Куперс

Любое предприятие, безусловно, сталкивается с выплатой заработной платы. Выплачивая ее из кассы, у предприятия есть варианты: или же выплачивать отдельными расходными кассовыми ордерами, или же с помощью Ведомости на выплату денег. О том, как это делать, расскажем в статье

Деньги для выплаты зарплаты из кассы

Для выплаты заработной платы из кассы предприятие может либо использовать текущие поступления (выручку), либо же специально получить деньги в банке.

Обратите внимание!

Предприятие вполне правомерно может использовать полученную из кассы выручку для выплаты заработной платы. Данный вывод следует из норм Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 (далее — Положение о кассовых операциях).

Так, п. 2.10 Положения о кассовых операциях четко указывает: предприятие должно хранить в кассе наличность для выплат, которые «относятся к фонду оплаты труда и осуществляются за счет выручки», сверх установленного ему лимита кассы в течение трех рабочих дней со дня наступления сроков данных выплат в сумме, указанной в переданных в кассу ведомостях на выплату денег. Это же подтверждает и НБУ в письме от 01.12.2009 г. № 11-113/5437-22295.

А если обратиться к определению наличной выручки , то можно сделать вывод, что Положением о кассовых операциях не установлены никакие ограничения касательно использования для выплаты зарплаты наличности, поступившей в кассу.

Наличная выручка — это сумма фактически полученных наличных средств от реализации продукции (товаров, работ, услуг) и внереализационные поступления (абз. 5 п. 1.2 Положения о кассовых операциях). В свою очередь, внереализационные поступления — поступления от операций, непосредственно не связанных с реализацией продукции (товаров, работ, услуг) и прочего имущества (включая основные средства, нематериальные активы, продукцию вспомогательного и обслуживающего производства), в т.ч. погашение дебиторской задолженности, задолженности по займам, бесплатно полученные денежные средства, возмещение материальных убытков, взносы в уставный капитал, платежи за предоставленное в лизинг (аренду) имущество, роялти, доход (проценты) от владения корпоративными правами, возврат неиспользованных подотчетных сумм, иные поступления.

В то же время имейте в виду, что полученная из банка на выплату зарплаты наличность может храниться на предприятии только в течение 3-х дней (п. 2.10 Положения о кассовых операциях). За это время нужно либо выдать заработную плату, либо же вернуть ее в банк. При этом учтите, что при получении денежных средств из банка на выплату заработной платы в одночасье нужно подать документ на уплату ЕСВ, НДФЛ и военного сбора, иначе банк денег не даст. А в случае выплаты из кассы соответствующие налоги нужно уплатить в бюджет в течение банковского дня, следующего за днем данного начисления (выплаты, предоставления) (пп. 168.1.4 НКУ).

Заметьте!

На сегодня не запрещено выплачивать зарплату при наличии налогового долга. Ведь оплата труда работников осуществляется предприятием в первоочередном порядке, а все остальные платежи — после выполнения обязательств относительно выплаты по оплате труда (ч. 3 ст. 15 Закона Украины «Об оплате труда» от 24.03.1995 г. № 108/95-ВР).

Подтверждает данный вывод и тот факт, что ни Положение о кассовых операциях, ни НКУ запретов на выплату зарплаты при наличии налогового долга не содержат.

И хотя, с одной стороны, предусматривается ответственность за расходование наличности из выручки и прочих кассовых поступлений на выплаты, связанные с оплатой труда при наличии налоговой задолженности (ст. 1 Указа Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.1995 г. № 436/95), на сегодня упомянутая норма не может применяться, ведь не имеет под собой правовой основы (см. определение ВАСУ от 06.09.2011 г. по делу № 26/222а). Соглашаются с этим и налоговики в системе «ЗІР» (подкатегория 109.21).

Документальное оформление

Выдача любой наличности из кассы (в т.ч. зарплаты) проводится по расходным кассовым ордерам типовой формы № КО-2 (далее — РКО) или по Ведомостям на выплату денег (далее — расходная ведомость). Заполняют их чернилами темного цвета чернильной или шариковой ручкой, с помощью печатных машинок, компьютерных средств или другими способами, которые обеспечили бы надлежащую сохранность этих записей в течение установленного для хранения документов срока.

Документы на выдачу наличности должны подписывать руководитель и главный бухгалтер или работник предприятия, уполномоченный на это руководителем (п. 3.4 Положения о кассовых операциях).

Отдельные РКО. Как правило, используют для выплаты лицам вне штата. РКО выписывают в бухгалтерии на каждого получателя. Затем регистрируют в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов типовой формы № КО-3. В день выдачи зарплаты по РКО делается соответствующая запись в Кассовой книге типовой формы № КО-4 (п. 4.3 Положения о кассовых операциях).

Кассир требует предъявить паспорт или заменяющий его документ, записывает в РКО его наименование и номер, кем и когда он выдан. Физлицо расписывается в расходном кассовом ордере о получении наличности с указанием полученной суммы (гривен — прописью, копеек — цифрами), используя чернильную или шариковую ручку с чернилами темного цвета.

Подробнее о заполнении РКО читайте в материале «Пример заполнения типовой формы № КО-2».

Ведомость на выплату денег. Ее используют, когда деньги получает более чем один человек.

В бухгалтерии на титульной странице расходной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличности за подписями руководителя и главного бухгалтера или лиц, уполномоченных руководителем, с указанием сроков выдачи наличности и суммы (гривен — прописью, копеек — цифрами). Ее наличие кассир обязательно должен проверить после получения ведомости. Также заполняют и графы с 1-й по 4-ю.

Кассир получает ведомость вместе с наличными для выплаты зарплаты. При выплате денег кассир должен сверять паспортные данные и выдавать деньги под подпись об их получении.

Не позднее предельного срока на выплату зарплаты кассир обязан (п. 3.9 Положения о кассовых операциях):

• проставить в расходной ведомости напротив фамилий лиц, которым не выплачена зарплата, штамп или сделать надпись «Депонировано»;
• составить реестр депонированных сумм;
• указать в конце расходной ведомости фактически выплаченную сумму и сумму, подлежащую депонированию, сверить эти суммы с общим итогом по ведомости и заверить надпись своей подписью.

Затем в бухгалтерии составляют РКО на фактически выплаченную по ведомости сумму. На его основании кассир делает соответствующую запись в Кассовой книге (п. 4.3 Положения о кассовых операциях).

Обратите внимание!

Хотя выплата по ведомости может длиться в течение 3-х дней, РКО по такой ведомости составляется один, запись в кассовой книге осуществляется только в последний день выплаты.

На депонированные суммы для сдачи в банк в бухгалтерии оформляется один РКО на общую сумму.

В централизованных бухгалтериях, обслуживающих бюджетные учреждения, на общую сумму наличности, выданную для выплат, связанных с оплатой труда, составляется один РКО, дата и номер которого проставляются на каждой расходной ведомости.

Подробнее об этом — в материале «Как правильно заполнить расходный ордер для выплаты зарплаты по ведомости».

Пример заполнения Ведомости на выплату денег и РКО к ведомости

Выдача наличных денег по доверенности. Данный момент также заслуживает отдельного внимания. Поскольку все мы люди, и если работник, например, болеет, и ему нужны деньги — получить его зарплату могут его близкие, если у них будет его доверенность. Тогда в тексте РКО после фамилии, имени и отчества получателя наличности бухгалтер указывает фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получить наличность. В случае выдачи наличности по расходной ведомости перед подписью о получении денег кассир делает в ней надпись «По доверенности». Доверенность остается у кассира и прилагается к РКО или расходной ведомости.

Редакция газеты

«Интерактивная бухгалтерия»