Куперс

Оформление юридически значимых документов и ответственность

Оформление юридически значимых документов и ответственность

Эффективность работы предприятия, результативность бизнеса зависят в основном от того, как организована деятельность этого предприятия, насколько четко определен круг вопросов, которые решает каждое подразделение, насколько верно с точки зрения производственных интересов установлены права и обязанности каждого сотрудника и полномочия должностных лиц, какова система принятия решений и исполнения этих решений и каков порядок организации документооборота.

Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего документ органа и установленным порядком оформления (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с. 2).

Юридически значимые документы можно подразделить на следующие виды:

— внешние — необходимые для обеспечения деятельности предприятия, для отчетности перед государственными органами, исполнения положений законодательства и пр.; и внутренние — локальные акты, обязательные для исполнения внутри предприятия, обычно не подлежащие разглашению;

— подлинники — документы с оригинальными подписями и печатями организации; и копии (факсимильные или свободные) — документы, созданные с помощью ксерокопировальной техники, оформленные в должном порядке (нотариальное заверение, печать предприятия и пр.);

— по направлениям деятельности (различные виды договоров): гражданско-правовые договоры, протоколы разногласий, трудовые договоры и пр.;

— письма: гарантийные письма, расписки и пр.;

— доверенности;

— документы на бумаге и электронные документы.

Современная правовая система предусматривает необходимость составления большого количества документов как в бумажном, так и в электронном виде. Без этих документов бизнес-процессы будут некорректны, а в некоторых случаях законодательством прямо запрещено упускать составление и подачу документов в соответствующие органы на регистрацию.

Один из основных внешних юридически значимых документов предприятия — устав. Федеральное законодательство предусматривает необходимость создания устава предприятия при государственной регистрации (ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ФЗ «Об акционерных обществах»). Более 50 % зарегистрированных уставов представляют собой типовую форму, дублирующую закон, в реальности не имеющую отношения к деятельности предприятия.

Рассмотрим порядок заполнения устава в соответствии с ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». П. 2 ст. 12 ФЗ «Об ООО» содержит перечень требований к содержанию устава:

• полное и сокращенное фирменное наименование общества;
• сведения о месте нахождения общества;
• сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов;
• сведения о размере уставного капитала общества;
• права и обязанности участников общества;
• сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества, если право на выход из общества предусмотрено уставом общества;
• сведения о порядке перехода доли или части доли в уставном капитале общества к другому лицу;
• сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам;
• иные сведения, предусмотренные настоящим Федеральным законом;
• иные положения, не противоречащие настоящему Федеральному закону и иным федеральным законам.

При регистрации налоговая инспекция рассматривает указанные моменты и наличие их в уставе. Если они отсутствуют, то возможные последствия — отказ в регистрации и повторная процедура подачи документов.

Другими важнейшими документами предприятия являются всевозможные протоколы/решения, например, о назначении руководителя и пр. Можно привести следующее определение протокола: организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Документ о назначении руководителя должен быть должным образом оформлен, содержать подписи (подпись) учредителей (-я) и печать предприятия. В случае если предприятие является дочерним по отношению к иностранному юридическому лицу, документ обязан быть должным образом легализован (в большинстве случаев необходим апостиль (для присоединившихся к Гаагской конвенции стран, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, от 5 октября 1961 г.)). Без документа о назначении руководителя не проводится ни одно нотариальное действие, связанное с деятельностью предприятия. Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется, протокол может составляться после расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально обученное лицо. От квалификации этого человека, его умения вникнуть и разобраться в существе рассматриваемых вопросов зависит качество записи выступлений.

Поэтому назначение лица, ведущего протокол, является ответственной частью подготовки заседания. Протокол оформляется по форме общего бланка. Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. По каждому пункту могут быть следующие части:

СЛУШАЛИ ВЫСТУПИЛИ РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)

Указанные слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после этих слов ставится двоеточие.

Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.
Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки — с абзаца.

Тезисы и содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, эти тексты не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего ставится: «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается».

Любой документ предприятия возможно предоставить в виде должным образом оформленной копии, которая во многих случаях имеет силу оригинала. Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения. Это, например, нотариально заверенные копии или дубликат документа — повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, который обычно выдается при утере документа (например, копия утерянного устава предприятия и пр.). Копии, оформленные с ошибками, не будут иметь юридической силы, полежат возврату и переоформлению. При нотариальном заверении необходимо обращать внимание на то, что штамп «копия» должен стоять над текстом документа.

Общение между предприятием и третьими лицами проходит обычно в порядке письменного обмена информацией. Письма, отправляемые сотрудниками и руководством предприятия, имеют юридическое значение в некоторых случаях. Например, подписанное уполномоченным лицом гарантийное письмо с обязательством уплатить определенную сумму, ответы на запросы государственных органов и пр. Указанные письма могут быть составлены в любом формате, но должны обязательно содержать дату, наименование адресата, подпись уполномоченного лица. Письма, оформленные не должным образом, содержащие недостоверную или ложную информацию, при ответе государственным органам могут быть основаниями для внеплановых выездных проверок. Официальные письма пишутся в основном на специальных фирменных бланках. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителе, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Деловое письмо непременно должно содержать набор обязательных реквизитов, которые можно определить как обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТу 6.38-90. Единственным документом из внутренних документов предприятия является официальное письмо, на котором не ставится название вида документа. Все остальные документы имеют названия, например: «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т. д.

Согласно ГОСТу 6.38-90 изображение Государственного герба помещается на бланках писем государственных учреждений. Наименование организации — адресанта документа — дается в полном и сокращенном виде, например: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела — ВНИИДАД.

Необходимо соблюдать культуру написания письма и обращения к адресату. Например, сокращать названия организаций произвольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами: по первым буквам слов, входящих в наименования, например, ФНС (Федеральная налоговая служба); аббревиатуры пишутся слитно, и буквы в них не разделяются точками; по начальным слогам букв, входящих в наименования, например, ВНИИМАШ. Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано во входящем официальном документе. Почтовый адрес относится к обязательным реквизитам официального письма.

Практически любой документ, имеющий юридическое значение, должен содержать подпись руководителя или уполномоченного лица. Полномочия передаются от руководителя путем оформления соответствующего документа — доверенности. Доверенность может быть нотариально заверенной или составленной в простой письменной форме. Срок доверенности не может превышать трех лет, доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна (ст. 186 ГК РФ).

Основные требования к доверенности содержатся в Гражданском кодексе РФ (глава 10). Гражданское законодательство дает следующее определение доверенности: письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами (ст. 185 ГК РФ). При совершении сделки неуполномоченным лицом (ст. 183 ГК РФ) такая сделка считается совершенной в пользу заключившего ее лица (при отсутствии одобрения такой сделки лицом, выдавшим доверенность).

Документооборот предприятия возможно вести в двух формах: либо в бумажном, либо в электронном виде. Зачастую данные виды ведения документооборота существуют на предприятии параллельно: например, договоры заключаются в письменном виде, а налоговая отчетность — в электронном виде. Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, в соответствии с законом приобретает юридическую силу после подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, напрямую зависит от наличия электронной цифровой подписи. Юридическая сила ЭЦП признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии.

Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения или секретариатом и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.
Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Порядок обработки поступающих документов. Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Рассмотрение осуществляется на основании оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. При отсутствии предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

При функционировании документооборота предприятия необходимо учитывать указанные в данной статье моменты, относящиеся к составлению документов, и ответственность за возможные ошибки, превышения полномочий.

Есения Ковалева, ke8411@rambler.ru

Блог

Термин ЮЭД используется в СЭД-обиходе давно, но, насколько мне известно, он ни в каких стандартах не зафиксирован. Этот пробел решило ликвидировать Минюст. В выходные Наталья Храмцовская сообщила на Форуме СЭД-PCWeek об этом – на сайте министерства на прошлой неделе был опубликован
Проект федерального закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» , в котором есть и предложения по изменению федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Что ж, разобраться с тем, что такое ЮЭД давно пора. Но вот только вариант, предлагаемый Минюстом представляется принципиально неверным.
Найти этот документ на сайте Минюста я самостоятельно не мог. Конечно, с одной стороны, я – не очень сильный Интернет-юзер. Но с другой – далеко не самый слабый. Помогла найти Наталья Храмцовская, прислав прямую ссылку:

Как видно, там находятся два документа – сам Проект и Пояснительная записка.
ВПроектепо поводу «электронного документа» (не только юридически значимого) написано много, изменения в разные законы.
Мы часто говорим, что одна из проблем нашего документоведения – это его привязка «бумажному» мышлению. Эта привязка хорошо видна на примере текста, который предлагается включить в Уголовно-процессуальный кодекс:

«Электронные документы, юридическая значимость которых подтверждена электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены настоящим Кодексом».

Прежде всего, отметим «извращение мысли», которая заставляет электронные сущности рассматриваются в качестве «письменных доказательств». А почему не просто «доказательств», где письменные – один из видов доказательств?
Во-вторых: если ЭД не подтвержены ЭЦП? Не допускаются? А я зимой был в суде, где такое документы вполне себе допускались и принимались в качестве доказательств.
Вот, собственно, по поводу закона 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (статья 6 Проекта закона о внесении изменений):

2) статью 2 дополнить пунктами 11.2, 11.3 следующего содержания:
«11.2) юридически значимый документ – документ, обладающий свойствами аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования и порождающий правовые последствия;»;
«11.3) правовой режим электронного документа – совокупность правовых норм и методов правового регулирования, устанавливающих условия юридической значимости электронного документа, требования к созданию, хранению и использованию электронных документов, а так же защиту электронного документа от несанкционированного доступа, изменения и (или) уничтожения;»;

Для справки, вот текущая редакция пункта 11 статьи 2 (в Консультант-Плюс)
выглядит так:

11) документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;
11.1) электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

В моем представлении – это какой-то бред, явные противоречия (об этом, кстати, говорилось и на апрельском ИнфоДокуме). И опять с привязкой с материальному носителю, что в моем (и не только моем) представлении является принципиально неверным (писал по этому поводу недавно)
Что же касается изменения Минюста, они тут видяться вполне уместными (только нужно еще поменять п 11 и 11.1). Правда, вот что не понятно: почему в п. 11.2 говорится о документ вообще, а в п. 11.3 – именно об электронном? Мне кажется, что было бы правильно убрать из п. 11.3 слово «электронный» (т.е. это годится для всех документов, в том числе и электронных).
Смотрим дальше Проект Минюста.

3) дополнить статьями 11.1, 11.2 следующего содержания:
«Статья 11.1. Обеспечение правового режима электронного документа
Правовой режим электронного документа обеспечивается гражданами (физическими лицами), юридическими лицами, государственными органами и органами местного самоуправления в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Статья 11.2. Юридическая значимость электронного документа
1. Юридическая значимость электронного документа обеспечивается электронной подписью и иными реквизитами, в соответствии с порядком, предусмотренным законодательством Российской Федерации.
2. Юридически значимый электронный документ, подписанный электронной подписью, признается равнозначным юридически значимому документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в соответствии с требованиями законодательства об электронной подписи.».

Новая статья 11.1 и ее содержание представляются верными.
А вот статья 11.2… Почему юридическая значимость документа обеспечивается ЭЦП? Почему ТОЛЬКО ЭЦП (как можно сделать вывод из формулировки)?
Почему в требованиях к документу вообще нет требования о гербовой печати, а тут она появляется?
Зачем вообще нужная статья 11.2, если раньше уже сказали про значимость документов в общем случае?
Да, для определенного вида документов печать (ЭЦП) является необходимой. Но не для всех!
На днях этот вопрос был обозначен во вполне конкретной постановке. С возможными (по крайней мере, в теории) «юридически значимыми» последствиями.
Ну, то, что термин ЮЗД (в основном в расшифровке «документооборот») у нам в разговорах-публикациях часто используется – это известно. И столь же хорошо известно, что в 90% (а может, и 99 с еще несколькими «девятками» после запятой) этот термин используется просто, что называется, «для красного словца», (типа «вчера была хорошая погода», в том плане, что для кого-то хорошая погода – солнце, а для кого-то – моросящий дождь весь день), и чаще всего автор и сам не сильно задумывается, что он подразумевает под ЮЗД.
Но вот на прошлой неделе состоялась презентация нового проекта – облачной системы Unicloud Business 365 для автоматизации основных бизнес-процессов компаний СМБ, в том числе документооборота. По ходу обсуждения кем-то из слушателей было сделано сравнение UB365 с достаточно хорошо известным SaaS-сервисом «Мегаплан», и отвечая на это замечание руководитель UB365 Дмитрий Торшин в качестве отличий (точнее своих преимуществ) указал на наличие в его решении ЮЗД (и соответственно, отсутствие такового в «Мегаплане»).
Вот тут-то и встал вопрос от том, что же такое ЮЗД, но во вполне конкретной постановке – о какой именно функции системы идет речь и отвечает ли она понятию ЮЗД. Оказалось, что речь идет о поддержке обмена электронными счетами-фактурами без дублирования этих документов на бумаге.
И вот тут возникли вопросы…
1. Можно вообще назвать такой обмен документами документооборотом? Входят ли подобные операции в наше понимание функций СЭД?
Вопросы не очень однозначные, учитывая полную неразбериху в нашей понятийной СЭД-базе, но пока наиболее вероятный ответ выглядит так: нет, не входит. Точно так же как не входит обмен письмами (любыми!, в том числе и бумажными) между организациями. В СЭД-понимании, документооборот – это в первую очередь (и на 99% — и в последнюю) автоматизация внутренних процессов органиазции. Если же говорить о внешнем обмене, то для документооборота взаимоотношения с ним начинают с регистрации входящих (после чего полученный документ становится внутренним) и заканчивается регистрацией-отправкой исходящих).

Если же говорить об обмене счетами-фактурами, то эти функции относятся, скорее, к классу задач EDI (обмен электронными данными).
2. Как бы то ни было, совершенно очевидно одно: обмен счетами-фуктурами – это совсем не единственный компонент СЭД, которая все же как-то и решает задачи управления внутренними потоками документами.
И тут возникает опять тот же вопрос – какой документооборот можно назваться юридически значимым?
Ответ на этот вопрос, по моему твердому убеждению, выглядит так – любой документооборот является юридически значимым. Потому что, если он «не значим», то это просто не документооборот.
Вывод же из всего сказанного такой: утверждение о том, что в некотором решении, так или иначе имеющим отношение к управлению какими-то документами (в том числе и в «Мегаплане») отсутствует ЮЗД является неверным.
Что и требовалось доказать…

Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗДО)

• 15 марта 2016
• Статьи

Неотъемлемой частью работы с документами является обмен ими с контрагентами. За последнее десятилетие существенно возрос интерес к электронному обмену документами. Этому способствовало совершенствование законодательной базы, в которой, наконец, была проведена систематизация понятий и создан правовой «фундамент» механизма. Также влияние оказали рост популярности и расширение сферы применения электронных цифровых подписей, удешевление программных продуктов и наглядное увеличение отдачи от них. Сегодня на рынке доступны решения, которые полностью соответствуют нормам Гражданского Кодекса и законодательства и удобны в использовании.

Понятие и преимущества ЮЗДО

Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗДО) можно организовать и внедрить без излишних затрат времени и сил. С повышением востребованности «безбумажного» делопроизводства интерес к нему со стороны заказчиков возрастает, так как необходимо обмениваться договорными и информационными бумагами с контрагентами и партнерами, следя за их правовой «обеспеченностью».

Юридическая значимость — термин, под которым понимают способность документа быть полноценным правовым аргументом при доказательстве своих прав, в том числе и в судебных инстанциях.

Внедряя юридически значимый электронный документооборот, можно:

• гарантировать юридическую силу документа и правомочность операций;
• выстроить полноценные и безопасные взаимоотношения со сторонними организациями;
• участвовать в госзакупках и тендерах;
• наладить простой и прозрачный диалог с налоговыми инстанциями;
• гарантировать юридическую силу безбумажной договорной документации;
• найти оптимальные способы использования электронных подписей;
• отказаться от ручного ввода и хранения документации;
• снизить число ошибок и погрешностей при работе с бумагами и так далее.

Грамотно организованный юридически значимый электронный документооборот предоставляет пользователю много удобств и преимуществ. Он дает возможность обеспечить наличие всех необходимых реквизитов и идентификационных атрибутов, разграничить права и доступ, гарантирует подлинность внутрифирменных регистров. Также подобные программные решения значительно ускоряют обмен документами, что, в конечном итоге, повышает оборачиваемость и эффективность бизнеса.

Как обеспечить для документации юридическую значимость

Чтобы ЮЗДО был полноценным, необходимо обеспечить для него правовой «фундамент» — на практике это выражается в разработке механизма определения и признания ответственности и прав. Когда лицо совершает действия, принимая документы к исполнению, оно должно точно понимать, что не совершает ничего, выходящего за пределы законодательства и собственных полномочий. То же касается признания регистров организациями и инстанциями. Однако документ в электронной форме — это файл, который содержит не только основную информацию, но и идентифицирующие его реквизиты. Чтобы не «потерять» связь между ними, необходим четкий механизм.

Законы (например, №149-ФЗ) и ГОСТ Р 7.0.8-2013 оговаривают, что юридическая сила документа — свойство, придающее ему «официальность». Понятие значимости не зафиксировано, но сегодня под ним подразумевают равнозначность электронного регистра бумажному с сохранением всех признаков. Необходимо понимать, что юридически значимым электронный документ становится не в момент создания, а только после его удостоверения, регистрации, оформления. «Правовую силу» ему придают специализированные организации — операторы электронного документооборота, прошедшие процедуру заверения в ФНС РФ. Они предоставляют компаниям услуги по организации обмена счетами-фактурами и другой налогово-бухгалтерской документацией.

Чтобы быстро, полноценно и комплексно наладить взаимодействие предприятия с операторами и партнерскими компаниями, необходимы специальные интеграционные инструменты. Компания Docsvision предоставляет модули, с помощью которых на предприятии можно организовать юридически значимый электронный документооборот. Программные решения позволяют вести полноценный ЮЗДО в нашей СЭД и беспрепятственно интегрировать его в операторский обмен.

Поддержка ЮЗДО от Docsvision

Чтобы обеспечить эффективный безбумажный документооборот между контрагентами, в Docsvision был разработан модуль для юридически значимого обмена между контрагентами, подключенными к системе «Диадок» от СКБ Контур, либо к любому другому оператору электронного документооборота.

Наши решения:

• дают возможность реализовать интеграцию с «Диадок» или любым произвольно выбранным оператором электронного документооборота;
• помогают создавать, отправлять контрагентам документацию, подписанную ЭЦП (механизм встроен в решения Docsvision);
• облегчают процесс обработки документации — для этого предусмотрены инструменты гибкой настройки, выбора произвольных сценариев использования;
• предоставляют возможности получать документы от контрагентов, обмениваться неформализированной внутрифирменной и внешней корреспонденцией;
• упрощают поиск, группировку входящих/исходящих документов по реквизитам, статусам, отправку и получение запросов на уточнение счетов-фактур и так далее.

У пользователей модуля есть и другие удобные инструменты. Они могут непосредственно в оболочке Docsvision получать ответные подписи, контрагентские документы, исправлять счета-фактуры, отправлять запросы. Решение заказчики получают в виде удобных дистрибутивов/приложений, которые разработчик сопровождает дополнительной поддержкой.

Об интеграции СЭД и ЭДО, практических кейсах и живую демонстрацию бизнес-процесса вы можете посмотреть в вебинаре:

Дополнительные услуги Docsvision

Юридически значимый электронный документооборот, который компания-заказчик может организовать с помощью платформы Docsvision, — полноценный и полезный инструмент повышения эффективности и отдачи от бизнеса. С нашей помощью предприятие существенно расширяет свои перспективы, получая доступ к новым сферам деятельности. Все требования к юридической значимости реализованы полностью, а кроме организации документооборота мы предоставляем:

• адаптацию решений для конкретных нужд заказчика — локализацию, возможности для масштабирования в перспективе;
• консультации и обучение персонала предприятия;
• техническую поддержку во время эксплуатации систем и так далее.

Разработчики Docsvision предусмотрели все технические «рычаги» для обеспечения документации официального статуса и правомочности. Используя наши решения, заказчики смогут совершать оперативное управление, обмениваться договорами, счетами-фактурами и совершать все нужные операции.

ЮЗДО

Юридически значимый электронный документооборот. Немного истории

Ответы Ивана Агапова, руководителя группы аналитики и внедрения Synerdocs, на вопросы портала ICT-Online в рамках обзора «Юридически значимый электронный документооборот: неторопливое движение в направлении неизбежности».

Когда, по Вашей оценке, стал очевиден интерес к ЮЗДО?

Интерес к юридически значимому документообороту возник приблизительно 8-9 лет назад. А вызван он был двумя факторами. Во-первых, изменилось законодательство, скорректировались нормативные акты, благодаря чему стало возможно использование первичных (чуть позже счетов-фактур) электронных документов (далее – ЭД). Во-вторых, на рынке появились решения для организации ЮЗДО, предложенные операторами электронного документооборота (ЭДО).

На самом деле электронные договоры можно было использовать еще раньше – Гражданский кодекс этого не запрещал. К тому же с 2002 года существовал ФЗ №1 «Об электронной цифровой подписи». Однако более массовый переход на электронный документооборот произошел только после ряда нормативных изменений.

Существенную роль в становлении сегмента сыграли операторы отчетности и EDI-провайдеры, предложившие свои решения по организации юридически значимого электронного документооборота. На сегодняшний день крупных, реально работающих операторов представлено около 10. Операторы ЭДО предлагают свои решения уже несколько лет и есть приличное количество организаций, обменивающихся со своими контрагентами электронными документами, тем не менее, рынок всё ещё находится в стадии развития и формирования. Безусловно, хорошие показатели есть, но подключить предстоит еще много организаций, а самое главное нарастить трафик.

Каковы перспективы юридически значимого электронного документооборота?

Потребность в ЮЗДО, равно как и интерес к нему, на рынке есть. Вопрос только в том, когда наступит зрелость сегмента, ведь на данном этапе обмен не так масштабен, как хотелось бы. Абонентов, играющих пассивную роль, гораздо больше, чем компаний-генераторов трафика. Причин тому много, и одна из них – роуминг, который пока не получил широкого распространения. Так что пиковый момент, когда обмен станет массовым, нам еще предстоит.

Что касается перспектив, то здесь многое зависит от окупаемости решений, которые предлагают операторы. А это в свою очередь зависит от наступления массовости обмена. Несмотря на то что решения активно развиваются и документов становится все больше, всем бы хотелось, чтобы это происходило еще интенсивнее – и операторам, заинтересованным в окупаемости, и компаниям, желающим подключить к электронному документообороту юридически значимыми документами все большее число своих контрагентов, и государственным органам. Ведь эффективность обработки электронных документов гораздо выше. Роль катализатора здесь могут сыграть госорганы, если обяжут некоторые категории компаний использовать счета-фактуры в электронном виде.

Что является двигателем ЮЗДО? Какие пути преодоления проблем и поддержания позитивных трендов Вы видите?

Основным двигателем являются сами операторы, которые активно продвигают ЮЗДО, проводят различные маркетинговые мероприятия, отчасти демпингуют по ценам. Сюда же следует отнести и компании, являющиеся активными генераторами трафика и способные влиять на своих контрагентов.

Если говорить про государство, то оно играет, скорее, поддерживающую роль: откликается на инициативу бизнеса, стимулирует возможность использования электронных документов. Однако этого недостаточно. В пример хочется привести опыт некоторых европейских стран, где компании, работающие с государственными органами (оказание услуг, продажа товаров), обязаны отправлять все документы в электронном виде. В России, к сожалению, такая практика отсутствует. Но если бы ее поддержали на законодательном уровне, это стало бы своеобразным толчком к развитию электронного документооборота юридически значимыми документами.

Тормозом в сегменте ЮЗДО является недостаточная активность некоторых категорий бизнеса, и пока еще пассивная роль самих операторов в развитии роуминга.

Не стоит забывать и о том, что существует ряд отраслей, где использование электронных документов возможно лишь частично. Например, встречаются ситуации, когда специфические отраслевые документы согласно отраслевым НПА можно использовать только в бумажном виде. Конечно, здесь бизнес инициирует изменения и госорганы их принимают, но на это уходит время. Разумеется, законодательство не стоит на месте. Часть пожеланий от бизнеса уже была реализована, часть пока что нет. Белые пятна, тормозящие развитие сегмента ЮЗДО, ещё есть, так что работать есть над чем.

История развития возможностей для ЮЗДО в решениях DIRECTUM.

Компания DIRECTUM существует на рынке уже более 30 лет и изначально развивалась в сфере электронного документооборота. Постепенно мы начали предлагать свои решения не только для внутреннего, но и для внешнего обмена документами: были разработаны отдельные программные продукты для холдинговых компаний, для обмена между управляющей компанией и ее дочерними обществами и т.д.

Естественно, когда появились законодательные возможности для обмена электронными документами с контрагентами, наша компания предложила свои наработки. Осенью 2012 году был введен новый продукт – сервис обмена электронными документами Synerdocs. Примерно в это же время в СЭД DIRECTUM была реализована возможность интеграции с внешними сервисами ЮЗДО (в частности, с Synerdocs и Диадок).

В 2013 году появилось бизнес-решение на базе системы DIRECTUM «Межкорпоративный документооборот» для обмена первичкой и счетами-фактурами. Вместе с решением по хранению финансовых документов оно решает полный цикл задач юридически значимого электронного документооборота.

Компанией накоплен колоссальный опыт в части документооборота, применения электронной подписи, автоматизации внутренних бизнес-процессов, интеграции внутренних и внешних процессов обмена. Поэтому расширение портфеля разрабатываемых решений в виде предложения новым и текущим клиентам возможности работать с юридически значимыми электронными документами стало логичным шагом.

Примеры реализованных проектов:

• Внедрение решения «Межкорпоративный документооборот» на платформе системы DIRECTUM и сервиса Synerdocs в ОАО «Белгородэнергосбыт»
• Реализация полностью электронного юридически значимого документооборота с поставщиками в «ТНС Энерго»
• Подключение компании «ДКС» к электронному обмену документами с контрагентами.
• Интеграция сервиса Synerdocs с учетной системой на платформе «1С» в одном из крупнейших мультибрендовых интернет-магазинов – Wildberries.ru, массовое подключение контрагентов и их перевод на новую технологию работы.
• Наконец, знаковым проектом является автоматизация документооборота с агентами – физическими и юридическими лицами в ОСАО «Ингосстрах».