Содержание
В большинстве компаний заведено достаточно много отчетов. Иногда их приходится по два-три на каждого члена команды проекта. Мы все прекрасно знаем, что каждый отчет требует времени на сбор данных, времени на их обработку, времени на прочтение, да еще и времени на принятие решений. Но мы также знаем и то, насколько это время не всегда оправданно. Ваша задача как проектного менеджера состоит в том, чтобы разобраться, что действительно важно знать заинтересованным сторонам, и не тратить время впустую. И в этом Вам могут помочь Топ 5 видов отчетов по проекту.
Если бы мы печатали все отчеты, которые проходят через наши руки, деревья на нашей планете закончились бы через пару дней. Обратите внимание, как много отчетов автоматически отправляются в корзину фильтрами почтовых клиентов либо удаляются вручную, как только появляются во «Входящих». А ведь на самом деле в корзину отправляются трудозатраты и бюджеты наших проектов.
Сфокусируйтесь на том, что действительно важно для Вас и для читателей, используя следующие виды отчетов:
Отчет №1: Статус-отчет по проекту
Статус-отчет по проекту необходим… именно для сообщения статуса проекта. Он должен быть достаточно подробным, чтобы можно было оценить «здоровье» проекта, но не слишком подробным, чтобы читатели этого отчета не засыпали над ним от множества ненужных подробностей. Этот отчет должен отвечать на четыре следующих вопроса:
- Как обстоят дела с проектом в данный момент?
- Какими будут следующие шаги по этому проекту?
- Какие обстоятельства могут помешать успешному завершению проекта?
- Каковы ключевые метрики данного проекта?
Бесплатный шаблон статус-отчета
Отчет №2: Реестр рисков
Реестр рисков или, в более компактном виде, Обзор рисков проекта — это еще один жизненно важный отчет, который Вам понадобится. Риски всегда живут в окружении проекта и только и ждут, чтобы сбить его с курса. Реестр рисков содержит результаты идентификации рисков, данные их анализа и планы реагирования для наиболее существенных рисков.
Обзор рисков проекта может включаться в Статус-отчет по проекту как одна из ключевых метрик. Например, Вы можете указать общее количество еще существующих рисков и классифицировать их по степени негативного влияния на проект. Это создаст у получателя отчета ясное представление об общем состоянии рисков по Вашему проекту.
Шаблон Реестра рисков
Шаблон Обзора рисков
Отчет №3: Реестр неотложных вопросов
В Реестре неотложных вопросов Вы сообщаете, как идет работа с наступившими рисками, а также с непредвиденными обстоятельствами и вопросами, требующими неотложного решения. К примеру, у Вас мог существовать риск ухода из команды ключевого сотрудника. После того, как он перешел на другую работу, Вам приходится решать неотложный вопрос о его замене. При этом Ваше руководство должно сделать выбор между приемом в штат нового сотрудника и подкреплением команды за счет другого проекта, после чего Вы сможете планировать свои дальнейшие действия.
Реестр неотложных вопросов должен показывать, какие меры АКТИВНО предпринимаются по каждому из таких вопросов, а также приоритеты этих вопросов по масштабу воздействия на проект. Приоритеты могут быть в диапазоне от «незначительного» до «критического» и служат для всех ориентиром, что нужно делать в первую очередь, и что во вторую, чтобы удержать проект в заданных рамках.
Шаблон Реестра неотложных вопросов
Отчет №4: Резюме для руководства
Резюме для руководства – сильно отличается от вышеуказанных отчетов, его даже пишут «на другом языке». Резюме для руководства – высокоуровневый отчет, задача которого обеспечить руководство четким пониманием статуса проекта, пользы, которую он принесет, соответствия этого проекта разработанной стратегии, влияния результатов проекта на общее положение дел в компании. Именно это интересует в первую очередь высших руководителей, у которых нет времени вникать в детали каждого отдельно взятого проекта.
Делайте этот отчет объективным, подкрепляйте данные фактами. Не бойтесь описывать предельно реалистичную картину. Руководители прекрасно понимают, что далеко не всегда дела идут так, как было запланировано. Они лишь хотят быть уверены, что у Вас есть план, как вернуть проект обратно в рамки установленных ограничений.
Шаблон Резюме для руководства
Отчет №5: Все, что Вы захотите
Здесь вовсе не подразумевается легкомысленное отношение. Наоборот, подразумевается предельно адекватное отражение реальности. А реальность такова, что трудно подобрать «идеальный» отчет, лучшим образом подходящий для каждой компании, проекта, обстоятельств или аудитории. Ваша задача как руководителя проекта – выбрать самые нужные аспекты каждого из возможных отчетов и создать такой отчет, какой подходит условиям Вашего проекта больше всего. Со временем Вы поймете, какая информация в отчете будет наиболее релевантной, чтобы получать необходимые Вашему проекту действия и реакцию от его читателей.
Убедитесь, что Ваш отчет легко создавать еженедельно. Стоит больше времени потратить на продумывание целей и назначения отчета, чем на само его заполнение.
Повысьте эффективность Вашей работы с этими Топ 5 отчетами, или любыми другими, используя шаблоны Библиотеки ТенСтеп.
Компании сообщаютНовости компаний
| 18.05.2020
Отчет по приходам
Новая версия системы электронного документооборота и управления совместной работой PayDox включает функционал, позволяющий осуществлять управленческий учет и формировать отчетность через интеграцию с MS Excel.
Основное преимущество использования MS Excel для управленческого учёта и отчетности – это гибкость. Продвинутые пользователи могут самостоятельно создавать различные варианты отчетов и оперативно адаптировать их под текущие потребности своей организации. Таблицы и графические диаграммы MS Excel, использование формул, позволяют представить в наглядном виде всевозможные кастомизированные показатели деятельности предприятия.
Очевидной проблемой при использовании MS Excel на предприятии является наполнение таблиц MS Excel актуальной исходной информацией. Данные приходится либо вводить вручную, что является источником ошибок и дополнительной работы, либо писать программный интерфейс для автоматического наполнения таблиц MS Excel данными из корпоративной информационной системы, что часто является достаточно трудоемкой работой, а также нивелирует всю гибкость использования MS Excel – при изменении таблиц такой код приходится переписывать.
Новая функциональность СЭД PayDox позволяет пользователям создавать таблицы MS Excel для управленческого учёта и отчетности с автоматическим наполнением таких таблиц актуальными данными из первичных документов. Необходимо лишь в формулах расчета в таблицах MS Excel использовать наименования полей документов из СЭД. Загрузив такой файл MS Excel в СЭД как шаблон, можно одним кликом получать готовый управленческий отчет в виде файла MS Excel с актуальными данными, вставленными в него «на лету» из СЭД. Любая управленческая отчетность таким образом может формироваться самими пользователями и при необходимости дополняться и совершенствоваться. Преимуществом такого подхода является наличие функции «drill-down» – на формируемые отчетом показатели можно кликнуть и получить в СЭД список первичных документов, из которых он получен. Все управленческие отчеты становятся проверяемыми в режиме реального времени.
Таким образом возможно делать тесную интеграцию системы электронного документооборота с уже имеющейся на предприятии управленческой отчетностью на таблицах MS Excel, полностью автоматизируя подготовку таких отчетов. Данный подход обеспечивает гибкость и оперативность подсистемы управленческого учета и отчетности предприятия и позволяет ответственным сотрудникам предприятия участвовать в разработке и дальнейшей адаптации процесса автоматизации управленческой отчетности под нужды предприятия.
Функциональность формирования управленческого учета и отчетности включена в бесплатную версию PayDox Team, которая скачивается и устанавливается за несколько минут, после чего готова к работе.
Полнофункциональная версия системы электронного документооборота и управления совместной работой PayDox доступна на официальном сайте системы http://www.paydox.ru
Paybot | Пэйбот
Одновременно коучинг проходит в 95 залах 3500 человек. 1500 участников в Москве
Идеальный результат участия в коучинге + 300 000 рублей за 2 месяца (вход в мастер-группу). Минимальная приемлемая дельта (приращение вашего личного дохода) +40 000 рублей. Зеленая карта Бизнес-Молодости, если +120 000. Это дает право повторного бесплатного прохождения Интенсива и Коучинга
· «Яростные ассасины» – быстро входят в бизнес, буквально заболевают бизнес-молодостью. Но их энтузиазма хватает только на 2 месяца Коучинга.
· «Тихие паровозики» – становятся на рельсы только к 8-му занятию и только под конец получают первый результат – Оказывается, это работает. И продолжают пыхтеть и разгоняться.
Дойти до конца – выполнить все домашние задания и посетить все занятия – тоже отличный результат. Молодцы! 80%, из тех, кто доходит до конца имеют прирост не менее 40 000.
Больше всего коробит то, что другие, которые очевидно тупее, делают лучше, чем Вы! Сначала у всех эйфория, все кажется очень простым. Потом приходит понимание, что работать придется. Первые пассажиры сойдут. Станет хуже.
Задания легко проверить, выполнены или нет.
Домашнее задание к следующему занятию
1. распечатать 5 прототипов LP (landing page) или Маркетинг Китов (распечатанный каталог).
Это может быть
· 1 ниша локомотив и 5 ее версий,
· 5 разных сегментов,
· Смешанный вариант. Выбираете сами.
2. Один сайт-лендинг делается полностью и выкладывается в Интернет. Сделайте максимально хорошо, как сможете. Нормальный сайт дорабатывается 20 раз. Распечатать и прислать ссылку. Сссылка должна работать, сайт должен открываться.
Создавать прототипы надо в специальных программах. Не отдавать на откуп непрофессионалам и дилетантам, которые обещают сделать за 3 копейки. Освоить самостоятельно. Пропустить через себя.
Дизайн дорабатывается до совершенства постепенно. Важна логика донесения информации.
Прототип включает в себя блоки, подписи, идеи. Прототип не то же самое, что черновик. Прототип передается дизайнеру. Все слова, кнопочки уже прописаны.
Весь коучинг делится на 2 части: а) сначала формирование потока лидов на 300 000 рублей в месяц, б) достижение прироста личного дохода на 300 000 рублей
Экзамен после 4-го занятия в середине курса: таблица в CRN (?) потенциальных клиентов (Лидов) на 300 000. Сайт или любой другой конвертер, создающий поток. Управленческая таблица.
Управленческая таблица. Ежедневно считать все показатели, которые вы способны просчитать. Распечатать в цвете таблицу управленческих показателей.
Например: Услуги. Заявки (сколько кликов откуда). Оплата (Стоимость клика). Деньги.
Любая задача, которую вы встретите в бизнесе, может быть выполнена, исходя из вашего бюджета, времени и др. ресурсов.
Необходимо оцифровать месиво с самого начала. Это — творческий процесс, потом сами оптимизируете.
Еще домашнее задание: рыба той управленческой таблицы, которую вы будете вести. Оцифровать свой бизнес. Связка между цифрами и принятием решений.
Если не анализировать показатели получатся какие-то сайты, какие-то звонки, какие-то клиенты, какая-то реклама.
Первое правило БМ (бизнес-молодости) – бизнес-свинья. Если чего-то не понимаешь, погружаешься по уши и разбираешься. Не нужны действия просто так, наобум.
Прописать, сколько нужно Лидов, сколько трафика, нормативы месячные, недельные, дневные для достижения поставленного Вами результата. Это и есть декомпозиция.
Шаблоны никто давать вам не собирается. Составляете 2 таблицы: как должно быть (исходя из целей, фантазий, мечты) и по факту (что есть сейчас). Понимаете, что нужно совершить, чтобы выполнить дельту (запланированный прирост).
Простота не от глупости, а от мудрости (как светофор).
Встречаются такие люди: постоянно очень заняты, все время деловые встречи, а денег нет. Оценивайте все свои действия по критерию Манимейкинга (делание денег) – все, что реально ведет к деньгам в кассе (в кармане). Попасть из точки А à в точку Б реальная, но трудно достижимая цель. Насколько велик Ваш стресс при ее достижении?
Предлагается перевернуть все с ног на голову – создать стресс от недостижения цели. Создается намеренно избыточный дискомфорт сейчас. Техника Декларация – если я не выполняю своего обещания, я отдаю своему ментору (куратору, которого я выбираю сам из числа значимых для меня людей) конкретную сумму (заметную и значимую для бюджета).
Декларации могут ставить только люди, которые уже занимались бизнесом достаточно успешно, чтобы не загонять себя на СЛАБО в невыполнимые обещания. Цена слова в случае не достижения точки Б должна быть не больше 2-3 месячных прожиточных минимумов. Декларация ставится перед тем человеком, перед которым вы боитесь опозориться. Не больше чем на 1,5-2 месяца и не более 2 раз в год. Помогает взять ответственность за точку Б.
Например, у серьезного бизнесмена была декларация в случае невыполнения обязательства (заработать и купить машину конкретной престижной модели) — пойти работать в МакДональдс и стать лучшим сотрудником месяца.
Задание. Разбиться на мини-группы из 5-6 человек. Подготовить декомпозицию (см. выше) в цвете. Создать управленческие таблицы, которые будут присылаться вам автоматически днем и вечером. Настроить смс уведомления сами себе с выпиской из Управленческой таблицы.
Найдите сообщество Бизнес-молодости в Вашем городе и присоединитесь к нему.
Трафик àклиенты àлиды àожидаемые деньги (код 0,9)
Лиды второго порядка – пришел на демонстрацию.
Шкала от 0 (отказ) до 1 (деньги в кассе).
0,1 – Пришли Поговорить Развлечься – ППР
0,5 – живой интерес с целью купить
0,9 – собирается купить (нависшие деньги)
0,99 – выписан счет
1 – нами получены день за выполненные нами обязательства
Минусуем системные расходы на бизнес (а не стоимость билета на электричку и гамбургера.
Анализируйте все результаты по сайтам, по услугам, по регионам, по менеджерам.
Задание на перерыв – завязать 15 новых знакомств (установить 15 новых контактов) с записью контактной информации, ниши и росписью.
Классификация
· Молодцы – не обманывают себя и других, работают на 8 по 10-бальной шкале.
· Супер-молодцы — и так все классно. Им нужен катализатор для перевыполнения нормы. Отличаются талантом и чувством вкуса, хорошая верстка, хорошие карточки товара.
· Герои делают на 10-12 баллов. Все делают сами. Зарабатывают 40 000 – 100 000.
· Ну почему я такая – ищут сложные пути. Зарабатывают 20 000 – 40 000.
· Нормальные – уйдут
· Тупые – тонкая прослойка
2 типа людей: пустышки, цель которых упаковаться, сделать из говна конфетку; мастера – обладают сутью и мастерством, но фантики делать не умеют.
Лендинги.
1. Главный элемент – первый экран с вашим предложением (OFFER). Заголовок хорошо виден. В нем – главная причина, почему у вас надо купить, главная выгода, которую получает клиент, за что вас можно любить.
Например, «Трубозапорная арматура с доставкой по всей России. Скидки 7 % при заказе …»
Ценность должна быть в 10 раз больше, чем цена
2. Поясняющие тезисы – несколько строк
3. Справа вверху контакты
4. Главное доказательство
5. Визуализация – качественная оригинальная фотография
На первом экране должны расположиться 6 главных ключевых выгод (6 фактов). Нужно расставить их по приоритетам. Сделать это по каждому сегменту рынка. Причина №1 должна быть отражена в заголовке. Остальные причины – в других местах лендинга.
50% КОНВЕРСИИ обеспечивает заголовок. Поймать ТРЕНД (глобальная тенденция).
Упражнение «консультант-заказчик» – тестировать лендинг на целевой аудитории.
Примеры заголовков или подзаголовков «… у нас вдвое дешевле, чем у конкурентов, потому что у нас собственное производство», «Промышленные теплицы от российского производителя под ключ (проектирование, доставка, монтаж…)на всей территории РФ и СНГ. Скидка 20% на отопительные системы»
Шлифовка:
· поиск смысловых ошибок, косяков в визуальном ряде (негров, китайцев и т.п.),
· подбор читабельных шрифтов,
· проверка на синтаксические, орфографические, лексические ошибки.
Сейчас делать все своими руками.
Классное предложение. Например, «Сохраняем воспоминания» — монтаж старых видеозаписей и фотоснимков в виде фильмов (60 точек по Москве).
Шаг №0
Если предложение классное, то все остальное идет само собой. Если предложение фиговое, нужен бешеный маркетинг.
Например, «английский детский садик по цене обычного».
Вся модель неизбежных продаж – апелляция к сильной стороне:
1. К опыту
2. К маркетингу
3. К результату
Хит-парад подходов
1. Продукт – у других такого нет
2. Производство дополнительных ценностей (услуги, ивент-маркетинг, массаж)
3. Близость к производителю (прямые поставки)
4. Авторские разработки
5. Низкая цена за счет логистики (оптовых закупок …)
6. Улучшенный вариант по цене обычного (лучше, чем давать скидки). Например, отдых 5 звезд по цене 3-х.
7. Подарки (это лучше, чем давать скидки)
8. Оперативность — Доставка за 30 минут, в тот же день … Подача такси за 3 минуты или поездка за наш счет. Зимний монтаж окон за 40 минут
9. Опции в подарок.
10. Товар-локомотив + опции на выбор. Локомотив идет по себестоимости или в убыток. Опции продаем по рыночной цене. В итоге – то же, что у остальных, но клиент уже у вас. Например, эксклюзивно низкие цены на готовые срубы. Оплата пропитки, оконных проемов, дверных косяков отдельно. Заработок на дополнительных опциях.
11. Начну бесплатно (не надо мне платить сразу) – бесплатный аудит, б/п замер, б/п примерка, б/консультации, б/п тест-драйв
12. Образцы – Давайте вместе заработаем деньги. Партнерка
13. У нас купить проще (проще оформление, удобная доставка, удобная оплата)
Домашнее задание
0) Создать команду-пятерку. Придумать ей имя
1) Распечатать чек-лист с сообщества бизнес-молодости, по которому будут проверять домашнее задание
2) Создать Управленческую таблицу 10 нормативов по декомпозиции. Цель точка Б.
3) Прописать декомпозицию – таблицу с нормативами
4) Создать 5 прототипов 5 версий лендингов по модели неизбежных продаж
5) Одну из версий доделать в дизайне и выложить в Интернете. Распечатать в цвете. Ссылка должна работать
6) До 23:59 пятницы (накануне субботнего занятия) послать результаты по адресу dom.zadanie@molodost.bz Подписать имя и фамилию, дать ссылку на сайт, приложить файлы с таблицами и прототипами
Бесплатный сервис для создания сайтов-прототипов mocups, balsamic, word
Через неделю участникам Коучинга необходимо предоставить один работающий сайт и пять прототипов лендингов, придуманных самостоятельно. По ходу встречи список пополнился задачами сделать декомпозицию, составить шаблон управленческой таблицы и настроить СМС-уведомление с самыми важными показателями из нее.
| | | следующая лекция ==> | |
| Метод оценки себестоимости единицы запасов | | | ВНИМАНИЕ: на этапы 1, 2 и 3 вводится контрольное время – примерно 30 минут. За каждого оставшегося участника, плот, носилки – 10 баллов штрафа. Рюкзак- 5 баллов штрафа |
Дата добавления: 2016-04-03; просмотров: 333 | Нарушение авторских прав | Изречения для студентов
Рассмотрим пример в динамике.
Из таких управленческих данных можно получить следующую информацию для дальнейшего анализа:
- В части активов управленческого баланса:
► Внеобороные активы. Отсутствуют.
► Складские запасы. Наблюдается ситуация затоваренности в 2016 году по сравнению с 2015 годом. Подобная динамика складских запасов может говорить об отрицательных тенденциях в бизнесе.
► Дебиторская задолженность. Она уменьшилась по сравнению с предыдущим годом. С учетом затоваренности (показатель – складские запасы вырос) и снижения дебиторской задолженности можно предположить, что ситуация с продажами в компании ухудшилась. Но точнее об этом скажет строка «Итого активы».
► Денежные средства. Сам по себе не самый сильный показатель, чтобы делать какие-то однозначные выводы. Не стабилен. Может измениться в любой момент.
► Валюта баланса. Отражена в строке «Итого активы», увеличилась в 2 раза. Учитывая тот факт, что большинство цифр по сравнению с прошлым годом выросло, предварительно можно рассуждать о том, что компания все же не испытывает сложностей с продажами.
- В части пассивов управленческого баланса
► Уставный капитал. Не изменился
► Собственному капиталу стоит уделить особое внимание. И одна из задач бизнеса заключается в том, чтобы показатель собственного капитала не был отрицательным.
Он бывает отрицательным в следующих двух случаях:
- деятельность компании убыточна;
- собственник забирает из бизнеса средств больше, чем компания зарабатывает.
Отрицательный собственный капитал говорит о том, что вы должны больше, чем имеете.
Замерять его необходимо ежемесячно. Собственный капитал считается следующим образом. На 1 число месяца проводится инвентаризация активов и обязательств. Разность между этими двумя показателями укажет на величину собственного капитала.
► Нераспределенная прибыль. Увеличилась почти в 4 раза. Рост однозначно свидетельствует о позитивных процессах и росте продаж.
► Займы. В 2016 г. появились займы, которых не было в предыдущем. На общем фоне величин остальных показателей это изменение можно трактовать как негативное. То есть бизнес требует дополнительного вливания денег. Если принять во внимание возросшие складские запасы, рост прибыли, снижение дебиторской задолженности, то можно предположить, что:
- Бизнес развивается и требует дополнительных вливаний
- Много денежных средств вложено в материальные запасы
- Скорее всего компания уже испытывает кассовые разрывы
- Ликвидности на устранение кассовых разрывов и рост предприятия не хватает.
► Счета поставщиков к оплате. Показатель серьезным образом увеличился. Одним из важных показателей деятельности является отношение дебиторской задолженности к кредиторской. Желательно, чтобы оно равнялось единице. В нашем же случае дебиторка почти в 3 раза меньше.
► Прочая кредиторская задолженность. Показатель вырос. Чаще всего под этим показателем подразумевается предоплата от покупателей.
Для более точных выводов необходимо проанализировать также отчет о прибылях и убытках и отчет о движении денежных средств. Но для предварительной оценки положения компании достаточно данных из управленческого баланса.