Куперс

Необходимость счета

Необходимость выставлять счет, а также требования к его форме, перечню реквизитов и заполнению действующим законодательством не установлена.

На практике счет оформляют в таких случаях.

1. Счет заменяет договор. Обычно это закупки на малую сумму до 100 000, когда нет договора с подписью обеих сторон. В этом случае оплата счета является акцептом (согласием) учреждения на условия сделки, указанные поставщиком в этом счете. После оплаты считается, что договор заключен. Это следует из пунктов 1 и 3 статьи 434, статье 435, пункте 3 статьи 438 Гражданского кодекса РФ, писем Минэкономразвития России от 30.11.2015 № Д28И-3446, от 03.08.2015 № Д28и-2300.

2. Оформление счета обязательно по условиям договора. Например, когда в нем прописывают особые расчеты. Кроме того, часто счет выписывают на аванс (например, когда точная сума в контракте не прописана, только процентное соотношение от суммы вознаграждения).

Таким образом, счет не является обязательным документом, установленным законодательством. Эту позицию также поддерживают суды. Например, в Постановлении ФАС Поволжского округа от 07.11.2013 по делу № А65-3808/2013 указано, что обязанность выставлять счет в законах не прописана и нет унифицированной формы документа, поскольку счет является обычаем делового оборота. Также российское законодательство не требует заверять счета собственноручными подписями и печатью.

Подпись на счете (виза) и печать учреждения

Виза на счете руководителя (или другого сотрудника) и печать учреждения не нужны – в действующем законодательстве таких правил нет. Их ставят только когда это предусмотрено правилами внутреннего контроля учреждения. Объясняется это так.

Обязательство учреждения оплатить контракт возникает по факту его заключения и исполнения поставщиком обязательств, а вовсе не по счету. Но даже если счет прописан в контракте как обязательный документ, руководитель не обязан его визировать. Даже без визы свое согласие на оплату руководитель подтверждает два раза.

• первый раз – когда подписывает контракт. То есть, подпись руководителя, который действует от имени учреждения, подтверждает обязательства учреждения оплатить контракт на условиях, указанных в нем (п. 1 ст. 160 Гражданского кодекса РФ);
• второй раз – когда подписывает платежный документ на оплату контракта. Ведь платежные поручения, заявки на кассовый расход и другие документы подписывает именно руководитель (письменной или электронной подписью).

Таким образом, визирование счета не установлено действующим законодательством и не влияет на принятие или исполнение обязательств. Тем более, если учреждение не станет оплачивать контракт, мотивируя тем, что руководитель не поставил визу, это грозит санкциями по контракту и гражданскому законодательству. То есть, учреждение обязано оплачивать контракт, независимо от наличия визы на счете руководителя или другого сотрудника.

Но учреждение может самостоятельно установить в правилах своего внутреннего финансового контроля, что руководитель (другой сотрудник) визирует счета. Напомним, такой контроль учреждения обязаны проводить по пункту 6 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н. В этом случае руководитель (ответственный сотрудник) должен поставить визу после конкретных мероприятий предварительного контроля, которые прописаны в положении о контроле. Например, после сверки счета с условиями контракта и реквизитами.

Вопрос: Учетная политика казенного учреждения и подведомственных бюджетных учреждений не содержит положений по отражению событий после отчетной даты. Документы, поступившие после сдачи отчетности, регистрируются в журнале входящей корреспонденции, указываются номер и дата. Необходима ли разрешительная виза руководителя при приеме к оплате счетов-фактур поставщика (заявки на кассовый расход, на основании которых производится оплата соответствующих документов, руководитель подписывает электронной подписью)? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2016 г.)

Учетная политика казенного учреждения и подведомственных бюджетных учреждений не содержит положений по отражению событий после отчетной даты. Документы, поступившие после сдачи отчетности, регистрируются в журнале входящей корреспонденции, указываются номер и дата.

1. Необходима ли разрешительная виза руководителя при приеме к оплате счетов-фактур поставщика (заявки на кассовый расход, на основании которых производится оплата соответствующих документов, руководитель подписывает электронной подписью)?

2. Каким образом можно организовать ведение учета по первичным документам (акты на оплату коммунальных услуг, услуг связи), которые не поступают в учреждение в срок и не находят отражения в формах отчетности?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

1. Наличие разрешительной визы руководителя на документах поставщиков, принимаемых к оплате, обязательно только в том случае, если соответствующее положение внесено в качестве элемента учетной политики по организации внутреннего финансового контроля учреждения. В противном случае наличие разрешительной визы руководителя на документах поставщиков, принимаемых к оплате, не обязательно.

2. Обеспечить включение расходов по первичным документам, которые не поступают в срок, в финансовый результат того отчетного периода, к которому такие расходы относятся, можно путем формирования резерва предстоящих расходов.

Обоснование вывода:

1. Согласно п. 8 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н), первичные учетные документы не принимаются к бухгалтерскому учету без подписи руководителя (или уполномоченных им лиц).

В свою очередь, никакие нормативные акты или рекомендации финансового ведомства не указывают на обязательное наличие разрешительной визы руководителя на документах поставщиков, принимаемых к оплате.

Наличие разрешительной визы руководителя на документах поставщиков, принимаемых к оплате, может быть внесено в качестве элемента учетной политики по организации внутреннего финансового контроля учреждения (п. 6 Инструкции N 157н, ст. 19 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон N 402-ФЗ). В случае если такой элемент в локальном акте учреждения о внутреннем финансовом контроле отсутствует, то документы поставщиков обосновано могут приниматься к оплате без разрешительной визы руководителя.

2. В хозяйственной жизни учреждений госсектора довольно распространенной является ситуация, когда документы поставщиков (особенно по коммунальным услугам, услугам связи), относящиеся к определенному отчетному периоду, поступают в учреждение уже после сдачи отчетности за этот период.

С одной стороны, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Поэтому начисление услуг поставщиков в учете без наличия первичной документации может быть расценено как нарушение правил бухгалтерского (бюджетного) учета.

С другой стороны, на документах поставщиков в такой ситуации проставлены даты, соответствующие прошедшему отчетному периоду, однако такие документы не получили отражение в учете и отчетности. Поэтому такое несоответствие может вызывать претензии со стороны контролирующих органов. Однако наличие регистрации первичных документов в журнале входящей корреспонденции с указанием номера и даты их поступления позже даты сдачи отчетности является обоснованным доводом невозможности отражения документов в учете и, соответственно, отчетности за прошедший отчетный период*(1).

Обеспечить включение соответствующих расходов в финансовый результат того отчетного периода, к которому такие расходы относятся, можно путем формирования резерва предстоящих расходов.

Возможность формирования резервов предстоящих расходов в бухгалтерском (бюджетном) учете организаций госсектора появилась в конце 2014 года. А именно: приказом Минфина России от 29.08.2014 N 89н Единый план счетов бухгалтерского учета и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н), были дополнены новым счетом 401 60 «Резервы предстоящих расходов» и, соответственно, пунктом 302.1, разъясняющим применение указанного счета.

Согласно абзацу 8 п. 302.1 Инструкции N 157н такие резервы могут формироваться, в частности, по обязательствам учреждения, возникающим по фактам хозяйственной деятельности (сделкам, операциям), по начислению которых существует на отчетную дату неопределенность по их размеру ввиду отсутствия первичных учетных документов.

Виды резервов, порядок их формирования (отражение в учете отложенных обязательств) и периодичность отражения в учете устанавливаются в учетной политике учреждения (смотрите также письмо Минфина России от 20.05.2015 N 02-07-07/28998).

Формирование резервов по фактически произведенным расходам, по которым в срок не поступили документы (на услуги связи, на коммунальные и иные услуги), отражается бухгалтерской записью:

Дебет 0 401 20 200 (0 109 00 000)*(2) Кредит 0 401 60 000.

Указанная корреспонденция предусмотрена, в частности, пунктом 124.1 Инструкции по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденной приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н, и пунктом 160.1 Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:

— Энциклопедия решений. Резервы предстоящих расходов в госучреждении. Счет 401 60;

— Энциклопедия решений. Резерв под обязательства, по которым в госучреждении отсутствуют первичные документы

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Сульдяйкина Валентина

Ответ прошел контроль качества

1 апреля 2016 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

————————————————————————-

*(1) В случае возникновения судебных разбирательств суд соглашается с обоснованными доводами, указывающими на невозможность отражения в учете и отчетности первичных документов, относящихся к отчетному периоду, но поступивших в следующем периоде. Смотрите, например, Решение ВС Республики Башкортостан от 05.08.2015 по делу N 21-675/2015.

*(2) Использование того или иного счета в данной ситуации определяется положениями учетной политики учреждения.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ПАО «Компания»
____________ П.П. Петров

«___»___________ г.

Методическая инструкция Порядок акцепта документов на оплату ПАО «Компания»

1. Назначение
2. Область применения
3. Определения, обозначения и сокращения
4. Компетенция
5. Описание методики
6. Сопутствующие документы
7. Порядок внесения изменений
8. Распределение (рассылка) методической инструкции

1. Назначение

Целью настоящей методической инструкции является регламентирование процедуры акцепта документов на оплату. Процедура акцепта документов на оплату проводится с целью обеспечения высокого качества взаимодействия предприятия с контрагентами, повышения экономической эффективности и защиты экономических интересов предприятия, а также усиления контроля за производимыми предприятием закупками товаров (работ, услуг).

2. Область применения

Настоящая инструкция устанавливает общие требования к процедуре акцепта документов на оплату, предъявляемых юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями, физическими лицами, не состоящими в штате предприятия.
Настоящая методическая инструкция определяет перечень должностных лиц, принимающих участие в осуществлении процедуры акцепта документов на оплату, обязанности должностных лиц, отделов и служб предприятия и их взаимоотношения при осуществлении акцепта.
Инструкция обязательна для всех подразделений ПАО «Компания», в рамках системы менеджмента качества.

3. Определения, обозначения и сокращения

3.1 Методическая инструкция (МИ) — это документ, регламентирующий порядок проведения и организации работ, выполняемых на предприятии, установленные требования к ним, определяющий обязанности, права и ответственность должностных лиц, выполняющих описанные процедуры по разработке, внедрению и функционированию СМК.
Акцепт — согласие на оплату или гарантирование оплаты денежных, расчетных, товарных документов или товара.
Контрагенты — юридические лица, индивидуальные предприниматели, физические лица, не состоящие в штате предприятия.
Предприятие — публичное акционерное общество «Компания»
Документ на оплату — служебная записка, счет контрагента на оплату закупаемого товара (работы, услуги).
Ответственное лицо — работник, ответственный за приобретение товара/услуги, определенный руководителем структурного подразделения.
3.2 СМК — система менеджмента качества;
МИ — методическая инструкция;
ФО — финансовый отдел;
ОМТСиК — отдел материально-технического снабжения и комплектации.

4. Компетенция

Ответственность за правильность оформления и содержание документов на оплату несут ответственные лица и руководители подразделений.

5. Описание методики

5.1 Процедура и сроки оформления документов на оплату.

5.1.1 Ежедневно, не позднее 10:00 часов документы на оплату, которые необходимо завизировать в течение дня, передаются в общий отдел. Документы на оплату оформляются в виде Типовой служебной записки на оплату. При этом документы (счета, счета-фактуры), планируемые к оплате должны иметь визу лица, ответственного за приобретение данного товара/услуги и/или руководителя подразделения, ответственного за статью бюджета, по которой данный документ планируется оплатить. На документе в обязательном порядке указывается номер договора, в рамках которого выписан указанный счет и дата его заключения. В том случае если договор не был заключен, то делается отметка «БД». Документы, поступившие в общий отдел после 10:00 готовятся для визирования на следующий день.
5.1.2 Не позднее 11:00 документы, передаются в юридический отдел (количество переданных документов фиксируется в журнале регистрации), где на каждом документе ставится штамп с указанием номера договора и даты его заключения. В случае отсутствия оригинала договора юридический отдел возвращает документ на оплату исполнителю до предоставления оригинала.

5.1.4 Не позднее 13:00 сформированный пакет документов сотрудники общего отдела передают на подпись начальнику ФО (при этом количество переданных документов фиксируется общим отделом в журнале регистрации). Начальник ФО проставляет статью бюджета, проверяет планировался ли данный платеж в бюджет анализируемого месяца, проверяет наличие/отсутствие дебиторской задолженности, обоснованность выбора поставщика и закупочных цен. В случае превышения фактических платежей над плановыми, начальник ФО ставит в известность лицо, ответственное за данный платеж. Ответственное лицо может осуществлять переброс документов с текущего периода на последующие в рамках утвержденного бюджета. Документы на оплату по нормируемым материалам ФО вносит в финансовые картотеки и формирует платежные поручения. Начальник ФО визирует документы и передает их в общий отдел для дальнейшего оформления либо возврата ответственному лицу (в случае наличия претензий).
5.1.5 Не позднее 15:00 пакет документов передается заместителю директора по экономике (количество переданных документов фиксируется в журнале регистрации). Заместитель директора по экономике осуществляет контроль целесообразности оплаты.
5.1.6 Не позднее 16:45 общий отдел, проверив наличие всех необходимых виз и штампов, передает документы на подпись генеральному директору.
5.1.7 Не позднее 8:30 следующего дня общий отдел передает не подписанные генеральным директором документы заместителю директора по экономике, подписанные генеральным директором документы общий отдел передает в Финансовый отдел (количество переданных документов фиксируется в журнале регистрации).
5.1.8 В финансовом отделе документы на оплату вносятся в финансовые картотеки (кроме уже заведенных ФО). Ежедневно из них формируется заявка на финансирование, которая подписывается генеральным директором.
Утвержденные в заявке счета к оплате оплачиваются в тот же день. На следующий день после дня оплаты формируется выписка. К каждому платежному поручению прикладывается соответствующий счет, на основании которого производилась оплата. Выписки сдаются в бухгалтерию.
5.1.9 ФО принимает к оплате подписанный документ в пределах суммы утвержденного бюджета. В случае если сумма оплаты превышает запланированный в текущем месяце объем платежей по указанной статье, документ включается в план платежей следующего месяца. В случае если сумма оплаты по документам больше утвержденного, документ включается в бюджет следующего периода, при этом, если нет иной информации объем бюджета следующего месяца принимается равным бюджету текущего периода.
5.1.10 Оформленные документы на оплату хранятся в финансовом отделе. ФО, по запросу ответственного лица предоставляет реестр документов, включенных в финансовую картотеку. Ответственное лицо в пределах суммы утвержденного бюджета может осуществлять переброску документов с текущего периода на последующие и наоборот. Документы, исключенные из реестра, уничтожаются ФО.
5.1.11 Настоящий порядок не распространяется на документы, требующие срочной оплаты, то есть те документы, от оплаты которых зависит предотвращение аварийных ситуаций либо остановки производства. В этом случае ответственное лицо ставит на документе пометку «Срочно», визирует его у всех вышеперечисленных лиц и передает на оплату в финансовый отдел лично.
5.1.12 Изменение данного порядка акцепта счетов на оплату, включая последовательность визирования, не допускается.
5.1.13 Прежде чем дать согласие на оплату (акцептовать документ на оплату), руководители подразделений и ответственные лица обязательно проверяют:
а) имеется ли договор или заказ на поставку ТМЦ (оказание услуг, выполнение работ);
б) соответствие указанных в счете отгруженных или уже полученных ТМЦ — заказанным;
в) своевременность поставки;
г) соответствие цены, указанной в счетах спецификации к договору.

6 Порядок внесения изменений

Изменения в методическую инструкцию вносятся согласно СТП СМК в финансовом отделе предприятия.

7. Распределение (рассылка) методической инструкции

Методическая инструкция рассылается по следующим подразделениям:
— бухгалтерия;
— служба узла связи;
— юридический отдел;
— отдел главного технолога;
— ОМТСиК;
— Служба Главного инженера;
— Служба заместителя Генерального директора по общим вопросам;
— Служба заместителя Генерального директора по безопасности;
— Отдел информационных технологий;
— Отдел кадров;
— Финансовый отдел;
— Службы коммерческого директора;
— Общий отдел.