Куперс

Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет

Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.

Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Следовательно, регистрация преследует три цели:

• учет документов;
• контроль за их исполнением;
• справочная работа по документам.

Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация.

К документам, не подлежащим регистрации, как правило, относятся:

• письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения;
• все рекламные письма;
• поздравительные письма и телеграммы;
• приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;
• печатные издания (книги, брошюры, журналы);
• пакеты с пометой «лично»;
• копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
• информационные материалы и т.д.

Формы регистрации документов

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Регистрационный номер (индекс) документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Существуют три формы регистрации документов:

• журнальная;
• карточная;
• автоматизированная.

Журнальная форма

Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычно регистрируются наиболее ценные документы, например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании. Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы:

Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов. При большом объеме документооборота журнальная система имеет ряд существенных недостатков. Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек. При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами. Кроме того, журнальная система регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается. Но самый главный недостаток журнальной системы регистрации — это невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам.

Карточная форма

Карточная система регистрации позволяет преодолеть эти недостатки, так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать документы могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки. Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству.

Автоматизированная форма

Однако наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере. Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов.

Регистрация входящих документов

Входящие документы обычно регистрируются централизованно. В небольшой фирме их регистрирует секретарь, в учреждении, имеющем канцелярию, — специально выделенный работник или, если объем поступающих документов велик, группа регистрации.

Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте.

В регистрационную форму обычно вносятся следующие данные о входящем документе:

• дата получения;
• входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;
• автор (корреспондент) — т.е. чей это документ;
• дата документа, присвоенная ему учреждением-автором;
• регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-автором;
• заголовок (о чем документ);
• резолюция;
• срок исполнения полученного документа;
• исполнитель (кто будет работать с полученным документом);
• ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);
• N& дела (куда документ помещен после исполнения).

Регистрационную форму входящего документа заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на документе нет резолюции, срока исполнения и исполнителя, эти данные вносятся после рассмотрения документа руководителем. Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.

Форма регистрационного журнала входящих документов проста и может иметь такие графы:

В регистрационной карточке эти же данные могут быть расположены так:

Такая карточка может конструироваться на формате А5 (148×210) или А6 (105×148). Ее размножают, выбрав достаточно плотную бумагу.

Для различных групп регистрируемых документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

При автоматизированной системе регистрации наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки (РКК), в которую заносятся сведения о документе, аналогично традиционной ручной карточке на бумажной основе.

При автоматизированной системе регистрации сведения о документе можно легко дополнить. Например, добавить:

• вид документа;
• географическое местонахождение автора документа;
• автор резолюции;
• название структурного подразделения;
• количество листов в документе;
• количество листов приложений;
• связанные документы.

Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки, но имеет и свои особенности.

Форма электронной регистрационной карточки, как правило, содержит как данные (поля), заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции), данные (поля), которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и данные (поля), которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе.

С помощью раскрывающихся списков, как правило, заполняются данные (поля):

• вид документа — так как количество видов документов ограниченно;
• автор резолюции -список руководящих лиц организации;
• структурное подразделение — список структурных подразделений;
• исполнители — как правило, это поле состоит из двух частей — названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя;
• № дела — связан с номенклатурой дел организации;
• связанные документы — эти данные устанавливают связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом).

С помощью пополняемого списка заполняются данные (поле) «корреспондент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего от нового корреспондента, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.

Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.

Регистрация исходящих и внутренних документов

Регистрационные формы для исходящих документов во многом аналогичны регистрационным формам на входящие документы, но заполняются другими данными. Указываются:

• название подразделения, подготовившего документ,
• исходящий номер документа;
• дата документа;
• адресат, т.е. название организации, куда отправляется документ;
• краткое содержание документа;
• фамилия исполнителя, подготовившего документ;
• контрольная дата ожидаемого ответа;
• ссылка на входящий документ, если документ является ответом;
• номер дела, куда подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправляется по факсу).

Могут быть добавлены и другие сведения о документе, например количество листов» наличие приложений» номер бланка, порядок отправки и т.д.

Исходящие документы обычно регистрируются централизованно на участке отправки корреспонденции.

Внутренние документы часто регистрируются децентрализованно по группам в тех отделах, где создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии и т.д.

Регистрироваться внутренние документы должны в день подписания или утверждения.

При регистрации внутреннего документа заполняются следующие данные о нем:

• порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу;
• дата документа (регистрации);

Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документов необходима для решения следующих задач:

> учет количества документов;

> обеспечение сохранности документов, устранение возможности потерь документов;

> обеспечение возможности ведения контроля исполнения

документов;

> обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

Однако не все документы организации регистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления. Службой ДОУ разрабатывается перечень документов, регистрируемых в структурных подразделениях.

Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние — в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:

> порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;

> индекс по номенклатуре дел.

Например: 218/08-17, где

218 — порядковый регистрационный номер;

08-17 — номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).

В состав индекса могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.

Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года

В качестве регистрационных форм в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации но журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая на званные выше правила индексации документов, необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.

Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяем создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеку. Один из экземпляров карточки можно передавать вместе с документом в структурное подразделение, где документ будет исполняться, что позволяет устранить его повторную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны при наличии больших массивов документов разных видов.

При ведении карточной системы регистрации документов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарного года специальные нумерационные бланки-шахматки для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов.

Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

> автор (корреспондент);

> название документа;

> дата документа;

> индекс документа;

> дата поступления документа (для входящих документов);

> индекс поступления документа (для входящих документов);

> заголовок документа или его краткое содержание;

> резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

> срок исполнения;

> отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс докумен­та — ответа);

> номер дела.

В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими:

• исполнители;

• расписка исполнителя в получении документа;

• ход исполнения;

• приложения и др.

Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т.е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия.

Регистрация документов-ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

Тема: Регистрация документов, ее организация и формы

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение……………………………………………………………………….…3

Регистрация документов и организация

справочно-информационного обслуживания…………………………………4

Организация и формы службы ДОУ…………………………………………..5

Организация документооборота…………………………………………….…8

Контроль за сроками исполнения документов………………………………..9

Организация делопроизводства по обращениям граждан…………………….11

Заключение……………………………………………………………………….14

Список используемой литературы…………………………………………….15

ВВЕДЕНИЕ

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления. Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем. Термины «делопроизводство» и «ДОУ» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.

На сегодняшний день в управленческой практике преобразующим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако, ряд документов, таких, например, как заявление, объяснительные записки, создаются обычно рукописным способом.

Во многих случаях документирование является обязательным, оно предписывается законами и актами государственного управления. Так, федеральный закон об информации, информации и защите информации (ст.5) указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

Регистрация документов и организация справочно-информационного обслуживания

Документы, поступающие в организацию, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

Предварительно рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на не требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой ДОУ направляются исполнителям. Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

Учет должен производиться в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами. Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.

Результаты учета документов обобщается службой документационного обеспечения, и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Согласно ГОСТ Р.6.30-97 учету подлежат полиграфически исполненные бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера. Учет бланков ведется отдельно по всем видам (в карточке или журнале).

Контроль за изготовлением и использованием гербовых бланков возлагается на службу документационного обеспечения управления. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

Допускается тиражирование документов на бланках для рассылки, при условии заверения каждой копии печатью организации.

Организация и формы службы ДОУ

Документационное обеспечение управления организации выполняет специальное структурное подразделение.

Возможные названия специального структурного подразделения ДОУ:

• управление делами;

• общий отдел;

• канцелярия;

• секретариат.

В организациях, где объем документов невелик, работу с документами выполняет секретарь. Структура службы ДОУ и задачи соответствуют технологической цепочке операции, проводимых с документами (от приема до сдачи документов в архив организации).

Цели службы ДОУ:

• организация работы;

• руководство документационным потоком;

• координация видов работ с документами;

• контроль за последовательностью работы с документами;

• организация работ по документационному обеспечению управления.

Задачи службы ДОУ:

• совершенствование форм и методов работы с документами;

• обеспечение единого порядка документирования;

• обеспечение единого порядка работы с документами;

• контроль за исполнением документов;

• хранение документов;

• унификация форм документов;

• сокращение, по возможности, документооборота;

• методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;

• внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

Функции службы ДОУ:

• разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

• обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа;

• доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, представленных на подпись руководству;

• контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки;

• изготовление и размножение документов;

• разработка номенклатуры дел, хранение дел;

• контроль за работой с документами в структурных подразделениях;

• организация работы архива;

• повышение квалификации работников службы ДОУ.

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате:

1. Централизованная форма.

Предлагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря). В этом подразделении выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регуляция, контроль за пополнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив – т.е. происходит полный цикл обработки документов.

Полная централизация работы с документами возможна только в небольших организациях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

1. Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения.

2. Смешанная форма организации работ с документами.

Часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении выполняются операции по созданию документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы – по месту их создания. Например, в бухгалтерии – бухгалтерские документы, в отделе кадров – документы по личному составу и т.д.

Организация документооборота

При организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

• максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций и обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью;

• исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке – регистрация и доставка, при их подготовке – визирование и согласование и т.д.;

• максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства – специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Установлено, что плотность существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце отправляемых.

Учет документооборота позволяет:

• определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;

• определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

• разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

• установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;

• рассчитать численность службы делопроизводства.

Контроль за сроками исполнения документов

Контроль за документами осуществляют:

• служба ДОУ (следит за временем исполнения документа, соответствием экземпляров, подписей);

• руководители всех рангов (отвечают за содержание документа);

• исполнители документов (работают над структурой текста, формой бланков).

Документы классифицируют на подлежащие контролю за исполнением и на те, контроль которых необязателен. Руководство организации, исходя из специфики и опыта работы, составляет и утверждает перечень документов, подлежащих контролю и методику его организации. К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся:

• документы вышестоящих органов;

• распорядительные документы данной организации;

• важные специфические документы, свойственные этой системе управления, с конкретными сроками исполнения.

Снятие документов с контроля состоит из следующих этапов:

• принятие руководителем решения о снятии документа с контроля и передача распоряжения об этом службе ДОУ;

• постановки отметки об исполнении в РКК (регистрационно-контрольной карточке) и на документе информирования контрольной службы организации об исполнении документа, находящегося на централизованном контроле;

• перестановка РКК из контрольной картотеки (раздела) в справочную карточку (раздел);

• подшивка документа, имеющего отметку об исполнении, в дело.

Документы считают выполненными и снимаются с контроля после исполнения предписанных заданий, поручений. Снять документ с контроля может должностное лицо, которое поставило его на контроль.

Сроки исполнения документов бывают типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки устанавливают с помощью законов РФ и других стран, указами Президента, правительственными нормативными актами. Это касается рассмотрения жалоб, заявлений и предложений граждан, депутатских запросов. Сюда относятся подписанные документы, дожидающиеся окончательного введения в силу через заранее оговоренный срок, а также документы, подготовленные к переходу в архив и т.п. Некоторые сроки исполнения документов зафиксированы в Государственной системе документного обеспечения управления (ГСДОУ).

Индивидуальные сроки исполнения указываются в тексте документа или в резолюции. Срок исполнения может быть продлен только организацией или должностным лицом, которые его установили. Для этого нужно сразу после получения документа или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения оформить новый срок. Продление срока должно быть мотивировано серьезными обстоятельствами.

Справочный аппарат представляет собой картотеку, которая используется для контроля за исполнением документов.

Контрольная картотека делится на 33 ячейки. Из них 31 ячейка соответствует количеству дней в месяце, 32 ячейка предназначена для документа, сроки исполнения которого наступают в следующем месяце, а в 33 располагают карточки на неисполненные в срок документы. По ячейкам картотеки располагают РКК в соответствии с установленными датами окончания исполнения документов. Внутри ячеек РКК могут размещаться по структурным подразделениям или по фамилиям специалистов, ответственных за исполнение.

Организация делопроизводства по обращениям граждан

Все поступившие письменные обращения граждан регистрируются в день их поступления.

В правом нижнем углу первой страницы обращения или на другом свободном от текста месте первой страницы ставится регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации и регистрационный индекс.

Каждому обращению присваивается регистрационный индекс, состоящий из номера по номенклатуре дел, начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения, который может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию и сохранность обращений.

Регистрация обращений граждан производится на регистрационно-контрольных карточках обращений граждан.

Если поступившее обращение сопровождается письмом или поручением, то в регистрационно-контрольную карточку вносятся его реквизиты.

Обращения граждан передаются на рассмотрение руководству в день их поступления и регистрации.

Переписка по обращениям граждан учитывается и хранится в отделе по работе с обращениями граждан, с соблюдением режима секретности и контроля, соответствующей службе подведомственной организации, отдельно от других документов. Обращения граждан, ответы на них и другие документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела.

Документы в делах располагаются в хронологическом порядке и подшиваются в последовательности решения вопроса, то есть документ-ответ должен быть подшит за документом-запросом. Каждое обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению и разрешению, составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.

При формировании дел проверяется правильность оформления документов в деле. Запрещается формирование и хранение дел у исполнителей после окончания производства по ним.

Ответы заявителю дают руководители или другие уполномоченные на то должностные лица с указанием принятых по обращению мер или доводов отклонения обращения. Ответ может быть дан в устной или письменной форме. В случае устного ответа в регистрационно-контрольной карточке делается соответствующая запись.

Прием устных обращений граждан:

Прием устных обращений может быть осуществлен по телефону. Обращения от граждан, поступившие в диспетчерские службы, регистрируются в журнале и передаются в течение дня для исполнения в соответствующие службы по принадлежности.

Порядок приема граждан:

В случае отсутствия по уважительной причине должностных лиц, проводящих прием граждан, прием осуществляют лица, исполняющие их обязанности.

В случае если обращение заявителя не может быть решено непосредственно во время приема, оно излагается им в письменной форме. Дальнейший его учет, регистрация и рассмотрение ведутся в установленном порядке, определенном для письменных обращений. На таких обращениях делается пометка: «С личного приема».

Граждане принимаются в назначенный для приема день в порядке очередности. При осуществлении приема граждан для обеспечения квалифицированного решения поставленных посетителем вопросов могут привлекаться к их рассмотрению работники соответствующих подразделений.

Лицо, проводящее прием граждан, руководствуясь нормативными правовыми актами, в пределах своей компетенции вправе принять одно из следующих решений:

• дать устное разъяснение;

• удовлетворить просьбу, сообщив посетителю порядок и срок исполнения принятого решения;

• отказать в удовлетворении просьбы, разъяснив мотивы отказа и порядок обжалования принятого решения;

• принять письменное заявление, если поставленные посетителем вопросы требуют дополнительного изучения или проверки, разъяснив ему причины, по которым просьба не может быть разрешена в процессе приема, порядок и срок ее рассмотрения.

В журнале учета приема граждан делается отметка о результатах рассмотрения, разрешения или движения обращения с последующим контролем его исполнения.

Если разрешение вопроса, с которым обратился посетитель, не входит в компетенцию организации, то должностное лицо, ведущее прием, разъясняет ему, в какую организацию следует обратиться, и по возможности оказывает содействие в этом.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Движение документа с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образует документооборот организации.

Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждается руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Организация документооборота – это правила, в соответствии, с которыми происходит движение документов в учреждении.

Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.

Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

Направления движения документов и инстанции закрепляются в схемах прохождения документопотоков или отдельных категорий документов, которые включают все пункты обработки документов. Схемы разрабатываются службой делопроизводства и утверждаются руководством организации. Эти схемы могут существовать как приложение и инструкции по работе с документами или в виде приказа руководителя.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

2. Вялова Л.М., Санкина Л.В., Шатина Н.В., Документы. Современные требования к оформлению. М.: РГГУ, 2003. 66 с.

3. Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело 2000. №3.С.87-90.

4. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство 2001. №1. С. 36-41.

5. Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело 2004. №2. С. 21-25.

6. Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2000. №2. С.16-20.

Сегодняшний наш материал будет посвящен главе 8 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция), а именно теме организации работы с документами.

Организация документооборота

Пунктом 138.1 Инструкции определено, что документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело. В свою очередь, электронный документооборот – это способ организации документооборота, при котором все документы или документы определенных классов в одной организации или в их совокупности (корпоративной системе) представлены в электронном виде и хранятся централизованно.

Установлено также, что организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

• оперативность прохождения документов;
• исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;
• соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов.

Согласно предписаниям Инструкции прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации. Организация документооборота при применении средств автоматизации делопроизводства должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов.

Регистрация документов

Регистрация документов – это запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки. Установлено, что регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. При этом документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки. Нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ и утверждаемый руководителем организации. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, определен согласно приложению 5 к Инструкции, он небольшой и включает в себя:

• документы оперативно-информационного характера (письма, сводки и др.), присланные для сведения;
• заявки, наряды, разнарядки;
• поздравительные письма и телеграммы;
• программы, планы, повестки заседаний, совещаний, конференций, иных коллегиальных мероприятий;
• пригласительные билеты;
• печатные издания (книги, журналы, газеты);
• рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения);
• письма организаций и индивидуальных предпринимателей с предложениями о сотрудничестве или оказании услуг;
• — информационные и справочные материалы (бюллетени, брошюры, информационные листки, проспекты изданий, авторефераты и др.);
• формы статистической отчетности и сопроводительная документация к ним.

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в организации осуществляется централизованно в службе ДОУ. Децентрализованная регистрация документов допускается при территориальной разобщенности структурных подразделений организации. Децентрализованной регистрации подлежат также отдельные категории документов, регистрируемых в структурных подразделениях организации согласно разрабатываемому службой ДОУ и утверждаемому руководителем организации перечню документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ (первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому снабжению и др.). Согласно пункту 139.6 Инструкции регистрация входящих и исходящих документов, передаваемых по каналам электросвязи (факсимильная связь, электронная почта и др.), производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью.

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов заполняется регистрационно-контрольная карточка (РКК) на бумажном носителе или в автоматизированной системе ДОУ, представляющая собой совокупность регистрационно-учетных сведений о документе, по форме согласно приложению 6 к Инструкции:

Примерная форма регистрационно-контрольной карточки

Лицевая сторона

Срок исполнения

Название вида документа

Автор (корреспондент)

Дата и индекс поступления

Дата и индекс документа

Заголовок (краткое содержание)

Резолюция или кому направлен документ

Отметка об исполнении документа

Оборотная сторона

		Контрольные отметки
Фонд №	Опись №	Дело №

В свою очередь, правила заполнения основных реквизитов РКК определены согласно приложению 7 к Инструкции:

ПРАВИЛА
заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольной карточки

Реквизиты	Пояснения к заполнению
Название вида документа	Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется
Автор (корреспондент)	При регистрации поступившего документа записывается наименование организации — автора документа. При регистрации исходящего документа записывается наименование организации-корреспондента. Допускается применение сокращенного наименования организации
Дата и индекс поступления	Заполняется при регистрации входящего документа. Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-получателем; переносятся из регистрационного штампа входящих документов
Дата и индекс документа	Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-автором; переносятся с входящего или исходящего документа
Заголовок (краткое содержание)	Переносится заголовок, сформулированный на документе
Резолюция или кому направлен документ	Переносится текст резолюции руководителя
Срок исполнения	Проставляется дата (число, месяц, год), к которой документ должен быть исполнен. При регистрации исходящего инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа
Отметка об исполнении документа	Кратко записываются решение вопроса по существу, дата и индекс документа-ответа
Дело №	Проставляется индекс дела, в которое помещен документ после исполнения в соответствии с номенклатурой дел

Инструкция допускает, что состав реквизитов РКК может быть дополнен реквизитами: «Исполнитель», «Расписка исполнителя в получении документа», «Ход исполнения» и др. Порядок расположения дополнительных реквизитов на карточке определяется организацией.

Из РКК формируются справочные и контрольные картотеки и (или) автоматизированные базы (банки) данных, с помощью которых осуществляются справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения. Количество экземпляров РКК на бумажном носителе, заполняемой на документ, определяется числом справочных и контрольных картотек.

Журнальная форма регистрации документов допускается в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год). Журналы регистрации документов ведутся по формам согласно приложениям 8 и 9 к Инструкции.

Примерная форма журнала регистрации входящих документов

Дата поступления и индекс документа

Корреспондент, дата и индекс поступившего документа