Куперс

Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105).

Документ действовал в части, не противоречащей Федеральному закону от 21.11.1996 N 129-ФЗ, который утратил силу с 1 января 2013 года в связи с принятием Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Минфином России сообщено, что правила ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, утвержденные уполномоченными федеральными органами исполнительной власти до дня вступления в силу Федерального закона N 402-ФЗ, применяются в части, не противоречащей Закону.

До утверждения федерального стандарта бухгалтерского учета, устанавливающего требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, для организации хранения документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, применяются данное Положение (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее), и Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (Информация Минфина России N ПЗ-13/2015)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов государственными, кооперативными и другими общественными организациями, объединениями, предприятиями и учреждениями <*>, состоящими как на хозяйственном расчете, так и на государственном бюджете.

1.2. Действие настоящего Положения не распространяется на учреждения банков и колхозы.

<*> В дальнейшем изложении — предприятия, учреждения.

2. Первичные документы

2.1. Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы, созданные в соответствии с требованиями настоящего Положения.

2.2. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Они должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции.

2.3. Первичные документы создаются на бланках типовых и типовых междуведомственных форм, разрабатываемых и утверждаемых ЦСУ СССР, а также на бланках специализированных форм, разрабатываемых и утверждаемых министерствами и ведомствами.

Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

2.4. В отдельных случаях, при наличии соответствующих технических средств, допускается создавать первичные документы на машиночитаемых носителях информации. При этом должны соблюдаться требования настоящего Положения, общеотраслевых руководящих указаний о придании юридической силы документам на магнитной ленте и бумажном носителе, создаваемым средствами вычислительной техники, общеотраслевых руководящих методических материалов по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ предприятий, учреждений и других нормативных актов.

2.5. Первичные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа (формы), код формы;

б) дату составления;

в) содержание хозяйственной операции;

г) измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении);

д) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

2.6. В необходимых случаях в первичном документе могут быть приведены дополнительные реквизиты: номер документа, название и адрес предприятия, учреждения, основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

2.7. В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

2.8. Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Запрещается использовать для записей простой карандаш.

2.9. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

2.10. Порядок записи в машиночитаемых первичных документах определен общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ предприятий, учреждений.

2.11. На предприятии, в учреждении руководителем утверждается по согласованию с главным бухгалтером перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.

2.12. Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

2.13. Дополнительные требования к порядку создания первичных документов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, операций с товарно-материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств, определяются положениями о главных бухгалтерах, о централизованных бухгалтериях, о ведении кассовых операций, правилами Государственного банка СССР и другими нормативными актами.

2.14. В случаях, установленных законодательством Союза ССР и союзных республик, а также министерствами и ведомствами, бланки форм первичных документов могут относиться к бланкам строгой отчетности.

2.15. Порядок использования и учета бланков форм первичных документов строгой отчетности, а также круг предприятий, учреждений, на которых должны использоваться такие бланки, устанавливается министерствами и ведомствами в соответствии с указаниями ЦСУ СССР, Министерства финансов СССР и Госснаба СССР по вопросу об унификации форм первичных документов и об отнесении их в необходимых случаях к документам строгой отчетности.

2.16. Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).

2.17. Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

2.18. Приемка и проверка отдельных первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, может быть поручена вычислительной установке. Для этого в составе вычислительной установки приказом руководителя предприятия, учреждения выделяются работники, которые осуществляют приемку и проверку первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, под контролем главного бухгалтера.

2.19. В соответствии с Положением о главных бухгалтерах запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия, учреждения для принятия решения.

2.20. Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке — дату записи в учетный регистр, а при обработке на вычислительной установке — оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку.

2.21. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

3. Учетные регистры

3.1. Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах.

В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета результатная информация может формироваться в виде выходных документов на машиночитаемых носителях.

3.2. Формы учетных регистров, порядок записей в них, обработки и использования определены инструкциями о журнально-ордерной форме счетоводства, инструкциями по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на государственном бюджете, общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ предприятий, учреждений и методическими указаниями по организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники.

3.3. Информация о хозяйственных операциях, произведенных предприятием, учреждением за определенный период времени (месяц, квартал, полугодие, год), из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерские отчеты, порядок составления которых установлен Положением о бухгалтерских отчетах и балансах.

4. Исправление ошибок в первичных документах и учетных регистрах

4.1. В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

4.2. Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.

4.3. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.

4.4. В приходных и расходных кассовых ордерах исправления не допускаются. Порядок исправления ошибок в банковских документах устанавливается правилами Государственного банка СССР.

4.5. Порядок исправления ошибок в учетных регистрах в условиях ручной и механизированной обработки определен в соответствующих нормативных документах.

5. Порядок организации документооборота

5.1. Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив — документооборот) регламентируется графиком.

Особенности документооборота в условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета определены соответствующими нормативными документами.

5.2. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.

5.3. График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

5.4. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Пример графика документооборота в виде перечня работ приведен в Приложении к настоящему положению.

5.5. Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

5.6. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

5.7. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

В соответствии с Положением о главных бухгалтерах требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия, учреждения.

6. Порядок хранения первичных документов и учетных регистров

6.1. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

6.2. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

6.3. Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).

6.4. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

6.5. Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве предприятия, учреждения определяется согласно Перечню типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов, утвержденному Главным архивным управлением при Совете Министров СССР.

6.6. Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

6.7. Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Союза ССР и союзных республик. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.

Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

6.8. В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.

* * *

С введением в действие Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете считать утратившими силу:

письмо Министерства финансов СССР от 18 октября 1961 г. N 343 «О положении о документах и записях в бухгалтерском учете предприятий и хозяйственных организаций»;

письмо ЦСУ СССР и Министерства финансов СССР от 28 марта 1972 г. N 17-8/61 «Об использовании в учете технических носителей информации как документов, имеющих одинаковую силу наряду с другими учетными документами».

Приложение
к Положению о документах
и документообороте
в бухгалтерском учете

Пример графика документооборота по предприятию, учреждению

Утверждено приказом N _____ от __________________

Наименование документа	Создание документа					Проверка документа				Обработка документа		Передача в архив
	количество экземпляров	ответственный за выписку	ответственный за оформление	ответственный за исполнение	срок исполнения	ответственный за проверку	кто представляет	порядок представления	срок представления	кто исполняет	срок исполнения	кто исполняет	срок передачи
Требование..	2	цех	ОМТС бухгалтерия	склад	ежедневно (до..часов)	бухгалтерия	1 экз. — цех 2 экз. — склад	при отчете при реестре	ежедневно (до..часов)	бухгалтерия	ежедневно	бухгалтерия	По истечении квартала

Что такое график документооборота и для чего он необходим?

График документооборота — это представленная, как правило, в табличном виде информация, описывающая регламент движения первичных документов и их обработки на всех этапах «жизни»: от момента создания до передачи на хранение.

График документооборота помогает:

• упорядочить процесс работы с документами;
• рационально распределить «документальные» обязанности между работниками;
• сократить задержки времени при обработке документации;
• избежать рабочих конфликтов;
• осуществлять контроль за соблюдением сотрудниками функций по обработке документов и выявлять недостатки на каждом этапе работы;
• своевременно формировать отчетность.

Объем отраженной в графике документооборота информации зависит от:

• масштабов деятельности фирмы;
• структуры предприятия;
• особенностей построения системы управления;
• видов применяемой первички;
• иных нюансов (особенностей обработки учетной информации, применяемых программных средств и др.).

С видами и формами учетной первички знакомьтесь с помощью размещенных на нашем сайте материалов:

• «Унифицированные формы первичных документов (перечень)»;
• «Унифицированная форма Торг-12 — бланк и образец»;
• «Унифицированная форма № ОС-4 — акт о списании объекта ОС».

График документооборота является приложением к учетной политике предприятия. Как правильно составить учетную политику и приложения к ней, узнайте в Типовой ситуации от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Как подготовиться к составлению графика документооборота?

Для составления графика документооборота необходимо провести предварительную подготовку, во время которой:

• составить полный перечень документов, подлежащих обработке;
• для каждого документа определить количество экземпляров, необходимых для обеспечения потребности в них внутренних и внешних пользователей;

В каком количестве экземпляров оформляется авансовый счет-фактура, узнайте из материала «Правила выставления счета-фактуры на аванс».

• сформировать таблицу соответствия вида документа должностям ответственных работников, имеющих законное основание для их подписания;

Как закрепить предоставление права подписи первички за сотрудником, узнайте из материала «Приказ о праве подписи первичных документов — образец».

• сопоставить каждый вид документа с ответственными лицами, отвечающими за получение (оформление) документа в соответствии с должностными инструкциями исполнителей;
• конкретизировать календарные нюансы — обозначить установленные законодательством или внутрифирменными актами отрезки времени на подготовку, согласование и утверждение документа, а также передачу готового документа конечному пользователю;
• разработать систему контроля за исполнением графика документооборота;
• конкретизировать иные нюансы графика (в зависимости от потребностей организации внутреннего документооборота).

После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отражается в специальной таблице (графике документооборота), количество строк и столбцов которого зависит от потребностей организации.

Такая свобода выбора при оформлении графика документооборота допустима для любой организации, если требование к применению конкретной формы этого документа не предусмотрено отраслевыми и (или) иными нормативными актами.

Как внедрить график документооборота в учетный процесс и где скачать его образец?

Наиболее распространенная ситуация оформления графика документооборота — в качестве элемента (приложения) учетной политики. Поэтому введение его в учетный процесс происходит одновременно с процедурами ввода в действие учетной политики и включает следующие этапы (например):

• утверждение графика документооборота (в составе учетной политики или как отдельного документа);
• ознакомление причастных исполнителей (по указанным в графике должностям) с их ролями в обеспечении процесса документооборота организации;
• оформление на всех рабочих местах наглядных стендов, на которых размещается удобный для визуального восприятия график документооборота;
• налаживание взаимодействия исполнителей графика документооборота на первоначальном этапе его внедрения в учетный процесс;
• проведение мероприятий по настройке программного обеспечения, используемого при оформлении документов, для максимальной автоматизации процессов обмена документами и облегчения взаимодействия исполнителей графика документооборота;
• налаживание системы внутреннего контроля по исполнению графика документооборота; отдельным приказом (распоряжением) предусматриваются виды наказаний за систематические нарушения исполнителями графика документооборота.

График будет способствовать организации эффективного документооборота в том случае, если все связанные с его исполнением ответственные лица организации в пределах своих должностных инструкций и предоставленных в иной форме полномочий будут исполнять обязанности своевременно и в полном объеме.

Ознакомиться с образцом графика документооборота и скачать его вы можете на нашем сайте — см. материал «Приложения к учетной политике — образец».

РАЗЪЯСНЕНИЯ от КонсультантПлюс:
В условиях распространения в РФ коронавирусной инфекции организации необходимо минимизировать бумажный документооборот, заменив его на электронный формат работы…. Как правильно организовать электронный документооборот, узнайте в справочно-правовой системе К+. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Итоги

График документооборота является важным элементом учетной политики организации. Он необходим для своевременной и качественной подготовки и обработки документов.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Деятельность любой фирмы сопровождается созданием внутренних актов. Вся работа с документацией формирует определенный цикл, начинающийся оформлением бумаг и завершающийся отправкой бланков на хранение. Другое его название – график. Он должен быть практичным и правильно организованным, чтобы в процессе не появлялось сложностей и промедлений. Руководителю нужно издать приказ об утверждении графика документооборота.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа об утверждении графика документооборота .docСкачать образец приказа об утверждении графика документооборота .doc

Особенности графика документооборота

При составлении графика документооборота нужно провести подготовительную работу:

• Учет всех документов, с которыми придется работать специалистам отдела.
• Планирование сроков обработки бумаг.
• Планирование сроков рассмотрения документации.
• Распределение потока бумаг таким образом, чтобы при максимальной нагрузке соблюдались сроки обработки.

При составлении графика документооборота нужно учесть, что целью является своевременное рассмотрение бумаг. Если график будет сформирован неверно, то есть высокий риск нарушения сроков при обработке документов. А это влечет за собой следующие проблемы:

• Ответственность перед сотрудниками за несвоевременное оформление бумаг о зарплате.
• Ответственность перед государством за нарушение сроков подачи налоговой отчетности.
• Конфликты с контрагентами за несвоевременную оплату по договорам.

Сотрудник, составляющий график, несет ответственность за стабильную работу фирмы в целом.

Приказ об утверждении графика

Сформированный график документооборота утверждается посредством распоряжения. К нему предъявляется ряд требований:

• Наличие подписи директора.
• Ознакомление с приказом всех работников.

Форма распоряжения не утверждена законом. Поэтому приказ может составляться в свободной форме.

В графике обычно присутствуют эти сведения:

• Сотрудники, которые несут ответственность за заполнение того или иного документа.
• Сроки вступления локальных актов в силу.
• Порядок исполнения документов.
• Способы ведения и хранения бумаг.
• Ответственность за несвоевременное выполнение обязанностей, связанных с документооборотом.
• Правила составления и оформления.
• Сроки проверки формы и содержания документов.
• Порядок утверждения бумаг.
• Порядок передачи документов между структурными подразделениями.
• Контроль за соблюдением графика.

Если сотрудник нарушит график, его можно привлечь к ответственности. Однако это возможно только при наличии приказа по утверждению графика. Если такого распоряжения нет, то всю ответственность будет нести директор компании.

Образец

ООО «Скрепка»

Приказ №44

г. Москва

19.02.2021 года

Об утверждении графика документооборота

Для обеспечения стабильной работы организации и рациональной организации документооборота

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить график документооборота на основании приложения №1.
2. Всем ответственным сотрудникам подавать первичную документацию в бухгалтерский отдел на основании утвержденного графика.
3. Полученные от контрагентов договоры направлять в бухгалтерию в сроки, зафиксированные в графике.
4. Контроль за исполнением графика возложить на главбуха Иванову П.О.

Гендиректор (подпись) Сибуров Р.О.

С приказом ознакомлены:

Иванова П.О. (подпись)

Кадровая служба является функциональным подразделением и взаимодействует со всеми подразделениями компании. Именно кадровая служба производит набор, отбор и прием персонала, организует процесс адаптации персонала, отвечает за его своевременное и качественное обучение, разрабатывает и внедряет различные системы мотивации и оценки кадров. Наряду с руководителем организации работники кадровой службы ответственны за правильное (в соответствии с действующим трудовым законодательством) и своевременное документальное оформление трудовой деятельности работников. Для выполнения этих и других функций кадровая служба осуществляет взаимодействие со всеми подразделениями организации, обмениваясь с ними многочисленными документами.

Перед сотрудниками кадровых служб вне зависимости от того, работают ли они в крупных, средних или малых компаниях, часто встают вопросы относительно того, как организовать движение документов, чтобы избежать дублирования работы, конфликтов с различными подразделениями и службами, достичь взаимопонимания между ними; как ускорить процесс прохождения документов, согласовать действия различных структур; как упорядочить документооборот, чтобы повысить производительность труда кадрового подразделения, и пр. В целях рационализации и повышения эффективности движения документов в организации необходимо разработать и утвердить график документооборота.

График документооборота организации создается в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105 (действует в части, не противоречащей федеральному законодательству). Положение устанавливает порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов государственными, кооперативными и другими общественными организациями, объединениями, предприятиями и учреждениями, состоящими как на хозяйственном расчете, так и на государственном бюджете. Графиком документооборота регламентируется движение всех первичных документов в бухгалтерском учете организации (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив).

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер, а утверждается документ приказом руководителя организации. График документооборота является обязательным для ведения бухгалтерского учета в организации, поэтому в нем необходимо прописать порядок взаимодействия бухгалтерии и кадровой службы, после чего документ становится обязательным и для службы управления персоналом.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением графика документооборота исполнителями осуществляет главный бухгалтер. Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб организации.

График документооборота четко определяет потоки движения кадровых документов и позволяет организации наладить соответствующие внутренние регламенты. Этот документ устанавливает подразделения, исполнителей и минимальные сроки прохождения каждого первичного документа в подразделениях. График документооборота позволяет повысить уровень учетной работы в организации, усилить контроль со стороны бухгалтерской службы и т.д.

Как правило, основные противоречия в организации складываются между кадровой и бухгалтерской (финансовой) службами, поскольку именно с их деятельностью связан основной документооборот в сфере управления персоналом. Из кадровой службы в бухгалтерию передаются документы о принятых и уволенных работниках, копии приказов по кадрам, больничные листы, отпускные записки, табели учета рабочего времени и т.п. Только на основании этих первичных документов бухгалтерия производит все денежные начисления работникам предприятия.

График документооборота регламентирует потоки движения документов: фиксирует типы учитываемых документов, сроки их исполнения, передачи в архив и нр. В связи с этим необходимо точно зафиксировать последовательность действий подразделений и утвердить четкие сроки: а) предоставления документов из подразделений организации в кадровую службу;

• б) оформления документов в кадровой службе;
• в) передачи документов из кадровой службы в бухгалтерию.

В соответствии с Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухгалтерском учете) с 1 января 2013 г. организации, кроме бюджетных, имеют право самостоятельно разрабатывать любой первичный документ. Руководитель экономических субъектов теперь сам определяет форму (за несколькими исключениями) и состав первичных учетных документов, которые будут применяться для ведения хозяйственной жизни организации, а также утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. При этом не имеет значения, содержится ли аналогичная форма в альбомах унифицированных документов или нет. В кадровой службе каждое действие подлежит оформлению первичным учетным документом, который должен содержать обязательные реквизиты (п. 2 ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете):

• 1) наименование документа;
• 2) дата составления документа;
• 3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
• 4) содержание факта хозяйственной жизни;
• 5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• 6) наименование должности лица (лиц), совершившего операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного за оформление свершившегося события;
• 7) подписи лиц, предусмотренных предыдущим пунктом, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Почти все приведенные данные и раньше содержались в унифицированных формах; они практически не изменились, конкретизированы лишь требования к подписи: теперь она должна быть расшифрована, чтобы можно было идентифицировать уполномоченное лицо. Кроме того, законодательство не устанавливает каких-либо ограничений на включение в первичные учетные документы дополнительных сведений, связанных со спецификой хозяйственной жизни конкретной организации.

Так как в законе нет запрещения на использование существующих унифицированных форм кадровых документов, а самостоятельная разработка первичных документов потребует материальных и временных затрат, то рекомендуется применять указанные формы. Для этого в них достаточно добавить поле «Расшифровка подписи» и удалить коды, номер формы и ссылку на постановление Госкомстата. В ч. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете указано, что разработка первичных документов возлагается на бухгалтерию. Однако документы по кадровому учету должны создаваться службой управления персоналом. Согласовывать с бухгалтерией придется следующие формы: № Т-3 (штатное расписание), № Т-7 (график отпусков), № Т-13 (табель учета рабочего времени) и некоторые другие из числа тех, что обычно передаются в бухгалтерию для исполнения.

После корректировки унифицированных форм для деятельности кадровой службы организации необходимо издать приказ об их утверждении с приложением всех форм в виде альбома.