Куперс

Контактная информация

Ф.И.О. и должность руководителя: Максимова Леся Александровна, начальник

Почтовый адрес: м-н Восточный, 6, г.Новый Уренгой, Ямало-Ненецкий автономный округ, 629303

Телефон/факс: (3494) 24-48-37

E-mail: opda@nur.yanao.ru

График работы

Понедельник-четверг: 830 — 1718

Пятница: 830 — 1700

Перерыв на обед: 1230 — 1400

Выходные дни: суббота (кроме первой субботы месяца), воскресенье

График приема граждан

Понедельник: 1400 — 1900

Среда: 900 — 1200, 1400 — 1700

Первая суббота месяца: 900 — 1200

Перерыв на обед: 1230 — 1400

Историческая справка

Присвоение поселку Новый Уренгой в 1980 году статуса города явилось отправным моментом для создания городского архива. Решением Новоуренгойского городского Совета народных депутатов на должность заведующего городским архивом была назначена Шафеева Людмила Ивановна.

Основной задачей архива было обеспечение сохранности документов, образующихся в процессе деятельности государственных предприятий, учреждений, организаций, оказание методической помощи в формировании ведомственных архивов.

В 1991 году, в связи с упразднением горисполкома и формированием структуры администрации г. Новый Уренгой, городской архив был реорганизован в архивный отдел администрации города, а в 1998 году архивный отдел г. Новый Уренгой переименован в отдел по делам архивов администрации города.

С мая 2007 года отделом по делам архивов руководит Головина Наталья Ивановна.

В составе фондов — архивные документы, образовавшиеся в процессе деятельности органов власти, учреждений, организаций, предприятий города. Одними из первых на хранение поступили документы городского комитета народного контроля (1981-1990), Новоуренгойской городской инспектуры государственной статистики (1980-1997).

На хранении в архиве находятся документы Северной геофизической экспедиции «Союзгазгеофизика», созданной в октябре 1973 года для обеспечения предприятий газовой промышленности всеми видами промыслово-геофизических работ. Интерес представляют документы производственного объединения «Уренгойгаздобыча» (с 1978 года), главного территориального управления по обустройству Уренгойского и Ямбургского месторождений (с 1981 года). Эти предприятия являются градообразующими для Нового — Уренгоя — крупнейшего города газодобытчиков России.

Для выполнения социально-правовых запросов приняты на хранение документы по личному составу 290 ликвидированных учреждений, предприятий, организаций муниципального образования город Новый Уренгой.

В 1983 году на хранение поступили первые фотодокументы, иллюстрирующие этапы становления и развития города. Комплектование фонда фотодокументов продолжается. На фотоснимках — предприятия нефтяной и газовой промышленности, знаменательные события из жизни города. Документы, свидетельствующие о прошлом и настоящем города Новый Уренгой, представлены на выставках, в экспозициях, приуроченных к знаменательным датам. Для поиска информации издан краткий справочник по фондам отдела по делам архивов Администрации г. Новый Уренгой.

Ежегодно издается календарь памятных дат города Новый Уренгой.

Положение об отделе по делам архивов (муниципальном архиве) Администрации города Новый Уренгой

Утверждено
распоряжением главы города Новый Уренгой
от 15 августа 2006 года № 1965-р

I. Общие положения

1.1. Отдел по делам архивов Администрации города Новый Уренгой (далее отдел) является самостоятельным структурным подразделением Администрации города Новый Уренгой, осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

1.2. В своей деятельности отдел подчиняется управляющему делами, Главе города Новый Уренгой.

1.3. Для осуществления своей деятельности отдел, в установленном по-рядке, использует бланк и печать Администрации города Новый Уренгой, печать, бланк, штамп со своим наименованием.

1.4. Положение об отделе, штатная численность и структура отдела ут-верждаются Главой города Новый Уренгой.

1.5. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Россий-ской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, правовыми актами Федерального архивного агентства, законами Ямало-Ненецкого автономного округа, постановлениями и распоряжениями Губернатора автономного округа, Уставом муниципального образования город Новый Уренгой, постановлениями и распоряжениями Главы города Новый Уренгой, а также нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства России, Службы по делам архивов Администрации автономного округа, настоящим Положением.

1.6. Отдел при выполнении возложенных на него задач взаимодействует со Службой по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа по вопросам архивного дела, структурными подразделениями Администрации города, хозяйствующими субъектами, иными субъектами гражданского права.

II. Основные задачи отдела

2. Задачами отдела являются:

2.1. Организация хранения, комплектования (формирования), учета и использования архивных документов, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность.

2.2. Осуществление исполнения отдельных государственных полномочий в области архивного дела по хранению, комплектованию (формированию), учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности автономного округа, находящихся на территории муниципального образования.

III. Основные функции отдела

3. Основными функциями отдела в соответствии с возложенными задачами, являются:

3.1. Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов:

• органов местного самоуправления, муниципальных органов, муници-пальных музеев и библиотек;
• муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предпри-ятия и муниципальные учреждения (муниципальные организации);
• юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность.

3.2. Внедрение в практику работы наиболее рациональных систем и методов хранения, копирования, охраны и использования архивных документов.

3.3. Организация приема на хранение фотодокументов и других архив-ных документов частной собственности, деятельности негосударственных ор-ганизаций и граждан, в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и отделом, действующим от имени Администрации города Новый Уренгой на основании доверенности управляющего делами.

3.4. Организационно — методическая помощь по вопросам делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу в организациях — источниках комплектования Архива:

• проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу в организациях — источниках комплектования Архива;
• рассмотрение инструкций по делопроизводству организаций, учреждений, предприятий, подготовка предложений по их совершенствованию;
• в проведении экспертизы ценности документов, разработке номенкла-тур дел и составлении описей постоянного срока хранения и по личному составу организаций;
• проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
• ликвидируемым организациям по передаче документов по личному составу в Архив.

3.5. Представление на рассмотрение экспертно — проверочной комиссии (ЭПК) Службы по делам архивов автономного округа полного комплекса документов по согласованию номенклатур, описей дел по личному составу, инструкций по делопроизводству и утверждению описей дел постоянного хранения.

3.6. Организация хранения и учета документов, принятых в отдел, в том числе:

• архивных документов на различных носителях (печатных, аудиовизу-альных и других), дополняющих фонды Архива;
• архивных документов, являющихся государственной собственностью Ямало-Ненецкого автономного округа;
• архивных документов юридических и физических лиц, переданных собственниками на законном основании в муниципальную собственность или на хранение в Архив, в том числе, документов личного происхождения и документов по личному составу ликвидированных организаций, учреждений и предприятий;
• учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности Архива.

3.7. Информирование органов местного самоуправления, организаций муниципального образования о составе и содержании документов отдела по актуальной тематике в порядке, установленном действующим законодательством.

3.8. Организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, осуществление публикационной деятельности, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью.

3.9. Исполнение, в установленном порядке, запросов организаций и граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов.

3.10. Проведение работы по созданию и совершенствованию научно-справочного аппарата к документам отдела, банков и информационных баз данных, автоматизированных информационно — поисковых систем, архивных справочников о составе и содержании документов.

3.11.Осуществление государственных полномочий по хранению, ком-плектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности автономного округа и находящихся на территории муниципального образования город Новый Уренгой, в установленном законодательством порядке.

3.12. Осуществление иных функций, отнесенных к ведению отдела.

IV. Права отдела

4. Отделу, для выполнения возложенных на него задач и функций, пре-доставляется право:

4.1. Представлять Администрацию города Новый Уренгой в отношениях с предприятиями, организациями, независимо от формы собственности по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4.2. Вносить на рассмотрение Главе города Новый Уренгой предложе-ния по вопросам обеспечения сохранности, комплектования и использования архивных документов, хранящихся в отделе, совершенствования работы архивов организаций — источников комплектования Архива.

4.3. Участвовать в подготовке и рассмотрении Администрацией города Новый Уренгой вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты нормативно — правовых и иных документов.

4.4. Вносить на рассмотрение Службы по делам архивов автономного округа предложения по вопросам обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, по совершенствованию работы ведомственных архивов организаций.

4.5. Вносить на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии службы по делам архивов автономного округа предложения:

• по включению организаций в источники комплектования;
• по ведению централизованного учета документов;
• по разработке методических рекомендаций и другим вопросам, входящим в компетенцию экспертно-проверочной комиссии службы.

4.6. Запрашивать и получать от организаций — источников комплектования отдела, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии архивов, организации документов в делопроизводстве, в порядке, установленном действующим законодательством.

4.7. Проверять соблюдение организациями-источниками комплектова- ния муниципального архива, независимо от их ведомственной подчиненности, расположенными на территории муниципального образования, единых принципов по обеспечению сохранности, учету, комплектованию и использованию архивных документов, в порядке, установленном действующим законодательством.

4.8. Информировать Главу города Новый Уренгой, службу по делам архивов автономного округа о нарушениях правил хранения, комплектования, учета и использования документов должностными лицами, выполняющими управленческие функции в организациях, а также физическими лицами.

4.9. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории муниципального образования город Новый Уренгой, рекомендации по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.10. Принимать участие в совещаниях, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией города и ее структурными подразделениями.

V. Ответственность отдела

Отдел за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несоблюдение условий обеспечения сохранности документов, утрату, нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, несет ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

VI. Организация деятельности отдела

6.1. Деятельность Отдела осуществляется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного агентства России, планов работы, утверждаемых Главой города Новый Уренгой.

6.2. Отдел возглавляет начальник. Начальник и специалисты отдела, за-мещающие должности, являются муниципальными служащими и входят в Ре-естр муниципальных должностей.

Начальник отдела назначается и освобождается от должности Главой города.

При смене начальника отдела прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей Администрации города Новый Уренгой. Один экземпляр акта приема-передачи представляется в Службу по делам архивов автономного округа.

6.3. Начальник отдела:

6.3.1. Планирует, организует и контролирует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций.

6.3.2. Организует подготовку и представляет в установленном порядке в Службу по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа:

• отчет о показателях выполнения основных направлений развития ар-хивного дела в муниципальном образовании город Новый Уренгой (статистическая форма №1);
• план работы отдела, с поквартальной разбивкой на очередной календарный год;
• паспорта архива;
• список организаций источников — комплектования архивных фондов отдела на очередной календарный год;
• сведения о материально-техническом состоянии отдела;
• сведения о пожарной безопасности архивохранилищ;
• сведения об изменениях в составе и объеме фондов отдела;
• сведения о состоянии хранения документов в организациях- источниках комплектования архивных фондов отдела.

6.3.3. Представляет на утверждение Главы города положение, штатную численность, структуру отдела.

6.3.4. Представляет предложения о назначении и освобождении работников отдела от занимаемой должности, согласно требованиям о замещении должностей муниципальных служащих.

6.3.5. Разрабатывает должностные инструкции на специалистов Отдела и представляет их на утверждение Главе города.

Дает обязательные для исполнения работникам отдела указания и осуществляет проверку их исполнения.

6.3.6. Вносит предложения о поощрении работников отдела и примене-нии к ним мер дисциплинарного воздействия.

6.3.7. Осуществляет в пределах своей компетенции иные полномочия, не противоречащие законодательству.

6.4. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела осуществляется за счет средств местного бюджета муниципального образования город Новый Уренгой.

6.5. Дополнительное финансирование осуществляется целевым назначением в виде субвенций из окружного бюджета на реализацию отдельных государственных полномочий в области архивного дела.

6.6. Администрация города обеспечивает отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям сохранности документов и создает необходимые условия труда работникам отдела.

6.7. Отдел может быть реорганизован и ликвидирован на основании постановления Главы города Новый Уренгой в установленном действующим законодательством порядке.

6.9. Архивные фонды и архивные документы при прекращении деятельности отдела передаются учреждению — правопреемнику.

Каждая компания, независимо от формы собственности должна иметь архив, в который передаются документы на архивное хранение согласно требованиям законодательства РК. Но недостаточно просто завести коробки для хранения дел и назвать это архивом организации. В законодательстве четко прописано какими должны быть архивные помещения и требования к ним:

1. Архив организацииразмещается в специальном отдельно стоящем здании либо в помещении, которое приспособлено для хранения документов.
2. Если специальное помещение не может быть предоставлено, выделяется площадь в офисе компании, которая должна соответствовать всем правилам хранения документов.
3. Архивное помещениени в коем случае не должно быть ветхим, неотапливаемым, влажным, и находиться рядом с помещениями общественного питания, складами с пищевыми продуктами, пожароопасными веществами.
4. Архивные помещениядолжны быть хорошо проветриваемыми, сухими, защищенными от пожаров и затоплений, так же они должны иметь запасной выход.
5. Электропроводка в архивном помещению, согласно требованиям должна быть скрытой, герметичной и безопасной.
6. В архивных помещениях запрещается использовать огонь, нагревательные приборы и другие посторонние объекты.

Архивные помещения и требования к ним обеспечивают защиту документов от повреждения, и призваны исключить возможность утраты или порчи документов. Требования к архивным помещениям регламентируется нормативно-правовым актом. Нарушение данных требований ведет к различным штрафным санкциям.

Компания «Архив-Аудит» поможет решить Вам проблему правильного хранения документов. Наши помещения оборудованы согласно всем требованиям закона, наши специалисты имеют большой опыт ведения и формирования архивов. Передав ваш архив в компанию Архив-Аудит Вам не придется решать проблемы архивных помещений и требований к ним.

Описание: Архивные помещения и требования к ним обеспечивают защиту документов от повреждения, и призваны исключить возможность утраты или порчи документов.

В прошлом номере журнала мы рассказывали о порядке работы с архивными документами — начиная с проведения экспертизы ценности документов и заканчивая подготовкой дел для передачи их в архив.

Переданные на архивное хранение дела подлежат хранению в специально отведенном для этого помещении. Далее речь пойдет о том, как организовать хранение документов, а также о процедуре приема-передачи дел на архивное хранение.

ПОМЕЩЕНИЕ АРХИВА

Итак, где же в организации должен находиться архив, каковы основные требования к его размещению, а также условия хранения документов?

Требования к зданиям, в которых размещается архив

Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. 4.2 Основных правил работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

В первую очередь стоит учесть, что размещение архива не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Архив организации должен быть расположен в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении здания.

Помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи.

Также поблизости от здания (помещения) архива организации не должно быть объектов, загрязняющих воздух.

При выборе здания (помещения), подходящего для хранения архивных документов, стоит учесть, что для полноценной работы архива необходимы следующие обособленные помещения:

1) архивохранилище;

2) помещение для приема, временного хранения документов, акклиматизации документов;

3) помещение для использования документов;

4) рабочие комнаты (комната) сотрудников архива.

Оснащение архивохранилища

Само архивохранилище должно быть по возможности удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не должно иметь общих с ними вентиляционных каналов. Оно отделяется от соседних помещений огнеупорными стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В помещении архивохранилища исключена прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

При планировании места размещения архивохранилища стоит учесть, что для него предпочтительнее помещения с северной ориентацией окон.

Немаловажное значение имеет и то, что строительные материалы, применяемые для покрытия стен, полов, потолков, внутренней отделки помещения архивохранилища, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

В помещении архивохранилища должна быть предусмотрена естественная или искусственная вентиляция. Если говорить о системах кондиционирования воздуха, то они должны соответствовать следующим характеристикам:

• обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2–3;

• поддерживать стабильный температурно-влажностный режим;

• производить очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей;

• отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Высота архивохранилища (пункт 2.11.1.2 Правил организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19, в ред. от 16.02.2009))зависит от размеров и параметров оборудования, предназначенного для хранения архивных документов, но не должна быть менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и не выше 4 м.

В архивохранилище запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

Экспертиза пригодности помещения для размещения в нем архива

Окончательное решение о пригодности того или иного здания (помещения) для архива организации принимается с учетом заключений Государственного пожарного надзора и санэпидемстанции.

Только после проведения соответствующей экспертизы в приспособленных зданиях или помещениях организации осуществляется размещение архива.

Данная экспертиза необходима для определения огнестойкости зданий или помещений архива, долговечности основных конструкций и прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, наличия и состояния отопительных и вентиляционных систем.

Она проводится силами представителей самой организации (как правило, сотрудников архива), пожарных, охранных, строительных, санитарноэпидемиологических и других специальных служб.

По итогам проведенной экспертизы должен быть составлен акт.

ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ

Документы не всегда хранятся в самой организации. Часть из них передается в государственный (муниципальный) архив после заключения соответствующего договора между сторонами.

Согласно п. 9.9 Основных правил документы передаются в государственный архив по утвержденным экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения описям дел.

Передача дел проводится поединично. На каждом экземпляре описи делаются пометки о приеме документов в государственный архив, оформляется акт приема-передачи дел.

В случае первичной передачи документов в государственный архив организация должна передать историческую справку на архивный фонд организации. В дальнейшем при передачах документов дается дополнение к исторической справке об изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов (если таковые имели место быть).

В случае обнаружения при передаче расхождений между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел также оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение. В прилагаемой к акту справке организации указываются причины их отсутствия.

Архив организации также несет ответственность за розыск документов.

В случае отсутствия документов, если меры по их розыску не дали результатов, составляется акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны.

Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

Непосредственно перед передачей архивных документов организации на постоянное хранение в государственный архив, совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научнотехнической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов.

При обнаружении ошибок, дефектов, недочетов также составляется соответствующий акт. Далее производится устранение обнаруженных дефектов силами организации (п. 9.10 Основных правил).

С архивными документами организация передает в государственный архив три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.

Все вышеописанные процедуры организации хранения архивных документов подразумевают наличие в организации специалистов соответствующего уровня квалификации и образования.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА

Структурная организация работы архива зависит от объема документов в компании. Иногда архив организуется как самостоятельный отдел или подразделение в составе службы делопроизводства. При организации архива необходимо соблюсти ряд обязательных правил. Для правильной работы архива рекомендуется разработать и принять положение (инструкцию) об архиве организации.

Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив (архивариус), назначаются на должность и освобождаются от должности приказом руководителя организации.

Основу деятельности архивариуса составляют:

• организация работы архива;

• ответственность, в том числе и уголовная (например, если документы из архива похищены, уничтожены, повреждены или заведомо скрыты (ч. 1 ст. 325 Уголовного кодекса РФ)), за выполнение возложенных на архив задач.

Архивариусу необходимо периодически проходить инструктаж, и в некоторых случаях (например, введение новых методов организации работы, таких как электронные базы данных архивных документов) — стажировку.

КСТАТИ. Инструктаж архивариуса в организации осуществляется руководителем архивного отдела либо лицом, исполняющим такие функции. Стажировка же может быть проведена в рамках обучающего семинара по соответствующей тематике в образовательном учреждении, оказывающем данный вид услуг.

Должность архивариуса обязательно должна быть отражена в штатном расписании организации.

Архив предприятия может функционировать на правах:

1) самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива организации при этом возлагается на ее руководителя, а управление повседневной деятельностью архива — на руководителя самостоятельного структурного подразделения;

2) структурного подразделения в составе службы делопроизводства организации. В этом случае руководство возлагается на руководителя службы делопроизводства и руководителя структурного подразделения.

Основными задачами архивариуса организации являются:

1) комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

2) учет и обеспечение сохранности документов;

3) создание научно-справочного аппарата к документам архива;

4) использование хранящихся в архиве документов;

5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

В целях выполнения основных задач архивариус осуществляет следующие функции:

1) ведение списков структурных подразделений организации, являющихся источниками комплектования архива;

2) прием сформированных, согласно номенклатуре дел, архивных дел от структурных подразделений организации;

3) учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;

4) создание и поддержание актуального состояния научно-справочного аппарата к документам архива;

5) организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации в отношении содержания архивных документов;

6) организация использования документов по запросам структурных подразделений организации и частных лиц, ведение учета и анализа использования таковых;

7) участие в проведении экспертизы ценности документов, а также обеспечение комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

8) проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций;

9) работа по составлению номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений;

10) оказание методической и практической помощи структурным подразделениям организации по вопросам работы с документами;

11) участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления внутри организации;

12) участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива.

СОВЕТ. Рекомендуется составить должностные инструкции и указать виды работ, возлагаемых на архивариуса, в соответствии с его основными задачами и функциями.

ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕТОВ

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, который составляется архивом, согласовывается с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утверждается руководителем организации (п. 3.7.25 Основных правил).

Прием-передача каждого дела в архив производится в присутствии работника — представителя структурного подразделения.

Так как наличие архива организации подразумевает не только хранение документов, но и их использование, необходимо разработать и принять регламент выдачи документов из архива. Данная процедура должна осуществляться по заявкам сотрудников организации.

Например, правилами работы архивов установлено, что выдача документов должна регистрироваться в книгах выдачи дел работникам организации.

Непосредственно выдача оформляется требованиями на выдачу дел сотрудникам организации, актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям.

Срок выдачи документов во временное пользование не должен превышать одного месяца для использования работниками организации и трех месяцев — для временного пользования другими организациями.

Отметим, что организация архивного хранения документов в организации необходима еще и в силу того, что существует ряд контролирующих органов, уполномоченных проводить соответствующие проверки.

КОНТРОЛЬ РАБОТЫ АРХИВОВ

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством субъектов Российской Федерации (ст. 16 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; в ред. от 27.07.2010).

Таким образом, архив организации могут проверять:

1) Налоговая инспекция РФ;

2) Пенсионный фонд РФ.

В итоге по закону юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, в соответствии со ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ»Об архивном деле в Российской Федерации» несут гражданскоправовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

В заключение хотелось бы отметить, что на сегодняшний день непроработанными в большинстве современных организаций остаются вопросы обеспечения сохранности документов, в частности создания материально-технических условий для их физической сохранности и надлежащего режима хранения, исключающих порчу, утрату, хищение документов. Для эффективной работы архивов необходимы профессиональные рекомендации по расчету площадей архивохранилищ, их размещению внутри организации, наиболее оптимальным температурно-влажностным режимам хранения документов с разными носителями информации, по обеспечению пожарной безопасности, материально-техническому оснащению архивов и рациональному размещению документов для обеспечения быстрого к ним доступа.

Требования к хранению документов в архиве

​Требования к архивохранилищу и хранению документов

Температура

— 17 — 19 °C для бумажных документов

— 8 — 18 °C для документов на магнитных дисках и дисковых накопителях

— 10 — 23 °C для документов на оптических дисках

Влажность

— 50 — 55% для бумажных документов

— 45-65 % для документов на магнитных дисках и дисковых накопителях

— 20-50 % для документов на оптических дисках

Вентиляция

В помещениях архивохранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

Пожарная безопасность

Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив организации, и в архивохранилищах устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.

Охрана

Охранный режим обеспечивается путем оборудования архивохранилищ, а также других помещений, где постоянно или временно хранятся архивные документы, средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в архивохранилище и помещения архива, и соблюдением порядка сдачи под охрану и снятия с охраны, установленного руководителем организации. Архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками

Уборка

В помещениях архивохранилищ необходимо:

— проводить систематическую влажную уборку;

— не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, шкафов, стеллажей;

— обрабатывать цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники водными растворами антисептиков.

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Рейтинг 4.00 Подробности Обновлено: 01.10.2020 16:15 Сергей Краковский Поделитесь в сети:

Архивариусом принято называть хранителя либо сотрудника архива, который отвечает за систематизацию и учет переданной на хранение документации.

История профессии

Профессия архивариус истоками уходит в далекие времена. Ее представители занимались сбором, и обеспечивали правильное хранение рукописей, а также ― составляли по ним каталоги. На территории Древнего Рима, Греции и Египта археологами было найдено множество ценных государственных документов, что хранились особым способом и сохранились вплоть до современных дней.

Сегодня данная профессия не только сохранила изначальную концепцию, но и адаптировалась в соответствии с современными реалиями.

Особенности профессии

Невзирая на тот факт, что сегодня многие фирмы поэтапно переходят на хранение важной документации в электронном формате, ряд организаций сохраняют архивный отдел в изначальном виде.

Как правило, архивариусу передают бумаги, что по определенным причинам вышли из документооборота компании или иных структур. Помимо приказов и личных дел сотрудников это могут быть государственные указы, судебные распоряжения и пр.

Ключевая задача специалиста ― систематизация архивных документов согласно с действующими стандартами, чтобы определенную бумагу можно было оперативно «поднять из архива» в случае потребности.

В перечень достоинств профессии стоит внести следующее:

• стабильный рабочий график;
• творческая составляющая деятельности;
• отсутствие обязательной потребности в наличии высшего образования;
• возможность повышать уровень профессионального мастерства и освоить смежную специальность;
• минимальная вероятность возникновения стрессовых ситуаций.

Работа архивариусом также не лишена недостатков. Минусами принято считать небольшую зарплату, отсутствие значительной перспективы продвижения по карьерной лестнице и минимальное количество вакансий на рынке труда.

Постоянная сидячая работа негативно сказывается на функционировании опорно-двигательного аппарата. Наличие аллергии на пыль, заболевание сердечно-сосудистой, дыхательной или нервной системы также препятствует освоению профессии.

Обязанности

Профессия архивариус предусматривает следующие должностные обязанности:

• отбор, упорядочивание и обеспечение соответствующего хранения документации;
• обработка и прием бумаг;
• подготовка данных по имеющимся в наличии архивным документам;
• обеспечение своевременной передачи документов в государственное хранилище;
• ведение делопроизводства в компании;
• участие в экспертизах;
• контроль над соблюдением правил пожарной безопасности;
• выдача архивной копии документа при наличии соответствующего запроса.

Важные качества

Необходимые качества, которыми должен обладать архивариус:

• ответственность;
• аккуратность;
• внимательность;
• усидчивость;
• хорошая память;
• скрупулезность;
• грамотная речь;
• работоспособность;
• отсутствие проблем со зрением;
• стрессоустойчивость;
• пунктуальность.

Навыки и знания

Архивариус ― это специалист, который обязан знать ключевые аспекты таких дисциплин, как архивоведение и делопроизводство. Он должен уметь запоминать большие объемы работать информации, в совершенстве обращаться с оргтехникой и быть уверенным пользователем ПК.

Перспективы и карьера

Архивариус ― это профессия, что предусматривает возможность трудоустройства в библиотеки, архивы органов власти, правоохранительных органов, ведомств и пр. В услугах таких специалистов нуждаются банки, различные предприятия, страховые компании, адвокатские конторы. Нередко помимо основных обязанностей архивариус занимается делопроизводством компании.

Карьерный рост связан с освоением смежных областей (историк, культуролог и пр.) или получением более высокого квалификационного уровня. В будущем появляется шанс стать начальником соответствующего структурного подразделения.

Обучение

Для того чтобы стать архивариусом, необходимо получить среднее образование по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение». Освоить данную профессию могут выпускники вузов, которые освоили одну из специальностей: «Документоведение», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Историко-архивоведение».