Вы используете телефон в своей повседневной бизнес-деятельности? Конечно, ответите Вы. А используете ли Вы все возможности своего телефона? Да, возможно ответит кто-то из Вас, у меня есть автоответчик, которым я уже длительное время пользуюсь… А Вы знаете о том, что обычный телефонный аппарат может служить Вам с гораздо большей эффективностью, чем Вы себе представляли? Например, отправлять и получать сообщения электронной почты и факсимильных сообщений, осуществлять рассылку Ваших голосовых сообщений по практически неограниченному списку телефонов, служить Вашим персональным секретарем, проводить презентации Вашего бизнеса 24 часа в сутки, 365 дней в году… В этой статье речь пойдет о революционной технологии голосовой и факсимильной почты, благодаря которой Вы сможете буквально преобразить свой бизнес и освободить Вашу творческую энергию, за счет повышения качества коммуникаций внутри Вашей структуры и автоматизации множества рутинных ежедневных операций.
Вам знакомо ощущение, когда Вы буквально вздрагиваете при звуках звонящего телефона? А ведь Вы только что вернулись с очередной бизнес-встречи и собирались почитать своему ребенку сказку перед сном. Вы поднимаете трубку телефона, и выясняется, что Вам звонит один из Ваших лидеров. У него к Вам есть ряд вопросов, задав которые и получив ответы, он жалуется Вам на проблемы личного характера. Вы любите и цените своего лидера, Вы очень хотите поддержать его, поэтому Вы продолжаете разговор, поглядывая то на часы, то на своего ребенка, который грустнеет на глазах. Наконец, после 30-ти минутного разговора, Вы кладете трубку телефона, который тут же начинает звонить… Это еще один Ваш дистрибьютор, у которого очень срочные и важные вопросы!
Сетевой Маркетинг – это бизнес, который держится на коммуникациях и человеческих отношениях. Это аксиома нашего бизнеса. Но современный сетевик постоянно оказывается перед дилеммой. С одной стороны, ему необходимо постоянно поддерживать связь со своей даунлинией, а с другой стороны, огромное количество звонков, которые к нему поступают «пожирают» его время за счет обсуждения вопросов, не имеющих никакого отношения к бизнесу. А как быть с теми дистрибьюторами, которые Вам звонят в то время, как Вы обсуждаете проблему резкого ухудшения погоды? И, в конце концов, если Вы просто устали и хотите отдохнуть, то разве отключение назойливого телефона будет способствовать росту Вашего бизнеса?
Сегодня, благодаря достижениям современных технологий, Вы можете существенно облегчить себе жизнь. Сам по себе телефонный аппарат предоставляет нам весьма ограниченный набор функций. Но что, если телефон соединить с компьютером, имеющий специальное программное обеспечение, подключенный к Интернету? Мы получаем в свое распоряжение целый набор потрясающих воображение возможностей!
Не вдаваясь в подробное описание технических деталей, рассмотрим принцип устройства и функционирования узлов голосовой и факсимильной почты на примере Национальной Тоновой Сети «Интерлинк» (www.interlinkpost.ru). Сеть узлов Интерлинк уже более года интенсивно развивается по России и является крупнейшим поставщиком услуг голосовой и факсимильной почты на территории страны. Сегодня услугами Интерлинк могут уже воспользоваться жители Москвы, Екатеринбурга, Челябинска, Омска, Новосибирска и Тюмени. В ближайшее время появятся узлы в Санкт-Петербурге, Уфе, Новокузнецке, Красноярске и других городах. Стандартный узел голосовой почты представляет собой компьютер (сервер), подключенный к сети Интернета, со специальным программным обеспечением и оборудованием, позволяющем преобразовывать голосовые сообщения в цифровые данные и наоборот. У каждого пользователя голосовой почты есть защищенный паролем индивидуальный бокс, который представляет собой место на жестком диске «узлового» компьютера. Все серверы Национальной Тоновой Сети связаны между собой через Интернет, что позволяет легко и эффективно передавать оцифрованные голосовые сообщения, а также факсы и электронную почту с узла на узел, практически бесплатно. Работа с таким узлом голосовой почты предельно проста. Вы набираете номер телефона Вашего узла, Вас приветствует автоматический оператор. После этого Вы переводите свой телефон в тоновый режим (если у Вас аналоговая станция), вводите номер своего бокса, пароль и… попадаете во внутреннее меню. С этого момента Вы сможете управлять удаленным компьютером, отдавая ему команды с помощью нажатия кнопок на Вашем телефонном аппарате. Рассмотрим основные возможности голосовой и факсимильной почты на примерах.
Голосовая почта.
Голосовая почта уже давно является одним из основных инструментов западных сетевиков. Ее возможности замечательно описаны в книге Ричарда По «Третья волна. Новая эра в Сетевом Маркетинге». Вот что он пишет: «Одним из наиболее мощных средств (технологий третьей волны – Д. С.) является голосовая почта. Если к ней подходить творчески, это простое устройство может трансформировать Ваш узкий телефонный канал в скоростную информационную дорогу». Голосовую почту часто сравнивают с автоответчиком. На самом деле это сравнение не совсем корректно. Дело в том, что у голосовой почты есть два существенных отличия от автоответчика. Это возможность оставлять голосовые сообщения неограниченного формата и защищенность паролем (никто, кроме Вас не имеет доступа к Вашему ящику). Любой человек, в любое время суток, может дозвониться до узла, оставить Вам голосовое сообщение, которое Вы сможете прослушать в удобное для Вас время. Вы решаете, стоит ли перезвонить ему лично, либо ответить через систему голосовой почты. Вы можете хранить поступающие к Вам сообщения, а также переадресовывать их кому-либо из Вашей даунлинии. Еще одним существенным преимуществ голосовой почты является возможность посылать голосовые сообщения по заранее составленным спискам рассылки. Представьте себе, что к Вам поступило важное информационное сообщение от Вашего спонсора. Раньше, для того, чтобы оповестить свою сеть, Вы как минимум должны были позвонить ключевым лидерам и лично сообщить им эту новость. С помощью технологии Интерлинка Вы можете просто, нажав несколько телефонных кнопок, переслать сообщение Вашего спонсора всей своей структуре. Представляете, сколько при этом Вы сэкономите времени и энергии! Эту функцию полезно использовать для рассылки мотивирующих и обучающих выступлений топ-лидеров Вашей компании и членов корпоративного состава. Еще один способ использования голосовой почты: «Давайте представим, что кто-то оставляет мне сообщение, в котором излагается отличная история о том, как они использовали определенную книгу в работе своей организации, — говорит Джон Манн, дистрибьютор компании Klamath Falls. – Я могу выделить это сообщение из остальных и передать его десятку моих основных лидеров, чтобы они могли прослушать рассказ из первых рук, вместо того, чтобы я сам повторял его несколько раз». Очень полезной функцией является возможность запрограммировать Ваш бокс для отправки сообщений в указанный Вами период времени. Представьте себе, что Вы в числе лучших дистрибьюторов своей компании поехали отдыхать на Кипр. Во время Вашего отсутствия у одного из Ваших дистрибьюторов, к примеру, День Рождения. Вы заранее наговариваете в свой бокс поздравление и указываете день и время доставки ему сообщения. В назначенное время узел сам осуществит дозвон до Вашего коллеги, и он услышит Ваше поздравление!
Но это еще не все! При желании, Вы можете получать на свой телефон, пейджер, факс или электронную почту оповещение о входящих в Ваш бокс сообщениях. Если Вы пользуетесь сотовым телефоном, то экономия Ваших средств может достигать внушительных размеров. Голосовые сообщения Вам отправляют в Ваш бокс, а на мобильный телефон приходят короткие оповещения. Вы сможете прослушать новые сообщения либо со своего сотового телефона, либо, если поблизости есть обычный телефон, с него.
Факсимильная почта.
Технология Интерлинк позволяет отправлять и получать факсимильные сообщения через Интернет, что существенно повышает качество передаваемой информации и в несколько раз удешевляет стоимость доставки факса. Представим себе, что Вам надо послать факс, скажем, из Москвы в Новосибирск. С помощью факс-аппарата Вы дозваниваетесь до своего московского узла, входите в свой бокс и пересылаете туда Ваш документ. Вы указываете номер факса в Новосибирске, а также желательное время доставки. Ваш факс передается на Новосибирский узел через сеть Интернета (абсолютно бесплатно) и уже с новосибирского узла, в назначенное Вами время, документ передается адресату. В случае, если Вам надо послать факс в город, где нет узла Интерлинк, узел сам выберет наиболее оптимальный путь доставки до ближайшего к этому городу узла. Далее дозвон и отправка факса осуществляется сервером Интерлинк по существующим тарифам на межгород между этими двумя городами. Экономия здесь особенно ощутима, если Вам необходимо послать, таким образом, факс за границу. Для того, чтобы пользоваться всеми возможностям факсимильной связи, Вам даже не надо иметь собственного факс-аппарата! Факсимильные сообщения на Ваш бокс могут поступать круглосуточно по многоканальным телефонным линиям узла Интерлинк. При этом, поступивший факс, будет храниться до тех пор, пока Вы не найдете аппарат для его получения. Очень важно, что факс будет храниться в Вашем боксе, что гарантирует полную его защиту от посторонних глаз.
И совершенно потрясающая возможность для владельцев боксов Интерлинк – это массовая рассылка факсов, осуществляемая простым нажатием нескольких кнопок факс-аппарата. Вы можете проводить целые рекламные компании, рассылая Ваши документы по сотням и тысячам номеров из заданного списка, что невозможно было бы сделать вручную!
И это еще далеко не все возможности технологии Интерлинка! В следующей статье мы рассмотрим дополнительные функции по работе с голосовыми и факсимильными сообщениями, электронной почтой и Вашим личным электронным секретарем.
Продолжение статьи >>
Дмитрий Смакотин.
Перепечатка данной статьи на ваших сайтах и в рассылках разрешается при соблюдении следующего условия.
Обязательно включать внизу статьи, без каких-либо изменений, следующую подпись:
——
Дмитрий Смакотин — автор сайта «Секреты Бизнеса в Интернете». Практические идеи, возможности и электронные книги для малого бизнеса в интернете.
7. Факс
40
7.4 Отправка компьютерного
документа как факсимильного
сообщения с вашего компьютера
К функциям факса можно выполнять доступ из приложений
Windows с помощью приложения Multi-Function Station.
Например, чтобы отправить документ, созданный в
приложении WordPad, выполните следующие действия.
1
Откройте документ, который вы хотите отправить.
2
Выберите в меню .
L
Открывается диалоговое окно .
3
Выберите имя аппарата ПК ФАКС в качестве активного
принтера.
4
Нажмите или .
L
Открывается диалоговое окно .
5
Введите номер факса на дисплее клавиатуры или из
телефонного справочника.
L
Для прекращения операции щелкните .
6
L
Документ будет отправлен с компьютера через
аппарат.
Примечание:
L
Об остановке отправки см. на стр. 60.
L
Если размер документа превышает размер доступной
памяти аппарата, отправка будет отменена.
L
Подробнее смотрите в файле справки, который можно
открыть, выбрав в приложении Multi-Function Station.
L
Нажмите для изменения активного
аппарата.
Голосовой контакт
7.5 Разговор с вашим абонентом
после передачи или приема факса
Вы можете поговорить с другим абонентом после отправки
или получения факса (функция голосового контакта). Это
сокращает дополнительные затраты и время на вторичный
вызов.
Важно:
L
Эту функцию можно использовать, только если
факсимильный аппарат вашего абонента оборудован
средством голосового контакта.
7.5.1 Запрос голосового контакта
1
Нажмите {МОНИTOP} во время отправки или получения
факса.
L
На дисплее аппарата отображается «ЗАПРОС
РАЗГОВОРА”. Факсимильный аппарат вашего
абонента звонит.
L
Когда абонент отвечает, ваш аппарат звонит.
2
Снимите трубку для начала разговора.
Примечание:
L
Когда ваш аппарат звонит при использовании этой
функции, звук звонка несколько отличается от звонка при
получении вызова.
L
Если вы начали голосовой контакт при отправке факса, и
ваш абонент отвечает, ваш аппарат звонит после отправки
всех документов.
L
Если вы начали голосовой контакт при получении факса, и
ваш абонент отвечает, ваш аппарат звонит после
получения текущей страницы.
7.5.2 Получение запроса на голосовой контакт
Факс
Факс. Факсом или телефаксом называют любой документ на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам телефонной связи. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию.
Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого документа: приказа, протокола, акта, договора, письма и т.д. Обычно по факсу предают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. При подготовке документа, который будет передан по факсу, следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи. Документы должны быть напечатаны чётким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (чёрными, тёмно-синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью.
К содержанию книги: ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
Делопроизводство
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН
Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового-положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в …
bibliotekar.ru/biznes-58/18.htm
Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления
Учтены Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, … Пособие предназначено для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент, …
bibliotekar.ru/biznes-58/index.htm
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Секретарское дело
Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления … Тема 7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН …
bibliotekar.ru/biznes-60/index.htm
Принцип государственного языка судопроизводства. Судопроизводство …
Судопроизводство и делопроизводство в Конституционном Суде РФ, … Судопроизводство и делопроизводство у мировых судей и в других судах субъектов Российской …
Менеджмент распадается на множество подфункций — планирование …
Но позже менеджмент распадается на множество подфункций — планирование, делопроизводство, сбыт, закупки, организацию, статистический анализ производства. …
bibliotekar.ru/menedzhment-2/19.htm
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — делопроизводство, которое состоит в …
делопроизводство, которое состоит в приеме поступивших в цех документов и доставке их исполнителям, оформлении и отправке исходящих документов, …
bibliotekar.ru/kodex-11-4/155.htm
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО БЕЗБУМАЖНОЕ — информационная управленческая …
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, БЕЗБУМАЖНОЕ. — информационная управленческая технология, позволяющая выполнять хранение, поиск и отображение информации средствами ЭВМ без …
bibliotekar.ru/kodex-11-4/154.htm