Куперс

Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки).

Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и т.п. случаев, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.

Пример оформления входящей телефонограммы

Бланки для телефонограмм целесообразно иметь только при большом (более 200 в год) количестве этих документов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре. Реквизиты телефонограммы: название учреждения — автора документа» должность, фамилия сотрудника» передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не превышающий 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы. Таким образом, при составлении телефонограмм применяются такие специфичные реквизиты, как дата и время передачи (приема); указание должности и фамилии должностных лиц, передавших (принявших) телефонограмму, номера телефонов организаций, передающих (принимающих) телефонограмму.

При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной.

При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением; слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.

Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.

Вы спросите: Факс? Хм… Кто-то еще пользуется этими старыми громоздкими аппаратами?
Да! Еще как.
Факсовых пользователей по всему миру довольно много, и вам тоже может понадобиться принять или отправить факс.
Среди постоянных факсовых пользователей юридические и нотариальные конторы, медицинские учреждения, посольства и визовые центры, некоторые государственные органы, а также иные организации, которые хотят быть уверенными в подлинности получаемых документов.
Кроме того, у факсовой передачи документов есть свои преимущества:
Юридическая сила. На факсовых документах всегда присутствует факсовый заголовок с отправителем, датой и временем, благодаря чему факсовые документы имеют юридическую значимость, к тому же факт отправки всегда можно подтвердить через оператора связи.
Безопасность. Можно ли назвать безопасным передачу информации по электронной почте и мессенджерам? Конечно нет. Конфиденциальные документы спокойно можно пересылать по факсу. Будьте уверены: их увидит только ваш получатель, так как они зашифрованы, и их невозможно перехватить в процессе передачи.
Факсовые рассылки. Если вы отправите документ факсом, все ваши получатели получат уже готовый документ на бумаге, который можно взять в руки и акцентировать на нем свое внимание.
Как видите, у факса есть будущее. Но для использования факса вам совсем не обязательно пользоваться старыми громоздкими факс-машинами, тянуть телефонные линии и покупать бумагу.
Сейчас существуют простые и удобные сервисы, которые позволяют быстро и дешево отправлять и принимать факсы онлайн. Вдобавок вся ваша история, все ваши документы всегда с вами с любого гаджета в вашем личном кабинете или на электронной почте.
Одним из таких сервисов является byFax.
С онлайн-сервисом byFax отправка и прием факсов полностью автоматизированы, вам больше не нужны факс-машины, телефонные линии, бумага и договоры с телеком-операторами. Вам нужен только интернет.
Если есть необходимость еще и принимать факс-документы, вы можете взять многоканальный номер в одной из 33 стран мира, который никогда не бывает занят, и для этого вам не нужно заключать договоры с телеком-операторами.
В byFax также реализованы удобные факсовые рассылки, можно загрузить базу контактов CSV-файлом и отправить всем факс в один клик.
И еще много удобного и приятного функционала: удобный личный кабинет, низкая стоимость за страницу, всемирное покрытие, титульные страницы для факсов, бесплатный баланс для отправки ваших первых страниц, бесплатный номер на месяц для приема факсов на вашу почту или личный кабинет, SMS-уведомления, возможность использовать хранилища для хранения входящих и исходящих факсов, а также прикреплять файлы из хранилищ, ваши факсы будут отчищены от шума и будут приходить в хорошем качестве.

При этом у byFax самая низкая в мире стоимость отправки за страницу, от 6,69 российских рублей. При больших объемах предусмотрены скидки.
Довольно небольшая стоимость за удобство и качество. Пора перестать пользоваться факсом прошлого века и шагнуть в век онлайн-факса.
Вы можете опробовать byFax, отправить ваши первые бесплатные страницы, взять номер для приема факсов на месяц бесплатно, на нашем сайте byFax.by.

Телефонограмма – это тип документа, который фиксирует в письменном виде устное сообщение, переданное посредством телефонной связи. Документ может содержать часть переданных данных или полный текст в виде цитаты. Он оформляется в произвольном виде на фирменном бланке компании/учреждения или на листе А4. Готовый образец и правила составления телефонограммы описаны ниже.

Назначение документа

В современной практике телефонограмма используется не так часто, поскольку основной поток сообщений передается по электронной почте или по факсу. Однако во многих организациях телефонограммы применяются регулярно. В них передается информация о:

• решении текущих вопросах;
• указаниях руководства;
• событиях в будущем, планируемых мероприятиях.

Также с помощью телефонограммы можно зафиксировать срочные сообщения, которые вносят изменения в текущий план компании. Нередко этот документ составляется для того, чтобы отразить в письменном виде важное сообщение для возможного судебного разбирательства. В таком случае целесообразно записать телефонный разговор с помощью диктофона, предварительно уведомив об этом собеседника.

Образец и правила составления телефонограммы

Строго утвержденной формы телефонограммы нет, поэтому составить ее можно в произвольном виде. Обычно в документе указывают:

1. Наименование организации.
2. ФИО, должность передавшего сообщение.
3. ФИО, должность принявшего сообщения.
4. ФИО, должность адресата (лицо, которое непосредственно должно получить сообщение от принявшего – часто это руководитель)ю
5. Дата, время сообщения.
6. Номер телефона, на который оно поступило.
7. Номер телефонограммы (указывается в тех случаях, если в организации составляется большое количество подобных документов).
8. Текст сообщения. Его можно указать как в виде прямой цитаты, так и в виде пересказа, близкого к тексту. Описание не должно искажать содержание сообщения.
9. Подпись сотрудника, принявшего сообщения, расшифровка подписи (фамилия, инициалы).

При составлении можно ориентироваться на такой образец.

Порядок ознакомления адресата с текстом телефонограммы прописан в регламенте учреждения. Как правило, сообщение принимает секретарь, после чего он должен довести его до сведения директора в течение 1-2 рабочих дней.

Поделиться ссылкой:

5.4. Факсимильные сообщения

Факсимильные сообщения – копия документа на бумажном носителе, получаемая по каналам факсимильной связи.

По факсу могут быть переданы не только печатные документы, но и фотографические снимки, графики, таблицы, схемы и др. Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документов. В целом факс оформляется так же, как деловое письмо, но существенным отличием является указание номера телефакса получателя в графе «адресат».

В зависимости от технического уровня телефакса отправитель может получать сообщения о доставке с указанием количества страниц отправляемого документа или же причин, по которым сообщение не может быть доставлено. Подтверждение о доставке (Confirmation report) содержит код фирмы и номер телефакса получателя, дату, время и продолжительность передачи, количество полученных страниц и результат (Result). Такая информация отчетного характера может автоматически вноситься в создаваемый специальный журнал для регистрации. После 20 передач листы журнала распечатываются аппаратом, затем подшиваются, чтобы при необходимости отчет можно было предоставить клиенту. Сроки хранения составляют от 3 до 5 лет.

Пример факсимильного сообщения

14.11.2005 №_61

На №________от_________

О согласовании проведения запланированной встречи

Уважаемая Оксана Анатольевна!

Хотим напомнить Вам о намеченной нами встрече по проведению обучающего семинара-тренинга, который должен состояться 16 ноября 2005 г.

Мы надеемся, что Вы не изменили свои планы и встреча состоится.

Факс, отправляемый иностранному партнеру, имеет определенные особенности:

1) иначе оформляется адресная часть;

2) номер факса, сведения о получателе и отправителе, дата отправления и количество страниц составляют единый блок;

3) указывается вид документа – «Fax-message».

Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Читать книгу целиком
Поделитесь на страничке

Следующая глава >

Галина Пешкова,
преподаватель высшей категории специальных дисциплин УО «Минский государственный колледж электроники», консультант по секретарскому делу, автор учебного пособия по секретарскому делу

Наиболее часто используемой в практике государственных организаций формой записи информации, переданной по телефону, является телефонограмма. Этот документ — эффективный способ прямой адресной связи с нужным вам абонентом. Среди преимуществ телефонограммы необходимо отметить низкую стоимость, скорость передачи, контролируемость процесса приема-передачи.

Для эффективной работы с телефонограммами секретарь должен обладать хорошей дикцией, иметь опыт написания текста в телеграфном стиле, поскольку телефонограмма — это краткость и ясность. Также необходимо помнить, что телефонограмма должна быть услышана и записана с точностью до последней буквы.

Правила передачи телефонограммы:

· прочитать текст;

· проверить номер телефона;

· набрать номер, представиться и изложить цель звонка;

· дать время на подготовку к принятию телефонограммы;

· медленно прочитать текст телефонограммы и дать возможность абоненту его записать;

· поинтересоваться, нужно ли повторить текст;

· спросить, кто принял телефонограмму (ФИО, должность);

· проставить время передачи;

· поблагодарить и попрощаться.

Исходящая телефонограмма оформляется на общем бланке организации и имеет следующий состав обязательных реквизитов:

· наименование учреждения;

· наименование вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА);

· дата;

· индекс;

· место издания или составления;

· адресат;

· заголовок (если документ печатается на бумаге формата А4; должен начинаться с имени существительного в предложном падеже с предлогом «о» или «об»);

· текст;

· подпись.

Телефонограмма, как правило, содержит информацию, по объему не превышающую 50 слов. Она по возможности должна быть составлена из простых предложений. Допускается двухсоставная композиция текста: в первой части конкретизируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй — предпринимаемые действия. Как правило, текст излагается от первого лица. Например: «Напоминаем», «Сообщаем», «Прошу выслать».

Основные правила работы с телефонограммой:

· снять трубку до 4 звонка;

· представиться (назвать организацию, должность, ФИО);

· текст записывается на черновике. После принятия телефонограммы необходимо начисто переписать полученную информацию и передать ее руководителю;

· внести сведения в журнал регистрации. При необходимости поставить на контроль и проконтролировать исполнение.