- от автора admin
Содержание
- Законодательное регулирование вопросов трудовых книжек
- Что такое трудовая книжка
- Трудовая книжка – бланк строгой отчетности
- Должностное лицо организации, отвечающее за трудовые книжки
- Порядок ведения трудовых книжек
- Как хранить трудовую книжку
- Сроки хранения трудовых книжек
- Вопрос
- Ответ
- Трудовая книжка для ИП
- Может ли ИП делать запись самому себе
- Записи индивидуальному предпринимателю
- Требования к заполнению в случае найма работников
- Как делать записи работнику индивидуального предпринимателя
- Хранение трудовых у ИП
- Что будет за неправильное заполнение
Добавить в «Нужное»
Обновление: 16 декабря 2016 г.
В трудовой книжке отражается вся трудовая биография человека. Внесение в нее записей, а также хранение и выдача ее работнику при увольнении строго регламентируются законодательством РФ в 2016 году, и необходимо следовать этим правилам ведения трудовых книжек.
Законодательное регулирование вопросов трудовых книжек
Начинающему кадровику или бухгалтеру, впервые столкнувшемуся с трудовыми книжками работников, непременно нужно знать, какими нормами закона регулируется обращение с ними.
Главная из них — это ст.66 ТК РФ. На ее основании изданы Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) (далее – Правила), а также Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 N 69) (ниже по тексту – Инструкция).
Правила ведения и хранения трудовых книжек практически неизменны на протяжении последних тринадцати лет.
Что такое трудовая книжка
Это главный документ о трудовой деятельности работника.
Она имеет большое значение для подсчета стажа трудящегося (общего, специального, страхового и пр.), а также для подтверждения имеющегося опыта при приеме на работу. Для работодателя может быть важна информация об увольнении работника с предыдущего места (причина и дата), отраженная в этом документе.
Трудовые книжки обязаны вести на каждого из своих работников (исключая совместителей), проработавших более пяти дней, все работодатели, кроме работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.
Туда заносится следующая информация о работнике и его труде:
- о выполняемой им работе (приеме на работу по конкретной должности (профессии) в определенное подразделение);
- о переводах на другую постоянную работу внутри организации;
- об увольнении работника с указанием в качестве основания пункта и статьи ТК РФ;
- о награждениях и поощрениях за успехи в работе.
Информация о наложенных на работника дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку не вносится, если только этим взысканием не является увольнение (ч. 1 ст. 192 ТК РФ).
Трудовая книжка представляет собой бланк установленной Правилами формы с соответствующими степенями защиты с указанием серии и номера объемом 20 разворотов, страницы которого пронумерованы и имеют разделы, куда вносятся записи соответствующего вида (сведения о работнике (так называемый титульный лист), сведения о работе, сведения о награждениях).
Если разделы «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» закончились, то заводится вкладыш в трудовую книжку. К его бланку, форме и ведению предъявляются требования, аналогичные требованиям к самой трудовой книжке.
На работодателя возложена обязанность иметь постоянный запас необходимого количества бланков трудовых книжек и вкладышей в них (п. 44 Правил).
Бланки трудовых книжек и вкладышей должны приобретаться работодателем централизованно у официальных распространителей, уполномоченных ГОЗНАКом (их список публикуется на сайте ГОЗНАКа).
Подобные бланки можно встретить в магазинах канцтоваров и киосках, торгующих печатной продукцией для населения, но такая продажа не является законной. Поскольку не существует никаких гарантий их подлинности и соответствия требованиям нормативных актов, требовать у вновь принимаемого работника иметь на руках приобретенный в киоске бланк работодатель не имеет права. Более того, неправомерно принимать его от работника для дальнейшего заполнения, и мы не рекомендуем этого делать во избежание дальнейших проблем.
Бланк трудовой книжки можно проверить на подлинность путем сравнения соответствия серии и номера году выпуска, а также форме, установленной тем же Постановлением Правительства, что утвердило Правила.
Трудовая книжка – бланк строгой отчетности
Как принятые от работников трудовые книжки, так и их чистые бланки и вкладыши подлежат строгому учету при хранении у работодателя (об этом говорит раздел шестой Правил).
Для этих целей обязательно ведутся журналы учета по установленным формам:
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Обе эти книги должны быть обязательно прошнурованы и пронумерованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью (опломбированы) – об этом говорится в п. 41 Правил.
Приходно-расходная книга по учету бланков ведется бухгалтерией организации, и в ней отражаются все операции получения и расходования бланков трудовой книжки (вкладыша в нее) с указанием серии и номера бланка.
Книга учета движения трудовых книжек ведется кадровиками. В ней записывается информация о приеме и выдаче при увольнении всех трудовых книжек работников и вкладышах в них как принятых от работников при поступлении на работу, так и выданных работникам вновь. При этом в книге учета обязательно указываются их серия и номер, а также проставляется подпись работника о получении трудовой книжки на руки при увольнении.
Должностное лицо организации, отвечающее за трудовые книжки
Закон прямо обязывает работодателя надлежаще организовать работу с трудовыми книжками.
Строгий учет этих документов в организации предполагает наличие специально уполномоченного должностного лица – лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
Назначается такое лицо приказом или распоряжением работодателя. Обычно такую ответственность возлагают на конкретного работника кадровой службы или бухгалтера, непосредственно занимающегося трудовыми книжками.
Приказ издается в произвольной форме, его формулировка может выглядеть, к примеру, так: «Назначить инспектора отдела кадров Петрову Анну Николаевну лицом, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек». Проставляются номер приказа, дата, а также ФИО, должность и, разумеется, подпись руководителя.
Порядок ведения трудовых книжек
Процедуре внесения записей в трудовые книжки работников придается очень большое значение, поэтому они должны вноситься строго по установленным правилам.
Порядку ведения трудовых книжек посвящена упомянутая выше Инструкция, содержащая нормы по ведению трудовых книжек.
В Инструкции регламентируются все возможные этапы заполнения этого документа, начиная с того, как правильно вносить сведения о работнике (на титульном листе), записи о работе и переводах, награждениях и поощрениях, увольнении, признании записи недействительной, и заканчивая вопросами оформления дубликата.
Следует отметить, что с момента издания Инструкции кардинальных изменений в нее не вносилось. Поэтому Инструкция по ведению трудовых книжек в 2015-2016 годах никакими особенностями по сравнению с прошлыми периодами не отличается.
Как хранить трудовую книжку
Поскольку бланк трудовой книжки является документом строгой отчетности, а заполненная трудовая книжка также содержит и персональные данные работника, закон возлагает на работодателя обязанность правильно ее хранить.
Об учете трудовых книжек в специальных книгах мы говорили выше, теперь скажем, собственно, об их хранении.
Ни ТК РФ, ни Правила, ни Инструкция не содержат норм о том, в каких местах должны храниться трудовые книжки. То есть особых правил хранения для трудовых книжек не установлено.
Поэтому следует обратиться к нормам о документообороте (см. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105).
Там предусмотрено, что бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2). О том, должен ли такой сейф быть несгораемым и должны ли быть установлены на окнах помещения решетки, умалчивается.
Таким образом, хранение трудовых книжек должно осуществляться способом, обеспечивающим их сохранность и недопущение к ним посторонних лиц.
Сроки хранения трудовых книжек
У работодателя хранятся постоянно трудовые книжки всех штатных работников, кроме совместителей.
Выдаются на руки они только при увольнении работника (прекращении с ним трудового договора по любым причинам), либо на время для представления в органы социального страхования (обеспечения) согласно ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника.
Возможны ситуации, когда трудовые книжки умерших работников остаются у работодателя.
Согласно п. 37 Правил в случае смерти работника трудовая книжка (с внесенной в нее записью о прекращении трудового договора по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ) выдается на руки одному из его родственников под расписку в книге учета движения трудовых книжек либо высылается почтой по письменному заявлению одного из родственников.
То есть работодателю следует известить родственников такого работника о необходимости получить его трудовую книжку или дать согласие на пересылку ее по почте.
Если по каким-то причинам трудовая книжка умершего работника так и осталась у работодателя, то она должна храниться в организации постоянно до возможного ее востребования родственниками.
Срок хранения трудовых книжек, которые не были востребованы, составляет 75 лет (п. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).
Вопрос
При заполнении основной формы Декларации по ИПН и СН в «ежемесячных» строках 200.00.001 указаны суммы индивидуального подоходного налога, подлежащего перечислению в бюджет.
Но при проверке формы выходит сообщение о некорректном расчете итоговой строки 200.00.001 IV. Почему возникает такая ошибка и как ее исправить?
Ответ
В соответствии с Правилами заполнения ФНО 200.00 в строках 200.00.001 (I, II, III) отражаются суммы ИПН, подлежащего уплате в бюджет, то есть это исчисленные суммы налога с выплаченных физическим лицам доходов. При этом для строки 200.00.001 IV установлен авторасчет, то есть строка заполняется автоматически значением равным сумме строк 200.00.001 I + 200.00.001 II + 200.00.001 III.
Перед отправкой декларации на сервер, по мимо обычной арифметики для строки 200.00.001 IV, следует сверить указанные сведения по ИПН в основной форме с данными, указанными в приложениях к декларации.
Строка 200.00.001 IV проверяется следующей формулой расчета:
- подлежащий уплате налог по всем физ.лицам – гражданам РК — итоговое значение графы Р приложения 200.05
плюс
- подлежащий уплате налог по иностранцам (лицам без гражданства) кроме работников структурных подразделений — итоговое значение графы Z приложения 200.02
минус
- подлежащий уплате налог за работников структурных подразделений — итоговая сумма строки 200.03.001 IV всех форм приложения 200.03.
Пример
У организации есть структурное подразделение, которое не признано самостоятельным плательщиком ИПН и СН. Среди сотрудников организации есть иностранец — резидент, данные о котором отражаются в приложении 200.03 (не является работником структурного подразделения).
Проверим сумму подлежащего уплате налога, указанного в строке 200.00.001 IV основной формы 200.00, на соответствие указанных данных в приложениях декларации:
Простыми словами, итоговое значение подлежащего уплате подоходного налога, указанного в основной форме 200.00 должно соответствовать указанным суммам налога во всех приложениях декларации.
Так как в приложении 200.05 и 200.02 отражаются сведения в целом по всей организации, в том числе и по структурным подразделениям, то при проверке суммы налога, указанного в форме 200.00 следует исключить налог подлежащий уплате за структурные подразделения (200.03).
Для исправления ошибки «Строка 200.00.001 IV — расчет некорректен» необходимо проверить указанные в приложениях 200.02, 200.03 и 200.05 данные по ИПН, подлежащему уплате.
Какие записи вносятся в трудовую книжку?
При первичном оформлении в трудовую книжку вносятся следующие сведения:
1. Фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год)— на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
2. Образование, профессия, специальность — на основании документа об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (если выполняемая работа требует специальных знаний или навыков).
В дальнейшем в трудовую книжку вносятся сведения о выполняемой работником работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.
Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а об увольнении в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Все записи в трудовой книжке вносятся без сокращений и имеют порядковый номер.
Обо всех записях, вносимых в трудовую книжку, работник должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке работника (ведется на каждого работника организации, дублирует данные трудовой книжки).
В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:
— о времени военной службы в соответствии с ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел, органах по контролю за оборотом наркотических и психотропных веществ и таможенных органах;
— о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров.
Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной.
В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится по месту работы запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел.
При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку в той организации, в которую он был принят или направлен.
У работника есть право ознакомиться со своей трудовой книжкой или получить ее копию или заверенную выписку из нее. Для этого необходимо подать письменное заявление работодателю, а он должен будет не позднее трех дней выдать документ в соответствии с заявлением.
Заполнение трудовой книжки ИП — это занесение информации о деятельности работника, состоящее из отметки о приеме и увольнении, переводах и поощрениях. Записи служат доказательством его рабочей выработки для оплаты листка нетрудоспособности и начисления пенсии.
Трудовая книжка для ИП
Законодательство не предусматривает заполнение трудовой книжки ИП на себя, поскольку он не является работником (ст. 20 ТК РФ). Она нужна:
- для оплаты больничного листа. В зависимости от срока деятельности высчитывается оплата больничного. Если стаж составляет 8 и более лет, оплата производится в размере 100% от среднего дневного заработка. От 5 до 8 лет оплата составляет 80%. Меньше 5 лет — 60%. Что касается ИП, его выслуга засчитывается, если он вносил за себя взносы в ФСС;
- при оформлении пенсионных начислений. Ситуация такая же, как и при оплате больничного. Закон позволяет засчитывать время работы индивидуального предпринимателя в выработку, но при условии, что он вносил за себя взносы в ПФР.
Выплаты по беременности и родам ИП получит в случае заблаговременной регистрации в ФСС — минимум за год оформления листка нетрудоспособности.
Может ли ИП делать запись самому себе
Для оформления записи в ТК прежде всего заключается договор между работодателем и сотрудником. ИП — не юридическое лицо и не заключает договор сам с собой. Он ведет индивидуальную предпринимательскую работу и не нанимает сам себя. Это значит, что оформлять бланк ТК самому себе ИП не может.
Записи индивидуальному предпринимателю
Заносятся в двух случаях:
- если ИП параллельно с ведением своей деятельности устроился на работу;
- ИП зарегистрировал юридическое лицо и принял себя на работу.
Требования к заполнению в случае найма работников
О том, как правильно внести запись в трудовую книжку о приеме на работу в ИП, говорится в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Перечислим основные принципы:
- в документе не используются сокращения;
- всем записям присвоен поочередный номер;
- если в ТК закончились страницы, заводится вкладыш, и нумерация продолжается;
- совместителям не обязательно вносить сведения о деятельности не по основному месту. Это делается только в том случае, если сотрудник сам об этом попросит;
- отметки о нарушении правил внутреннего распорядка или дисциплинарных взысканиях не заносятся в бланк.
Как делать записи работнику индивидуального предпринимателя
По закону, в течение 7 дней после приема на работу ИП обязан внести отметку в бланк ТК нового служащего (ст. 66 ТК РФ). Если сотрудник еще нигде не работал, предприниматель приобретает новый бланк за собственные средства. Требования к тому, как сделать запись в трудовую книжку о приеме на работу к ИП, изложены в Постановлении Минтруда от 10.10.2003 № 69.
Правила по заполнению ТК едины и для ИП, и для ООО:
- Если сотрудник трудоустраивается первый раз, заполняется титульный лист.
- На странице сведений о работе указывается полное название ИП.
- Вписывается должность служащего.
- Ставятся дата приема и реквизиты приказа, на основании которого произведен прием, перевод или увольнение.
- Запись в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию 2020 у ИП должна содержать ссылку на статью ТК РФ.
Титульный лист
Состоит из основной информации о сотруднике:
- Ф.И.О. работника. Вносится в соответствии с данными паспорта;
- дата рождения. Ставятся только арабские цифры;
- уровень образования (среднее, средне-специальное, высшее) и специализация. Информация вносится так, как указано в дипломе;
- дата заполнения, подпись и печать работодателя, подпись сотрудника.
Прием на работу
При оформлении нового работника обязательно заполнение трудовой книжки ИП с указанием информации:
- полное название предприятия. Ниже в скобках сокращенное;
- порядковый номер записи;
- дата приема на работу;
- информация о месте и должности;
- номер и дата приказа о приеме на работу.
Образец записи в трудовой книжке о приеме на работу для ИП
Увольнение по разным причинам
Для внесения правильной отметки надо учитывать правила того, как заполняется трудовая книжка у ИП, и какая информация указывается:
- порядковый номер;
- дата увольнения;
- сведения о статье ТК РФ, на основании которой расторгнут договор;
- реквизиты документа об увольнении (номер и дата);
- подпись лица, ответственного за ведение бланков, печать организации.
Образец заполнения трудовой книжки 2020 ИП в случае перевода или увольнения работника
Награждения
Информация о наградах записывается на специально отведенных страницах ТК. Туда заносится информация о награде, которой удостоен работник. Это грамота, диплом, благодарность и другой вид награды. Записи имеют свою порядковую нумерацию.
Образец записи в трудовой книжке ИП в случае награждения им работника
Хранение трудовых у ИП
Все книжки своих работников ИП хранит у себя в сейфе. В день увольнения служащего работодатель обязан выдать ее на руки. Если сотрудник не явился, предприниматель связывается с ним по телефону или отправляет по почте заказное письмо с описью вложения, с просьбой явиться за ТК. Когда работник не дает о себе знать, ИП хранит документ у себя в течение 2 лет. После этого передает ее для хранения в архив.
Что будет за неправильное заполнение
Если заполнение трудовой книжки при приеме на работу было сделано с нарушениями, предпринимателю грозит штраф от 1000 руб. до 5000 руб. или приостановление предпринимательской деятельности до 90 дней (ст. 5.27 КоАП РФ).
Интересные материалы:
- Трудовой договор с начальником отдела продаж
Правила составления должностных инструкций для начальника отдела продаж Что касается начальника отдела продаж, у него…
- Постановление 69
ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК, ИЗГОТОВЛЕНИЯ БЛАНКОВ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИМИ РАБОТОДАТЕЛЕЙ Постановление…
- Заполнение трудовой книжки
В этой статье мы приведем наглядные примеры того, как заполнять трудовую книжку в 2020 году…
- Перевод пенсионера на срочный трудовой договор
Согласно абз. 3 ч. 2 ст. 59 Трудового кодекса РФ, по соглашению сторон срочный трудовой…
- Акт передачи трудовых книжек
Акт приема-передачи трудовых книжекВедение и содержание трудовых книжек на предприятии должно вестись в определенном порядке.…