Содержание
Особенности возврата денег в кассу подотчетным лицом
Организации (ИП) могут выдавать под отчет денежные средства двумя способами:
- переводом на счет сотрудника или корпоративную карту (письмо Минфина РФ от 05.10.2012 № 14-03-03/728);
- выдачей наличных денежных средств (указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).
Если сотрудник использовал не все выданные ему подотчетные деньги, он должен осуществить их возврат в установленные для этого у работодателя сроки (п. 6.3 указания № 3210-У).
Размер возвращаемой суммы определяется по итогам проверки и утверждения авансового отчета по израсходованным суммам. Составить такой отчет нужно не позднее 3 рабочих дней с даты истечения срока, на который были выданы деньги (п. 6.3 указания № 3210-У). Срок выдачи фиксируется в заявлении, составленном работником на выдачу аванса, или в распорядительном документе работодателя о выдаче денег под отчет. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) оформление работником заявления больше не является обязательным условием для выплаты подотчетных сумм. Осуществить ее можно на основании распорядительного документа руководителя юрлица (или ИП).
ВАЖНО! Указание № 3210-У распространяет свои нормы только на правила выдачи и возврата средств в наличной форме. Для безналичных расчетов по подотчетным суммам его положения не применяются, и работодателю, использующему такой способ, необходимо утвердить порядок расчетов с подотчетниками внутренним документом.
Можно ли осуществить возврат подотчетных средств на расчетный счет
Действующее законодательство не запрещает сотрудникам осуществлять возврат подотчетных сумм на расчетный счет работодателя. Однако во избежание споров с налоговыми органами необходимо закрепить во внутреннем нормативном документе возможность возврата подотчетными лицами неизрасходованных средств на расчетный счет компании или зафиксировать такой вариант возврата в заявлении (распоряжении) на выдачу авансовых сумм.
Сотруднику, осуществляющему перевод, для идентификации перечисления необходимо прописать в назначении платежа, что он производит возврат подотчетных сумм.
И все же оптимальный способ возврата подотчетных средств, исключающий какие-либо разногласия с контролерами, — в кассу предприятия.
Как отражается в бухучете сумма возврата взятых в под отчет денежных средств
Компания, получив подотчетные суммы от сотрудника, отражает в бухучете проводки:
- Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу наличных средств;
- Дт 51 Кт 71 — возврат подотчетных сумм на рублевый банковский счет предприятия;
- Дт 52 Кт 71 — возврат подотчета на валютный счет фирмы;
- Дт 94 Кт 71 — отражение задолженности подотчетника при невозврате им выданных сумм.
О том, как поступить, если сотруднику не хватило подотчетных средств, читайте в статье «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».
Как вернуть денежные средства из подотчета, если сотрудник у вас больше не работает
Если подотчетные не возвращает действующий сотрудник, рекомендации по дальнейшим действиям вы найдете в КонсультантПлюс:
Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Готовое решение.
В ситуации, когда подотчетные деньги сотрудник не вернул и уволился, можно поступить следующим образом:
- Если сотруднику еще не выплачена зарплата, то, задолженность можно удержать из его зарплаты, при наличии решения руководителя и согласия сотрудника. При этом удержание не должно превышать 20% от зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
- Если с сотрудником все расчеты прекращены или он не согласен с размером удерживаемых сумм, взыскать задолженность можно только в судебном порядке.
О том, можно ли задержать выплату средств, причитающихся работнику при увольнении, если он не вернул подотчетные суммы, читайте в материале «Какие выплаты положены работнику при увольнении».
Итоги
Возврат подотчетных сумм может быть осуществлен как в наличной, так и в безналичной форме. Для минимизации рисков по возникновению споров с налоговыми органами возможность возврата средств в безналичной форме следует зафиксировать во внутреннем нормативном акте.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Цитата:ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЛАНА СЧЕТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ
И ИНСТРУКЦИИ ПО ЕГО ПРИМЕНЕНИЮ
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.
(в ред. Приказа Минфина РФ от 18.09.2006 N 115н)
На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
корреспондирует со счетами:
по дебету по кредиту
50 Касса 07 Оборудование к установке
51 Расчетные счета 08 Вложения во внеоборотные
52 Валютные счета активы
55 Специальные счета в 10 Материалы
банках 11 Животные на выращивании
76 Расчеты с разными и откорме
дебиторами и кредиторами 15 Заготовление и приобретение
79 Внутрихозяйственные материальных ценностей
расчеты 20 Основное производство
91 Прочие доходы и расходы 23 Вспомогательные
производства
25 Общепроизводственные
расходы
26 Общехозяйственные
расходы
28 Брак в производстве
29 Обслуживающие
производства и хозяйства
41 Товары
44 Расходы на продажу
45 Товары отгруженные
50 Касса
51 Расчетные счета
52 Валютные счета
55 Специальные счета в
банках
70 Расчеты с персоналом по
оплате труда
73 Расчеты с персоналом по
прочим операциям
76 Расчеты с разными
дебиторами и кредиторами
79 Внутрихозяйственные
расчеты
91 Прочие доходы и расходы
94 Недостачи и потери от
порчи ценностей
97 Расходы будущих периодов
99 Прибыли и убытки
На этой странице размещены краткие аннотации судебных решений по рассматриваемой теме и ссылки на файлы с полным текстом судебного решения.
Примечание: Судебные решения в пользу проверенной организации обозначены индексом (а); Судебные решения в пользу контролирующего органа обозначены индексом (б).
(б) ФГУП обязано возвратить в федеральный бюджет остаток неиспользованных средств, полученных в виде субвенции, в связи с тем, что возврат остатка предусмотрен государственным контрактом.
П-ДВО2
(б) Нарушены требования БК РФ (статьи 12, 66, 68, 222, 242, 264). Ассигнования, выделенные на текущий год, направлены на авансирование расходов следующего года, тогда как по окончании финансового года неиспользованные денежные средства подлежали возврату в бюджет.
П-ДВО57
(б)* Учреждение было вправе оплатить в текущем году только аванс (не более 30 процентов от суммы контракта), а фактически осуществило предоплату в размере 100%.
Излишняя сумма предварительной оплаты, как неиспользованный остаток средств федерального бюджета текущего финансового года, подлежала перечислению на счет Федерального казначейства в соответствии с п. 1, 6 Порядка завершения операций по исполнению федерального бюджета в текущем финансовом году, утвержденного приказом Минфина России от 06.06.2008 N 56н. В связи с этим суды пришли к обоснованному выводу, что вышеуказанная сумма правомерно признана ТУ ФСБН нецелевым расходованием средств федерального бюджета.
П-УО70
(б) Бюджетные ассигнования, ЛБО и предельные объемы финансирования текущего финансового года прекращают свое действие 31 декабря. Не использованные получателями бюджетных средств остатки бюджетных средств, находящиеся не на едином счете бюджета, не позднее двух последних рабочих дней текущего финансового года подлежат перечислению получателями бюджетных средств на единый счет бюджета.
П-ЗСО37
(а) Дебиторская задолженность прошлых лет по подотчетным суммам, внесенная в кассу в 2007 — 2008 г., на лицевой счет не зачислена и в доход федерального бюджета не перечислена, а использована в 2007 — 2008 г. При этом указанное использование осуществлялось в соответствии с законодательством. Нет доказательств того, что спорные денежные средства по подотчетным суммам являются той дебиторской задолженностью прошлых лет, которая подлежит возврату в бюджет.
П-УО3
(а) Порядок возврата заказчиком неосвоенных финансовых средств в федеральный бюджет распространяется на неиспользованные по состоянию на 01 января 2011 года остатки средств федерального бюджета, образовавшиеся в связи с изменением сроков конкурсных процедур. В данном случае конкурсы состоялись в конце 2010 года, время их проведения не менялось. Доказательств, подтверждающих обратное, в материалы дела не представлено.
П-СКО10
(а) При проведении проверки ТУ ФСБН не устанавливало отсутствие (наличие) в 2008 году потребности в остатках неиспользованных в 2007 году субвенций и субсидий. На основании этого суды отклонили доводы ТУ ФСБН о нарушении финансовым органом субъекта РФ бюджетного законодательства, которое выразилось в невозврате остатков средств федерального бюджета.
П-УО25
(б)* Средства, источником которых является субвенция из федерального бюджета на обеспечение мер социальной поддержки по оплате жилищно-коммунальных услуг, предоставляемых отдельным категориям граждан, необоснованно сверх необходимой потребности отвлечены в дебиторскую задолженность и своевременно не возвращены в федеральный бюджет.
ТУ ФСБН пришло к выводу о незаконном расходовании средств субвенции на финансирование расходов следующего финансового года и применило меру принуждения, предусмотренную абзацем вторым пункта 4 Указа Президента РФ от 25.07.1996 N 1095.
Суд установил, что в предписании ТУ ФСБН правомерно указало на необходимость перечисления Минтрудсоцразвития (как ГРБС) денежных средств, необоснованно отвлеченных сверх необходимой потребности в дебиторскую задолженность. Довод о том, что перечисление средств необоснованно отвлеченные сверх необходимой потребности в дебиторскую задолженность в перечень мер, установленных статьей 282 БК РФ, не входит, в иных статьях БК РФ и иных федеральных законах также отсутствует указание на такую ответственность, подлежит отклонению. Перечень мер и оснований применения мер принуждения за нарушение бюджетного законодательства РФ, содержащийся в статьях 282, 283 БК РФ, не является исчерпывающим и может содержать иные основания, предусмотренные Кодексом или федеральными законами.
О-ВАС5, П-СЗО82
(б) Вывод ТУ ФСБН: неиспользованные денежные средства, выделенные в соответствии с Приказом № 1010 на дополнительное материальное стимулирование по КБК 187.02.01.2026700.111.211 не возвращены в доход федерального бюджета, израсходованы на выплату заработной платы по указанному КБК. Учитывая положения статей 38, 162, 242 БК РФ Приказа N 1010, признали, что выделенные Учреждению бюджетные средства на дополнительное материальное стимулирование могли быть израсходованы учреждением только на дополнительное материальное стимулирование в соответствии с Приказом N 1010. Неизрасходованные бюджетные средства подлежали возврату в соответствии с пунктом 4 статьи 242 БК РФ.
(б) Вывод ТУ ФСБН: допущено неправомерное перечисление авансовых платежей по профсоюзным взносам, в результате чего на конец года необоснованно образована дебиторская задолженность.
Судом установлено следующее. Профсоюзные взносы уплачиваются исключительно из денежных средств, причитающихся работникам в качестве заработной платы, и перечисляются профсоюзу также исключительно на основании заявления работника. Использование в этих целях бюджетных денежных средств для «авансирования» уплаты профсоюзных взносов нельзя квалифицировать иначе, как нецелевое расходование бюджетных средств.
П-ПО44
(б) Контрольно-счетной палатой субъекта Российской Федерации по результатам проверки целевого использования бюджетных средств, направленных на возмещение затрат, связанных с предоставлением субсидий гражданам на оплату жилья и коммунальных услуг, установлен факт излишнего перечисления на счет МУП «ДЕЗ ЖКХ» денежных средств, что отражено в акте проверки.
Из этого следует, что средства не использованы по назначению. Суд принял решение о взыскании излишне полученных средств.
П-АпС02
(б) Выводы ТУ ФСБН, поддержанные судами: в нарушение ст. 40 БК РФ, п. 2.5.6 приказа Федерального казначейства от 10.10.2008 N 8н Учреждеинием не произведено перечисление со счета 40101 в доход федерального бюджета суммы возвращенной дебиторской задолженности прошлых лет. (б) Выводы ТУ Росфиннадзора, подтверждённые решениями судов: остатки средств, числящиеся в кассе Учреждения по состоянию на 01.01.2012 и на 01.01.2013, не возвращены в 2012 и 2013 годах на лицевой счет Учреждения с целью перечисления в доход федерального бюджета в соответствии с требованиями пункта 15 приказа Минфина РФ от 06.06.2008 N 56н, пункта 2.5.6 приказа Казначейства России от 10.10.2008 N 8н, что привело к недопоступлению в доход федерального бюджета. Учреждению вынесено предписание — принять меры к возврату в доход федерального бюджета неправомерно использованных и своевременно не возвращенных в 2012 году и в 2013 году средств.