- от автора admin
Содержание
- Разновидности численности
- Факторы, влияющие на численность работников
- Методика подсчета
- Как отразить в документах
- Немного терминологии
- Штат организации: цели и нормативы расчета
- Методики расчета штатной численности
- Как рассчитать штатную численность работников
- Определение кадрового состава с учетом человеческого фактора
- Структура и штат организации: взаимосвязь
Общая потребность или избыток кадров.
Дополнительная потребность представляет собой разницу между общей потребностью и будущей прогнозной численностью персонала на начало периода по подразделениям, специальностям, должностям и пр. Она учитывает развитие организации под воздействием НТР, увеличение масштабов ее деятельности, необходимость замены практиков, заполнения вакансий, естественное выбытие. Расчет происходит как на плановый период в целом, так и поквартально, поскольку перечисленные процессы осуществляются неравномерно.
Отдельно необходимо учитывать потребность в работниках нового профиля.
Кроме того, определяется оперативная потребность в персонале, которая исходит:
- из производственной программы;
- норм выработки;
- планируемого роста производительности труда;
- структуры работ.
Выделяют следующие общие методы определения потребности в персонале:
Потребность в специалистах рассчитывается в разрезе:
- общей величины;
- уровня образования;
- определенных специальностей.
Это дает возможность:
- определить нормативную потребность в специалистах;
- оценить уровень обеспеченности ими;
- рассчитать дополнительную потребность в них;
- определить уровень использования специалистов;
- решить вопросы, связанные с подбором, расстановкой и переподготовкой кадров;
- рассчитать минимальный фонд оплаты труда;
- рассчитать необходимую численность специалистов для новых предприятий и подразделений.
При расчете численности сдельщиков учитываются:
- трудоемкость;
- фонд рабочего времени;
- уровень выполнения норм.
При расчете численности повременщиков учитываются:
- нормы обслуживания;
- нормы численности;
- трудность заданий;
- фонд рабочего времени.
Потребность в служащих на практике определяется двумя методами: номенклатурным и по насыщенности.
Номенклатурный метод основан на планах деятельности организации, штатном расписании, структуре подразделений управления, числе и номенклатуре должностей, подлежащих замещению специалистами.
В номенклатуре должностей отражается уровень квалификации и профиль специалистов, которые должны занимать эти должности согласно штатному расписанию.
В штатном расписании представлены общая структура и численность должностей служащих, необходимых для выполнения запланированных управленческих работ. Штатное расписание является специфической разновидностью плана по персоналу.
Оно подписывается заместителем руководителя организации (руководителем структурного подразделения) и утверждается первым лицом; содержит сведения о наименованиях должностей, численности работников соответствующих категорий (штатных единицах) по каждой из них, о должностных окладах и надбавках к ним.
Таким образом, последнее задает количественные характеристики персонала, а номенклатура — качественную. На этой основе можно определять потребность в специалистах в разрезе их отдельных групп на плановый период.
На первом этапе составления штатного расписания обычно исходят из имеющихся занятых и вакантных должностей, а на следующем проанализируют их необходимость и оптимизируют состав и структуру кадров.
Штатное расписание может выглядеть следующим образом:
_______________________________________________________________
(наименование организации)
Штатное расписание
Утверждаю штатный состав аппарата
_______________________________________________________________
(наименование организации)
на _____год в количестве ______________ единиц с месячным фондом
заработной платы__________рублей согласно Приложению.
________________________________ Печать
(подпись руководителя)
«______» _________________200__ г.
Код и наименование структурного подразделения | Код и наименование должности | Количество штатных единиц | Должностной оклад | Надбавки | Месячный фонд | Примечания | |
персональные | прочие | ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Заместитель руководителя организации | Подпись | ||||||
или руководитель структурного подразделения | |||||||
Визы |
Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.
Но штатно-номенклатурный метод трудоемок, а его точность зависит о правильности штатного расписания и номенклатуры должностей, наличия основных нормативов нагрузки на специалиста, которые могут быть устаревшими.
При отсутствии детальной информации о персонале (отдельно по разным категориям работников) потребность в специалистах определяется на основе коэффициента насыщенности, показывающего определенное экспертами их нормативное соотношение с общей численностью персонала, стоимостью основного капитала, объемом производства и т.п.:
Потребность в специалистах = Средняя численность работающих × Нормативная потребность насыщения специалистами.
Метод имеет те же недостатки, что и предыдущий, поскольку базируется на штатном расписании.
Дополнительная потребность в специалистах рассчитывается по следующим формулам:
Исходя из дополнительной потребности в персонале, планируются мероприятия по его привлечению, перераспределению, адаптации, высвобождению. При невозможности их осуществить вносятся коррективы в производственные, инвестиционные и иные планы.
Помимо недостатка, может обнаружиться избыток кадров — отрицательная чистая потребность. Избыток персонала ведет к снижению заинтересованности в труде, ухудшению перспектив служебного роста, перерасходу фонда заработной платы. В связи с этим возникает задача сокращения персонала. Оно проводится с учетом изменения валовой потребности — оттока (выход на пенсию, переход на инвалидность, призыв в армию, нахождение в отпуске по беременности, уход на учебу) и прироста (возвращение людей на места).
При определении потребности в кадрах учитываются имеющиеся и готовящиеся к вводу рабочие места, предстоящие организационные изменения, программа технических преобразований, план замещения штатных должностей, соответствие численности и структуры персонала реальным потребностям организации (оно может быть количественным, качественным, организационно-правовым).
При планировании персонала целесообразно определять его относительную экономию.
Третий этап цикла планирования персонала состоит в разработке конкретных планов и программ:
- привлечения, высвобождения, эффективного использования, продвижения кадров, замещения ключевых штатных должностей;
- введения в должность, адаптации, карьеры и развития; обучения и повышения квалификации персонала; действий на рынке труда;
- организации профессиональной подготовки, переподготовки, повышения квалификации;
- улучшения условий труда;
- развития систем вознаграждения, социальных выплат, льгот;
- повышения заработной платы и иных выплат;
- финансирования соответствующих мероприятий и пр.
Разновидности численности
Предельная и фактическая численность работников — это важные показатели, характеризующие необходимое количество персонала для достижения главной цели финансово-хозяйственной деятельности предприятия — получения прибыли. При этом предельная подразумевает под собой максимальное количество сотрудников, необходимых для выполнения работы, а фактическая отражает реальное положение дел.
В целях статистического наблюдения и иной отчетности выделяют еще несколько разновидностей:
- Списочная (штатная) — представляет собой количество единиц в штатном расписании.
- Среднесписочная — рассчитывается за определенный период времени на основе списочной.
- Явочная — представляет собой число работников, необходимых для осуществления непрерывности рабочего процесса.
Списочная и фактическая численность работников — это разновидности, главное отличие которых в том, что первая иллюстрирует общее количество сотрудников на предприятии с учетом находящихся в отпусках, декретах, больничных и т. п., а вторая показывает число работников, непосредственно выполняющих свои обязанности на рабочих местах на конкретную дату.
Факторы, влияющие на численность работников
Факторы, влияющие на потребность организации в персонале, можно разделить на 2 большие группы: внутренние и внешние.
К внутренним можно отнести:
- перспективы развития фирмы;
- организационную структуру предприятия;
- уровень материально-технического оснащения труда;
- наличие «текучки» рабочей силы.
Внешние факторы включают:
- темпы и тип экономического роста в целом по отрасли;
- инфляцию и уровень безработицы;
- развитие технологий;
- конкуренцию.
Все эти факторы в большей или меньшей степени оказывают непосредственное влияние на количество сотрудников, а через него и на другие финансовые результаты деятельности предприятия. Так, увеличение численности работников — экстенсивный фактор экономического роста, в то время как повышение качества человеческих ресурсов — интенсивный.
Методика подсчета
При подсчете численности специалисты обычно руководствуются следующими нормативными актами и документами:
- Указания по заполнению форм статистической отчетности. Действующая их редакция утверждена Приказом Росстата № 722 от 22.11.2017.
- Инструкция, утвержденная Госкомстатом СССР еще в 1987 г. Несмотря на солидный возраст документа, отменять его не планируется, он по-прежнему действует, но только в части, не противоречащей текущему трудовому законодательству РФ.
- ЛНА организации: штатное расписание, штатно-должностная книга и пр.
- Приказы о приеме, переводе, увольнении, отпусках, командировках и другие подобные распоряжения.
- Личные карточки работников (унифицированная форма Т-2 или ее заменяющая на предприятии).
В списочный состав включаются:
- работающие (в том числе неполный день, сокращенное рабочее время) и находящиеся в простое;
- находящиеся на больничном;
- находящиеся в командировках;
- находящиеся в отпусках (очередном, учебном, без сохранения заработной платы, по уходу за ребенком) или отгулах;
- выполняющие государственные и общественные обязанности, например участвующие в работе избирательных комиссий или являющиеся присяжными заседателями;
- временные работники, принятые по срочному трудовому договору;
- находящиеся под следствием или арестом;
- совершившие прогул;
- отстраненные от работы;
- принимающие участие в забастовках;
- повышающие квалификацию, если за ними сохраняется зарплата;
- работники — иностранные граждане.
Не включаются в списочный состав:
- внешние совместители (внутренние включаются как 1 единица, по основному месту работы);
- привлеченные на основании ГПД;
- собственники компании, если они не получают заработную плату;
- военнослужащие, лица, отбывающие наказания, и другие привлеченные по специальным договорам с государственными организациями.
Фактическая численность включает всех сотрудников организации, выполнявших свои обязанности в конкретный рабочий день, и определяется на основании табелей учета рабочего времени. При ее подсчете исключаются лица, не вышедшие на работу, вне зависимости от причин их отсутствия.
Как отразить в документах
В настоящее время такой показатель как фактическая численность работников не входит ни в один отчетный документ, но контролирующие органы все же могут иногда запрашивать подобную информацию. Форма ее предоставления может быть различной (например, ведомость распределения численности работников годового фактического объема или письмо о численности), но чаще всего используется справка, заполняемая ответственными лицами предприятия (главный бухгалтер или инспектор по кадрам) в свободной форме.
Справка о фактической численности работников, образец
В отличие от фактических, сведения о среднесписочной численности работников предоставляются в ФНС ежегодно, до 20 января, а также в некоторых других случаях, регламентированных законодательством, или по запросу. Форма их предоставления зафиксирована Приказом ФНС России 29.03.2007 № ММ-3-25/
В зависимости от потребностей бизнеса предприниматель меняет кадровый состав предприятия. Число сотрудников, которые требуются для успешной работы компании, определяют с помощью подсчета штатной численности. Как рассчитать и где применить этот параметр, рассмотрим далее.
Немного терминологии
На практике используется шесть видов численности работников, которые отличаются методами исчисления и способами отражения в отчетности:
- нормативная — устанавливается трудовыми нормами и объемом работ к выполнению (идеальное значение);
- плановая — зависит от вида деятельности, размера предприятия, объема производства, наличия вакантных рабочих мест и других факторов (реалистичнее нормативной — определяется по данным конкретного предприятия);
- среднесписочная — среднее число сотрудников организации за отчетный период, не считая внешних совместителей и тех, кто работает по договорам подряда;
- фактическая — величина работников предприятия на определенную дату;
- штатная — сотрудники, которых руководитель утвердил в штатном расписании компании (без учета сезонных работников);
- явочная — персонал организации, находящийся на рабочем месте.
Понятие штатной численности не закреплено законом. Оно используется в кадровом деле и означает сотрудников, которые нужны предприятию для успешной работы и выполнения планов.
Штат организации: цели и нормативы расчета
Штатную численность рассчитывают для оптимизации кадрового состава предприятия и затрат на оплату труда. В процессе расчета уточняется время, которое потребуется сотруднику для выполнения работы определенной сложности, и число сотрудников, необходимое для работы предприятия.
Для расчета используют данные, разработанные научно-исследовательскими институтами. Отраслевые стандарты рассчитываются в основном для крупных предприятий и включают типовые объемы и сложность работ. Мелким организациям придется самостоятельно делать расчеты с учетом масштабов и специфики деятельности.
Методики расчета штатной численности
На государственных предприятиях необходимое число сотрудников определяется и контролируется в обязательном порядке. Поэтому большинство методик расчета разработано для компаний госсектора. Так, в утвержденных Росздравом «Рекомендациях по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду» перечислены методики, основанные на следующих нормах:
- времени работы — рабочее время, которое требуется сотрудникам для выполнения определенной работы;
- нагрузки — объем работ, который должен выполнить работник или группа за рабочее время;
- времени обслуживания — рабочие места, которые должен обслужить специалист за рабочее время;
- численности — число работников, которых может организовать один менеджер.
Согласно Рекомендациям, предельная величина персонала бюджетного учреждения рассчитывается по формуле:
Штатная численность | = | Общие затраты времени за год (ч) | / | Норма рабочего времени каждого сотрудника за год (ч) | × | Коэффициент неявок по болезни, отпуску и т.п. |
Рекомендации приведены для бюджетных предприятий, но норматив применяется и коммерческими компаниями.
Как рассчитать штатную численность работников
Одна из формул расчета штатной величины основана на сопоставлении выручки с рабочим временем:
Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн)
где Ов — плановый объем работ или выручки;
Фрв — планируемый фонд рабочего времени в часах (при 40-часовой рабочей неделе фонд времени в среднем составляет 2004 часа в год, 167 часов в месяц);
Впл — плановая выработка на одного работника;
Квн — плановый коэффициент выполнения нормы.
Пример. Персонал отдела продаж состоит из 15 человек. Руководство хочет просчитать, можно ли сократить подразделение. Чтобы определить штатную численность, кадровик использовал формулу Н = Ов ÷ (Фрв × Впл × Квн).
Плановый показатель Ов объема продаж на июнь — декабрь 2019 года — 58 000 000 рублей. Фонд рабочего времени (Фвр) за этот период — 1 047 часов. Плановая выработка на одного работника равна 755 000 рублей/мес. Фактическая выработка за июль — декабрь 2018 года — 644 373 рублей/мес. Плановый коэффициент выполнения нормы (Квн) рассчитан как отношение: 755 000 / 644 373 = 1,17. Плановая выработка в час на одного сотрудника составит 4 327 рублей/час (755 000 / 1 047 × 6 мес.). Подставив величины в формулу, кадровик получил результат: 58 000 000 / (1 047 × 4 327 × 1,17) = 10,94 — округляем до 11 человек. Следовательно, на первый взгляд, в отделе продаж избыток персонала.
Эта формула не учитывает условия работы, специфику деятельности предприятия и человеческий фактор (люди — не роботы, они болеют, уходят в отпуск и т.п.).
Определение кадрового состава с учетом человеческого фактора
Расчет штатной численности работников проводится на основе норматива — идеальной ситуации, в которой все сотрудники присутствуют на рабочих местах. Нормативная величина не учитывает, что работники уходят в отпуск, болеют и т.п. Для поправки расчета применяется коэффициент невыхода (Кн) на работу, который определяется путем точного учета явок и неявок персонала от фонда рабочего времени:
Кн = 1 + Дн
где Кн — планируемый коэффициент невыхода персонала на работу;
Дн — доля «не работы» в фонде рабочего времени — процент планируемых невыходов / 100.
С учетом этого коэффициента формула расчета штатной величины примет вид Шч = Н × Кн. Эта формула позволяет определить оптимальное число сотрудников и не перерасходовать фонд зарплаты.
Пример. Сотрудник кадровой службы определил, что нормативная численность отдела продаж — 10,9 человек. Для уточнения величины он рассчитал коэффициент невыходов (Кн) на период июль — декабрь 2019 года.
В расчет принимается 35 нерабочих дней при 40-часовой рабочей неделе, из которых 14 приходится на оплачиваемый отпуск, 14 — норма по больничному, 7 — без сохранения зарплаты по ТК РФ. Это составляет 280 часов (35 × 8).
Структура и штат организации: взаимосвязь
Структура и штат организации — понятия сопоставимые. Структурные особенности предприятия влияют на кадровый состав и должны учитываться при подсчете штатной численности. Для этого определяется отношение руководящих работников к рядовым сотрудникам:
- какую часть персонала обслуживает один юрист, бухгалтер, экономист;
- сколько на предприятии производственных и обслуживающих подразделений;
- какое количество подчиненных у каждого руководителя подразделения.
С 1930-х в кадровом деле используют нормативы, которые разработал французский ученый В. Грейкунас. Согласно этим нормативам на руководителя высшего уровня приходится 3-5 рядовых работников, среднего уровня — 7-9.
Важно! Нормативы — ориентировочные величины, которые отражают средние показатели по отрасли. Поэтому оптимальная штатная численность рассчитывается на каждом предприятии индивидуально.
Автор статьи: Ирина Смирнова.
У вас малое предприятие с сотрудниками? Ведите кадровый учет, легко начисляйте зарплату и сдавайте через интернет отчеты по сотрудникам в сервисе Контур.Бухгалтерия. Сервис автоматизирует большинство рутинных операций, избавляет от авралов, экономит ваше время и деньги. Также в сервисе — бухгалтерский и налоговый учет, подготовка, проверка и отправка отчетности, сверки с контролирующими органами, консультации экспертов, нормативно-правовая база.
Интересные материалы:
- Примерные штатные нормативы медицинских и других работников
Статья 37 Федерального закона № 323-ФЗ "Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации” содержит…
- Форма справки о численности работников, образец
Нулевая форма сведений о среднесписочной численности работников — это отчет, отражающий информацию о том, что…
- Положение о социальном обеспечении работников
1. Основные цели создания Фонда социального обеспечения и его размер 1.1. Фонд социального обеспечения создается…
- Стандарт безопасности труда обеспечение работников смывающими
На этой странице вы можете бесплатно скачать актуальную версию нормативного правового акта по охране труда:…
- Порядок действий работников при эвакуации
1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ1.1. Настоящая Инструкция предусматривает основные действия персонала по эвакуации людей при пожаре на…