Куперс

Деловое письмо

Как составить письмо?

Композиция делового письма обыкновенно трехчастна. Первая часть вводная (зачин), вторая часть основная, информативная, третья часть заключительная, резюмирует информацию и содержит пожелания дальнейшего сотрудничества.

Все речевые действия в деловом общении можно разделить на просьбы, сообщения, предложения и подтверждения. Структура письма может выглядеть следующим образом:

• Просим…
• Также просим…
• А также просим…
• Сообщаем…
• Одновременно сообщаем…

Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.

Первая часть письма обычно содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события.

Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.

Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:

Работа с письмами и обращениями граждан имеет свою специфику и ведется отдельно от общего делопроизводства в соответствии с ФЗ от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящим Федеральным законом. В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее — при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

Личный прием граждан в государственных органах, органах местного самоуправления проводится их руководителями и уполномоченными на то лицами. Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан.

Личную ответственность за организацию работы с обращениями граждан и состояние делопроизводства по ним несут руководители государственных органов, предприятий и организаций, которые должны постоянно держать эту работу под контролем, принимать меры по ее совершенствованию.

Все поступающие в государственные органы, на предприятия и в организации предложения, заявления и жалобы граждан должны быть приняты, учтены, централизованно зарегистрированы на регистрационно-контрольных карточках в день их поступления.

При личном приеме граждан их письменные и устные предложения, заявления и жалобы также подлежат централизованной регистрации.

После регистрации документы передаются руководителю для принятия решения. Решение, принимаемое по обращениям граждан, должно быть основано на требованиях законодательства, изучения обстоятельств, ставших причиной написания жалобы, заявления.

Ответственность за своевременное разрешение заявлений, жалоб, предложений возлагается на руководство организации, а процесс рассмотрения обращений граждан подлежит обязательному контролю.

Сроки исполнения обращений определяются в зависимости от сложности поставленных в них вопросов.

По установившейся практике заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения обстоятельств, разрешаются не позднее 15 дней со дня поступления. Если для принятия решений по жалобе или заявлению необходимо проведение дополнительных работ, допускается, в порядке исключения, продление сроков для ответа не более чем на один месяц с сообщением об этом гражданину, подавшему заявление или жалобу.

Результаты решения вопроса, поставленного в обращении, сообщаются заявителю. Ответы должны быть исчерпывающими, соответствующими действующему законодательству. Если полученное обращение не относится к компетенции данной организации, оно должно быть не позднее чем в пятидневный срок направлено на рассмотрение в компетентный орган или заявителю. В ответном письме дается разъяснение, куда ему следует направить свое обращение.

Отказ в положительном решении вопроса должен быть направлен в письменном виде, аргументировано обоснован, указаны мотивы и основания отказа со ссылкой на действующее законодательство и решения компетентных органов.

Секретарь-референт или ответственное лицо, ведущее делопроизводство по обращениям граждан, обязаны систематически проводить анализ этой категории документов.

9.1.1 Предписьменные формы

Предписьменный (дописьменный) способ передачи информации, строго говоря, не является письмом, т.к. здесь используются не знаковые системы, а прямые изображения объектов: глиняные фигурки домашних животных, палочки с зарубками для ведения торгового обмена в Междуречье, доисторические наскальные рисунки людей и животных и пр. Чтобы «прочесть» подобные послания, не нужно было знать язык, к тому же многие из них были уникальными, приуроченными к какому-то конкретному событию и допускали множественное толкование (вспомним историю о скифских дарах персидскому царю Дарию).

К предписьменным формам обычно относят предметное письмо: например, цветное ракушечное письмо ирокезов вампум; письмо инков кипу, в котором применялись разноцветные шнурки: узелки на шнурках показывали количество, а цвет – предмет17; пиктографию, где изображение-картинка (рисунок, пиктограмма) может соотносится как со словом, так и с предложением и даже целым текстом (Рис. 5):

Рис. 5 Пиктография индейцев дакота.

Пиктография используется и в наши дни, т. к. пиктограммы не связаны с конкретными языками и всем понятны: спортивная символика, дорожные знаки, смайлики (Рис. 6):

Рис. 6 Современные спортивные пиктограммы

9.1.2 Собственно начертательное письмо

Идеографическое (логографическое) письмо. Идеограмма (логогограмма) соотносится с понятием или словом. В идеографических системах передается синтаксис предложения, но не грамматические формы слов и их звучание. В отличие от пиктограммы, которая индивидуальна, логограмма носит общепринятый, устоявшийся характер.

Наиболее древней из идеографических систем считается возникшая около 5 тысяч лет назад клинопись18 шумеров, живших в Междуречье (территория современного Ирака). Если вначале они использовали около 2000 знаков и писали столбиками, то потом число знаков сократилось до 200-300, а тексты стали записывать в строчку слева направо. Существует гипотеза о том, что все письменные системы (кроме письменности майя) происходят из шумерского письма. Недаром шумерский язык называли латынью Древнего Востока. Достоверно известно, что от шумерской клинописи произошли древнеперсидское и аккадское слоговое письмо.

Приблизительно в то же время, что и клинопись, возникла китайская иероглифика, которая используется в современном Китае и в настоящее время19. Китайское письмо насчитывает более 50 тысяч иероглифов, но в обыденной жизни достаточно знать несколько тысяч. Искусство каллиграфии ценится в Китае очень высоко и это неудивительно: иероглифы состоят из 26 различных мазков, которые наносятся в строго определенной последовательности. Легенда гласит, что знаменитый каллиграф Ван Хижи потратил 15 лет на совершенствование написания одного иероглифа, состоящего из пяти мазков.

Наряду с обычными идеограммами в китайском письме существуют фонетические знаки (ключи или фонетические детерминативы), которые вписываются в сам иероглиф и указывают не только на значение морфемы, но и на произношение.

Частично фонетизация идеограмм произошла и в Древнем Египте. Иероглифическое письмо появилось здесь около 5 тысяч лет. Со временем у египтян развилась сложная система, в которой графические знаки соответствовали целому слову, либо слогу с определенной согласной. Так, иероглиф «рот» обозначал не только слово, но и сочетание звука с любой гласной, а иероглиф «нога» — + любой гласный. Следовательно, уже в недрах идеографического письма вызревали зачатки слогового и звуко-буквенного письма. Следует особо упомянуть, что от древнеегипетской иероглифики произошло финикийское письмо, легшее в основу большинства современных письменных систем (см. Рис. 4).

Слоговое письмо. Единицы данного вида письма – силлабограммы – соответствуют слогу). Кроме древних систем (древнеперсидской и аккадской), существовавших во II — I тысячелетиях до нашей эры, к слоговому письму можно отнести современное индийское деванагари и японские катакана и хирагана.

В деванагари имеется два вида знаков: основной знак, который крепится снизу к горизонтальной линии, передает слог «согласный + ”; дополнительный знак меняет гласный на или .

Японская иероглифика происходит от китайской, но китайскими иероглифами здесь обозначаются корни, аффиксы передаются японскими иероглифами. Таким образом, японцы приспособили китайское письмо к своему языку, который сильно отличается от китайского корневого языка обилием словоизменения.

Еще один любопытный пример слогового письма — письмо индейцев кри, в котором гласная в слоге указывается направлением знака (Рис. 7):

Рис. 7 Слоговое письмо индейцев кри

Слоговое письмо, несомненно, обладает преимуществом перед идеографическим письмом: нет необходимости запоминать огромное количество графических знаков, т. к. в любом языке слогов значительно меньше, чем слов. Однако данный вид письма подходит не всем языкам, например, силлабограммы трудно использовать там, где есть большие скопления согласных.

Звуко-буквенное (фонографическое) письмо. Эта разновидность письма принципиально отличается от идеографии или силлабографии. Буква здесь передает звук, а комбинации букв – слова. Звуко-буквенное письмо считается самым быстрым и эффективным: для передачи любой информации русскому языку достаточно 33 буквы, английскому – 26. Гораздо сложнее выучить 800 клинописных знаков или 5000 китайских иероглифов.

Выделяют две разновидности фонографического письма – консонантное и алфавитное.

Первыми фонографическими системами были консонантные западносемитские письменности (например, финикийская с XII – X веков до нэ). В консонантном письме обозначается сочетание «согласный + любой гласный или нуль гласного», иначе говоря, основной графический знак передает согласный, а дополнительный надстрочный или подстрочный знак (диакритический значок) — гласную. Этот тип письма подходит к семитским языкам, в которых наблюдается явление консонантизма: корень слова состоит из согласных, а гласные – непостоянные элементы с грамматическим (лексико-грамматическим) значением. В настоящее время этот тип письма сохранился в современном еврейском и арабском языках. Арабское письмо существует с IV века нашей эры: из 28 его согласных 22 имеют разновидности в зависимости от позиции в слове (Рис. 8):

Рис. 8 Позиционные изменения в написании арабских букв

В некоторых случаях консонантное письмо подверлось полной фонематизации и превратилось в фонематическое или алфавитное20. Так, греческое письмо (существует c VIII в. до н.э.) заимствовало буквы финикийского, добавив ряд собственных для передачи звуков, которых не было в финикийском языке. При этом часть графических знаков стала использоваться для обозначения гласных, и текст стал записываться пофонемно, т. е. каждая буква изображала либо гласный, либо согласный. Греки также стали писать слева направо и ввели интервалы между словами и пунктуацию (Рис. 9):

Рис. 9 Становление греческого и латинского алфавитов

Кроме греческого и латинского письма к алфавитному письму

относятся рунические надписи древних германцев21, а также славянское письмо — глаголица и созданная на ее основе кириллица.

Буквы Кириллицы основаны на византийском унциальном письме IX века – времени жизни святого Кирилла. Кириллицей пользуются православные славянские народы: русские, украинцы, белорусы, сербы и болгары.

РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА

Амирова Т. А., Ольховиков Б. А., Рождественский Ю. В. Очерки по истории лингвистики. – М.: Наука, 1975. – 559 с.

Ахманова О. С. Словарь лингвистических терминов. – М.: Советская энциклопедия, 1966. – 606 с.

Березин Ф. М., Головин Б. Н. Общее языкознание. – М.: Просвещение, 1979. – 416 с.

Брукфилд К. Письменность. – М.: Слово, 2001. – 64 с.

Будагов Р. А. Введение в науку о языке. – М.: Просвещение, 1965. – 500 с.

Звегинцев В. А. История языкознания XIX и XX веков в очерках и извлечениях. – Т. I. – М.: Просвещение, 1964. – 465 с.

Звегинцев В. А. История языкознания XIX и XX веков в очерках и извлечениях. – Т. II. – М.: Просвещение, 1965. – 494 с.

Звегинцев В. А. Очерки по общему языкознанию. – М.: Изд-во МГУ, 1962. – 382 с.

Кубрякова Е. С. Актуальные проблемы современной семантики: Учебное пособие. – М.: МГИИЯ, 1984. – 129 с.

Реформатский А. А. Введение в языковедение. – М.: Аспект Пресс, 1996. – 536 с.

Энциклопедия для детей. Языкознание. Русский язык./Ред. М. Д. Аксенова. – Т. 10. — М.: Аванта+, 1998. – 704 с.

БИБЛИОГРАФИЯ

Блумфильд Л. Язык. – М.: Прогресс, 1968. – 606 с.

Бодуэн де Куртенэ И. А. О задачах языкознания / Избранные труды по общему языкознанию. – Т. I. – М.: Изд-во Академии наук, 1968. – 384 с.

Виноградов В. В. История русских лингвистических учений. – М.: Высш. шк., 1978. – 367 с.

Влияние социальных факторов на функционирование и развитие языка./Под ред. Ю. Д. Дешериева, Л. П. Крысина. – М.: Наука, 1988. – 199 с.

Зиндер Л. Р. Введение в языкознание: Сборник задач. – М.: Высш. шк., 1998. – 176 с.

Каган М. С. Философия культуры. Санкт-Петербург: Петрополис, 1996. – 415 с.

Кобозева И. М. Лингвистическая семантика: Учебное пособие. – М.: Эдиториал УРСС, 2000. – 352 с.

Крысин Л. П. Социолингвистические аспекты изучения современного русского языка. – М.: Наука, 1989. – 186 с.

Кубрякова Е. С. Основы морфологического анализа (на материале германских языков. – М.: Наука, 1974. – 318 с.

Кубрякова Е. С., Демьянков В. З., Панкрац Ю. Г., Лузина Л. Г. Краткий словарь когнитивных терминов.– М.: МГУ, 1996. – 245 с.

Кубрякова Е. С. Части речи с когнитивной точки зрения. – М.: Институт языкознания РАН, 1997. – 314 с.

Ломтев Т. П. Общее и русское языкознание. – М.: Наука, 1976. – 381 с.

Общее языкознание: Внутренняя структура языка/Под ред. Б. А. Серебренникова. – М.: Наука, 1972. – 565 с.

Общее языкознание: Методы лингвистических исследований /Под ред. Б. А. Серебренникова. – М.: Наука, 1973. – 318 с.

Панфилов В. З. Взаимоотношение языка и мышления. – М.: Наука, 1971. – 230 с.

Плунгян В. А. Общая морфология. Введение в проблематику: Учебное пособие.- М.: Эдиториал УРСС, 2000. – 384 с.

Потебня А. А. Из записок по русской грамматике/ Под ред. В. А. Виноградова. – В 2-х томах. – М.: Учпедгиз, 1958. – 536 с.

Писанова Т. В. Национально-культурные аспекты оценочной семантики: Эстетические и этические оценки. – М.: Икар, 1997. – 320 с.

Роль человеческого фактора в языке: Язык и картина мира./Под ред. Б. А. Серебренникова. – М.: Наука, 1988. – 213 с.

Сепир Э. Язык. Введение в изучение речи. – М.: Соцэгиз, 1934. – 222 с.

Соссюр Ф. Курс общей лингвистики. Труды по языкознанию/ Под ред. В. Е. Беспалова. – Екатеринбург: Уральск. ун-т, 1999. – 432 с.

Степанов Ю. С. Основы общего языкознания. – М.: Просвещение, 1975. – 270 с.

Степанов Ю. С. Язык и лингвистика конца XX века. – М.: Наука, 1995. – 420 с.

Телия В. Н. Типы языковых значений (связанное значение слова в языке). – М.: Наука, 1981. – 269 с.

Теория метафоры/Сб. статей/Сост. и ред. Н. Д. Арутюнова и М. А. Журинская. – М.: Прогресс, 1990. – 512 с.

Трубецкой Н. С. Основы фонологии. – М.: Изд. иностр. лит-ры, 1960. – 371 с.

Фразеология в контексте культуры/Под ред. В. Н. Телии. – М.: Институт языкознания РАН, 1999. – 333с.

Халеева И. И. Основы теории обучения пониманию иноязычной речи. – М., 1989.

Хомский Н. Синтаксические структуры / Новое в лингвистике. – Вып. 2. – М.: Изд. иностр. лит-ры, 1962. – С. 412 – 527.

Швейцер А. Д. Современная социолингвистика. Теория, проблемы, методы. – М.: АН СССР, Ин-т яз-я, 1977. – 174 с.

Щерба Л. В. Избранные работы по языкознанию и фонетике. – Т. I.- Л.: ЛГУ, 1958. – 181 с.

Cowan W., Rakusan J. Sourcebook for Linguistics. – Amsterdam: John Benjamins Publishing Company, 1998. – 252 p.

Farmer A., Demers R. A Linguistics Workbook. — Cambridge, Mass.: The MIT Press, 1998. – 292 p.

Goddard A. The Language of Advertising. – London: Routledge, 1998. – 134 p.

Grady W., Dobrovolsky M., Katamba F. Contemporary Linguistics. An Introduction. – London: Longman, 1996. – 755 p.

Kramsch C. Language and Culture. – Oxford: Oxford University Press, 1998. – 134 p.

Reah D. The Language of Newspaper. – London: Routledge, 1998. – 126 p.

Sanger K. The Language of Fiction.–London: Routledge, 1998.–114 p.

Seuren P. Western Linguistics. An Historical Introduction. – Oxford: Blackwell, 1998. – 570 p.

Schiffrin D. Approaches to Discourse. – Oxford: Blackwell, 1997. – 470 p.

Shore B. Culture in Mind. Cognition, Culture, and the Problem of Meaning. – Oxford: Oxford University Press, 1996. – 428 p.\

Thomas L., Wareing S. Language, Society and Power. An Introduction. – London: Routledge, 1999. – 213 p.

Trask R. L. Language:The Basics. – London:Routledge, 1999. – 244 p.

Trask R. L. Key Concepts in Language and Linguistics. – London:Routledge, 1999. – 378 p.

Ungerer F., Schmid H.-J. An Introduction to Cognitive Linguistics. – London: Longman, 1996. – 306 p.

1Описание языка как системы знаков во многом связано с именем швейцарского лингвиста Фердинанда де Соссюра (1857 – 1913).

2Термин предложен С. О. Карцевским (1884 – 1955).

3 Понятие морфемы ввел И. А. Бодуэн де Куртенэ (1845 – 1929).

4Термин А. И. Смирницкого (1902 – 1954).

5Эти и некоторые другие параметры текста, разработанные в рамках лингвистики текста (70-е гг. XX в.), показывают нам, что такое текстуальность, т.е. чем текст отличается от других языковых единиц.

6Данное название дисциплины ввел в 1897 г. французский лингвист М. Бреаль.

7В данном случае я сознательно избегаю некоторых тонкостей и употребляю эти понятия синонимически. Однако для тех, кто в дальнейшем намерен более подробно изучить проблемы семиологии и семантики, замечу, что многие современные исследователи не склонны ставить знак равенства между терминами «денотат» и «референт», а также «сигнификат», «понятие» и «концепт» (см., например, «Лингвистический энциклопедический словарь» под ред. В. Н. Ярцевой).

8В традиционной лингвистике значение слова делится на ядро (общепринятое обобщенное представление об объекте или классе объектов) и коннотации (несущественные, но устойчивые признаки, которые приписываются объекту в данной культуре, например, стилистические, эмоционально-экспрессивные ассоциации).

9См. работы Э. Рош и Б. Берлин 70-х гг. прошлого века.

10См. труды Ч. Филлмора, Р. Шенка и Р. Абельсона 70 – 80-х гг. XX в.

11См. работы Дж. Лакоффа и М. Джонсона начиная с 80-х гг. XX в.

12Название произошло от средневекового торгового языка Lingua Franca, который использовался в Средиземноморье и основывался на романских языках (французском, итальянском, португальском, испанском), включая также элеметы греческого, арабского и турецкого языков.

13. Данное слово произошло от английского слова business как его искаженно произносят на китайском пиджине

14Для явлений, встречающихся в большинстве языков, часто используется другой термин — фреквенталии.

15Закон назван в честь двух лингвистов, открывших его в 19 веке: датчанина Р. Раска (1787 – 1832) и немца Я. Грима (1785 – 1863).

16Кириллица, как и латиница – разновидности звуко-буквенного письма.

17Так, бурый цвет означал картофель, желтый – золото, красный – воина.

18Шумеры писали тростиковыми и костяными палочками на табличках из сырой глины. Под нажимом след получался глубже, а там, где стиль вынимали, — тоньше. Готовый документ сушили на солнце или обжигали, недописанный – хранили в мокрой тряпке.

19Китайцы считают создателем иероглифов Канн Джи – чиновника, жившего при легендарном Желтом Императоре более 4 тысяч лет назад. По преданию, Канн Джи придумал первые знаки, изучая следы животных и птиц на песке.

20Хотя к алфавитному чаще всего относят письмо, в котором согласные и гласные получили графическое «равноправие» (ср. с консонантным), первые алфавиты как упорядоченная последовательность письменных знаков возникли в консонантных системах (алфавит жителей Угарита на побережье современной Сирии, финикийский алфавит).

21Рунами писали германские и скандинавские племена в период с 200 г. до н.э. до 1200 г. н.э. Все руны построены на острых углах, т. к. знаки вырезались на дереве, камнях, кости. Позднее было найдено неожиданное сходство рунического письма с памятниками письменности на территории Монголии, в долине Енисея, с древневенгерским руническим письмом.