Куперс

Работа специалиста КС состоит в знании своих задач и умении грамотно вести повседневную работу, которая отличается большим разнообразием. В нынешних условиях минимизации численности КС, из-за назначения молодых и «необстрелянных» кадровики обычно перегружены. На факультетах и курсах HRM преобладает академизм, а не практика. Исходя из этого, и предлагается своего рода «компас» для выработки своего прямого курса к профессиональности.

Гл. 1. Вхождение и освоение кадровой работы.

1. Задачи специалиста КС

Данные рекомендации ориентированы на кадровика с многими задачами. Если в его функции входит только оформление, то ряд вопросов отпадает.

• Обеспечение необходимыми кадрами. Планирование потребностей в персонале (количество, качество, сроки), отвечающее задачам бизнеса сегодня и на будущее.
• Разработка и реализация системы поиска и отбора кадров: источники подбора, содержание заявок на вакансии, технология массового подбора.
• Оформление приема на работу, увольнения, перевода и т.п.
• Хранение тр. книжек и их учет, личных листков, ведение кадровой документации в соответствии с номенклатурой дел.
• Заполнение тр. книжек, Личных листков, выдача справок сотрудникам.
• Знание трудового законодательства (ТК РФ, КоАП РФ и инструкций) и консультирование по этим вопросам.
• Разработка и ведение локальных нормативных документов: Штатное расписание, Положения: О персонале, О зарплате, О проведении конкурса и т.д., Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и др.
• Знакомство и установление деловых отношений с руководителями подразделений.

2. Введение в работу кадровика

Первые шаги

С самого начала следует установить нормальные деловые отношения с руководителями подразделений. Возьмите за правило посещать их в расположении. Не ждите, что кто-то к Вам придет. При этом имейте какие-то вопросы к ним, а они всегда есть. Полезно посоветоваться по каким-то вещам, а также тактично затронуть вопросы о подразделении. Тогда они будут Вас воспринимать как нормального кадровика, а не офисного работника, а Вы постепенно перейдете на товарищеские отношения. Знать людей и подразделения не менее важно, чем грамотно выполнять техническую работу. Грамотная работа это результат не только профессионализма, но и эффективного взаимодействия с руководителями всех уровней. Часто непростые отношения складываются с бухгалтерией, которая «перетянула одеяло» на себя.

Важно помнить, что Вы — на парадном входе на предприятие. А здесь важны Ваши организованность, беспристрастность, умение тактично построить разговор, расположить доверие кандидата к Вам, рассказать ему об основных обязанностях, договориться о дальнейших действиях и по-деловому и уважительно закончить встречу. Заранее нужно «в голове» иметь схему разговора о предприятии, должностных обязанностях и кадровых вопросах.

Для начала необходимо следующее:

• выписать формулировки из ТК РФ для случаев приема и увольнения. Таким образом, будет легче освоить основные статьи ТК РФ и принятые формулировки. Вопросы увольнений описаны в ст.77 – 84 ТК РФ.
• ознакомиться с процедурами приема-увольнения;
• оформление Приказов и Личного листка Т2 в программе 1С;
• иметь «под рукой» Штатное расписание для отслеживания вакансий, бланки Трудовых и др. договоров, Заявлений (на работу, увольнение, перевод, отпуск), Заявки на вакансию, Памятки кандидату о предоставлении документов, «Бегунок» на увольнение, Справку о работе, бланки для оформления банковской карточки, информации для бухгалтерии. (Могут быть и др. документы.)

При получении Заявки обязательно ее изучите и для уточнений особенностей работы по должности и неясным вопросам переговорите с ее автором. Это важно в принципе для познания основных задач вакансий и установления деловых контактов.

При увольнении, требуется уважительное и тактичное отношение к человеку, тем более, если увольнение не по его инициативе. Ведь «как аукнется, так и откликнется».

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет, ст. 140 ТК.

Если выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, ст. 84 ТК. Неполученные Тр. книжки хранятся в КС наряду с Приказами.

Отстранение от работы регулируется ст. 76 ТК.

Приказ о приеме на работу должен объявляться работнику в трехдневный срок со дня фактического начала работы с его подписью. В течение 2 недель делается запись в Тр. книжку или заводится новая при ее отсутствии. Вопросы приема на работу описаны в ст. 67 – 71 ТК. Возникновение трудовых отношений рассматриваются в ст. 16 – 20 ТК.

Согласно ст. 72 ТК РФ изменение условий трудового договора допускается по соглашению сторон оформлением допсоглашения к трудовому договору.

Целесообразность заключения гражданско-правовых договоров (ГПД) вместо трудовых можно найти в «Пакете Кадровика». Распространена форма сотрудничества на основе ГПД в форме Договора о платных услугах (о проведении работ).

При оформлении дополнительной работы (совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы) необходимо оформить документально на совмещение или совместительство, см. «Пакет Кадровика».

Согласно ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Унифицированная форма, утвержденная постановлением Госкомстата от 5 января 2004г. №1: Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12), Табель учета рабочего времени (форма N Т-13).

Если в компании организована сменная работа, то необходимы графики сменности, утвержденные начальниками подразделений и с подписями работников.

Переводы на др. должности и подразделения производятся на основании заявления работника при согласовании с руководителями обоих подразделений и соответствующим приказом.

3. Освоение обязанностей кадровика

Этот этап связан с доведением процедур оформления и ведения КДП до автоматизма, обретение свободного стиля работы с кандидатами и установление деловых контактов с руководителями.

• Освоить программу 1С – прием на работу, увольнение, заполнение Личного листка, внесение изменений в Листок. При оформлении для издания Приказа о приеме/увольнении необходимо сразу «забить» данные в 1С для распечатки. При этом кандидат изучает и подписывает Тр. договор в 2 экз. (один — для него, а другой – в Личное дело вместе с копиями документов). Сделать необходимую запись в Журнале учета тр. книжек. Во всех документах получить подписи фигуранта. Журнал учета тр. книжек можно объединить с учетом инструктажей (ТБ, Первичный инструктаж и т.д.)
• Освоить заполнение Тр. книжек, обращая внимание на точность записей по ТК РФ, т.к. неточность может повлиять в дальнейшем на расчет пенсии или получении льгот по профессиям. По этому вопросу и внесению исправлений в Тр. книжку см. «Пакет Кадровика».

Вам придется:

• выдавать Справки о работе по просьбе сотрудника, где указываются № Приказа о приеме, должность и размер зарплаты.
• собирать Табели учета рабочего времени со всех подразделений для внесения необходимой информации в Личные листки (об отпуске, болезни, командировке…) и их передачи в бухгалтерию для начисления зарплаты.
• консультировать руководителей подразделений и сотрудников. Это важная сторона работы специалиста КС.

Планирование потребностей в кадрах должно обеспечивать как текущие производственные задачи, так и перспективные. При обеспечении перспективных задач полезно создать качественный резерв. Чтобы он был реальным и уже сориентированным на предстоящую работу необходимо, чтобы эти лица уже работали на предприятии на близких должностях.

4. Работа по содержанию

Эта работа связана прежде всего с локальными нормативными документами.

• Штатное расписание – основной документ, в котором отражается вся организационная структура предприятия, полный перечень должностей в подразделениях, их количество и оклады. Штатка утверждается директором предприятия. Изменения вносятся либо принятием новой Штатки, либо изданием дополнения к Штатному расписанию (это для крупных структур).
• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) разрабатываются, как правило, в КС, согласовываются с руководителями предприятия и утверждаются директором. ПВТР устанавливают отношения между работодателем и работниками и трудовой режим. Содержание ПВТР на разных предприятиях могут значительно отличаться. Правила внутреннего трудового распорядка должны соответствовать: действующему законодательству, учредительным документам, штатному расписанию.
• Различные Положения, которые регулируют различные стороны деятельности. Но они, как правило, ориентированы на работников предприятия. Поэтому, их разработкой и реализацией занимается КС. Среди них могут быть Положения: О персонале, О зарплате, Об оценке деятельности, О проведении конкурса и т.д.

Гл. 2. Профессионализация кадровика

Пройдя и освоив предыдущие этапы работы и самоподготовки, для Вас не будет проблем в ведении текущей кадровой работы. И Вы сможете решать вопросы с руководителями подразделений и заниматься разработкой указанных выше локальных нормативных документов, в т.ч. Штатки и ПВТР. Таким образом, Ваш круг интересов выйдет за пределы «текучки» и будет близок к задачам КС, которые значительно шире задач специалиста.

Для профразвития необходимо подводить для себя итоги по конкретным решенным вопросам, осмысливая, при каких обстоятельствах это удалось или из-за чего был сбой. Взрастает же профессионализм при осмыслении сделанного и выраженности осмысленного письменно. Действительно, важно не только сделать, но и увидеть то, что стоит за этим. Часто бывает так, что человек годами работает, а сказать ему об этом нечего — только конкретные действия при отсутствии общего видения.

На этом этапе пора работать с различными публикациями, которые хорошо представлены в Интернете. Можно рекомендовать следующие сайты: Элитариум, e-xecutive, ITeam, HR-portal, Деловой мир. Этого будет достаточно, оформив там подписку.

Заведите себе флешку, выделите в ней папки под интересные вам темы и заполняйте их, изучая каждую статью. Изначально необходимы следующие папки: Юридич. консультации, КДП, Управление персоналом (HRM), Корпоративное управление, Работа КС, Работа руководителей, Локальные нормативные документы, Описание профкомпетенций, Психология личности, Социально-психологическая практика, Корпоративные изменения, Отбор кадров, Оценка персонала, Стимулирование сотрудников и коллективов, Мои разработки и др. По мере накопления материалов появятся и др. рубрики.

Через несколько лет Вы и сами сможете вести какие-то тематические разработки. А пока записывайте любые свои мысли, копите и их время придет.

Основными материалами для текущей работы являются: сайт по кадровому делопроизводству «Пакет кадровика», где есть ответы на различные вопросы; ТК РФ и КоАП РФ. По др. вопросам, в т.ч. подбору кадров — интернет-сайты SuperJob, HeadHunter, Job, Работа.ру, Rabotamail.ru, а также кадровые журналы, которых много.

В заключение целесообразно отметить, что практика и объективно присутствующие различия людей говорят о том, что не каждый может быть кадровиком-дженералистом. Действительно, большинство тяготеет к определенному кругу задач.

Приложения

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 5 января 2004 г. N 1

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ

В целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ Государственный комитет Российской Федерации по статистике постановляет:

1. Утвердить согласованные с Министерством финансов Российской Федерации, Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации, Министерством труда и социального развития Российской Федерации унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:

1.1. По учету кадров:

N Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», N Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», N Т-2 «Личная карточка работника», N Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», N Т-3 «Штатное расписание», N Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», N Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», N Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», N Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», N Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», N Т-7 «График отпусков», N Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», N Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», N Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», N Т-10 «Командировочное удостоверение», N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», N Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», N Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

1.2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

N Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда», N Т-13 «Табель учета рабочего времени», N Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», N Т-51 «Расчетная ведомость», N Т-53 «Платежная ведомость», N Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», N Т-54 «Лицевой счет», N Т-54а «Лицевой счет (свт)», N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», N Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», N Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

2. Распространить унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п. 1.1 настоящего Постановления, на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, в п. 1.2 – на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений.

3. С введением указанных в п. 1 настоящего Постановления унифицированных форм первичной учетной документации признать утратившими силу унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26.

Председатель Госкомстата России

В.Л.СОКОЛИН

Письмом Министерства юстиции Российской Федерации от 15 марта 2004 г. N 07/2732-ЮД признано не нуждающимся в государственной регистрации.

Номенклатура дел ОК.

«Утверждаю»

Директор предприятия/Зам. по кадрам

» » _________ 201_ г.

• Папка корпоративных приказов.
• Приказы по персоналу. Если «текучка» большая, то заводятся отдельные папки для приема, увольнения, переводов. Основания подкладываются к приказам, так удобнее.
• Папка приказов по отпускам, командировкам с основаниями.
• Приказы о поощрениях, санкциях и т.п.
• Журнал учета тр. книжек, а также о Первичном инструктаже, ТБ, Пож. безопасность и др.
• Папка с нормативными кадровыми и корпоративными документами (Штатное расписание, ПВТР, различные Положения и т.д.).
• Папки сотрудников (л/дела): копии документов, различные материалы, аттестации, договора о матответственности, дополнения к тр. договорам и др.
• Папка договоров: гражданско-правовые, о работе со сторонними организациями и т.п.
• Папка с материалами по управлению персоналом и различными методологическими материалами.
• Папка с планами корпоративной и кадровой работы.

Примечания

• Все папки нумеруются в соответствии с Номенклатурой дел ОК.
• Все приказы (прием, увольнение, переводы) и имеющиеся неполученные тр. книжки хранятся 50лет. В случаях корпоративных изменений, эти документы хранит правоприемник.
• Другие кадровые материалы хранятся, как правило, 3 года. Материалы указанных выше папок хранятся в соответствии с корпоративно принятыми указаниями 5-15 лет.
• Материалы ОК в соответствии с Номенклатурой дел передаются по Акту передачи-приему.

Федотов Александр Васильевич

Независимый HR-эксперт

В помощь начинающему кадровику

Кадровик — специалист по кадрам, основной обязанностью которого является помощь руководителю компании в обработке данных о других сотрудниках. Прием, кадровые перемещения, увольнения, направление в командировку — все это не может осуществляться без участия работника из отдела кадров. Да и отчетные документы по командировке готовятся сегодня, как правило, быстро и срочно, так что с этим проблем возникнуть не должно. Это — то, что лежит на поверхности. Каков же настоящий круг обязанностей такого человека?

Что он делает

Он «ведет» каждого сотрудника от собеседования и до увольнения (иногда — до поступления на новую работу). В этот процесс входит:

поиск новых работников, организация собеседования;

направление на медицинский осмотр или предварительные обучающие курсы (если требуется);

сбор необходимых документов (копия паспорта нового работника и т. п.), заведение личного дела, карточки;

собственно прием на работу, ознакомление человека с локальными актами организации (должностными обязанностями, коллективным договором, правилами внутреннего распорядка, информирование о противодействии коррупции и т. п.), заключение договоров — трудового и материальной ответственности;

организация поступления информации о новом сотруднике в бухгалтерию (в частности, размер оклада, утвержденные надбавки, потребность в оформлении дебетовой карты и т. п.);

отслеживание сроков отпуска, необходимого повышения квалификации или проведения аттестации, соблюдение пунктов трудового договора и внутренних правил компании, должностных инструкций (в случае нарушения организуется работа по составлению необходимых актов, наложению взысканий);

подготовка отчетов для руководителя, составление штатного расписания и т. п. — с включением в списки нового работника;

сбор заявлений — на отпуск, на перевод, на увольнение с соблюдением сроков, указанных в Трудовом кодексе;

увольнение сотрудника с соблюдением норм трудового законодательства.

Конечно, обязанностей у кадрового специалиста гораздо больше, и в каждой компании их набор немного варьируется.

Отчетность

Форму внутренней отчетности определяет руководитель организации. Как правило, главные отчеты — это:

1. штатная расстановка на конкретную дату;

2. движение кадров;

3. статистические данные о сотрудниках.

А перед кем же еще отчитывается специалист по кадрам?

1. Центр занятости: за не сообщение об имеющихся вакансиях предусмотрена ответственность. Информацию доводят до ЦЗН хотя бы раз в месяц — до 28-30 числа.

2. Военно-учетный стол. При поступлении на работу любого мужчины, медицинского сотрудника (женского или мужского пола) следует сообщить об этом в военно-учетный стол по месту регистрации нового коллеги — не позднее 2 недель после этого события. Если военного билета нет, этот факт следует обязательно довести до сведения сотрудников из ВКСО. Раз в в год сдаются списки всех работников, находящихся в запасе и призывников — на сверку (до 1 декабря), плюс учетная карточка организации (форма №18). Если в компании ведется бронирование, отчетность более строгая и обширная.

3. Пенсионный фонд. Отчет создается совместно с бухгалтерией (РСВ) раз в квартал — 15 января, апреля, июля, октября. Кадровик отвечает за правильность указания стажей работы в данном документе. В ПФР также сообщаются сведения стаже уходящих на пенсию работников (форма АДВ), делаются заявки на замену СНИЛС — при изменении персональных данных (фамилии, даты рождения и т. п.).

Если есть головная организация, придется отчитываться и перед ней — по изменениям в штатной расстановке, о вакансиях, об укомплектованности кадрами, об образовании и т. п.

Ответственность

Кадровый специалист несет ответственность за правильность и своевременность заполнения трудовых книжек и личных дел, их сохранность. Есть и негласная ответственность за своевременность сообщения данных в бухгалтерию — например, об изменении оклада сотрудника.

Сотрудник отдела кадров имеет доступ к персональным данным коллег — поэтому на него возлагается ответственность за неразглашение этой информации (вплоть до уголовной).

Материальной ответственности кадровик не несет — или несет частичную, по договоренности с руководителем компании (например, за вверенные ему ценности — печать, канцтовары и т. п.).

В помощь при поступлении на работу

В этом случае кадровик должен взять у человека:

копию паспорта, ИНН, СНИЛС, документов об образовании, военного билета, пенсионного удостоверения, свидетельства (о рождении детей, заключении брака и т. п.);

документы об инвалидности (если имеются);

фотографии — в личное дело;

заполненную анкету (данные необходимы для подачи различных сведений);

медицинское заключение о здоровье;

справку об отсутствии судимости (если предполагается работа в педагогической сфере);

согласие на обработку персональных данных.

Инструктаж по технике безопасности является обязательным, поэтому кадровик выписывает контрольный лист инструктажа на нового работника и сразу передает его ответственным за процесс лицам.

Участие в проектах

Кадровик участвует в создании:

коллективного договора и приложений к нему (правила внутреннего трудового распорядка, о материальном стимулировании, форма договора с работниками, списки должностей с указанием необходимых статей для медицинского осмотра);

положения о защите персональных данных;

положения о неразглашения коммерческой тайны;

должностных инструкций (если нет другого ответственного за охрану труда лица).

Кадровик ведет документы:

личные дела;

личные карточки (отдельно — граждан, состоящих на военном учете);

трудовые книжки;

журналы регистрации:

трудовых книжек и вкладышей к ним;

трудовых договоров;

личных дел;

листков нетрудоспособности;

личных карточек;

входящей и исходящей корреспонденции отдела кадров;

приказов по отделу кадров;

табели.

Не стоит расценивать работу кадровика как человека, который занимается только оформлением бумаг. В его обязанности часто входит проведение мониторинга удовлетворенности условиями работы других сотрудников, проведение собеседований с психологической оценкой кандидатов, информирование о предстоящих событиях (днях рождения и т. п.) и многое другое. Специалисту отдела кадров полагается уметь лавировать между нормами права, желаниями своего руководства и других работников организации, знать правила проведения различных проверок.

Если по результатам таких проверок кадровик не получает замечаний, руководитель и подчиненные находят компромиссы в сфере трудовых отношений, отлажен механизм взаимодействия с бухгалтерией — то такого человека можно действительно назвать хорошим кадровиком.

Как организовать ведение делопроизводства с нуля

Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас. Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами. Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования.

НАЧИНАЕМ РАЗБИРАТЬСЯ

Основными этапами создания делопроизводства с нуля являются:

• организация документооборота (оптимального движения готовых документов внутри организации);
• создание документов (документирование деятельности);
• обеспечение хранения документов и их использования.

Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации. Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства – общий отдел, канцелярия, управление делами и др., в маленькой фирме чаще всего выполнение всей работы делегируется секретарю.

Прежде всего требуется определиться в отношении единых правил работы с документами. Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству. Необходимо учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации.

Для выполнения намеченного службе делопроизводства потребуется разработать два основных документа:

• инструкцию по делопроизводству, которая закрепляет принятые внутри организации правила работы с документами на всех этапах работы с ними;
• номенклатуру дел, которая представляет собой систему группировки документов в дела, а также используется для учета документов временных сроков хранения, их отбора к передаче в архив или на уничтожение.

Если организация только начинает свою деятельность (т. е. определенные правила еще не сложились) или разработка инструкции по делопроизводству на данном этапе кажется неподъемным занятием, то временно можно ограничиться положениями (регламентами и т. п.) по отдельным направлениям, утверждаемыми приказами руководителя.

Наш совет. Начинать любую работу следует с изучения необходимого минимума нормативно-методических документов. В делопроизводстве такими документами являются:

• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

Второй документ предназначен для применения прежде всего в федеральных органах исполнительной власти. Вместе с тем службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать его как нормативную основу, поскольку на сегодняшний день альтернатив этому документу не существует. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти охватывают все этапы работы с документами с учетом всех действующих на сегодняшний день нормативов по делопроизводству и архивному делу, в них приведены образцы отдельных документов. Вы можете адаптировать интересующий вас раздел в соответствии с конкретными требованиями и условиями вашей деятельности и включить его в инструкцию по делопроизводству своей организации.

Далее мы рассмотрим основные этапы организации работы с документами. На основании приведенных ниже рекомендаций вы сможете создать оптимальную систему делопроизводства в своей организации или в случае необходимости внести коррективы в уже действующую.

Получение документов, первичная обработка, предварительное рассмотрение

Как правило, все перечисленные ниже работы выполняются службой делопроизводства.

Документы могут быть получены по почте, телеграфу, электронной почте, через факсимильную связь или доставлены курьером. Прежде всего проверяют, по адресу ли доставлена почта. После вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Ошибочно доставленные письма возвращают на почту или пересылают по указанному на них адресу. Конверт с пометкой «Лично» передают адресату, не вскрывая.

Если имеется значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то составляют акт в произвольной форме (один экземпляр направляют отправителю, другой прикладывают к полученным документам). Кроме того, можно проставить на документе отметку о получении без приложений, а затем дополнительно запросить недостающие документы у отправителя.

Конверты обычно не сохраняют из-за отсутствия практической надобности и значительного увеличения объема формируемых дел. Однако есть исключения. Конверт хранят в следующих случаях:

• адрес указан только на конверте, в документе он отсутствует или не читается;
• в полученном документе не проставлена дата или она имеет значительное расхождение с датой получения письма;
• дата на конверте позволяет доказать время получения документов (это актуально для судебных документов и некоторых других).

В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации все поступившие документы направляют:

• руководителю;
• его заместителям;
• сразу непосредственно в подразделения.

При этом руководствуются принципом: руководству необходимо доставлять важные документы и избавить его от потока второстепенных, имеющих оперативное значение. Какие документы являются важными – решают в каждом случае индивидуально, опираясь на мнение руководства.

Регистрация входящих документов

Регистрации подлежат входящие документы, которые требуют исполнения или которые предстоит использовать в справочных целях. Это означает, что следует регистрировать абсолютно все поступившие документы за исключением внесенных в особый список. Такой список готовят, проведя анализ обычно поступающей почты. Его включают в инструкцию по делопроизводству или утверждают приказом руководителя как самостоятельный документ.

Примерный перечень нерегистрируемых документов:

• печатные издания (журналы, газеты, брошюры);
• копии информационных документов и рекламные материалы;
• поздравления;
• приглашения;
• прейскуранты.

Для создания оптимальной системы регистрации поступивших документов в организации предлагаем учитывать следующие сложившиеся правила:

• Регистрировать входящие документы следует в день их поступления (полученные во внерабочее время – на следующий день), для чего необходимо проставить отметку на первом листе в правом нижнем углу и занести краткие сведения о документе в принятую в организации форму регистрации (образец такой формы приведен в Примере 1).
• Отметка должна содержать порядковый номер и дату. Кроме того, очень часто она включает название организации. Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее наносить ее с помощью штампа. Можно заказать штамп с возможностью проставления даты, что значительно сэкономит время при большом объеме документооборота.

ЗАО «Засада»

Вх. № 0421

• Каждому документу следует присваивать уникальный номер путем добавления принятого в организации префикса для каждой группы документов (например, к входящему номеру писем из филиалов дописывают «-ф» и т. д.).
• Входящие документы следует централизованно регистрировать в службе делопроизводства. При большом объеме документооборота допускается децентрализованный способ при условии обеспечения поступления документов (возможно, какой-то отдельной категории) напрямую в соответствующее подразделение.
• Необходимо соблюдать принцип однократности регистрации. Например, для оперативности письмо было направлено факсом, а затем пришел оригинал письма или одно и то же письмо было передано из одного подразделения в другое. В этих и иных случаях на документе от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер вашей организации.
• Регистрировать необходимо все поступившие документы вне зависимости от способа их получения (по электронной почте, по обычной почте и т. д.). Иногда исполнители получают документы напрямую. Постарайтесь убедить их в необходимости передавать в этом случае документы в службу делопроизводства на регистрацию.

Сама организация также предусматривает, какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами (потоками). В каждом выделенном массиве начинают присваивать номера в валовом порядке начиная с № 1 с 1 января каждого года.

При разделении документов (всех, а не только поступивших) на различные потоки обычно исходят из следующих соображений:

• в отдельные группы регистрации попадают исходящие, входящие и внутренние документы;
• обычно отдельные виды документов при регистрации не смешивают – так, отдельно регистрируют деловые письма, приказы (при этом по личному составу всегда отдельно от приказов по основной деятельности), акты, протоколы, договоры, служебные записки и др.;
• регистрация проводится в одном месте;
• допускается отдельные большие группы разбивать еще на несколько групп – например, можно выделить из деловой переписки в отдельный поток регистрации входящие письма из филиалов или по каким-то определенным вопросам, типичным для деятельности вашей организации.

■ Регистрационные формы входящих документов. Документы допускается регистрировать в журнале или на карточках (на бумажных носителях или в электронном виде). Какие именно формы следует использовать – не регламентирует ни один нормативный правовой акт, значит, каждая организация самостоятельно определяет наиболее подходящую ей форму.

Изначально для регистрации документов использовался обычный бумажный журнал. Затем было предложено регистрировать документы на бумажных регистрационных карточках и на их основе создавать картотеку по различным категориям (не только по порядку номеров и виду документов – дополнительно один и тот же документ можно систематизировать в зависимости от исполнителя, автора, содержания документа и др.).

Сейчас нельзя рекомендовать ни один из этих способов из-за неэффективной справочной работы. Например, не представляется возможным оперативно узнать, кому отдан документ на исполнение или поступал ли вообще определенный документ в организацию.

Наиболее современный подход – регистрация документов в системе электронного документооборота (СЭД). Для этого в СЭД создается регистрационная карточка (РК) документа, в готовой форме необходимо только заполнить нужные поля. Внешний вид этой карточки может быть различным в зависимости от применяемой СЭД и предъявляемых организацией требований к ее форме.

Если в организации не внедрена СЭД, то используйте электронный журнал регистрации входящих документов. Простейший вариант – использовать для этих целей обычный файл Word или Excel. Для каждого отдельного регистрируемого массива документов нужно создать отдельный файл.

Если в организации ведется электронная регистрация, то можно быстро получать информацию об интересующем документе (группе документов) по заданному параметру (например, номеру, автору, содержанию и т. д.).

К сведению. Распечатывать журнал необходимо, только если требуется получить подпись исполнителя для доказательства направления ему на исполнение конкретного документа. В общем же случае электронный журнал не распечатывается и объективно не существует никакой иной необходимости его дублирования на бумаге.

ПРИМЕР 1

Примерная форма журнала регистрации входящих документов

Номер	Дата	От кого получен (корреспондент)	Исходящий номер	Исходящая дата		Роспись в получении
		ООО «Клин»			О заключении договора

Часто в журнал регистрации входящих документов добавляют графы о количестве листов документа и приложения, а также о содержании поручения с указанием срока исполнения.

Рассмотрение входящих документов руководством и передача их на исполнение

Зарегистрированные документы в этот же день передают на рассмотрение руководителю, его заместителям либо сразу непосредственно в структурные подразделения (в зависимости от распределения обязанностей и сложившихся внутренних традиций). В задачу руководства входит оперативно рассмотреть переданные документы. Итогом рассмотрения становится вынесение резолюции (на самом документе, бумажной или электронной регистрационной карточке), из которой должно быть понятно, кто исполнитель, каковы поручения и срок исполнения, например:

Богданчикову М.Б.

Для подготовки ответа. Ознакомить работников отдела. Срок – до 16.05.2012.

Никифоров

Для типовых документов, не требующих дополнительных поручений, обычно ограничиваются указанием фамилии исполнителя:

Богданчикову М.Б.

Никифоров

После возврата документов в службу делопроизводства их необходимо в тот же день передать исполнителю. При наличии нескольких исполнителей подлинник всегда передается тому, кто назван в резолюции первым. Чтобы не возникало вопросов, когда документ поступил на исполнение и был ли он вообще передан определенному исполнителю, документы передают под роспись в журнале регистрации входящих документов.

Контроль исполнения и ведение справочной работы

В случае организации делопроизводства с нуля контроль исполнения, конечно, не является первоочередной задачей. Однако в целях качественного и своевременного исполнения документов такой контроль в той или иной форме должен проводиться в любой организации. Различают два направления контрольной деятельности:

• контроль за исполнением документов по существу поставленных вопросов;
• контроль за сроками исполнения документов.

Обычно за своевременное и в полном объеме исполнение поручений отвечают начальники структурных подразделений. Задача службы делопроизводства – контролировать сроки исполнения. В зависимости от имеющихся технических возможностей и объема документооборота следует определить, какие категории документов будут ставиться на контроль – все или ограниченное число (например, из вышестоящей организации, от наиболее важных контрагентов и т. д.).

Если в организации делопроизводство ведется с применением СЭД, то этот вид деятельности автоматизирован и есть возможность контролировать, на какой стадии исполнения и у кого конкретно находится любой прошедший регистрацию документ. Если регистрация ведется в журналах на бумажных носителях, то для постановки документов на контроль потребуется заводить на них дополнительную карточку (понятно, что в этом случае работа будет трудоемкой и контролироваться будет ограниченное количество документов). В случае электронной регистрации (но без применения СЭД) возможности будут находиться где-то посередине.

Итак, задача делопроизводственной службы – ставить на контроль документы, напоминать исполнителям о приближающемся сроке исполнения, вести анализ результатов исполнения документов и информировать руководство о результатах. В зависимости от практической надобности определите, с какой периодичностью будет составляться справка для руководства о просроченных или исполненных с опозданием документах (эту информацию можно также готовить в виде докладной записки).

Создание документов

Ответственность за составление и оформление исходящих (отправляемых) документов возлагается на сотрудников, подготовивших данные документы. Функции делопроизводственной службы в отношении создания документов следующие:

• разработка образцов бланков (письма, приказа, распоряжения, акта, протокола и др.) и утверждение их в составе инструкции по делопроизводству или отдельно приказом;
• определение порядка подготовки и оформления документов и утверждение его в составе инструкции по делопроизводству или отдельно приказом;
• оказание методической помощи сотрудникам организации и обучение их правильному оформлению документов.

Нормативные акты по делопроизводству не регламентируют внешнее оформление документов, поэтому допускается проявить некоторую инициативу и установить правила, наиболее подходящие вашей организации. Тем не менее в этом вопросе стоит ориентироваться на рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Оформленные документы в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации передаются на регистрацию. Специалист службы делопроизводства не несет ответственности за содержание документа и проверяет только правильность оформления. При этом следует проверить:

• наличие необходимых виз согласования;
• подпись документа лицом, имеющим на это право согласно принятому в организации распределению обязанностей;
• использование бланка организации установленной формы, реквизиты документа;
• наличие индекса в соответствии с номенклатурой дел;
• правильность адресования документа и наличие всех необходимых приложений.

Регистрация исходящих документов и их отправка

Подписанные руководителем документы регистрирует служба делопроизводства, в небольших фирмах – секретарь. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.

Важно соблюдать следующие требования:

• документ регистрируется только того, как он был подписан имеющим на это право лицом – существует вероятность внесения изменений в документ, кроме того, его вообще могут не подписать, тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют, или будут пропуски номеров, или нарушится хронология регистрации,
• однократность регистрации каждого документа в день утверждения или подписания документа – если регистрация производится в службе делопроизводства, то в подразделениях может быть только учет.

Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы. Наиболее распространенный пример разделения:

• исходящие деловые письма (при большом документообороте допускается из единого массива дополнительно выделить отдельные группы регистрации, например переписку с подведомственными организациями, документы, выделенные по территориальному признаку, и т. д.);
• приказы по основной деятельности;
• распоряжения по основной деятельности;
• приказы по личному составу (обычно в зависимости от сроков хранения их дополнительно делят – о приеме, переводе, увольнении (срок хранения – 75 лет), об очередных отпусках (срок хранения – 5 лет) и т. д.);
• докладные и служебные записки (внутреннюю переписку не допускается регистрировать совместно с внешними деловыми письмами);
• иные группы – отдельно по видам в зависимости от образующихся в организации документов (например, ведется отдельная регистрация протоколов, актов, договоров и т. д.).

На бланке письма, приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляются в месте расположения данных реквизитов.

Следующий порядковый номер присваивают в пределах каждого выделенного массива, который очень удобно дополнять индексом по номенклатуре дел (например, 09-24/968, где 09 – принятый в организации номер подразделения, 24 – номер дела по номенклатуре подразделения, 968 – следующий присваиваемый свободный номер). Допускается дополнять порядковые номера буквенными обозначениями по исполнителю (например, 09-24/968АЛ, где АЛ – исполнитель Алла Лихова), корреспонденту или применять другие классификаторы, удобные организации.

Установленной формы журнала регистрации исходящих документов не существует (Пример 2). Его допускается заполнять на бумажных носителях, но мы советуем согласно современным веяниям вести его в электронном виде (хотя бы в Word или Excel). Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию.

Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно. Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения, например приказов по основной деятельности (срок хранения – постоянно), приказов по личному составу (срок хранения – 75 лет).

ПРИМЕР 2

Примерная форма журнала регистрации исходящих документов

Номер	Дата	Кому направлен (адресат)		Исполнитель	Куда помещен документ (№ дела)	Отметка об исполнении
		Арбитражный суд	О направлении ходатайства	Ковалева А.И.		Отправлено почтой

Если в организации используется СЭД, то, разумеется, регистрация проходит в электронном виде с применением СЭД.

Подготовка номенклатуры дел

Когда работа над документом завершена (т. е. на письмо-запрос дан ответ, сведения в соответствии с информационным письмом используются в работе, согласно письму-просьбе выполнены все необходимые действия и т. п.), требуется исполненные документы поместить в подходящее дело по номенклатуре дел.

Номенклатура дел (Пример 3) представляет собой перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, составленный по установленной форме. Ее ведение является обязательным, т. к. она позволяет систематизировать и упорядочить документы в текущем делопроизводстве для обеспечения их оперативного поиска и использования. Также ее можно использовать для учета документов временных сроков хранения, отбора их к передаче в архив или на уничтожение.

ПРИМЕР 3

Образец номенклатуры дел

Закрытое акционерное УТВЕРЖДАЮ

общество «Блиц» Генеральный директор

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

24.12.2011 № 1

Москва

На 2012 год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню*	Примечание
…	…		…
02. Отдел кадров
	Штатные расписания и изменения к ним. Копии		3 года Ст. 71 б	Подлинники в деле 01-02
	Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии		До минования надобности Ст. 19 а	Подлинники в деле 01-04
	Приказы генерального директора по личному составу (о приеме, перемещении, увольнении и др.)		75 лет ЭПК Ст. 19 б
	Приказы генерального директора о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков		5 лет Ст. 19 б
03. Бухгалтерия
	Годовой бухгалтерский отчет (баланс)		Постоянно Ст. 351 б
	Квартальные бухгалтерские отчеты (балансы)		5 лет Ст. 351 в	При отсутствии годовых – постоянно
	Договоры о материальной ответственности		5 лет Ст. 457	После увольнения материально ответственного лица
…	…		…

Начальник общего отдела Турчинская К.Е. Турчинская

Ответственный за архив

Боровичка А.О. Боровичка

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от 22.12.2011 № 3

* Какой именно перечень – обычно оговаривают во введении.

После завершения делопроизводственного года необходимо заполнить графу 3 с проставлением количества заведенных дел напротив каждого заголовка и обобщить данные сведения в итоговой записи к номенклатуре дел.

Самое сложное при составлении номенклатуры дел – сформулировать заголовки дел (они должны отражать всю документируемую деятельность с включением в нее всех подразделений организации) и правильно определить сроки хранения дел на основании действующих нормативных документов. На сегодняшний день действуют два типовых перечня, регламентирующих сроки хранения документов:

• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182.

Дополнительно можно использовать ведомственные перечни (если они составлены для вашей сферы деятельности).

Сводная номенклатура дел организации на предстоящий год разрабатывается в IV квартале каждого года. Утверждение номенклатуры включает следующие основные этапы:

• подписание руководителем службы делопроизводства;
• визирование ответственным за архив организации;
• согласование с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии;
• рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап можно пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, т. е. не является источником комплектования государственного архива);
• утверждение руководителем организации (приказом или с помощью грифа утверждения на самом документе).

Конечно, для составления номенклатуры дел требуется владеть определенными знаниями и навыками. При ее составлении необходимо приложить максимум усилий, поскольку правильно составленная номенклатура дел способствует эффективному ведению делопроизводства.

Формирование документов в дела

Документы по рассмотрению одного вопроса помещаются вместе (формируют пакет документов) в последовательности:

• входящий документ;
• приложение к нему (если имеется);
• документ во исполнение входящего;
• приложение к нему (если имеется);
• другие документы, имеющие отношение к указанному вопросу.

Чаще всего их располагают в деле в хронологической последовательности (начиная с самой ранней даты в каждом пакете документов). Например, запрос и ответ о строительстве моста помещаются рядом, затем следующий пакет документов − о строительстве торгового центра и т. д. По правилам делопроизводства нельзя завести дело с заголовком «Исходящие» и другое самостоятельное дело с заголовком «Входящие» (а это довольно часто встречающаяся ошибка при формировании дел).

Другое существенное требование – нельзя помещать в одно дело документы различных сроков хранения, т. е. документы постоянного (или долговременного) хранения не располагают вместе с документами временного срока хранения (до 10 лет). Например, приказы по личному составу о приеме, перемещении, увольнении и др. (срок хранения – 75 лет) формируют отдельно от приказов по предоставлению очередных отпусков (5 лет).

К приказам по основной деятельности, утвердившим какие-либо приложения, инструкции и др. всегда должны прилагаться утвержденные документы (например, к приказу об утверждении положения о службе делопроизводства должно прилагаться названное положение, к приказу об утверждении инструкции по делопроизводству − соответствующая инструкция.

Хранение и уничтожение документов

Первоначально все документы находятся на оперативном хранении в структурных подразделениях организации. Через 2–3 года после завершения делопроизводственного года документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения (в т. ч. по личному составу) передаются по описям в архив организации. Документы временных сроков хранения (до 10 лет) обычно в архив не поступают. После истечения сроков их хранения и потери практического значения они подлежат уничтожению с составлением акта установленной формы.

Если вы применили на практике приведенные в статье рекомендации, то можете с уверенностью сказать, что в вашей организации система делопроизводства функционирует. Однако с течением времени происходят изменения, поэтому для поддержания на эффективном уровне организации работы с документами вам предстоит постоянно вносить в нее коррективы.

Кадровое делопроизводство

Кому поручить ведение кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство — это целый комплекс процедур по документальному оформлению трудовых отношений. Ключевые моменты взаимодействия с персоналом — трудоустройство и увольнение, перевод и направление в командировку, награждение и дисциплинарное наказание — сопровождаются определенными формальностями. Все работодатели, использующие наемный труд, обязаны вести кадровое делопроизводство-2019: новые требования несколько упрощают этот процесс для индивидуальных предпринимателей и микропредприятий, но полностью от него не освобождают.

Вести кадровый учет может как один специалист по кадрам, так и целая кадровая служба. Все зависит от масштаба компании и сложности ее структуры. Чем больше штат, тем солиднее поток документов, с которым приходится иметь дело кадровику, тем сложнее ему справляться в одиночку. Кадровую службу приходится расширять. А в небольших организациях, где работает в общей сложности 10–20 человек, все вопросы, связанные с персоналом, может единолично решать руководитель. В идеале для этого нужна соответствующая квалификация, но при малом объеме работы даже освоенное с нуля кадровое делопроизводство для чайников позволяет нормально с ней справляться.

Работа с документами в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами. В настоящее время регламентация вопросов ДОУ на государственном уровне ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативно-правовых и нормативно-методических документов.

К сегодняшнему дню сложилась достаточно обширная государственная система законодательных и нормативных актов, регулирующих сферу информации и документации. На основе законодательной базы, затрагивающей различные аспекты документационного обеспечения управления, разрабатываются локальные (корпоративные) нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления и архивному делу, которые составляют область корпоративного регулирования документационного обеспечения управления любой организации.

Нормативно-методическое регулирование кадрового делопроизводства позволяет грамотно организовать не только деятельность кадровой службы, но и всю систему делопроизводства в целом.

Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-правовая база делопроизводства регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Нормативная и нормативно-справочная документация регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой деятельности кадровой службы.

Перечислим основные нормативно-правовые акты:

1. Конституция Российской Федерации.

2. Трудовой кодекс Российской Федерации.

3. Административный кодекс Российской Федерации.

4. Гражданский кодекс Российской Федерации.

5. Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

6. Федеральный закон от 27.07.2006 г. №152-ФЗ «О защите персональных данных» с изменениями от 25.12.2009 г.

7. Постановление Правительства РФ от 17 ноября 2007 г. №781 «Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».

8. Постановление Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 года №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» вместе с «Унифицированной системой документации.

9. Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

10. «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

11. «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения».

12. Общероссийский классификатор управленческой документации.

13. ГОСТ Р 51141-98. Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

14. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 №477.

15. «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года.

16. ГОСТ Р ИСО15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»;

17. Постановление Госстандарта Российской Федерации от 26 декабря 1994 года №367 «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94» (далее ОКПДТР).

18. «Общероссийский классификатор занятий. ОК 010-93».

19. «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденный Постановлением Минтруда Российской Федерации от 21 августа 2008 года №37.

20. Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках».

21. Постановление Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

22. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225.

23. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.