Куперс

Многие НКО обязаны ежегодно проходить аудиторскую проверку. Финансовый директор проекта PHILIN Инна Шайдерова рассказала, как сделать аудит привычным и нестрашным

Инна Шайдерова, финансовый директор PHILIN

Вас слушают

Аудит (от лат. audit – слушает) – независимая проверка финансовой отчетности организации лицами, имеющими право на проведение подобной проверки. Аудиторы проверяют деятельность организации на соответствие законодательству, их прежде всего интересует качество и достоверность бухгалтерской отчетности. Проще говоря, аудит – это мнение сторонних специалистов о некоторых аспектах деятельности вашей организации. Причем работу этих специалистов заказываете и оплачиваете вы сами.

Аудиторскую деятельность регулирует Федеральный закон «Об аудиторской деятельности» N 307-ФЗ от 30.12.2008. Он определяет требования к субъектам и объектам аудита и процедуре его проведения.

Как часто проходят аудиторские проверки?

Обычно аудируется годовая отчетность. Но нужно иметь в виду, что аудит бывает не только обязательный, но и инициативный. Обязательный аудит по закону должны проходить все организации, чья деятельность подпадает под статью 5 Федерального Закона «Об аудиторской деятельности». В большинстве случае НКО должны пройти аудит в срок до 31 декабря года, следующего за отчетным. Исключение составляют НКО, выполняющие функции иностранного агента, структурные подразделения иностранных некоммерческих неправительственных организаций и некоторые другие НКО.

Инициативный, или добровольный, аудит может пройти как организация, которая подлежит обязательному аудиту, так и организация, которая ему не подлежит. Проведения инициативного аудита могут потребовать любые значимые стейкхолдеры: учредители, попечительский совет, крупные доноры. Пример: у фонда сменился донор и потребовал, чтобы аудит в фонде провела конкретная аудиторская компания. В НКО инициативный аудит пока еще редкость, а вот бизнесе это встречается часто.

Какие НКО обязаны проходить аудит?

В законе обозначен ряд четких требований:

• Все НКО, чья организационная форма имеет название «фонд» подлежат обязательному аудиту.
• НКО, которые являются собственниками целевого капитала с балансовой стоимостью имущества, составляющего целевой капитал, которая превышает 20 млн рублей на конец года.
• Если сумма активов бухгалтерского баланса НКО по состоянию на предшествующий отчетный год превышает 60 млн рублей. Это возможно, если на балансе компании есть, например, недвижимость или дорогостоящее оборудование.
• НКО, выполняющие функции иностранного агента и структурные подразделения иностранных некоммерческих неправительственных организаций.
• НКО, не являющиеся собственниками целевого капитала, но получающие доход от него в сумме более 5 млн рублей за год.
• Другие НКО, для которых обязательный аудит предусмотрен российским законодательством.

Если НКО не подлежит обязательному аудиту, то для увеличения прозрачности своей деятельности можно провести инициативный аудит. Если же НКО подлежит обязательному аудиту, но не проводит его, это грозит штрафом. При этом уплата штрафа не снимает с организации обязательства пройти аудит.

Аудиторское заключение НКО обязаны предоставить в Росстат, а иностранные агенты – и в Минюст. И согласно новым требованиям с 1 октября 2016 года, сведения об аудиторе, который выдал заключение, и само заключение о прохождении аудиторской проверки должны быть размещены еще и в Федеральном реестре в течение трех рабочих дней. За нарушение этих требований также могут быть применены штрафные санкции.

Основанием для начала проведения аудиторской проверки является заключение договора с аудиторской компанией, которую НКО должна выбрать сама.

Нужно ли бояться аудиторов?

Аудит – не карательный инструмент. Его задача – выявить проблемы организации, недочеты и ошибки, которые допущены бухгалтером, руководством и указать на них. Любой аудитор дает время для исправления ошибок и недочетов. Аудиторов боятся те, кто в течение года не уделял достаточного внимания учету, не исполнял требований законодательства. Встречаются организации, которые совсем не вели учет в течение года. Нужно понимать, что создать учет с нуля за время проверки крайне сложно, можно лишь исправить небольшие недочеты, например, оформить какой-то пропущенный документ.

Чтобы не бояться аудиторской проверки, важно быть уверенным, что в НКО учет поставлен правильным образом и этому учету уделяется такое же внимание, как и основной программной деятельности.

Виды аудиторских заключений

Результатом аудиторской проверки является аудиторское заключение. Это официальный документ, предназначенный для пользователей бухгалтерской отчетности НКО, в котором аудитор выражает свое мнение о достоверности отчетности. Возможны три варианта: положительное заключение, заключение с оговоркой и отрицательное заключение.

Чтобы получить отрицательное аудиторское заключение, нужно «постараться». Например, не вести документации вовсе в течение года или допустить грубые ошибки в ведении бухгалтерского учета.

Заключение с оговоркой выносится, когда у аудитора есть сомнения по какому-то параметру, например, если был выявлен риск, который превышает уровень существенности (уровень существенности – процентный порог, показывающий отклонение отчетности по балансовой статье от правильного параметра, обычно это около 5%). Пример: в отчетности должны быть отражены основные средства по первоначальной стоимости, но бухгалтер ошибся и неверно отразил ее. Если это отклонение не больше, например, 5%, то оно не будет превышать тот самый уровень существенности. Еще пример: в налоговом законодательстве есть определенные правила начисления и удержания налогов, которые не всегда прописаны четко. Существует множество различных разъяснений от Минфина, которые могут противоречить друг другу. Столкнувшись с таким противоречием, бухгалтер занимает одну из позиций, и чаще всего выбор совершается в пользу организации. При этом если налоговая в ходе проверки займет другую позицию, то есть риск доначисление налога, который должен отразиться в статье баланса «Кредиторская задолженность». Если сумма риска не превышает 5% всех обязательств НКО, считается, что уровень существенности не превышен.

Что проверяется при аудите и на что необходимо обратить особое внимание?

Прежде всего аудиторы проверяют соблюдение российского законодательства, включая налоговое, трудовое, гражданское, соблюдение установленных правил ведения бухгалтерского, кадрового учета и составления отчетности, достоверность бухгалтерской отчетности, наличие системы внутреннего контроля и ее соответствие объему совершаемых операций. Аудируются также учредительные документы на предмет их соответствия фактической деятельности организации.

В первую очередь обращается внимание на наличие и правильное заполнение гражданско-правовых и договоров финансово-хозяйственной деятельности. Бухгалтер отражает уже подготовленный и заполненный первичный документ, однако при оформлении могут быть допущены ошибки.

Организация раздельного учета между коммерческой и уставной деятельностью имеет принципиальное значение. Налоговым законодательством льгота по налогу на прибыль для целевых средств, которые жертвует донор, предусмотрена лишь в том случае, если в организации учет целевых средств ведется отдельно от средств, участвующих в коммерческой деятельности.

История с отсутствием разделения довольно распространена. Такая ошибка влечет за собой риск обложения налогом всех средств, которые поступают в организацию. Встречаются ситуации, когда средства, полученные в виде пожертвований, используются для осуществления предпринимательской деятельности.

Пример: НКО получила от донора 1 000 рублей, потратила их на производство открыток и продала их через интернет. Это нецелевое расходование полученного пожертвования, использованного на предпринимательскую деятельность, которую нужно учитывать отдельно. В данном случае с этой суммы придется заплатить налоги. Каким образом можно тогда найти средства на осуществление предпринимательской деятельности? Можно, например, пойти в типографию и попросить распечатать открытки с отсрочкой платежа, или можно оформить заем на 1 000 рублей, тогда требования законодательства будут соблюдены.

Аудиторы также проверяют, соответствует ли деятельность НКО тому, что заявлено в учредительных документах. Для НКО это особенно важно, потому что пожертвования не облагаются налогами при условии, что они тратятся на цели, указанные в уставе.

По нашим наблюдениям, НКО, расширяя свою деятельность, часто забывают вовремя вносить поправки в учредительные документы, и получается, что по документам организация может заниматься одной деятельностью, а по факту – происходит другое. В таком случае использование средств может быть признано нецелевым, и полученные пожертвования будут обложены налогом, к которым добавится штраф и пеня.

Руководителю НКО нужно обязательно обратить внимание на наличие сметы/ бюджета организации. Смета и бюджет должны быть не просто файлом в Exсel, а документом, который утвержден высшим коллегиальным органом, например, советом фонда. Он же утверждает отчет об исполнении сметы по завершении финансового года.

Административные расходы нужно учитывать отдельно, особенно, для благотворительных организаций, где существуют ограничения: оплата труда административного персонала должна составлять не более 20% процентов от общего количества расходов.

Если процесс оказания помощи не формализован, НКО ждут проблемы. По работе с благополучателями должна быть утверждена программа, где прописан процесс выделения помощи. Обычно он начинается с заявления благополучателя с просьбой о помощи. Дальше НКО анализирует просьбу с точки зрения установленных критериев. По ним можно выделить группу нуждающихся, которой НКО будет помогать. Критерием может быть заболевание, возраст, группа инвалидности, уровень дохода. Эти критерии облегчат работу с благополучателями, когда, отказывая в помощи, организация ссылается на свои правила. Кроме того, по этим критериям можно доказать налоговой инспекции, что средства были потрачены целевым образом. Это важный момент.

Наконец, аудиторы проверяют наличие системы внутреннего контроля и соответствие ее объему совершаемых операций. Говоря простым языком, как, кем и на каком основании принимаются те или иные решения прежде всего относительно основных средств, товарно-материальных ценностей, расчетов с контрагентами и так далее. Кроме этого, большое значение имеет проверка непрерывности деятельности организации.

НКО рискуют не только деньгами, но и репутацией, потому что люди жертвуют не на штрафы и налоги.

Все нарушения, с которыми сталкивается аудитор, отображаются в расширенном отчете. Он является конфиденциальным и предоставляется органам управления НКО – исполнительному директору, совету фонда и проч. Отчет и заключение – разные вещи. Заключение предоставляется широкому кругу лиц, в нем аудитор выносит свою оценку того, можно ли доверять отчетности данной организации. Как правило, организации, которые прошли аудит, стараются публиковать заключения, потому что это повышает уровень доверия со стороны доноров.

Отрицательное аудиторское заключение говорит, как минимум, о непрозрачности НКО и, конечно, может негативно повлиять на доверие к конкретной организации. Какой донор будет давать средства НКО, где с бухгалтерским учетом все плохо? Когда аудиторская компания сталкивается с отсутствием учета или какими-нибудь другими серьезными нарушениями, она, как правило, приостанавливает проверку и доводит до сведения руководства, что при таком развитии событий аудиторское заключение будет отрицательным. После устранения ошибок проверка возобновляется.

Аудит, Минюст, Налоговая

Существует мнение, что тем, кто прошел аудит, проверка Минюста и налоговой уже не страшна. Это верно лишь отчасти. Аудиторская проверка – не панацея. Во-первых, нужно учитывать, что аудит проводится выборочным способом. Аудитор не просматривает каждую операцию, кроме того он человек и может что-то пропустить. Во-вторых, Минюст и налоговая принимают во внимание результаты аудита, но проводят проверки по своей методологии.

Конечно, у НКО, которая прошла аудиторскую проверку, рисков меньше. Аудиторы подтверждают бухгалтерскую отчетность, смотрят налоговые риски, потому что они влияют на показатели бухгалтерского баланса: если НКО не начислила налог, значит, что она исказила статью бухгалтерского баланса. Для Минюста факт аудиторской проверки особенно важен, если дело касается иностранных агентов. Если не пройти аудит вовремя, их ждет большой штраф. Если аудиторскую проверку не прошла обычная организация, Минюст обязательно напишет замечание и предложит исправить ситуацию. Аудиторскую проверку можно провести и с опозданием. Стоит еще раз напомнить, что если ваше НКО оштрафовали за то, что вы не прошли аудит, обязанность его пройти с вас не снимается.

Инна Шайдерова, финансовый директор PHILIN:

«Для НКО, которые являются нашими клиентами, мы помогаем выбрать аудиторскую компанию, оптимальную по цене и качеству. Клиент может согласиться с нашими рекомендациями или же пригласить своего аудитора, это его право. При выборе аудитора мы проводим тендер, встречаемся с аудиторскими компаниями, интересуемся их методами, ценой, спрашиваем, как проходит их проверка. Для наших клиентов мы полностью сопровождаем аудиторскую проверку.

Для прохождения аудита нужно представить полностью сформированную годовую финансовую отчетность. Обязательно должна быть представлена учетная политика организации, где прописано, каким образом организован учет в НКО (здесь законодательство предлагает определенную вариативность). Она состоит из двух частей – учетная политика бухгалтерского учета и учетная политика налогового учета. В случае налоговых проверок при отсутствии учетной политики у НКО могут возникнуть налоговые риски.

Встречались организации, в которых учет не велся должным образом. В этом случае его необходимо восстановить. Мы такую услугу предоставляем. После восстановления учета можно заключать договор с аудиторской компанией и приступать к проверке.

Если в НКО с самого начала не придавали особого значения оформлению документов, мы обязательно помогаем и стараемся все разъяснить. Например, проводим семинары для своих клиентов, на которых рассказываем о требованиях законодательства к оформлению первичных документов. Программная деятельность, безусловно, крайне важна, но неоформленные документы создают риск для дальнейшей деятельности организации. Этот момент нужно осознавать».

Вопрос-ответ

— Имеет ли аудиторская компания право напрямую сообщить о нарушениях НКО совету директоров, попечительскому совету или другому управляющему органу НКО?

— Заказчиками аудиторского отчета являются высшие органы управления НКО, поэтому расширенный аудиторский отчет предназначен прежде всего для них. Именно в расширенном отчете описываются все нарушения, выявленные в ходе аудиторской проверки. Выбор аудиторской компании должен быть согласован с высшим руководящим органом НКО, который дает либо свое согласие, либо отказ. Но на практике управляющий орган, зачастую, передает решение этого вопроса руководителю НКО. Что будет с этим отчетом внутри организации – дело самой организации и этого высшего руководящего органа. Если проверка была утверждена высшим органом управления, то он, разумеется, должен получить и прочитать этот отчет.

— На что доноры обращают внимание при изучении материалов о деятельности НКО? Какую роль здесь играет аудиторское заключение?

— Опубликованное положительное аудиторское заключение делает деятельность НКО более прозрачной и повышает доверие к ней в глазах донора. Донор вполне может запросить аудиторское заключение. Иногда крупные благотворители могут даже попросить НКО пройти аудит в определенной аудиторской компании, которой они доверяют.

— Есть ли случаи, что аудиторская компания выдает заключение, не проводя, аудиторской проверки?

— К сожалению, да. Такое заключение будет считаться заведомо ложным. Эти аудиторы действуют в нарушение законодательства и рискуют своим правом осуществлять в дальнейшем аудиторскую деятельность. Если аудитора на этом поймают, его заключения могут быть признаны недействительными, а НКО, которая воспользовалась такими услугами, рискует быть оштрафованной.

Советы от PHILIN

• Сложности при первом аудите возникают от небрежного ведения документации, непонимания требований оформления и учета документов. Но постепенно приходит понимание того, как нужно вести документацию. Пройти аудит повторно легче, чем в первый раз, так как уже исчезают страхи и опасения.
• Тяжелым испытанием для специалистов и руководства фондов становится восстановление первичных документов – на их отсутствие аудиторская проверка обращает внимание в первую очередь. Сотрудникам приходится их «добывать» заново.
• Если в организации понимают требования законодательства и соблюдают их в течение года, то аврала в конце отчетного периода не будет.
• Не стоит пренебрегать учетом, нужно обязательно вести документацию. Нам встречались НКО, которые не могли получить положительного аудиторского заключения, потому что не занимались учетом год, а то и дольше.
• Периодически нужно пересматривать учетную политику организации, отвечая себе на вопрос, соответствует ли она нынешней деятельности НКО. Учетная политика утверждается перед началом деятельности организации и применяется последовательно из года в год. В нее можно вносить дополнения, например, если появились какие-то новые виды деятельности или поменялось законодательство.
• Нас часто спрашивают: «Как быть, если компания утвердила смету в конце года, но обстоятельства изменились?» Стоит иметь в виду, что статьи бюджета могут быть скорректированы в течение года. Все корректировки должны быть утверждены соответствующим высшим органом управления. При утверждении бюджета можно сразу обозначить возможность отклонения по статьям бюджета в пределах 5-10%, например, в связи с изменениями цен на рынке.
• Если вспомнить об аудиторской проверке не 15 декабря, а несколько раньше, то все проблемы решаемы.
• Тем НКО, у которых срок прохождения аудита до конца года, следующего за отчетным, мы рекомендуем проходить аудит летом. В этот период аудиторы не так загружены работой, а у НКО достаточно времени, чтобы исправить недочеты и подготовить недостающие документы. Дело в том, что все открытые акционерные общества обязаны пройти аудит к 30 марта, поэтому лето – самый спокойный период для аудиторов, да и тариф в этот период ниже, что для НКО немаловажно.
• Периодически, раз в 2-3 года, стоит менять аудиторскую компанию, ведь у одного аудитора взгляд может «замылиться». Смена аудитора поможет получить более объективную оценку деятельности НКО и обеспечит большую прозрачность.
• Общая проблема НКО – некорректное заполнение первичных документов. Многие руководители считают, что самое главное в их деятельности – помочь нуждающимся, а «бумажки» – забота бухгалтеров. Такой подход может повлечь за собой штрафы. А оплата штрафов является нецелевым использование средств донора, и поэтому они тоже облагаются налогами. Это не только финансовые, но и репутационные, и налоговые риски.

Проект PHILIN (Philanthropy Infrastructure) был создан около двух лет назад социальным инвестором и предпринимателем Рубеном Варданяном. Одна из сфер его интересов – профессионализация НКО. Предприниматель считает, что необходимо содействовать профессионализации благотворительности в России с тем, чтобы она стала более системной, прозрачной и эффективной. На этапе разработки концепции проекта были проанализированы основные проблемы российской благотворительности, в результате появился целый ряд инициатив, которые помогут их решить, в частности, комплексный сервис в области административно-учетных функций. На тот момент в России не было компании, которая бы комплексно и системно занималась отчетностью, финансами, кадрами, бухгалтерией и юридической поддержкой НКО. Проект PHILIN стал пионером в этой области. В июле 2015 года он принял на обслуживание первых клиентов. Сейчас их уже более 30, в том числе такие известные фонды и организации, как «Дети Марии», Центр равных возможностей «Вверх», «Старшие Братья Старшие Сестры», благотворительные фонды «Выход», «Старость в радость» и «Большая Перемена», Ассоциация профессиональных участников хосписной помощи и другие.

Каждое предприятие независимо от вида деятельности нуждается в аудиторской проверке, которой предусмотрено проведение ряда важных мероприятий.

Данная статья даст исчерпывающие ответы на все вопросы.

Что такое аудиторская проверка

Аудиторская проверка является независимой и включает в себя сбор, оценку и анализ данных, которые указывают на функционирование и финансовое положение государственного, коммерческого или частного предприятия (аудируемого лица).

Узнать о перечне необходимых документов для открытия ИП можно более детально в этой статье.

Полученные результаты дают возможность сделать окончательные выводы (заключение) того, насколько правильно ведется бухгалтерский учет, является правдивой и достоверной финансовая отчетность.

Независимой проверкой предусмотрен всего лишь контроль над тем, как соблюдаются законы и нормы хозяйственного права и нет ли нарушений в налоговом законодательстве.

Полностью отсутствует целенаправленное выявление ошибок в работе бухгалтеров (финансистов).

Виды и цель аудиторской проверки

В зависимости от назначения и поставленных целей различают два основных вида аудиторских проверок:

• Обязательный аудит — проводится ежегодно и в обязательном порядке с соблюдением действующего закона. Осуществляется только аудиторскими компаниями. Регламентируется государством или проводится по решению суда.
• Инициативный или добровольный — проводится по желанию клиента, для того чтобы убедиться в достоверности ведения бухгалтерского и налогового учета, и для оценки финансовых рисков. Это поможет избежать штрафных санкций. Но здесь главное не ошибиться в выборе аудиторской фирмы или частного лица, предоставляющего подобного рода услуги.

Причинами проведения аудита может также быть смена собственника компании либо изменение состава учредителей.

Смотрите более подробно о графике и порядке проведения налоговых проверок.

Главная цель аудиторской проверки заключается в:

1. подтверждении достоверности бухгалтерской отчетности предприятия;
2. своевременном выявлении нарушений и их устранении;
3. получении достоверной информации о функционировании предприятия и состоянии бухгалтерского учета, ведении документов.

После проведенной проверки аудируемому лицу выдается:

• заключение — при обязательном аудите;
• отчет о проведенной проверке с выводами и рекомендациями специалистов по усовершенствованию учета и деятельности — при добровольном аудите и других видах проверок.

Кроме этого, существует аудиторская проверка:

1. внешняя — проводится по предварительной договоренности между клиентом и исполнителем, и является независимой экспертизой достоверной отчетности;
2. внутренняя — осуществляется собственными силами экономического субъекта для управленческого контроля над деятельностью, увеличения хозяйственно-финансовых показателей, получения рекомендаций (советов) по улучшению и эффективности управления.

Этапы аудиторской проверки

Процедура проведения аудита проходит в соответствии с установленными правилами. Условные этапы аудиторской проверки:

• Подготовка (организация) и планирование. Процесс осуществляется согласно действующему законодательству и в соответствии с условиями, оговоренными в договоре на оказание услуг. На основании составленного договорного соглашения и плана проведения проверки аудитору предоставляется вся необходимая документация, в том числе бухгалтерские и налоговые отчеты, позволяющие получить полное представление обо всех направлениях финансово-хозяйственной деятельности аудируемого объекта. Изучаются и оцениваются системы учета и внутреннего контроля, определяются риски предстоящей проверки и составляется план аудита.
• Выполнение (реализация) контрольных процедур заключается в сборе аудиторских доказательств, а именно в тестировании средств контроля на соответствие, проведении проверки по существу. Результатом становится формулирование собственного мнения о достоверности фактов и их соответствии с действующими нормативными актами.
• Завершение — подготовка и оформление рабочей документации, составление заключения (итогового документа) о достоверности бухгалтерской отчетности с обобщением аудиторских доказательств. Информация, полученная по результатам аудита, доводится руководству предприятия.

Как проходит аудиторская проверка

Особенностью проведения аудита является ограничение в сроках.

Поэтому требуется четкая организация аудиторской проверки, в основу которой ложится планирование и составление программы. На начальном этапе определяются основные цели и задачи, подбираются объекты, подлежащие исследованию, и самые эффективные аналитические методы.

В ходе проведения мероприятий собираются важные доказательства, которые являются основой составленного заключения.

Перед началом аудиторской проверки подготавливается письменное обращение (письмо о проведении аудита) с соблюдением стандарта.

Его форма и содержание могут иметь некоторые особенности, но является неизменными указание цели и объема аудита, ответственности руководства аудируемого лица за подготовительный процесс и предоставление необходимой документации.

После того как будет все согласовано, заключается двусторонний договор, в котором оговариваются все условия проведения проверки.

Когда проводится обязательная проверка

Согласно закону обязательная аудиторская проверка проводиться ежегодно. В список организаций входят:

• открытые акционерные общества (ОАО);
• страховые компании;
• участники рынка ценных бумаг (профессиональные) либо организации, у которых ценные бумаги допущены к обращению на торговых фондовых биржах;
• негосударственные пенсионные фонды либо управляющие ними компании;
• кредитные организации;
• организаторы азартных игр;
• эмитенты ценных бумаг;
• предприятия, у которых объем выручки за предыдущий отчетный год составил свыше 400 000 000 р. или сумма активов в балансовом отчете за предыдущий отчетный период превысила 60 000 000 р.

Исключением являются сельхозкооперативы и союзы, государственные (муниципальные) унитарные предприятия.

Проверки проводятся по следующим схемам:

1. в один этап — годовой аудит;
2. поэтапно — поквартально, за полугодие или 9 месяцев.

При поэтапном проведении аудиторской проверки намного проще выявлять нарушения в ведении учета и составлении отчетности согласно действующим положениям и правилам.

Это дает возможность оперативного устранения всех недочетов и ошибок до окончания независимой проверки и положительно отразится на заключении, составленном специалистом.

Внутренняя проверка

Регламентируется внутренняя аудиторская проверка руководством предприятия. Такое мероприятие проводится с целью:

• выявления «прорех» в деятельности предприятия и для поиска путей в повышении его эффективности и потенциала;
• определения несоответствия ведения бухгалтерского и налогового учетов с действующими положениями;
• выявления рисков, связанных с контролем разных служб, результатом которых становятся штрафы, санкции, выговора, предупреждениям и т.д., приводящие к потерям денежных средств и имиджа;
• предварительной подготовки к внешнему аудиту.

Проведение внутреннего аудита способствует рациональному использованию ресурсов компании, оптимизации рисков, сохранению активов и улучшению управленческой деятельностью.

Именно эти факторы являются показателем для доверия инвесторов и заинтересованных лиц.

Частые вопросы

Что такое кадровый аудит?

Очень часто работа с кадровыми документами в компаниях находится в запущенном состоянии. Руководство вспоминает о том, что надо привести документы в порядок, тогда, когда «светит» перспектива контрольных мероприятий; для этого оперативно организуют аудит и исправляют все обнаруженные ошибки. Однако аудит проводится не только в подобных случаях. О том, как проводится кадровый аудит и что при этом проверяется, вы сейчас узнаете.

Аудит – это проверка и оценка деятельности организации специалистом-профессионалом или независимой организацией на предмет выявления существующих рисков возникновения конфликтных ситуаций, например трудового спора или претензий со стороны Государственной инспекции труда.

Кадровая документация в компании играет далеко не последнюю роль: она требуется бухгалтерии для расчета заработной платы, отпускных, работнику – для представления в органы ПФР или иные организации, например, для использования каких-либо льгот. Поэтому такие документы нужно вести в строгом соответствии с требованиями законодательства.

Если компания не настолько велика, чтобы иметь специальное подразделение – отдел внутреннего аудита, можно пригласить аудитора по гражданско-правовому договору – проверяющий кадровую документацию специалист представляет отчет о выявленных нарушениях, дает рекомендации по их устранению и предотвращению.

В этом случае аудит проводит специалист, хорошо знающей трудовое законодательство и обладающий навыком оформления кадровой документации. Он оценивает:

1. полноту состава кадровой документации;
2. систему регистрации и хранения документации;
3. локальные нормативные акты;
4. трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним;
5. порядок ведения трудовых книжек.

Настоящая статья рассмотрит вопросы аудиторской документации. Аудиторы готовят и организовывают рабочие документы так, чтобы оказываемые аудиторские услуги были надлежащими. Аудитор должен избегать подготовки или хранения излишних рабочих документов и, следовательно, не должен делать подробные копии бухгалтерских записей клиента. Стоит отметить, что у аудитора отсутствует необходимость и практическая возможность документировать каждый вопрос, рассмотренный в ходе аудита.

Стандарты аудита

МСА 230 «Аудиторская документация» говорит о том, что цель аудитора (1) состоит в подготовке документации, которая обеспечивает:

1. достаточные и надлежащие данные, обосновывающие аудиторское заключение;
2. доказательства того, что аудит был спланирован и проведен в соответствии с Международными стандартами аудита (МСА) и применимыми законодательными и нормативными требованиями.

Аудитор должен готовить аудиторскую документацию своевременно и так, чтобы она была достаточна для того, чтобы опытный аудитор, ранее не связанный с проведением конкретного аудиторского задания, мог понять:

1. характер, сроки и объем выполненных аудиторских процедур для соблюдения МСА и применимых законодательных и нормативных требований;
2. результаты выполненных аудиторских процедур и собранные аудиторские доказательства;
3. значимые вопросы, возникшие в ходе аудиторского задания, сделанные по ним выводы, и значимые профессиональные суждения, использованные при формулировании этих выводов.

При документировании характера, сроков и объема выполненных аудиторских процедур аудитор должен зафиксировать отличительные характеристики протестированных статей или вопросов.

Аудитор должен своевременно документировать обсуждения значимых вопросов с руководством и другими лицами.

Если аудитор выявил информацию, которая противоречит или не соответствует его окончательным выводам в отношении того или иного значимого вопроса, аудитор должен документировать, каким образом он разрешил это противоречие или несоответствие.

Если, в исключительных обстоятельствах, аудитор сочтет необходимым отступить от выполнения того или иного применимого требования или процедуры, аудитор должен документировать, каким образом выполненные им альтернативные аудиторские процедуры достигают целей, предусмотренных этим требованием, а также каковы причины допущенного отступления.

При документировании характера, сроков и объема выполненных аудиторских процедур аудитор должен зафиксировать:

1. отличительные характеристики протестированных статей или вопросов;
2. кто выполнял аудиторскую работу, с указанием даты, на которую такая работа была завершена;
3. кто проверял выполненную аудиторскую работу, с указанием даты и объема такой проверки (2).

После даты аудиторского заключения аудитор должен своевременно завершить административные процедуры окончательного формирования аудиторского файла.

По завершении окончательного формирования аудиторского файла аудитору запрещается удалять или выбрасывать какую бы то ни было аудиторскую документацию до истечения срока ее хранения.

Если аудитор сочтет необходимым видоизменить существующую аудиторскую документацию или дополнить ее новыми документами, он должен, вне зависимости от характера изменений или дополнений, документировать следующее:

1. конкретные причины таких изменений и дополнений;
2. когда и кем они были внесены и проверены.

Если, в исключительных обстоятельствах, после даты аудиторского заключения аудитор выполняет новые или дополнительные аудиторские процедуры или приходит к новым выводам, он должен документировать:

1. каковы обстоятельства, с которыми он столкнулся;
2. выполненные новые или дополнительные аудиторские процедуры, собранные аудиторские доказательства и сделанные выводы, их влияние на аудиторское заключение;
3. когда и кем были внесены и проверены соответствующие изменения в аудиторскую документацию.

МСА указывает аудитору допустимый стандарт подготовки аудиторской документации. Понимание и применение требований МСА позволяет аудиторам избежать нежелательных и ненужных судебных разбирательств.

Важность аудиторской документации

Рабочая документация играет важную роль:

• обеспечивает проведение проверок и инспектирования в целях контроля качества;
• обеспечивает уверенность руководителя задания в выполнении подчиненными делегированных обязанностей;
• обеспечивает доказательства эффективности проведенного аудита;
• повышает результативность, эффективность и экономичность аудита;
• содержит достаточно подробные и актуальные доказательства, обосновывающие сделанный аудитором вывод;
• позволяет вести запись вопросов, сохраняющих значимость для будущих аудиторских заданий.

Минимизация избыточной документации

Перед подготовкой рабочего документа аудитор должен убедиться, в том что:

• документ будет полезен для обоснования аудиторского заключения или он содержит данные клиента о налогах, уставную, правоустанавливающую или нормативную информацию;
• персонал клиента не готовит аналогичной информации в рамках своих должностных обязанностей или запрос ее подготовки персоналом клиента не представляется возможным.

Аудиторская документация может вестись в виде электронных документов. В документации аудитор должен зафиксировать:

• наименование клиента;
• аудируемый период;
• предмет исследования;
• номер (индекс) (3)
• ФИО (подпись) лица, подготовившего документ, и дата, на которую работа была завершена;
• дата получения и ФИО аудитора, получившего документацию, для документации, подготовленной персоналом аудируемого лица;
• ФИО лица, проверившего документ, и дата, на которую проверка была завершена;
• каждый рабочий документ должен иметь признаки качества, которые мы обсудим позднее в данной статье.

Документация, подготовленная персоналом аудируемого лица

Часть необходимой аудитору документации может уже быть в наличии у аудируемого лица. Аудитор должен по возможности договориться о том, чтобы копии этих документов были предоставлены. Желательно заранее согласовать форму рабочих документов, которые будут подготавливаться сотрудниками клиента, и включить их в график предоставления информации для аудита.

Организуя подготовку рабочей документации клиентом, аудитор должен позаботиться о том, чтобы рабочие документы содержали всю необходимую информацию. Документация, подготовленная персоналом аудируемого лица, должна быть четко идентифицирована как таковая. Ответственный за область аудита, в которую включены рабочие документы, подготовленные персоналом клиента, аудитор должен подписать данные документы — это будет являться подтверждением их инспектирования аудитором, также они могут быть перепроверены руководителем задания, а затем и лицами, осуществляющими контроль качества. Подпись члена аудиторской команды указывает на то, что рабочий документ (подготовленный персоналом клиента) был «проаудирован».

Показатели качества аудиторской документации

На основании обсужденного выше в данной статье, качественный рабочий документ должен соответствовать требованиям МСА 230 и обладать следующими характеристиками:

• четко указанная цель, обычно с точки зрения аудиторской предпосылки (например, «подтвердить полноту торговой кредиторской задолженности»);
• четко указанный аудируемый период (например, 31 октября 20Х9 года), чтобы исключить случаи путаницы между различными проверяемыми периодами;
• полный объем проведенных процедур (например, сколько позиций было протестировано и как был определен объем выборки). Это позволит аудитору и последующим лицам, осуществляющим обзор работы, убедиться в достаточности аудиторских доказательств.
• в случае необходимости содержать перекрестные ссылки на другие документы. Формулировка «результаты тестирования могут быть найдены в отдельном рабочем документе» недопустима.
• однозначные объективные результаты процедур, основанные на фактах и без предвзятости;
• полученный вывод, согласующийся с результатами процедур, способный выдержать независимую критику;
• номер (индекс), обеспечивающий хранение и возможность легкого поиска в случае необходимости;
• подпись лица, подготовившего документ, так что возникающие вопросы могут быть адресованы правильному лицу;
• подпись лица, осуществившего обзор документа, для подтверждения проведенного контроля качества.

Лицо, осуществляющее контроль качества, должно убедиться, что каждый рабочий документ включает в себя вышеуказанные характеристики. В противном случае, должно выноситься замечание (например, комментарий лица, осуществляющего контроль качества, о необходимости исправления рабочего документа лицом, его подготовившим).

Заключение

Рабочая документация подтверждает результативность, эффективность и экономичность проведенного аудита, в связи с чем должна подготавливаться добросовестно и профессионально, иметь удовлетворительный уровень детализации, достаточный для того, чтобы опытный аудитор, ранее не связанный с проведением конкретного аудиторского задания, мог понять характер, сроки и объем выполненных аудиторских процедур, сделанные по ним выводы и суждения, использованные при формулировании этих выводов.

Ноты

1. МСА 230 п.5
2. МСА 230 п.9
3. Каждая аудиторская организация устанавливает собственную систему нумерации и индексирования. Оптимальным способом является последовательная нумерация рабочих документов и создание между ними перекрестных ссылок. Если данные рабочего документа должны соответствовать показателям финансовой отчетности или подтверждать их или прочие факты, отраженные в рабочей документации, то данное соответствие должно быть очевидным без необходимости дальнейшего выяснения и сверки.