтожение печати самостоятельно;
• поручить уничтожение печати третьим лицам (фирме, занимающейся изготовлением и уничтожением печатей).

Поскольку уничтожение печати не требует значимых трудозатрат, большинство организаций выбирают первый способ, т. е. делают это своими силами.

Алгоритм действий в данном случае будет следующим:

1. Руководитель приказом созывает специальную комиссию, которая и будет заниматься уничтожением печати.
2. После того как старые печати уничтожены (в присутствии комиссии в полном составе), фирма составляет специальный акт. Единой формы такого акта законодателем не установлено, поэтому он может быть составлен в свободной форме. Главное, чтобы в нём было указано, по какой причине было решено уничтожить печати, какие именно это печати (привести их наименования и оттиски). Акт следует подписать всем членам комиссии.

Если же фирма решит не заниматься уничтожением печатей самостоятельно, она может поручить это специальной организации, оказывающей подобные услуги. Выбрав такой способ, следует помнить, что вместе с печатью этой организации потребуется предоставить документы, подтверждающие правомерность действий по уничтожению печати (решение руководителя компании, документы, закрепляющие его полномочия, и т. д.).

Кроме того, в ряде случаев фирме, независимо от выбранного способа уничтожения печати, необходимо будет уплатить госпошлину (к примеру, при исключении печати из реестра).

Итоги

Списать и уничтожить печать не представляет особой сложности. Делать это компании следует как в случае, когда прежняя печать более неактуальна, так и в случае, когда печать пришла в негодность. Компания может уничтожить печать самостоятельно или поручить это третьей стороне, специализирующейся на оказании подобных услуг.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.