Куперс

Кассовые ордера имеют типовую форму, которая приведена в приложениях к Положению о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденному постановлением Правления НБУ от 29.12.17 г. № 148 (далее – Положение № 148):

• приходный кассовый ордер (далее – ПКО) – типовая форма № КО-1 (приложение 2 к Положению № 148);
• расходный кассовый ордер (далее – РКО) – типовая форма № КО-2 (приложение 3 к Положению № 148).

Заполняет кассовые ордера бухгалтер (или ответственное лицо, на которое руководитель возложил эту обязанность).

Чтобы не допускать ошибок, проверьте еще раз правильность заполнения реквизитов кассовых ордеров.

«Проблемные» общие реквизиты

Номер кассового ордера – это номер регистрации кассового ордера в журналах типовой формы № КО-3 или № КО-3а (приложение 4 к Положению № 148). Нумерация должна быть сквозной и вестись в хронологическом порядке. Но может начинаться с «1» каждый месяц (письмо НБУ от 14.06.18 г. № 50-0007/32822 (далее – Письмо № 32822); письмо ГФС от 15.06.18 г. № 20639/6/99-99-14-05-01-15 (далее – Письмо № 20639)).

Будьте внимательны! Нумерация ПКО и РКО ведется отдельно.

Дата составления документа – это дата приема или выдачи наличных в кассу по кассовым ордерам (п. 32 Положения № 148).

Подписи на кассовых ордерах. Положением № 148 предусмотрено, что подписывают:

• ПКО – главный бухгалтер и кассир (п. 25 Положения № 148);
• РКО – директор, главный бухгалтер и кассир (п. 26 Положения № 148).

Кассовые ордера вместо главного бухгалтера может подписать лицо, уполномоченное руководителем предприятия. Такая обязанность может быть возложена и на самого руководителя предприятия (см. ОИР, категория 109.15; Индивидуальная налоговая консультация ГФС от 13.07.18 г. № 3102/6/99-99-14-05-01-15/ІПК, далее – ИНК № 3102). Если кассовые ордера подписывают уполномоченные лица, то указывается фамилия и инициалы того лица, которое фактически подписало ордер (Индивидуальная налоговая консультация ГФС от 15.05.18 г. № 2144/6/99-99-14-05-01-15/ІПК).

Если кассир временно отсутствует (например, заболел или ушел в отпуск) или его должность не предусмотрена штатным расписанием, тогда его функции могут быть возложены на главного бухгалтера или другого работника предприятия (п. 45 Положения № 148). Обязанности кассира вправе выполнять и сам руководитель. Никаких запретов на этот счет в Положении № 148 нет (ОИР, категория 109.15; ИНК № 3102). В таком случае руководитель ставит свою подпись на кассовых документах дважды — за себя как руководителя и за кассира.

Директор также может делегировать свои полномочия по подписанию РКО другому работнику предприятия (ИНК № 3102).

Важный нюанс! Если на документах, приложенных к РКО, стоит разрешительная надпись руководителя предприятия, в РКО его подпись может отсутствовать (абзац второй п. 26 Положения № 148).

Правила заполнения кассовых ордеров

Таблица 1.
Заполнение приходных кассовых ордеров
в разных ситуациях

№ п / п	Операция	Реквизит*	Порядок заполнения
1	2	3	4
1	Получение денег из банка по чеку	«Принято от»	Реквизит не заполняется (п. 32 Положения № 148)
		«Основание»	Вписывают основание для оприходования средств (источник происхождения). Например, при получении денег: – на зарплату – указывают «Получено из ПАТ «Инвестбанк» по чеку № 7 на выплату заработной платы»; – на хознужды – «Получено из ПАТ «Инвестбанк» по чеку № 8 на хозяйственные нужды»
		«Приложения»	Здесь ничего не указывают (в данном случае приложений нет: чек подается в банк, а корешок чека остается в чековой книжке).
2	Получение выручки из ящика РРО	«Принято от»	Этот реквизит заполняется в общем порядке. Указывают Ф. И. О. лица, которое сдает деньги в кассу (например, кассира операционной кассы). Своеобразная «льгота», предусмотренная п. 32 Положения № 148, в данной ситуации не работает. Не заполняют этот реквизит только при получении наличных из банка по чеку и оприходовании их в кассе предприятия
		«Основание»	Можно указать – «Получение наличной выручки из РРО согласно Z-отчету от 24.07.18 г. № 333». Формулировка может быть и другой, главное показать источник происхождения наличных
		«Приложения»	Здесь ничего не указывают (в данном случае приложений нет: Z-отчет подклеивается в разд. I КУРО (приложение 1 к Порядку регистрации расчетных книг, книг учета расчетных операций, утвержденному приказом Минфина от 14.06.16 г. № 547)
3	Получение оплаты от покупателей при реализации собственной продукции**	«Принято от»	Чтобы избежать проблем при проверках, впишите сюда данные покупателя, которые указаны в расходной накладной. Форма ордера предусматривает указание Ф. И. О. лица. которое вносит в кассу наличные. При этом плательщику денег выдается квитанция к ПКО
		«Основание»	Указывают, за какую продукцию получены деньги, и реквизиты счета и/или расходной накладной
		«Приложения»	Приводятся реквизиты расходной накладной или счета (если таковые прилагаются к ПКО. При этом надо указать реквизиты документа, его название и номер – см. письмо ГУ ГФС в г. Киеве от 25.05.18 г. № 24376/10/26-15-14-09-12; Письмо № 32326)
Будьте внимательны! Необходимо оформлять ПКО на каждую операцию по реализации продукции собственного производства, а не один ПКО по итогам дня. Это важно сделать для выполнения п. 1 ст. 9 Закона от 06.07.95 г. № 265/95-ВР «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг». Указанный пункт разрешает не применять РРО по таким операциям.
4	Получение вклада в уставный капитал	«Принято от»	Указывают Ф. И. О учредителя, который вносит вклад в уставный капитал
		«Основание»	Указывают: «Внесение вклада в уставный капитал»
		«Приложения»	Здесь ничего не указывают (приложений нет)
* Остальные реквизиты приходного кассового ордера при всех вышеуказанных операциях заполняются в общем порядке (кодировка счетов, номер ордера, подписи и др.).

Таблица 2.
Заполнение расходных кассовых ордеров
в разных ситуациях

№ п / п	Ситуация	Реквизит	Порядок заполнения
1	2	3	4
1	Выплата зарплаты по ведомости	«Выдать»	Указывается Ф. И. О кассира или лица, которое осуществляло выплату (письмо НБУ от 07.03.18 г. № 50-0007/13560). Если этот реквизит заполнить не так, как разъясняют сейчас, то административной ответственности за такое нарушение законодательством не предусмотрено (ОИР, категория 109.15)
		«Основание»	Например: «Выплата зарплаты по ведомости от 26.07.18 г. № 3»
		«Приложение»	Указывают реквизиты ведомости, по которой выплачивалась зарплата
Реквизиты «Получил», «Дата», «Сумма», «Подпись получателя», «По» (данные документа, которые удостоверяют личность получателя) не заполняются (п. 32 Положения № 148)
2	Выдача возвратной финпомощи физлицам	«Выдать»	Указывается Ф. И. О. получателя возвратной финпомощи. При получении денег он должен предъявить кассиру паспорт или другой документ, удостоверяющий его личность (п. 27 Положения № 148)
		«Основание»	Например: «Выдача возвратной финпомощи по договору от 26.07.18 г. № 23»
		«Приложение»	Здесь ничего не указывают (в данном случае приложения нет)
Реквизиты «Получил», «Дата», «Сумма», «Подпись получателя» – заполняются собственноручно получателем денег, а реквизит «По» (данные документа, которые удостоверяют личность получателя) – заполняется кассиром (п. 27 Положения № 148)
3	Выплаты физлицам по доверенности	«Выдать»	Указывается Ф. И. О. лица, которое должно было получить деньги. А затем через косую указывается Ф. И. О лица, которое фактически получает деньги (п. 28 Положения № 148). Например, если Петренко И. И. доверил получить свою зарплату Жмуренко В. В., то в этом реквизите указывают: «Петренко И. И./Жмуренко В. В.». При получении денег доверенное лицо предъявляет кассиру паспорт или другой документ, удостоверяющий его личность (п. 27 Положения № 148)
		«Основание»	Например: «Выплата зарплаты»
		«Приложение»	Указывают реквизиты документов, которые прилагаются к ордеру (доверенность на получение денег)
Реквизиты «Получил», «Дата», «Сумма», «Подпись получателя» – заполняются собственноручно получателем денег, а реквизит «По» (данные документа, которые удостоверяют лицо получателя) – заполняется кассиром (п. 27 Положения № 148)
4	Сдача наличных в банк	«Выдать»	Указывается Ф. И. О. кассира или лица, которое давало наличные в банк
		«Основание»	«Сдача наличной выручки (наличных) в банк». При этом не важно, какие деньги вы сдаете: торговую выручку или взнос учредителя. Наличная выручка – это сумма фактически полученных наличных денег от реализации продукции (товаров, работ, услуг), а также от операций, которые непосредственно не связаны с реализацией продукции (товаров, работ, услуг) и другого имущества (пп. 4 п. 2 Положения № 148)
		«Приложение»	Здесь ничего не указывают (в данном случае приложения нет)
Реквизиты «Получил», «Дата», «Сумма», «Подпись получателя», «По» (данные документа, которые удостоверяют лицо получателя) – не заполняются (п. 32 Положения № 148)

Источник: «Баланс» № 62, который вышел из печати 02.08.18 г.

Добавить в «Нужное»

Обновление: 4 октября 2016 г.

Прием наличных денежных средств в кассу предприятия сопровождается оформлением формы кассовой документации, специально утвержденной для этой цели, а именно приходным кассовым ордером (далее также – ПКО). Одной из составных частей этого документа является квитанция к приходному кассовому ордеру. Предназначением этой составной части ордера является документальное подтверждение факта внесения денежных средств в кассу предприятия для лица, вносящего эти денежные средства.

Форма квитанции

В пунктах 4.1 и 5 Указания Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У установлена обязанность по сопровождению кассовых операций по приему денег в кассу предприятия путем оформления ордера по форме 0310001.

Унифицированная форма и содержание этого первичного документа установлены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 марта 1998 года № 88.

Обращаем внимание, что применение этой формы (наряду с иными формами кассовой документации) является обязательным в отличие от ряда иных форм первичной документации, утвержденных указанным Постановлением (например первичных документов для бухгалтерского учета).

Составная часть ПКО — квитанция к приходному кассовому ордеру (бланк и образец заполнения можно скачать здесь) расположена на левой части унифицированной формы, ее надлежит выписывать в единственном экземпляре. Подпись на ПКО проставляет главный бухгалтер предприятия или иное должностное лицо, имеющее соответствующие полномочия.

После принятия вносимой суммы наличных денег кассиру надлежит:

• сверить их количество со значением, записанным в ПКО;
• в подтверждение соответствия указанных значений и факта приема наличных проставить в соответствующей строке приходного кассового ордера подпись, печать или штамп;
• отрывную квитанцию к ПКО также заверить своей подписью и печатью;
• передать заполненную квитанцию лицу, внесшему наличные денежные средства в кассу предприятия.

Обращаем внимание, что на основании пункта 5.1 Указания Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У в случае установления несоответствия фактически вносимой суммы значению, отраженному в ПКО, квитанция не подписывается и лицу, вносящему деньги, не передается. Такой ПКО перечеркивается и подлежит переоформлению с указанием суммы денег, вносимых по факту.

В строке «Организация» указывается правовая форма (ООО, ЗАО и т.д.) и наименование организации (например, ООО «Компания»).

В строке «Код по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк.

Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего ПКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

В поле «Номер документа» указывается порядковый номер ПКО (нумерация приходных и расходных кассовых документов в течение года должна быть непрерывной, а с начала следующего года начинаться заново).

В поле «Дата составления» указывается дата поступления денег в кассу в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 05.03.2020). ПКО должен быть оформлен в день поступления денег в кассу, поэтому дата поступления денег и день формирования ордера совпадают.

В графе «Дебет» указывается номер бухгалтерского счета по дебету, которого приходуются наличные денежные средства (как правило, это счет 50 – «касса»).

Далее указывается код структурного подразделения организации, оформляющего ПКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

В графе «Корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета источника поступления денег в соответствии планом счетов бухучета:

• 51 – поступление денег с расчетного счета;
• 62 – поступление денег от покупателей и заказчиков;
• 71 – возврат денег от подотчётных лиц;
• 73-2 – возмещение ущерба (от работников);
• 75-1 – внесения денег от учредителей в уставной капитал;
• 90-1 – поступление розничной выручки.

Графа «Код аналитического учета» заполняется только при наличии соответствующих кодов.

В графе «Сумма» указывается цифрами сумма поступивших в кассу денежных средств.

Графа «Код целевого назначения» заполняется, как правило, некоммерческими организациями в случае поступления денежных средств в порядке целевого финансирования.

В строке «Принято от» указывается ФИО физического лица или наименование организации, от которого(ой) принимаются денежные средства.

В строке «Основание» необходимо указать основание поступления денег, например: «Внесены деньги в качестве вклада в уставной капитал» или «Оплата по договору от 05.02.2020 № 10» и т.д.

В строке «Сумма» прописью указывается сумма денег, поступившая в кассу. При этом рубли пишутся с заглавной буквы, а копейки цифрами. В незаполненных полях необходимо поставить прочерк.

В строке «В том числе» пишется ставка и сумма (цифрами) НДС. Если налог на добавленную стоимость не предусмотрен, ставится прочерк или делается запись «Без НДС».

В строке «Приложение» указываются реквизиты прилагаемых первичных документов (если они имеются).

В квитанции дублируются данные из приходного кассового ордера.

Обратите внимание, в приходном кассовом ордере запрещено делать исправления.

• Поставить закладку
• Посмотреть закладки

Т. Позднякова, аудитор РК,

профессиональный бухгалтер РК САР

Т. Иванова, налоговый консультант

КАК ОФОРМЛЯЮТСЯ КАССОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ?

Как оформить кассовые документы?

Многие первичные документы имеют унифицированные, то есть типовые формы. К таким документам относятся: документы, оформляющие прием и выдачу денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера), перечисление денежных средств, с расчетного счета (платежные поручения), поступление и отпуск материалов (доверенности, требования, акты о приемке) и т. д.

Перечень основных типовых форм первичных документов утвержден Приказом Министра финансов РК. При учете кассовых операций используются следующие унифицированные формы:

Приложение 1: Форма КО-1 Приходный кассовый ордер;

Приложение 2: Форма КО-2 Расходный кассовый ордер;

Приложение 3: Форма КО-3 Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;

Приложение 4: Форма КО-4 Кассовая книга;

Приложение 5: Форма КО-4 Книга учета принятых и выданных кассиром денег;

Приложение 6: Форма Д-1 Доверенность;

Приложение 7: Форма Д-2 Журнал учета выданных доверенностей.

Журнал учета выданных доверенностей применяется для регистрации выданных доверенностей, хранится у лица, ответственного за выдачу и регистрацию доверенностей. Все страницы нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью организации (индивидуального предпринимателя).

Прием наличных денег производится по приходному кассовому ордеру (форма КО-1), подписанному главным бухгалтером, либо лицом, уполномоченным на подписание за главного бухгалтера.

При приеме наличных денег выдается квитанция за подписями главного бухгалтера и кассира, заверенная печатью, а ордер остается в кассе и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3).

Все приходные и расходные ордера до передачи их в кассу, регистрируются бухгалтерской службой в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, который открывается отдельно на приходные и расходные кассовые документы.

При приеме банкнот и монет в платежи кассир индивидуального предпринимателя или организации, или лицо, его заменяющее руководствуется признаками и порядком определения платежности денежных знаков, установленными Национальным банком РК.

Расходный кассовый ордер (форма КО-2) подписывает руководитель или распорядитель денежных средств предприятия, главный бухгалтер либо лицо, уполномоченное на подписание за главного бухгалтера, кассир и лицо, получающее денежные средства. В расходных кассовых ордерах указывается основание для выплаты денежных средств, и перечисляются прилагаемые к ним документы.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир обязан потребовать у получателя документ, удостоверяющий его личность, записать наименование и номер документа, кем и когда он выдан. Получатель должен расписаться в расходном кассовом ордере и указать полученную сумму в тенге. Выдачу наличных денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. Если заменяющий расходный ордер документ составлен на выдачу наличных денежных средств нескольким лицам, то получатели также предъявляют документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов.

Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерской службой указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает запись: «По доверенности». В графе «Примечание» указывается номер и дата предъявленных документов. Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному ордеру или ведомости.

Выплаты заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности и премий осуществляется по платежным ведомостям, которые подписывает руководитель и главный бухгалтер с указанием сроков выдачи денег и общей суммы прописью.

На общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный ордер, дата и номер которого проставляется на каждой платежной ведомости.

При получении приходных и расходных ордеров или заменяющих их документов кассир проверяет:

— наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном ордере или заменяющем его документе — разрешительной подписи индивидуального предпринимателя или руководителя организации или лица, его заменяющего;

— правильность оформления документов;

— наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерскую службу для надлежащего оформления.

Приходные и расходные ордера или заменяющие их документы вместе с приложениями подлежат обязательному гашению штампом или подписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием числа, месяца, года.

Прием наличных денежных средств осуществляется с применением контрольно-кассовой машины (ККМ) с фискальной памятью. Факт поступления денег от клиента фиксируется в ККМ и программе 1С: Бухгалтерия, приходные кассовые ордера и расходные кассовые ордера выписываются в соответствии с поступлением и выбытием, подписываются бухгалтером-кассиром и главным бухгалтером (уполномоченным лицом).

Приходный кассовый ордер — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится прием наличных денежных средств в кассу организации.

Когда выписывается приходный кассовый ордер

Поскольку приходный кассовый ордер является первичным документом бухгалтерского учета, следовательно, он должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни (ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), то есть по факту поступления наличных денежных средств в кассу организации, индивидуального предпринимателя.

Таким образом, выписывать приходный кассовый ордер необходимо в момент сдачи наличных денежных средств в кассу хозяйствующего субъекта.

В каких случаях заполняется форма приходного кассового ордера

Приходный кассовый ордер заполняется, когда поступают наличные денежные средства в кассу организации следующих случаях:

• оприходование поступившей выручки. При продаже товаров (работ, услуг) за наличные, когда покупателю выдается чек ККТ или БСО, по итогам рабочей смены на всю сумму наличной выручки составляется только один ПКО;

• возврат неиспользованных подотчетных денег;

• получение денег с расчетного счета;

• возврат заимствованных средств;

• средства, вносимые в уставный капитал.

Форма приходного кассового ордера

Для приходного кассового ордера установлена специальная форма (форма N КО-1), которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 «Об утверждении унифицированных форм учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

В соответствии с формой N КО-1 приходный кассовый ордер имеет две части: непосредственно сам приходный ордер и квитанцию к приходному кассовому ордеру. Квитанция к приходному кассовому ордеру выдается лицу, сдавшему наличные деньги в кассу организации. Квитанция к приходному кассовому ордеру должна быть заверена печатью организации, подписана так же, как сам приходный ордер, и кроме того квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается кассиром, приходующим деньги. При этом сам приходный кассовый ордер должен остаться в кассе.

Оформление приходного кассового ордера

Приходный кассовый ордер оформляется:

• главным бухгалтером;

• бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания распорядительного документа организации, индивидуального предпринимателя (далее — бухгалтер);

• руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

При этом приходный кассовый ордер подписывает главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии — руководитель, кассир.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.

Приходный кассовый ордер может оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение.

Если приходный кассовый ордер оформляется с применением технических средств, то его необходимо распечатать на бумажном носителе.

Исправлений в приходном кассовом ордере не допускается.

Порядок заполнения приходного кассового ордера

Бланк приходного кассового ордера выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

При этом квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира.

Заполнение бланка приходного кассового ордера

Заполняется бланк приходного кассового ордера следующим образом:

В строке «Организация» указывается полное наименование организации и ее код ОКПО, присвоенный отделом статистики.

Следующая строка заполняется только в том случае, если денежные средства поступают из структурного подразделения данной организации (например, выручка из торговой точки), иначе там ставится прочерк.

ПКО нумеруются, как правило, начиная с 1 января текущего года — порядковый номер ставится в графе «Номер документа».

В связи с тем, что первичные документы должны заполняться в день проведения операции, в графе «Дата составления» указывается текущее число.

В графах «Дебет» и «Кредит» заносятся номера соответствующих счетов и кодов, если организация применяет кодирование:

Так в графу «Дебет» заносится номер счета, по дебету которого приходуются денежные средства. Предприятия, выдавшие ордер, в этой графе ставят счёт 50 «Касса»Здесь же может быть указан номер субсчета в соответствии с рабочим планом счетов организации.

В графе «Кредит, корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета и, если необходимо, субсчета, по кредиту которого отражается поступление денежных средств в кассу организации. Это могут быть такие счета, как 90.1 «Выручка от продаж», 51 «Расчётные счета», 62 «Расчёты с покупателя ми и заказчиками», 71 «Расчёты с подотчётными лицами», 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям», 75 «Расчёты с учредителями».

В графу «Сумма» цифрами вносится сумма средств, приходуемая в кассу.

В графе «Код целевого назначения» ставится прочерк, если в организации не принята система кодирования.

В строке «Принято от» пишется ФИО работника организации, либо при расчетах между организациями — наименование организации и ФИО сотрудника через которого переданы средства. При этом вносится слово «через», например «Принято от «Наименование организации» через «ФИО сотрудника через которого переданы средства»».

В поле «Основание» необходимо занести содержание операции, например «розничная выручка» или «оплата по договору».

В строке «Сумма» правила требуют указать всю сумму поступающих средств прописью с начала строки с заглавной буквы (копейки указываются цифрами). Если после написания суммы в рублях в строке осталось свободное место, то его прочеркивают.

Здесь следует обратить внимание на такую особенность. Если в графе «Сумма» полученная сумма была указана с копейками, то и в этой строке сумма также указывается с копейками. Если же сумма была указана без копеек, то и в строке про копейки не упоминается.

В строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, или делается запись «без налога (НДС)».

Прилагаемые документы с указанием их номеров и дат заполнения располагаются в поле «Приложение». Сами эти документы непосредственно после получения денег погашаются штампом «Получено» с указанием текущей даты.

Заполнение квитанции к приходному кассовому ордеру

Квитанция к приходному кассовому ордеру должна содержать все те же сведения, что и сам ордер.

В отрывной квитанции, прилагающейся к приходному кассовому ордеру, заполняется такая информация:

• Наименование организации

• Номер и дата составления документа

• Принято от

• Основание

• Сумма

• В том числе

• Главный бухгалтер (подпись)

• Кассир (подпись)

Действия кассира после получения денежных средств

После этого кассир принимает деньги и после их получения ставит свою подпись, фамилию и инициалы на приходном ордере и квитанции.

На квитанции кассир указывает также дату приема денег и заверяет свою подпись печатью. Печать на квитанцию ставится так, чтобы краешек заходил на сам приходный ордер

После того как деньги поступают в кассу, кассир отрывает квитанцию к ПКО по линии отреза и выдает ее на руки лицу, сдавшему деньги, а сам кассовый ордер оставляет в кассе.

При этом делается запись о принятых деньгах в кассовой книге (форма N КО-4).

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Перед тем как приходный кассовый ордер попадет в кассу, он должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

Журнал регистрации кассовых документов КО-3 — предназначен для регистрации кассовых документов в ходе ведения кассовых операций и применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров.

Форма № КО-3 состоит из обложки и вкладного листа, по образцу которого происходит оформление, заполнение и печать всех страниц журнала.

Вкладной лист разделен на две части: одна предназначена для регистрации приходных кассовых документов (графа 1-4), другая — для расходных (графы 5-8).

Штрафные санкции за отсутствие ПКО

Отсутствие или ненадлежащее оформление первичных кассовых документов, к которым, в частности, и относится приходный кассовый ордер, может повлечь для налогоплательщика штрафные санкции в соответствии со ст. 120 Налогового кодекса Российской Федерации.

Так согласно этой статье грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей.

При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов, в том числе первичных кассовых документов.

Также отсутствие первичных кассовых документов у организации-покупателя может стать основанием в отказе налогового органа признать указанные расходы организации в целях налогообложения прибыли или единого налога в соответствии с упрощенной системой налогообложения (объект налогообложения — доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов).

Сроки хранения приходных кассовых ордеров

Сроки хранения приходных кассовых ордеров составляют, как и для всех первичных документов, пять лет после отчетного года.