Куперс

Длительность служебных командировок установлена нормами законодательства. Если работодатель не соблюдает эти нормы, то гражданин имеет право защищать свои права и интересы в установленном порядке. При этом нужно учитывать, что длительность рабочих выездов может отличаться для людей разных профессий.

Максимальный срок командировки по закону РФ

Сроки служебной командировки устанавливает работодатель

В Российском законодательстве не содержится точное указание о продолжительности рабочих поездок, но имеются косвенные данные, прежде всего о том, что сроки командировки устанавливает работодатель. Даты поездки обязательно должны быть четко обозначены руководителем компании, соответственно, командировка не может быть бессрочной – на это в ТК РФ имеется прямое указание.

Согласно Положениям Постановления Правительства РФ № 749, сотрудники предприятий по решению руководителя могут быть отправлены в длительную или однодневную командировку. Существуют правила расчета выплаты на этот период, а также установлены максимальные сроки в дополнительных законных актах и требованиях, в том числе, во внутренних актах отдельных предприятий.

Командировочными считаются все дни, когда человек находится в поездке – даже если в этот период выпадают выходные и праздничные дни. Кроме того, такие дни обязательно оплачиваются в двойном размере. Также возможно сокращение или продление поездки после издания руководителем соответствующего Распоряжения.

Так, несмотря на то, что закон не устанавливает точную продолжительность командировки и ее длительность, при выборе даты начала и окончания поездки нужно учитывать несколько моментов:

• объем работы, которую нужно выполнить;
• место прибытия – Россия или зарубежные страны;
• сложность работы;
• особенности выполнения поручения, специфика деятельности компании.

В большинстве компаний внутренними нормативными актами устанавливается максимальный срок командировки – до 40 дней. Но при необходимости он может быть увеличен вплоть до 1 года при наличии согласия работника.

Сколько может длиться командировка

Законодательством России в 2018 году не установлено, сколько дней длится командировка, но на практике – минимальная продолжительность рабочей поездки составляет 24 часа. Даже если работник находился в выезде 5-10 часов, работодатель обязан оплатить ему полный рабочий день. В этот срок включается время, проведенное в дороге.

Максимальное время также не ограничено, работодатель устанавливает его сам, исходя из принципов разумности и целесообразности. Для людей разных профессий могут быть установлены разные сроки рабочих поездок, исходя из специфики выполняемой работы. Так, сотруднику Службы Противопожарной безопасности будет недостаточно одного дня для выполнения поставленной задачи, а бухгалтеру, который едет в пригород, чтобы составить отчет – хватит 24 часа.

При этом следует учитывать, что затянувшиеся, длительные поездки могут быть расценены контролирующими органами, как перевод сотрудника на работу в другую местность. Поскольку такие переводы должны быть должным образом оформлены, то командировка на год или даже несколько лет будет считаться незаконной. Чтобы работодателю избежать административной ответственности, нужно следовать внутреннему регламенту предприятия и устанавливать нормальные сроки, и отправлять сотрудника в рабочие поездки только при наличии письменного согласия.

У военнослужащего

У военнослужащих максимальный срок командировки составляет 40 дней без учета проезда

Процесс отправки в командировки военнослужащих регулируется соответствующим нормативным актом — Приказом МВД РФ № 1150. В этом приказе имеется точное указание, сколько дней длится командировка у военных.

В соответствие с данным документом, а также, Инструкцией об организации служебных командировок сотрудников МВД и соответственно, ВС РФ , для военнослужащих, максимальный срок пребывания в командировке — 40 суток.

В этот срок не включено время, которое было затрачено на прибытие к месту назначения и обратно, в военную часть или домой.

У военнослужащих под командировками могут подразумеваться учения в другом регионе. Чаще всего к месту проведения таких учений всю часть доставляют на специальном транспорте.

У сотрудника ФПС

Согласно внутренней инструкции МЧС, срок пребывания военнослужащего или сотрудника не может превышать пять суток. При этом время, затраченное на дорогу не учитывается.

Однако, в исключительных случаях, пожарные расчеты или спасатели могут находиться в командировке более длительное время, без учета дней временной нетрудоспособности и времени нахождения в дороге.

Продление срока осуществляется не более, чем на 5 суток при условии наличия письменного разрешения от руководителя вышестоящей организации, которая вызвала сотрудников для выполнения поставленных задач.

Автоматическое продление рабочего выезда возможно в том случае, если в результате форс – мажорных обстоятельств сотрудник был задержан в пути. Такая задержка должна быть подтверждена должностными лицами: руководителями подразделений и гарнизонов, начальниками аэропорта, вокзала, пристани, автобусной компании. По факту проверки данных обстоятельств должно быть вынесено соответствующее Постановление.

Данные правила действительны для военнослужащих, работающих в службах быстрого реагирования. Возможен и другой порядок расчета командировок для лиц, трудоустроенных в ФПС, и осуществляющих деятельность по спасению людей из чрезвычайных ситуаций. Так, в этом случае максимальный срок нахождения должностного лица в командировке – 40 дней.

Существует определенный порядок исчисления срока, в течение которого сотрудник ФПС может находиться в рабочей поездке. Исчисление происходит по факту – сколько дней гражданин выполнял рабочие обязанности не на своем обычном рабочем месте. При этом, расчет должен производиться по фактическим данным, и цифры не должны отличаться с указанными в командировочном удостоверении. Включаются дни пребывания в дороге, выходные и праздники.

Могут возникнуть трудности с определением дня отправления и прибытия работника. В соответствие с законодательством, днем выезда считается тот день, когда сотрудник садится в самолет, поезд, автобус, катер и направляется к месту назначения. Соответственно, день приезда – тот день, когда транспортное средство останавливается в начальном пункте. Все эти даты должны быть зафиксированы документально.

У работника предприятия

Было принято Постановление Правительства РФ № 749, в соответствие с которым устанавливаются правила отправления сотрудников предприятия в служебные командировки для выполнения задач, поставленных руководителем.

Согласно 4 пункту этого Положения, руководитель предприятия самостоятельно определяет сроки служебной поездки, принимая во внимание множество факторов. Обязательно должна учитываться сложность работы, производственная надобность. Так, в соответствие с законом, работник предприятия может находиться в командировке любой период времени, но при условии, что установленные сроки не противоречат другим нормам законодательства и трудовым Положениям.

Оптимальная продолжительность командировки – от 24 часов до 40 дней. Больший срок может быть назначен только при соответствующем оформлении и наличии письменного разрешения от вышестоящих контролирующих организаций, поскольку, работник, числящийся в командировке, не может быть переведен на работу в другую местность на постоянной основе. Сотрудник, который отправился в рабочую поездку, обязательно должен вернуться из нее – в соглашении устанавливается конечная дата.

Если же сотрудник выполнил работу в течение нескольких часов и вернулся на свое рабочее место, командировочное удостоверение оформлять не нужно.

Как считать срок рабочей поездки

При расчете срока командировки важно учитывать ряд нюансов

У работодателя могут возникнуть сложности с расчетом сроков для рабочей поездки по той причине, что законодательно не были установлены требования по максимальной продолжительности командировки. Чтобы не нарушить другие трудовые нормы и оформить поездку по закону, нужно учитывать несколько нюансов:

1. День выезда в командировку и день прибытия к месту назначения – это разные понятия. Фактически, человек начинает выполнение своих трудовых обязанностей через некоторое время после приезда или приземления в населенном пункте. Следовательно, этот день считается днем начала командировки, но время, проведенное в дороге, должно обязательно оплачиваться.
2. Если человек выехал на транспорте до 00.00, то днем отсчета будет считаться тот календарный день, который предшествует полуночи.
3. Когда сотрудник выезжает ровно в 00.00 или даже через несколько секунд, то командировка начинается со дня, следующего за полуночью.
4. Подробное время прибытия к месту назначения обязательно должно быть указано в письменном распоряжении, поскольку, фактически с этого дня сотрудник может приступать к выполнению трудовых обязанностей. Обязательно должны учитываться все возможные форс – мажорные обстоятельства.

Нередко возникают ситуации, когда, по разным причинам, начальник вынужден продлить срок рабочей поездки. В этом случае достаточно уведомить сотрудника и получить его согласие. После этого издается новый Приказ или вносятся изменения в старый. Этот документ обязательно должен быть подписан работником после возвращения.

Продление сроков фактически не является нарушением законодательства, если обозначена конечная дата, то есть, тот день, когда сотрудник должен вернуться на свое прежнее место. Продление рабочей поездки – прерогатива руководителя, однако, это намерение обязательно должно быть подтверждено фактами – например, не была выполнена в срок работа, или сроки сорвались из – за форс – мажора в поездке. Без согласия сотрудника продление также будет являться незаконным.

В приказ обязательно нужно внести не только сроки возвращения из поездки, но и табельный номер сотрудника, а также цель командировки. При этом руководитель сам решает, нужно ли оформлять или продлевать командировочное удостоверение – чаще всего оно выдается по мере необходимости.

Правильное оформление рабочих выездов и определение сроков – обязательное условие. Это необходимо как для самого работодателя, так и для сотрудника, который должен иметь возможность строить личные планы в соответствие с графиком свободных от работы дней.

В данном видео вы узнаете об особенностях направления сотрудников в служебную командировку:

Напишите свой вопрос юристу в форму ниже:

Учет командировочных расходов: расчет и оформление

Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.

Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.

Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:

• предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
• утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.

Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:

• приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
• письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).

Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:

• стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
• оплата за проживание в гостинице;
• суточные на каждый день нахождения в командировке;

О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале «Билетом в командировку предусмотрено питание — платить ли работнику суточные за дни в пути?».

• другие траты, разрешенные руководством.

Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».

ФНС РФ считает возможным учесть в налоговых расходах спецодежду, выдаваемую работникам, командированным в районы Крайнего Севера. Подробнее в публикации «Теплую одежду для северной командировки можно списать в расходы».

Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).

Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2019-2020 годах этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.

Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.

Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли командировочные расходы при подсчете налога на прибыль. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.

См. также: «Оформляем и оплачиваем командировки».

Учет расходов по загранкомандировкам

Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:

• Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
• Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
• При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
• Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).

После утверждения отчета:

• остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
• перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.

По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).

Как учитывать расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.

ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).

Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»

При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2018 № 03-11-11/11722, от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 по делу № А73-9729/2010).

Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале «Перечень расходов при УСН «доходы минус расходы»».

Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете

Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.

Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?

Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.

НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.

Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).

Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.

Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.

Об особенностях налогообложения при расчетах с подотчетными лицами, в том числе при направлении работников в командировку, читайте в статье «Порядок налогообложения расчетов с подотчетными лицами».

Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

Рассмотрим, какие проводки в 2019-2020 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.

В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:

Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.

После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:

Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет гостиницы (без НДС);

Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;

Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;

Дт 20, 44, 91-2, 08, 10… Кт 71 — учтены другие расходы;

Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;

Дт 71 Кт 50 — возмещение перерасхода.

В конце месяца возможна следующая проводка:

Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.

Итоги

Траты организации — на проезд, жилье, суточные и другие, утвержденные руководством, — компания имеет право отнести на расходы и уменьшить налогооблагаемую базу. Бухгалтеру следует ответственно отнестись к проверке отчета, чтобы у проверяющих органов не возникло никаких сомнений и вопросов.

• Трудовой кодекс РФ;
• Налоговый кодекс РФ;
• Постановление Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749;
• Приказ Минфина России «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» от 29.07.1998 № 34н;
• Приказ Минфина России «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте»» от 27.11.2006 № 154н;
• Постановление ФАС Дальневосточного округа от 22.08.2011 № Ф03-3248/2011 по делу № А73-9729/2010.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Добавить в «Нужное»

Обновление: 30 марта 2020 г.

В свой выходной день сотрудник может находиться в командировке. Или день отъезда в командировку может прийтись на выходной. Что тогда с оплатой? Оплата командировки в выходной день зависит от ситуации.

Оплата труда в командировке в выходной день

По решению руководителя сотрудник может быть направлен в служебную командировку на определенный срок для выполнения им своих должностных обязанностей или служебного поручения вне постоянного рабочего места (ст. 166 ТК РФ). За командированным сотрудником во время поездки сохраняется его рабочее место и средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Помимо этого работнику возмещаются расходы, связанные с поездкой – суточные, расходы на проезд, расходы на проживание и другие расходы, согласованные с руководителем (ст. 167, ст. 168 ТК РФ).В общем случае оплата труда в командировке производится исходя из среднего заработка сотрудника за количество рабочих дней служебной поездки (ст. 167 ТК РФ, п. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

В количество дней служебной поездки включаются день выезда в командировку, день возвращения из командировки, а также дни непосредственного нахождения в месте командировки (п. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Но тут такая особенность. Оплата работы в выходной день в командировке исходя из среднего заработка не производится. Если на основании распоряжения руководителя сотрудник выполняет свои трудовые обязанности в командировке непосредственно в выходной день, а также если происходит выезд в командировку в выходной день, оплата за такие дни происходит исходя из его заработной платы (оклада, тарифной ставки) либо в двойном размере, либо в одинарном размере с предоставлением дополнительного выходного дня (ст. 153 ТК РФ, п. 5 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749; Письмо Минтруда от 21.02.2020 N 14-1/ООГ-1110).

Если происходит возвращение из командировки в выходной день, оплата за такой день так же производится как за работу в выходной день согласно ст. 153 ТК РФ.

Оплата выходных в командировке — возмещение затрат

Работнику в командировке положены суточные за каждый календарный день нахождения в служебной поездке, включая день отъезда и день приезда, в том числе и за выходные дни. Суточные за выходные дни оплачиваются в том же размере, что и суточные за рабочие дни (п. 11 Положения, утв.Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749).

Размер суточных за день командированным сотрудникам, работающим в коммерческих организациях и у индивидуальных предпринимателей, устанавливается коллективным договором или локальными нормативными документами компании (предпринимателя) (ст. 168 ТК РФ). Подробнее о том, как считаются суточные в командировке, .

Возмещение расходов на проезд в командировку, на возвращение из нее, на проживание и на другие согласованные затраты производится в размере фактически потраченных сумм на основании подтверждающей данные расходы первичной документации (билеты на проезд, документы на проживание). Подробнее об отчетных документах при командировке и об оплате проживания читайте консультацию.

18 апреля 2018 г. состоялся круглый стол по обозначенной теме. Его участниками были Сергей Александрович Пахомов, начальник отдела финансово-экономических экспертиз управления экономических экспертиз центрального аппарата Государственного комитета судебных экспертиз Республики Беларусь, и эксперты журнала «Главный Бухгалтер». В ходе данного мероприятия рассматривались вопросы читателей, поступившие в редакцию журнала «Главный Бухгалтер», из которых видно, что командировки – одна из тем, которая волнует бухгалтерскую аудиторию.

Данный материал содержит ответы на вопросы, касающиеся командировок, проводимых в пределах нашей страны.

Организация, находящаяся в Бресте, направляет своего сотрудника в вышестоящую организацию, расположенную в Минске, для прохождения стажировки.

В каком порядке возмещаются понесенные работником расходы?

Для правильного решения обозначенной проблемы в первую очередь необходимо определиться с юридическим статусом стажировки.

Если речь идет о стажировке руководящих работников и специалистов как вида дополнительного образования взрослых (ст. 242 Кодекса Республики Беларусь об образовании), то такие правоотношения регулируются ст. 2201 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) с предоставлением гарантий в соответствии с Положением о гарантиях работникам, направляемым нанимателем на профессиональную подготовку, переподготовку, повышение квалификации и стажировку, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.01.2008 № 101.

Такое направление на стажировку не является служебной командировкой исходя из определения, содержащегося в ст. 91 ТК (служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы).

* Вопрос о выплате члену совета директоров в связи с участием в собрании акционеров компенсации затрат по проезду и проживанию вне места жительства и ее налогообложении доступен для подписчиков электронного «ГБ»

Справочно: вопросы проведения в организациях стажировки рабочих и специалистов работниками этих организаций регулируются:

– Инструкцией о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда, утвержденной постановлением Минтруда Республики Беларусь от 28.11.2008 № 175;

– Инструкцией о порядке проведения стажировки водителей механических транспортных средств, утвержденной постановлением Минтранса Республики Беларусь от 23.10.2012 № 46;

– Инструкцией о порядке проведения стажировки работников организаций железнодорожного транспорта общего пользования, утвержденной постановлением Минтранса Республики Беларусь от 30.06.2015 № 26, и т.д.

Нужно ли выдавать сотруднику командировочное удостоверение?

Нужно, если это предусмотрено локальным актом.

Необходимость выдачи работникам командировочного удостоверения при их направлении в служебную командировку определяет наниматель (ст. 95 ТК).

Таким образом, если речь идет о служебной командировке, то работнику выдается командировочное удостоверение, если это предусмотрено локальными нормативными правовыми актами организации.

Возмещается ли стоимость проезда, если при наличии прямого транспортного сообщения с городом, куда работник командирован, он представляет проездной документ на транспорт общего пользования с отправлением не из места постоянной работы (например, командирован из Минска в Брест, а представлен билет на поезд с отправлением из Барановичей)?

Возмещается – с учетом норм подп. 4.1 п. 4 Инструкции № 35.

По общему правилу возмещаются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (подп. 4.1 п. 4 Инструкции № 35).

В то же время наличие билета |*| с отправлением не из места постоянной работы не всегда означает, что данная поездка не связана со служебной командировкой. Например, в рассматриваемой ситуации г. Барановичи находится по пути следования в Брест из Минска. То есть в Барановичах работник мог оказаться по объективным причинам, выбыв из Минска на личном транспортном средстве, попутным служебным транспортом либо иным способом, что не противоречит целям служебной командировки.

* Вопрос о том, является ли электронный билет документом, подтверждающим произведенные работником расходы на проезд, в целях освобождения от уплаты подоходного налога, доступен для подписчиков электронного «ГБ»

Инструкцией № 35 отдельно не регулируется порядок возмещения расходов по проезду в случае проезда работника к месту служебной командировки и обратно разными видами транспорта (либо одним видом транспорта с пересадкой). В то же время согласно подп. 4.1 п. 4 Инструкции № 35 возмещаются расходы по проезду как на основании подлинных проездных документов, так и без представления таковых (в минимальной стоимости проезда).

Таким образом, если рассматриваемая поездка связана со служебной командировкой, то расходы возмещаются в минимальной стоимости проезда по маршруту Минск – Барановичи (исходя из рекомендуемых норм расстояний перевозок пассажиров и грузов между населенными пунктами Республики Беларусь и тарифа за 1 км проезда при перевозке пассажиров поездами на региональных линиях экономкласса, установленных в соответствии с законодательством) и в размере стоимости проезда согласно проездному билету по маршруту Барановичи – Брест.

Внимание! Если в г. Барановичи работник добрался на транспортном средстве организации, то расходы по проезду не возмещаются (часть пятая подп. 4.1 п. 4 Инструкции № 35).

В подобной ситуации не будет лишним получить объяснения от работника о причинах выбора такого маршрута следования к месту служебной командировки и приложить их к авансовому отчету.

Работник командирован на 5 дней в другую местность, находящуюся на незначительном расстоянии от места постоянной работы. При этом транспортное сообщение позволяет ежедневно возвращаться к месту жительства. В то же время работник по возвращении из служебной командировки представил счет из гостиницы за проживание в течение всего срока командировки.

Не будет ли нарушением возмещение расходов по проживанию в такой ситуации?

Возмещение расходов по проживанию зависит от содержания приказа о командировании.

При командировании работника в другую местность, находящуюся на незначительном расстоянии от места постоянной работы, вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места служебной командировки к месту жительства (месту пребывания), наниматель решает с учетом расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха и оговаривает в приказе (распоряжении) о командировании работника (п. 3 Инструкции № 35).

Из этого следует, что порядок возмещения командировочных расходов зависит от содержания приказа (распоряжения) о командировании. Если работнику не предписано ежедневно возвращаться к месту жительства, то расходы по проживанию возмещаются в порядке, предусмотренном подп. 4.2 п. 4 Инструкции № 35.

Справочно: расходы по найму жилого помещения (за исключением времени нахождения в пути) возмещаются:

– по фактическим расходам, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания 2 и более, а с разрешения нанимателя – в номерах высшей категории);

– на основании подлинных документов, подтверждающих данные расходы, выдаваемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь при оказании услуг и расчетах за них (подп. 4.2 п. 4 Инструкции № 35) |*|.

* Информация о том, как подтвердить расходы по проезду в командировку на маршрутном такси, доступна для подписчиков электронного «ГБ»

Работник командирован в другой город для участия в семинаре на 1 день (понедельник). По возвращении из командировки он представил проездные билеты (проезд к месту командировки в воскресенье, возвращение – в понедельник) и счет за 1 сутки проживания в гостинице (с воскресенья на понедельник), мотивировав это тем, что объективно с учетом условий транспортного сообщения невозможно было успеть к началу семинара, выехав в служебную командировку в понедельник.

Как в данной ситуации возмещаются командировочные расходы?

Исходя из содержания приказа о командировании.

Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия – день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 ч включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 ч и позднее – последующие сутки (ст. 93 ТК).

Из этого следует, что приказом руководителя предусмотрено выбытие в служебную командировку в понедельник, а воскресенье в срок служебной командировки не включено.

В случае использования командированным работником в личных целях государственных праздников, праздничных и выходных дней, установленных в соответствии с законодательством, в месте служебной командировки до начала или после ее окончания проезд работнику оплачивается на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются (п. 6 Инструкции № 35).

Следовательно, в рассматриваемой ситуации возмещаются расходы по проезду по стоимости, указанной в проездных билетах, и суточные по нормам однодневной командировки за понедельник.

В то же время во избежание конфликтных ситуаций в подобных случаях целесообразно вопросы порядка пребывания в служебных командировках прорабатывать заранее.

В приведенной ситуации в случае надлежащего обоснования (например, в служебной записке, предшествовавшей изданию приказа) наниматель вправе командировать работника на 2 дня (воскресенье и понедельник). В такой ситуации дополнительно следовало бы возместить расходы по проживанию, а суточные выплатить за 2 дня служебной командировки.

Работник по прибытии из служебной командировки в качестве документов, подтверждающих расходы по проживанию, представил договор найма жилого помещения, заключенный с индивидуальным предпринимателем, и расписку данного предпринимателя о получении наличных денежных средств по договору.

Возмещаются ли работнику понесенные расходы на основании данных документов?

Не возмещаются.

Расходы по найму жилого помещения (за исключением времени нахождения в пути) возмещаются командированному работнику по фактическим расходам на основании подлинных документов, подтверждающих данные расходы, выдаваемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь при оказании услуг и расчетах за них (подп. 4.2 п. 4 Инструкции № 35).

Порядок приема наличных денег регулируется пп. 17 и 32 Положения № 924/16*.
__________________________
* Положение о порядке использования кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и приема наличных денежных средств, банковских платежных карточек при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр, утвержденное постановлением Совета Министров и Нацбанка Республики Беларусь от 06.07.2011 № 924/16.

Индивидуальный предприниматель при приеме наличных денежных средств обязан выдать нанимателю подтверждающий документ:

– при использовании кассового оборудования – кассовый чек;

– без использования кассового оборудования – квитанцию о приеме наличных денежных средств.

Справочно: форма квитанции определена постановлением Минторга Республики Беларусь от 23.08.2011 № 34.

Помимо указанной квитанции организация при приеме наличных денег может использовать приходный кассовый ордер с учетом правил, определенных письмом МНС Республики Беларусь от 19.12.2017 № 8-2-11/02328 «О порядке приема наличных денежных средств».

Как видим, в рассматриваемой ситуации расписка не относится к документам, выдаваемым в подтверждение принятия наличных денежных средств в соответствии с законодательством. Следовательно, отсутствуют основания для возмещения понесенных расходов в полной сумме. При этом расходы можно возместить по норме, предусмотренной для возмещения расходов по найму жилого помещения без представления подлинных документов.

Таким образом, в целях предупреждения возникновения конфликтных ситуаций при возмещении командировочных расходов целесообразно предварительно консультировать работников о том, какие документы им необходимо истребовать в т.ч. при найме жилого помещения.

От редакции:

В настоящее время действуют следующие размеры возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь:

– за проживание вне места жительства (пребывания) для покрытия дополнительных расходов – суточные – 7 руб. в сутки;

– за проживание вне места жительства (пребывания) для покрытия дополнительных расходов – суточные при однодневных служебных командировках и служебных командировках в другую местность, находящуюся на незначительном расстоянии от места постоянной работы, из которых работник ежедневно возвращается к месту жительства (пребывания), – 3 руб. 50 коп. в сутки;

– без представления подлинных документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, – 2 руб. 50 коп. в сутки (п. 1 постановления Минфина Республики Беларусь от 16.06.2016 № 48).

Для граждан, временно направленных или командированных на работу на территорию радиоактивного загрязнения в зону эвакуации (отчуждения), предусмотрено повышение размера суточных, устанавливаемых Минфином при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, на 5 % (подп. 1.2 п. 1 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 10.07.2009 № 918).

Особенности возмещения командировочных расходов при направлении спортивных делегаций для участия в мероприятиях, проводимых в соответствии с регламентирующими документами, принятыми международными и иными иностранными организациями, содержатся в п. 12 Положения о порядке формирования и направления спортивных делегаций Республики Беларусь за границу для участия в спортивно-массовых мероприятиях, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.09.2014 № 901.

Организация направляет в служебную командировку за границу группу из 5 работников. Вопросами организации проезда, проживания и питания в командировке поручено заниматься одному работнику.

Можно ли всю сумму аванса в иностранной валюте (расходы по проживанию, проезду, суточные на 5 человек) перечислить на счет, к которому открыта корпоративная дебетовая карточка?

Можно только для оплаты расходов по проживанию и проезду – с письменного согласия всех командированных работников.

При решении вопросов об авансировании в иностранной валюте работников при направлении в служебную командировку необходимо руководствоваться Инструкцией № 185*.

Так, при направлении в одну служебную командировку нескольких работников допускается проведение оплаты расходов одним из командированных работников за всех лиц, направленных в данную служебную командировку, со счета клиента, к которому выдана корпоративная дебетовая карточка.

Однако это правило действует:

– при наличии письменного согласия всех командированных работников;

– в отношении расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно и по найму жилого помещения.

В этом случае указанные расходы включаются в отчет об израсходованных суммах иностранной валюты работником, осуществлявшим их оплату посредством корпоративной дебетовой карточки (п. 391 Инструкции № 185).

В то же время не допускаются передача другим лицам иностранной валюты, полученной на расходы, связанные со служебными командировками за границу, а также использование корпоративных дебетовых карточек физическими лицами, не являющимися держателями этих карточек (часть вторая п. 39 Инструкции № 185).

Из этого следует, что перечисление аванса на суточные допускается только в сумме, приходящейся на работника, которому выдана корпоративная карточка.

Исключение составляют спортивные делегации Республики Беларусь, направленные за границу для участия в спортивных или спортивно-массовых мероприятиях согласно постановлениям Совета Министров Республики Беларусь:

– от 08.06.2009 № 754 «Об утверждении Положения о порядке формирования и направления спортивных делегаций Республики Беларусь за границу для участия в спортивных мероприятиях» (далее – Положение № 754);

– от 19.09.2014 № 901 «Об утверждении Положения о порядке формирования и направления спортивных делегаций Республики Беларусь за границу для участия в спортивно-массовых мероприятиях».

В соответствии с указанными нормативными правовыми актами функции по выдаче суточных участникам спортивной делегации (или контроль за их выдачей лицом из состава спортивной делегации, назначенным ответственным за финансовые средства решением руководителя направляющей организации, – при направлении спортивной делегации в соответствии с Положением № 754) возложены на руководителя спортивной делегации. Выдача суточных осуществляется по ведомости, форма которой предусмотрена указанными нормативными правовыми актами.

Организация часто командирует водителей-международников в Российскую Федерацию. Для выплаты суточных имеет значение дата пересечения Государственной границы Республики Беларусь. В то же время ввиду отсутствия пограничного контроля между государствами отметки в паспорт не ставятся.

Как правильно подтвердить время пересечения Государственной границы Республики Беларусь в такой ситуации?

Суточные за время пребывания командированного работника за границей возмещаются в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку. При этом суточные за время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда из Республики Беларусь либо после дня прибытия в Республику Беларусь выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством Республики Беларусь по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь |*|.

* Информация о том, как определить минимальную стоимость проезда при отсутствии подлинных проездных документов, доступна для подписчиков электронного «ГБ»

Для водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь и днем прибытия в Республику Беларусь считаются дни пересечения Государственной границы Республики Беларусь. Они в соответствии с п. 23 Инструкции № 115* определяются по отметке в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь.

При следовании работников, командированных на автотранспорте, по утвержденному маршруту в государства, где при пересечении границы отметка в документы для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь не вносится, подтверждением для возмещения иностранной валюты являются:

– путевой лист с отметками о дате прибытия и выбытия из места пребывания.

С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования при осуществлении транспортной деятельности выполняют автомобильные перевозки без обязательного оформления путевых листов (абз. 2 подп. 4.5 п. 4 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7). Однако введенная норма не означает, что организации не могут применять в своей деятельности путевые листы;

– иные сопроводительные документы в соответствии с законодательством Республики Беларусь (часть вторая п. 32 Инструкции № 115).

Например, это могут быть международная товарно-транспортная накладная «СМR», регистрационные листки тахографа (тахограммы). Указанные документы должны быть у каждого водителя, осуществляющего международные автомобильные перевозки грузов, – этого требуют Правила автомобильных перевозок грузов, утвержденные постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.06.2008 № 970.

В такой ситуации также целесообразно руководствоваться иными документами, косвенно подтверждающими местонахождение работника (например, документами, подтверждающими оплату за проезд по платным дорогам, стоянку, заправку, оплату дорожных и (или) таможенных сборов, страхование автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденного мелкого ремонта, за стоянку, гостиницу и др.), а при наличии технической возможности – данными электронных систем контроля за движением автомобиля.

При отсутствии вышеуказанных документов либо отсутствии в них необходимой информации время пересечения границы можно определить исходя из графика и маршрута движения, который предусмотрен в задании на командировку, составленном в соответствии с п. 4 Инструкции № 115. Учитывая особенности, связанные с определением даты пересечения границы с Российской Федерацией, целесообразно составить подробный планируемый график движения.

Справочно: водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов, расходы за проживание вне постоянного места жительства (суточных) оплачивают в размере не менее 40 % от установленных норм (п. 2 постановления Минфина Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу») |*|.

* Пример расчета водителю-международнику суммы возмещения расходов за проживание без подтверждающих документов доступен для подписчиков электронного «ГБ

Организация направляет в служебную командировку в пределах Республики Беларусь группу работников в количестве 6 человек: 4 работников – на 10 дней, 2 работников – на 3 дня. Для проживания всех командированных с ИП заключен договор найма 3-комнатной квартиры, в которой имеются 6 спальных мест. Денежные средства на проживание перечислены на корпоративную дебетовую карточку, выданную ответственному лицу |*|.

* Вопросы, касающиеся порядка оформления и оплаты служебных командировок в пределах страны, доступны всем на портале GB.BY

В каком порядке следует возместить понесенные расходы и отразить их в авансовом отчете?

Понесенные расходы по найму жилья отражаются в авансовом отчете ответственного лица и возмещаются в полном объеме (при определенных условиях).

При направлении в одну служебную командировку нескольких лиц допускается проведение оплаты расходов за наем жилого помещения одним из командированных работников за всех лиц, находящихся в данной служебной командировке, денежными средствами, перечисленными ему нанимателем на счет, к которому выдана корпоративная (личная) дебетовая карточка. При этом такая оплата может быть произведена только в безналичном порядке (п. 44 Инструкции № 107*).

В этом случае расходы по найму жилого помещения включаются в отчет об израсходованных суммах лицом, которому на эти цели перечислены денежные средства под отчет.

При определении суммы расходов по найму жилого помещения, подлежащей возмещению подотчетному лицу, следует руководствоваться подп. 4.2 п. 4 Инструкции № 35*.

Из него следует, что расходы по найму жилого помещения (за исключением времени нахождения в пути) возмещаются по фактическим расходам, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания 2 и более, а с разрешения нанимателя – в номерах высшей категории), кроме случаев, указанных в подп. 4.2-1 п. 4 Инструкции № 35.

Справочно: допускается возмещение расходов за проживание в номерах с количеством мест для проживания 2 и более или высшей категории по фактическим расходам лицам, занимающим высшие государственные должности Республики Беларусь и должности руководящих работников государственных органов и иных организаций, включенных в кадровый реестр Главы государства Республики Беларусь (подп. 4.2-1 п. 4 Инструкции № 35).

Расходы по найму жилого помещения возмещаются на основании подлинных документов, подтверждающих данные расходы, выдаваемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь при оказании услуг и расчетах за них.

Очевидно, что приведенные выше ограничения могут быть применены в случае проживания командированных сотрудников в гостинице. В случае же проживания их в квартире представляется проблематичным рассчитать предельный размер возмещения расходов по найму жилья, ориентируясь на стоимость проживания в гостинице, если в месте командирования имеется более одной гостиницы либо таковые отсутствуют.

Как правило, стоимость аренды 3-комнатной квартиры для проживания как минимум четверых командированных работников ниже стоимости 4 одноместных номеров в гостинице в том же населенном пункте.

Таким образом, расходы по найму жилого помещения в рассматриваемой ситуации возмещаются ответственному работнику, которому перечислены денежные средства для оплаты стоимости аренды квартиры, на основании договора, заключенного с ИП, и документа, подтверждающего оплату в безналичном порядке стоимости аренды (в соответствии с требованиями п. 37 Инструкции № 107).

Сведения о данных расходах указанный работник отражает в своем отчете об израсходованных суммах.

При этом обязательному возмещению подлежит фактическая стоимость аренды квартиры, но не более стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более) в гостинице, находящейся в месте командирования, умноженной на количество одновременно проживающих в квартире работников |*|.

* Информация о том, как подтвердить расходы по проезду в командировку на маршрутном такси, доступна для подписчиков электронного «ГБ»

Работник возвращался из Китая, где он находился в служебной командировке, через аэропорт «Шереметьево». В связи с погодными условиями авиарейс до Минска был задержан на 14 ч, и работник прибыл к месту постоянной работы на 1 день позже запланированного.

Возмещаются ли командировочные расходы за этот день? Если возмещаются, то в каком размере?

Возмещаются по нормам Российской Федерации при наличии документов, подтверждающих задержку рейса.

В рассматриваемой ситуации речь идет о вынужденной задержке в пути. Особенности возмещения командировочных расходов в приведенном случае предусмотрены гл. 5 Инструкции № 115*.

В частности, в случае временной остановки в пути следования (для выполнения служебного поручения или по другим не зависящим от работника причинам) и в связи с этим пребывания на территории иностранного государства продолжительностью 12 ч и более (с момента прибытия по расписанию движения пассажирского транспорта в пункт временной остановки) при проезде в государство, куда работник направлен в командировку, или при возвращении из командировки выплата суточных и возмещение расходов по найму жилого помещения производятся в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в котором произошла временная остановка (п. 27 Инструкции № 115).

Поскольку работник на территории Российской Федерации пребывал в связи с задержкой в пути по не зависящим от него причинам более 12 ч, в связи с чем срок служебной командировки продлился на 1 день, суточные за этот день, а также расходы по найму жилого помещения возмещаются по нормам, установленным для Российской Федерации.

Аэропорт «Шереметьево» территориально не относится к Москве, поэтому согласно постановлению Минфина Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» в качестве норматива для оплаты расходов по найму жилого помещения принимаются 120 долл. США, а не 140 долл. США, как это предусмотрено для Москвы и Санкт-Петербурга.

С учетом того что основанием для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам является приказ (распоряжение) нанимателя о направлении работника в командировку (п. 2 Инструкции № 115), необходимо издать приказ о продлении срока служебной командировки на 1 день. Это послужит основанием для сохранения заработной платы и возмещения командировочных расходов за день задержки.

Следует отметить, что вышеизложенный подход применяется в том случае, если работник представит документы, подтверждающие факт вынужденной задержки. Таким документом, например, может послужить соответствующая справка, которую можно получить в аэропорту после объявления о переносе рейса.

Это обусловлено тем, что в случае отсутствия соответствующего документального подтверждения задержка в пути может быть расценена как задержка без уважительных причин, произошедшая по вине работника. В таком случае подлежит применению п. 29 Инструкции № 115: за день задержки заработная плата не сохраняется, суточные не выплачиваются и расходы по найму жилого помещения не возмещаются |*|.

* Вопросы по оформлению и оплате служебных командировок за границу доступны всем на портале GB.BY

Работник, находившийся в служебной командировке за границей, в связи с производственной необходимостью отозван из служебной командировки до ее окончания. Проездной билет на обратную дорогу был приобретен заранее. При его возврате перевозчик возместил только часть стоимости билета.

Дополнительно работник приобрел дорогостоящий проездной билет на воздушный транспорт (по тарифу 1-го класса) на более раннюю дату. Билетов иной ценовой градации на эту дату не было.

Возмещается ли в такой ситуации командированному работнику разница, возникшая при возврате проездного билета? Требуется ли предварительное разрешение нанимателя на возмещение расходов по проезду воздушным транспортом по тарифу 1-го класса?