Куперс

Как прошить книгу доходов и расходов

Книгу доходов и расходов ведут ИП на ОСНО, УСН, ЕСХН и патенте, а также организации на УСН. Книгу можно заполнять вручную или с помощью бухгалтерского сервиса, чтобы избежать ошибок при оформлении. После завершения очередного налогового периода — календарного года — распечатайте книгу и прошейте. Пустые разделы также распечатывайте и сшивайте. При отсутствии прибыли, расходов и деятельности вообще — все равно придется сшить нулевую КУДиР.

Прошить книгу может сам ИП или директор организации. Если в компании есть штатный или приходящий бухгалтер, обычно это проделывает он. На последней странице ставится подпись, которая закрепляет прошивку книги, — ее должен поставить владелец бизнеса.

Заверять в налоговой КУДиР не требуется с 2013 года. На каждый налоговый период (год) заводится новая книга.

Какой законодательный акт устанавливает порядок работы с КУДиР

Работу с книгой регламентирует Приказ Минфина России от 22.10.2012 № 135н «Об утверждении форм Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, Книги учета доходов индивидуальных предпринимателей, применяющих патентную систему налогообложения, и Порядков их заполнения». Вот на что указывает этот документ:

• книгу нужно пронумеровать и прошнуровать;
• на последней странице прошнурованной книги указывают число страниц в ней;
• здесь же заверяют эти данные подписью ИП или директора организации и печатью (при наличии).

Но ни один документ не регламентирует метод сшивания и не дает образец прошивки КУДиР. Хотя, конечно, такая инструкция облегчила бы жизнь всем, кто имеет дело с книгой. В этой ситуации бухгалтеры и предприниматели полагаются на сложившиеся традиции прошивки документов и опираются на нормы Росархива и государственных стандартов. Мы рассказывали о способах прошивки в этой статье.

Ведите учет экспорта и импорта в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Простой учет, зарплата и отчетность в одном сервисе

Как прошить КУДиР

Книгу сшивают, чтобы предотвратить подделывание или изъятие части книги. Именно для этого «хвостик» прошивки заклеивают кусочком бумаги и ставят печать и подпись частично на листе книги, а частично на бумажной наклейке.

Чего делать с книгой нельзя: скреплять листы степлером, склеивать их или соединять с помощью пластиковых держателей, купленных в ближайшем копицентре.

Что понадобится для сшивания книги:

• сама книга (все разделы, включая пустые) — правильно заполненная, распечатанная, с пронумерованными листами;
• прочная и достаточно толстая нитка или тесьма — подойдет даже атласная ленточка любимого цвета;
• игла, шило или дырокол;
• клей для бумаги;
• листок бумаги приблизительно 8×8 см;
• шариковая ручка синего цвета;
• печать (при наличии).

Сшивайте книгу по левому боку или за левый верхний угол. Длина шва не имеет значения. Важно только вывести концы нитки или тесьмы на тыльную сторону документа, связать их и оставить «хвостик» около 10 см, чтобы заклеить его листком бумаги.

Порядок действий:

1. Нумеруем листы книги, если номер не проставлен при печати.
2. Складываем листы по порядку, делаем отверстия шилом или дыроколом в левом верхнем углу или по левому боку.
3. Протягиваем нитку или тесьму через отверстия, формируем шов и выводим концы на тыльную сторону книги.
4. На тыльной стороне завязываем концы нити или тесьмы, оставляем «хвосты» длиной до 10 см.
5. Сгибаем маленький листок бумаги в соотношении 1:2. Меньшая часть листка закроет шов с лицевой стороны документа, а большая часть закроет шов с узелком с тыльной стороны.
6. Беремся за клей и наклеиваем листок. Концы нитки или тесьмы должны торчать из-под листка.
7. На листке с тыльной стороны документа пишем: «Прошито и пронумеровано N страниц» (обозначьте число страниц в вашей книге).
8. Можно прописать текущую дату.
9. Руководитель ставит подпись, чтобы ее часть была на КУДиР, а часть заходила на наклеенный листок.
10. Точно так же ставим печать, чтобы часть оттиска была на книге, а часть на листке.

Дело сделано. После этого храним книгу в вашем деловом архиве четыре года.

КУДиР легко вести и выводить на печать в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Сервис подходит для организаций на УСН, для ИП на упрощенке и ОСНО, а также для совмещения режимов. Легко ведите бухучет, начисляйте зарплату, платите налоги вовремя и отправляйте отчетность через интернет в нашем сервисе. Первые 14 дней бесплатны для всех новичков.

Тема: Прошивка и нумерация страниц в КУДиР?

Быстрый переход Индивидуальные предприниматели. Спецрежимы (ЕНВД, УСН, ПСН, ЕСХН) Вверх

• Навигация
• Кабинет
• Личные сообщения
• Подписки
• Кто на сайте
• Поиск по форуму
• Главная страница форума
• Форум
• Бухгалтерия
  1. Общая бухгалтерия
     1. Бухучет и Налогообложение
     2. Оплата труда и кадровый учет
     3. Документация и отчетность
     4. Учет ценных бумаг и валютных операций
     5. Внешнеэкономическая деятельность
     6. Внешнеэкономическая деятельность. Таможенный союз
     7. Алкоголь: лицензирование и декларирование
     8. Онлайн-ККТ, БСО, эквайринг и кассовые операции
  2. Отрасли и спецрежимы
     1. Индивидуальные предприниматели. Спецрежимы (ЕНВД, УСН, ПСН, ЕСХН)
     2. Учет в НКО и жилищном хозяйстве
     3. Бухгалтерский учет в строительстве
     4. Бухгалтерский учет в туризме
  3. Бюджетные, автономные и казенные учреждения
     1. Бюджетный учет
     2. Программы для бюджетного учета
  4. Банки
  5. МСФО, GAAP, управленческий учет
• Юридический отдел
  1. Правовая помощь
  2. Регистрация
  3. Опыт проверок
• Управление предприятием
  1. Администрирование и управление на предприятии
  2. Аутсорсинг
• Автоматизация предприятия
  1. Программы для ведения бухгалтерского и налогового учета
     1. Инфо-Бухгалтер
     2. Другие программы
  2. 1C
  3. Электронный документооборот и электронная отчетность
  4. Прочие средства автоматизации труда бухгалтеров
• Гильдия клерков
  1. Взаимоотношения на работе
  2. Бухгалтерский бизнес
  3. Обучение
  4. Биржа труда
     1. Ищу работу
     2. Предлагаю работу
• Клуб Клерк.Ру
  1. Пятница
  2. Частные инвестиции
  3. Политика
  4. Спорт. Туризм
  5. Встречи и поздравления
  6. Авторские форумы
     1. Интервью
     2. Простое, как мычание
     3. Авторский форум Goblin_Gaga
        1. Бухгалтера можно…
        2. опусник Гаги
• Интернет-конференции
  1. Кому я должен — всем прощайте: все о банкротстве физлиц
  2. Архив Интернет-конференций
     1. Интернет-конференции
        1. Обмен электронными документами и сюрпризы от ФНС
        2. Нарушение прав граждан при трудоустройстве и увольнении
        3. Новый порядок сдачи отчетности по НДС в электронном формате
        4. Подготовка годовой финансовой/бухгалтерской отчетности за 2014 год
        5. Все, что вы хотели спросить у оператора обмена электронными документами
        6. Как финансовый кризис превратить в окно возможностей?
        7. НДС: изменения в нормативном регулировании и их реализация в программе «1С:Бухгалтерия 8»
        8. Обеспечение достоверности результатов инвентаризационных мероприятий
        9. Защита персональных данных. Применение ЗПК «1С:Предприятие 8.2z»
        10. Формирование учетной политики компании: возможности сближения с МСФО
        11. Электронный документооборот на службе бухгалтера
        12. Учет времени при различных системах оплаты труда в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8»
        13. Полугодовой отчет по налогу на прибыль: раскроем все секреты
        14. Межличностные отношения на рабочем месте
        15. Облачная бухгалтерия 1С. Стоит ли уходить в облако?
        16. Банковские депозиты: как не потерять и выиграть
        17. Больничные листы и другие пособия за счет ФСС. Порядок расчета и начисления
        18. Клерк.Ру: задайте любой вопрос руководству сайта
        19. Правила расчёта НДС при осуществлении экспортно-импортных операций
        20. Как сдать отчетность в Пенсионный фонд за 3 квартал 2012 года
        21. Отчетность в ФСС за 9 месяцев 2012 года
        22. Подготовка отчетности в ПФР за 2 квартал. Сложные вопросы
        23. Запуск электронных счетов-фактур в России
        24. Как снизить затраты на ИТ-оборудование, ПО и ИТ-персонал с использованием облачных мощностей
        25. Отчетность в ПФР за 1 квартал 2012. Основные изменения
        26. Налог на прибыль: нюансы заполнения декларации за 2011 год
        27. Годовая отчетность в ПФР. Актуальные вопросы
        28. Новое в бухгалтерской отчетности за 2011 год
        29. Отчетность в ФСС в вопросах и ответах
        30. Полугодовая отчетность в ПФР в вопросах и ответах
        31. Расчет пособий по временной нетрудоспособности в 2011 году
        32. Электронные счета-фактуры и электронные первичные документы
        33. Формирование бухгалтерской отчетности за 2010 год
        34. Расчет больничных в 2011 году. Декретные и пособия в переходный период
        35. Новое в законодательстве о налогах и страховых взносах в 2011 году
        36. Изменения в финансовой отчетности в 2011 году
        37. DDoS атаки в России как способ нечестной конкурентной борьбы.
        38. Банковские продукты для физлиц: кредитование, депозиты, спецпредложения
        39. Документ в электронной форме — эффективное решение актуальных проблем
        40. Как найти работу с помощью Клерк.Ру
        41. Предоставление сведений перс. учета за первое полугодие 2010 года
        42. Налоговая ответственность: кто и за что отвечает?
        43. Проверки, взыскание, возврат/зачет налогов и др.вопросы ч.1 НК РФ
        44. Расчет больн. листов и страховых взносов в свете квартальной отчетности
        45. Замена ЕСН страховыми взносами и другие нововведения 2010 года
        46. Ликвидация коммерческих и некоммерческих организаций
        47. Бухгалтерский и налоговый учет товарно-материальных ценностей
        48. Обязательная перерегистрация фирм в соответствии с Законом №312-ФЗ
        49. PR и маркетинг в сфере профессиональных услуг своими силами
        50. Клерк.Ру: смена дизайна
        51. Построение личного финансового плана: мечты и реальность
        52. Подготовка бух. отчетности. Изменения в рос. стандартах учета в 2009 году
        53. Откаты в сфере продаж: за и против
        54. Потеря работы в период кризиса. Что делать?
        55. Все, что вы хотели знать о Клерк.Ру, но стеснялись спросить
        56. Кредит в кризис: условия и возможности
        57. Сохранение капитала во время кризиса: стратегии для частных инвесторов
        58. НДС: вычеты по авансам. Вопросы с ответами и без
        59. Пресс-конференция Деда Мороза
        60. Изменения в Налоговый кодекс, вступающие в силу с 2009 года
        61. Налог на прибыль с учетом последних изменений и разъяснений Минфина
        62. Российский кризис: угрозы и возможности
        63. Сетевой бизнес: качественные товары или развод на деньги?
        64. КАСКО: страховка без секретов
        65. Выплаты физическим лицам
        66. Рейдерство. Как защитить собственный бизнес?
        67. Актуальные вопросы исчисления и возмещения НДС
        68. Спецрежимы: ЕНВД и УСН. Особенности и сложные вопросы
        69. Налог на прибыль. Расчет, особенности исчисления, спорные моменты
        70. Учетная политика для целей бухучета
        71. Налоговые проверки. Практика применения новых правил
        72. НДС: порядок расчета
     2. Аутсорсинг в вопросах и ответах
     3. Как бухгалтеру выполнить требования Закона «О персональных данных»
     4. Идеальный архив бухгалтерских документов
• Служебные форумы
  1. Архив
     1. FAQ (Часто задаваемые вопросы)
        1. FAQ: Часто задаваемые вопросы по бухучету и налогам
     2. Игры и тренинги
        1. Тренинг по воспитанию самоуверенности
        2. ВЭД в условиях суровой действительности
  2. Книга жалоб и предложений
     1. Дневники

Как сшить КУДиР?

Несмотря на то, что с 2014 года ИП на УСН не надо сдавать КУДиР в Налоговую инспекцию при сдаче годовой отчетности, иметь эту самую КУДиР за прошедший год ИП обязаны. И оформлена она должна быть должным образом: правильно заполнена, страницы пронумерованы и подшита, на последней странице делается надпись «Прошито и пронумеровано (например) 7 (семь) листов», подпись и печать ИП. Также хочется отметить, что с 2013 года используется новый бланк КУДиР для ИП и организаций на УСН.
Ни один из органов, требующих сшивать документы с целью обеспечения максимальной сложности для подделывания, не дает инструкций, правил и образцов как это делать. Хотя, казалось бы, ну сделайте вы фото как сшивать документы и всем будет лучше. Ведь делать это надо «правильно», а никак не иначе.
Степлером скреплять вместе листы одного документа нельзя, склеивать — тоже.
Надо именно сшивать. Это можно сделать при помощи иголки и нитки, прошив насквозь листы бумаги. Если листов немало, то понадобиться шило, но удобнее дырокол и тонкая лента тесьмы взамен ниток. Кто-то сшивает «по левому боку», другие — «за левый верхний угол».
Но далее у Всех все одинаково: берется небольшой листок бумаги, наклеивается поверх ниток / ленты, затем на этом листике, попадая и на сам документ, пишется «Прошито и пронумеровано столько-то страниц. Фамилия И.О. Подпись.» Ставится печать (если есть).

Как сшить книгу учета доходов и расходов при УСН (6%)?

Здравствуйте!
Читаем Приказ Минфина России от 22.10.2012 N 135н «Об утверждении форм Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, Книги учета доходов индивидуальных предпринимателей, применяющих патентную систему налогообложения, и Порядков их заполнения»:
1.5. Книга учета доходов и расходов должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице пронумерованной и прошнурованной налогоплательщиком Книги учета доходов и расходов указывается количество содержащихся в ней страниц, которое подтверждается подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) и скрепляется печатью организации (индивидуального предпринимателя — при ее наличии). На последней странице пронумерованной и прошнурованной налогоплательщиком Книги учета доходов и расходов, которая велась в электронном виде и выведена по окончании налогового периода на бумажные носители, указывается количество содержащихся в ней страниц, которое подтверждается подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) и скрепляется печатью организации (индивидуального предпринимателя — при ее наличии).

Цитата (нуара):Вопрос. Как поступить: пронумеровать их вручную, оставить всё как есть или можно отредактировать в 1С и самой вставить № страниц, а потом снова распечатать?Возможны оба варианта. Как видим из нормативки, нет запрета на нумерацию страниц вручную.
Если у вас есть вопросы, не стесняйтесь, спрашивайте. Хорошего дня и успешной работы!

Ответы экспертов на вопросы слушателей

В нашей компании ежегодно заводится большое количество журналов, в настоящий момент разрабатывается инструкция по оформлению журналов. Возникло несколько вопросов. Требуется ли обязательная прошивка журналов и регламентируется ли это какими-либо нормативными актами? Есть ли какие-либо требования к видам журналов, которые должны быть прошиты в обязательном порядке?
Если журнал прошит, обязательно ли проставление печати на этикетке?

Ответ В.С. Иритиковой:

Большое количество журналов на Вашем предприятии совершенно обосновано, т.к. в фармацевтической отрасли требуется строгий учет сырья и материалов, действий, поддерживающих и контролирующих производственные процессы (что предусмотрено стандартами СМК), выхода готовой продукции и других результатов бизнес- и производственных процессов.

Журнал как регистрационная/учетная форма наилучшим образом обеспечивает функцию охраны тех данных, которые вносятся в него. Прошивка журналов делается с целью обеспечения целостности журнала как документа и обеспечивает охрану/сохранность внесенной информации, место внесения содержания/лист журнала и сам факт фиксации содержания/внесения записи. Помимо прошивки эту охрану обеспечивает обязательная нумерация листов журнала и оформление заверительной надписи к нему о количестве листов, чтобы нельзя было безконтрольно вырывать листы и нарушать целостность журнала.

Порядок ведения журналов, их графы, способ рекомендуем устанавливать прежде всего в тех производственных и технологических/рабочих инструкциях, в котором регламентируются все бизнес- и производственные процессы. Потому что в этих инструкциях устанавливается, кто (руководитель, начальник смены, контролер, сотрудник и т.п.), по какой форме, когда и какую информацию имеет право фиксировать в журнале.

Если для установления порядка ведения журналов соответствующая инструкция требуется прямо сейчас, то советуем учитывать и значимость информации, которая фиксируется в них, и соответствующий срок хранения. Журналы с зафиксированными ключевыми/итоговыми показателями, показателями качества, или журналы учета сырья, материалов, бланков и т.п., подлежащих строгому учету и отчетности, подлежат долговременному хранению (свыше 10 лет). Поэтому эти журналы рекомендуем прошивать на три отверствия, и заверительную надпись к ним оформлять за подписью заместителя руководителя организации, который является «владельцем» бизнес- и производственного процесса. Как правило, такие журналы удостоверяются печатью организации.

Журналы, которые ведутся для оперативного учета, обычно подлежат хранению в течение 5-летнего срока, поэтому их допускается прошивать на два отверстия. Заверительную надпись к подобному журналу может подписывать руководитель структурного подразделения, и удостоверяться она может печатью структурного подразделения или иной печатью специального назначения (например, «Для документов»).

В работе службы делопроизводства также учитываются сроки хранения документов, которые регистрируются в журналах при ведении этой формы их регистрации. Ведутся журналы для регистрации и учета выдачи бланков (функция учета и охраны бланков), для регистрации обращений граждан, претензий клиентов, учета печатей и штампов (функция учета и охраны печатей и штампов, выданных под расписку), регистрации приказов по основной деятельности, приказов о приёме, переводе, увольнении работников. И даже если в течение календарного года журналы регистрации приказов и переписки ведутся в электронной форме, в форме карточек СЭД, то в конце года они распечатываются, прошиваются, заверяются и сдаются в архив вместе с самими приказами как научно-справочный аппарат.

Что же касается общих правил прошивки журналов, то в нормативных документах по делопроизводству конкретные способы прошивки никак нормативно не устанавливаются. Все способы прошивки, да и само правило прошивать журналы, сложились как обычай делового оборота и применяются сейчас по умолчанию просто как производственный навык, умение, которым должны владеть сотрудники служб делопроизводства.

Необходимость и обязательность ведения журналов устанавливаются в отдельных нормативных правовых актах и по отношению к конкретным видам документов, например, Минтрудом России в инструкции по ведению трудовых книжек и вкладышей к ним.

Поэтому ещё раз рекомендуем все вопросы документирования и учета документируемой информации и документов отражать в производственных и технологических инструкциях по бизнес- и производственным процессам. И даже если Вы разработаете специальную инструкцию по ведению журналов, то постепенно, при правильной актуализации производственных и технологических инструкций и разработки их новых версий необходимость в специальной инструкции о ведении журналов постепенно будет отпадать.

Уважаемая Наталья Александровна!
Чем в настоящее время должны руководствоваться акционерные общества при определении сроков хранения технической документации? Перечнем 2007 г., но о нём нет ни слова у регулятора.
Относительно «иных», но управленческих документов АО, письмо 03-33/пс предписывает опираться на Перечень 2000 г.- недействующего на настоящий момент? Либо, не смотря на авторство Министерства культуры РФ, сменивший его Перечень 2010?

Ответ Натальи Александровны Храмцовской:

Согласно федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 28.11.2015) «Об архивном деле в Российской Федерации», п.1 ст.17, сроки хранения документов устанавливаются законами, подзаконными нормативными правовыми актами и отдельными Перечнями – именно в таком порядке. Перечни применяются лишь в той мере, в какой они не противоречат действующему законодательству (это важный момент, поскольку ошибок в Перечнях более чем достаточно, они быстро устаревают и редко актуализируются).

За единственным исключением (касающимся обработки персональных данных), организации вправе увеличивать сроки хранения документов в соответствии со своими деловыми и иными потребностями.

Таким образом:

• Там, где есть прямые требования законодательства, можно ссылаться непосредственно на них (см., например, федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», ст.89; закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Налоговый кодекс (ч.1 ст.23 п.8 и др.) и т.д.);
• Согласно Постановлению ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (в котором, обратите внимание, ряд сроков хранения в Постановлении установлен непосредственно), акционерным обществах следует в перечисленных случаях руководствоваться Перечнем 2000 года. В арбитражной судебной практике в основном признано, что Перечень 2010 года является законным «правопреемником» Перечня 2000 года (хотя отдельные суды и продолжают упорно ссылаться на Перечень 2000 года). В этих двух перечнях сроки хранения в основном предлагаются одни и те же. В случае несовпадения сроков – если вопрос важный – желательно обратиться к законодательству и судебной практике, и проконсультироваться с юристами.
• Перечень 2007 года, как и Перечень 2010 года, опирается на п.3 ст.6 Закона об архивном деле («Специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, а также инструкцию по применению этих перечней») и является, таким образом, вполне законным инструментом для установления сроков хранения – с той же оговоркой: если он не противоречит действующему законодательству (замечу, что многие статьи этого Перечня, особенно раздел об электронных документах, сильно противоречит не только закону, но и здравому смыслу). Если сроки по Перечню 2007 года расходятся со сроками по Перечню 2010 года – опять же стоит посоветоваться с юристами и подумать о собственных интересах.
• На Перечни, вообще говоря, часто лучше смотреть как на методические документы. Предлагаемые ими сроки обычно являются той «отправной точкой», с которой начинаются дальнейшие исследования вопроса – и не более того! В том же качестве можно использовать и любые другие существующие ведомственные, специализированные и иные перечни, в том числе и старые, порой ещё советского периода (это обычная практика в целом ряде отраслей).

Следует иметь в виду, что на практике организацию практически никогда не наказывают за неисполнение указаний Перечней как таковых. Либо регуляторы наказывают за нарушение установленных законами и подзаконными нормативными актами требований о сохранении документов определенных видов, либо организация несёт потери, не имея возможности защитить свои позиции в споре из-за отсутствия документов. Иногда организация сталкивается с неприятностями и из-за избыточно длительного хранения документов (ведь, по сути дела, право уничтожить документы по истечении сроков хранения – это право на амнистию мелких грешков).

Стоит также отметить, что особенно часто на Перечни управленческих документов любят ссылаться акционеры, желающие получить доступ к документам общества – но они при этом обычно пытаются использовать их в несколько ином качестве, а именно, как списки подлежащих сохранению обществом документов.

На период своего отсутствия генеральный директор выдал доверенность финансовому директору на подписание документов, в том числе писем и приказов (так указано в доверенности).
Вопрос: имеет ли право финансовый директор подписывать приказы без приказа о возложении обязанностей на основании доверенности? И каким образом тогда оформить реквизит «подпись» ?

Ответ Иритиковой Веры Степановны:

Финансовый директор имеет право на основании доверенности подписывать документы по своей должности. Но всё-таки приказ нужен:

Подпись: Финансовый директор ___________ И.О.Ф.

— или о назначении исполняющим обязанности генерального директора на период временного отсутствия с ___ по ____.

Подпись: И.о.генерального директора __________ И.О.Ф.

или

И.о.генерального директора,
Финансовый директор _____________________ И.О.Ф.
Доверенность № ___ от 00.00.0000

На предприятии инженер по безопасности дорожного движения в принудительном порядке заставляет подписать соглашение о предоставлении персональных данных для получения информации в ГИБДД о нарушениях ПДД водителями, работающими непосредственно по профессии в данной компании. Правомерны ли такие действия?

Ответ Дорониной Ларисы Алексеевны:

Если эти данные нужны для осуществления деятельности организации (то есть какие-то обязательные бизнес-процессы этого требуют), то да.
Например, я могу не давать данные о себе в отдел кадров, но тогда меня не примут на работу. Я могу не давать свои данные в магазин ОБИ о том, что я купила квартиру, но тогда мне не дадут карту новосела со скидкой, так как ее дают только если есть подтверждение, что я новосел.

На предприятии обязательно должно быть положение о персональных данных в соответствии с ТК РФ, в котором должно быть прописано, какие данные должны предоставляться работником. Если его нет, а персональные данные предоставляются и обрабатываются — это нарушение закона.

Куда следует относить документы со сроком хранения «до ликвидации организации» при сдаче документов в архив и оформлении описи дел — в опись дел постоянного срока хранения или в опись дел временного (свыше 10 лет) срока хранения?

Ответ Иритиковой Веры Степановны:

Термин «До ликвидации организаций» предполагает постоянный срок хранения. Если Ваша организация является источником комплектования, то эти документы являются документами постоянного срока хранения и включаются в годовой раздел описи дел постоянного срока хранения. Если организация не является источником комплектования, то в момент ликвидации организации документы подлежат уничтожению по акту после утверждения описи дел по личному составу, который нужно передать в муниципальный архив по месту регистрации предприятия.

Можно ли в нижнем колонтитуле исходящих писем добавить эмблему сертифицирующего органа ISO 9001 и штамп членства СРО –С-029-18082009 (требование условий членства) . В ГОСТе ничего про это не сказано.

Ответ Дорониной Ларисы Алексеевны:

Размещение дополнительной информации в нижнем колонтитуле делового письма не запрещено. Но это необходимо прописать в инструкции по делопроизводству.

В нашей организации руководитель имеет должность: Директор БЕ «СМРМ», но наши Заказчики не воспринимают внутрикорпоративные термины,можно ли сократить название должности в исходящих письмах на – Директор?

Ответ Дорониной Ларисы Алексеевны:

Сокращение наименования организации или его отделов в деловом письме возможно, если в заголовочной части бланка письма оно хотя бы один раз прописано полностью (например, в бланке письма – Центр профессионального образования в сфере документоведения, информационных технологий и архивного дела (ЦПО ДИТАД), ниже по тексту разрешается писать директор ЦПО ДИТАД).

Как правильно — «Утверждаю» или «Утверждено» , «Согласовано» или «Согласовываю»?

Ответ Иритиковой Веры Степановны:

Если документ утверждается, например, приказом, то — «Утверждено», если личной подписью руководителя — «Утверждаю». «Согласовано» ставится всегда, понятия «согласовываю» в делопроизводстве нет.

Сколько хранятся приказы об отпусках (ежегодные оплачиваемые отпуска), работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда?

Ответ Дорониной Ларисы Алексеевны:

В соответствии со ст. 19 б Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда хранятся 75 л. ЭПК. Отметка ЭПК означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

У нас на предприятии существует дело в электронном виде с заголовком «Служебные записки-основания к приказам по основной деятельности» (срок хранения на основания ПЭК –постоянный), но также в наличии имеются служебные записки, которые не выделены в отдельное дело, но также являются основанием к приказам по личному составу и административно-хозяйственной деятельности. Подскажите, пожалуйста, стоит ли выделять их в отдельные дела и какой срок хранения будет у служебных записок, которые являются основанием к приказам по л/с (срок хранения 75 лет)?

Ответ Храмцовской Натальи Александровны:

Типовой перечень 2010 года в большинстве случаев рекомендует устанавливать для служебных записок срок хранения 5 лет ЭПК (ст.ст. 7, 87, 88, 89, 679, 861, 875) или просто 5 лет (ст.ст. 665, 890). В ряде случаев сроки могут быть и короче — 1-3 года (ст.ст.203, 587. 774, 779). В большинстве случаев перечисленные в этих статьях записки могут быть основаниями к приказам.

Постоянный или длительный срок хранения, согласно Перечню, устанавливается лишь для очень специфических служебных записок – например, о фактах склонения госслужащих к коррупции (ст.680). о служебных проверках госслужащих (ст.682), об охране объектов культурного наследия (ст.804).

С моей точки зрения, длительный срок хранения имеет смысл устанавливать только тогда, когда организация либо обязана длительно хранить документы по закону, либо в случае, когда эти документы необходимы самой организации – например, для защиты интересов организации и её сотрудников либо в качестве исторической памяти. Приказы по личному составу хранятся долго потому, что они в настоящее время необходимы для подтверждения пенсионных прав сотрудников. Служебные записки, ставшие основанием к этим приказам, в этом смысле ничего не добавляют, — поэтому я бы ориентировалась на срок 5 лет ЭПК, который удобен ещё и тем, что дает возможность (если у Вас ЭПК действительно работающая) по истечении 5 лет продлить срок хранения части документов, которые по-прежнему будут представлять ценность для организации.

Что касается выделения служебных записок в отдельные дела, то это зависит от того, как в организации ведётся делопроизводство и как удобнее действовать. Для кого-то удобнее формировать отдельные дела, а кого-то– хранить служебные записки вместе с соответствующими приказами, особенно при ведении делопроизводства в электронном виде. В последнем случае стоит подумать о том, что для организации менее накладно и рискованно – проводить выделение служебных записок к уничтожению либо хранить их вместе с приказами. Выбранный вариант действий желательно утвердить решением экспертной комиссии.

Существует некое дело, переходящее с 2003 года (срок хранения данного дела 5 лет), 1-й том дела ведется в период с 2003 по 2004 гг, 2-й – с 2004 по 2006 гг, 3-й – 2006-2008 гг. в 2008 году данное дело закрыли. Как нам необходимо проводить процесс уничтожения томов дела? каждый в свой срок или же все тома уничтожить в один год спустя 5 лет после закрытия дела?

Ответ Храмцовской Натальи Александровны:

С моей точки зрения, к этому вопросу нужно подходить неформально, обращая внимание на состав документов в деле и их взаимосвязи. Если в дело формируются однотипные, не зависящие друг от друга документы (например, служебные записки на выдачу канцтоваров и расходных материалов), то каждый его том вполне можно уничтожить в свой срок. Если же дело в целом относится к одному и тому же вопросу и соответствующие документы тесно взаимосвязаны (например, досье по клиенту, объекту или проекту), то в этом случае срок хранения лучше отсчитывать от момента закрытия дела в целом.

Как обычно, при принятии соответствующего решения желательно проконсультироваться с юристами и с представителями деловых подразделений, работающих с данными документами.

Уважаемая Наталья Александровна!

В нашей организации должностные инструкции, согласно Перечню типовых управленческих документов…, хранятся постоянно. Ими забит весь кадровый архив. Есть ли смысл хранить ДИ давно уволившихся сотрудников. Есть ли сроки давности указанных документов, для чего они ещё могут понадобиться. Чем можно руководствоваться при составлении актов на уничтожение?

Ответ Храмцовской Натальи Александровны:

Сначала немного истории: До 2000 года длительный срок хранения был установлен только для типовых должностных инструкций организаций-источников комплектования государственных архивов, а для прочих организаций использовался 3-летний срок хранения (после замены новыми). Этот срок до сих пор сохранился в ряде ведомственных перечней, не обновлявшихся с 1980-х годов.

В 2000 году в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (ст.35) был установлен срок хранения для должностных инструкций: по месту разработки и утверждения – постоянно, в прочих организациях – 3 года после замены новыми. Разделения инструкций на типовые и индивидуальные ещё не было.

27 октября 2003 года Центральная экспертно-проверочная комиссия при Росархиве рассмотрела предложение ЭПК Управления архивами Правительства Свердловской обл. об изменении сроков хранения должностных инструкций (положений, инструкций о правах и обязанностях должностных лиц) и заключения экспертов по этому вопросу (к сожалению, в решении ЦЭПК не приводится обоснование данного предложения).

ЦЭПК при Росархиве решила внести изменения в ст. 35 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000), изложив ее в следующей редакции:

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документа	Примечание
35	Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (должностные инструкции):а) типовые (примерные)
	— по месту разработки и утверждения		Постоянно
	— в прочих организациях	3 г. <1>	<1> После замены новыми.
	б) индивидуальные (персональные)	75 л. ЭПК <1>	<1> В составе личных дел.

Этот срок хранения сохранился и в Перечне 2010 года.

Текущее положение дел: Согласно ст.77 действующего перечня 2010 года, типовые должностные инструкции хранятся постоянно, а индивидуальные – 75 лет. «Зеркальная» ст.80 устанавливает сроки хранения должностных регламентов государственных и муниципальных служащих.

Судебная практика показывает, что до сих пор многие организации не в курсе изменения сроков хранения должностных инструкций и продолжают их (как умышленно, так и неумышленно, например, пользуясь ведомственными перечнями, выпущенными ещё в советское время) уничтожать. Суды на это нарушение пока внимания не обращают.

Удлинение сроков хранения должностных инструкций связано с защитой трудовых и пенсионных прав работников. Нередко должностные инструкции используются спустя много лет в качестве одного из доказательств при подтверждении, например, льготного трудового стажа. Ещё чаще они используются сторонами в ходе трудовых споров, но такие споры обычно происходят в пределах 3 лет. Подписанные сотрудниками должностные инструкции могут также использоваться и в иных ситуациях, например, в качестве доказательства добросовестности действий организации.

Если работники претендуют на какие-либо льготы, связанные с особенностями условий их труда, то несохранение должностных инструкций может привести к потере этих льгот, и об этом желательно помнить. В остальных случаях организация, скорее всего, ничем особенно не рискует, сохраняя должностные инструкции не менее 3-5 лет.

Я бы также предложила организации оценить менее радикальное решение – изучить возможность передачи этих документов на дешёвое внеофисное хранение.

Какие виды нормативно-правовых актов обязательно издавать в организации?

Ответ Дорониной Ларисы Алексеевны:

Для регулирования процесса делопроизводства и деятельности службы документационного обеспечения управления в организации необходимо издание следующих документов:

• Положение о службе документационного обеспечения управления
• Должностные инструкции сотрудников службы документационного обеспечения управления
• Инструкция (регламент) по документационному обеспечению управления (делопроизводству)
• Порядок работы с предложениями, заявления, жалобами граждан
• Правила (инструкция) работы с конфиденциальными документами
• Номенклатура дел организации

Возможно, также издание дополнительных организационных нормативно-методических документов по основным процессам делопроизводства:

• обработка входящих, исходящих и внутренних документов
• регистрация документов
• контроль за исполнением документов

Можно ли опираться на приказ Минкультуры №260 от 11.05.2010 «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» для разработки документов, ведь он утратил силу?

Ответ Дорониной Ларисы Алексеевны:

Приказ Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536 «о типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» утратил силу на основании приказа Минкультуры России от 11 мая 2010 г. № 260, следовательно, использовать его в работе нельзя. В настоящее время для постановки делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти необходимо руководствоваться Постановлением Правительства от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в Федеральных органах исполнительной власти».

Какие документы нужно заверять печатью?

Ответ Дорониной Ларисы Алексеевны:

Печать — это вырезанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков круглой или прямоугольной формы для засвидетельствования и удостоверения чего-либо. Печать один из реквизитов, придающих юридическую силу документам. В настоящее время различают три вида печати:

• гербовые
• печати юридических лиц и организаций без прав юридического лица, не имеющих права иметь гербовые печати
• простые (печати с надписями: отдел кадров, общий отдел, для пакетов и т. д.).

В Государственной системе документационного обеспечения управления. (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33) приведен перечень документов, подлежащих утверждению, и перечень документов, на которых проставляется печать. Эти два перечня являются примерными и могут быть, по усмотрению организации, дополнены другими документами.

В ГСДОУ указано, что гербовой (головной) печатью организации заверяются:

• копии учредительных документов;
• договоры, заключаемые с предприятиями, учреждениями, организациями, изменения и дополнения к ним;
• штатное расписание и изменения к нему;
• акты (выполненных работ, приема законченных строительством объектов, списания, экспертизы и т.д.);
• гарантийные письма (на выполнение работ, услуг и т.д.);
• доверенности;
• соглашения;
• чековые книжки;
• платежные поручения, поручение на перевод средств, другие бухгалтерские документы, подтверждающие прохождение денежных средств (мемориальные ордера и т.п.);
• банковские карточки и другие документы с образцами подписей уполномоченных лиц, представляемые в соответствующие организации для операций, совершаемых организацией;
• архивные справки о подтверждении трудового стажа, копии (выписки) архивных документов;
• отчеты установленной формы и пр.

Следовательно, не на всех документах обязательно наличие печати. Так, на письмах сопроводительного и информационного характера, а также на распорядительных документах оттиск печати не проставляется, а вот на гарантийных письмах он обязателен. Чтобы не возникало дополнительных сложностей при удостоверении документов, каждая организация на основании действующего законодательства и других нормативных актов должна разрабатывать перечень документов своей организации, на которых обязательно ставится печать. Причем, если в организации применяются печать организации и структурных подразделений, то необходимо уточнить, на каких документах будет проставляться каждая.

Оттиск печати на документе может захватывать часть наименования должности, но не подпись должностного лица. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Для составления номенклатуры дел составляется классификатор индексов подразделений. На основании чего его можно составить?

Ответ Дорониной Ларисы Алексеевны:

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации.

Последовательность расположения индексов структурных подразделений в номенклатуре дел соответствует утвержденной структуре организации.

В нашей организации есть несколько филиалов. Как правильно составить штатное расписание: оно должно быть одно или несколько – отдельно на каждый филиал отдельно?

Ответ Дорониной Ларисы Алексеевны:

Организационную структуру, численность работников и штатное расписание головная организация определяет самостоятельно, с учетом своих структурных подразделений. Таким образом, штат филиала включается в штатное расписание головной организации, что позволяет руководителю юридического лица определить оптимальную организационную структуру филиала, максимально соответствующую цели его создания. Штатное расписание организации в целом утверждается руководителем головной организации, а в филиал направляется выписка из штатного расписания в части, касающейся данного филиала.

Кто может продлить срок исполнения документа?

Ответ Дорониной Ларисы Алексеевны:

Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту его регистрации или в ходе рассмотрения установлен быть не может, устанавливается условный срок исполнения, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например, при контроле исполнения исходящих документов.

Все приказы по основным видам деятельности должны регистрироваться в соответствующем приказе. В записи отражают название, дату составления документа и другие важные сведения. Образец записи, примеры заполнения журнала – все это можно найти в статье.

Мнение эксперта Озерова Марина Юрист, специализация наследственные, семейные, жилищные делам Советуем ознакомиться с тем как правильно вести книгу учета трудовых книжек — .

9 видов приказов, которые отражаются в журнале

Любой приказ представляет собой правовой акт внутреннего действия, который обычно издается руководителем компании, ее обособленного подразделения, филиала. Приказы классифицируются по разным признакам, в том числе и по сфере, которую они регулируют. Например, они могут касаться личного состава, материальных средств предприятия. Вместе с тем выделяют большую группу приказов, которые регламентируют сложные, комплексные вопросы, касающиеся всей компании в целом. Их называют приказами по основной деятельности. Выделяют несколько разновидностей таких документов:

1. О назначении директора.
2. Об образовании подразделения компании.
3. О введении в действие разработанного штатного расписания.
4. О введении системы перечисления заработной платы путем безналичных платежей.
5. Об инструкциях по заполнения расчетного листка.
6. Об учреждении правил трудового распорядка.
7. О сокращении 1 или нескольких работников.
8. О мерах по охране информации, которая составляет коммерческую тайну.
9. Об учреждении коллективной материальной ответственности работников.

Мнение эксперта Озерова Марина Юрист, специализация наследственные, семейные, жилищные делам Полный список приказов по основным видам деятельности .

Есть и другие виды, которые также относятся к основной деятельности – они подлежат фиксированию в журнале регистрации. К тому же не следует путать разные типы документов. Например, если вступает в силу акт об утверждении ключевого сотрудника, чья должность прописана в уставе (это может быть не только директор, но и главный бухгалтер, начальник службы охраны), такой приказ следует зарегистрировать именно в журнале по основной деятельности, а не по личному составу.

Еще один важный момент – документы, связанные с основной деятельностью и с административно-хозяйственными вопросами регистрируются отдельно, потому что последний хранятся в течение 5 лет. Что касается первой группы актов, их следует хранить постоянно (не менее 75 лет). В течение этого же времени хранится и журнал.

Образец записи в журнале: инструкция по заполнению

Фиксирование записи о создании приказа обязательно, потому что в этом случае документ окончательно вступает в силу. Таким образом, запись придает ему юридическую силу как внутреннего нормативного акта, обязательного к выполнению в пределах всего предприятия или конкретного его обособленного подразделения. К тому же благодаря упорядоченной системе фиксирования существенно упрощается поиск нужного документа среди тысяч бумаг, подобных ему.

Титульный лист

На титульном листе ответственное лицо прописывает:

1. Название компании, ее организационная форма. Допускаются общепринятые сокращения – ООО, ПАО и другие, например: ООО «Дольче вита».
2. Дату, когда был заведен документ. Она может не совпадать с началом календарного года, что нормально.
3. Дату, когда был окончен документ (заполнена последняя страница). После этого журнал передают в архив на долгосрочное хранение (не менее 75 лет).
4. Ответственный за ведение – должность, фамилия, инициалы.
5. В графе «срок хранения» указывают «постоянно».

Записи о приказах

Порядок формирования записи можно установить самостоятельно, поскольку к форме нет строгих законодательных требований. Обычно все записи фиксируются в табличном виде; указывают такие сведения:

1. Номер документа – нумерация идет в сквозном порядке, с начала и до конца года. Документы, информация о которых фиксируется в разных журналах, имеют разную нумерацию – свой порядок есть в документах по основной деятельности, по личному составу и т.п.
2. Далее следует дата издания документа – с этого дня он обычно и вступает в силу.
3. Затем приводится название заголовка (в точности, как в приказе). Здесь же можно прописать краткое содержание.
4. Отмечают количество листов и приложений через косую черту «/».
5. В графе «ответственный» прописывают фамилии и инициалы сотрудников, которые отвечают за выполнение изданного приказа.
6. В графе «ознакомить» – фамилии и инициалы сотрудников, которые в письменном виде (под подпись) должны ознакомиться с текстом документа.

По желанию можно вставить и графу «Примечания», где по необходимости прописываются краткие комментарии к изданным приказам.

Последняя страница

После того, как журнал будет окончен, необходимо оформить окончание его ведения. Для этого сначала нужно прошнуровать все страницы и скрепить их шнуром. Затем прописывают количество листов (а не страниц), ставят дату и подпись с расшифровкой (фамилия, инициалы). Эти записи вносит ответственное лицо, которое вело журнал в течение всего его периода (или лицо, замещающее этого сотрудника).

Способы ведения и ответственный

Журнал регистрации можно вести двумя способами:

1. Традиционно – рукописный вариант. Используются синие или черные ручки, не оставляющие помарок и разводов. Все записи делаются аккуратно, исправления возможны только в исключительных случаях. Также необходимо следить за тем, чтобы в документе не было вырванных страниц, дополнительных вставок (взамен предыдущих) и т.п.
2. В электронном виде: в этом случае вносить записи в журнал и корректировать их может только тот сотрудник, который обладает правом электронной подписи.

Отвечать за заполнение документа могут такие сотрудники:

• секретарь;
• секретарь-референт;
• другие работники, назначенные по указанию директора.

Как правило, конкретный способ ведения, равно как и ответственное лицо утверждаются отдельным локальным правовым актом, который принимается на предприятии.

Как выглядит журнал для регистрации

Бланк этого документа представляет собой небольшую книгу из 64 страниц с обложкой из золотистого картон (формат 210*288 мм). Предусмотрены отверстия, чтобы производить шнуровку страниц, а затем сдать документ в архив.

Если изначально журнал не был прошит, необходимо сделать это самостоятельно.

Поделиться ссылкой: