Куперс

Организация архивного делаи делопроизводства – обязанность каждой организации

Закон РБ от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»

Государственное регулирование и управление в сфере архивного дела и делопроизводства включает в себя установление единых принципов организации архивного дела и делопроизводства, накопления, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда РБ, создания и деятельности архивов и осуществление контроля за соблюдением этих принципов, комплектования архивов государственных органов и иных организаций (ст. 6).

Негосударственные организации могут по согласованию с государственными архивами утверждать перечни документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе их деятельности и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения (ст. 4).

Постановление Совета Министров РБ от 20.03.2012 № 243 «Об утверждении системы государственных архивных учреждений Республики Беларусь»

Постановлением определен перечень республиканских архивных учреждений и областных и зональных государственных архивов и обслуживаемых ими зон, входящих в систему государственных архивных учреждений.

Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143

Правила устанавливают порядок работы архивов государственных органов и иных организаций Республики Беларусь (п. 1). Их действие распространяется на все организации Республики Беларусь независимо от формы собственности и ведомственной подчиненности. На представительства иностранных организаций, осуществляющих свою деятельность на территории Республики Беларусь, Правила распространяются лишь в части установления требований по организации накопления, хранения, учета и использования образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств.

Правила регулируют вопросы работы с документами на бумажных носителях и в основном ориентированы на управленческую документацию (организационно-распорядительную, финансовую, бухгалтерскую, статистическую и др.). Вопросы работы со специальной документацией (научно-технической, аудиовизуальной), документацией в электронном виде, а также документами, образовавшимися на протяжении жизни граждан Республики Беларусь, иностранных граждан и лиц без гражданства (их семьи, рода), регламентированы специальными нормативными правовыми актами.

В гл. 3 Правил прописаны вопросы работы архива организации. Так, работа архива организации осуществляется в соответствии с актами законодательства РБ в сфере архивного дела и делопроизводства, его уставом (положением о нем), иными локальными нормативными правовыми актами (п. 8).

Руководитель архива организации несет ответственность за выполнение возложенных на архив организации задач и функций, распределяет обязанности между работниками архива. В организации, штатным расписанием которой не предусмотрены штатные должности работников архива, приказом (иным распорядительным документом) руководителя организации назначается лицо, ответственное за архив (п. 9).

Акты законодательства, которыми необходимо руководствоваться при работе со специальной документацией

Правила работы с научно-технической документацией в организациях Республики Беларусь, утвержденные постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 06.11.2003 № 38

Инструкция о порядке организации работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденная постановлением Минюста РБ от 11.05.2012 № 120

Инструкция о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов, утвержденная постановлением Минюста РБ от 11.05.2012 № 121

Инструкция о порядке доступа к архивным документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан, утвержденная постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 132

Как определить сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности организации

Постановление Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»

Постановлением утвержден Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения.

В названном Перечне под отдельными номерами пунктов указаны наименования и сроки хранения документов, созданных в организации. По ряду пунктов данного Перечня приводятся пояснения относительно сроков хранения документов. При указании сроков хранения документов негосударственным организациям следует исходить из сроков, перечисленных в гр. 3 Перечня.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, с учетом последних изменений от 15.01.2013 № 9

Должное ведение документооборота и хранение в упорядоченном виде огромного количества создаваемых и накапливающихся в организации документов невозможно обеспечить без номенклатуры дел. Номенклатура дел организации – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (п. 150).

В делопроизводстве номенклатура дел организации используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описейдел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

В архиве организации номенклатура дел используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Номенклатура дел организации должна составляться в каждой организации. Оформляют ее на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4. Графы номенклатуры дел заполняют в соответствии с установленной формой (п. 165).

Уничтожение документов подтверждайте актами

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, с учетом последних изменений от 15.01.2013 № 9

Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения закреплен в гл. 16 Инструкции. Непосредственный отбор документов на выделение к уничтожению производят работники структурных подразделений организации, в деятельности которых они были образованы (п. 178).

По результатам экспертизы ценности и отбора документов составляют описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (п. 179).

Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется по форме согласно приложению 17 к Инструкции (п. 210). Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, при этом оформляется приемо-сдаточная накладная. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено (п. 212).

Инструкция о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденная постановлением Минфина РБ от 18.12.2008 № 196
__________________________
* Постановлением Совета Министров РБ от 12.10.2012 № 926, вступившим в силу 20 октября 2012 г.,статус «бланк (документ) строгой отчетности» в отношении отдельных документов заменен на статус «бланк документа с определенной степенью защиты» и соответственно «документ с определенной степенью защиты». Бухгалтерский учет, хранение выданных (реализованных) бланков и документов осуществляют все субъекты в порядке, установленном законодательством в отношении бланков строгой отчетности. Постановление № 926 не изменяет действующий порядок оборота таких документов.

Уничтожение испорченных и аннулированных бланков строгой отчетности производится с учетом норм, установленных гл. 4 данной Инструкции. Испорченные, аннулированные бланки строгой отчетности (вместе с составленным реестром бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению, по форме согласно приложению 6 к Инструкции) сохраняются субъектом хозяйствования в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, по истечении которого по письменному разрешению руководителя организации (индивидуального предпринимателя) или лиц, им уполномоченных, начинается подготовка их к уничтожению (п. 15).

Для этого приказом назначается комиссия, которая обязана проверить наличие подлежащих уничтожению бланков строгой отчетности и дать заключение, подтверждающее необходимость их уничтожения. В присутствии комиссии проверенные бланки строгой отчетности упаковываются, опечатываются (опломбируются). Затем составляется акт на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности по форме согласно приложению 7 к Инструкции с указанием серий и номеров бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению. Списанные бланки строгой отчетности оставляются на хранение в той же организации (п. 16).

После утверждения акта на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности комиссией производится их фактическое уничтожение, о чем составляется акт об уничтожении бланков строгой отчетности по форме, утвержденной руководителем организации, который в 3-дневный срок утверждается руководителем организации.

Необеспечение сохранности бухгалтерских документов влечет серьезные последствия

Кодекс РБ об административных правонарушениях от 21.04.2003 № 194-З, с учетом последних изменений от 04.01.2014 № 120-З

Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влекут наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин (БВ) (ст. 23.37).

Должностные лица, не обеспечившие сохранность бухгалтерских документов, привлекаются к административной ответственности с наложением штрафа в размере от 4 до 35 БВ (ч. 3 ст. 12.1).

При установлении факта уничтожения бухгалтерских и иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения установленных сроков их хранения налагается штраф в размере от 10 до 100 БВ (ч. 2 ст. 12.1).

Уголовный кодекс РБ от 09.07.1999 № 275-З, с учетом последних изменений от 12.07.2013 № 60-З

Помимо применения мер административной ответственности законодательство предусматривает и уголовную ответственность.

Хищение, уничтожение, повреждение либо сокрытие официальных документов, совершенные из корыстных или иных личных побуждений, наказываются общественными работами, или штрафом, или исправительными работами на срок до 2 лет, или арестом на срок до 6 месяцев, или ограничением свободы на срок до 2 лет, или лишением свободы на тот же срок (ч. 1 ст. 377).

Бесценные архивы знаний, написанные, собираемые поколениями людей, к сожалению, не только горят, но и гибнут в процессе тушения, ведь большинство носителей – это бумага, не рассчитанная на воздействие пламени, а также дыма, воды, механической пены. Поэтому любой, даже незначительный по площади, очаг возгорания в библиотеках, книгохранилищах способен в кратчайший срок нанести огромный, нередко непоправимый ущерб; и не только материальный, ведь некоторые экземпляры хранения бывают уникальными, и даже книжными памятниками.

Требования нормативных документов

ГОСТ Р 7.0.93-2015 о технологии формирования библиотечного фонда подразделяет его на следующие виды, в зависимости от формы собственности:

• Государственный, что формируется в федеральных библиотеках, библиотеках республик, краев, областей; министерств и других органов власти, академий РАН, научно-исследовательских, проектных институтов; различных учебных учреждений, включая средние школы.
• Муниципальный – библиотеки, учрежденные органами управления городов, других населенных пунктов, муниципальных образований.
• Частный, основанные коммерческими, общественными, частными организациями, учебными заведениями.

При этом требования документов, касающихся пожарной безопасности ко всем из них одинаковы, ведь это объекты с массовым нахождением посетителей, чья безопасность должна быть обеспечена в любых учреждениях, заведениях, не завися от их формы собственности.

Существуют следующие официальные документы по пожарной безопасности, устанавливающие требования к созданию, проектированию, строительству зданий библиотек, книгохранилищ, противопожарному режиму в их помещениях:

• Федеральный закон РФ № 123-ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности».
• «Правила противопожарного режима в РФ», часто сокращенно указываемые, как ППР-2012. Они являются основными правилами пожарной безопасности в нашей стране, и обязательны к выполнению всеми гражданами как на работе, так и дома.
• СП 118.13330.2012* – об общественных объектах, являющийся актуализированным переизданием СНиП 31-06-2009.
• СНиП 21-01-97* устанавливает требования пожарной безопасности ко всем объектам защиты, независимо от назначения и вида. Он относит библиотеки, книгохранилища к классу Ф2.1 по функционалу пожарной опасности.
• СП 12.13130.2009, в нем приведены методики определения категорий по взрывопожарной опасности для зданий и помещений в них.
• СП 7.13130.2013, о проектировании, монтаже систем противодымной защиты, в том числе с искусственным побуждением для зданий, помещений библиотек, книжных хранилищ, то есть там должны предусматриваться активные системы дымоудаления всех летучих продуктов горения.
• СП 31.13330.2012 и СП 10.13130.2009 – о наружном и внутреннем противопожарном водоснабжении зданий, ведь требуется немалый расход воды для тушения помещений, зданий библиотек, книгохранилищ, учитывая высокий уровень пожарной нагрузки внутри объектов такого назначения.
• СП 1.13130.2020 – об эвакуационных путях, выходах из зданий, сооружений.
• СП 3.13130.2009 – о проектировании СОУЭ, то есть систем оповещения людей, управления их движением с помощью световых указателей, табло, звуковых пожарных извещателей, систем громкоговорящего речевого информирования внутри зданий.
• СП 5.13130.2009 – о правилах проектирования установок пожаротушения, автоматической сигнализации, относящий помещения книгохранилищ, библиотек к 1 группе по степени опасности развития очага возгорания, распространения пожара; что прямо зависит от высокой пожарной нагрузки внутри объектов такого функционального назначения. В таблице А.3 этого свода противопожарных правил указано, что помещения библиотек, книгохранилищ, что имеют общий фонд хранения по служебным каталогам, описям больше 0,5 миллиона единиц хранения – книг, рукописей, информации на других носителях; а также помещения, где хранятся и выдаются уникальные издания, отчеты, рукописи, другие документы особой ценности, включая архивы операционных отделов, должна защищаться стационарными системами пожаротушения, причем независимо от площади помещений, зданий таких учреждений. Учитывая, что большинство экземпляров хранения в библиотеках – это информация на бумажных носителях, то, конечно, в них неприемлем монтаж водяных установок пожаротушения со спринклерными, дренчерными оросителями (распылителями), способными нанести при ликвидации очага возгорания ущерб, больший чем пламя, дым и высокая температура от огня. Выбор проектировщиков – это газовые, порошковые установки пожаротушения с абсолютно безопасными огнетушащими веществами – углекислотой, хладонами, специальными огнетушащими порошками. Существуют также рекомендации по применению в помещениях библиотек систем пожаротушения тонкораспыленной водой, создающей так называемый водяной туман, чьи огнегасящие свойства приближаются к газовым, порошковым огнетушащим веществам; но вопрос этот спорный, требующий согласования с органами федерального пожарного надзора. В то же время наравне с установками водяного пожаротушения неприемлем монтаж в помещениях библиотек, хранилищ книг генераторов огнетушащего аэрозоля из-за высокой температуры, выходящей из них огнегасящей струи, способной вызвать вторичные очаги возгорания. Если же общий фонд хранения меньше 0,5 млн экземпляров хранения, то тогда необходимо проектирование, монтаж автоматической сигнализации о точном месте возникновении очага возгорания с установкой в защищаемых помещениях датчиков дыма, аспирационных, проточных, газовых пожарных извещателей.
• ВППБ 13-01-94, в них излагаются правила пожарной безопасности для учреждений культуры РФ, в том числе библиотек.

Если объектовые библиотеки – школ, организаций, учреждений, как правило, занимают одно, два, специально выделенных под их размещение, помещения, то публичные, общественные читальные залы, хранилища книг расположены в отдельных зданиях; или занимают в них один или два этажа, чаще всего первый и цокольный/подвальный.

Учитывая высокую как физическую, так и пожарную нагрузку от огромного количества, общей массы экземпляров особые требования выдвигаются к строительным конструкциям, прежде всего перекрытиям зданий, чтобы они ее выдержали; и к противопожарным преградам – для ограничения возможности распространения огня, потоков дыма, тепла из пожарного отсека, где расположен первоначальный очаг возгорания.

Для этого необходимы противопожарные перегородки, стены с установкой в их строительных проемах противопожарных дверей, люков, а при их большой площади – противопожарных штор.

Для защиты отверстий, проемов в местах прохождения трубопроводов, коробов коммуникаций здания – вентиляции, водоснабжения, канализации необходима установка противопожарных вентиляционных решеток, огнезадерживающих клапанов, противопожарных муфт с плотной заделкой неплотностей в местах их монтажа огнезащитным базальтовым материалом, огнестойкой пеной, огнезащитной штукатуркой.

Следует также использовать для полов в библиотеках, книжных хранилищах напольные покрытия, которые изготовлены из негорючих или трудногорючих, неплавящихся материалов с низкой дымообразующей способностью; что несложно проверить, изучив сертификат ПБ на такую товарную продукцию.

Правила и меры пожарной безопасности в библиотеке

Библиотека Национального Университета Тайваня

В основном они направлены на то, чтобы предотвратить типичные нарушения противопожарного режима в библиотеке, например, школы, приводящие к возникновению очага возгорания, сложностям с ликвидацией пожара, затруднить эвакуацию посетителей, работников школьной библиотеки:

• Использование нескольких бытовых электроприборов – чайников, микроволновых печей, масляных обогревателей, компьютеров, другой офисной оргтехники, включенных через удлинитель/разветвитель в одну розетку; что приводит к перегрузке сети, нагреву мест контакта, изоляции проводки.
• Курение вне отведенных мест.
• Использование электронагревательных приборов без устройств тепловой защиты.
• Захламление эвакуационных проходов, выходов – коридоров, вестибюлей, тамбуров; загромождение подвальных этажей, чердачных помещений, пришедшими в негодность, списанными книгами, стеллажами, мебелью.
• Наличие глухих решеток на оконных проемах; только ключами открывающихся замков на дверях эвакуационных входов, что легко устраняется установкой специальной противопожарной фурнитуры – систем «антипаника», других противопожарных дверных ручек, легким нажимом открывающихся изнутри, без возможности открытия снаружи без ключа.
• Неисправности, повреждения осветительной электросети в помещениях.
• Неработоспособное, неисправное состояние установок тушения пожаров, сигнализации, имеющихся средств пожаротушения – порошковых, хладоновых, углекислотных, воздушно-эмульсионных огнетушителей.
• Непроведение инструктажей по пожарной безопасности, обучения ПТМ, что ведет к снижению бдительности, внимания работников библиотек к вопросам пожарной безопасности.

В связи с вышеизложенным, основные правила и меры по обеспечению безопасности в библиотеках, где работники не заняты сложным технологическим процессом, оборудованием, изложены в инструкции по пожарной безопасности, где полностью изложены все требования, а также действия при пожаре.

Мероприятия по пожарной безопасности в библиотеке

Основным мероприятием на объектах такого назначения с массовым нахождением посетителей является организация их эвакуации, для чего должны быть выполнены следующие противопожарные мероприятия:

• Разработан на основе существующей планировки помещений библиотеки, мест расстановки, размещения средств пожаротушения план эвакуации при пожаре.
• Все эвакуационные пути, а также все типы эвакуационных лестниц, должны быть доступны и свободны.
• В книгохранилищах библиотек обеспечиваются следующие проходы между стеллажными конструкциями, которые должны выполняться из негорючих материалов: главный проход – 1,2 м, рабочие – 1 м; а между стеллажами и стенами – не меньше, чем 0,5 м.
• Ограждение кровель, все типы пожарных лестниц, имеющиеся на зданиях библиотек, и служащие для оперативного подъема сотрудников пожарной охраны на кровлю, в чердачные помещения зданий, должны быть в исправном состоянии; иметься в наличии акт об их последнем испытании на прочность.

Должны также быть свободны противопожарные разрывы, пожарные проезды для специальной техники, подъезды к пожарным гидрантам, их крышки; подходы к пожарным кранам внутри зданий библиотек.

В зданиях, помещениях библиотек, книжных хранилищ категорически запрещено:

• Хранить легковоспламеняющиеся, горючие жидкости, баллоны с газами, аэрозолями.
• Использовать ЛВЖ, ГЖ для очистки книг, рукописей от загрязнений.
• Оставлять включенными в сеть бытовые электроприбору, офисную оргтехнику по окончании работы; а также использовать их при видимых механических повреждениях корпусов, изоляции электропроводки.

Требования пожарной безопасности к книгохранилищам

Книгохранилище

Как книгохранилища, входящие в состав крупных публичных, общественных библиотек, так и склад книг, принадлежащий торговой организации, реализующей оптом печатную продукцию, наиболее пожароопасны из-за концентрации огромного количества горючих материалов на единицу площади.

Для быстрого обнаружения возможного очага возгорания в помещениях книгохранилищ необходимы дымовые извещатели, а для оперативной локализации, ликвидации пожара – система пожаротушения.

Важно чтобы все оборудование было исправно, поэтому для обеспечения постоянной работоспособности установок сигнализации, пожаротушения необходимо заключение договора со специализированным предприятием, выполняющим технический сервис таких систем на основании лицензии МЧС России.

Обязанности ответственного за пожарную безопасность

Ответственный за пожарную безопасность библиотеки, книгохранилища назначается приказом директора, заведующего учреждением, организации. Основные его обязанности – это контроль за соблюдением противопожарного режима в помещениях, обеспечением работниками мер безопасности на рабочих местах, за сроками службы (годности), перезарядки огнетушителей, их списанием и утилизацией.

Важна также разработка этим должностным лицом, поддержание в надлежащем текущем состоянии полного пакета документов по пожарной безопасности для объекта.

В дополнительном материале по кнопке «Скачать” раскрываются такие вопросы как:

1. Основные причины пожаров;
2. Требования законодательства для организации пожарной безопасности на территории объекта;
3. Обязанности библиотекарей по предотвращению и тушению пожаров;
4. Требования к инструкциям о мерах ПБ;
5. Первичные средства пожаротушения в библиотеке;
6. Памятка действий при пожаре;
7. Действия после загорания или пожара.

BAA

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ
О ПОРЯДКЕ И СРОКАХ ХРАНЕНИЯ
ДОКУМЕНТОВ АКЦИОНЕРНЫХ ОБЩЕСТВ

ПРИКАЗ

МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИКИ
ПРИДНЕСТРОВСКОЙ МОЛДАВСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

30 января 2006 г.
N 49

(САЗ 06-14)

Согласован: Государственное учреждение
Государственные архивы ПМР»

Зарегистрировано Министерством юстиции
Приднестровской Молдавской Республики 29 марта 2006 г.
Регистрационный N 3516

В соответствии с Законом Приднестровской Молдавской Республики от 20 июля 1993 года N 371 «Об Архивном фонде Приднестровской Молдавской Республики» (СЗМР 93-3), с изменениями внесенными Законом Приднестровской Молдавской Республики от 28 июня 2005 года N 583-ЗИД-III (CАЗ 05-27), пунктом 2 статьи 90 Закона Приднестровской Молдавской Республики от 10 января 2004 года N 384-З-III «Об акционерных обществах» (САЗ 04-02), статьей 64 Закона Приднестровской Молдавской Республики от 7 августа 2002 года N 183-З-III «О рынке ценных бумаг» (САЗ 02-32), с дополнениями, внесенными Законом Приднестровской Молдавской Республики от 23 апреля 2003 года N 270-ЗД-III (САЗ 03-17), Указом Президента Приднестровской Молдавской Республики от 29 ноября 2005 года N 658 «Об утверждении положения, структуры и штатной численности Министерства экономики Приднестровской Молдавской Республики» (САЗ 05-49), с изменениями внесенными Указом Президента Приднестровской Молдавской Республики от 16 декабря 2005 года N 699 (САЗ 05-51), приказываю:

1. Утвердить Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (прилагается).

2. Направить настоящий Приказ в Министерство юстиции Приднестровской Молдавской Республики на государственную регистрацию.

3. Настоящий Приказ вступает в силу со дня официального опубликования.

Е. ЧЕРНЕНКО МИНИСТР

г. Тирасполь

30 января 2006 г.

N 49

Приложение
к Приказу Министерства экономики
от 30 января 2006 г. N 49

Положение
о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ

1. Общие положения

1. Настоящее Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (далее — Положение) устанавливает порядок и сроки хранения документов акционерных обществ, в том числе порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

2. Действие Положения распространяется на открытые и закрытые акционерные общества (далее — общества).

2. Сроки хранения документов
акционерных обществ

3. Общество обязано хранить документы в течение следующих сроков:

а) решение об учреждении (создании) общества договор о создании общества, договор о присоединении (слиянии) общества и передаточный акт, решение о разделении, выделении или преобразовании и разделительный баланс — постоянно;

б) устав общества, изменения и дополнения, внесенные в устав общества, зарегистрированные в установленном порядке, свидетельство о государственной регистрации общества — постоянно;

в) документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе — постоянно;

г) решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, изменения и (или) дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) и (или) проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные в установленном порядке регистрирующими органами — постоянно;

д) внутренние документы общества — в соответствии с Приказом Администрации Президента Приднестровской Молдавской Республики от 31.05.2002 г. N 6 «Об утверждении перечня типовых документов, образующихся в управленческой деятельности органов власти и управления, предприятий, учреждений, организаций Приднестровской Молдавской Республики» (рег. N 1692 от 26.08.02 г.) (САЗ 02-35);

е) положение о филиале или представительстве общества — постоянно;

ж) годовые отчеты общества — постоянно;

з) документы бухгалтерского учета общества — 5 лет;

и) отчеты независимых оценщиков — 5 лет;

к) документы бухгалтерской отчетности (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, приложения к бухгалтерской отчетности, предусмотренные действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности, пояснительные записки):

1) сводный (консолидированный) бухгалтерский отчет — постоянно;

2) годовой бухгалтерский отчет — постоянно;

3) квартальный — 5 лет;

4) месячный — 1 год.

л) протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества), ревизионной комиссии (ревизора) общества — постоянно;

м) протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества — постоянно;

н) протоколы заседаний коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), решения единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора, президента) — постоянно;

о) бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров — до прекращения деятельности акционерного общества; после прекращения — экспертно-проверочная комиссия;

п) списки аффилированных лиц общества, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями Закона Приднестровской Молдавской Республики от 10 января 2004 года N 384-З-III «Об акционерных обществах» (САЗ 04-02) — постоянно;

р) заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля — постоянно;

с) ежеквартальные отчеты эмитента:

1) за 1 квартал финансового (отчетного) года — постоянно

2) за 2, 3, 4 кварталы финансового (отчетного) года — 5 лет

3) иные документы, содержащие информацию подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с Законом Приднестровской Молдавской Республики от 10 января 2004 года N 384-З-III «Об акционерных обществах» (САЗ 04-02) — не менее 1 года;

т) описи документов общества, передаваемых на постоянное хранение в архив общества — постоянно;

у) акты о выделении документов общества с истекшим сроком хранения к уничтожению — постоянно;

ф) иные документы, предусмотренные Законом Приднестровской Молдавской Республики от 10 января 2004 года N 384-З-III «Об акционерных обществах» (САЗ 04-02), уставом, управленческими документами общества, внутренними документами общества, образующимися в деятельности решениями общего собрания акционеров, совета организаций, с указанием сроков указанных директорами (наблюдательным советом) общества, органов управления общества — в соответствии с Приказом Администрации Президента Приднестровской Молдавской Республики от 31.05.2002 г. N 6 «Об утверждении перечня типовых документов, образующихся в управленческой деятельности органов власти и управления, предприятий, учреждений, организаций Приднестровской Молдавской Республики» (рег. N 1692 от 26.08.02 г.) (САЗ 02-35);

4. Устав общества, внутренние документы общества, регулирующие порядок хранения документов общества, могут предусматривать более длительные сроки хранения документов, чем установленные пунктом 3 настоящего Положения.

5. В случае проведения проверки (ревизии), документы, с истекшим сроком хранения, а также документы временного срока хранения выделять к уничтожению в установленном порядке, кроме случаев, когда эти документы касаются споров, находящихся в стадии рассмотрения, уголовных дел, находящихся в производстве органов дознания и следствия, а также дел, по которым не вступили в законную силу постановления, решения, приговоры судебных органов. Указанные документы хранятся до принятия (вынесения) окончательного решения по результатам проверки (ревизии), если указанное решение принимается (выносится) после истечения установленного для них срока хранения.

6. Исчисление срока хранения документов, если иное не установлено в пункте 3 настоящего Положения, производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

3. Порядок хранения документов
акционерных обществ

7. Организация хранения документов общества обеспечивается соответствующим исполнительным органом, в соответствии с Уставом общества.

Организация хранения документов, образовавшихся в деятельности структурных подразделений общества, до передачи их в архив обеспечивается руководителями структурных подразделений общества.

8. Документы с грифом «коммерческая тайна» должны находиться на хранении в сейфах.

9. Передача документов из одного структурного подразделения в другое фиксируется в соответствующем учетном журнале.

10. Хранению подлежат подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности — также главным бухгалтером общества.

11. Все документы, образующиеся в деятельности общества, должны формироваться в дела в соответствии с требованиями Приказа Администрации Президента Приднестровской Молдавской Республики от 18 апреля 2002 года N 5 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Приднестровской Молдавской Республики» (рег. N 1544 от 7.06.02 г.) (САЗ 02-23).

12. Подлежащие хранению документы до передачи их в архив общества хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества.

Документы общества, переданные на хранение в архив общества, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы общества, находящиеся на хранении в архиве общества, должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

13. Бюллетени для голосования, включая бюллетени, признанные недействительными, должны быть опечатаны счетной комиссией и сданы в архив общества на хранение после составления протокола счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании.

Хранение опечатанных бюллетеней для голосования должно осуществляться обществом в специальном запирающемся опечатываемом ящике или специальном шкафе с запирающимися ячейками. По каждому факту вскрытия находящихся на хранении опечатанных бюллетеней для голосования лицом (лицами), уполномоченным обществом на такое вскрытие, должен быть составлен соответствующий акт.

14. Выдача документов общества для их предъявления акционерам общества в целях обеспечения доступа акционеров к документам общества производится под расписку работнику общества, уполномоченному обществом на получение документов общества.

Выдача документов работникам общества осуществляется под расписку с разрешения соответствующего исполнительного органа, в соответствии с Уставом общества. Документы выдаются во временное пользование сотрудникам общества на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения.

На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой указываются вид (наименование) документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа.

15. В соответствии с Законом Приднестровской Молдавской Республики от 20 июля 1993 года N 371 «Об Архивном фонде Приднестровской Молдавской Республики» (СЭМР 93-3), с изменениями и дополнениями внесенными Законом Приднестровской Молдавской Республики от 28 июня 2005 года N 583 «О внесении изменений и дополнений в некоторые Закона Приднестровской Молдавской Республики в связи с принятием Закона Приднестровской Молдавской Республики «О внесении дополнений в Кодекс Приднестровской Молдавской Республики об административных правонарушениях» акционерные общества, которые являются источниками комплектования Центрального Государственного архива Приднестровской Молдавской Республики, районных (городских) государственных архивов обязаны сдавать документы постоянного хранения (управленческая деятельность) на государственное хранение после 5 (пяти) лет ведомственного хранения на предприятии. В случае ликвидации акционерного общества, документы долговременного хранения (75 лет) и временного хранения (10 лет) передаются на ведомственное хранение в организацию правопреемнику, если такого нет, документы долговременного хранения (75 лет) передаются в межведомственные архивы районов (городов) по личному составу. Документы временного хранения (10 лет) подлежат уничтожению при следующих условиях:

а) проведения ревизий финансово-хозяйственной деятельности за период функционирования предприятия;

б) если они не касаются споров, находящихся в стадии рассмотрения, уголовных дел, находящихся в производстве органов дознания и следствия, а также дел, по которым не вступили в законную силу постановления, решения, приговоры судебных органов;

в) если лицевой счет в банке закрыт;

г) при отсутствии возражений налоговых органов;

д) составлен ликвидационный баланс;

е) акционерное общество, как юридическое лицо исключено из Единого государственного реестра.

16. В случае реорганизации общества, влекущей прекращение его деятельности, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.

Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении (решением о преобразовании) либо решением о разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей стоимостью чистых активов.

4. Порядок отбора документов акционерных обществ
на хранение и уничтожение

17. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности общества, их отбору для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в обществе создается экспертная комиссия. Председателем экспертной комиссии назначается заместитель руководителя общества.

18. Решения экспертной комиссии и проекты рассматриваемых ею документов вступают в силу только после их утверждения руководителем общества. Экспертная комиссия рассматривает описи дел постоянного, долговременного (по личному составу), временного сроков хранения, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Экспертная комиссия руководствуется инструкциями по делопроизводству, положениями об архиве и об экспертной комиссии в обществе, актами законодательства Приднестровской Молдавской Республики.

19. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях производится отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив, а также для выделения дел с истекшими сроками хранения к уничтожению в соответствии с номенклатурой дел общества за соответствующий год, утвержденной руководителем общества после чего передается в межведомственный орган управления и контроля в области архивного дела и документации для утверждения, который выдает ордер на уничтожение документов с истекшим сроком хранения.

20. В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем общества.

5. Порядок уничтожения документов
акционерных обществ с истекшими сроками хранения

21. Дела, включенные в утвержденный акт дел к уничтожению документов, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте.

22. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества в формируемом деле.

Хранение и учет архивных документов для каждой организации является привычной и постоянной работой. Большая часть документов ежедневно проходит через несколько структурных подразделений организации и потом уходит в архивное хранение. Для документооборота бухгалтерии сроки хранения регламентированы ФЗ «О бухгалтерском учете». Однако на практике все равно возникает ряд трудностей с учетом и хранением документов, которые нельзя оставлять без внимания.

Как хранить архивные документы

За учет и хранение документов в архивах отвечает бухгалтерия. Именно бухгалтеры на небольших предприятиях занимаются хранением документов и заполнением архива. Но когда организация растет, возникает проблема – увеличение документооборота, что требует определенных навыков и опыта для организации архивной обработки.

В основном учет документооборота компании ведет один человек, который не всегда может грамотно сформировать архив. По этой причине многие компании обращаются к специализированным компаниям, которые принимают документы на хранение.

В крупных организациях для учета документооборота может создаваться архив для хранения бухгалтерских документов, который находится под надзором опытного архивариуса. Но для бухгалтера, в таком случае, возникают свои трудности, например, физическая доступность архива, который может находиться далеко за пределами офиса.

Правила хранения и учета архивных документов

Для грамотного обращения с документами организации необходимо знать, как хранить документы в архиве. Для этого были сформулированы способы организации документооборота, которые способны упростить хранение и учет документов.

• Бумажный документооборот. Бумажный носитель требует реквизиты организации и подписи составителей. Главные минусы – временные и материальные затраты. К тому же существует риск утери документа, который после невозможно будет восстановить.
• Электронный документооборот. Введение электронного способа предоставления документов для компании считается очень выгодным. Помимо быстрого доступа к документам и безопасности их хранения, данный вид документов может иметь юридическую силу. Для этого нужна специальная электронно-цифровая подпись, гарантирующая защиту от плагиата и несанкционированного доступа к информации.
• Смешанный документооборот. Данный способ ведения документации в компании предполагает, что согласование и утверждение документов возможно только на бумаге, а передача документов между подразделениями компаний может происходить с помощью электронного документооборота.