Куперс

Порядок приема, регистрации корреспонденции в суде

1. Прием, регистрация и распределение корреспонденции

1.1. Входящая корреспонденция принимается специалистами отдела обеспечения судопроизводства и делопроизводства из почтовых отделений связи, от организаций, специализирующихся по доставке почтовой корреспонденции и грузов, от фельдъегерской службы, подразделений специальной связи, по каналам электронной связи, в том числе с сайта суда (посредством заполнения электронной формы ходатайства на официальном сайте суда в сети Интернет («Мой арбитр» https://my.arbitr.ru/), от представителей юридических и физических лиц в течение всего рабочего дня и регистрируется специалистами группы регистрации в день поступления.

Приём корреспонденции, подаваемой нарочным, ведется:

г.Владивосток, ул.Светланская д.115, 690001.

Понедельник- четверг с 09.30 до 12.00, с 13.00 до 16.00; пятница с 09.30 до 12.00, с 13.00 до 14.00.

В выходные и праздничные дни приём корреспонденции не ведётся.

Документы, поступившие в рабочие дни после 15 часов, могут быть зарегистрированы на следующий рабочий день, но не позднее первой половины следующего рабочего дня.

1.2. Входящие документы: отзывы, заявления, ходатайства, дополнительные документы к делу могут быть сданы в суд посредством подачи через почтовый ящик, установленной в здании суда:

Почтовый ящик расположен с левой стороны на первом этаже центрального входа.

в рабочие дни с 9.00 ч. до 17.50 ч.;

по пятницам и предпраздничным дням — с 9.00 ч. до 16.10 ч.

Выемка корреспонденции из ящика осуществляется специалистами отдела обеспечения судопроизводства и делопроизводства ежедневно в 09.30, в 14.00, в 17.30; по пятницам и предпраздничным дням — в 9.30 ч., в 16.00 ч.

Входящие документы: отзывы, заявления, ходатайства, дополнительные документы к делу и приложенные к ним документы, подаваемые через почтовый ящик, установленный в здании суда, должны находиться в запечатанном конверте, на котором в обязательном порядке должны быть указаны данные об отправителе: наименование организации или Ф.И.О. физического лица.

В случае обнаружения специалистами отдела обеспечения судопроизводства и делопроизводства при вскрытии почтового ящика, установленного в здании суда, входящих документов (отзывы, заявления, ходатайства, дополнительные документы к делу) не вложенных в запечатанный конверт, либо документов по делам, не находящимся в производстве суда, данные документы признаются не поступившими в суд и не подлежат регистрации в суде.

Обработка корреспонденции производится аналогично обработке корреспонденции, поступившей по каналам почтовой связи.

Заявления и жалобы, а также другие документы, не связанные с рассмотрением судебных дел и предназначенные для доклада председателю суда, заместителю председателя суда не подлежат сдаче в ящик приема корреспонденции, установленный в здании суда.

Помещено в тему: Документооборот

Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др. Много полезной информации вы также сможете найти в опубликованных ранее материалах о регистрации входящих документов, о согласовании и регистрации приказов (приведен образец журнала регистрации приказов).

Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах – секретарем. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.

Важно соблюдать следующее требование – регистрация только после подписания документа имеющим на это право лицом. Поскольку в процессе работы над документом могут попросить внести изменения или вообще его не подписать. Тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют или пропуски номеров, либо нарушится хронология регистрации. Хотя на практике иногда приходится предварительно резервировать номер для еще не до конца оформленного документа и позже, уже после подписания вписывать данные об этом документе в журнал регистрации.

Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы. Наиболее распространенный пример разделения:

• исходящие деловые письма (при большом документообороте допускается из единого массива дополнительно выделить отдельные группы регистрации, например, переписка с подведомственными организациями, по территориальному признаку и т.д.);
• приказы по основной деятельности;
• распоряжения по основной деятельности;
• приказы по личному составу (обычно в зависимости от сроков хранения еще подразделяют – о приеме, переводе, увольнении (75 лет), очередные отпуска (5 лет) и т.д.);
• докладные и служебные записки (внутреннюю переписку не допускается совместно регистрировать с внешними деловыми письмами);
• иные группы – отдельно по видам в зависимости от образующихся в организации документов (например, ведется отдельная регистрация протоколов, актов, договоров и т.д.).

На бланке письма, бланке приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляется в месте расположения данных реквизитов (смотрите образцы бланков).

Следующий порядковый номер присваивают в пределах каждого выделенного массива, который очень удобно дополнять индексом по номенклатуре дел (например, 09-24/968, где 09 – номер подразделения, 24 – номер дела по номенклатуре подразделения, 968 – следующий присваиваемый свободный номер), а также допускается дополнять буквенными обозначениями по исполнителю (например, 11-05/1235АЛ, где АЛ – исполнитель Алла Лихова), корреспонденту и др.

Следующее правило — однократность регистрации каждого письма в день утверждения или подписания документа.

Если какое-либо определенное письмо будет направлено нескольким адресатам, то регистрационный номер будет один и тот же. Все получатели перечисляются в письме столбиком без указания слова «копия» (смотрите образцы написания адресатов).

В случае направления письма 4 адресатам и более, их указывают обобщенно (например, «военный комиссариат»), а ниже делается в скобках ссылка на список (например, «(по списку рассылки)»). Список рассылки составляют на отдельном листе в необходимых количествах экземпляров (всем адресатам и для экземпляра письма, остающегося в организации) в произвольной форме или как предусмотрено в инструкции по делопроизводству.

Форма журнала регистрации исходящих документов

Установленной формы просто не существует, поэтому здесь будет приведен примерный образец. Журнал регистрации исходящих документов допускается вести на бумажных носителях.

Я советую согласно современным веяниям журнал регистрации исходящих документов вести в электронном виде (Word, Excel). Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию. Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно, даже не нужно. Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения. Например, приказов по основной деятельности (хранят постоянно), приказов по личному составу (75 лет).

Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения (это примерная форма, поэтому измените графы согласно своим пожеланиям).

Номер	Дата	Кому направлен (адресат)		Исполнитель	Куда помещен документ (№ дела)	Отметка об исполнении
982	25.05.2014	Арбитражный суд	О направлении ходатайства	Ковалева А.И.	04-12	Отправлено почтой

Если в организации используется система электронного документооборота (СЭД), то, разумеется, регистрация проходит в электронном виде с применением СЭД.

На основании образца журнала регистрации исходящих документов аналогично разрабатывают формы для регистрации любых других групп документов. Основные положения о порядке регистрации документов закрепить в инструкции по делопроизводству.

Евгения Полоса

К записи 135 комментариев

Мария | 22 03 2016

У нас группа компаний, могу ли я вести журнал регистрации входящей корресп. в одном журнале, двух организаций?

admin | 24 03 2016

Здравствуйте! Если эти компании самостоятельные, имеют разные названия, со своими руководителями, то регистрация документов должна вестись самостоятельно в каждой компании.

Крякалка | 02 05 2017

по-любому

Наталья | 14 07 2016

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, можно ли в организации, помимо журнала регистрации исходящих документов и журнала регистрации входящих документов (где регистрируется вся исходящая / входящая документация), завести также журнал регистрации исходящих запросов ценовой информации (вести отдельную нумерацию, вести журнал будет определенный сотрудник) и соответственно отдельный журнал регистрации входящей ценовой информации (также вести отдельную нумерацию, вести журнал будет определенный сотрудник)? Это надо для того, чтобы учет данной информации велся в определенном подразделении организации. Спасибо.

admin | 17 07 2016

Здравствуйте! Допускается вести отдельную регистрацию входящих документов для определенных массивов (групп) документов.

Елена | 22 09 2016

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, нужна ли регистрация для производственной характеристики?

admin | 25 09 2016

Здравствуйте! Обычно на самой характеристике регистрационный номер не проставляется. Если характеристика направляется в другую организацию, то регистрируется сопроводительное письмо. Как внутренний документ характеристика формируется вместе с другими документами (представление, справки и др.) в составе личного дела, документов по аттестации. Образец оформления характеристики размещен на нашем сайте.

Татьяна | 27 09 2016

Добрый день! У нас в компании при старом руководстве не велась книга выдачи удостоверений, но их было 24.

Новую книгу начинать с 25 или с 1 номера?! Спасибо!

admin | 30 09 2016

Здравствуйте! Если удостоверения выдавались под номерами, и есть возможность восстановить их, то лучше начать с первого номера, записав выданные удостоверения, с 1 по 24, затем продолжить новые с 25. В противном случае новые удостоверения надо регистрировать с первого номера.

Ирина Лексина | 27 09 2016

Здравствуйте! Подскажите, если договор компании с контрагентом направляется в банк, следует ли его регистрировать как исходящий?

admin | 30 09 2016

Здравствуйте! Лучше направить договор с сопроводительным письмом, в этом случае под исходящим номером регистрируется сопроводительное письмо, а у договора должен быть свой номер.

Людмила | 10 11 2016

1 том «забит» под завязку, соответственно заводим 2 том. НО мы знаем, что в 1 томе должно быть не более 250 л. В таком случае мы отсчитываем в 1 томе 250 листов а лишку «переносим» в том 2?

admin | 14 11 2016

Здравствуйте! В делопроизводстве, когда формирование дела ещё не завершено, при объеме в 250 л. следует дальше заводить второй том. Но если делопроизводственный год завершен и известно, что в деле, например, 280 листов, то лучше разделить его на два тома примерно пополам.

Комитет образования | 16 11 2016

Здравствуйте, по ошибке нарушен хронологический порядок в книге входящей документации (примерно на 300 номеров). Что нужно делать?

admin | 20 11 2016

Здравствуйте! Тут уже ничего не исправишь. По окончании года сделайте запись в журнале, указав на техническую ошибку.

Юлия | 24 11 2016

Здравствуйте! У нас по номенклатуре 2016 есть журнал регистрации ком. удост. Т.к. их отменили, мы не ведем регистрацию в нем, а только получается фиксируем тех, кто к нам приезжает и ставим им отметки о прибытии и выбытии. Т.е. в 2017 мы его можем исключить?

admin | 27 11 2016

Здравствуйте! Разумеется, если командировочные удостоверения не выдаются, то нет необходимости вести журнал регистрации командировочных удостоверений. Можно вести журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию командированных лиц (ст. 695 з Перечня 2010 г.).

Ирина | 19 01 2017

Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, на каком основании можно требовать, чтобы исполнитель делал 2 экз. письма, неся на подпись рук-лю. Ну, чтобы в дальнейшем 1 экз. подписанный передавать — адресату, 2 экз. подписанный подшиваем в дело. А то получается требуя сейчас 2 экз. подписанных получается делопроиз-ль упрощает только себе работу, т.е. не заверяет.

admin | 22 01 2017

Здравствуйте! Этот порядок устанавливается локальными нормативными актами организации (инструкция по делопроизводству и др.).

Дарья | 05 10 2017

Здравствуйте! Вопрос по поводу подготовки приказов по основной деятельности к архивному хранению. Подскажите, перед переплетом дела, нужно ли делать опись приказов по основной деятельности (срок хранения постоянно), если есть регистрационные журналы? Журналы ведутся в электронном виде. Можно ли вместо описи распечатать и подшить регистрационный журнал и оформить только титульный лист и лист заверитель дела?

admin | 09 10 2017

Здравствуйте! К приказам по личному составу внутреннюю опись документов составлять не обязательно. Такая опись в обязательном порядке составляется к личным делам. Согласно ст. 258 а Перечня 2010 года журналы регистрации приказов по основной деятельности хранятся постоянно. Если регистрация ведется в электронном виде, журнал надо распечатать, подшить и включить в опись дел постоянного хранения отдельным делом.

сабира | 16 05 2018

Можно ли завести 2 журнала исходящих писем, если бухгалтерия сидит в другом офисе, а администрация в другом

admin | 18 05 2018

Здравствуйте! Допускается децентрализованная регистрация отправляемых (исходящих) документов (регистрация в структурных подразделениях).

Айгерим | 26 07 2018

Здравствуйте. хотела спросить: до меня документооборотом занимались другие люди (несколько), все по разному вели документы. Так вот на счет журналов регистрации вх. и исх. документов записали в одном журнале несколько лет. Так можно или каждый год отдельно записать и подшивать и на следующий год новый журнал начать? Или же можно совмещать несколько лет в одном журнале регистрации?

admin | 27 07 2018

Здравствуйте! Допускается продолжать регистрацию документов в одном журнале в течение нескольких лет, пока журнал не закончится. Главное, ежегодно регистрация должна начинаться с первого номера и, разумеется, регистрация поступающих и отправляемых документов ведется в разных журналах.

Жандарбек | 21 01 2020

Здравствуйте! Как регистрации исходящих документов печать поставить, скажите пожалуйста

admin | 24 01 2020

Здравствуйте! При регистрации исходящих документов печать организации не проставляется. После регистрации на документе проставляется регистрационный номер и дата, для писем – в реквизитах бланка документа.

В течение рабочего времени через канцелярскую службу предприятия проходит непрерывный поток информации в виде писем, телеграмм, e-mail-сообщений, заявлений и других видов корреспонденции. Чтобы избежать возможного хаоса в работе с деловыми бумагами, в практике документооборота используется журнал регистрации входящих и исходящих документов. В журнале содержится информация о поступающей или исходящей корреспонденции и ее последующем распределении.

Согласно Стандарту ГОСТ 2007 года «Управление документами. Общие требования», главное назначение регистрации документа заключается в доказательстве того, что он существует и включен в систему управления документами. Это позволяет избежать недоразумений в ситуации необоснованных претензий по поводу получения корреспонденции со стороны бизнес-партнеров, клиентов, официальных инстанций и др.

Грамотное и систематическое ведение журнала позволяет осуществлять учет, систематизацию и дальнейшую обработку входящей и исходящей корреспонденции. Данный журнал – обязательный управленческий элемент любого предприятия или организации.

Основные правила регистрации корреспонденции

Скачатьобразецжурнала регистрации документов.

Обязательная регистрация всех входящих и исходящих деловых документов

Любое письменное сообщение, имеющее отношение к работе предприятия, требующее рассмотрения и ответа адресату, подлежит учету в системе делопроизводства. При этом не имеет значения способ доставки или отправления данного документа: по почте или лично.

Существует огромное количество видов входящих и исходящих документов: письма, телеграммы, объяснительные и служебные записки, приказы, распоряжения, протоколы, заявления, справки и др. Однако среди данного массива есть и виды корреспонденции, не подлежащие обязательной регистрации (не относящиеся к деловой стороне деятельности организации).

Это личные письма, адресованные сотрудникам фирмы; анонимные сообщения; поздравительные телеграммы; пригласительные на неофициальные мероприятия; рекламные буклеты и листовки; газеты и журналы; документы от юридических лиц без подписей, печатей, реквизитов; бухгалтерская документация без сопроводительных писем.

Своевременность фиксации

Регистрация писем происходит строго в день поступления в секретариате или канцелярии организации. В обязательном порядке указывается день, месяц, год прихода корреспонденции. Это позволяет не только поддерживать порядок при работе с сообщениями, но и в дальнейшем располагать информацией о сроке давности документа.

Однократность регистрации

Входящее или исходящее письмо регистрируется только один раз. Так, если документ зафиксирован один раз у делопроизводителя, то его повторной регистрации в другом отделе быть не должно. При необходимости учета документа в другом журнале, проставляется тот же порядковый номер, что и в основном журнале регистрации и ставится «дробь 1», например, «№ 352/1». Если документ поступил в организацию разными способами (сначала по факсу или путем скана по e-mail, а затем и в виде оригинала почтовым отправлением), то необходимо исключить дублирование информации.

Уникальность регистрационного номера документа

Каждому документу присваивается собственный регистрационный номер, согласно которому в дальнейшем отслеживаются любые действия с ним. Журнал регистрации также позволяет дифференцировать корреспонденцию по степени значимости: если письмо важное, ему присваивается особая отметка, благодаря которой ее сразу может увидеть в журнале не только секретарь, но и руководитель предприятия.

После регистрации документы сортируются и передаются внутренним адресатам на предприятии с целью скорейшего решения обозначенных в письмах вопросов. Ответственным за регистрацию документов, как правило, назначают секретаря, делопроизводителя либо сотрудника из отдела секретариата.

Правила ведения журнала регистрации трудовых договоров смотрите здесь.
Об особенностях заполнения журнала кассира операциониста читайте в этой статье.
О порядке заполнения графика отпусков рассказано в данном материале.

Виды журналов регистрации

Форма журнала регистрации входящих и исходящих документов нормативно не установлена, поэтому каждая организация определяет ее самостоятельно. В настоящее время в делопроизводстве приняты бумажный и электронный виды фиксации документов, которые имеют свои преимущества и недостатки, а также уместность использования на каждом конкретном производстве.

Регистрация документов в журнальной форме с помощью бумажного носителя (журнала) – проверенный и надежный способ ведения документооборота. Однако он подходит для небольших организаций с количеством входящих документов не более нескольких сотен в год. Если речь идет о крупном предприятии, то использование бумажного журнала будет создавать трудности при поиске документов среди их огромного количества. В этом случае удобен электронный журнал.

Электронный журнал позволяет систематизировать и хранить большой объем поступающей информации.

Автоматизированная система регистрации фиксирует одновременно и письменные, и электронные документы, отправленные на имя заведения. Для регистрации документов используются приложения Word и Excel, компьютерные файлы с расширениями xls, doc, docx. С помощью электронного журнала возможны поиск, сортировка информации, применение различных фильтров. Доступ к электронному журналу могут иметь либо все сотрудники предприятия, либо специально подготовленные несколько человек.

При очевидных преимуществах электронного способа регистрации, существует вероятность искажения какой-либо информации о документе из-за возможных сбоев в работе оборудования. Также нельзя исключать и несанкционированный доступ к важной информации. В этом плане использование бумажного журнала более надежно и позволяет хранить особо ценные документы. Кроме того, не у всех предприятий достаточно ресурсов для внедрения системы электронного документооборота.

Основные правила заполнения и хранения

По внешнему виду журнал регистрации входящей и исходящей документации представляет собой тетрадь или канцелярскую книгу формата А4, изготовленную типографским способом. Для лучшей сохранности документов при заполнении рекомендуется применение шариковых ручек синего и черного цветов.

В день поступления в организацию журнал регистрируется с присвоением уникального номера. На титульном листе указывается название организации, фиксируется дата открытия и, в последующем, закрытия журнала. Журнал пронумеровывается (нумерация сквозная и каждый год начинается заново, при этом записи продолжаются в том же журнале).

На последующих страницах размещается информация о лицах, ответственных за принятие документов (ФИО, должность, период работы и подпись). Регистрация документов начинается со страницы «4» журнала.

Журнал не является документом строгой отчетности. Он хранится в архиве в течение 5 лет, не прошивается и не нумеруется.

На предприятиях осуществляются централизованный и децентрализованный виды регистрации документов. В первом случае – это единый общий журнал, используемый в масштабах всего предприятия или организации. Второй вид характерен для крупного предприятия (несколько тысяч человек): журнал регистрации входящих и исходящих документов имеется в каждом подразделении и хранится у секретаря руководителя соответствующего отдела.

Правила работы с входящими документами и осуществление их регистрации в 1С:Документооборот рассмотрены в следующем видеоматериале:

Содержание и характеристика граф

Так как не существует шаблона данного журнала, то каждая организация имеет право сама выбирать форму его заполнения, определять число и наименование столбцов в нем. Классической формой считается указание уникального номера документа, даты его прохода и краткого описания. Эти параметры уже позволяют включить корреспонденцию в систему управления документами. Наличие остальных граф зависит от специфики конкретной организации.

Можно порекомендовать следующую структуру журнала регистрации входящей и исходящей корреспонденции:

1. Регистрационный номер.
2. Дата получения.
3. Отправитель (корреспондент).
4. Получатель (адресат).
5. Вид документа.