Куперс

Бухучет и анализ

Дополнительное соглашение в ПФР об электронном документообороте

ПЕНСИОННЫЙ ФОНД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ИНФОРМАЦИОННОЕ СООБЩЕНИЕ
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В 2011 ГОДУ

Если численность сотрудников Вашего предприятия превышает 50 человек, то с отчетность в ПФР должна предоставляться в ПФР в электронном виде с электронно-цифровой подписью.

Отчетность в электронном виде обязательно должна заверяться электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Может сдаваться в электронном виде с ЭЦП лично либо по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

Страхователь имеет право участия в электронном документообороте ПФР, самостоятельно или через своего Уполномоченного представителя.

Чтобы сдать отчетность лично, нужно представить ее на магнитном носителе с ЭЦП в Управление Пенсионного фонда по месту регистрации.

При представлении отчетности в электронном виде с ЭЦП, обязанность представления отчетности в территориальный орган ПФР на бумажном носителе не предусмотрена.

Для сдачи отчетности в электронном виде по ТКС плательщику страховых взносов (далее — Абонент) необходимо написать «Заявление о подключении к системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи» в Управление ПФР по месту регистрации в соответствии с утвержденной формой. Если у Абонента уже имеется заключенное и действующее «Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи», то его замена на Заявление не требуется.

Абонент системы электронного документооборота (СЭД) за свой счет приобретает, устанавливает и обеспечивает работоспособность программного обеспечения и средств криптографической защиты информации и ЭЦП, необходимых для подключения к системе. Изготовление и сертификацию ключей шифрования и ЭЦП осуществляет один из поставщиков услуг – удостоверяющий центр (УЦ), список которых предоставляется Абоненту СЭД территориальным органом ПФР (Управление ПФР по месту регистрации).

Для соблюдения вышеперечисленных требований, Абоненту необходимо заключить договоры: с поставщиком услуг УЦ, или Поставщиком телекоммуникационных услуг, средств криптографической защиты информации (СЗИ), программного продукта для представления сведений о застрахованных лицах и Расчета в орган ПФР по ТКС, получить сертификат электронно-цифровой подписи в УЦ. Для архивного хранения электронных документов должны быть созданы соответствующие условия.

Электронный документооборот осуществляется в соответствии с распоряжением Правления ПФР от 11.10.2007г. N 190р (в редакции распоряжения Правления ПФР от 10.06.2009 N 116р, от 19.03.2010 N 75р).

Порядок передачи отчетности по телекоммуникационным каналам связи

При представлении отчетности Абонент соблюдает следующий порядок:

  • формирует файлы отчетности для отправки в территориальный орган ПФР по установленному формату;
  • проверяет правильность подготовки отчетности проверочными программами ПФР;
  • при выявлении проверочными программами ошибок в отчетности, исправляет их;
  • проверяет файлы антивирусной программой;
  • подписывает отчеты ЭЦП должностного лица, имеющего право подписи отчетных документов, или его Уполномоченного представителя и в зашифрованном виде отправляет в территориальный орган ПФР;
  • в течение 2 рабочих дней, с момента отправки отчетности, получает из территориального органа ПФР извещение о результатах ее рассмотрения. В случае отсутствия извещения из территориального органа ПФР в указанный срок, выясняет причину этого в Организации или в территориальном органе ПФР.

В случае отрицательного результата представления отчетности в территориальный орган ПФР, Абонент получает Извещение об отказе в приеме отчетности с указанием причин отказа и выполняет следующие действия:

  • после получения страхователем Извещения об отказе в приеме отчетности, он устраняет причины, приведшие к отказу в приеме отчетности, и повторно представляет отчетность;
  • в случае успешного представления отчетности в территориальный орган ПФР, Абонент получает извещение о приеме документа территориальным органом ПФР и сохраняет его;
  • по результатам проверки отчетности проверочными программами территориальный органом ПФР, в течение 6 рабочих дней с момента получения документа территориальным органом ПФР, получает в зашифрованном виде протокол контроля отчетности, подписанный ЭЦП территориального органа ПФР;
  • отправляет в территориальный орган ПФР протокол контроля, подписанный ЭЦП Абонента, что является подтверждением получения протокола. Протокол контроля, подписанный ЭЦП территориального органа ПФР и ЭЦП Абонента, сохраняются в архиве.

В случае получения Абонентом протокола (протоколов) проверки отчетности, содержащего(их) сообщения об ошибках, Абонент в соответствии с протоколом устраняет эти ошибки, и повторно представляет отчетность в территориальный орган ПФР в сроки, оговоренные действующими нормативными правовыми актами.

Факт представления отчетности в электронном виде подтверждается соответствующим Извещением о приеме отчетности. Извещение содержит сведения о дате и времени доставки файла отчетности в территориальный орган ПФР и подписано ЭЦП уполномоченного лица территориального органа ПФР.

При этом отправленная отчетность считается представленной своевременно, если дата их доставки в территориальный орган ПФР будет не позднее срока, установленного действующим законодательством Российской Федерации.

Если Абонент не получил от территориального органа ПФР в установленное время Извещение о приеме отчетности или протокол контроля, он заявляет территориальному органу ПФР о данном факте, выясняет причину отсутствия указанных документов и, при необходимости, повторяет процедуру представления отчетности.

В случае возникновения технических сбоев на стороне территориальный органа ПФР Абонент через свою Организацию получит сообщение об ошибке.

Абонент, после направления отчетности в территориальный орган ПФР и до получения положительного протокола проверки отчетности, обязан ежедневно осуществлять просмотр входящей корреспонденции и своевременно производить корректировку отчетности, в случае такой необходимости.

Организации, отвечающие за доставку ЭД, ежедневно (кроме выходных и праздничных дней) обеспечивают доставку ЭД на рабочее место специалиста территориального органа ПФР с использованием коммуникационной составляющей.

В полном объеме приведенные выше требования изложены в документе «Технология обмена документами по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации». После утверждения «Технологии», каждый плательщик страховых взносов (Абонент СЭД ПФР) должен будет ознакомиться с ней и работать с четким соблюдением ее требований.

Несмотря на четко изложенный порядок обмена документами в СЭД ПФР, Абонент должен учитывать, что лучший способ своевременного представления отчетности – не совершать изложенные выше действия в последний день, а позаботиться о доставке отчетности заблаговременно!

Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи

Технология обмена документами индивидуального (персонифицированного) учета страховых взносов по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации

Регламент обеспечения безопасности информации при защищенном обмене электронными документами в системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации по телекоммуникационным каналам связи

Для тех работодателей, которые перешли на электронный документооборот, сдача отчетности на бумаге и личное посещение территориального органа ПФР ушло в прошлое. Сегодняшний день – это электронный документооборот со страхователями по телекоммуникационным каналам связи с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Подключение к системе электронного документооборота ПФР позволяет: — сдавать отчеты без ошибок с первого раза благодаря внутренней системе проверки; — снизить траты на подготовку отчетных данных; — при необходимости своевременно обновлять формы отчетности;

— повысить оперативность работы (представление отчетности по телекоммуникационным каналам связи позволяет круглосуточно направлять документы в территориальный орган ПФР);

— создать на предприятии электронный архив всего документооборота с территориальным органом ПФР.

Для организации обмена документами по телекоммуникационным каналам связи с УКЭП плательщику страховых взносов (страхователю) необходимо выполнить следующее:

2. Заключить Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи между страхователем и территориальным органом ПФР;

3. Установить программное обеспечение на рабочем месте страхователя (данную процедуру производит оператор связи).

Список уполномоченных представителей, оказывающих услуги по предоставлению отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Соглашения. Технологии. Регламенты.

Документы на назначение пенсий работникам с целью передачи в ПФР в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Согласие на назначение страховой пенсии по данным индивидуального (персонифицированного) учёта

Уважаемые страхователи!

В соответствии с дополнениями, внесенными в Трудовой кодекс Российской Федерации Федеральным законом от 03.10.2018 № 353-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (статья 185.1), работники, не достигшие возраста, дающего право на назначение пенсии по старости, в том числе досрочно, в течение пяти лет до наступления такого возраста и работники, являющиеся получателями пенсии по старости или пенсии за выслугу лет, при прохождении диспансеризации в порядке, предусмотренном законодательством в сфере охраны здоровья, имеют право на освобождение от работы на два рабочих дня один раз в год с сохранением за ними места работы (должности) и среднего заработка.

Согласно положениям части 11 статьи 10 Федерального закона от 03.10.2018 № 350-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам назначения и выплаты пенсий» обмен информацией между органами Пенсионного фонда Российской Федерации и работодателями в целях предоставления гражданам предпенсионного возраста, состоящим с работодателями в трудовых отношениях, льгот, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации, может осуществляться с письменного согласия таких граждан в электронной форме на основании соглашений, заключенных между органами Пенсионного фонда Российской Федерации и работодателями.

Для получения от территориальных органов ПФР сведений о работниках предпенсионного возраста, а также о получателях пенсии всем работодателям необходимо подписать (в двух экземплярах) дополнительное Соглашение об информационном взаимодействии между Управлением Пенсионного фонда Российской Федерации и работодателем и представить в территориальный орган ПФР по Хабаровскому краю по месту своей регистрации.

Оформление юридических документов

текущий момент для юридического оформления перехода на отчетность в ПФР по ТКС есть два основных способа: при помощи электронного заявления по форме ЗПЭД и, заполнив Соглашения вместе с Заявлением, предоставить документы лично ПФР.

  1. В связи с принятием Постановления Правления ПФР №178п от 11.03.2020 меняется Порядок подключения к электронному документообороту с ПФР:
    • Необходимо отправить заявление по форме ЗПЭД.
    • После полученного положительного протокола на Заявление нужно направить Регистрационную информацию в ПФР с указанием номер соглашения: «б/н» и фиктивной датой соглашения.

Регистрационную информацию необходимо направлять, чтобы сертификат попал в программный комплекс БПИ (Бесконтактный прием информации)*

* Если отчетность только по СЗВ-ТД, рег. информацию направлять не нужно.

  • После отправки регистрационной информации можно отправлять любую отчётность/письма в ПФР.

При таком подключении Соглашение и Заявление предоставлять лично в территориальные Управления ПФР не требуется.

Регионы, которые уже работают по этой схеме:

03 (Республика Бурятия);

20 (Чеченская Республика);

23 (Краснодарский край);

27 (Хабаровский край);

32 (Брянская область);

35 (Вологодская область);

45 (Курганская область);

47 (Ленинградская область) *;

50 (Московская область);

58 (Пензенская область);

59 (Пермский край);

63 (Самарская область);

64 (Саратовская область);

71 (081-…) (Тульская область);

77 (Москва);

72 (Тюменская область);

78 (Санкт-Петербург) *;

86 (Ханты-Мансийский округ-Югра).

  1. Необходимо заполнить заявление и подписать соглашение с Управлением ПФР (УПФР) по месту регистрации в качестве страхователя (в некоторых регионах требуется также заключить дополнительное соглашение).

Пример общефедеральных документов для сдачи отчетности в Пенсионный фонд *:

* Документы и схема подключения в вашем регионе могут не совпадать с описанными выше. Шаблоны документов необходимо брать на сайте Пенсионного фонда в разделе регионального отделения.

Заявление заполняется в единственном экземпляре и передаётся в региональное Отделение ПФР (ОПФР). Соглашение составляется в двух экземплярах, подписывается уполномоченным лицом страхователя (на которого оформлен сертификат ЭЦП для представления отчётности в ПФР) и передаётся на подпись в УПФР по месту регистрации в качестве страхователя. Один экземпляр возвращается страхователю с подписью уполномоченного сотрудника УПФР.

Примечание: отчётность в органы ПФР по ТКС передаётся в зашифрованном виде за подписью сертификата ЭЦП, оформленного на сотрудника, имеющего право подписи отчётности в ПФР. Обычно это руководитель организации. Если же Соглашение с УПФР и Заявление были заполнены от имени главного бухгалтера (уполномоченного сотрудника), необходимо, чтобы сертификат ЭЦП также был оформлен на этого уполномоченного сотрудника, действующего на основании доверенности. Данную доверенность необходимо обязательно приложить к Соглашению, в доверенности указать ФИО и должность уполномоченного сотрудника.

Какие данные указывать об Операторе и СКЗИ в заявлении о подключении к электронному документообороту

Особенности для страхователей 01 региона

Для отчётности в вашем регионе необходимо заключить трехстороннее соглашение между страхователем, ПФР и компанией СКБ Контур.

Чтобы перейти на электронный документооборот, выполните следующие действия:

  1. Скачайте бланк соглашения.
  2. Обратитесь за подписью на соглашении в сервисный центр, где приобретали Контур.Экстерн. Если такой возможности нет, перед визитом в УПФР подойдите в отделение ООО «Паскаль», которое расположено рядом с Управлением ПФР (г. Майкоп, ул. Пионерская, 374, оф. 52).
  3. Заполните и подпишите в ПФР заявление о передаче документов в электронном виде.
  4. Предоставьте в Управление ПФР весь пакет документов.

Особенности для страхователей 02

Чтобы перейти на электронный документооборот с ПФР:

  • страхователям, которые сдают отчетность за себя, соглашение и заявление заключать не нужно. Номер и дату соглашения в Экстерне можно поставить любые;
  • уполномоченным представителям, которые работают по доверенности, необходимы: заявление на подключение к электронному документообороту ОПФР, соглашение, доверенность.

Особенности для страхователей 24 региона

С 01.05.2019 не требуется лично предоставлять в ПФР соглашения и заявление (см. письмо).

Достаточно направить по ТКС регистрационную информацию в ПФР, в которой поля номер и дата соглашения можно оставить пустыми, они не обязательные.

Особенности для страхователей 26 региона

Для первичного подключения к документообороту с ПФР страхователям Ставропольского края нужно:

  1. Скачать и заполнить форму Соглашения в 2х экземплярах.
  2. Заполнить и подписать в ПФР заявление о передаче документов в электронном виде.
  3. Предоставить в Управление ПФР весь пакет документов.
  4. Если соглашение уже заключено, перезаключать его не нужно.

Особенности для страхователей 53 региона

Чтобы перейти на ЭДО с ПФР, выполните 4 шага:

  1. На сайте ПФР скачайте и заполните соглашение. Переименуйте файл в «Соглашение. Регистрационный номер организации в ПФР», например: «Соглашение. 000-000-000000». Формат файла — MSOfficeWord, расширение «.doc».
  2. Укажите фиктивные данные по соглашению с ПФР, например, «регистрационный номер: 000-000-000000, номер соглашения: 0000, дата соглашения: 01.01.2015» и отправьте регистрационную информацию.
  3. Отправьте сформированный в п. 1 файл письмом в ПФР.
  4. Отделение ПФР, получив соглашение, регистрирует его и направляет страхователю тот же файл, подписанный электронной подписью, указывая в приложении номер и дату соглашения. Отредактируйте реквизиты организации, внеся полученные номер и дату соглашения.

Особенности для страхователей 55 региона

Чтобы перейти на электронный документооборот с ПФР, выполните следующие шаги:

  1. Подпишите заявление, отсканируйте его и отправьте через сервис «Письма» в УПФР, в котором вы зарегистрированы. Чтобы отправить письмо, в регистрационных данных в поле «Номер соглашения» поставьте «б/н», в поле «Дата соглашения» — текущую дату.
  2. По истечении рабочих суток обратитесь в УПФР и сообщите, что передали свою электронную подпись и скан-копию заявления по ТКС.
  3. Сотрудник ПФР проверит получение электронной подписи и заявления, проставит признак наличия заявления.
  4. Вы можете начать отчитываться в ПФР. Не забудьте изменить регистрационные данные на данные из заявления, которые присвоили в ПФР.
  5. Если сотрудник ПФР сообщит, что не получил электронную подпись и письмо, обратитесь в техподдержку СКБ Контур.

Важно:

  1. Соглашение с ПФР в Омской области не заключается, документооборот ведется на основании заявления.
  2. Страхователю желательно отвезти оригинал заявления в ПФР.

Особенности для страхователей 66 региона

Для первичного подключения к документообороту с ПФР страхователям Свердловской области нужно:

  1. Скачать и заполнить форму Соглашения (Распечатывать только само соглашение без приложений в 2х экземплярах).
  2. Заполнить и подписать в ПФР заявление о передаче документов в электронном виде.
  3. Предоставить в Управление ПФР весь пакет документов.
  4. Если соглашение уже заключено, перезаключать его не нужно.

Особенности для страхователей 78 и 47 регионов

Регистрация новых организаций осуществляется по новой схеме.

Особенности перехода ИП с двух рег.номеров на один

До 2017 года ИП получали два регистрационных номера, если они отчитывались за себя и за застрахованное лицо. С 2017 года ИП присваивают один регистрационный номер.

С 03.05.2018 для ИП с двумя регистрационными номерами процесс перехода следующий:

  • нужно заполнить новое заявление о подключении к электронному документообороту, указать в нем регистрационный номер самого ИП;
  • предоставить заявление в свой УПФР (в двух экземплярах);
  • заполнить регистрационную информацию в системе и отправить в УПФР.

Компания «Такском» осуществляет подключение будущих и действующих абонентов «Такском-Спринтер» к системе представления отчетности в территориальные Отделения ПФР по г. Москве, Московской области, а также в другие регионы РФ в электронном виде. Вы сможете сдавать персонифицированную отчетность, расчеты по страховым взносам и другие необходимые Вам формы.

При численности сотрудников более 100 человек, работодатель должен представлять отчетность в электронном виде с электронной цифровой подписью. В 2011 году такая норма будет действовать для организаций с численностью сотрудников более 50 человек

Персонифицированная отчетность

Индивидуальный (персонифицированный) учет — учет сведений о каждом застрахованном лице для реализации пенсионных прав в соответствии с законодательством РФ.

В 2010 году ст. 11 федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» отчетными периодами установлены полугодие и год. При этом сведения за первое полугодие 2010 года нужно представить в ПФ до 01 августа 2010, а за весь 2010 год до 01 февраля 2011 года (часть 12 статьи 37 Федерального закона от 24.07.2009 N 213-ФЗ).

С 01 января 2011 вступает в силу новая редакция первого абзаца пункта 2 ст.11 федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ, согласно которому сведения персонифицированного учета должны предоставляться в ПФ ежеквартально до 1-го числа второго месяца следующим за отчетным периодом (кварталом).

Формы отчетности

• СЗВ-6-1 – Сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица.

• СЗВ-6-2 — Реестр сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованных лиц.

• АДВ-6-2 — Опись сведений, передаваемых страхователем в ПФР.

• АДВ-6-3 — Опись документов, о начисленных и уплаченных страховых взносах и страховом стаже застрахованных лиц передаваемых страхователем в ПФР

• СПВ-1 — Сведения о начисленных, уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица для установления трудовой пенсии.

Расчеты по страховым взносам

С 2010 года работодатели вместо единого социального налога (ЕСН) уплачивают страховые взносы в бюджеты Пенсионного фонда Российской Федерации, Фонда социального страхования Российской Федерации, Федерального фонда обязательного медицинского страхования и территориальных фондов обязательного медицинского страхования по единой форме – «Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам в Пенсионный фонд Российской Федерации и территориальные фонды обязательного медицинского страхования».

Страховые взносы уплачиваются ежемесячно до 15 числа месяца, следующего за расчетным месяцем. Если последний день срока приходится на выходной или нерабочий праздничный день, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.

• РСВ-1 — квартальный отчет для работодателей,
• РСВ-2 — годовой отчет по фиксированным платежам для индивидуальных предпринимателей,
• РВ-3 — квартальный отчет для работодателей, использующих труд членов летных экипажей воздушных судов гражданской авиации.

Обратите внимание, что формат по всем утвержденным формам представления отчетности в ПФР еще не утвержден.

Порядок подключения:

1. Если Вы еще не являетесь нашим клиентом, Вам необходимо выбрать при подключении тарифный план, позволяющий использовать данную услугу.
По завершению заполнения анкеты на Ваш адрес в системе ЭДО «Такском-Спринтер» будет направлено уведомление о принятии заявки на подключение услуги обмена с ПФР. В случае некорректного заполнения реквизитов, указанных в заявке, Вам будет выслано соответствующее уведомление, с указанием причины отклонения заявки.

2. Заключить Соглашение с УПФР. В соответствии с Распоряжением Правления ПФР № 190р от 11 октября 2007 г обмен электронными документами с УПФР может осуществляться только при наличии у Клиента заключенного с территориальным органом ПФР «Соглашения об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи». Текст Соглашения Вы можете получить на сайте Пенсионного фонда Российской федерации или в территориальных органах ПФР Абоненты Московского региона могут получить текст Соглашения, войдя по ссылке http://www.pfrf.ru/ot_moscow/persuchet/ Раздел: Электронный документооборот для страхователей.

3. Оплатить выставленный счет на абонентскую плату за обмен с ПФР в течение двух периодов обслуживания.

Подключение услуги осуществляется с даты, указанной клиентом при заполнении заявки, при наличии у клиента действующего договора и денежных средств, достаточных для оплаты всего комплекса заказанных им периодических услуг, независимо от факта оплаты данного счета. При этом клиенту высылается уведомление о подключении услуги обмена электронными документами с территориальными органами ПФР.
Перерасчет размера абонентской платы Клиента осуществляется с периода, в котором выполнено подключение услуги.

5. Получить от ООО «Такском» уведомление о регистрации сертификата в УПФР и инструкцию по настройке программы «Референт» для сдачи отчетности ПФР.

Получите электронную подпись

Для полноценной работы с электронными документами вам понадобится сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП). Без него можно просматривать и обмениваться документами с другими компаниями, но нельзя их подписывать. Федеральная налоговая служба признает юридическую силу только тех электронных документов, которые скреплены КЭП. Лишь она считается аналогом собственноручной подписи и печати на бумажном документе.

Получить сертификат КЭП можно в любом удостоверяющем центре. Актуальный перечень аккредитованных центров публикуется на сайте Минкомсвязи России.

Подключитесь к оператору ЭДО

Это, пожалуй, самый ответственный этап. Чтобы не ошибиться с выбором оператора и тарифа, свяжитесь с вашими партнерами и узнайте, используют ли они электронный документооборот и какими операторами пользуются. Рекомендуем вам составить список, где вы это укажете. Он поможет определить, в каком объёме в итоге вы будете обмениваться электронными документами и, соответственно, какой тариф вам подойдёт.

Обратите внимание на самых популярных операторов среди ваших партнеров, узнайте, довольны ли они сервисом. Обязательно посмотрите отзывы в интернете. Проверьте работу службы поддержки клиентов, ведь вам может потребоваться консультация или техническая помощь, причем в любое время суток.

Сравните тарифы и выберите оптимальный в зависимости от объема своего документооборота. Не забывайте, что вся входящая документация бесплатна, а оплачивать нужно будет только отправку, при этом цена устанавливается не за лист, а за документ в целом (а он может состоять как из одного, так и нескольких листов). Момент оплаты тоже наступает в разное время: после доставки, если речь идет о документе с односторонней подписью (счет), или после подписания контрагентом в случае с двусторонней подписью (акт).

Еще одна важная опция, которую часто упускают из виду при выборе оператора ЭДО, − поддержка роуминга. Эта технология транзитного обмена электронными документами пригодится, если вы и ваш контрагент пользуетесь услугами разных операторов ЭДО. Техническая возможность настройки документооборота в этом случае будет зависеть от наличия роумингового соглашения между операторами. Если оно есть, вам достаточно будет подать заявку на роуминг, а ваш оператор настроит документооборот с нужным контрагентом. Такой формат работы не привязывает вас к одному оператору.

Возможно, вы спросите: а зачем вообще нужен оператор? Нельзя ли обмениваться электронными документами напрямую, без участия еще одной стороны? Отвечаем: нет, это запрещено законом. Именно оператор в случае необходимости вправе подтвердить факт выставления или получения электронных счетов-фактур и иных документов. Также оператор несет ответственность за быструю доставку и целостность электронного документа при пересылке. С законодательной базой по ЭДО можно ознакомиться .

Выберите способ работы с ЭДО

Есть два варианта. Первый − работать через браузер. Для этого не потребуется ничего, кроме стабильно работающего интернета и КЭП. Обмен документами будет происходить с контрагентами по принципу электронной почты. Никакого внешнего вмешательства в информационные системы вашей компании.

Второй способ − более продвинутый. Он предполагает работу через модуль для 1С. Достаточно интегрировать в 1C этот модуль (оплачивается отдельно) и работать с электронными документами в привычной системе. Вы сможете подписывать документы непосредственно в 1С и отправлять их контрагенту напрямую в 1С (для этого на его стороне тоже должен быть установлен такой же модуль). И не нужно тратить дополнительное время на заведение документов в систему вручную.

Кроме того, вам может понадобиться интеграция с вашей учетной системой. Это более сложные манипуляции, поэтому обязательно убедитесь, что выбранный оператор обладает необходимыми компетенциями по внедрению интеграционных решений.

Сообщите контрагентам о своей готовности использовать ЭДО

Когда все организационные моменты решены и система настроена, расскажите своим клиентам и поставщикам о том, что готовы обмениваться с ними электронными документами. Самых важных партнеров лучше оповестить заранее и дождаться их реакции.

Тем, кто использует ЭДО, отправьте приглашение в системе электронного документооборота, иначе обмен документами будет невозможен. Остальных пригласите присоединиться к вам, чтобы вместе получать максимальный эффект. Как показывает практика, многих вполне может убедить успешный опыт коллег, так что не стесняйтесь делиться своими успехами после перехода на ЭДО. В противном случае осуществляйте документооборот с ними, как обычно, или ставьте более жесткие условия (обменивайтесь только за их деньги или раз в полгода), − выберите сами в зависимости от возможностей и отношений с партнерами.

При чем тут «Информатика и Сервис»?

«Информатика и Сервис» выступает авторизованным сервисным центром компании «Контур». Мы консультируем по вопросам перехода на ЭДО, а также оказываем техническую поддержку.

К примеру, можем подготовить компьютеры для использования систем шифрования, интегрировать ЭДО с 1С или организовать работу без использования физических ключей USB-токенов при подписании документов (тогда не придется каждый раз подключать устройства-носители КЭП к разным компьютерам, что особенно актуально для компаний, которые работают на удаленных рабочих столах, или если доступ к КЭП нужен нескольким сотрудникам).

Кроме того, можем удостоверить личность директора при выпуске электронной подписи и взять на себя почти весь технический и организационный функционал по подготовке к переходу на ЭДО и дальнейшему взаимодействию с компанией «Контур».

Конечно, мы тоже осуществляем документооборот в электронном виде. Чего и вам желаем!

А если вы все еще сомневаетесь, стоит ли переходить на ЭДО, посмотрите видео нашего партнера Контур.Диадок и убедитесь, что электронный документооборот − это удобно, просто и безопасно.

Интересные материалы:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Наверх