Куперс

Заказать

Систематизация документов — важное мероприятие по документационному обеспечению любой компании. Обычно систематизируются документы, которые чаще всего используются в организации либо документы долговременного срока хранения:

Услуга	Стоимость
Проведение экспертизы ценности бухгалтерских документов	от 45 рублей за 1 дело
Систематизация бухгалтерских документов по видам, группам, годам, контрагентам	30 рублей за 1 дело
Архивный переплет бухгалтерских документов	от 130 рублей за 1 дело
Списание и уничтожение бухгалтерских документов	от 45 рублей за 1 дело

Цель — оптимизировать доступ к информации, которая содержится в документах. При правильной систематизации архива сотрудники организации смогут без проблем осуществлять поиск документов, к тому же это позволит вести учет документов, находящихся в офисе организации и обеспечить их физическую сохранность.

На практике эта услуга представляет собой систематизацию документов по видам, срокам хранения, группам, годам и др. Так же при систематизации, документы расставляются на стеллажи либо упаковываются в короба, составляются описи документов, корешки папок приводятся к единообразию.

Подробнее об услуге вы можете уточнить
у наших менеджеров по телефону:

в Москве: +7 (495) 921-45-72
в Краснодаре: +7 (918) 166-61-29

или отправить запрос из формы обратной связи.

Заказать

Процесс очень трудоемкий, требует немалых затрат времени и привлечения персонала. Однако качественная систематизация и хранение документов позволят облегчить работу с ними.

В процессе происходит сортировка и систематизация документов по видам, группам, годам.составляются описи документов, производится экспертиза ценности документов. При наличие в организации документов с истекшими сроками хранения, составляется акт о выделении документов к уничтожению.

Систематизация архивных документов должна учитывать ряд признаков, самым востребованным из которых является номинальный признак, когда они соединяются в одно дело. Сюда можно отнести «Договоры», «Счета-фактуры», «Протоколы заседания комиссии» и т.д. Вы сможете быстро найти необходимый источник документ за конкретный период. Качественно с этим справиться поможет только профессионал.

Систематизация и учет документов

Критерии для качественной профессиональной обработки:

Основные этапы систематизации и учета документов:

• детально изучается архив, проводится экспертиза ценности документов;
• документы, которым требуется архивная обработка, систематизируются;
• при необходимости документы переплетаются в твердую картонную обложку (архивный переплет), что позволяет значительно уменьшить объем документов и обеспечивает их сохранность;
• документы по личному составу и долговременного срока хранения требуют архивной обработки: систематизируются нумеруются листы, наносятся архивные шрифты, оформляется лист-заверитель дел и т. д.;
• составляются описи документов долговременного и временного сроков хранения.

К сожалению, не все руководители понимают значение систематизации и хранения бумаг. Тем не менее это неотъемлемая часть всех бизнес-процессов организации. Она должна проводиться абсолютно в любой компании вне зависимости от формы собственности. За правильную сохранность архива отвечает руководитель.

Систематизация — это организационно-технологическая процедура документационного обеспечения. Ограничений по видам документов нет — это могут быть любые кадровые, бухгалтерские или отдельно сформированные договоры с контрагентами.

Как мы работаем при систематизации документов?

Качественно выполнить весь объем мероприятий поможет наша организация. Мы на протяжении длительного периода работаем в профильной сфере. За время работы удалось сформировать полный комплекс услуг, востребованных на рынке.

Мы выявили критерии объективного формирования стоимости обработки документов.

Основные критерии:

• объем документооборота организации;
• период выполнения работ (то есть срочность их проведения);
• регулярное сотрудничество (скидки для постоянных клиентов).

Наши специалисты со всей внимательностью и ответственностью относятся к обработке и систематизации документов организации, грамотно и своевременно выполняют возложенные на них обязанности.

Подробнее об услуге вы можете уточнить
у наших менеджеров по телефону:

в Москве: +7 (495) 921-45-72
в Краснодаре: +7 (918) 166-61-29

или отправить запрос из формы обратной связи.

Заказать

4.1.7. Составление и ведение описей

Опись дел, документов — архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета1. Опись дел, документов состоит из:

— описательных статей дел (единиц хранения/единиц учета),

— итоговой записи,

— листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

Описи составляются, как правило, в делопроизводстве учреждений и в архивах организаций в четырех экземплярах, три из которых передаются в государственный или муниципальный архив. В государственных и муниципальных архивах описи составляются на неописанные документы и в процессе переработки некачественных описей в трех экземплярах.

Первые экземпляры описей размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника, ответственного за учет документов архива, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе.

Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированной зоне архивохранилища на стеллаже или в шкафу.

Третьи экземпляры описей дел, документов размещаются в читальном зале.

Описи хранятся по порядку номеров фондов, в пределах фонда – по номерам описей.

На дела одного фонда могут быть составлены одна или несколько описей. Их количество зависит от схемы систематизации фонда, объема и завершенности комплектования фонда.

Отдельная опись может быть составлена:

— на все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;

— на дела всех лет одной структурной части;

— на дела за один год или несколько лет деятельности учреждения;

— на дела одной или нескольких предметно-тематических частей фонда;

— на дела одной или нескольких функциональных частей фонда;

— на дела, содержащие документы одной разновидности;

— на дела, характерные только для данного вида учреждений (судебные дела, следственные дела, научные отчеты).

Процесс ведения описей состоит из описания документов (см. п. 4.1.) и оформления описи.

В опись могут быть включены дела за определенный период времени существования фондообразователя, одного или нескольких, схожих по функциям деятельности, подразделений фондообразователя и т.д.

Основой описи является описательная статья – совокупность сведений о деле. Она включает:

— порядковый номер;

— делопроизводственный индекс;

— заголовок дела;

— крайние даты;

— количество листов;

— примечания (сведения, как правило, о перемещении/выбытии, наличии в деле копий, микрофильмировании, оцифровании, наличии особо ценных документов).

Опись структурируется в соответствие со схемой классификации (систематизации) дел фонда. На ее основе фиксируется место каждого дела в описи.

Каждому делу присваивается номер, который является учетным (см. п. 4.1.5). Не допускается присвоение делам одинаковых учетных номеров.

Если дела содержат документы за несколько лет, в конце каждого следующего года в описи, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих документы за данный год. Если таковых дел в фонде много, то данную особенность следует оговорить в предисловии к описи.

Заголовки дел вносятся в опись в соответствии со схемой систематизации, каждый заголовок включается полностью, без сокращений и изменений. Если дело состоит из нескольких томов, номер тома проставляется с новой строки, в этой же графе описи сразу за заголовком.

При наличии аннотации, она размещается после заголовка в этой же графе.

Заголовки дел с однородным содержанием и одинаковыми формулировками обозначаются словами «то же», остальные графы описательной строки для таких дел заполняются полностью.

Вне зависимости от схожести содержания на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.

При ведении описи в электронном виде каждый заголовок воспроизводится полностью в соответствии с интерфейсом системы электронного архива.

В конце описи дел, документов во всех ее экземплярах делается итоговая запись, которая закрепляет количество дел в описи, регистрирует все особенности нумерации дел, изменение их количества. В ней указывается количество находящихся на хранении дел, первый и последний номера дел по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров («пропущенные номера: 101, 226»), литерные номера («литерные номера: 12а, 115а»)_, выбывшие дела и основание их выбытия (выбыла ед.хр № 18, акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны № 1 от …г.).

После каждого поступления или выбытия дел составляется новая итоговая запись к описи дел, документов, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

Если опись дел, документов состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись: «В раздел (том) включено:…», «Всего в описи: ..».

Каждая опись дел, документов, том описи дел, документов должны иметь лист-заверитель.

В случае проведения проверки наличия и состояния архивных документов, по ее окончании в конце описи дел, документов проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись лица, производившего проверку.

В случае обнаружения в итоговой записи описи дел, документов неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком дел, итоговая запись пересоставляется.

Законченная опись дел, документов должна включать, как правило, не более 9999 дел.

В описях дел в графе «Примечания» отражаются изъятие архивных документов (по письменным заявлениям гражданам с разрешения руководителя архива могут быть выданы подлинники сохранившихся в прекращенных уголовных и административных, а также фильтрационно-проверочных делах архивных документов творческого характера — рукописей, фотографий, писем и других личных документов (за исключением паспортов, военных билетов, служебных удостоверений и других архивных документов официального происхождения), сохранившиеся подлинники трудовых книжек обратившихся граждан). После изъятия документов итоговая запись к описи пересоставляется.

Архивные документы снимаются с учета в результате проведения отдельных видов архивных работ:

— выверки учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся архивных документов (п. 1.2.1.);

— проверки наличия и состояния архивных документов, в ходе которой обнаружены неучтенные, за литерными или пропущенными номерами дел (п. 1.2.2.);

— реставрации архивных документов, после которой одно дело разделено на несколько дел (п. 1.2.4.);

— описания архивных документов, переработки описей дел, документов, в процессе которых возможно разделение или объединение дел (п. 4.1.).

Основанием для внесения изменений в учетные документы и учетные БД по результатам указанных работ являются:

— акт о технических ошибках в учетных документах;

— акт об обнаружении архивных документов;

— акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых архивных документов;

— акт описания архивных документов, переработки описей.

При этом в случае выбытия всех архивных документов описи дел, документов номер этой описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным; в реестре описей делается соответствующая отметка;

При передаче архивного фонда из одного архива в другой передаются 3 экземпляра описи дел, документов и дело фонда. Копия описи дел, документов остается в архиве-сдатчике и в качестве приложения к акту приема-передачи документов на хранение включается в архивный фонд архива-сдатчика.

При выделении к уничтожению всех архивных документов архивного фонда один экземпляр его описей дел, документов и лист фонда помещаются в дело фонда, которое включается в архивный фонд архива. Дело фонда включается в архивный фонд архива.

Усовершенствование и переработка описей дел, документов

Архив в необходимых случаях организует усовершенствование и переработку описей дел, документов.

Усовершенствование описи дел, документов — комплекс работ по повышению информативности описи: уточнению заголовков дел (без изменения их систематизации), составлению необходимого справочного аппарата к описи.

Переработка описи дел, документов — составление новой описи взамен старой, не отвечающей требованиям поиска и учета архивных документов. Переработка описи включает:

— изучение дел с проведением экспертизы их ценности;

— уточнение их фондовой принадлежности;

— уточнение или составление дел;

— определение или уточнение их крайних дат;

— пересистематизацию дел по новой схеме систематизации и составление необходимого справочного аппарата к описи.

При переработке описи составляется переводная таблица старых и новых архивных шифров дел (п. 4.1.8.5).

Уничтожение описей дел, документов

Уничтожение первых экземпляров старых описей дел, документов после их переработки запрещается.

Первый экземпляр переработанной описи учитывается по новой описи на правах отдельной единицы хранения и помещается в конце новой описи за последним номером дела под своим заголовком и с отметкой «Опись пересоставлена. См. оп. № …». На титульном листе старой описи делается та же отметка.

Остальные экземпляры выделяются к уничтожению в установленном порядке.

Количество электронных документов растёт, а длительность их использования вынуждает пользователей серьезнее относиться к хранению. Именно поэтому в последние годы всё чаще говорится о создании безбумажных архивов.

Раньше сдача электронного документа (ЭД) в архив ограничивалась тем, что в его реквизитах указывали, к какому делу он относится. Но сами электронные документы продолжали хранить в системе электронного документооборота (СЭД). В архив передавали либо бумажные экземпляры, которые формировали перед подписанием, либо электронные документы на материальных носителях (магнитных/оптических дисках) в сопровождении бумажной описи. То есть архивы продолжали оставаться «материальными», а не электронными.

В этой статье поговорим о другом – создании архивов электронных документов, для которых бумажных экземпляров не существует. И ещё одно условие – на протяжении всего срока хранения нужно обеспечивать сохранность и юридическую значимость оригиналов, переданных в архив.

Чтобы успешно организовать электронный архив, нужно решить организационные и технические вопросы. А для начала изучить два методических момента:

● Что из себя представляет сдача электронного документа в архив?

● Как подготовиться к созданию такого архива?

Требования к архиву электронных документов

Архивисты знакомы с «Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (утверждены Приказом № 526 от 31.03.2015 г. Минкультуры).

Если рассматривать правила обобщённо, то они говорят о том, что передача ЭД в архив несильно отличается от истории с бумажными документами. И это усыпляет бдительность специалистов. Хотя в реальности это не совсем так! Дело в том, что у электронных и бумажных документов есть большие различия. Главное из них зафиксировано в определении ЭД:

Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

То есть информация отделена от носителя, а для ее восприятия человеком требуются специальные технические средства. С этим связаны и основные сложности, которые возникают в процессе хранения ЭД: обеспечение воспроизводимости, юридической значимости и т.д. И это необходимо учитывать при передаче электронных документов в архив. Но не только это…

Сам подход к работе с ЭД отличается от процессов с бумагами. Практически любой официальный документ в организации «проходит» через множество подразделений. При работе с бумажным экземпляром каждое из них может после завершения работы списать копию документа в дело своего подразделения, установив необходимый срок хранения.

В случае если взаимодействие с официальными документами в организации ведется в электронном виде (например, в СЭД), то все пользователи работают с одним ЭД. Копий при этом никто, как правило, не создает. Но когда работы по документу завершены, возникают вопросы: в какое дело списывать ЭД, кто будет являться владельцем этого дела? Эти вопросы необходимо проработать заранее при формировании номенклатуры дел, в которую включаются электронные дела (то есть дела, содержащие ЭД).

Рассмотрим, какие этапы работ нужно будет пройти для организации электронного архива:

● проанализировать виды ЭД и определить, какие информационные системы (ИС) будут являться источниками поступления документов в архив;

● определить, где будут храниться ЭД;

● уточнить момент передачи ЭД в архив;

● зафиксировать формат передачи документов;

● сформировать дела;

● передать ЭД на хранение.

В общем-то, этапы организации хранения бумажных документов и ЭД схожи. Рассмотрим особенности и отличия.

Анализируем виды электронных документов

Первое, с чего нужно начать, – уточнить, какие ЭД создаются в организации, и оценить их количество. Это поможет определить специфические требования, которые нужно предъявить к хранению электронных документов и сформировать с их учётом номенклатуру дел (НД).

Как правило, большинство ЭД составляют документы временного (до 10 лет) срока хранения: служебные записки, первичные учетные и бухгалтерские документы и т.д. Они не подлежат передаче в архив – за хранение отвечают структурные подразделения организации. Но при этом и для них необходимо обеспечить правильное хранение в соответствии с установленными сроками.

Фиксируем системы-источники

Типичная ситуация: в крупной организации используется множество специализированных ИС (СЭД, ERP и т.д.), в которых создаются и обрабатываются документы. Каждая система определяет формат документов (docx, pdf, xml и т.д.), их метаданные, вид используемой электронной подписи (УКЭП, УНЭП, ПЭП) и формат ее хранения. Кроме того, один и тот же документ (или его метаданные) может храниться в нескольких системах.

Например, его могут создать и согласовать в СЭД, после чего информация по нему передается в учетную систему для выполнения бухгалтерской проводки. Другой вариант – изначально созданный в одной ИС первичный учетный документ передается в другую, где на его основании формируется бухгалтерский документ.

Возникает вопрос: «Откуда взять ЭД для передачи в архив?». Другими словами: «Какая система будет являться источником?». Имеет смысл выбрать ту ИС, в которой ЭД появился или сформировался изначально как официальный документ (ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Уточняем, где хранить электронные документы

Оперативное хранение ЭД, как правило, осуществляется в той системе, в которой он был создан. Это позволяет быстро обращаться к нему и использовать в оперативной деятельности. Для архивного хранения электронных документов использование оперативных ИС не всегда эффективно, особенно если говорить о долговременном и юридически значимом хранении. Поэтому вопрос «Где будет осуществляться архивное хранение электронных документов?» остается актуальным.

Альтернатива использованию оперативных ИС для хранения – выделение в ИТ-инфраструктуре предприятия отдельной системы архивного хранения документов. Этот вариант интересен по ряду причин:

● можно разгрузить хранилища оперативных ИС;

● получится организовать длительное хранение документов по единым требованиям;

● сокращается стоимость хранения;

● снижаются требования к SLA;

● проще работать архивариусам и делопроизводителям.

Если принимается решение о выделении специализированной системы для хранения ЭД, возникает вопрос передачи документов.

Определяем момент передачи документа в архивную систему

Электронный документ, создаваемый и поступающий в организацию, обрабатываются в одной их информационных систем. С ним идёт активная работа. На данном этапе не только велико количество обращений к ЭД, но и происходит его дополнение метаданными (информацией о подписантах, исполнителях и т.д.).

После завершения работы с документом возникает период, на протяжении которого вероятность и частота обращений к нему остаются высокими – документ остаётся востребованным в оперативной деятельности. Для разных видов документов этот период может различаться. Например, распорядительные документы могут передаваться в архивную систему в конце года, а бухгалтерские – после завершения отчётного периода. Момент передачи ЭД в архивную систему должен определяться типом документа и системой-источником, исходя из особенностей бизнес-процесса, в рамках которого создавался документ.

Определяем формат передачи документов

Выяснив «моменты», когда документы могут быть переданы в архивную систему, нужно ответить вопрос: Какую информацию по ним будем передавать (тело, подписи, метаданные), в каком формате?

В упомянутых выше «Правилах» прописаны следующие требования к составу контейнера электронного документа:

● он сам в исходном формате и информация о его подписании;

● метаданные;

● копия документа в специальном формате (например, PDF/A), обеспечивающая возможность его воспроизводимости на протяжении срока его хранения.

Однако остается много вопросов на усмотрение самой организации. Например, какие метаданные передавать по документу? В зависимости от его вида они могут содержать не только реквизиты, но и другую «полезную» информацию, отражающую ход исполнения, согласования документа и т.д..

Формирование дел

Хранение ЭД в системе упрощает решение некоторых задач, для которых ранее использовались дела. В первую очередь это касается поиска документов.

Это не означает, что от дел можно совсем отказаться. Они позволяют группировать документы по критериям, которые сложно сформулировать поисковым запросом. Кроме того, включение ЭД в дело определяет срок его хранения и ответственного за хранение.

Для того чтобы передать электронные документы в архив, их нужно сформировать в дела. В номенклатуре дел отразятся все виды документов, которые есть в организации, в том числе и электронные.

Также потребуется немного пересмотреть подходы к формированию номенклатуры дел. С учётом больших объемов документов, создаваемых в различных системах-источниках, номенклатура должна позволять определять критерии или правила, по которым будут предварительно формироваться дела.

При этом большинство систем организации, например, бухгалтерские и учетные, ничего «не знают» о номенклатуре дел. Возникает вопрос: «Как тогда сформировать дела?»

Возможно два варианта:

1. Списание ЭД в дела в системе-источнике и передача документа в архивную систему вместе с информацией о деле, к которому он относится. Здесь приходится решать проблему с системами-источниками, которые не «знают» о номенклатуре дел.

2. Формирование дел непосредственно в архивной системе и распределение документов в них в момент приёма. Для этого необходимо, чтобы общая номенклатура дел организации была передана в архивную систему. Как правило, источником этого справочника является СЭД.

Процесс перевода дел в архив

Как только дела сформируются, электронные документы можно отправить в архив. Процесс передачи дел в архив в соответствии со всеми правилами можно реализовать как в СЭД, так и в архивной системе – запуском специальных сценариев (в несколько кнопок).

Подведем итоги

Управление бумажным архивом и оперативное хранение электронных документов достаточно давно и успешно реализуется с помощью СЭД. Организация архивного безбумажного хранения, в том числе долговременного, приводит к появлению новых требований, для реализации которых может потребоваться создание специализированной архивной системы. В этом случае СЭД может выступать как источник ЭД и нормативно-справочного аппарата (как источник номенклатуры дел).

Кроме того, для передачи электронных документов в архив организации необходимо решить ряд задач:

1. Методические:

● разработка правил и требований, предъявляемых к хранению всех существующих видов ЭД организации. При этом нужно учитывать, что все большее количество документов переводят в электронный вид;

● пересмотр нормативной документации с учетом особенностей ЭД;

● создание внутренних НПА, дополняющих существующую нормативную базу по организации хранения документов.

2. Организационные:

● определение владельца процесса хранения ЭД и наделение его соответствующими полномочиями;

● обеспечение исполнения разработанных НПА.

3. Технические:

● обеспечение комплекса технических и программных средств, необходимых для создания архива. Могут потребоваться значительные аппаратные ресурсы (дисковое пространство, оперативная память и т.д.), а также использование специального ПО, например, TSP-сервер;

● организация передачи ЭД в архив в соответствии с требованиями, определенными архивной системой. Это может потребовать доработки систем-источников.

Следующие шаги возьмёт на себя автоматизированная архивная информационная система. Использование электронного архива позволяет организации:

● ускорить и упростить доступ для сотрудников к документам, находящимся на хранении;

● обеспечить сохранность всех документов организации, в том числе временного, до 10 лет, срока хранения;

● снизить нагрузку на оперативные хранилища, а также стоимость хранения документов за счёт меньших требований к серверному оборудованию и системам хранения по сравнения с требованиями к оперативным системам.

И наконец, не забывайте: архивное хранение электронных документов – это важная для организации задача. Документы являются подтверждением операционной деятельности организации. Поэтому необходимо обеспечить их сохранность и юридическую значимость на протяжении всего срока их хранения.

Алексей Микрюков, аналитик Directum